PMO em Lisarb

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Disciplina: Project Office e Nível de Maturidade

ISAN/FGV: GP-20 / São Luis (MA)

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Agenda

1 Quem Somos

2 O Projeto

3 Objetivos

4 Identificação dos Projetos

5 Categotização

6 Avaliação

7 Seleção

8 Priorização

9 Balanceamento

10 Nível de Maturidade

11 Benefícios

12 Nível Hieráquico Adotado

13 Foco Adotado

14 Função Adotada

15 Modelo Adotado

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1 Quem Somos

A Programa.office® é uma consultoria

especializada em gerenciamento de

portfólio, organizando de forma simples e

prática os projetos e sonhos de sua

empresa.

Nosso Time:

Polliany Katriny Fonseca Sousa

Ana Bárbara Ávila Brito Raposo

Rafael Tavares Silva

Hermano Lúcio Raiol Conceição

Darlene Meneses Mendonça

Cláudio Melonio Diniz

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2 O Projeto

O Projeto de PMO em

Lisarb consiste em estruturar toda

O portfólio dos projetos e

programas a serem

implantantados, baseando-se nos

objetivos estratégicos para

reestruturação do país e

satisfação do cliente principal, o

povo Lisarbeano!

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2 O Projeto

O logotipo do projeto:

Fonte estilizada, com estilo futurista, tal

qual o objetivo do projeto.

Símbolo de “Avanço Rápido”

destacado, dando idéia de compressão

do tempo: Fazer muito em pouco

tempo.

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3 Objetivos

• Nosso objetivo fazer o gerenciamento do

portfólio de projetos de Lisarb, para que o

país direcione de forma assertiva seus

investimentos visando atingir seus

objetivos estratégicos.

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4 Identificação dos Projetos

LISARB Sem Fronteiras

E-Cult

VIVA +

Casa

Sustentável

Sua Voz

Eu

Vencedor

SociaLISARB

Tolerância

ZERO

Justiça Agora

Educar

O primeiro passo para o gerenciamento de portfólio é

identificar os projetos possíveis de serem implementados

de acordo com as necessidades surgidas dos objetivos

estratégicos. De forma ilustrativa esses possíveis projetos

estão listados a seguir:

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5 Categorização

Levando em consideração os benefícios estratégicos em comum, os projetos

identificados foram agrupados e categorizados para possíveis formação de

Programas. Desta forma foram criadas 4 categorias para tipo de projeto e 3

categorias para complexibilidade. conforme abaixo:

Meio Ambiente: Programa

que compõe todos os

projetos relacionados ao

desenvolvimento sustentável

e energias renováveis

Educação: Todos os

projetos relacionados à

reestruturação da educação

pública e conscientização da

população foram reunidos

neste programa

Social: Programa para

reestruturação e

modernização das políticas

sociais no país

Política: Programa de

Projetos de política interna e

externa

Complexibilidade Alta Complexibilidade Média Complexibilidade Baixa

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5 Categorização

Meio

Ambiente Educação Social Política

Complex.

Média

Complex.

Alta

Complex.

Baixa

LISARB Sem Fronteiras

E-Cult

VIVA +

Casa

Sustentável

Sua Voz

Eu

Vencedor

SociaLISARB

Tolerância

ZERO

Justiça Agora

Educar

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6 Avaliação

Critérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo para priorizar

os programas listados.

Critério Peso Justificativa

Custo de Implementação 4 O orçamento do governo é restrito, desta forma

o custo deve ser minuciosamente avaliado para

que o máximo de projetos possa ser

implementado com a verba disponível.

População Beneficiada 2 Os benefícios obtidos para população é um dos

principais fatores a serem verificações, medidos

e apresentados ao cliente, no caso o governo.

Prazo de Implementação 2 Por se tratar de um projeto do governo, existem

restrições quanto a projetos com prazos

extremamente longos.

Empregos gerados 1 O nível de complexidade do projeto a ser

implantado implicará diretamente no nível dos

profissionais a serem contratados, bem como

nos prazos e recursos da implementação.

Valor de Reserva de

Contingência (Risco)

1 O nível de maturidade exigido para o projeto

determinará toda a infraestrutura exigida pelo

projeto, bem como se temos condições de

assumi-lo.

