Project Office e Nível de MaturidadeGerenciamento de Projeto 16 – Fortaleza

Alunos: André Aquino,Bruna Folha, Hiarlay Araújo, Leonardo Borges,Márcio Bezerra,Ronaldo Lage.

SOBRE A GP3

A GP3 é uma empresa com mais de 30 anos no

mercado, especializada em consultoria na área de

gerenciamento de portfólios e escritório de projetos.

A empresa conta com uma equipe especializada na

implantação e gestão de PMOs, tendo implantado

mais de 15 PMOs em diversos países.

Gerenciamento de Projetos, Portifólios e PMO

Objetivos do Planejamento Estratégico de

LISARB

1. Aliança por um Lisarb mais justo;

2. Política cidadã baseada em princípios e valores;

3. Educação para a sociedade do conhecimento;

4. Economia para uma sociedade sustentável;

5. Proteção social;

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;

7. Cultura e fortalecimento da diversidade;

8. Política externa para o século 21;

9. Combate a corrupção;

1. IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS Baseado nos objetivos estratégicos de Lisarb, foram identificados, através da

técnica de Brainstorm, os 9 projetos apresentados abaixo:

1. Aliança por um Lisarb mais justo Burocracia Zero

2. Política cidadã baseada em princípios e valores Fala Lisarb

3. Educação para a sociedade do conhecimento Educa a cuca

4. Economia para uma sociedade sustentável Sustenta Lisarb

5. Proteção social Sociedade Segura

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos Viva +

7. Cultura e fortalecimento da diversidade Pense +

8. Política externa para o século 21 We are Lisarb

9. Combate a corrupção Operação cueca

2. CLASSIFICAÇÃO

Político Fala Lisarb!Operação CUECA

We Are Lisarb!

Ambiental Sustenta Lisarb Viva + Pense +

Mobilidade Viva +

Sociocultural Viva + Pense +

Educação Educa a Cuca!

JustiçaBurocracia

ZERO!Sociedade

Segura

SegurançaSociedade

Segura

Os projetos foram classificados em sete classes distintas.

3. Avaliação - Critérios Critérios de Avaliação:

Os projetos foram avaliados com base em sete critérios de avaliação:

1. CustoAvaliação dos recursos financeiros necessários para a execução do projeto. Quanto maior o custo menor é a nota do projeto.

2. PrazoAvaliação do tempo para conclusão do projeto. Quanto maior o prazo menor a nota do projeto.

3. ComplexidadeAvaliação da dificuldade de execução do projeto. Quanto mais complexo menor a nota do projeto.

4. Impacto SocialAvaliação do impacto positivo que o projeto provocará na população. Quanto maior o impacto maior a nota do projeto.

5. RiscoAvaliação dos riscos envolvidos na execução do projeto. Quanto maiores os riscos menor a nota do projeto.

6. UrgênciaAvaliação da necessidade de implantação do projeto para a sociedade. Quanto mais urgente maior a nota.

7. AbrangênciaAvaliação da parcela da população que seria atingida com o projeto. Quanto mais abrangente maior a nota.

3. Avaliação - Pesos

Pesos:

Para cada critério de avaliação foi associado um peso no valor de 1 a 5. O peso está relacionadodiretamente à importância do critério para alcançar os objetivos do planejamento estratégico. Assim,quanto mais importante for o critério maior será o peso associado a ele.

CRITÉRIO PESO

1. Custo 1

2. Prazo 4

3. Complexidade 2

4. Impacto 4

5. Risco 3

6. Urgência 5

7. Abrangência 5

3. Avaliação

CRITÉRIOS

P

E

S

O

Burocracia ZERO!

Fala Lisarb Educa a CucaSustenta

LisarbSociedade

SeguraViva + Pense + We Are Lisarb

Operação Cueca

N M N M N M N M N M N M N M N M N M

1.Custo 1 5 5 5 5 5 5 10 10 0 0 5 5 0 0 10 10 5 5

2. Prazo 4 5 20 5 20 10 40 10 40 10 40 10 40 10 40 5 20 5 20

3. Complexidade 2 10 20 5 10 5 10 5 10 5 10 0 0 5 10 10 20 5 10

4. Impacto 4 10 40 10 40 10 40 5 20 10 40 5 20 10 40 5 20 10 40

5. Risco 3 10 30 0 0 0 0 5 15 5 15 10 30 0 0 5 15 0 0

6. Urgência 5 5 25 5 25 5 25 10 50 5 25 10 50 10 50 0 0 5 25

7. Abrangência 5 5 25 10 50 5 25 10 50 10 50 5 25 5 25 5 25 5 25

TOTAL: 165 150 145 195 180 170 165 110 125

4. Seleção

PROJETONOTAFINAL

Burocracia ZERO! 190

Fala Lisarb 150

Educa a Cuca 145

Sustenta Lisarb 195

Sociedade Segura 180

Viva + 195

Pense + 190

We Are Lisarb 110

Operação Cueca 125

Foram selecionados os projetos com nota superior a 150.

5. Priorização

Projeto Abrangência Urgência Prazo Impacto Prioridades

Sustenta Lisarb

10 10 10 5 1

Sociedade Segura

10 5 10 10 2

Pense + 5 10 10 10 3

Viva + 5 10 10 5 4

Burocracia ZERO!

5 5 5 10 5

Para a priorização foram utilizados os seguintes critérios em sequencia: Abrangência, Urgência,Prazo, Impacto, Risco, Complexidade e, por fim, custo.

ObjetivosEstratégicos

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Categorias Político Ambiental Mobilidade Sócio-Cultural Educação Justiça Segurança

6. Balanceamento do Portfólio

1

2

3

4

5

Com o intuito de manter o Portfólio balanceado, em relação aos Objetivos Estratégicos eCategorias, o gráfico abaixo apresenta a distribuição dos 5 projetos em relação à esses grupos. Osprojetos estão apresentados pelos círculos brancos onde o tamanho representa a abrangência e onúmero a prioridade.

