PROJECT OFFICE E NÍVEL

DE MATURIDADE FGV/ISAN – São Luís-MA – GPROJ19

Paulo Esthevan Xavier Teixeira – Pablo

Juanito Prazeres da Silva – Eduardo George

Martins Sá – Suzie dos Santos Pinto Martins

Sá – Erick Johnny – Thiago Felipe Barbosa

Martin

LOGOTIPO DA EMPRESA E LOGOTIPO DO PROJETO

1 – Logotipo da empresa:

2 – Logotipo do projeto:

A PMO Consultoria é uma empresa

especializada em implantação de

escritórios de projetos, gerenciamento

de projetos e portfólios conforme PMI

com 15 anos de experiência em gestão

de projetos no mundo.

Empresa e portfólios fictícios criados pelos

integrantes da equipe para realização das atividades

da disciplina de Project Office e Nível de Maturidade

ministrada em São Luís-MA

INTEGRANTES DA EQUIPE

Thiago Felipe – Erick Johnny – Pablo Juanito – Suzie Sá –

Eduardo Sá – Paulo Xavier

OBJETIVO DO TRABALHO

O objetivo desse trabalho é

promover o alinhamento dos

projetos que estão diretamente

envolvidos com o planejamento

estratégico de Lisarb e propor a

implantação de PMO no país.

PROCESSO PARA ALINHAMENTO DOS PROJETOS

Conhecimento do

planejamento

estratégico de Lisarb

Identificação

dos projetos

Categorização

dos projetos

Validação da

categorização Categorizados?

Levantamento

dos critérios

de seleção

sim

não

Processo de

seleção dos

projetos

Priorização

dos projetos

Definição das

variáveis de

balanceamento

Representação

gráfica do

balanceamento

Validação do

balanceamento Balanceado?

sim

não

Aprovação do

portifólio

Aprovação do

portifólio

Portifólio

aprovado?

sim não

sim

não

OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB

1 – Aliança por um LISARB mais justo

2 – Política cidadã baseada em princípios e valores

3 – Educação para a sociedade do conhecimento

4 – Economia para ma sociedade sustentável

5 – Proteção Social

6 – Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7 – Cultura e fortalecimento da diversidade

8 – Política externa para o século 21

9 – Combate a corrupção

Lisarb do futuro

Conciliar!

Eco-cidade Cidade verde Transparência

Revigorar

Cidadão gestor Cidade de

todos

Reconstruir Minha cidade

minha vida Agilidade Já!

Faça Fácil

Educar

PROJETOS IDENTIFICADOS

Lisarb do futuro

Conciliar!

Eco-cidade Cidade verde

Transparência

Revigorar

Cidadão gestor Cidade de

todos

Reconstruir

Minha cidade

minha vida

Agilidade Já!

Faça Fácil

Educar

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS

JUSTIÇA EDUCAÇÃO

ASSISTÊNCIA SOCIAL

MEIO AMBIENTE

INFRAESTRUTURA

Projetos categorizados segundo benefícios em comum

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

10 5 0

TIR 50% > TIR > 30% Abaixo de 5% 5

Prazo < 1 ano > 4 anos 25

Custo < R$5 milhões > R$10 milhões 30

Aceitação > 50% < 10% 25

Aderência ao

plano estratégico

De 7a 9 objetivos estratégicos são

atendidos pelo projeto

O projeto atende de 0 a 3 objetivos

estratégicos de um total de 915

Notas

PesoAvaliação

PROCESSO DE SELEÇÃO DOS PROJETOS

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

TIR (viab ilidade

econômica)5 0 0 0 0 10 50 10 50 5 25 10 50 0 0

Prazo (tempo para

implantação)25 10 250 5 125 5 125 5 125 0 0 5 125 5 125

Custo (custo do

projeto)30 10 300 5 150 10 300 5 150 5 150 10 300 10 300

Aceitação (aceit. da

população)25 10 250 10 250 10 250 10 250 10 250 5 125 5 125

Aderência ao

plano estratégico15 5 75 10 150 10 150 5 75 5 75 10 150 10 150

TOTAL 100 875 675 875 650 500 750 700

Avaliação Peso

Projeto:

Conciliar!

Projeto:

Faça Fácil

Projeto:

Agilidade já!