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6 Avaliação

Resumo das características dos projetos:

Critério Custo de

Implementação

População

Beneficiada

Prazo de

Implementação

Empregos

gerados

Valor de

Reserva de

Contingência

P1. Viva + 3 bilhões 90 milhões 4,5 anos 7 mil 20%

P2. Casa Sustentável 250 milhões 50 milhões 3 anos 30 mil 5%

P3. Lisarb s/ fronteiras 50 milhões 150 mil 1 ano 200 5%

P4. Eu Vencendor 90 milhões 500 mil 3 anos 5 mil 10%

P5. SociaLISARB 5 bilhões 80 milhões 5 anos 12 mil 20%

P6. Sua Voz 10 milhões 90 milhões 2 anos 5 mil 5%

P7. E-Cult 100 milhões 20 mil 1 ano 500 5%

P8. Tolerância Zero 6 bilhões 50 milhões 1,5 ano 20 mil 15%

P9. Justiça Agora 700 milhões 80 milhões 5 anos 6 mil 10%

P10. Educar 500 milhões 5 milhões 2 anos 5 mil 10%

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6 Avaliação

Nota Custo de

Implementação

População

Beneficiada

Prazo de

Implementação

Empregos

gerados

Valor de

Reserva de

Contingência

0 > 1 bilhão < 500mil >4 anos < 5 mil >15%

5 <1bi >100mi <50mi

>500mil

<4 anos

>2anos

>5mil

<10mil

<15%

>10%

10 < 100 mi > 50mi <2 anos >10mil <10%

• Para avaliação também foi estipulada uma nota técnica foi dada a cada

projeto pelos integrantes do escritório de projetos (0, 5 ou 10) de acordo

com as características abaixo:

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7 Seleção

Para seleção dos programas, além do peso informado durante o processo de

avaliação, uma nota técnica foi dada a cada projeto pelos integrantes do

escritório de projetos (0, 5 ou 10). Esta nota técnica foi multiplicada pelo

peso, obtendo assim os valores para cada critério. Estes valores parciais

foram somados obtendo a nota final de cada projeto.

Critérios Peso

P1 P2 P3

P4

P5

NT M NT M NT M NT M NT M

Custo de

Implementação 4 0 0 5 20 10 40 10 40 0 0

População

Beneficiada 2 10 20 5 10 0 0 0 0 10 20

Prazo de

Implementação 2 0 0 5 10 10 20 5 10 0 0

Empregos

gerados 1 10 10 10 10 0 0 5 5 10 10

Valor de Reserva

de Contingência 1 0 0 10 10 10 10 5 5 0 0

Nota Final 10 30 60 70 60 30

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7 Seleção

Continuação.

Critérios Peso

P6 P7 P8

P9

P10

NT M NT M NT M NT M NT M

Custo de

Implementação 4 10 40 10 40 0 0 5 20 5 20

População

Beneficiada 2 10 20 0 0 5 10 10 20 5 10

Prazo de

Implementação 2 5 10 10 20 10 20 0 0 5 10

Empregos

gerados 1 5 5 0 0 10 10 10 10 5 5

Valor de Reserva

de Contingência 1 10 10 10 10 0 0 5 5 5 5

Nota Final 10 85 70 40 55 50

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8 Priorização

Os programas foram elencados de acordo com a ordem de prioridade para

execução. Foram eleitos os projetos com nota acima de 50 para verificação

de balanceamento.

. Programa Nota

P6. Sua Voz 85

P3. Lisarb Sem Fronteiras 70

P7. E-Cult 70

P2. Casa Sustentável 60

P4. Eu Vencendor 60

P9. Justiça Agora 55

P10. Educar 50

P8. Tolerância Zero 40

P1. Viva + 30

P5. SociaLISARB 30

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9 Balanceamento

Nesta representação, tipo gráfico de bolhas, podemos ter uma visualização de como estão situados os projetos do

portfólio, numa forma mais clara que auxilia a decisão do Sponsor e/ou Gerente de Projetos, a direcionar seus

esforços, afim de atender suas expectativas com maior assertividade.

