PMO em LISARB

PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE

Campinas / Turma Proj 36

Apresentação da Oficina do Projeto

� A OFICINA DO PROJETO é uma empresa brasileiraespecializada em gerenciamento profissional de portifólio deprojetos e implementação de PMO (Project Management Office);

� Com atuação no mer-cadodesde 2008, conta comprofissionais expe-rientese multidiscipli-nares paragarantir a melhor soluçãoe de-sempenho paranossos clientes, seja nosetor público ou privado.

O Projeto “PMO em LISARB”

Tatiana Tatiana Tatiana Tatiana SakuyamaSakuyamaSakuyamaSakuyama EQUIPE

Guilherme Guilherme Guilherme Guilherme KristensenKristensenKristensenKristensen

Paula C. FischerPaula C. FischerPaula C. FischerPaula C. Fischer

Georges PeripatoGeorges PeripatoGeorges PeripatoGeorges Peripato

Evelin Evelin Evelin Evelin FagundesFagundesFagundesFagundes

Ives ContarIves ContarIves ContarIves Contar

Objetivo do trabalho

O objetivo do trabalho é auxiliar o governo de LISARB naidentificação de projetos a partir dos objetivos do Planejamentoestratégico, visando o desenvolvimento sustentável, crescimento dopaís e qualidade de vida aos cidadãos.

Após identificados os projetos devem ser categorizados, avaliados,selecionados, priorizados e balanceados, indicando quais dos projetosou programas propostos são mais indicados para implementação.

Objetivos do Planejamento Estratégico

I. Aliança por um Lisarb mais justo;II. Política cidadã baseada em princípios e valores;III. Educação para a sociedade do conhecimento;IV. Economia para uma sociedade sustentável;V. Proteção socialVI. ; Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;VII. Cultura e fortalecimento da diversidade;VIII. Política externa para o século 21;IX. Combate à corrupção;

Identificação dos projetos

Vai e Vem Pegada Verde Debate jovemEducando

para o mundo

MegafoneObservatório

cidadãoDemocracia

globalJustiça ágil

Ratoeira Policial legal Pinte e borde Melhor idade

Workland

A partir dos objetivos do Planejamento estratégico descrito foramidentificados os seguintes projetos:

Categorização

Mobilidade UrbanaConsidera-se essencial a melhoria da mobilidade urbana, a fim dedesonerar as vias públicas, diminuir os níveis de poluição e aumentarsatisfação dos cidadãos.◦ Projeto: Vai eVem

SustentabilidadeVisando o crescimento da economia de maneira sustentável e comqualidade de vida para os cidadãos.◦ Projeto: Pegada verde

Os projetos identificados anteriormente foram categorizados nas áreasdescritas a seguir:

Categorização

EducaçãoProver educação, informação e contribuir para o desenvolvimento davisão critica do jovem na sociedade de LISARB◦ Projetos: Debate jovem / Educando para o mundo

Participação públicaO empoderamento do cidadão contribui para o seu engajamento nasações, reivindicação de direitos e cobrança de medidas públicas.◦ Projetos: Megafone / Observatório cidadão

Política externaConsidera-se importante o estímulo a políticas externas de forma apromover relações internacionais com benefícios mútuos.◦ Projeto: Democracia global

Categorização

SegurançaGarantir a segurança aos cidadãos Lisarbeanos com projetos voltadosà qualificação da força policial e agilidade na justiça◦ Projetos: Justiça Ágil / Ratoeira / Policial Legal

Inclusão socialVisando a inclusão de população marginalizada que corresponde a22,4% da sociedade em LISARB, provendo uma atividade econômica,lazer e assistência aos envolvidos com drogas.◦ Projetos: Pinte e borde / Melhor idade /Workland

Avaliação

◦ Prazo => Quanto menor o prazo de execução, melhor é a pontuação

◦ Custo => Quanto menor o orçamento necessário, melhor é a pontuação

◦ Aceitação => Quanto maior é a aceitação pela população, melhor é a pontuação

◦ Necessidade de Recursos Humanos / Parcerias => Quanto menor é a necessidade de contratar pessoas, melhor é a pontuação

◦ % população atingida => Quanto maior é a porcentagem de pessoas atingidas, melhor é a pontuação

◦ Impacto na solução do problema ou melhoria => Quanto maior é o impacto no problema alvo, melhor é a pontuação

