Implementação de PMO em LisarbCuritiba GP 02-14

Gerenciamento de Portfólio e PMO

• A C.LASKA é uma empresa de consultoriaespecializada em gerenciamento deportfólio e projetos.• É formada por uma equipe multidisciplinarcom vasto conhecimento na área deprojetos.• Nosso negócio é promover o sucesso deseus clientes, através de metodologiaseficientes e estratégias vitoriosas.

Equipe C.LASKA

(da esquerda para direita)• Alysson Pinho• Vinicius Fagundes• Tiago Fernandes Gomes• Marco Laska

1 – Nível de Maturidade de Lisarb• Na pesquisa de maturidade de gerenciamento de projetos fornecida peloMinistério de Planejamento, LISARB obteve 69 pontos, enquadrando-senuma classificação de Nível 2 (nível de maturidade aproximado) em umaescala de 1 a 5.

Lisarb - Nível de Maturidade 21

23

45

2 – Benefícios de um PMO em Lisarb• Com a implementação de um PMO em LISARB, o país poderá concluirprojetos com mais qualidade, pois de acordo com as respostas dasquestões 24, 25 e 26, evidencia-se que há uma alta probabilidade de queas entregas sejam diferentes daquilo que foi planejado.• Somando-se a isso, com base nas análises da questões 12, 13 e 17,identificou-se que em menos de 50% dos projetos é aplicável o uso deWBS. Dessa forma, a implementação de um PMO aumentará aprobabilidade de sucesso das entregas relacionadas ao cronograma,orçamento e qualidade em função do uso de WBS em 100% do projetos.• Além do mais, a C.LASKA entende que com um PMO, LISARB terá umaredução de impactos negativos relacionados à variáveis como tempo,escopo, custo e qualidade, através do aumento da precisão emantecipar problemas que eventualmente ocorram nos projetos (ou seja,haverá qualificação da análise de riscos).

3 - Hierarquia • Com base no diagnóstico, em análise de questões como 4, 15, 19, 21, 22 e23, a C.LASKA sugere a implementação de um PMO de nível hierárquico H2em LISARB.

PMOH3

PMOH1

PMOH2

:PMO “estratégico visando a organização como um todo

: visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes

:visando projetos e/ou programas individuais

Sugestão para Lisarb

4 – Funções • A função as ser adotadas no primeiro PMO de LISARB devem ser:Métodos e Procedimentos, bem como Gerência e Infraestrutura.• São assim definidas, pois LISARB necessita de desenvolvimento,implementação e manutenção da metodologia de gerência de projetos,bem como avaliação do uso da metodologia e sua performance, conformea função Métodos e Procedimentos pressupõe (análise de acordo com asquestões 2, 9,15, 22 e 23).• No que se refere a função Gerência e Infraestrutura, LISARB precisa deestabelecimento e manutenção de um Sistema de Informações deGerenciamento de Projetos (SIGP), com um PMO que lhe proporcionarádevido suporte, além da manutenção da base de conhecimentos emgerência de projetos.

5 – Torre de Controle • C.LASKA sugere o modelo Torre de Controle, com o estabelecimento depadrões para a gerência de projetos, suporte de como seguir estes padrões,reforço dos padrões definidos e promoção de melhoria contínua nosmesmos (análise conforme as questões citadas anteriormente).

6 – Métrica • Baseado nas questões: 2, 15, 19, 24, 25 e 40 do questionário de maturidade, sugere-se a utilização das seguintes métricas: • Pesquisa de satisfação/ avaliação geral• Escopo – índice de alterações (% do número de alterações em relações ao número deprojetos)• Tempo – Índice de cumprimento de prazo• Custo – índice de cumprimento de custo• Qualidade – índice de cumprimento de qualidade

7 – Etapas de Implementação• A implementação do PMO é um processo delicado e com aplicação em médio prazo,pois além da organização do gerenciamento de portfólio de projetos, será necessáriorealizar algumas alterações de cultura organizacional, regras, critérios de avaliação dosprojetos e acompanhamentos de indicadores.• O processo será implementado em 3 etapas, diagnóstico, análise, implantação.• Diagnóstico – Através da identificação do nível de maturidade da empresa, juntamentecom o apoio do alto nível de administração da Lisarb, será desenvolvido um plano deação visando corrigir os maiores problemas encontrados.

7 – Etapas de Implementação• O processo será implementado em 3 etapas, diagnóstico, análise,implantação.• Análise – Nesta etapa é realizada uma análise detalhada do que se desejaalcançar com o PMO, modelando os processos e estrutura da empresa sebaseando no guia de boas práticas PMBOK.

