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ULTILIZAR OS PROGRAMAS MICROSOFT ACCESS E WORD

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Neste

MóduloVocê Verá

Técnicas de Arquivamento, Coleta, Distribuição e

Controle de Documentos

Arquivística

Arquivos

Objetivos

Qualidades Desejáveis Num Arquivo

Técnicas De Arquivamento

O Que Não Arquivar e o Que não Arquivar

Acondicionamento

Definição do “Móvel-Arquivo”

Tempo de Arquivamento

Arquivo Morto

Tabela de Temporalidade de Documentos

Classificação Numérica, Alfabética, Cor e Assunto

O Uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificação

Arquivo Biblioteca

Entrada e Saída de Documentos

Coleta, Distribuição e Registro de Documentos

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Fim

3

INTRODUÇÃO

Quando ocorreu um fato, como aconteceu, quem o gerou, quem respondeu, onde

estão os documentos e quando se deve gerar uma nova ação ou decisão, são

respostas, normalmente, buscadas pelos funcionários de qualquer empresa, em

documentos de arquivo. Ocorre, porém, que o arquivo não tem recebido, por parte da

maioria de seus dirigentes, o respeito que ele merece. Assim, com o tempo, ele se

transforma num depósito de documentos, ou por que não dizer, num sumidouro de

documentos... Técnicas de arquivamento, tabela de temporalidade de documentos,

exemplos práticos, ilustrações, diagramas, e uma metodologia de coleta, registro,

distribuição e controle de documentos físicos e virtuais - (em computador), também é

apresentada. Ainda, se apresenta um manual de arquivo contendo regras de

funcionamento diário para melhorar aprendizado de nossos caros estudantes.

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Fim

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ARQUIVÍSTICA

É uma técnica administrativa de arquivamento, fundamental em qualquer empresa,

independente de seu porte ou de sua simplificação.

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5

ARQUIVOS

É o conjunto de documentos ou registros de informações de uma empresa. Por arquivo,

entende-se, ainda, o local onde se guardam esses registros ou documentos, mais o seu

conteúdo. Em outras palavras, poderíamos dizer que o arquivo constitui-se numa

memória simplificada da empresa.

Sob o ponto de vista da informática, arquivo é um conjunto de registros, entendidos

como similares, armazenados em um computador.

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6

OBJETIVOS

A técnica de arquivamento nem sempre é respeitada nas empresas como deveria ser:

muitos empresários, gerentes e outros funcionários vêm o arquivamento como uma

atividade secundária, que pode ser desempenhada por qualquer um, e pior, sem técnica

alguma.

Para eles, arquivar é inserir papéis num plástico ou numa pasta, sem um critério

definido. Daí as conseqüências:

• Perda tempo

• Desencontros administrativos

• Perda da imagem organizacional perante os empregados, clientes, e fornecedores

• Incertezas

• Atritos entre funcionários

• Trabalhos em duplicidade

• Desgastes emocionais, e

• Perdas financeiras, seja pelo tempo perdido dos funcionários, seja por outras razões

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Fim

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Um arquivo bem feito pode revelar o que foi feito, o que está sendo feito, o que deve

ser feito, e quando. Auxilia na tomada de decisões empresariais e pode tornar-se uma

fonte de pesquisa para a empresa. Um bom arquivo contém todos os comprovantes das

definições estratégicas e ações operacionais vividas por uma empresa.

Em organizações bem constituídas há sempre um técnico em arquivística que

planejará, orientará, implantará e supervisionará o método de arquivamento da empresa,

cuidando de todas as instalações de arquivo, bem como do treinamento de seus usuários.

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Fim

8

Neste trabalho, buscamos desenvolver uma metodologia de arquivamento que fosse

capaz de corresponder às seguintes expectativas:

• Quando ocorreu um fato;

• Como aconteceu;

• Quem o gerou;

• Quem respondeu;

• Onde estão os documentos, e

• Quando se deve gerar uma nova ação ou decisão.

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QUALIDADES DESEJÁVEIS NUM ARQUIVO

São elas:

� Organização

� Confiabilidade

� Localização

� Metodologia de acesso

� Disponibilidade

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A. Organização

O arquivo deve estar disposto em partes lógicas, seqüenciais, e em uma ordem

pré-estabelecida.

B. Confiabilidade

Na medida em que procuramos, no arquivo, os documentos desejados, testamos

a sua confiabilidade: se os encontramos, temos o indicador de que o mesmo é

confiável. Se não os encontramos, ele não é confiável.

C. Localização

Um arquivo deve ficar geográfica e estrategicamente bem situado na empresa,

permitindo a facilidade de manuseio para todos os seus usuários.

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Fim

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D. Metodologia de Acesso

Quando criamos um arquivo, devemos faze-lo com base numa metodologia pré-

definida. O método deve permitir a facilidade de arquivamento dos documentos, e

também, da sua procura.

E. Disponibilidade

De nada adiantam arquivos que estejam bem constituídos mas com documentos

fora de lugar, como por exemplo, aqueles que ficam na mesa de funcionários, dias

seguidos, sem que sejam arquivados. Se isto acontecer, as informações não estarão

disponíveis.

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TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO

Vamos citar alguns argumentos que nos levam a uma boa sistemática de arquivo:

A. Documentos Legais X Documentos Comuns

Primeiramente, devemos separar o que se nos apresenta como documento legal

(aqueles de interesse da legislação pública, municipal, estadual ou federal), daquilo que

não é documento legal (exigências da organização interna da empresa).