Critérios de avaliação

Avaliação

� Critérios de avaliação e pesos

CRITÉRIO PESO (%)Nota

0,0 5,0 10,0

Prazo 20 ≥4 anos ≤2 anos

Custo 5 ≥R$20M ≤R$1M

Aceitação 30 <25% >50%

Necessidade de Recursos Humanos/Parcerias

5Necessário contratar + parcerias

Necessáriocontratar

Não é necessário contratar

% população atingida 15 ≤25% ≥75%

Impacto na solução do problema ou melhoria

25 ≤20% ≥60%

Avaliação

CRITÉRIOP1 P2 P3 P4 P5

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Prazo 0 0 10 2 10 2 10 2 5 1

Custo 0 0 10 0,5 10 0,5 10 0,5 10 0,5

Aceitação 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5 10 3

Nec. de Rec.Hum /Parcerias

0 0 10 0,5 10 0,5 10 0,5 5 0,25

% população atingida

10 1,5 0 0 0 0 0 0 10 1,5


10 2,5 5 1,25 0 0 0 0 5 1,25

Nota final 7 5,75 4,5 4,5 7,5

Avaliação

CRITÉRIOP6 P7 P8 P9 P10

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Prazo 5 1 10 2 0 0 5 1 10 2

Custo 10 0,5 5 0,25 0 0 5 0,25 5 0,25

Aceitação 10 3 5 1,5 10 3 10 3 10 3


5 0,25 5 0,25 0 0 5 0,25 5 0,25


10 1,5 0 0 10 1,5 10 1,5 5 0,75


5 1,25 0 0 10 2,5 10 2,5 5 1,25

Nota final 7,5 4 7 8,5 7,5

Avaliação

CRITÉRIOP11 P12 P13

Nota Média Nota Média Nota Média

Prazo 10 2 5 1 10 2

Custo 10 0,5 5 0,25 10 0,5

Aceitação 0 0 0 0 0 0


5 0,25 5 0,25 5 0,25


0 0 0 0 0 0


5 1,25 5 1,25 5 1,25

Nota final 4 2,75 4

Seleção

� Os projetos selecionados foram aqueles que atingiram média 7 ou maior na pontuação total.

Projeto Pontuação Total

P1 - Projeto Vai e Vem 7

P2 - Pegada Verde 5,75

P3 - Debate Jovem 4,5

P4 - Educando para o Mundo 4,5

P5 - Megafone 7,5

P6 - Observatório Cidadão 7,5

P7 - Democracia Global 4

P8 - Justiça Ágil 7

P9 - Ratoeira 8,5

P10 - Polícia Legal 7,5

P11 - Melhor Idade 4

P12 - WorkLand 2,75

P13 - Pinte e Borde 4

Priorização

� Projetos Selecionados e priorizados

Projeto Pontuação Total

P9 - Ratoeira 8,5

P5 - Megafone 7,5

P6 - Observatório Cidadão 7,5

P10 - Polícia Legal 7,5

P1 - Projeto Vai e Vem 7

P8 - Justiça Ágil 7

Balanceamento do portfólio

◦ Eixo Y => Objetivos do planejamento estratégico

◦ Eixo X => Categorias

◦ Tamanho => Pontuação total do projeto

◦ Cor => Pontuação no critério “aceitação”

Variáveis selecionadas para o gráfico de bolhas


Aliança por uma Lisarbmais justa

Politica cidadã

Educação para a sociedade

Economia sustentável

Proteção Social

Qualidade de vida

Cultura

Política Externa

Combate à Corrupção

Tamanho = Pontuação Total

Cor = Pontuação de aceitação

Mobilidade Urbana

SustentabilidadeEducação e

CulturaParticipação

PúblicaPolítica Externa Segurança Inclusão Social

P1

P10

P2

P4

P13

P13

P5

P3

P6

P8

P7

P9

P11

P13

P12

P11

Pontuação no critério de aceitação3 Pontos 1,5 Pontos 0 Pontos

Eixo Y -Objetivos do planejamento estratégico

Eixo x -Categoria do projeto

* Todos os projetos


Aliança por uma Lisarbmais justa

Politica cidadã

Educação para a sociedade

Economia sustentável

Proteção Social

Qualidade de vida

Cultura

Política Externa

Combate à Corrupção

Tamanho = Pontuação Total

Cor = Pontuação de aceitação

Mobilidade Urbana

SustentabilidadeEducação e

CulturaParticipação

PúblicaPolítica Externa Segurança Inclusão Social

P1

P10

P5 P6

P8

P9

Pontuação no critério de aceitação3 Pontos 1,5 Pontos 0 Pontos

Eixo Y -Objetivos do planejamento estratégico

Eixo x -Categoria do projeto

* Projetos priorizados


Ações realizadas para balancear o portfólio:

◦ Na primeira rodada de criação do gráfico de balanceamentoobservamos uma grande concentração de projetos na categoria“Participação publica”. Na segunda iteração, alguns projetosdesta categoria tiveram seu escopo alterado para a categoriasustentabilidade;

◦ À categoria “segurança” foi adicionado um projeto que estavaanteriormente no categoria “Política externa”, através daalteração de escopo deste projeto na segunda iteração dográfico de bolhas.

