Criação de um Modelo de Competencias para PMO

WORKSHOP

Como avaliar e planejar

Competências para um PMO

Encerramento

Competências X Serviços do PMO

Competências▪Conceito▪Competências do PMO

Objetivos

Agenda

Níveis de Competência

Objetivos

• O objetivo deste encontro é compartilhar conceitos e visões sobre a importância do planejamento e avaliação de competências para um PMO.

• Vamos analisar, em conjunto, as competências mais críticas para alguns serviços prestados pelo PMO, e ainda comparar esta análise com o que dizem alguns dos mais experientes profissionais deste mercado no Brasil.

• Por fim, vamos discutir e propor ideias de ações que auxiliem no desenvolvimento de algumas competências chave para o PMO, e que possam ser expandidas, aprimoradas para uso prático no seu dia-a-dia de trabalho.

• Não existem verdades absolutas. Todas as percepções e ideias são bem-vindas.

Colaboradores

[email protected] [email protected]

[email protected]@endesabr.com.br

[email protected]@bb.com.br

Encerramento



Objetivos

Agenda


O que é Competência?

Competência é um requisito padrão para um indivíduo realizar

adequadamente um trabalho específico. Ela engloba uma combinação

de conhecimentos, habilidades e comportamentos utilizados para o

melhor desempenho.

De modo mais geral, a competência é o estado ou qualidade de ser adequada

ou bem qualificado, tendo a capacidade de executar uma função

específica. (wikipedia)

Competência é um requisito padrão para um indivíduo realizar

adequadamente um trabalho específico. Ela engloba uma combinação

de conhecimentos, habilidades e comportamentos utilizados para o

melhor desempenho.

De modo mais geral, a competência é o estado ou qualidade de ser adequada

ou bem qualificado, tendo a capacidade de executar uma função

específica. (wikipedia)

Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011

Conceito do CHA

C H A

Conhecimento Habilidade Atitude

Escolaridade, conhecimentos

técnicos, cursos gerais eespecializações.

Experiência e prática do saber.

Ter ações compatíveis para atingir os

objetivos, aplicando osconhecimentos e

habilidadesadquiridas e/ou a serem

adquiridas.

SABER SABER FAZER QUERER FAZER

Fonte: Alonso e João Soler - Coaching para Gerentes de Projetos - PMO Master Class 2011

Competências do PMO

1. Capacidade de influência

2. Capacidade de integração

3. Gestão de conflitos

4. Comunicação eficaz

5. Gestão de Projetos

6. Organização & Processos

7. Empreendedorismo

8. Relacionamento interpessoal

9. Foco no cliente (Gestão de

Stakeholders)

10. Gestão do conhecimento

Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA

Conceito: Ser capaz de persuadir, convencer, influenciar ou impulsionar outros de forma a obter suporte ou produzir efeitos para os objetivos táticos e estratégicos relacionados ao portfólio.

CONHECIMENTOSSaber a Técnica (SABER)

HABILIDADESSaber Fazer (FAZER)

ATITUDESQuerer Fazer (SER)

Melhores práticas de gerenciamento de projetos, com ênfase nas áreas de conhecimento definidas no PMBoK principalmente Integração, RH e Comunicação Cultura Organizacional Entendimento do negócio Análise de Stakeholders Melhores práticas de gerenciamento de Programas e Portfólio Estratégia Empresarial

Argumentar com facilidade Obter atenção e o respeito das pessoas Convencer sem autoridade ou poder direto Usar técnicas de negociação

Age com interesse e curiosidade Demonstra carisma nas suas relações Age com senso de urgência Demonstra facilidade na comunicação Envolve as pessoas no processo de decisão, gerando responsabilidade Promove mudanças

Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO

Conceito: Ser capaz de identificar interdependências entre projetos, programas e portfólios, articulando com stakeholders envolvidos a fim de aumentar a assertividade dos mesmos no atingimento dos objetivos estratégicos organizacionais relacionados.