B. O Que Não Arquivar

Depois de definirmos o que é documento, devemos definir o que não é documento.

Neste último caso, propagandas, listas de preços e correspondências que não sejam de

interesse da empresa devem ser imediatamente lançados no lixo. Isto evita acúmulo de

papéis inúteis.

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C. Em Quantas Vias

Uma vez selecionado o que é documento para a empresa, definimos em quantas vias

deverá, o mesmo, ser arquivado; se necessário, mandamos fazer as respectivas cópias.

D. Acondicionamento

Definir em que tipo de embalagem ficarão os documentos: em pastas A-Z, pastas

suspensas, pastas sanfona, caixas-arquivo, etc.

E. Definição do “Móvel-Arquivo”

Definir onde ficarão as pastas A-Z, pastas suspensas, etc.: em arquivos de aço,

armários de madeira, etc..

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F. Tempo de Arquivamento

Normalmente, dividimos um arquivo em três categorias, em conformidade com as

exigências de fiscalização, auditorias, manipulação, consulta, etc.:

F.1 - Arquivo Temporário

É aquele que se constitui de documentos de uso relativamente curto – (até 6

meses, por exemplo) - e que, depois, são definitivamente destruídos. Prospectos,

“folders”, listas de preços, etc., quase sempre compõe arquivos temporários.

F.2 - Arquivo Definitivo

Constitui-se de documentos de uso mais prolongado, no que se refere a

tempo: mais de um ano, por exemplo. Isto ocorre porque existem obrigações legais

por detrás desse procedimento (contabilidade, fiscalização, auditoria, etc.), ou porque

são comprovantes de operações ocorridas entre a empresa e funcionários, ou a

empresa e outras empresas, com carências de continuidade.

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Fim

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F.3 - Arquivo Morto

Após um determinado tempo de uso, muitos documentos do arquivo definitivo

perdem sua utilidade dinâmica, precisando, assim, serem retirados do arquivo. Uma

parte desses documentos poderá ser eliminada, definitivamente, por não servir mais

para a empresa. Outra parte poderá ser guardada, por um tempo determinado, a fim

de atender posteriores consultas ou comprovações legais. Neste último caso, é

normal guardar-se tais documentos por um prazo mínimo de 5 anos. Cabe ao

arquivista estar atento a essas particularidades. Agora, veja a tabela, abaixo:

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Fim

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TEMPORALIDADE DA GUARDA DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA

CONSELHO

ÁGUA INDETERMINADO

Guarde apenas os últimos 06 meses

ALUGUEL INDETERMINADO

Guarde por 05 anos

COFINS 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei

CONDOMÍNIO INDETERMINADO

Guarde para sempre

DARF 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei

DUPLICATA, CARNÊ, RECIBO

INDETERMINADO

Guarde por 02 anos

ICMS 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei

IMPOSTO DE RENDA 05 ANOS Cumpra esse prazo, é Lei

IMPOSTO TERRITORIAL INDETERMINADO

INSS INDETERMINADO

IPVA, MULTA DE TRÂNSITO

01 ANO Guarde por 01 ano a mais

LUZ INDETERMINADO

Guarde apenas os últimos 06 meses

NOTAS FISCAIS 05 anos Cumpra esse prazo, é Lei

TELEFONE INDETERMINADO

Guarde apenas os últimos 06 meses

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Fim

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Trajetória dos Documentos:

TEMPORÁRIO

DEFINITIVO

MORTO

DESTRUÍCÃO DEFINITIVA DE DOCUMENTOS

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G. Classificação

Tendo-se separado os documentos daquilo que não é documento, definimos, então, o

que vai compor o nosso arquivo temporário, o definitivo e o morto. Logo a seguir,

dividimos nossos documentos em uma das seguintes classes: NUMÉRICA, ALFABÉTICA,

ALFANUMÉRICA ou ASSUNTO:

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Fim

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G.1 – Classificação Numérica

G.1.1 – Por Data

Aqui os documentos são classificados em conformidade com as datas

de entrada, saída, ou feitura dos mesmos. Este método é largamente utilizado.

G.1.2 – Por Número

Há empresas que preferem classificar alguns arquivos pela forma

numérica propriamente dita: um exemplo dessa classificação é o arquivo de Notas

Fiscais. Outro exemplo é a classificação por CEP.

Outras empresas preferem numerar cada documento emitido ou recebido,

e no momento de seu arquivamento segue-se essa numeração: um exemplo desse tipo

de procedimento é a feitura de duplicatas.

26.05.98

25.05.98

22.05.98

1003

1002

1001 DUPLICATAS

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20

G.2 – Classificação Alfabética

G.2.1 – Por Nome, Sobrenome ou Endereço

Este método também é muito usado. Há empresas que optam pela

classificação por nome e outras por sobrenome. A classificação por sobrenome

pode trazer a vantagem de diminuir o número de classificações em relação à de

nome.

Observação:

A classificação por NOME, obviamente, subentende a classificação por CLIENTE,

FORNECEDOR, etc..

A classificação por endereço também é muito usada, pois facilita rotas de

entrega, buscas e visitas.

