PMO EM LISARB _ EQUIPE D.BEST

PMOProject Office e Nível de MaturidadeProject Office e Nível de Maturidade

Turma GPJ04

Natal-RN

2012

Projeto

Empresa

�A D.Best Consultoria é uma empresa bastanteatuante e reconhecida mundialmente nofornecimento de assessoria técnica paragerenciamento de projetos, com ênfase nogerenciamento de portfólios, mais especificamente,na implantação de escritórios de gerencimanento

A Empresa

na implantação de escritórios de gerencimanentode projetos (PMO). Atua no âmbito estratégico,tático e operacional, de forma a atingir elevadaaderância da concepeção estratégica à operação.Sua larga experiência e competência é responsávelpela seu elevado Market Share e,consequentemente, pela sua condição de liderançano mercado atual.

Integrantes da Equipe

� Guilherme Abreu Monnerat Solon de Pontes

� Guilherme Augusto Faria de Queiroz

� Kresly Medeiros Faria

� Leonardo Cavalcanti Alves Teixeira

� Paulo Ribeiro

Objetivo do Trabalho

�Apresentar proposta para a implantação de umEscritório de Projetos (PMO) em LISARB, nointuito de escolher adequadamente os projetosa serem desenvolvidos, a fim de garantir aaderência com os objetivos estratégicosdefinidos pelo cliente, bem como forneceraderência com os objetivos estratégicosdefinidos pelo cliente, bem como fornecersuporte técnico para garantir a adequada gestãodo portfólio a ser formado, através dodesenvolvimento dos projetos de formamaximizada no que se refere à eficiência eeficácia.

Planejamento Estratégico - LISARB� A definição dos objetivos estratégicos é de suma importância na

obtenção de sucesso, no que tange ao alcance das metas almejadas.Destarte, é fundamental o entendimento do plano estratégicoelaborado (fornecido pelo cliente), para que sejam inventariados edocumentados os componentes do portfólio a ser desenvolvido,iniciando, assim, o Processo de Identificação.

� Objetivos do Planejamento Estratégico:� Aliança por um Lisarb mais justo;

� Educação para sociedade do conhecimento;

� Política cidadã baseada em princípios e valores;

� Economia para uma sociedade sustentável;

� Proteção social;

� Qualidade de vida e segurança para todos os lisarbeanos;

� Cultura e fortalecimento da diversidade;

� Política externa para o século 21;

� Combate à corrupção

Identificação

� Lisarb Importador

� Grandes Negócios

� Mobi Lisarb

� Metrô Lisarb

� Reciclar Para Sustentar

� Lisarb Sustentável

� Univer Lisarb

� Escola Integral

� Lisarb Digital

� Pedalar

� Lisarb SUS

� Tô Limpo� Lisarb Sustentável

� Justiça Ágil

� Lisarb Segura

� O Lisarb é Nosso

� Creche Para Todos

� Idoso Feliz é Idoso Saudável

� Esporte e Cidadania

� LISARB Renovável

� Tô Limpo

� Lisarb Saneada

� Aliança

� LISARB Ética

� LISARB Social

� LISARB Previdência

� Custo Lisarb

� Financia Já

Identificação

� Empreeder Lisarb

� Viajar Trem

� Lixo Rico

� Política Cidadã

� Lisurarb

� Lisarb Cidadã

� Poupar Lisarb

� TranspoLisarb

� Lisarb Verde

� Caçada Marajá

� Lisarb Fronteira

� OuviLisarb� Lisarb Cidadã

� Intrega Já

� Lisarb do Sec. XXI

� Educatech

� Educar Para Poupar

� Água Para Todos

� Educar

� Capacissor

� OuviLisarb

� Lisarb Solidário

� Lisarb do Conhecimento

� Escola Lisarb

� Lisarb Saudável

� Sociedade da Informação

� ExternaLisarb

� Lisarb Paz e Amor

Identificação – Pré Categorização

� Será utilizado um critério de valores, baseado no orçamentodo projeto, a fim de se executar um filtro para a préviacategorização dos projetos.

� Foi definido que projetos com orçamentos superiores aL$ 2.000.000.000,00 (moeda Lisarb), não serão executados.

