Implementação de PMO em LISARB - 4P Consultoria

IMPLEMENTAÇÃO DE PMO EM LISARBFGV – MBA Gerenciamento de Projetos

TURMA GPR06 – PASSO FUNDO – RS

EQUIPE 4PCONSULTORIA

A EMPRESA A 4P Consultoria é uma empresa com ampla experiência na

implantação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos, tendo participado de projetos em organizações públicas e privadas das mais diversas áreas, desde pequeno a grande porte.

Formada por profissionais com carreiras sólidas e com grande vivência no Gerenciamento de Projetos nas maiores organizações do pais, que conhecem na prática os problemas reais que as organizações enfrentam diariamente.

Nossa meta é ajudar no desenvolvimento do pais criando processos e implementando metodologias que tragam maior eficiência e eficácia para o gerenciamento de projetos nas organizações brasileiras.

EQUIPE 4PNome Email

Pedro Henrique Sebben [email protected]

Rodrigo de Lara [email protected]

Fábio Junior Triches [email protected]

Jean Dalla Libera [email protected]

NÍVEL DE MATURIDADE ATUAL

Para iniciar o projeto de implementação, foi feita uma avaliação para identificar qual o nível de maturidade atual de LISARB.

Foram definidas 40 questões relacionadas com boas práticas de Gerenciamento de Projetos, tendo cada uma alternativas de 1 a 5, definindo qual é a aplicação nos projetos de LISARB:

1 –Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos)

2 –Ás vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos)

3 – 50% (aplicável para 50% dos projetos)

4 –A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos)

5 – Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)

NÍVEL DE MATURIDADE ATUAL

Para classificar o nível de maturidade, com base na soma das alternativas respondidas, foi utilizado o seguinte ranking:

Pontuação Nível

Acima de 160 pontos Nível 5

Entre 121 e 160 pontos Nível 4




NÍVEL DE MATURIDADE ATUAL -RESULTADO

Com base no questionário respondido, a pontuação obtida por LISARB foi de 69 pontos, o que indica que conforme os critérios definidos, seu estágio de maturidade é o Nível 2.

Sendo mais objetivo, foi possível identificar que é muito baixa a utilização de boas práticas e técnicas de Gerenciamento de Projetos em LISARB.

BENEFÍCIOS DA IMPLEMENTAÇÃO DO PMO

Melhora no envolvimento das pessoas nas práticas de Gerenciamento de Projetos.

Melhora na relação entre Projetos x Objetivos Estratégicos.

Diminuição de custos através do ganho de eficiência nos projetos.

Dar um suporte a Gerentes e ajudar a melhorar seu nível de assertividade.

Diminuição da vulnerabilidade de LISARB.

Antecipação de riscos e desenvolvimento de ações para mitigá-los.

Melhora no relacionamento com Stakeholders e no seu grau de satisfação.

Disseminação e base de conhecimentos.

HIERARQUIA

Com base no nível de maturidade atual de LISARB, foi definido que primeiramente será implementado um PMO de Hierarquia 1.

Entende-se que devido a baixa maturidade, é necessário iniciar a implantação pelo nível mais baixo possível, para que aos poucos essa cultura seja criada e disseminada dentro de LISARB, atingindo assim níveis mais altos e a organização como um todo a médio prazo.

FUNÇÃO A implementação do PMO em LISARB, será baseada

principalmente na função de Métodos e Procedimentos, isso devido a sua baixa utilização de boas práticas de Gerenciamento de Projetos e quase inexistência de uma cultura que tenha metodologias e processos definidos, sendo voltada para:

Processos de Ciclo de Vida

Incorporação de melhores práticas

Metodologias

Comunicação e Reporte

Gerência de Stakeholders

Gerência de Mudanças

MODELO

Será implementado inicialmente o modelo Torre de Controle, levando em consideração que LISARB não possui definidos procedimentos formais de Gerenciamento de Projetos, este modelo vai auxiliar nessas definições e também servir como auditor de sua execução.

Com esse modelo, o Gerenciamento de Projetos será tratado como um processo de negócio, sendo protegido e nutrido constantemente.