Nível de maturidade

◦ Analisando-se o questionário de pesquisa de maturidade emgerenciamento de projetos pode-se concluir que o PMO Lisarbencontra-se no nível de maturidade 02.

◦ Notam-se investimentos em treinamentos e softwares degerenciamento de projetos e existem algumas iniciativas depadronização dos procedimentos, mas utilizadas de formarestrita. Percebe-se uma necessidade de melhorar apadronização de planejamento e controle.

Nível de maturidade

Aspectos específicos observados no questionário

◦ Há a necessidade de melhorar o controle e planejamento dosprojetos (ferramentas utilizadas em mais de 10% e menos de50% dos projetos: WBS, Project Charter, controle de mudanças,softwares de planejamento, matriz de responsabilidades, reuniõesde acompanhamento documentadas, procedimentos deidentificação de riscos).

◦ De maneira mais significativa (50% das situações) utiliza-se umPlano de Contratações, realiza-se avaliação de fornecedores eocorrem avaliações de desempenho dos GP’s por seussuperiores.

Benefícios

Benefícios identificados com a implantação de PMO

◦ Reduzir custos dos projetos;

◦ Antecipar possíveis problemas;

◦ Definir caminho a trilhar para atingir objetivos estratégicos;

◦ Possibilitar detecção das vulnerabilidades;

◦ Padronizar metodologias e procedimentos, com a possibilidade

de medição de desempenho dos projetos;

◦ Gestão de comunicação dos projetos da empresa;

◦ Maior disponibilidade de informações para tomada de decisões;

◦ Possibilitar melhor gerenciamento de riscos;

◦ Registrar e manter histórico dos projetos anteriores.

Nível hierárquico

Nível hierárquico adotado: PMO Nível 3 “Estratégico”

Visando a organização como um todo, uma vez que o PMO ficou

responsável pela seleção, priorização e autorização de projetos

estratégicos. O PMO trabalhará diretamente para os Ministérios

brasileiros, como por exemplo os da Educação, da Defesa e das

Relações Exteriores nos projetos Polícia Legal, Ratoeira e

Observatório Cidadão, respectivamente. A partir desta visão

‘global’, foi concedida a autoridade máxima sobre programas e

projetos, onde ocorre o gerenciamento otimizado de recursos e

o de infra-estrutura, bem como a definição de políticas e de

metodologias de gerenciamento de projetos.

Foco

Foco adotado:Reporting

Matriz de reporting para os principais stakeholders e sponsor visando

garantir que a equipe do projeto, a alta direção e os principais

stakeholders estejam atualizados em relação à evolução do projeto.

Todas as informações deverão ser encaminhadas de maneira

periódica e sistêmica ao sponsor, aos principais stakeholders e à alta

direção das empresas, a fim de mantê-los sempre alinhados com os

indicadores e com o andamento dos entregáveis dos componentes

do portfólio (projetos e programas).

Função

Função adotada: Integração com o Negócio

A integração com o negócio foi adotada justamente pela

quantidade de projetos nas mais diversas áreas, que necessitam ser

gerenciados de forma coesa, tendo um foco de atuação principal na

gerência de portfólios. Isso irá norterar o plano com uma visão

comum dos projetos perante o portfólio, e na politica, auxiliando

na gerência de conflitos que poderão haver com o cliente final

e/ou a população, em caso de implementação de uma unidade dos

projetos em determinadas regiões da cidade.

Modelo

Modelo adotado: Torre de Controle (ControlTower)

O principal motivo pelo qual o modelo escolhido foi o de torre

de controle, foi pela quantidade de projetos a serem gerenciados

em paralelo. Esse modelo tem suas funções combinadas e

controladas pela estação meteorológica, que estabelece padrões

para a gerência de projetos, oferece suporte, reforça os padrões

definidos e também promove a melhoria continua dos mesmos,

ou seja, desempenha um papel de auditoria, o que é muito

importante, principalmente em se tratando de projetos no setor

público.