Visão sistêmica e estratégica Análise de Stakeholders Melhores práticas de gerenciamento de projetos, com ênfase nas áreas de conhecimento definidas no PMBoK principalmente Integração, RH e Comunicação Melhores práticas de gerenciamento de Programas e Portfólio Técnicas de negociação Estratégia Empresarial Cultura Organizacional

Administrar conflitos Analisar criteriosamente Aplicar conhecimentos multidisciplinares Argumentar com facilidade Transitar com habilidade na organização Equacionar problemas Expressar seu pensamento com organização lógica, coesão e coerência Usar técnicas de negociação Prever fatos, oportunidades e problemas Expressar seu pensamento Realizar síntese

Transmite confiabilidade e confiança Observa o ambiente em que atua Demonstra sensibilidade nas relações interpessoais Age com sigilo quanto a assuntos e documentos Demonstra postura crítica Procura estabelecer prioridades Age com imparcialidade Demonstra assertividade Age comprometido com os interesses da organização

Competência: GESTÃO DE CONFLITOS

Conceito: Ser capaz de manejar e atenuar de forma positiva as situações de resistência ou impasses nas relações individuais ou de grupos de stakeholders, visando minimizar o impacto às entregas dos projetos ou ao desempenho do portfólio.




Melhores práticas de gerenciamento de projetos, com base nas áreas de conhecimento definidas no PMBoK (Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, RH, Comunicação, Riscos e Aquisições) Cultura Organizacional Análise de Stakeholders Técnicas de Administração de Conflitos Técnicas de negociação

Analisar criteriosamente e criticamente diferentes pontos de vistas Apresentar propostas realistas e oportunas Considerar a natureza do outro no trato e relacionamento com as pessoas Equacionar problemas Envolver a equipe do projeto e os stakeholders Usar técnicas de negociação

Demonstra disponibilidade para ouvir Demonstra energia para resolver problemas Age com imparcialidade Demonstra facilidade na comunicação Demonstra postura conciliatória Demonstra sensibilidade interpessoal (qualidade nos contatos com pares, clientes e fornecedores)

Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ

Conceito: Ser capaz de promover a comunicação efetiva dos projetos, programas e portfólio aos diversos níveis hierárquicos, considerando a profundidade e informações necessárias em cada ponto de contato.




Cultura Organizacional Análise de Stakeholders Técnicas de comunicação Técnicas de negociação Técnicas de Feedback

Estimular a tomada de decisão Estruturar modelo de consenso em grupo Poder de influência / direcionamento Escutar ativamente / Saber ouvir Comunicar bem, escrita e oralmente Praticar poder de síntese Articular "politicamente" Conduzir reuniões Praticar empatia

Age com imparcialidade Demonstra facilidade de receber e transmitir informações aos diversos públicos Demonstra facilidade em consolidar dados Demonstra interesse em ouvir

Competência: GESTÃO DE PROJETOS

Conceito: Ser capaz de planejar, estruturar, avaliar e monitorar a gestão de projetos, programas e portfólio, em conjunto com os gerentes de projeto, stakeholders e a alta gestão patrocinadora/cliente dos serviços do PMO, promovendo a maturidade desta competência na organização em que atua.




Melhores práticas de gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio Entendimento do negócio e da estrutura organizacional da empresa Modelos de maturidade em gerenciamento de projetos Gestão de Processos Ferramentas de apoio a gestão Noções básicas de Matemática Financeira

Comunicar bem, escrita e oralmente Ter foco no cliente interno Desenvolver pessoas Capacidade de vender ideias Liderar Articular Praticar autoconfiança Gerenciar mudanças Solucionar conflitos Ter objetividade / assertividade Trabalhar com disciplina e método Organizar e conduzir reuniões

Promove mudanças Propõe formas diferentes de trabalho Age com ética Demonstra sensibilidade nas relações interpessoais Demonstra atitude empreendedora Demonstra postura crítica Demonstra cooperativismo Demonstra coerência entre o que faz e fala, sendo um exemplo a ser seguido

Age com atenção a detalhes

Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS

Conceito: Ser capaz de estruturar atividades e processos, e de atuar dentro de contextos definidos em padrões que suportem a execução de tarefas.




