MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE DEPARTAMENTO PESSOAL10OS

Claudio Nasajon

Uma das operações mais críticas de uma empresa é o processo de Departamento Pessoal. O desafi o que estes profi ssionais enfrentam requer competências como fl uidez nos procedimentos, fl exibilidade e efi ciência. Afi nal, é este o departamento responsável por entregar na mão de cada funcionário a recompensa pelo mês inteiro de trabalho. E essa simples função pode impactar diretamente na motivação das equipes, confi ança na empresa e, acima de tudo, produtividade.

MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE DEPARTAMENTO PESSOAL10OS

Seja um profissional extraordinário

De acordo com uma pesquisa, os processos para

pagamento realizados pelo DP tomam, em média, 35%

do tempo de trabalho da área. E, hoje em dia, com

cenários cada vez mais complexos, o ideal é investir mais

tempo na estratégia, e não, na operação.

Por isso, nós elencamos 10 mandamentos que todo o

DP deve seguir para alcançar maiores resultados com

profissionais simplesmente extraordinários.

Por favor, antes de tudo, organize-se!

1.A quantidade de informações e números que um Departamento

Pessoal lida diariamente é muito vasto e inclui centenas de dados

essenciais para a empresa. Além disso, ainda há a necessidade de

o profi ssional se ajustar à realidade de cada empresa, que pode

variar de acordo com políticas, regras e cultura.

Dessa forma, ser organizado é o primeiro passo para ser

efi ciente. Isso quer dizer alinhar processos e classifi car

demandas como diárias, semanais, mensais e semestrais. É

importante ressaltar que nessas horas, um sistema pode ser a

chave para alcançar um resultado efi caz, mas isso não exclui a

necessidade de se organizar.

Prevenir antes de remediar

Foi constatado que 14% das causas de retrabalho estão

ligadas à perda de informações.

Por isso, guardar históricos pode signifi car salvação para

o Departamento Pessoal. Ou seja, todos os processos

burocráticos, documentos e acontecimentos precisam ser

armazenados, antecipando necessidades. Mas, não adianta

registrar essas informações sem uma ordem lógica, que

facilite a localização. Crie categorias, elenque em ordem

alfabética, organize por data e qualquer outro fi ltro que faça

sentido na sua rotina.

O único cuidado é deixar claro para toda a equipe como estão

organizadas as informações, além de criar um padrão para

manuseá-las. Assim, o histórico se torna fácil, poupa tempo e

dura para sempre.

2.

Profissionais mais valiosos = profissionais mais atualizados

Os profi ssionais de DP estão acostumados com leis e regras para

desenvolver suas atividades. Porém, o mundo está em constante

mudança… e o governo brasileiro também!

Para acompanhar as atualizações de impostos e legislações, é

fundamental estar em contato com ferramentas de atualização –

cursos, palestras, fóruns. A melhor forma é adotar um sistema com

atualizações em tempo real, que permita a adequação automática

dos seus processos aos do governo. Mas isso não elimina a

importância de um profi ssional de DP com conhecimento atualizado.

Ele é capaz de transmitir a confi ança que a empresa precisa na hora

de tomar decisões ou estabelecer processos. Que tal se transformar

em uma referência nos processos legais da Folha de Pagamento?

Por que não sair na frente com todas as informações sobre a

implantação do eSocial?

Investir na sua própria capacitação, como profi ssional de DP, é uma

forma certeira de se destacar e agregar valor à sua posição dentro

da empresa. Mas, claro, não deixe de multiplicar o seu conhecimento

entre sua equipe. Ela também é a chave para o seu sucesso.

3.

Olha a comunicação, hein!

4.Não adianta “ser bom” naquilo que você faz. Se você não

souber se comunicar com clareza, não estará aproveitando

toda a sua capacidade.

Leia isso 100 vezes: é essencial que um profi ssional de DP

transmita para a empresa, de forma efi ciente, suas demandas

e seus processos.

É muito comum que o DP seja consumido por uma rotina

muito específi ca e se torne relevante apenas para corrigir ou

alertar funcionários. Mas uma das áreas principais de uma

empresa não pode se limitar a isso! Redija e divulgue seus

procedimentos. Envie lembretes sobre seus prazos. Atualize

seus pares sobre realizações. Quanto mais você aproximar

sua rotina das outras áreas, mais conhecidos vão fi car seus

processos e mais pessoas conseguirão segui-los.

Trabalhe com as melhores ferramentas

5.Para ser um bom profi ssional, você precisa conhecer as

melhores ferramentas que o mercado oferece para auxiliar

na administração dos processos.

