Gerenciamento de Portfólio e PMOEdson Ricardo da SilvaFernando Marcello BorgesIvan GancevLi Jorge Massari de AzevedoTadeu CoraloWilson Cecílio

Maio/2014

São PauloTurma GEEP-034Paulista

A FLETIW – Project Management Consulting é uma empresa de consultoria que auxilia seus clientes no gerenciamento de projetos, programas e portfólios e implementar escritórios de projetos (PMO).

Constituída por profissionais especialistas em gerenciamento de projetos em diversas áreas de negócio.

Empresa

Projeto

Descrição do Projeto:Gerenciamento profissional de portfólios e projetos e implantação de PMO em seu cliente LISARB;

Logo do Projeto:

Implementar um PMO para gerenciar um portfólio de projetos para o país LISARB de maneira a adequar os projetos com os objetivos estratégicos estabelecidos pelo Presidente da Nação.

Objetivo

Aliança por um Lisarb mais justo Política cidadã baseada em princípios e valores Educação para a sociedade do conhecimento Economia para uma sociedade sustentável Proteção Social Qualidade de vida e segurança para todos os

Lisarbeanos Cultura e fortalecimento da diversidade Política externa para o século 21 Combate à corrupção

Objetivo do Planejamento Estratégico

Reforma Tributária Reforma Agrária Reforma Política Moeda Lixo Reforma da Previdência Justiça Ágil Cultura Já Nova Escola Atletas do Futuro Esporte para Todos Drogas Nunca Mais Coleta Total

Carbono Zero Nosso Verde Tribunal da Igualdade Chega de Corrupção Nova Cultura Bolsa Trabalho Constrói Lisarb Universidade do Povo Polícia Nacional Saúde Nota 10 Empresa do Futuro Lisarb 2050

Identificação

Através da técnica de Brainstorming, os seguintes projetos foram identificados de acordo com os objetivos de planejamento estratégico de Lisarb.

Categorização

REFORMAS SOCIAL Reforma Tributária Constrói Lisarb� Reforma Agrária Polícia Nacional Reforma Política Saúde Nota 10 Reforma da Previdência Empresa do Futuro

Lisarb 2050JUSTIÇA Bolsa Trabalho

Justiça Ágil Moeda Lixo Tribunal da Igualdade Coleta Total Chega de Corrupção Drogas Nunca Mais

Carbono Zero

CULTURA E EDUCAÇÃO

MEIO AMBIENTE Água é Vida Nosso Verde

Cultura Já Nova Escola Atletas do Futuro Esporte para Todos Nova Cultura Universidade do Povo

Avaliação

CRITÉRIOS PESO TOTALAvaliação do Governo 30Crescimento PIB 20Crescimento IDH 20VPL 10Tempo de implementação 20

100

0 5 10Avaliação do Governo <= 25% entre >= 75%Crescimento PIB 0% entre 3%Crescimento IDH 0% entre 2%VPL <= 50 mi entre >= 200 miTempo de implementação > 4 anos entre <= 2 anos

NOTASCRITÉRIOS

AVALIAÇÃO X CRITÉRIOS

Os critérios de avaliação foram definidos de acordo com os pontos de maior importância, onde para cada critério, adotamos um peso considerando a importância e notas de avaliação para identificar a importância em cada projeto.

Seleção

Para selecionar os projetos, foram realizados cálculos considerando os pesos de cada critério e as notas da Avaliação X Critério, chegando assim a um valor total em cada projeto identificado.

Foram estipulados notas de corte para que os projetos sejam selecionados e estes estão automaticamente reprovados:

Qualquer critério avaliado em 0 Nota total abaixo de 500

Seleção

CATEGORIASPROJETOS

IDENTIFICADOSAVALIAÇÃO DO

GOVERNOCRESCIMENTO

PIBCRESCIMENTO

IDHVPL

TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO

TOTAL

Reforma Tributária� 10 5 5 10 5 700Reforma Agrária�� 5 0 5 5 0 300Reforma Política� 5 5 0 0 0 250Reforma da Previdência� 10 5 10 5 5 750

Justiça Ágil� 10 5 5 5 5 650Tribunal da Igualdade� 5 5 5 5 0 400Chega de Corrupção� 5 5 5 5 0 400

Cultura Já� 5 5 5 0 5 450Nova Escola� 10 5 5 5 5 650Atletas do Futuro� 10 5 5 5 10 750Esporte para Todos� 5 5 5 0 5 450Nova Cultura� 0 5 0 5 5 250Universidade do Povo� 5 5 5 0 5 450

Carbono Zero� 10 10 5 5 10 850Água é Vida 10 5 10 5 5 750Nosso Verde� 5 5 5 5 0 400

Constrói Lisarb� 5 0 5 5 0 300Polícia Nacional� 5 5 0 5 0 300Saúde Nota 10� 10 0 10 5 0 550Empresa do Futuro� 5 10 0 5 0 400Lisarb 2050� 5 10 5 0 0 450Bolsa Trabalho� 5 0 0 5 10 400Moeda Lixo� 0 5 0 5 0 150Coleta Total� 10 5 5 5 5 650Drogas Nunca Mais� 5 5 10 5 5 600

REFORMAS

JUSTIÇA

CULTURA E EDUCAÇÃO

MEIO AMBIENTE

SOCIAL

Reprovados

Aprovados

Priorização

Com os projetos aprovados identificados, os valores totais foram somados por categoria, priorizando assim os projetos dentro das respectivas categorias.