Meio


Complex.

Média

Complex.

Alta

Complex.

Baixa

Nível de Investimento

Baixo

Médio

Alto

OBJETIVOS REQUERIDOS:

1) Justiça;

2) Política cidadã;

3) Educação;

4) Economia;

5) Prot. Social;

6) Qualidade de vida;

7) Cultura/Diversidade;

8) Política Externa;

9) Combate à Corrupção.

Legenda:

p6

p3

p7

p2

p9

3

6

2

4

6

9

3

6

7

3

4

7

8

3

6

7

1

5

6

p4

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9 Balanceamento

Os programas foram repriorizados de forma a melhorar o balanceamento,

pois como vimos, os mesmos estão desbalanceados

.

Programa Nota

P6. Sua Voz 85

P3. Lisarb Sem Fronteiras 70

P7. E-Cult 70

P2. Casa Sustentável 60

P4. Eu Vencendor 60

P9. Justiça Agora 55

P10. Educar 50

P8. Tolerância Zero 40

P1. Viva + 30

P5. SociaLISARB 30

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9 Balanceamento

Com este balanceamento podemos observar as seguintes modificações:

1) Os programas atendem melhor os objetivos estratégicos

2) Existem programas de baixo custo e baixa complexidade

3) Existem programas de médio custo e média complexidade

Meio


Complex.

Média

Complex.

Alta

Complex.

Baixa

Nível de Investimento

Baixo

Médio

Alto

OBJETIVOS REQUERIDOS:

1) Justiça;

2) Política cidadã;

3) Educação;

4) Economia;

5) Prot. Social;

6) Qualidade de vida;

7) Cultura/Diversidade;

8) Política Externa;

9) Combate à Corrupção.

p3

p2 p10

p8

p4

3

4

6 3

5

6

7

3

5

6

7

1

2

5

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9

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8

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2

4

6

9

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10 Nível de Maturidade

Para a determinação do nível de maturidade em que se encontra LISARB, foi utilizado

um questionário, composto de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de

pontuação:

0 -> Questão sem marcação (não aplicável)

1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos)

2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos)

3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)

4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos

projetos)

5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)

De acordo com o sistema de classificação abaixo:

• Acima de 160 pontos: Nível 5

• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4




Após responder o questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 69

pontos.

Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 2 de maturidade.

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11 Benefícios

Para garantirmos o sucesso dos resultados em LISARB, necessitaremos das aplicações das melhores práticas, para que LISARB alcance a melhoria em

seus valores.

Assim, as melhores práticas propostas são de fato uma coleção de técnicas e abordagens geralmente percebidas como benéficas dentro do contexto que

visa a evolução e o crescimento de um país totalmente novo dotado de uma mentalidade e principalmente cultura diferente de tudo já empregado.

O PMO consegue combinar o conceito dessas práticas com a engenharia de

valores passando a construir a abordagem VIP (Value Improvement Practice), ou seja Práticas de Valor Agregado aos Projetos, sendo denominada na lógica

de processos como Melhoria Contínua.

LISARB surgirá com um conceito de país totalmente sustentável com projetos de melhoria de valor e melhoria contínua, permitindo assim que a organização

colha os resultados (valor agregado) durante as fases de construção. .

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11 Benefícios

O PMO também é responsável por:

Reduzir o ciclo de vida dos projetos

Facilitar a escolha dos conjuntos de projetos a serem trabalhados pela

organização

Desenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de

projetos

Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetos

Oferecer e disponibilizar ferramentas de gestão de projetos

Desenvolver e manter uma central de suporte aos projetos

Oferecer suporte e informações facilitando o trabalho do conselho de

gestão

Selecionar projetos prioritários do portfólio

Desenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetos

Elaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos

Recrutamento e seleção garantindo as habilidades necessárias para a

equipe

Treinamento e certificação viabilizando o desenvolvimento das habilidades

Recomendação de promoção e participação nos projetos da organização

Gerenciar e armazenar dados selecionando a ferramenta de

armazenamento e o sistema de recuperação de dados dos projetos.