FRANCISCO KRON

CARLOS DA SILVA

ANTONIO ANDRADE CLIENTES

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Fim

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G.2.2 – Cidade ou Estado

Por uma necessidade de classificação geográfica, podemos querer

classificar por Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc.

Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatística, etc.

G.3 – Classificação Alfanumérica

É uma classificação mista: numérica mais alfabética ou alfabética mais

numérica.

Um exemplo deste tipo de arquivo é o de Duplicatas a Receber, que pode

estar em ordem de DATA, e receber, dentro dessa mesma ordem, a classificação por

NOME.

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G.4 – Classificação por Assunto

Esta é uma classificação que exige um bom discernimento administrativo do

responsável pela arquivística da empresa, pois esta divisão deve ser suficientemente

abrangente no tocante ao assunto propriamente dito e, ao mesmo tempo, deve ter um

componente limitador de onde começa e onde termina o assunto classificado.

Para nós, a classificação por assunto englobará os seguintes referenciais:

a) ÁREA da empresa a que pertence o arquivo: COMERCIAL, TÉCNICA,

ADMINISTRATIVA, etc;

b) SETOR da área empresarial a que pertence o arquivo:

- Dentro da área comercial: VENDAS, MARKETING, RELAÇÕES

PÚBLICAS, etc;

- Dentro da área administrativa: PESSOAL, SERVIÇOS GERAIS,

etc;

c) REFERÊNCIA simplificada do assunto:

Como exemplo, poderíamos citar, na área administrativa e no setor de

pessoal, as seguintes referências: INSTRUÇÕES, CONTRATAÇÃO,

TREINAMENTO, ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL, e assim por diante.

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Fim

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Após essa classificação inicial, por assunto - (área, setor e referência), passamos a

outras classificações que venham a ser necessárias: data, cidade, estado, nome,

sobrenome; e numa ordem crescente ou decrescente: alfabética, numérica,

alfanumérica, código, cor, etc.

Essa classificação, quando bem feita, torna-se uma das melhores, pois dentro dela

podemos ter subdivisões de classes, como as que vimos anteriormente: por cliente,

fornecedor, etc.

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24

Classificação de Arquivo

Comercial

Técnico

Administrativo

Serviços

Produtos

O2

1 m3

O210 m3

O2

7,5 m3

Rel.Públicas

Como exemplo, vamos classificar os arquivos de uma empresa de gases do ar,

por assunto: Comercial, Administrativo e Técnico.

Dentro da classificação Comercial, poderíamos encontrar outras classes, como

a de Serviços e a de Produtos. A de Produtos poderia sofrer novas segmentações: a

divisão de Oxigênio (O2) poderia subdividir-se em classes de 1,0 m3, 7,5 m

3 e 10 m3, e

assim por diante.

Exemplo de um Arquivo Comercial de uma empresa de gases do ar - Diagrama

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O uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificação

Uma vez definida a classificação de um arquivo devemos começar a nos preocupar em

qual tipo de acondicionamento iremos deixar aqueles documentos: se em pastas

suspensas, pastas Z ou caixas de arquivo? E ainda, que tipo de armário usaremos?

A resposta para estas e outras perguntas pode estar vinculada a alguns

fatores que precisam ser pensados com antecipação. Há quem não goste de usar pastas

Z porque elas deixam os documentos “em pé”, permitindo que os mesmos fiquem

retorcidos com o passar do tempo. Outros acham que as pastas suspensas acondicionam

menos documentos. Eu, particularmente, tenho preferência pelo uso das pastas

suspensas.

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Uma vez escolhido o tipo de acondicionamento para nossos documentos, devemos

decidir se as etiquetas de conteúdo serão descritivas ou indicações numéricas. Exemplo:

se tivéssemos de indicar que uma pasta teria o conteúdo: COMERCIAL, OXIGÊNIO 1m3,

talvez não tivéssemos dificuldades em escrevê-lo na etiqueta de uma pasta de arquivo:

Pasta “Z”

COMERCIAL OXIGÊNIO

1m3

COMERCIAL OXIGÊNIO

1m3

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Fim

27

Mas tivéssemos que escrever na mesma etiqueta: COMERCIAL, OXIGÊNIO, 1 m3,

INSTRUÇÕES PARA VENDAS DE BALCÃO, talvez começássemos a ter dificuldades de

espaço para essas escritas, além de uma possível poluição visual que poderia formar-se

no armário em função de muitas pastas escritas:

PARA

VENDAS DE BALCÃO

Outro problema decorrente dessa situação é que ficaria difícil ordenar

alfabeticamente todas as pastas de arquivo, pois, quando tivéssemos atingido esse

intento poderia surgir nova pasta de arquivo criando o deslocamento das pastas já

existentes.

COMERCIAL OXIGÊNIO

1m3 INSTRUÇÕE

S

COMERCIA

L OXIGÊNIO

1m3 INSTRUÇÕE

S

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Fim

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Para solucionar este problema, sugerimos fazer um misto de siglas e números, ou

somente de números, que resulte num código do conteúdo de cada pasta de arquivo, que

depois, devemos transcrever na etiqueta de cada pasta. Finalmente, devemos fazer uma

lista contendo o código dado a cada pasta, seguido da descrição de seu conteúdo.

