PMO em LISARB - GP3 Consulting - GP-10 / For-CE

CONSULTORIA INTELIGENTE ALINHADA AO SEU PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO!

Project Office e Nível de Maturidade Professor: Marco Antonio Coghi Gerenciamentos de Projetos – Turma 10 Fortaleza – Ceará

1. Rodrigo Tavares Marques 4. Carlos Henrique Bastos

2. Márcio Wallace E. Teixeira 5. Francisco Gladson Maranhão e Silva

3. Rebeca Fernandes Silva

1. Diretor Executivo

2. Diretor Marketing

4. Diretor Desenvolvimento

5. Diretor Financeiro

Equipe de Diretores GP3 Consulting.

3. Diretor Comercial

OBETIVO DA CONSULTORIA

Prover projetos alinhados a necessidade da LISARB;

Gerar satisfação e conforto, promovendo qualidade de vida aos cidadãos de LISARB;

Agregar valor através da gestão eficiente dos projetos;

Maximizar os resultados esperados do projeto, superando a expectativa de nossos clientes internos e externos;

1. Aliança por um LISARB mais justo;

2. Política cidadã baseada em princípios e valores;

3. Educação para a sociedade do conhecimento;

4. Economia para uma sociedade sustentável;

5. Proteção social;

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7. Cultura e fortalecimento da diversidade;

8. Política externa para o século 21;

9. Combate a corrupção;

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE LISARB

PROJETOS ALINHADOS AO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Virtualização dos Processos

Mutirão da Justiça

Cidadão Participativo

Biblioteca Itinerante

Vida Verde

Recicle Já!

Vida sem Droga

Transporte Amigo

Nossa Gente

Ficha Limpa

A voz do Povo

Internet Social

Consumo Consciente

Economia Solidária

Ronda Cidadã

Energia Sustentável

Política De Cotas

LISARB Sem Fronteiras

Gestão a Vista

1 2 3

4 5 6

7 8 9

Critérios Peso Avaliação Nota

Avaliação Total

Baixo Médio Alto

Custo 20% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso

Duração 15% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso

Risco 25% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso

Abrangência 10% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso

Aplicabilidade do Projeto

30% 0,0 5,0 10,0 0,0 – 10,0 Nota x Peso

CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS

LEGENDA

Critérios Pertinentes ao Projeto

Critérios de Marketing

AVALIAÇÃO DOS PROJETOS LISARB Critérios Peso Virtualização dos Processos

Mutirão da Justiça

A voz do Povo

Cidadão Participativo

Internet Social

Biblioteca Itinerante

Vida Verde

Consumo Consciente

Recicle Já!

Custo 20%

Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total Nota Total

4 0,8 3 0,6 2 0,4 2 0,4 9 1,8 9 1,8 9 1,8 6 1,2 4 0,8

Duração 15%


7 1,05 8 1,2 5 0,75 5 0,75 7 1,05 6 0,9 9 1,35 6 0,9 5 0,75

Risco 25%


8 2 2 0,5 3 0,75 2 0,5 4 1 2 0,5 5 1,25 7 1,75 4 1

Abrangência 10%


10 1 10 1 10 1 8 0,8 10 1 8 0,8 7 0,7 10 1 7 0,7


30%


10 3 10 3 10 3 8 2,4 10 3 8 2,4 7 2,1 10 3 7 2,1

Critérios Peso Economia Solidária

Ronda Cidadã

Vida sem Droga

Energia Sustentável

Transporte Amigo

Nossa Gente

Política De Cotas

LISARB Sem Fronteiras

Gestão a Vista

Custo 20%


4 0,8 8 1,6 8 1,6 7 1,4 3 0,6 5 1 10 2 9 1,8 10 2

Duração 15%


5 0,75 7 1,05 9 1,35 9 1,35 8 1,2 5 0,75 10 1,5 8 1,2 8 1,2

Risco 25%


4 1 6 1,5 8 2 8 2 2 0,5 7 1,75 8 2 8 2 8 2

Abrangência 10%


10 1 10 1 9 0,9 10 1 10 1 8 0,8 10 1 10 1 10 1


30%


10 3 10 3 10 3 10 3 10 3 7 2,1 8 2,4 10 3 10 3

CRITÉRIO PARA APROVAÇÃO: MENOR CUSTO X MAIOR APLICABILIDADE

0%

10%

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2

0,6 0,4 0,4

1,8 2 1,8

2 0,8 0,8

2 1,6 1,4 0,6

1 2 1,8 2

1,5

1,2

0,75 0,75

1,05 1,5

1,35

1,5

0,75 0,75

1,5 1,35

1,35

1,2 0,75

1,5 1,2 1,2

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0,75 0,5

1

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1,25

2,5

1

1

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2

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2,5 2 2

1

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1

1 0,7 1

0,7

1

1 0,9 1

1

0,8 1

1 1

3

3 3 2,4

3 3 2,1 3

2,1 3

3 3 3

3

2,1 3 3 3

Aplicabilidade ao Projeto

Abrangência Risco Duração Custo

PROJETOS LISARB A SEREM PRIORIZADOS

Os Projetos de LISARB foram classificados quanto sua aplicabilidade através do critérios exposto anteriormente. Os Projetos listados ao lado foram os que obtiveram maior pontuação total e, com maior aplicabilidade ao negócio. A equipe do projeto os listou como sendo de fundamental importância para o desenvolvimento de LISARB. Através da priorização dos projetos foi gerada uma lista final onde será gerada energia para condução dos mesmos conforme alinhamento destes projetos com o plano estratégico de LISARB.