Categorização� A categorização foi realizada de acordo com os objetivos comuns

dos projetos identificados a partir do Planejamento Estratégico.Assim sendo, foram criadas alguma categorias que, para facilitar aimplantação dos diversos projetos, foram associadas às diversasáreas do governo através de seus ministérios e coordenadas peloMinistério do Planejamento, a saber:

� Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento� Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento

� Ecomonia – Ministério da Fazenda

� Transporte – Ministério do Transporte

� Meio-Ambiente – Ministério do Meio-Ambiente

� Segurança - Ministério da Justiça / Ministérios da Defesa

� Social – Ministério da Ação Social

� Educação e Cultura – Ministério da Educação e Cultura

� Saúde – Ministério da Saúde

Categorização

Avaliação� O referido processo consiste na coleta de informação de cada

componente do portfólio, a fim de subsidiar o processo seletivo.Insta registrar que é de fundamental importância a coleta dosrequisitos do cliente, durante a definição dos critérios de avaliçãoa serem adotados. Assim, sob esta óptica, elegemos os seguintesíndices para compor o quadro de critérios:

� Custo de Implementação do Projeto – CIP

Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto.Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto.

� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP

Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.

� Abrangência do Projeto – AP (número de pessoas beneficiadas)

Índice calculado de acordo com a quantidade de pessoas atingidas pelo projeto.

� Índice de Aprovação da População – IAP

Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.

Avaliação

� Ainda de acordo com a coleta de requisitos junto ao cliente, atribuímosas seguintes ponderações (pesos) para os critérios escolhidos:

� Custo de Implementação do Projeto – CIP – 20%

� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP – 30%

� Abrangência do Projeto – AP – 10%

� Índice de Aprovação da População – IAP – 40%

Avaliação� Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para

atribuição das notas referentes a cada critério:

� Custo de Implementação do Projeto

Identificado através de orçamentação preliminar:

Nota 1 a 3 : L$ 1,2 bilhão < Custo ≤ L$ 2,0 bilhões



Nota 8 a 10 : Custo ≤ R$ 0,4 bilhão.

� Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP

Índice de citação em pesquisas de opinião públicas, entre todos os critérios:

Nota 1 a 3 : 0% < Citação ≤ 25%

Nota 3 a 5 : 25% < Citação ≤ 50%

Nota 5 a 8 : 50% < Citação ≤ 75%

Nota 8 a 10 : 75% < Citação ≤ 100%

Avaliação� Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para

atribuição das notas referentes a cada critério:

� Abrangência do Projeto – AP

Identificado através de estimativas realizadas por especialistas:

Nota 1 a 3 : 0% < Alcance da População ≤ 25%


Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75%Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75%


� Índice de Aprovação da População – IAPSimulação de índice de aprovação em pesquisas de opinião públicas:

Nota 1 a 3 : 0% < Aprovação ≤ 25%



Nota 8 a 10 : 75% < Aprovação ≤ 100%

Avaliação

� Ranqueamento Multicritérios:

Avaliação� Ranqueamento Multicritérios: Em ordem decrescente de nota obtida:

� Os componentes potenciais do Portfólio deverão ter obtido nota totaligual ou superior a 7,0.

Seleção

� A tabela abaixo representa uma lista de potenciais componentes doportfólio, tendo em vista que os mesmos atingiram as metas doscritérios de avaliação. O próximo passo se traduz em alinhá-los coma estratégia organizacional.

Seleção

� Para promover o alinhamento com a estratégia organizacional,devemos levar em consideração outros fatores, até entãoignorados, a saber:

� Capacidade de recursos de pessoal;

� Capacidade Financeira (Budget aprovado > Budget de projetos) ;

� Capacidade do Patrimônio (necessidades físicas).

� Para fins didáticos, admitamos que o sponsor (presidente deLisarb) considerou, com foco nos fatores acima apresentados,viável a implementação de todos os projetos que alcançaramas metas desejadas no critério de avaliação. Destarte, opróximo passo é o processo de priorização.

Priorização� Foi utilizado como critério de priorização, o risco de não conclusão

do projeto dentro do prazo de 4 anos, que equivale ao período deum mandato presidencial em Lisarb.

