Project Office e Nível de Maturidade

Campinas

Gerenciamento de ProjetosTurma 36

A OMP Consulting é uma empresa de consultoriaem gerenciamento profissional de portfólios eprojetos, e ênfase em implantação de PMO.

Dentre os principais benefícios da implantação doEscritório de Projetos estão o alinhamento dagestão dos projetos às estratégias e objetivos daorganização; aumento da taxa de sucesso emprojetos, pela obtenção dos resultados esperados,especialmente em prazo e custo; minimização doimpacto de riscos; definição de um modelo dereferência, metodologia e boas práticas de gestãode projetos; alcançar níveis de maturidade emgerência de projetos.

Tem sólida experiência em implantação de Escritórios de Projetos em órgãos einstituições governamentais, com cases de sucesso em países como Aibmoloc,Aleuzenev, e Aivílob.

Quem somos

Equipe

Debora Lebre Poloni

Debora Zacharias Cypriano

Fábio Bergamini Tangerino

Felipe da Silva Santos

Carlos Fernando Pacheco de Resende

Raquel Grillo Vettori

Apresentar proposta de Gerenciamento de Portfólioalinhado aos objetivos do Planejamento Estratégicos deLisarb e implantação de Escritório de Projeto.

Objetivo

CATEGORIAEducação e Cultura

P1 Educação sem limites

P2 Inova Lisarb

P3 Lisarb sem fronteiras

P4 Lisarb Inteligente

P5 DiversiLisarb

P6 Cultura para Todos

Identificação dos projetose categorização

CATEGORIAPolítica Interna e

Externa

P8 Lisarb para Todos

P9 GlobaLisarb

P10 Lisarb Ouve Você

P11 Corrupção Zero

P12 Agilizarb

P13 Juntos por uma nova Lisarb

P14 Burocracia Zero

CATEGORIAMeio Ambiente P7 Lisarb Mais Verde

CATEGORIASegurança P15 Segurança Já

CATEGORIASaúde e Bem Estar

P16 Infância Feliz

P17 Drogas Não

P18 Valorização da Melhor Idade

Os projetos foram categorizados em cinco eixos estratégicos, alinhados ao Plano de

Governo de Lisarb.

Para avaliação dos projetos foram considerados seis critérios, com pesosproporcionais à importância do critério dentro da estratégia de governo deLisarb. Cada um dos critérios recebeu nota 0, 5 ou 10, conforme tabela:

Avaliação

Critério PesoNota

0 5 10

Retorno Financeiro 10 Acarreta impacto negativo no orçamento pré definido

não acarreta alteração no orçamento

gera algum retorno financeiro, direta ou indiretamente

Nº beneficiários 20≤2% da população

2% < da população<10% ≥10% da população

Prazo 20 ≥4 anos ≤ 2 anos 2< Prazo <4 anos

Risco 15 ≥0.8 0.3< Risco <0.8 ≤0.3IDH(Impacto positivo)

15Projeto que não afeta direta/indiretamente o IDH

projeto que afeta indiretamente o IDH

afeta diretamente o IDH

Nível de Popularidade 20não aumentaria a popularidade do presidente

aumentaria de 0 a 2% o nível de popularidade

aumentaria mais que 2% o nível de popularidade

Para seleção de projetos para integração do portfólio, foramadotados critérios de EXCLUSÃO, conforme tabela:

Esses critérios foram adotados tendo em vista o posicionamentoestratégico adotado pelo Governo de Lisarb, no qual projetos debaixa popularidade e/ou alto risco devem ser desconsiderados.Adotou-se ainda pontuação mínima, entendendo que os projetoscom pontuação inferior não apresentam retorno desejado.