Projeto:

Educar

Projeto:

Transparência

Projeto:

Cidadão Gestor

Projeto:

Minha Cidade,

minha vida

PROCESSO DE SELEÇÃO DOS PROJETOS

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

0 0 0 0 0 0 0 0 10 50 5 25

10 250 5 125 10 250 10 250 5 125 5 125

5 150 5 150 10 300 0 0 5 150 10 300

10 250 5 125 5 125 5 125 10 250 5 125

10 150 5 75 10 150 10 150 10 150 5 75

800 475 825 525 725 650

Projeto:

Cidade de todos

Projeto:

Lisarb do futuro

Projeto:

Cidade verde

Projeto:

Eco-Cidade

Projeto:

Reconstruir

Projeto:

Revigorar

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

TIR (viabilidade

econômica)5 0 0 0 0 10 50 10 50 5 25 10 50 0 0

Prazo (tempo para

implantação)25 10 250 5 125 5 125 5 125 0 0 5 125 5 125

Custo (custo do

projeto)30 10 300 5 150 10 300 5 150 5 150 10 300 10 300

Aceitação (aceit. da

população)25 10 250 10 250 10 250 10 250 10 250 5 125 5 125

Aderência ao

plano estratégico15 5 75 10 150 10 150 10 150 5 75 10 150 10 150

TOTAL 100 875 675 875 725 500 750 700

Projeto:

Cidadão Gestor

Projeto:

Minha Cidade,

minha vida

Projeto:

Educar

Projeto:

Transparência

Projeto:

Faça Fácil

Projeto:

Agilidade já!Avaliação Peso

Projeto:

Conciliar!

PROCESSO DE SELEÇÃO DOS PROJETOS

O projeto Transparência foi desclassificado devido a

seu prazo de implantação estar acima do desejado pelo cliente.

Os projetos Eco-Cidade e Lisarb do Futuro também foram

desclassificados por apresentarem custo acima do valor

restringido pelo cliente. Os projetos que não terão retorno

financeiro serão mantidos devido à importância dos mesmos

para o desenvolvimento sustentável do país Lisarb. Todos os

projetos tiveram aderência aceitável ao planejamento

estratégico lisarbeano.

PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS

Para o processo de priorização foi adotado o ranqueamento

ponderado que irá priorizar os projetos que alcançarem maiores

pontuações.

Projeto Pontuação

Conciliar! 875

Agilidade já! 875

Cidade verde 825

Cidade de todos 800

Cidadão Gestor 750

Reconstruir 725

Minha Cidade, minha vida 700

Faça Fácil 675

Revigorar 650

Educar 650

O projeto Conciliar! será priorizado em

relação ao projeto Agilidade já! por ter

menor prazo de implantação

O projeto Revigorar! será priorizado em

relação ao projeto Educar por ter menor

custo

PROCESSO DE BALANCEAMENTO – Definição das variáveis

Categoria Eixo "X"

Prazo Cor < 1 anode 1 a 3

anos

entre 3 e 4

anos

Custo Tamanho

Grande:

< R$5

milhões

Médio: de

R$ 5

milhões a 8

milhões

entre R$ 8

e R$ 10

milhões

Objetivo estratégico Eixo "Y"

Aceitação da

populaçãoForma geométrica

> 50% de 50 a 30%

entre 30 e

10%

Representar as categorias no

eixo "x"

Representar cada objetivo no

eixo "y"

Onde representarVariáveis de

balanceamentoComo representar

Tamanho pequeno:

Tamanho médio:

Tamanho grande:

PROCESSO DE BALANCEAMENTO – Representação gráfica

1 – Aliança por um

LISARB mais justo

2 – Política cidadã

baseada em princípios

e valores

3 – Educação para a

sociedade do

conhecimento

4 – Economia para uma

sociedade sustentável

5 – Proteção Social

6 – Qualidade de vida e

segurança para todos

os Lisarbeanos

7 – Cultura e

fortalecimento da

diversidade

8 – Política externa

para o século 21

9 – Combate a

corrupção

Justiça Educação Infraestrutura Meio Ambiente Asistência Social

Conciliar!

Agilidade já!

Cidade

de todos

Cidadão

Gestor

Reconstruir

Minha Cidade,

minha vida

Faça

Fácil

Revigorar

Educar

Cidade verde

PROCESSO DE BALANCEAMENTO – Ações para balanceamento

Identificar novos projetos de forma mais focada, prevendo as lacunas

do balanceamento;

Realizar nova categorização dos projetos;

Rever a avaliação dos projetos;

Rever a seleção dos projetos;

Realizar nova priorização dos projetos;

Rever os limites de aceitação dos projetos.

Para o processo de alinhamento desse portfólio, será realizada

nova identificação de projetos com foco na categoria EDUCAÇÃO e

no objetivo estratégico 8 (Política externa para o século 21)

IDENTIFICAÇÃO DE NOVOS PROJETOS – Foco em educação e

objetivo estratégico 8

Lisarb Forte

Educação já!