Priorização – Resultado da Matriz

Maior Prioridade

Menor Prioridade

Balanceamento do Portfólio

� Para a construção do gráfico de bolhas, foram utilizados osseguintes critérios:

� Eixo X: Visibilidade Auferida pelo Projeto (VAP);

� Eixo Y: Índice de Aprovação do Projeto (IAP);

� Tamanho da bolha: Custo (CIP);

� Cor da bolha: Categoria;

� Textura da Bolha: Abrangência.


� Pela análise do gráfico, constata-se que o portfólio de LISARB estábalanceado, uma vez que:

� Todos os projetos estão concentrados no canto superior direito, indicando que possuem altograu de visibilidade e alto índice de aprovação pela população;

� O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo);� O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo);

� 06 das 07 categorias de projetos estão contempladas no portfólio;

� Desta forma, nenhuma ação foi necessária no sentido de balancearo portfólio.

Nível de Maturidade

� A partir de pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos,aplicando-se questionário apropriado, foi identificado o seguintegrau de maturidade em LISARB:

Pontuação Nível de Maturidade

69 pontos Nível 2 – Baixa Maturidade em G.P.

Benefícios de um PMO em LISARB

� A implantação de um Escritório de Projetos em LISARB poderátrazer como benefícios:

� Melhorias quanto à performance dos projetos;

� Visibilidade ao andamento dos projetos;

� Antecipação de problemas na execução dos projetos;

Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dos� Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dosprojetos;

� Compartilhamento de linguagem e melhores práticas na área de gerenciamentode projetos;

� Planejamento de capacitação e carreira na área de gerenciamento de projetos;

� Maior previsibilidade de resultados de projetos;

� Melhor alinhamento com a estratégia de negócios.

Hierarquia dos PMOs em LISARB

� Os PMOs de LISARB serão implantados obedecendo a seguintehierarquia:

PMO NÍVEL 3 Min. Planejamento

PMO Estratégico, visando o País como um todo

Foco da Consultoria

PMO NÍVEL 2

PMO NÍVEL 1

Demais MinistériosPMO visando processos e otimização de

recursos em projetos diferentes

Governos EstaduaisPMO visando projetos e programas individuais

Função do PMO

� O PMO em LISARB deve ter a função de Métodos eProcedimentos, uma vez que:

� O país possui baixo grau de maturidade em G.P.;

� Permitirá o desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia deG.P.;G.P.;

� Possibilitará avaliação do uso da metodologia e sua performance;

� Permitirá incorporação de melhores práticas.

Modelo do PMO

� O PMO a ser implantado em LISARB estará baseado no modeloTorre de Controle visto que deve:

� Estabelecer padrões para gerência de projetos;

� Suportar a execução desses padrões;

� Reforçar os padrões definidos;

� Promover melhoria contínua nos mesmos;

� Desempenhar papel de auditoria junto aos outros PMOs.

Etapas de Implementação do PMO

� A implementação do PMO seguirá as seguintes etapas:

Fases Objetivos Principais

I – Diagnóstico Inicial •Analisar estrutura de LISARB;•Estudar nível de maturidade;•Definir foco, função e modelo do PMO.

II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos;II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos;•Definir iniciativas de curto prazo e objetivos de longo prazo

III – Metas de Curto Prazo •Catalogar projetos;•Treinar as equipes;•Elaborar modelos e padrões.

IV – Soluções de Longo Prazo •Gerenciar Recursos;•Implantar Ferramentas;•Gerenciar Portfólio.

V – Manutenção e Aprimoramento •Estabelecer processo de melhoria contínua.

Etapas de Implementação do PMO

� EAP de implantação

Métricas de Sucesso

� Considerando o PMO de Nível 3, as seguintes métricas serãoutilizadas para a aferição de sua performance:

� Quantidade de padrões em G.P. elaborados;

� Quantidade de acessos na base de conhecimento;

� Duração média dos projetos;

� Índice de satisfação da população;

� Quantidade de projetos em execução;

Fatores Críticos de Sucesso

� Os seguintes fatores são de relevada importância para o sucessodo Escritório de Projetos:

� Comprometimento direto do Presidente de LISARB;

� Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia do País;

� Disseminar resultados e lições aprendidas;

� Propor papéis e definir responsabilidades sincronizadas com as habilidadescompatíveis;

� Estabelecer projetos prioritários e metas factíveis;

� Possuir infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados.

F I MF I M

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