7 – Etapas de Implementação• O processo será implementado em 3 etapas, diagnóstico, análise,implantação.• Implantação – Esta etapa é a mais longa para a implementação do PMO emLisarb, onde serão implantadas novas ferramentas, softwares, e processosplanejados na etapa de análise. Também será necessário validar o sucessoou o fracasso dos processos implantados na empresa para alinhamento deobjetivos da empresa e resultados, desta forma se cria um processo demelhoria continua de PDCA (Plan, do, check, Act).

Projetos e programas que LISARB deveria ter em seu portfólio de projetos• A partir do Planejamento Estratégico de LISARB, a C.LASKA, através deseus processos de gerenciamento de portfólio, sugere quais projetos eprogramas LISARB deveria ter em sua carteira de investimentos (portfóliode projetos).• As etapas desses processos estão listadas a seguir:

Etapa 1 - IdentificaçãoQuadro de projetos identificados a partir do Planejamento Estratégico

Cap. América Bruce BennerFlash Valorizando nossa genteDexter Dead PoolThor BatmanCap. Nascimento Vigilância AtivaDemolidor Juntos somos maisLisarb p/ o mundo ArquimedesOs Incríveis Homen-AranhaHe-Man Tio PatinhasCulturando Cap. PlanetaLanterna Verde

Etapa 2 - CategorizaçãoPolítico Social Econômico Cap. América Culturando Homem-AranhaFlash Lanterna Verde Tio Patinhas Dexter Bruce Benner Cap. PlanetaThor Valorizando nossa genteCap. Nascimento Dead PoolDemolidor BatmanLISARB p/ o mundo Vigilância AtivaOs Incríveis Juntos somos mais He-Man Arquimedes

Etapa 2 - Categorização• Político - Essa categoria envolve projetos que buscam a qualificação da justiçade LISARB, combate a corrupção, bem como a promoção da cidadania. Visam osObjetivos Estratégicos 1, 2 e 9.• Social – Compõe projetos que pretendem alcançar os Objetivos Estratégicos 3, 5, 6 e 7. A categoria Social destina-se a qualificar a educação de seus cidadãos,reestruturar a proteção social, saúde e previdência do país, promover segurançae qualidade de vida para todos lisarbianos, bem como fortalecer a cultura ediversidade da nação.• Econômico – A categoria Econômico busca uma economia mais eficiente esustentável para LISARB. Engloba os Objetivos Estratégicos 4 e 8.

Etapa 3 - AvaliaçãoModelo de avaliação

Critérios Peso Notas0 5 10

1 Projeto com VPL >0 2 < R$500.000,00 Entre R$500.000,00 e R$1000.000,00 > R$1000.000,00

2 Projeto com probabilidade de sucesso >50% 1 < 50% entre 50% e 75% > 75%

3 Projeto com duração de até 3 anos 1 < 3 anos entre 2 e 3 anos > 2 anos

4 Projeto com aumento de 30% no IDH 2 > 30 % entre 30 e 40% > 40%

5 Projeto com aumento de IDEB de 10% 2 < 10% entre 10% e 15% > 15%

6 Projeto com aprovação popular acima de 60% 2 < 40% entre 40% e 60% > 60%

Etapa 4 - Seleção

Critérios

Projetos Categoria: PolíticoCap. América Flash Dexter Thor Cap. Nascimento Demolidor Lisarb p/ o mundo Os Incríveis He-Man

Valor BaseR$ 5.000.000,00 Valor Base

R$ 7.000.000,00 Valor BaseR$ 9.000.000,00 Valor Base

R$ 6.000.000,00 Valor BaseR$ 10.000.000,00 Valor Base

R$ 12.000.000,00 Valor BaseR$ 15.000.000,00 Valor Base

R$ 8.000.000,00 Valor BaseR$ 16.000.000,00

Prazo em anos 1 Prazo em anos 2 Prazo em anos 2 Prazo em anos 2 Prazo em anos 1 Prazo em anos 1 Prazo em anos 1 Prazo em anos 2 Prazo em anos 1Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

1 5 10 10 20 5 10 5 10 10 20 5 10 0 0 10 20 0 02 10 10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 10 0 03 10 10 5 5 5 5 5 5 10 10 10 10 10 10 5 5 10 104 5 10 5 10 5 10 5 10 5 10 10 20 5 10 10 20 0 05 10 20 10 20 10 20 10 20 10 20 5 10 10 20 5 10 5 106 5 10 0 0 10 20 5 10 5 10 10 20 5 10 10 20 0 0