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Fim

29

Agora, vamos ilustrar melhor este pensamento usando a classificação

alfabética, já vista anteriormente, a fim de transforma-la em numérica, ou seja,

para cada módulo explicativo de conteúdo (Comercial, Administrativo, Técnico,

Oxigênio, etc.) vamos dar uma classificação de dois dígitos numéricos - (isto vai

nos permitir até 99 classes para cada módulo de classificação). Veja como ficaria o

nosso exemplo:

COMERCIAL 01

TÉCNICO 02

ADMINISTRATIVO 03

Dentro do módulo Comercial temos a classificação por Serviços, Produtos

e Marketing. Veja como ficaria:

SERVIÇOS 01

PRODUTOS 02

MARKETING 03

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Fim

30

Dentro do módulo titulado “Produtos”, temos outras três classificações

(poderiam ser menos, ou mais classes):

1 m3 01

7,5 m3 02

10 m3 03

Para completar o nosso pensamento, vamos imaginar, ainda, que teríamos

a seguinte sub-divisão:

Instruções para vendas de balcão 01

Instruções para vendas porta-a-porta 02

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Fim

31

04030201

Instruções-Vendas de Balcão

Oxigênio 10m3ProdutosComercial

2a. Referência1a. ReferênciaSetorÁrea

01.021.013.01

A-F

01.02.03.01

1.02.03

01.02.03.01

Ou,

Veja, agora, como ficaria a etiqueta daquele arquivo tomando por base o quadro, abaixo:

Pasta “Z”

Pasta “Suspensa”

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Fim

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Classificação de Arquivo

Comercial

Técnico

Administrativo

Serviços

Produtos

O2

1 m3

O210 m3

O2

7,5 m3

Rel.Públicas

01

02

03

01

02

03

01

02

03

Veja, também, como ficaria o esquema de classificação, já visto anteriormente:

Agora basta você fazer uma lista dos arquivos que queira criar, cuidando apenas

para colocar, ao lado de cada descrição de conteúdo, o código numérico desses mesmos

arquivos.

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33

OBSERVAÇÕES:

1 No início da implantação de um sistema de arquivo alguns de seus usuários poderão

estranhar e, infelizmente, vão ter que se acostumar à nova sistemática. Poderá haver

reclamações dizendo que este método é moroso e outras coisas mais, porém, depois

de alguns dias, aqueles usuários irão se acostumar e até elogiar a nova sistemática.

Hábitos antigos, às vezes, são difíceis de serem quebrados ou esquecidos...

2 Quando houver mais de um móvel-arquivo, suas gavetas poderão ser codificadas

com as letras do alfabeto, em ordem crescente, iniciando-se com a letra A, no lado

esquerdo do arquivo, em sua parte alta, para facilitar futuras localizações.

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Fim

34

A 1.01.01 1.01.02 ARQUIVO “1” B 1.01.03 1.01.04 C 1.02.01

1.02.03

N.o início e fim das pastas contidas na gaveta

Identificação da Gaveta

Ilustração - Arquivo de Aço com Três Gavetas Início,

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Fim

35

Em cada gaveta de arquivo poderá ser colocado, na parte alta do mesmo, lado direito –

frontal, o número da pasta que inicia a numeração de arquivamento - (por exemplo,

1.01.01) e o último número que “pretendemos” para aquela gaveta - (por exemplo,

1.02.03). Isto significa dizer que cada gaveta conterá um número limitado de pastas, e

uma vez identificadas (gavetas e pastas), facilitarão as futuras buscas.

3

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Fim

36

4 Lembre-se, sempre, que o conteúdo de cada pasta contém, primeiramente, o número

que o documento recebeu após sua classificação por ASSUNTO: 1.01.01; 1.01.02;

1.01.03.... etc. Depois dessa indicação, classificamos novamente aqueles

documentos, porém, em ordem alfabética (de nome, por exemplo), numérica, ou cor,

em conformidade com o interesse do arquivista. A esse tipo de arquivo chamamos de

“Arquivo Biblioteca”.

Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Fechado)

Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Aberto)

1 .0 1 2 .0 3 4 .0 3 5 .0 2 2 .0 2 4 .0 2 5 .0 1 5 .0 3

Início,

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Fim

37

LEMBRE-SE:

As codificações sugeridas não precisam ser adotadas tais quais foram descritas .

Você pode criá-las, a seu gosto.

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Fim

38

H – Coleta, Registro, Distribuição e Controle de Documentos

De nada adianta você fazer um arquivo com todos os detalhes indicados se seus

usuários (colegas de trabalho) não estiverem seguindo as regras aplicadas ao novo

ARQUIVO. E mais: se não houver um critério bem definido de coleta, distribuição e

controle de documentos você será vencido pelos maus hábitos, porventura, existentes.

Para ultrapassar esses detalhes, vamos criar alguns critérios que ajudarão você, em

muito, nessa caminhada:

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Fim

39

H1 – Registro de Documentos

H.1.1 - Entrada de Documentos

Um prédio pode ser horizontal ou vertical e, ainda, conter

vários andares. Uma empresa cujos departamentos estejam distribuídos verticalmente

pode ter seu departamento de recepção no andar térreo. Desta forma, todos os

documentos que entram na empresa - (para serem entregues a outros setores) podem

estar passando por este setor. Sendo assim, há necessidade de se criar um critério de

entrada e distribuição de documentos. O primeiro critério é determinar uma escala de

horários para distribuição dos documentos que entram como, por exemplo, distribuí-los de

duas em duas horas, ou algo parecido. Isto evita acúmulos ou atrasos de documentos.