Ferramentas da qualidade total Visão sistêmica e estratégica (entende o ambiente político e econômico da organização e formula estratégias para atingimento dos objetivos).

Analisar com facilidade Raciocinar com lógica Estruturar e implementar novos serviços/processos Comunicar bem, escrita e oralmente Realizar síntese Trabalhar com disciplina e método

Demonstra organização Age com atenção a detalhes Demonstra facilidade na comunicação Age com objetividade Propõe formas diferentes de trabalho Aceita e se adapta facilmente às mudanças

Competência: EMPREENDEDORISMO

Conceito: Ser capaz de buscar e identificar oportunidades de ação, propor e implantar soluções, de forma inovadora /diferenciada, visando otimizar a performance dos projetos e do portfólio.




Gestão da Inovação Gestão da Qualidade Gestão de Processos

Trabalhar com disciplina e método Possuir capacidade analítica Raciocinar com lógica Praticar organização Possuir perfil Realizador

Acredita no próprio potencial Observa o ambiente em que atua Age com atenção a detalhes. Age proativamente Busca pela excelência Demonstra coerência entre o que faz e fala, sendo um exemplo a ser seguido Demonstra versatilidade Propõe formas diferentes de trabalho Responde às mudanças com flexibilidade

Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

Conceito: Ser capaz de criar, manter, expandir e utilizar as redes de contato a fim de garantir as entregas e os resultados esperados.




Análise e Gestão de Stakeholders Técnicas de Administração de Conflitos Comunicação Escrita e Oral

Comunicar bem, escrita e oralmente Praticar empatia Ter objetividade Possuir equilíbrio emocional

Age com atenção a detalhes Observa o ambiente em que atua Age com autocontrole Age com empatia Age com sensatez Demonstra carisma nas suas relações Demonstra clareza em seus propósitos Demonstra coerência entre o que faz e fala, sendo um exemplo a ser seguido Demonstra confiança nos outros Demonstra disponibilidade para ouvir Demonstra respeito às diferenças

Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS)

Conceito: Ser capaz de identificar e atender as expectativas dos clientes e agilidade para se reposicionar em caso de mudança no modelo de gestão ou estrutura organizacional.




Análise e Gestão de Stakeholders Gestão de Equipe Gestão de mudanças Serviços do PMO Melhores práticas de gerenciamento de projetos, com base nas áreas de conhecimento definidas no PMBoK Modelos de maturidade em gerenciamento de projetos organizacional

Comunicar bem, escrita e oralmente Praticar organização Trabalhar com disciplina e método Praticar empatia Agir com flexibilidade Saber Ouvir

Age com objetividade e simplicidade Observa o ambiente em que atua Age com rapidez de resposta Age proativamente Delega e acompanha Demonstra disponibilidade para ouvir Demonstra energia para resolver problemas Procura identificar e entender as necessidades dos clientes Tem um bom relacionamento com as áreas É persistente e otimista na implantação das mudanças Responde às mudanças com flexibilidade.

Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO

Conceito: Ser capaz de disseminar a cultura/disciplina de gestão de projetos, programas e portfólio na organização/departamento e garantir a geração de conhecimento ao longo do desenvolvimento dos projetos e programas e após seu encerramento.




Técnicas de Treinamentos Melhores práticas de gerenciamento de projetos, com base nas áreas de conhecimento definidas no PMBoK (Integração, escopo, tempo, custo, qualidade, RH, comunicação, riscos e aquisições) Melhores práticas de gestão de programas e portfólio Cultura Organizacional Taxonomia e Gestão de Conteúdos

Comunicar bem, escrita e oralmente Transmitir conhecimento Praticar empatia Consolidar informação

Demonstra interesse em ensinar. Age proativamente Demonstra organização

Encerramento



Objetivos

Agenda


Competências x Serviços do PMO

Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

Em um estudo realizado por Hobbs e Aubry (2007), foram mapeados os 27 serviços mais comuns, a partir da contribuição de 500 profissionais envolvidos com PMOs em todo o mundo.