BALANCEAMENTO

O processo de balanceamento foi adotado para organizar os projetos priorizados dentro do portfólio de projetos que LISARB possuí.

Os projetos foram listados em grupos, conforme os objetivos estratégicos listados pela alta liderança de LISARB.

Projeto Parâmetro

Priorização (0,0 - 10,0)

Impacto no Orçamento (0,0 - 10,0)

Objetivo LISARB

Total

Virtualização dos Processos 8 6 1 4,8

Biblioteca Itinerante 9 7 3 6,3

Consumo Consciente 10 7 4 7,0

Ronda Cidadã 10 10 5 10,0

Política de Cotas 8 9 7 7,2

0

2

4

6

8

10

12

5 7 9 11

Nív

el

de

Pri

ori

da

de

Planejamento Estratégico

1

3

4

5

7

INTERAÇÃO COM OS DEMAIS PROCESSOS

Após análise detalhada para seleção priorização dos projetos, foi realizada o balanceamento dos projetos para clarificar para equipe as prioridades e, os projetos que possuem maior valor agregado frente as necessidades do cliente. O balanceamento foi moldado através de um indice de priorização. Com a conclusão desta análise foi levantado um portfólio de projetos. Como os projetos são todos de grande importância, para que nenhum ficasse sem a devida atenção, a equipe foi divida para que cada membro interagisse com um projeto na qual sua formação técnica fosse mais alinhada, dessa forma a equipe técnica do projeto poderia ter um GP que pudesse agregar ainda mais as atividades do projeto.

QUESTIONÁRIO DE MATURIDADE

69

NÍVEL DE MATURIDADE

Pontuação Total: 69

Nível de Maturidade: 2 (Conhecido)

Modelo de Maturidade: MMGP (Modelo de Maturidade em Gerenc. Projetos) Esta técnica possuí 5 níveis e 6 dimensões.

“ A liderança de LISARB possuí conhecimento comum da linguagem de Gerenciamento de Projetos. “

Nível 2:

Há documentação sem padronização para os processo de GP básicos. Há algum apoio para a implementação de GP mas baixo envolvimento/institucionalização. Métricas básicas para Custo, Tempo e performance técnica com correlação informal.

BENEFÍCIOS

Melhor performance no cronograma;

Melhor performance no orçamento;

Consolidação dos dados;

Transferência de conhecimento;

Eliminação de retrabalhos;

Análises de riscos com plano de ação adequado para cada risco levantado

NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO

PMO Nível 3 PMO “estratégico” visando a organização como um todos. Esta consultoria irá focar nos projetos de modo mais estratégico. Transcrevendo a linguagem da alta liderança para a equipe do projeto se certificando de que o projeto esteja sendo conduzindo alinhado as necessidades e expectativa do sponsor do projeto.

3

FOCO DE IMPLEMENTAÇÃO

REPORTING Matriz de reporting direto para o Sponsor e os principais Stakeholders. Focando em garantir que tanto a equipe do projeto esteja alinhada com as informações, mas que principalmente a alta direção e os principais stakeholders estejam alinhados com o andamento dos projetos e estejam sendo indormados dos principais deliverables do projeto.

FUNÇÃO ADOTADA

INTEGRAÇÃO COM O NEGÓCIO Matriz de reporting direto para o Sponsor e os principais Stakeholders. Visão mais estratégica do projeto. Principais características: • Gerência de conflitos; • Facilita tomada de decisão; • Visão comum dos projetos; • Facilitação do fluxo de informações;

MODELO ADOTADA

ESTAÇÃO METEOROLÓGICA (WEATHER STATION) Principais características: • Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento dos projetos; • Definição de parâmetros, freqüência, formato e ferramentas para reporte; • Não exerce influência nos projetos analisados; • Comparação e identificação de melhores práticas; GP’s mais focados e orientados ao negócio (core business) do projeto, orientando a equipe a atividades de maior valor agregado e, interagindo menos com atividades de rotina.

PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

MATRIZ DE RESPONSABILIDADE

Direção Executiva

Direção de Marketing

Direção Comercial

Direção Financeira

Direção de Desenvolvimento

Rodrigo Marques

Wallace Teixeira

Rebeca Fernandes

Gladson Maranhão

Carlos Bastos

Responsável pelo PMO

Implementação das Ações

Gestão de Mudanças e

análise de Risco.

Controlar orçamento dos

projetos assessorados

Definição de Métodos e

Monitoramento

Implementação das Ações do PMO

Criação e Definição dos

procedimentos de criação

Gerenciamento de Contratos e

acordos

Análise de NPV dos projetos

assessorado e payback.

Implementação de Metodologias

Infraestrutura Análise técnica da viabilidade do

projeto

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Diagnóstico Identificação do Sponsor

Infra & Pessoal

Plano de Comunicação

Plano Orçamentário

Obtenção de Recurso Humanos e Financeiros

Piloto

Roll Out (Início da Implementação)

MÉTRICAS DE SUCESSO ADOTADAS

Orçamento: Avaliação do resultado do Planejado x Realizado;

Quantidade de solicitações de mudança de escopo no mês;

Dias de atraso no cronograma. Realizado x Planejado;

Riscos não mapeados;

Custo da não-qualidade;

Análise de valor agregado;

Percentual de desvios de custo em relação a baseline;

Número de reports de não-conformidade;

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Validação Executiva: Alta gerência aprovar e ser parte do projeto, validando ações e apoiando a estratégia traçada pelo PMO. Objetivo alinhado com a estratégia do negócio; Responsabilidades compatíveis com as competências de cada membro do time PMO;

Disseminar resultados e lições aprendidas; Priorização dos projetos a partir de métricas pré-definidas e validas pela alta gerência;

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