Início,

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Fim

40

Uma vez tenham sido distribuídos aqueles documentos, os

setores que os receberam devem registra-los, de imediato, e se for o caso, faze-los

circular entre os demais funcionários da empresa para que tomem conhecimento do

assunto, apondo-lhes um visto e passando adiante. Uma vez terminado o circuito de

distribuição, aqueles documentos devem retornar para o arquivista a fim de sofrer o

critério de classificação de arquivamento implantado pela empresa.

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Fim

41

Data N.o

OrigemOrgãoOrigem

Referência

Pasta Destino

070198 005 COM-M INS 01.02.01

070198 006 COM-F3 INS 01.02.01

070198 113 FIN-M COB 02.02.03

Entrada de Documentos

Órgão: COMERCIAL Filial 4

Folha 01

LIVRO

DE REGISTRO

Entrada de DocumentosDE

DOCUMENTOS

Veja, abaixo, uma sugestão de registro de entrada de documentos para adotar em sua empresa:

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Fim

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Data N.o Destino Referência

Pasta

040498 001 Matriz INS 1.01.01

002

003

004

005

006

Saída de Documentos

Órgão: COMERCIAL Filial 4

Folha 04

LIVRO

DE REGISTRO

SAÍDADE

DOCUMENTOS

H.1.2 - Saída de Documentos

De forma análoga ao critério de entrada de

documentos, também deve existir um registro para a saída de documentos. Este registro

poderá ser feito, separadamente, por departamento, seção, divisão empresarial, ou ainda,

através de um registro geral onde todos os órgãos da empresa usufruem desse registro.

Veja, abaixo, a nossa sugestão:

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Fim

43

Onde: . Órgão Origem indica donde veio aquele documento. No caso, COM-M significa: órgão COMERCIAL DA MATRIZ;

. Nº de Origem indica o número que cada documento recebeu quando foi feito; . Referência indica a que se refere o documento. Exemplo: INS = Instruções, COB = Cobrança, FIN-M = Financeiro da Matriz, etc.); . Pasta Destino: número da pasta na qual serão arquivados os documentos..

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Fim

44

Observações

a) Tanto o registro de entrada de documentos como o de saída, acima sugeridos,

servem apenas de referência e, portanto, podem ser modificados em

conformidade com os interesses individuais de cada empresa.

b) Qualquer um desses registros deve permitir voltarmos ao passado e encontrarmos

para quem seguiu uma correspondência ou de quem veio, em qualquer data.

c) O Livro de Saída de Documentos registra apenas os dados referentes às

correspondências que saem do órgão comercial, da filial 4.

d) Tendo sido feita a classificação inicial de algum documento – (por área, setor e

referência), o passo seguinte será o arquivamento, propriamente dito. Veja, agora,

o que pode acontecer:

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Fim

45

Ao encontrarmos a pasta de arquivo de nosso interesse, no setor comercial,

ela pode conter diversos clientes. O bom senso deve prevalecer: uma ordem

alfabética crescente deve facilitar nossas futuras procuras. Portanto, cada cliente,

deve ter sua própria divisão dentro de sua pasta. Se for necessário, dentro dessa

mesma divisão, por cliente, devemos buscar uma outra ordem de arquivamento.

Como exemplo, poderíamos citar a ordem de data de origem de cada documento.

Veja, abaixo, uma síntese de classificação de documentos para arquivo, ajustada

em 4 itens:

CLASSIFICAÇÃO FINAL DE UM ARQUIVO 1. Arquivo Destino (área, setor, departamento, etc.); 2. Divisão interna de cada referência: divisão alfabética (por nome ou

sobrenome, endereço ou cidade, etc.); ou divisão numérica (por data, número de correspondência, cep, n.o do estabelecimento, etc.);

3. Ordem do arquivamento: crescente ou decrescente;

4. Outras classificações: cor, código, etc.

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Menu

Fim

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a) A criação, no computador, de um “livro de registro”, tanto de entrada como de

saída de documentos facilita, em muito, futuras buscas de correspondências.

É natural as empresas adotarem diariamente horários para arquivamento,

devolução e circulação de suas correspondências. Se uma empresa tiver poucos

documentos para arquivo, será natural termos apenas um livro de entrada e outro

de saída de documentos, e ainda, apenas um arquivista responsável pela

documentação. Se, no entanto, a empresa tiver um grande volume de documentos

para arquivar, pode ser conveniente para cada departamento, divisão, setor ou

seção adotar os seus próprios livros de entrada e saída de documentos. Neste

caso, costuma-se fazer toda correspondência passar por uma triagem inicial para

depois, então, seguir ao seu destino final. No entanto, toda a responsabilidade de

arquivamento continuará pertencendo aos arquivistas.

SECRETARIA GERAL

COMERCIAL ADMINISTRAÇÃO TÉCNICA

e) Início,

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Fim

47

H.1.3 – Retirada de Documentos de um Arquivo

Como foi dito, anteriormente, um sistema de arquivo não poderá

ter sucesso se os funcionários de uma empresa não seguirem algumas regras de

procedimento. Além daquelas citadas, anteriormente, citaremos outra: “qualquer

documento a arquivar ou a retirar do arquivo deve obrigatoriamente passar pelo

arquivista” – pelo menos no início da implantação do referido arquivo, a fim de criar

bons hábitos entre todos os funcionários.

