PMO Lisarb

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Projeto de implantação de PMO em LISARB Karen Pizani Ellen Nogueira Fernando Bertin Tiago Tanaka São Paulo GEEP-T38

Transcript of PMO Lisarb

Projeto de implantação de PMO em

LISARB

Karen Pizani

Ellen Nogueira

Fernando Bertin

Tiago Tanaka

São Paulo GEEP-T38

• Empresa Há 20 anos no mercado, a Vai Cavalo Consultores é uma empresa de Consultoria voltada para o

desenvolvimento de soluções para mapeamento e execução de estratégia de organizações públicas e

privadas.

Possui equipe de consultores com certificação PMP™ e vasta experiência em Gestão Estratégica e

Econômica de portfólios e programas de projetos, tendo atuado junto a organizações públicas e privadas

dos mais variados tamanhos e segmentos, com destaque para a indústria de transformação, manufatureira,

petroquímica, geração e distribuição de energia, prestação de serviços, educação e saúde.

• Missão Transformar as estratégias de nossos clientes em resultados, agregando valor a seus negócios de forma

inovadora, prática e sustentável.

• Visão Ser uma empresa reconhecida nacional e internacionalmente no segmento de gerenciamento de portfólios

e programas de projetos.

Benefícios da implantação de um

PMO em LISARB • Melhor alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos do

governo.

• Aumento do nível de satisfação com os resultados dos projetos,

reduzindo as ameaças de reprovações de entregas e a

necessidade de retrabalhos, bem como maximizando as

oportunidades identificadas para cada projeto.

• Reduzir a vulnerabilidade frente a riscos decorrentes da ausência

de metodologias, ferramentas e profissionais adequadamente

treinados em gerenciamento de projetos, não incorrendo nos erros

cometidos por administrações anteriores.

• Definição de critérios e categorias de projetos que permitem um

gerenciamento mais efetivo de suas prioridades.

• Maior racionalidade na alocação de recursos estratégicos e suporte

à tomada de decisões.

Nível 2 (conhecido) – 69 pontos

Aspectos críticos identificados:

Menos de 10% dos projetos aplicam as BP de gerenciamento da tríplice restrição de projetos, planos de gerenciamento, EAP, seguem metodologia formal/ unificada de GP ou plano de qualidade específico. Não há uma metodologia unificada de GP.

Menos de 50% dos projetos são formalmente aprovados por Termo de Abertura e apresentam gerenciamento integrado e formal de mudanças.

Escassez de gerentes com treinamento adequado nas BP de GP.

Menos de 10% dos projetos contam com o suporte de um grupo experiente nas práticas de GP e com o apoio de uma base de conhecimento de práticas de gerenciamento de projetos.

*BP= Boas Práticas GP = Gerenciamento de Projetos

Análise do Nível de Maturidade de

Lisarb

Projeto PMO em LISARB

PMO Hierarquia 3 (PMO estratégico) Após avaliação do nível de maturidade (nível 2) e tendo em vista a

vasta gama de objetivos estratégicos do governo de Lisarb, propõe-se a implantação de um PMO Estratégico, tratando as questões decisórias e o reporte de resultados de forma centralizada, junto ao principal patrocinador do projeto, o presidente de Lisarb e sua equipe.

O PMO em Lisarb irá atuar na categorização e priorização dos projetos, além de fornecer metodologias e padrões de Gerenciamento de Projetos, planos de treinamento, documentação de processos, relatórios de progresso e gerenciamento de recursos, de forma a viabilizar o atingimento dos objetivos estratégicos do governo.

Nível Hierárquico

Função do PMO

Métodos e Procedimentos A função do PMO em Lisarb será de estabelecer métodos e

procedimentos, com foco em:

Processos do ciclo de vida e da estrutura governamental;

Metodologia de GP

Comunicação e reporte

Gerenciamento das expectativas dos stakeholders

Controle integrado mudanças

Considerando o nível de maturidade atual de Lisarb, é importante desde já o estabelecimento de padrões para planejamento e controle, incorporação de melhores práticas e a implantação de uma metodologia única a ser seguida para a condução de projetos, propiciando a criação de uma cultura orientada ao gerenciamento de projetos.