Seleção

Critérios de exclusão

Nível de popularidade = 0

Risco = 0

Total de Pontos < 300

Seleção

Critério PesoP1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Retorno Financeiro 10 0 0 10 100 10 100 10 100 0 0 0 0 0 0 0 0 10 100

Nº beneficiários 20 10 200 5 100 0 0 5 100 10 200 5 100 5 100 10 200 0 0

Prazo 20 5 100 5 100 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200 10 200 5 100

Risco 15 5 75 5 75 10 150 0 0 10 150 5 75 5 75 5 75 0 0

IDH 15 10 150 5 75 5 75 0 0 10 150 5 75 0 0 10 150 0 0

Nível de Popularidade 20 10 200 5 100 0 0 5 100 0 0 5 100 10 200 10 200 5 100

TOTAL DE PONTOS 100 725 550 525 400 600 550 575 825 300

RESULTADO Aprovado Aprovado Rejeitado Rejeitado Rejeitado Aprovado Aprovado Aprovado Rejeitado

Critério PesoP10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Retorno Financeiro 10 0 0 0 0 5 50 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nº beneficiários 20 5 100 10 200 5 100 10 200 10 200 10 200 10 200 5 100 10 200

Prazo 20 5 100 5 100 5 100 10 200 10 200 10 200 10 200 5 100 10 200

Risco 15 5 75 0 0 5 75 5 75 10 150 5 75 5 75 10 150 5 75

IDH 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 150 10 150 10 150 10 150

Nível de Popularidade 20 0 0 10 200 5 100 10 200 0 0 10 200 10 200 0 0 10 200

TOTAL DE PONTOS 100 275 500 425 675 550 825 825 500 825

RESULTADO Rejeitado Rejeitado Aprovado Aprovado Rejeitado Aprovado Aprovado Rejeitado Aprovado

Para priorização foi adotada a pontuação dos projetos aprovados.Como critério de desempate foi adotada a pontuação de prazo,beneficiários e risco, nessa ordem.

Priorização

Priorização Projeto Potuação1 P16 Infância Feliz 825

2 P15 Segurança Já 825

3 P18 Valorização da Melhor Idade 825

4 P8 Lisarb para Todos 825

5 P1 Educação sem limites 725

6 P13 Juntos por uma nova Lisarb 675

7 P7 Lisarb Mais Verde 575

8 P6 Cultura para Todos 550

9 P2 Inova Lisarb 550

10 P11 Corrupção Zero 500

Balanceamento do portfólio

Categorias do Planejamento Estratégico• 1 – Educação e Cultura• 2 – Saúde e Bem Estar• 3 – Política Interna e Externa• 4 – Segurança• 5 – Meio Ambiente

Projetos

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

0 1 2 3 4 5 6

Po

ntu

ação

de

Pri

ori

zaçã

o

Categorias do Planejamento Estratégico

Balanceamento

Segurança Já

Valorização da Melhor Idade

Educação sem limites

Lisarb para Todos

Inova Lisarb

Juntos por uma nova Lisarb

Lisarb Mais Verde

Corrupção Zero

Cultura para Todos

Infância Feliz

Balanceamento do portfólio e interação com demais áreas

Considerando os três pilares do Planejamento Estratégico, EDUCAÇÃO, SAÚDE E POLÍTICA INTERNA E EXTERNA, o portfólio foi considerado Balanceado.Também, na carteira de projetos já existiam mais projetosnas categorias de Educação e Cultura, Política, e Saúde e Bem Estar. Como medida preventiva, será emitido um parecer para osoutros Ministérios solicitando mais propostas de projetospara se ter uma maior quantidade de projetos para se fazer os gerenciamento de Portfólio.

Verificou-se através de pesquisa de maturidade emgerenciamento de projetos, que Lisarb encontra-se no Nível 2.

Empresas nesse nível apresentam conhecimentos básicos emGerenciamento de Projetos, as iniciativas de padronização deprocedimentos são isoladas e restritas, mas percebe-se anecessidade de se efetuar planejamento e controle padronizados.

Nessas empresas, fracassos são recorrentes.

Nível de maturidade

Benefícios

Como benefícios da implantação do PMO podemos citar:• Alinhar a gestão dos projetos às estratégias e objetivos corporativos estratégicos

para obtenção dos resultados esperados;• Potencializar resultados e minimizar incertezas, problemas ou desvios de prazo e

custos nos projetos, consolidando dados e sabendo que realmente está acontecendo;

• Ampliar a visibilidade e controle sobre o portfólio de projetos e programas, auxiliando a tomada de decisões estratégicas;

• Promover um modelo de referência, metodologia e boas práticas de gestão de projetos o que facilitará a transferência de conhecimento;

• Conquistar níveis de maturidade em gerência de projetos;

Com o Escritório de Projetos é possível transformar as estratégias empresariais em ações e obter resultados efetivos com a execução e gestão eficiente dos projetos.