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12 Nível Hierárquico Adotado

Pela alta complexidade e grandeza nos detalhes do Projeto Lisarb o PMO

mais adequado a função, é o PMO nível 3 “estratégico” que visa a organização

como um todo, atuando diretamente nas áreas de TI, Operações e Finanças

com grau de maturidade mais elevado.

Prioriza a otimização na execução de projetos com base na larga experiência

e também nos conhecimentos e atitudes pessoais (disciplina , liderança e etc).

O nível de sucesso é próximo de 100% e a organização tem alta confiança em

seus profissionais, aceitando desafios de alto risco.

PMO nível 3 também trabalha o planejamento estratégico para Lisarb como

um processo contínuo (benchmarking).Registra lições aprendidas e transfere

conhecimento adquirido para projetos futuro.

.

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13 Foco Adotado

Foco em Gestão que visa processos e otimização de recursos em projetos

diferentes. Com foco na gestão dos riscos , processos e metodologia,

otimização de recursos e melhoria continua.

A Programa Office acredita que o grande sucesso desta implementação será

no benefício refletido no governo e população de Lisarb.

.

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14 Função Adotada

O foco adotado foi: Gerência Técnica.

A Programa Office acredita que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb é um

grande desafio a ser trabalhado de médio a longo prazo.

A integração com a máquina pública e a população em geral demandará uma

forte atuação em processos e metodologias de comunicação buscando a

transparência e credibilidade da população no governo do país justificado pelo

nível de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB, que tem

necessidade de uma base de conhecimento de projetos e profissionais com

expertise técnica para aconselhar e reforçar as boas práticas de

gerenciamento de projetos.

.

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14 Modelo Adotado

O modelo sugerido é o “Torres de Controle”.

Este modelo permitirá gerenciar os processos e metodologia. Também será

possível ter uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto,

sistemas definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na

melhoria continua de processos e recursos. Esse modelo é adequado para

empresa com o nível de maturidade de Lisarb.

.

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15 Corpo de Profissionais

Considerando o modelo de gestão que será adotado pelo PMO a ser

implantado em LISARB. Este deverá ser composto por:

• 1 diretor do escritório,

• 4 Gerentes de Projetos (GP) sendo um para o acompanhamento de cada

programa,

• 1 Gerente de Planejamento e Controle (PC) responsável pela consolidação

dos avanços físico e financeiro dos projetos,

• 1 Gerente de Integração e Gestão (IG) responsável pela uniformização das

metodologias e processos a serem implantados em cada projeto.

.

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15 Etapas da Implementação

1. Escolha do tipo de PMO (Definição do Nível e Modelo);

2. Obter Suporte – Sponsor (Aprovação do Projeto pelo Governo de

LISARB)

3. Criar Infraestrutura (escritórios, hardware, software, interconectividade,

metodologias, procedimentos e montagem da equipe)

4. Monitorar e Doutrinar Envolvidos

5. Estabelecer projeto piloto

6. Entrar em Operação

7. Feedback e melhoria contínua

.

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16 Métricas Utilizadas

As métricas adotadas serão definidas em reunião do Gerente de Planejamento

e Controle com cada Gerente de Projeto específico, já que os projetos

são distintos e deverão ter sua forma de medição específica.

Dentre os indicadores utilizados podemos citar:

1. Análise de Valor Agregado;

2. Gráficos de acompanhamento físico-financeiro (curva “S”);

3. Marcos atingidos;

4. Índice de Satisfação da População.

.

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17 Fatores Críticos de Sucesso

Para garantir o sucesso dos projetos é imprescindível que:

1. O Sponsor esteja envolvido com o acompanhamento dos resultados;

2. Os Gerentes de Projetos estejam com seus projetos alinhados com a

estratégia do PMO;

3. Que haja comunicação clara e concisa dos resultados e lições

aprendidas;

4. Todos os recursos solicitados pelos gerentes de Projetos sejam

disponibilizados no prazo pré-estabelecido (Histograma de recursos);

5. Disseminação da Matriz de responsabilidades com todos os envolvidos,

com feedback para confirmar o entendimento;

6. Sejam traçadas métricas quantitativas, de fácil acompanhamento.

.

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FIM

PMO em Lisarb

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