MédiaTotal 70 55 65 55 70 70 50 85 20

Etapa 4 - Seleção

Critérios

Projetos Categoria: SocialCulturando Lanterna Verde Bruce Benner Valorizando nossa gente Dead Pool Batman Vigilância Ativa Juntos somos mais Arquimedes

Valor BaseR$ 2.000.000,00 Valor Base

R$ 2.200.000,00 Valor BaseR$ 1.400.000,00 Valor Base

R$ 21.000.000,00 Valor BaseR$ 14.000.000,00 Valor Base

R$ 4.000.000,00 Valor BaseR$ 5.000.000,00 Valor Base

R$ 7.000.000,00 Valor BaseR$ 19.000.000,00

Prazo em anos 1 Prazo em anos 1 Prazo em anos 2 Prazo em anos 3 Prazo em anos 1 Prazo em anos 1 Prazo em anos 1 Prazo em anos 2 Prazo em anos 1Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

1 5 10 5 10 10 20 10 20 5 10 0 0 10 20 5 10 0 02 0 0 10 10 5 5 5 5 5 5 0 0 5 5 10 10 5 53 10 10 10 10 5 5 0 0 10 10 10 10 10 10 5 5 10 104 10 20 5 10 5 10 0 0 5 10 5 10 5 10 5 10 5 105 5 10 0 0 0 0 0 0 0 0 5 10 10 20 10 20 10 206 0 0 0 0 10 20 5 10 5 10 10 20 5 10 5 10 0 0

MédiaTotal 50 40 60 35 45 50 75 65 45

Etapa 4 - Seleção

Critérios

Projetos Categoria: EconômicoHomen-Aranha Tio Patinhas Cap. Planeta

Valor Base R$ 20.000.000,00 Valor Base R$ 13.000.000,00 Valor Base R$ 3.000.000,00

Prazo em anos 2 Prazo em anos 1 Prazo em anos 2Nota Média Nota Média Nota Média

1 10 20 5 10 10 202 10 10 0 0 10 103 5 5 10 10 5 54 0 0 5 10 0 05 0 0 0 0 5 106 5 10 0 0 10 20

Média Total 45 30 65

Etapa 5 - Priorização• Critério de priorização:

• Foram priorizados os projetos com Média Total igual ou superior a 55.

Etapa 5 - PriorizaçãoPn Projetos Média Total Custo Total Prazo1 Os Incríveis 85 8.000.000,00 22 Vigilância Ativa 75 5.000.000,00 13 Cap. América 70 5.000.000,00 14 Cap. Nascimento 70 10.000.000,00 15 Demolidor 70 12.000.000,00 16 Dexter 65 9.000.000,00 27 Juntos somos mais 65 7.000.000,00 28 Cap. Planeta 65 3.000.000,00 29 Bruce Banner 60 1.400.000,00 210 Flash 55 7.000.000,00 211 Thor 55 6.000.000,00 2

Etapa 6 – Visão geral do Portfólio

Maior do que 6 milhões De 2 a 6 milhões De 0,5 a 2 milhões

Prazo:Vermelho: Acima de 1,5 anosVerde: Entre 1 e 1,5 anosAmarelo: Até 1 ano

Pn : Projeto de 1 a 11

Legenda: Político Social Econômico

Objetivos Estratégicos

123456789

Custo:

P1

P2P3

P5P6

P8

P9

P16P17

P4

P12

P21

Etapa 7 – Balanceamento do Portfólio• Critérios para balanceamento do portfólio de projetos:

• Nota-se que o portfólio de projetos seguindo apenas a pontuação acima de 55 pontos,deixou um desbalanceamento nos objetivos Econômicos, uma vez, que temos apenas umprojeto.• Para o Balanceamento sugerimos a troca de projetos, sendo retirado 2 projetos da áreaPolitica que está com 8 projetos e inserir os 2 projetos faltantes da área Econômica,gerando assim um equilíbrio entre as áreas.

Maior do que 6 milhões De 2 a 6 milhões De 0,5 a 2 milhões

Prazo:Vermelho: Acima de 1,5 anosVerde: Entre 1 e 1,5 anosAmarelo: Até 1 ano

Pn : Projeto de 1 a 11

Legenda: Político Social Econômico

Objetivos Estratégicos

123456789

Custo:

P1

P3

P5P6

P8

P9

P16P17

P12

P21

P19P20

Etapa 7 – Balanceamento do Portfólio

FIMMuito Obrigado!

Sucesso à LISARB!!!