Profissionais envolvidos

Profissional Responsabilidades

Diretor do PMO

Gerencia e lidera a equipe do PMO; participadas principais decisões do projeto; apresenta osrelatórios de desempenho para o sponsor doprojeto.

Gerente de Relações Públicas

Responsável por realizar a interface dosprojetos junto aos Ministérios que irãoimplementar cada projeto.

Gerente de Orçamento

Realiza o levantamento dos custos dos projetose analisa as fontes de recursos.

Gerente de RHDefine a necessidade, disponibilidade e realiza acontratação dos recursos humanos.

Profissionais envolvidos

Profissional Responsabilidades

Gerente de Projetos

Realiza a “ponte” entre as equipes de projeto eo Diretor do PMO para definir os projetosprioritários e faz a análise técnica de viabilidadedo projeto; participa do planejamento dosprojetos e conduz e monitora a realização dosmesmos; consolida e apresenta informações dedesempenho e andamento do projeto.

Coordenador de riscos

Atua junto à equipe do projeto para identificaros riscos e desenvolver respostas para mitigá-losou eliminá-los.

Coordenador de documentação

Coordena e estrutura toda a documentação doPMO

Etapas de implementação

Identificação do Sponsor

Diagnóstico das vulnerabilidades

Avaliação do nível de

maturidade

Definição de metas e

objetivos do PMO

Identificação de funções e pessoas

Mapeamento (RH e materiais

necessários)

Elaboração de orçamento

Venda do projeto

Desenvolvimento do modelo de

PMO

Condução do piloto

Partida

Etapas de Implementação

� FASE I: Avaliação

◦ Identificação do sponsor

◦ Diagnóstico das vulnerabilidades

◦ Avaliação do nível de maturidade da empresa

� FASE II: Planejamento

◦ Definição de metas e objetivos do PMO

◦ Identificação de Funções e pessoas

◦ Mapeamento de recursos humanos e materiais

◦ Elaboração do orçamento

� FASE III: Execução

◦ Desenvolvimento do modelo de PMO

◦ Condução do Piloto

◦ Partida

Métricas de sucesso

◦ Tempo: Análise de ciclo de vida de projetos com o PMO em

comparação com projetos anteriores, medindo

melhoria/otimização com o PMO e cumprimento de prazo;

◦ Escopo: Número de projetos que tiveram mudanças de escopo

e, dentro desse quantitativo, economias obtidas pelas boas

práticas de mudança de escopo com justificativas adequadas;

◦ Comunicação e tempo: Avaliação de satisfação dos

participantes do projeto e stakeholders com foco em

comunicação, permitindo a análise de gestão de tempo (em

comparação com os projetos anteriores);


◦ Gestão do conhecimento: economias obtidas pela reutilização

de processos padronizados de gerenciamento em diversos

projetos, considerando nessa medição o número de acessos na

intranet a registros de lições aprendidas;

◦ Pesquisa de satisfação sobre o PMO: verificação de forma

geral sobrea percepção da equipe e stakeholders comparando

com a situação anterior (antes da implementação do PMO).

◦ Gestão de problemas/conflitos: Número de falhas de

projeto antes e depois do PMO, verificando economias obtidas

com a resolução de problemas antes da sua ocorrência;


◦ Custo: análise de porcentagem de projetos entregues com o

orçamento previsto em comparação com período histórico

anterior à implementação do PMO;

◦ Qualidade: análise do índice de conformidade no

gerenciamento da qualidade;

◦ Integração: quantidade de projetos em execução x sucesso do

projeto, analisando o desempenho do PMO.

Fatores críticos de sucesso

◦ Ter apoio da alta administração e sponsor a fim de se conseguir

respaldo durante a implementação do PMO e apoiando suas ações;

◦ Considerar o nível de maturidade de LISARB e trabalhar a partir

deste;

◦ Estabelecer objetivos alinhados com as estratégias de negócios a

fim de obter melhores resultados;

◦ Registrar e disseminar resultados e lições aprendidas aprimorando

a padronização de métodos e utilização de boas práticas;

Fatores críticos de sucesso

◦ Trabalhar com foco, priorizando projetos e propondo metas;

◦ Utilizar um software de gerenciamento de projetos;

◦ Garantir a sustentabilidade e continuidade no processo;

◦ Manter um time com alta competência técnica e capacidade de

comunicação, com responsabilidades e atribuições bem definidas;

◦ GP com alto conhecimento técnico e muita competência em gestão

de pessoas

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