Como fazer:

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Fim

48

2 – Deixe esta ficha permanecer na contracapa da pasta de arquivo

a que a mesma se refere;

3 - O controle de retirada de documentos duma pasta de arquivo

não pode ser feito por pessoas não autorizadas. Somente o arquivista

pode guardar ou retirar correspondências de um arquivo. Se, assim, não for

feito, o arquivo estará CONDENADO à ineficiência. Para sempre.

Como fazer:

1 – Crie uma ficha de controle de retirada de documentos de um

arquivo, à semelhança da ficha desenhada na página seguinte;

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Fim

49

REF. eNo / DOC

RETIRADOPOR

DATASAÍDA VISTO1

DATARETORNO VISTO2

CONTROLE DE RETIRADA

DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO

Pasta n.o 1.01.01

Referência e Número de Origem de um Documento Nome do Solicitante da Retirada do Documento Visto de quem Solicitou a Retirada do Documento Visto do Arquivista quando houver a Devolução do Documento para o Arquivo

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Fim

50

I – A CRIAÇÃO DE ARQUIVOS E PASTAS EM COMPUTADORES

1) ARQUIVOS, em computador, são conjuntos de registros de informações semelhantes,

normalmente classificados sob o critério “assunto”.

2) PASTAS, em computador, são segmentos de arquivos. Portanto, um arquivo pode

conter diversas pastas;

3) Existem alguns sistemas de arquivo que aceitam até 8 letras na primeira parte do

nome do arquivo, mais ponto, e mais três letras que identificam o tipo de arquivo.

Exemplo: COBRANÇA.DBF

4) Outros sistemas de arquivo aceitam mais que oito letras e são mais fáceis de

manipular;

5) Para os arquivos de até 8 letras, mais a identificação das 3 letras do arquivo, devemos

ter maiores cuidados na classificação. Exemplo: CAD_CLI . BDF

Até 8 dígitos 3 dígitos

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Fim

51

a) Classificações normalmente aceitas:

- Três letras iniciais para identificar o nome principal, mais < _ > que será o elo de

ligação com as letras seguintes, antes do <.> .

Exemplo: CAD_ (de cadastro);

- Até quatro letras, seguindo as 3 iniciais, para identificar melhor de que se trata o

arquivo. Exemplo: CLI, de clientes – (ainda sobra uma letra); e DBF que identifica

o tipo de arquivo: “file data bank” (arquivo banco de dados);

- Logo, podemos compor o nome do nosso arquivo de cadastro de clientes, tipo

DBF: CAD_CLI.DBF

b) Algumas idéias para codificação:

- CADASTRO CAD

- CLIENTES CLI

- FINANCEIRO FIN

- COBRANÇA COB

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Fim

52

1) Quanto maior a divisão dos assuntos de um arquivo, maior a complexidade para se

montar o seu nome numa limitação de 8 letras;

2) Outra saída é a “CRIAÇÃO DE ARQUIVOS NUMÉRICOS”, seguidos do tipo de

arquivo a que pertencem. Exemplo:

1_1.DBF

2_1.DBF

2_2.DBF

3_1.DBF e assim por diante.

Logo após a criação de arquivos numéricos, deve-se criar um arquivo de descrição

de arquivos, ou seja, uma relação de nomes de arquivos, seguida da descrição de seu

conteúdo, mais o significado da respectiva numeração.

6)

7)

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Fim

53

Veja o exemplo, abaixo:

ARQUIVOS NUMÉRICOS PARA COMPUTADOR

IDENTIFICAÇÃODO ARQUIVO

NO COMPUTADOR

DESCRIÇÃO DOARQUIVO

SIGNIFICADO DO PRIMEIRO NÚMERO

IDENTIFICADOR

SIGNIFICADO DOSEGUNDO NÚMERO

IDENTIFICADOR

1_1.DBF Vendas-Cadastrode Clientes

(1)Significa VENDAS

(1) Cadastro deClientes

1_2 DBF Vendas-Relação de Produtos Vendidos

(1)Significa VENDAS

(2) Relação deProdutosVendidos

1_3.DBF Vendas-Relação de Comissão de

Vendas por Vendedor

(1)Significa VENDAS

(3) Relação deComissão, por

Vendedor

2_1.DBF Compras-Cadastro de Fornecedores

(2)SignificaCOMPRAS

(1) Cadastro de Fornecedores

Também é possível identificar o arquivo, primeiramente, pelo nome, e depois pelo número e vice-versa: VEN_1.DBF

VEN_1.DBF VENDAS-CADASTRODE CLIENTES

Onde (1) significa CADASTRO DE CLIENTES

Onde VEM significa VENDAS

Em outras palavras, você precisa montar uma “árvore de arquivos”.

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Fim

54

Se, no entanto, você dispõe de arquivos mais flexíveis, ou seja, admitem mais dígitos em suas identificações, então você pode seguir o pensamento descrito na tabela, abaixo:

ARQUIVOS ALFANUMÉRICOS POR COMPUTADOR

(Um simples modelo de referência)

ÁREA SETOR REFERÊNCIA

1

COMERCIAL

01VENDAS

InstruçõesGovernoEmpresasPessoas Físicas

01020304

02MARKETING

InstruçõesDivulgaçãoPromoção

010203

Uma vez feita a classificação de seu arquivo, você pode criar nova classificação para suas pastas: alfabética, numérica, alfanumérica, etc., em ordem crescente ou decrescente. Exemplo:

COMERCIAL-VENDAS-EMPRESAS-0011 01 03 -0021 01 03 -0031 01 03 -004

Onde 001 pode significar o cliente de número 001; 002 o cliente número 002, e assim por diante.