O primeiro passo para isso é estar atualizado com tendências

e inovações, lançadas a todo momento e capazes de

multiplicar resultados. Depois, identifi que as soluções que

melhor se adequem à necessidade da sua área. Também é

essencial buscar referências. Hoje em dia, uma rápida busca

na internet traz opiniões de usuários, sejam elas positivas

ou negativas.

Por exemplo, ao escolher um sistema, busque informações

sobra a velocidade que ele suporta, o atendimento de suporte

oferecido, valores e funcionalidades. Estes são indicadores

que, quando considerados, aumentam as chances de escolher

o produto ideal.

Garanta sua performance com auditorias

6.Implantar auditorias periódicas é uma forma de obter controle

da qualidade do DP e detectar gargalos. Então, é indicado

desenhar um fl uxograma para auditorias da equipe, dos

procedimentos e, inclusive, da opinião de clientes externos.

Quanto mais detalhado for o seu fl uxo – ou seja, separado por

fases, prazos e resultados que precisam ser medidos, mais fácil

de adiantar contratempos, detectar erros, promover mudanças

e, acima de tudo, registrar os resultados positivos da área.

Uma auditoria é capaz de investigar causas e identifi car fontes

de erros, por exemplo, e criar oportunidades de melhorar

performances de forma efi caz, assertiva e rápida.

Transparência e ética precisam estar no sangue!

7.Talvez, um grande diferencial do perfi l de um profi ssional de

Departamento Pessoal seja a transparência e a ética. Isso

porque é este profi ssional que detém uma enorme quantidade

de informação confi dencial. Toda a área de DP precisa ter

no DNA o compromisso com os dados da empresa e dos

funcionários. Mas isso não é novidade, não é mesmo? O fato é

que a melhor forma de transmitir este compromisso é adotar

uma postura absolutamente ética e transparente. Ou seja, as

informações confi denciais precisam ser guardadas, enquanto

as informações que impactam diretamente os funcionários,

precisam ser comunicadas com 100% de transparência.

O vazamento de algum dado ou a omissão de outro, pode

causar mal entendidos que colocam em pauta o rendimento e

a confi ança da área.

Crie uma missão, visão e valores da sua área. Proponha

imprimir em um quadro e pendurar em uma das paredes.

Divulgar esse tipo de conduta nunca é demais.

Negocie com fornecedores

8.O Departamento Pessoal, em geral, centraliza a gestão de

diversos fornecedores, como vales –refeição, seguros e outros

benefícios que variam de empresa para empresa.

Muitas vezes, estes fornecedores são contratados e

permanecem atendendo à empresa por um longo tempo.

Se alguma política – seja do fornecedor ou da empresa, não

mudar, é capaz de os contratos durarem para todo o sempre.

Obviamente, existe um ponto positivo nisso que é a

construção de um relacionamento de confi ança e fl exibilidade

com estes fornecedores – o que quebra um galho! Mas há um

fator que pode ser bastante negativo...

Não abrir uma concorrência periódica para fornecedores,

acaba deixando a empresa sem referência quanto a preços

praticados e soluções oferecidas. O DP, como área estratégica,

deve ser o gerenciador destes serviços para otimizar os

investimentos e detectar oportunidades.

Excelência nas entregas

9.Que tal obter excelência em todas as suas entregas? Melhor que

isso... que tal ofi cializar esta excelência para toda a empresa?

Os complexos processos do Departamento Pessoal, muitas

vezes, passam despercebidos pelo seu cliente interno.

Assim, para ressaltar seu atendimento em termos de prazo,

qualidade e efi ciência, é importante implantar uma pesquisa

pós-solicitação. Por exemplo, você pode enviar um e-mail

pedindo uma nota em relação a estes quesitos e calcular uma

média da satisfação da empresa em relação ao seu trabalho.

Além deste número poder ser um indicador estratégico para a

empresa, o canal pode ser uma abertura para os funcionários

demonstrarem suas opiniões.

Reconheça seu valor

10.Por fi m, mantenha sempre em mente o pilar que você

representa para a empresa e se aproprie deste lugar. Afi nal, os

profi ssionais de DP são desafi ados diariamente por complexos

processos, que impactam diretamente em dois fatores mais do

que estratégicos para uma empresa: estar em dia com as leis e

manter os funcionários motivados.

Portanto, mantenha o olhar além das paredes do seu setor.

Embora o DP reporte ao RH ou ao Financeiro, este é o

departamento de interseção entre todos os outros, desde

sempre e em qualquer lugar do mundo!!!

Cuidado para não se limitar às operações e às rotinas do adia a

dia e acabar se desconectando da estratégia fi nal. Seu trabalho

conta com as metas da empresa e as metas da empresa contam

com o seu trabalho! ;-)

Claudio Nasajon