Nível hierárquico adotado

É recomendável adotar o 3º Nível Hierárquico pois asadequações devem começar de cima para baixo, ouseja, no nível estratégico do país, visando a organizaçãocomo um todo.

Foco adotado

O foco adotado trará benefícios para a alta administração de LISARB, ondeum centro de suporte a projetos será criado para a unificação de esforços,com a disseminação de práticas e métodos de gerenciamento de projetos.Além disso, com o nível 3 adotado, as propostas serão mais realistas e osuporte às tomadas de decisões serão realizados.Outros benefícios para este país é que haverá um melhor alinhamento com aestratégia de negócios para a organização como um todo, e com isso ocorreráo aumento do nível de satisfação dos cidadãos com os resultados obtidos.

Função adotada

O função adotada foi “Métodos e Procedimentos”.

Para o caso de Lisarb e baseando-se no nível de maturidade medido, asjustificativas para a escolha dessa função são:

• Ausência de metodologias de gerenciamento de projetos;• Não incorporação de melhores práticas de gerenciamento de projetos;• Deficiência no gerenciamento dos Stakeholders;• Ausência de controle integrado de mudanças;• Deficiência/ausência dos planos de comunicação e reporte;• Ausência do uso de metodologias para avaliação de performance.

Modelo adotado

O modelo adotado foi o “Torre de Controle”.

Esse modelo trará o gerenciamento de projetos como umprocesso de negócio a ser nutrido e protegido. Irá estabelecer ospadrões a serem seguidos, dando suporte e reforçando suamanutenção.O escritório passará todas as instruções necessárias paraalinhamento com o Planejamento Estratégico, minimizando e/ouevitando os riscos.O modelo estará combinado ao modelo Estação Meteorológica noreporte à alta administração em relação ao andamento dosprojetos.

Profissionais envolvidos

• Raquel Grillo Vettori. Função: Gerente do PMO. Local de trabalho: Sede;• Felipe da Silva Santos. Função: Gerente de projetos. Local de trabalho:

Sede; • Débora Lebre Poloni. Função: Analista de Projetos Sênior. Local de

trabalho: Sede;• Carlos Fernando Pacheco de Resende. Função: Engenheiro de Projetos

Sênior. Local de trabalho: Sede;

• Débora Zacharias Cypriano. Função: Analista de Projetos Pleno. Local de trabalho: Filial RJ;

• Fabio Bergamini Tangerino. Função: Analista de Projetos Pleno. Local de trabalho: Filial SP.

Etapas de implementação

Aplicação do questionário de

maturidadeDiagnóstico

Apresentar benefício

Gerenciamento Portfólio

Elaborar proposta

Implementação

IndicadoresFatores críticos

de sucesso

Métricas de sucesso adotadas

De forma a acompanhar os resultados da implantação do PMO assim como o alinhamento dos projetos e programas com os objetivos estratégicos de LISARB, as seguintes KPIs serão monitoradas.

KPIs de Portfolio- Nível de popularidade e aprovação do governo- Índice de desenvolvimento humano- Índice de analfabetismo funcional- Índice de criminalidade- Índice de desemprego- Índice de acesso a energia- Índice de acesso a saneamento basico

Métricas de sucesso adotadas

KPIs de Projetos- Dias em atrasos das entregas- Índices de custos SPI- Número de alterações de escopo- Índices quantitativos de qualidade

Os resultados apresentados por essas KPIs serão utilizados como base para tomada de decisões de projetos e portfolio desenvolvidos pelo PMO para LISARB.

Fatores críticos de sucesso

- Ter um sponsor que trabalhe em parceria, comprometido com o projeto e disponívelpara participar das decisões e remover possíveis obstáculos

- Escopo do trabalho bem definidos e bem compartilhado com toda a equipe.

- Objetivos alinhados com a estratégia do negócio e divulgado para todos os envolvidos, permitindo o engajamento de todos.

- Recursos disponíveis e papéis e responsabilidades da equipe definidos

- Processo de registro e disseminação de lições apreendidas