CATEGORIASPROJETOS

IDENTIFICADOSAVALIAÇÃO DO

GOVERNOCRESCIMENTO

PIBCRESCIMENTO

IDHVPL

TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO

TOTALTOTAL

CATEGORIAPRIORIDADE

Reforma Tributária� 10 5 5 10 5 700Reforma da Previdência� 10 5 10 5 5 750

JUSTIÇA Justiça Ágil� 10 5 5 5 5 650 650 5

Nova Escola� 10 5 5 5 5 650Atletas do Futuro� 10 5 5 5 10 750

Carbono Zero� 10 10 5 5 10 850Água é Vida 10 5 10 5 5 750

Coleta Total� 10 5 5 5 5 650Drogas Nunca Mais� 5 5 10 5 5 600

2

3

1

4

REFORMAS

CULTURA E EDUCAÇÂO

MEIO AMBIENTE

SOCIAL

1450

1400

1600

1250

Balanceamento

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orm

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s

Prioridade 1Prioridade 2Prioridade 3Prioridade 4Prioridade 5

Eixo X: Projeto selecionadoEixo Y: Custo de implementaçãoTamanho da Bolha corresponde ao tempo de implantação do projetoCores determinam a prioridade do projeto

A FLETIW – Project Management Consulting entende que o balanceamento está alinhado com os objetivos estratégicos e que os projetos priorizados devem ser iniciados.

Balanceamento

A FLETIW – Project Management Consulting se reuniu com os stakeholders e sponsor e obteve aprovação para iniciação dos projetos.

Autorização

Classificação do Nível de MaturidadeAcima de 160 pontos.................Nível 5Entre 121 e 160 pontos.............Nível 4Entre 81 e 120 pontos...............Nível 3Entre 41 e 80 pontos.................Nível 2Entre 10 e 41 pontos.................Nível 1

Foi feita uma pesquisa de maturidade com critério específico onde pontuávamos diversos aspectos de gerenciamento de projetos.A empresa chegou ao entendimento que, através da pesquisa, Lisarb atingiu 69 pontos referentes aos critérios adotados.Analisando a tabela abaixo, que indica o nível de maturidade de uma organização, concluímos que o nível de maturidade de Lisarb é:

Nível 2 !Lisarb reconhece a necessidade de processos e metodologias

Nível de Maturidade

Possibilidade de centralizar os esforços e suporte aos projetos

Desenvolvimento efetivo da boas práticas

Vantagem para os GPs, Alta Administração, Clientes e Organização!

Benefícios

Possibilidade de desenvolvimento de carreira como GP

Administração de ferramentas de GP Documentação efetiva dos projetos Notoriedade do desenvolvimento dos projetos Melhoria das expectativas dos Stakeholders

Em função da magnitude que a organização Lisarb representa e a complexidade administrativa e gerencial, entendemos que o nível hierárquico do PMO a ser implantado na Nação precisa atender as necessidades estratégicas e que tenha em vista a organização como um todo, portanto, o nível hierárquico o PMO deve ser:

PMO Nível 3 !

Nível Hierárquico

Devido as características e necessidades de Lisarb, a FLETIW entende que o PMO deve focar seus esforços principalmente em políticas, gerência de portfólios, interfaces funcionais, gerência de clientes e melhoria contínua. Dessa forma, a função do PMO de Lisarb será classificado como:

Integração com o Negócio!Assim, o PMO poderá: Gerenciar conflitos Facilitar a tomada de decisão Ter visão comum dos projetos Influenciar a probabilidade de atingir objetivos Facilitar o acesso a informações dos projetos

Função

Os consultores consideram que é importante tratar o gerenciamento de projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido e que o PMO precisa estabelecer padrões de gerenciamento, suportar sobre a maneira de seguir os padrões, reforçar os padrões definidos e, principalmente, promover a melhoria contínua. Dessa forma, entendemos que o modelo de PMO a ser adotado seja:

Torre de Controle !

Modelo

A Fletiw propõe que algumas métricas sejam adotadas para avaliar o desempenho do PMO, que podem ser genéricas e específicas. A proposta é que sejam avaliados os seguintes parâmetros:

Métricas

Quantidade de Projetos iniciados e concluídos por bimestre Pesquisa de satisfação com os projetos em andamento Tempo, com índice de cumprimento de prazos e duração

média dos projetos Custos, com o índice de cumprimento de custo e percentagem

de projetos entregues com orçamento previsto

Fazer análise de viabilidade

Identificar Sponsor

Identificar Stakeholders

Preparação orçamentária

Plano de comunicação

Obter aprovaçãoSponsor

Estabelecer Nível

Hierárquico

Identificar nível de

maturidade

Estabelecer modelo

Formar equipe de GP

Iniciar um projeto

requisitado

Iniciar as atividade

Etapas de Implementação

FASE I – Definimos os objetivos, estudamos a organização em relação ao modelo de maturidade, fazemos reuniões com os stakeholders, determinamos as funções da equipe e preparamos a estratégia de comunicação.

FASE II – Catalogamos os projetos, suportamos novos projetos, treinamos as equipes de projetos, identificamos e implementamos tecnologias, consolidamos relatórios de indicadores e elaboramos modelos e padrões.

FASE III – Desenvolvemos os processos continuamente, gerenciamos recursos, implementamos ferramentas novas, criamos planos de carreira e fazemos o gerenciamento estratégico de portfólio.

FASE IV – Foco na melhoria contínua.

Fases