Interligando

Educando

para valer

Esses projetos foram identificados com foco na categoria

“Educação”, portanto já estão previamente categorizados

juntamente com o projeto Educar.

SELEÇÃO DOS NOVOS PROJEOS

Os novos projetos foram classificados dentro dos limites de avaliação estabelecido

para este portfólio e serão selecionados para compor e balancear essa carteira de

projetos.

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

TIR (viabilidade

econômica)5 0 0 0 0 5 25 5 25

Prazo (tempo para

implantação)25 10 250 5 125 10 250 5 125

Custo (custo do

projeto)30 10 300 5 150 10 300 5 150

Aceitação (aceit. da

população)25 10 250 10 250 10 250 10 250

Aderência ao

plano estratégico15 10 150 5 75 5 75 5 75

TOTAL 100 950 600 900 625

Avaliação Peso

Projeto: Projeto: Projeto: Projeto:

Educando para

valerEducação já! Interligando Lisarb Forte

PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO – Incluindo os novos projetos

Projeto Pontuação

Educando para valer 950

Interligando 900

Conciliar! 875

Agilidade já! 875

Cidade verde 825

Cidade de todos 800

Cidadão Gestor 750

Reconstruir 725

Minha Cidade, minha vida 700

Faça Fácil 675

Revigorar 650

Educar 650

Lisarb Forte 625

Educação já! 600

PROCESSO DE BALANCEAMENTO – Incluindo novos projetos

1 – Aliança por um

LISARB mais justo

2 – Política cidadã

baseada em princípios

e valores

3 – Educação para a

sociedade do

conhecimento

4 – Economia para uma

sociedade sustentável

5 – Proteção Social

6 – Qualidade de vida e

segurança para todos

os Lisarbeanos

7 – Cultura e

fortalecimento da

diversidade

8 – Política externa

para o século 21

9 – Combate a

corrupção

Justiça Educação Infraestrutura Meio Ambiente Asistência Social

Conciliar!

Agilidade já!

Cidade

de todos

Cidadão

Gestor

Reconstruir

Minha Cidade,

minha vida

Faça

Fácil

Revigorar

Educar

Cidade verde

Educando

para valer

Educação

já!

InterligandoLisarb

Forte

CONCLUSÃO DO BALANCEAMENTO E AUTORIZAÇÃO

1 – Aliança por um

LISARB mais justo

2 – Política cidadã

baseada em princípios

e valores

3 – Educação para a

sociedade do

conhecimento

4 – Economia para uma

sociedade sustentável

5 – Proteção Social

6 – Qualidade de vida e

segurança para todos

os Lisarbeanos

7 – Cultura e

fortalecimento da

diversidade

8 – Política externa

para o século 21

9 – Combate a

corrupção

Justiça Educação Infraestrutura Meio Ambiente Asistência Social

Conciliar!

Agilidade já!

Cidade

de todos

Cidadão

Gestor

Reconstruir

Minha Cidade,

minha vida

Faça

Fácil

Revigorar

Educar

Cidade verde

Educando

para valer

Educação

já!

InterligandoLisarb

Forte

Para adequar o

balanceamento foi

feita nova rodada de

identificação de

projetos com foco

nas lacunas,

avaliação e seleção

dos mesmos,

priorização e, por

fim, o

balanceamento

conforme

apresentado no slide

anterior.

O portfólio está

pronto para ser

AUTORIZADO.

NÍVEL DE MATURIDADE DO LISARB

Com base no resultado do questionário respondido pelos administradores

do país, o nível de maturidade do Lisarb está caminhando para o de

“Processos comuns” (Nível 2).

O questionário nos indica que existe conhecimento em gerenciamento de

projetos, uma vez que, alguns projetos possuem WBS, cronogramas,

sistemas integrados de controles e controle de mudanças.

Nível 2 – Processos Comuns

BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DE PMO NO LISARB

Histórico de projetos;

Maior qualidade do produto final;

Possibilidade de mapeamento dos riscos;

Redução de retrabalho e desperdícios;

Projetos focados na estratégia do país;

Redução de erros cometidos em projetos;

Transparência na execução e andamento dos projetos;

Possibilidades para correções de possíveis desvios no curso do

projeto.

NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO

Nível recomendado para o Lisarb:

Recomendamos iniciar o PMO com a implantação hierárquica do nível 3.

Justificativa para implantação do nível 3:

Apesar de identificarmos a existência de conceitos de gerenciamento de

projetos e alguma aplicação na prática, iniciar pelos níveis 1 ou 2 não é

recomendado porque, segundo o questionário, a aplicação das práticas

de gerenciamento não é frequente, devido a maturidade que ainda não é

sustentável. Além disso, o gerenciamento de projetos pode ser

contratado, a estratégia do país não pode ser contratada, por isso

estamos recomendando implantação inicial pelo nível 3, visando a

organização como um todo.