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Fim

55

DIAGRAMAS

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Fim

56

O QUE É, O QUE NÃO É DOC.

ADMINISTRATIVO

TÉCNICO

COMERCIAL

REGISTRO DEENTRADA

DISTRIBUIÇÃO ECOLETA DOC.

ENTRADADOCUMENTOS

CONSULTAS DEARQUIVO

CONTROLE RETIRADA DOC.

SAÍDADOCUMENTOS

REGISTRO DESAIDA

ELIMINAÇÃO DO QUENÃO É DOCUMENTO

J1 - Processo de Arquivamento - Diagrama

CIRCULAÇÃO

ARQUIVO

DEFINITIVO

ARQUIVO MORTO

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Fim

57

J2 - “Check-List” de Atividades para Você Criar um Sistema de Arquivo

A lista, a seguir, contém a descrição resumida dos passos a serem dados durante a

elaboração e implantação de um arquivo:

A. Documentos Legais x Documentos Comuns

B. O que não Arquivar

C. Em quantas Vias

D. Onde Arquivar

E. Em que Tipo de Instalação (Móvel) Ficarão os Arquivos

F. Tempo de Arquivamento

F.1 - Arquivo Temporário

F.2 - Arquivo Definitivo

F.3 - Arquivo Morto

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Fim

58

A. Classificação

G1 – Classificação Numérica

G.1.1 – Por Data

G.1.2 – Por Número

G2 – Classificação Alfabética

G.2.1 – Por Nome ou Sobrenome

G.2.2 – Cidade ou Estado

G3 - Classificação Alfanumérica

G4 - Classificação por Assunto

H – Coleta, Registro, Distribuição e Controle de Documentos

H1 – Registro de Documentos

H.1.1 - Entrada de Documentos

H.1.2 - Saída de Documentos

H.1.3 – Retirada de Documentos de um Arquivo

I – A Criação de Arquivos e Pastas em Computadores

G.

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Fim

59

J3 - Síntese de uma Classificação de Arquivo

Arquivo

Comercial

Técnico

Administrativo

Serviços

Produtos

O2

1 m3

O2

10 m3

O2 7,5 m3

Rel.Públicas

01

02

03

01

02

03

01

02

03

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Fim

60

ANEXOS

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Fim

61

Anexo I 1 - Armário de Aço para Arquivos 1 2 - Armário para Arquivo Morto

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Fim

62

Anexo II 1 - Arquivos em Computador 2 - Arquivo “Kardex” :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

3- Impressora de Formulários e Documentos 4 - Disquete: Arquivo Magnético Onde se Armazenam Informações, Formulários e Documentos

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Fim

63

Anexo III

GUIA DE ARQUIVO (MODELO-EXEMPLO)

O Guia de Arquivo que veremos, a seguir, é um exemplo e uma

simplificação de um manual de arquivo. Constitui-se da

sistemática de procedimentos, escritos, adotados para o

sistema de arquivo existente num setor, seção, divisão ou

departamento de uma empresa.

O Guia de Arquivo deve ser dinâmico, isto é, sujeito a

revisões, correções e aditamentos que venham a se tornar

necessários, sempre sob a supervisão de um arquivista.

Para que as coisas fiquem mais claras, vamos usar, como

exemplo, um Guia de Arquivo para uma Seção Comercial de

uma empresa revendedora de gases do ar onde um de seus

produtos seria a venda de oxigênio.

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Fim

64

Guia de Arquivo Comercial Exemplo

G-ARQ-COM

Instruções de Procedimento

OXY-AIR, LTDA

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Fim

65

ÍNDICE “Se você acha que o modelo, a seguir, serve para sua empresa, então, acrescente as alterações que achar necessárias e crie, aqui,seu respectivo índice.” - 01-

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Fim

66

GUIA DE ARQUIVO – SETOR COM ERCIAL

a) Não haverá arquivo de correspondência com o títu lo de

“Correspondências” – nem recebidas, nem expedidas e nem

gera l. Quando entrar ou sa ir uma correspondência (carta,

memorando, etc.), e la deverá ser classif icada em

conform idade com a tabela de classif icação adotada pela

empresa:

C lic para v er CLASSIFICAÇÃO

b) Toda correspondência em itida pelo Departamento Comercia l

deve ser reg istrada no LIVRO DE SAÍDA de

correspondências, recebendo um número, em ordem

crescente (3 díg itos), mais a sig la do órgão (COM), mais o

ano de sua em issão, in terva lado por uma barra (/). Exemplo:

001/COM/98. C lic para Ver LIVRO DE SAÍDA;

c) Toda correspondência que entra no órgão comercia l deve

primeiramente sofrer um registro de sua entrada. C lic para

ver LIVRO DE ENTRADA;

d) Toda correspondência que venha entrar neste departamento

deve ser reg istrada até às 9 horas de cada d ia e d istribuída

para seus destinatários a té às 10 horas desse mesmo d ia;

e) Os documentos devem ser arquivados pelas pessoas,

previamente, designadas;

f) Documentos que contenham instruções devem ser lidos e

rubricados por todos os envolvidos;