Modelo de Implantação

Torre de controle O principal de modelo sugerido para o PMO em Lisarb é a torre de

controle, que desempenhará quatro funções básicas: estabelecer padrões para gerência de projetos, dar suporte sobre como seguir tais padrões, reforçar os padrões definidos e promover melhoria contínua. Terá um papel fundamental na consolidação de resultados e reporte de desempenho dos projetos junto ao presidente de Lisarb.

Recomenda-se também a combinação com o modelo pool de recursos, que ficará responsável por contratar e treinar gerentes de projetos, e manter um banco dados de suas experiências e habilidades.

Estações meteorológicas farão o acompanhamento de projetos de uma dada categoria e/ou região do país, reportando os resultados consolidados destes projetos diretamente para a torre de controle.

Métricas genéricas

Para acompanhamento geral das atividades do PMO estratégico:

Quantidade de requisições feitas ao PMO (p/ mês)

Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (p/ mês)

Quantidade de projetos iniciados (p/ mês)

Média de fases do ciclo dos projetos com apoio do PMO (p/ mês)

Quantidade de acessos à base de conhecimento

Índice de satisfação do presidente de Lisarb com os resultados obtidos pelos projetos suportados pelo PMO

Métricas de sucesso

Métricas específicas

Para acompanhamento das atividades do PMO estratégico:

Índice de entregas em atraso dos projetos suportados pelo PMO

Quantidade de alterações nos escopos dos projetos

Índice de cumprimento de prazo

Índice de cumprimento do orçamento

Índice de satisfação geral dos stakeholders de cada projeto suportado pelo PMO (incluindo a população de Lisarb)

Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade

Métricas de sucesso

Etapas de

implementação

Avaliar a viabilidade da

implantação do PMO em Lisarb

Identificar o sponsor, pessoas

e funções

Obter fundos e pessoas

Início das atividades do PMO

(melhoria contínua)