ARQUITETURA DOS FUTUROS PMO´S P

REM

TC P

REM

TC

PR

EM

TC

PR

EM

TC

PR

EM

TC

TC

MÉTRICAS

Para acompanhar e medir qual a real performance do PMO serão utilizadas as seguinte métricas:

Índice de cumprimento de prazos

Índice de mudanças de escopo

Índice de cumprimento de custos

Quantidade de riscos definidos e respondidos

Índice de conformidade de entregas

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS LISARB –Objetivos do Planejamento Estratégico

OE1 –Aliança por um LISARB mais justo

OE2 – Política cidadã baseada em princípios e valores

OE3 – Educação para a sociedade do conhecimento

OE4 – Economia para uma sociedade sustentável

OE5 – Proteção social

OE6 –Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

OE7 –Cultura e fortalecimento da diversidade

OE8 – Politica externa para o século 21

OE9 –Combate a corrupção

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO PMO LISARB

Gerenciamento

Abertura

Planejamento

Execução

Controle

Monitoramento

Preparação

Estudo Organizacional

Definição de Metas

Reuniões Iniciais

Definições

Hierarquia

Funções

Modelo

Métricas

Critérios de Sucesso

Nivelamento

Coleta de Conhecimentos

Mapear Funções

Treinamento

Metodologia

Procedimentos

Modelos e Padrões

Relatórios

Templates de Documentos

Implantação Piloto

Catalogação de Projetos

Seleção de Projetos

Implantação de Metodologia

Base de Conhecimento

Implantação Geral

Melhoria Contínua

Gerenciar Recursos

Detalhamento de Relatórios

Gerenciamento Estratégico

Encerramento

Lições Aprendidas

Indicadores de Sucesso

Relatório Final

Encerramento do Projeto

IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS

Emoci Festival Cultural Ocupa-Se

Vizinho Amigo Punição Já Facilita

Sustentabilidade Premiada

Cidade Inteligente

ConstruEscola

Estaciona Protege

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS SOCIAL

Emoci

Festival Cultural

Ocupa-se

POLITICA

Vizinho Amigo

Punição Já

Facilita

SUSTENTABILIDADE

Sustentabilidade Premiada

Cidade Inteligente

INFRAESTRUTURA

ConstruEscola

Estaciona

Protege

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

Critério PesoLegenda para Notas

0 5 10

Prazo de Retorno 20 Maior que 2 anos Entre 1 e 2 anos Menor que 1 ano

Valor do Projeto 15 Maior que 50 Milhões

Entre 20 e 50 Milhões

Menor que 20milhões

Urgência 30 Urgência baixa Urgência média Urgência alta

Abrangência 25 Menos de 30% da população

Entre 30% e 80% da população

Mais que 80% da população

Facilidade de Implantação 10 Difícil Médio Fácil

SELEÇÃO DOS PROJETOS

Critério

Emoci Festival Cultural Ocupa-se Vizinho Amigo Punição Já Facilita

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Prazo de Retorno

5 100 10 200 5 100 0 0 10 200 0 0

Valor do Projeto 5 75 5 75 5 75 10 150 10 150 5 75

Urgência 10 300 0 0 10 300 0 0 10 300 10 300

Abrangência 10 250 10 250 5 125 0 0 10 250 10 250

Facilidade de Implantação

0 0 10 100 5 50 0 0 5 50 0 0

Total 725 625 650 150 950 625

SELEÇÃO DOS PROJETOS

Critério

SustentabilidadePremiada

Cidade Inteligente ConstruEscola Estaciona Protege

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Prazo de Retorno

10 200 0 0 5 100 0 0 5 100

Valor do Projeto 5 75 5 75 0 0 5 75 0 0

Urgência 10 300 5 150 10 300 5 150 10 300

Abrangência 10 250 0 0 10 250 10 250 10 250

Facilidade de Implantação

0 0 0 0 5 50 0 0 0 0

Total 825 225 700 475 650

PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS

Projeto Média Prioridade

Punição Já 950 P1

Sustentabilidade Premiada 825 P2

Emoci 725 P3

ConstruEscola 700 P4

Ocupa-se 650 P5

Protege 650 P6

Facilita 625 P7

Festival Cultural 625 P8

Estaciona 475 P9

Cidade Inteligente 225 P10

Vizinho Amigo 150 P11

BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO

No gráfico ao lado, é possível é possível perceber que foram atingidos todos os objetivos estratégicos de LISARB.

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