Nível 3 – PMO estratégico visando a organização como um todo.

FOCO DO PMO E PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

Foco do PMO

Objetivos estratégicos do Lisarb e planejamento de portifólios.

Profissionais envolvidos no PMO:

Lisarb não tem maturidade suficiente para gerenciar seus projetos,

portanto, inicialmente, o PMO atuará no planejamento do portifólio

enquanto que o gerenciamento de cada projeto será terceirizado.

Nome E-mail telefone

Eduardo George Martins Sá eduardogmsa@gmail.com 98-88016660

Erick Johnny erick_johnny19@hotmail.com 98-87716732

Pablo Juanito Prazeres da Silva pablojuanito@gmail.com 98-81389102

Paulo E. Xavier Teixeira pauloesthevan@gmail.com 98 8746 9296

Suzie dos S. Pinto Martins Sá suzieufrj@yahoo.com.br 98-88144676

Thiago Felipe Barbosa Martin thiagofmartin@yahoo.com.br 98-81984486

FUNÇÃO DO PMO

Função do PMO:

A função do PMO será de Integração com o negócio.

Justificativa:

O PMO a ser implantado terá a função de integração dos projetos com o

negócio. Inicialmente o PMO a ser implantado terá nível hierárquico 3 e

irá trabalhar com o planejamento do portfólio, ou seja, alinhando os

projetos com os objetivos estratégicos do país. Inicialmente, acreditamos

que o gerenciamento dos projetos deverá ser terceirizado por conta do

atual nível de maturidade do Lisarb.

Integração com o negócio

ARQUITETURA DO PMO (MODELO)

Modelo do PMO:

Modelo estação meteorológica.

Justificativa:

O PMO a ser implantado terá atuação estratégica e necessitará de

promover constantes atualizações do andamento dos projetos por meio

de reportes para a administração do país, posicionando o cliente quanto

ao progresso de cada projeto, orçamentos e riscos.

O PMO não terá influência na execução do gerenciamento dos projetos

uma vez que isso será terceirizado. Assim sendo, o modelo pool de

recursos não será adotado aqui.

Estação Meteorológica

IMPLEMENTAÇÃO DO PMO

Levantamento

dos benefícios

Identificar Sponsor

Identificar o nível de

maturidade de Lisarb

Apresentar estudo de

viabilidade

Implantação de PMO

aprovada?

Encerrar

sim

não

Definir nível hierárquico a

ser adotado inicialmente

Definir a função do PMO

Definir a arquitetura do

PMO

Definir foco e equipe

Definir métricas de sucesso

Definir local e projetos para

implantação de piloto

Iniciar implantação piloto

Implementar

Início efetivo da

implantação do PMO

Validar modelo

Orçamento para projeto

piloto de implantação

Validar projeto piloto e autorizar

inicio efetivo do PMO no Lisarb

não

modelo

aprovado? sim

Inicio da implantação

autorizada?

Vai para processo de

alinhamento dos projetos

(SLIDE 5)

MÉTRICAS DE SUCESSO

Os indicadores que deverão sinalizar o sucesso do PMO deverão ser

realistas, simples e de fácil percepção e divulgação.

Indicador 1 Comparação entre quantidade de projetos que

falharam antes e depois da implantação do PMO.

Um dos benefícios listados para esse PMO é a redução de erros em

projetos. Uma das formas de medir esses erros é verificar a redução de

projetos fracassados.

Indicador 2 Comparação entre o cumprimento de prazos antes e

depois da implantação do PMO.

Com a implantação do PMO, espera-se atender a outros benefícios

citados nesse trabalho como: redução de retrabalho e desperdícios além

da possibilidade de correções de desvios em tempo hábil. Uma forma de

medir esse benefício é verificando se houve aumento na quantidade de

projetos que não tiveram seus prazos comprometidos.

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

1) Selecionar corretamente o sponsor

O sponsor é a razão inicial de existência do projeto de implantação do

PMO. O projeto terá grande chance de ser bem sucedido se o sponsor

realmente entender os seus benefícios.

2) Compreender os objetivos estratégicos e alinhar os projetos com

os mesmos.

Se os projetos selecionados não condizerem com os objetivos

estratégicos, o portfólio poderá não contribuir para o alcance das metas

estratégicas do Lisarb, vindo esse fato a representar um possível

fracasso do PMO.

3) Registro de lições aprendidas

O registro de lições aprendidas é fundamental para redução dos erros

ocorridos em projetos