Preparar Plano de Comunicação

e Orçamento

Avaliar a maturidade de Lisarb em

GP

Desenvolver o modelo de

PMO para Lisarb

Validar o modelo de

PMO

Conduzir um piloto

Objetivos estratégicos

de Lisarb

1

Aliança por

um LISARB

mais justo

2 Política

cidadã

baseada em

princípios e

valores

3

Educação

para a

sociedade do

conhecimento

4

Economia

para uma

sociedade

sustentável

5

Proteção

social

6

Qualidade de

vida e

segurança

para todos

7

Cultura e

fortalecimento

da diversidade

8

Política

externa para o

século 21

9

Combate à

corrupção

Identificação de

Projetos

Objetivos Estratégicos Projetos

1. Aliança por um Lisarb mais justo

P1 Agiliza Lisarb

P2 Juslisarb

P3 Lei e Ordem Lisarb

2. Política cidadã baseada em princípios e valores

P4 Todos juntos

P5 Unidos somos fortes

P6 Valorisarb

3. Educação para a sociedade do conhecimento

P7 Lisarb Escola do Futuro

P8 Profissionaliza

P9 Educalisarb

4. Economia para uma sociedade sustentável

P10 Lisarb Sustentável

P11 Reciclaqui

P12 Lixolimpo

Objetivos Estratégicos Projetos

5. Proteção social P13 Lisarb Sem Drogas

P14 Lisarb Social

P15 Culturalisarb

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

P16 Lisarb para Todos

P17 Integra Lisarb

P18 Lisarb Mais Saúde

7. Cultura e fortalecimento da diversidade

P19 Lisarb Mais Cultura

P20 Participa Lisarb

8. Política externa para o século 21

P21 Lisarb Sem Fronteiras

P22 Lisarb no Mundo

P23 Lisarb Negócio

9. Combate a corrupção P24 Endireita Lisarb

P25 Tolerância Zero

Categorização de

Projetos

1. Segurança e Justiça

P1 Agiliza Lisarb

P2 Juslisarb

P3 Lei e Ordem Lisarb

P24 Endireita Lisarb

P25 Tolerância Zero

2. Política e Cidadania

P4 Todos juntos

P5 Unidos somos fortes

P6 Valorisarb

P21 Lisarb Sem Fronteiras

P22 Lisarb no Mundo

P23 Lisarb Negócio

3. Educação e Cultura

P7 Lisarb Escola do Futuro

P8 Profissionaliza

P9 Educalisarb

P13 Lisarb Sem Drogas

P14 Lisarb Social

P15 Culturalisarb

4. Desenvolvimento Sustentável

P10 Lisarb Sustentável

P11 Reciclaqui

P12 Lixolimpo

P16 Lisarb para Todos

P17 Integra Lisarb

P18 Lisarb Mais Saúde

Categorização de

Projetos - Justificativa

Categorias Descrição

1. Segurança e Justiça Relacionados à segurança da população de Lisarb e a melhorias do Sistema Judiciário. Importante categoria para o governo, em virtude da piora nos indicadores como segurança pública e percepção de impunidade.

2. Política e Cidadania Referentes à valorização do cidadão lisarbiano e sentimento nacionalista. Visibilidade do país no cenário internacional.

3. Educação e Cultura Relacionados à melhora nos índices educacionais da população e de inclusão social, tema prioritário na agenda do governo.

4. Desenvolvimento Sustentável Referente ao crescimento econômico sustentável em equilíbrio com o meio ambiente.

Critérios de Avaliação

dos Projetos

Critérios Peso Justificativa

Tempo de Implementação

15% O presidente de Lisarb e sua base aliada têm grande interesse em concluir ou começar a obter resultados positivos com os projetos implementados ainda na vigência de seus mandatos, pois pretendem tirar proveito da aprovação popular para uma possível reeleição. Quanto menor o prazo de implementação do projetos, mais rapidamente as melhorias planejadas poderão ser percebidas / reconhecidas pela população, aumentando a popularidade e aceitação do governo atual.

Custo de Implementação

20% O custo de implementação dos projetos deve ser compatível com a disponibilidade orçamentária de Lisarb e com a magnitude dos benefícios que se espera atingir. Projetos cujos custos de implementação sejam extremamente elevados e que tragam poucos benefícios serão considerados inviáveis.

Popularidade 30% O sucesso dos projetos será medido não só pelos benefícios sociais, políticos, econômicos e culturais que se pretende obter, mas também pelo nível de aprovação e satisfação popular, fator determinante para uma desejada reeleição do presidente de Lisarb e de sua base aliada. Este critério visa estimar o nível de aprovação popular com relação aos impactos e resultados planejados para cada projeto.

Desenvolvimento Social

20% Diferentemente da perspectiva de crescimento econômico, que avalia o bem-estar da sociedade por seus recursos e capacidade de gerar renda (PIB), este critério visa a avaliação do nível de desenvolvimento humano do ponto de vista de capacitação e oportunidades para as pessoas. Para esta avaliação, está sendo adotado o IDH - Índice de Desenvolvimento Humano -, que é uma medida geral e sintética do progresso a longo prazo em três dimensões do desenvolvimento humano: renda, educação e saúde. Quanto maior o crescimento do IDH que o projeto pode obter, maior seu nível de sucesso (desenvolvimento sustentável).

Desenvolvimento Econômico

15% Para avaliar o quanto a implementação de cada projeto irá contribuir para o aumento da atividade econômica de Lisarb, será utilizado como medida o PIB real.

Critérios para

atribuição de notas

Critérios Peso Nota 0 Nota 5 Nota 10

Tempo de Implementação 15% > 4 anos 4 ≥ tempo ≥ 2 anos < 2 anos

Custo de Implementação 20% > R$ 30bi R$ 30bi ≥ custo ≥ R$ 5bi < R$ 5bi

Popularidade 30% < 30% 30% ≤ pop ≤ 70% > 70%

Desenvolvimento Social 20% ΔIDH < +1% 1% ≤ ΔIDH ≤ 5% ΔIDH > +5%

Desenvolvimento Econômico 15% ΔPIB < +1% 1% ≤ ΔPIB ≤ 3% ΔPIB > +3%

Critérios para

eliminação de projetos

Critérios Detalhamento / Justificativa

Tempo de Implementação Tempo maior que 4 anos (nota 0) não é favorável por ultrapassar o mandato do governo atual. Os resultados do projeto não poderão ser percebidos pela população ainda no mandato atual, impedindo que os benefícios obtidos possam ser utilizados pelos governantes como vantagem política numa possível reeleição.