- 02 -

Classificação de

Comercial

Técnico

Administrativo

Serviços

Produto s

O 2

1 m 3

O 2 10 m 3

O 2 7,5 m 3

ProdutosRel.Públicas

01

02

03

01

02

03

01

02

03

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Fim

CLASSIFICAÇÃO

LIVRO DE SAÍDA

LIVRO DE ENTRADA

67

g) Todos os documentos emitidos pelo Comercial devem ser

numerados em ordem cronológica crescente e depois, suas

cópias devem ser arquivadas obedecendo-se critérios de

arquivamento já estabelecidos pela empresa. Assim ,

futuramente, qualquer busca de documentos não localizados

deverá ser fe ita através desse livro registro .

C lic, novamente, ver CLASSIFICAÇÃO;

h) A empresa não tem arquivo temporário, somente defin itivo e

morto;

i) Para o arquivo morto seguirão todos aqueles documentos em

desuso e com no m ínimo um ano de existência . Esta sistemática

será realizada a cada final de ano, durante o mês de Dezembro;

j) Antes de se arquivar um documento, o responsável deverá

apor sobre o canto direito de cada documento, o número da

pasta em que o mesmo ficará, defin itivamente;

k) Nenhum documento poderá ser retirado da sua pasta e seguir

para um destinatário sem sofrer registro prévio.

Clic ver CONTROLE DE RETIRADA DE DOCUMENTOS .

- 03 -

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Fim

CONTROLE DE RETIRADA DE DOCUMENTOS .

CLASSIFICAÇÃO

68

l) F ica p ro ib ida a pe rm anênc ia de do cumen tos, já cons id e rados

a rqu ivados, em gave tas ou ou tro am b ien te qua lque r a lém de

três d ias da sua re tira da de a rqu ivo ;

m ) Todo func ioná rio , a n tes de sa ir de fé ria s deve rá de vo lve r

a o a rqu ivo qua isque r docum en tos que , even tua lm en te ,e s te jam

em sua posse ;

n ) Um documen to de in s truções, após seu reg is tro de e n trada ,

d eve c ircu la r em 48 ho ras , no m áx im o , caso o m esm o não

se ja de c lass if icação p rio ritá ria ;

o ) P rio rid ade de c ircu la ção se rá dada a q ua lque r documen to

que e x ija m udanças ope rac iona is im ed ia tas da em p resa ,

sem a s qua is have ria p re ju ízos pa ra a m esma ;

p ) A o re to rna r de fé ria s , todo func ioná rio deve rá checa r no

L IVRO DE ENTRADA e L IVRO DE SA ÍDA , qua is

docum en tos que c ircu la ram na sua ausênc ia e a fe ta ram o

seu d ia -a -d ia . Em segu ida , deve p ro cu ra r tom a r

conhec im en to do con teúdo dos m esmos ;

q ) E ste G -ARQ -COM (G u ia de A rqu ivo Come rc ia l) d eve rá

pe rm anece r, sem pre , no a rqu ivo de aço , gave ta le tra A , a f im

de que seus usuá rios p ossam acessá -lo com fac ilidade

abso lu ta ;

- 04 -

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Fim

69

r) Cada responsável pelo arquivo deverá ter em seu poder um

Guia G-ARQ-COM, que ficará em sua m esa ou arm ário

correspondente;

s) O móvel-arquivo dos órgãos comerciais deverá ser o de aço, de

3 gavetas, com pastas suspensas;

t) As pastas suspensas, que se refiram a CLIENTES, terão em

suas faces, primeiramente, o “número código” (por assunto), a

que pertencem . Exemplo: 1.01.04. E logo, abaixo, devem estar

as letras do alfabeto que princip iam os nomes dos clientes.

Exemplo: A-F , que significa ‘ clientes de A até F ’.

u) A numeração deverá estar centralizada em cada um das

etiquetas identificadoras das pastas correspondentes.

v) Consultas a arquivos por pessoas de um mesmo setor, podem

ser feitas livremente. No entanto, consultas de arquivo entre

setores diferentes devem ser solicitadas ao arquivista de cada

setor a fim de que o m esmo procure o documento e registre

aquela consulta.

w) Documentos que pertençam a um setor não podem ser levados

para outro setor, a m enos que seja uma fotocópia.

x) Dúvidas deverão ser tiradas com a chefia imediata que,

caso não as resolva, consultará o órgão ou pessoa

responsável, ou seja, o ARQUIVISTA.

- 05 -

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Fim

70

AVALIAÇÃO – 6o. MÓDULO

Se sua empresa tivesse três setores: Comercial, Técnico e Administrativo e, dentro do setor Administrativo houvesse uma segunda classificação, como por exemplo, módulo FINANCEIRO e ADMINISTRATIVO, e ainda, dentro do módulo Financeiro houvesse uma terceira divisão, como por exemplo, CAIXA, CONTAS A PAGAR e CONTAS A RECEBER, e finalmente, dentro do módulo Administrativo houvesse também uma terceira divisão, como a de ALMOXARIFADO, COMPRAS e CONTROLE DE ESTOQUE, perguntamos:

Qual a classificação numérica que você adotaria para aqueles setores, para arquivamento de seus documentos?

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Fim