7. Iteração Como o balanceamento obtido mostrou que as categorias de projetos Política e Educação não

foram atendidas, os projetos “Pense +” e “Burocracia ZERO” foram substituídos respectivamentepelos projetos “Fala Lisarb” e “Educa a Cuca!”. Com a mudança todos as categorias passaram aser atendidas.

ObjetivosEstratégicos

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Categorias Político Ambiental Mobilidade Sócio-Cultural Educação Justiça Segurança

1

2

4

3

5

8. Nível de Maturidade - Lisarb PESQUISA:

Foi realizado uma pesquisa para identificar o nível atual de maturidade emgerenciamento de projetos de Lisarb. A pesquisa verificou a frequência comque alguns aspectos do Gerenciamento de Projetos eram adotados nosprojetos de Lisarb. Quanto maior a Frequência maior o nível de Maturidade.

RESULTADO:

A pesquisa dividiu a maturidade em cinco níveis, conforme a tabela abaixo. Apontuação obtida por Lisab foi de 69 PONTOS, ficando no NÍVEL 2 deMaturidade.

PONTUAÇÃO NÍVEL

Acima de 160 pontos 5

Entre 121 e 160 pontos 4

Entre 81 e 120 pontos 3

Entre 41 e 80 pontos 2

Entre 10 e 41 pontos 1

Benefícios PMO LisarbDentre as principais vantagens da implementação de um PMO em Lisarbpodemos citar:

Melhoria na performance dos projetos;

Consolidação dos dados, facilitando o acompanhamento dos projetos;

Gerenciamento de Expectativa dos envolvidos;

O gerenciamento adequado da complexidade e volume de projetos;

Antecipar problemas;

Dar visibilidade ao andamento dos projetos;

Centro de Suporte a projetos

Nível HierárquicoO Nível Hierárquico define por qual parte, da Matriz funcional do país, oPMO será implantado. Para Lisarb, foi identificado que, devido ao baixo nívelde maturidade em projetos, o Nível Hierárquico 3 seria o mais adequado.

Nível Hierárquico 3:

Visa atuar nos setores estratégicos, que atingem a organização como umtodo. Dessa forma, a implantação da cultura de gerenciamento de projetospode ser repassada dos setores mais elevados para os setores mais baixo damatriz, garantindo que toda a estrutura do país seja atingida.

Função Adotada Integração com o Negócio

Por se tratar de projetos que possuem além de uma implantação uma manutenção,foi adota a função de Integração com o Negocio, pois se preocupa com a melhoriacontínua do projeto.

Essa função também tem como foco o gerenciamento de portfólio, que para LISARBé de extrema importância, pois para melhorar seu desenvolvimento e PIB, oportfólio deve contemplar todas suas áreas criticas de funcionamento do país.

É importante lembrar que, essa função facilita a tomada de decisão buscando umavisão comum dos projetos e facilitando o acesso à informações relativas aosprojetos.

Modelo AdotadoModelo Torre de Controle (Contol Tower)

Devido a LISARB possuir vários projetos simultâneos, que serãodesenvolvido por diferentes equipes, deve haver uma central que conduzae apoie as equipe fiscalizando a execução do projeto, traçando diretrizes eestabelecendo padrões a serem seguidos para alcançar o objetivo doprojeto.

Esse modelo também favorece que os projetos tenham uma melhoriacontínua, mantendo o padrão de exigência não somente na implantaçãomas, também, na sua execução, através de um papel de auditoria assumidopela central.

Métricas de Sucesso

Qualidade: O Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade,deve ficar acima de 80% dos itens satisfeitos.

RH: O índice de satisfação dos colaboradores deve estar acima de 60%.

Comunicação: A Quantidade de problema, decorrentes de ruídos oufalha de comunicação, deve se manter inferior a 10%.

Custo: Pelo menos 70% dos projetos entregues devem cumprir oorçamento previsto.

Para que seja possível constatar o sucesso da implantação do PMO,algumas métricas foram definidas:

Etapas de Implementação

Preparar o Terreno:

Definir as iniciativas de curto prazo e osobjetivos de longo prazo;

Definir metas e objetivos;

Estudar a organização em relação ao modelode maturidade;

Reuniões com as partes interessadas;

Determinar as funções da equipe;

Preparar a estratégia de comunicação;

FASE I FASE II FASE III FASE IV

Etapas de Implementação

Começar com Metas de Curto Prazo:

Catalogação dos projetos

Suporte para novos projetos

Treinamentos para as equipes de projetos

Identificação e implementação de tecnologias

Estabelecimento de modelos (fluxo detrabalho)

Consolidação de relatórios de indicadores

Elaboração de modelos e padrões

FASE I FASE II FASE III FASE IV

Etapas de Implementação

Caminhar com as soluções de logoprazo:

Desenvolvimento e customização contínuados processos.

Desenvolvimento de um programa fixo detreinamento

Gerenciamento de recursos

Desenvolvimento de relatórios e métricasdetalhadas

Implantação de ferramentas

Criação de planos de carreira para a área degerência de projetos

Gerenciamento estratégico de portfólio

Planejamento de mudanças organizacionais ede transição.

FASE I FASE II FASE III FASE IV

Etapas de Implementação

Manter e Aprimorar:

Nesta fase o escritório de projetos já está

funcionando adequadamente dentro de

modelos e padrões pré-estabelecidos, num

processo de melhoria contínua e alinhado às

estratégias da empresa.

FASE I FASE II FASE III FASE IV

FIM

OBRIGADO!

Gerenciamento de Projetos, Portifólios e PMO