Custo de Implementação Orçamento estimado para o projeto maior do que 30 bilhões de reais (nota 0) inviabiliza o projeto em virtude de restrição orçamentária.

Popularidade Aprovação do projeto e de seus resultados por menos do que 30% da população (nota 0) irá prejudicar os planos do presidente e de demais membros de sua equipe de uma possível reeleição.

Seleção de Projetos

Projetos Tempo de

Implementação Custo de

Implementação Popularidad

e Desenvolviment

o Social Desenvolvimento

Econômico NOTA FINAL

Justificativa

P1 Agiliza Lisarb 5 5 10 5 5 6,5 --

P2 Juslisarb 5 10 5 10 10 7,75 --

P3 Lei e Ordem Lisarb

0 5 0 0 10 2,5 Elevado tempo de

implementação

P4 Todos juntos 0 5 5 0 0 2,5 Elevado tempo de

implementação

P5 Unidos somos fortes

5 5 10 10 0 6,75 --

P6 Valorisarb 10 10 5 10 0 7 --

P7 Lisarb Escola do Futuro

5 10 0 5 5 4,5 Baixa popularidade

P8 Profissionaliza 5 0 5 5 5 4 Elevado custo de implementação

Seleção de Projetos

Projetos Tempo de

Implementação

Custo de Implementaçã

o Popularidade

Desenvolvimento Social

Desenvolvimento Econômico

NOTA FINAL

Justificativa

P9 Educalisarb 5 5 10 5 5 6,5 --

P10 Lisarb Sustentável

5 10 0 10 10 6,25 Baixa popularidade

P11 Reciclaqui 5 5 0 0 10 3,25 Baixa popularidade

P12 Lixolimpo 5 5 5 10 10 6,75 --

P13 Lisarb Sem Drogas

0 5 10 10 0 6 Elevado tempo de

implementação

P14 Lisarb Social 5 10 10 5 5 7,5 --

P15 Culturalisarb 10 10 0 10 10 7 Baixa Popularidade

P16 Lisarb para Todos

10 5 5 0 5 4,75 --

Seleção de Projetos

Projetos Tempo de

Implementação

Custo de Implementaçã

o Popularidade

Desenvolvimento Social

Desenvolvimento Econômico

NOTA FINAL

Justificativa

P17 Integra Lisarb 5 5 5 5 0 4,25 --

P18 Lisarb Mais Saúde 0 5 0 10 10 4,5 Elevado tempo

de implementação

P19 Lisarb Mais Cultura 5 5 10 10 0 6,75 --

P20 Participa Lisarb 10 10 5 5 5 6,75 --

P21 Lisarb Sem Fronteiras 5 10 0 5 5 4,5 Baixa

popularidade

P22 Lisarb no Mundo 10 5 5 10 10 7,5 --

P23 Lisarb Negócio 10 5 0 10 0 4,5 Baixa

popularidade

P24 Endireita Lisarb 10 0 5 10 0 5 Elevado custo de implementação

P25 Tolerância Zero 10 5 10 0 5 6,25 --

Priorização de Projetos

PRIORIDADE Projetos

1º P2 Juslisarb

2º P14 Lisarb Social

3º P22 Lisarb no Mundo

4º P6 Valorisarb

6º P20 Participa Lisarb

7º P12 Lixolimpo

8º P19 Lisarb Mais Cultura

9º P5 Unidos somos fortes

10º P1 Agiliza Lisarb

11º P9 Educalisarb

12º P25 Tolerância Zero

16º P16 Lisarb para Todos

21º P17 Integra Lisarb

Balanceamento do Portfólio

Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 9

Objetivo 8

Objetivo 7

Objetivo 6

Objetivo 5

Objetivo 3

Objetivo 4

tempo < 2 anos

4 ≥ tempo ≥ 2 anos

Duração

(tempo de implementação):

Orçamento

(custo de implementação):

$ 30bi ≥ custo ≥ $ 5bi

custo < $ 5bi

P1

P2

P25

P5

P6

P22

P9

P14

P19

P20

P12

P16

P17

Conclusão: Como há projetos em todas as categorias e objetivos estratégicos, o portfólio foi

considerado balanceado.