FUNÇÕES DO PMO (SERVIÇOS) % PMOs

1. Informar o status dos projetos para a alta gerência 83%2. Desenvolver e implementar uma metodologia padrão 76%3. Monitorar e controlar o desempenho dos projetos 65%4. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento 65%5. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos 60%6. Prover aconselhamento à alta gerência 60%7. Coordenar e integrar projetos de um portfólio 59%8. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos 58%9. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização 55%10. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO 50%11. Participar do planejamento estratégico 49%

...

Competências x Serviços do PMO

Para prestação de cada serviço são necessárias algumas competências. Definindo os serviços é possível identificar as competências requeridas.

Exemplo: Serviço de “PROVER ACONSELHAMENTO À ALTA GERÊNCIA”

Capacidade de InfluênciaCapacidade de IntegraçãoComunicação EficazGestão de ProjetosFoco no Cliente

Gestão de ConflitosRelacionamento InterpessoalOrganização & ProcessosEmpreendedorismoGestão do conhecimento

Dinâmica de Grupo – Avaliando Competências para o PMO

Identificar quais são as 3 competências mais importantes para realização dos serviços

Serão avaliados os 5 serviços mais comuns dos PMO’s

Resultado da dinâmica por Serviço

Resultado Comparativo

Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ?

▪O método AHP (Analytic Hierarchy Process) foi criado por Thomas Saaty na década de 70, com o objetivo de apoiar o processo de tomada de decisão no Departamento de Defesa do EUA.

▪É hoje considerado uma das melhores práticas para a seleção e priorização de portfólios em organizações de todo o mundo.

▪Consiste basicamente na decomposição de um objetivo em uma hierarquia de critérios, os quais podem ser comparados de forma independente. Com base nesta hierarquia, os tomadores de decisão comparam as alternativas sempre de duas em duas de acordo com cada critério estabelecido.

Método AHP1

▪Em um exercício realizado por 20 Líderes de PMO brasileiros, foram mapeadas as competências mais críticas para cada um dos 27 serviços mais comuns de um PMO, utilizando planilhas Excel e aplicando o método AHP para as comparações entre as competências.

Como avaliamos as Competências por Serviço do PMO ?

Consolidação2▪A consolidação dos resultados e a determinação dos pesos foi

feita utilizando software específico que implementa o método em sua totalidade - Expert Choice (www.expertchoice.com)

20 minutos

Encerramento



Objetivos

Agenda


Competência: CAPACIDADE DE INFLUÊNCIA

NÍVEIS DE COMPETÊNCIA

NÍVEL 0. Não apresenta a competência (Não Eficaz)

NÍVEL 1. Abaixo do Esperado

(Minimamente Eficaz)

NÍVEL 2. Dentro do Esperado

(Eficaz)

NÍVEL 3. Acima do Esperado

(Altamente Eficaz)

Conhece a Cultura Organizacional, porém não compreende as relações de poder na sua própria organização e nas organizações dos clientes, fornecedores, etc. Não utiliza análise dos Stakeholders para identificar as relações de poder e as oportunidades de usar a influência para suportar os objetivos do projeto / programa / portfólio.

Entende os problemas relacionados ao projeto, time do projeto e stakeholders. Toma ações para persuadir, incluindo a preparação cuidadosa dos dados, fornece duas ou mais opções diferentes em uma apresentação ou discussão.

Toma ações para persuadir e adapta o discurso durante apresentações ou discussões visando melhor resultado nas situações. Entende o clima e a cultura organizacional e reconhece as restrições implícitas da organização - o que é e o que não é possível em determinados momentos ou posições.

Antecipa-se a situações que imponham restrições na organização, alinhavando ações e decisões previamente, usando habilidades de relacionamento e comunicação para influenciar e impulsionar os principais tomadores de decisão e formadores de opinião. Articula bem e rapidamente na cadeia de comando para ganhar o suporte necessário aos objetivos.

Competência: CAPACIDADE DE INTEGRAÇÃO






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Não possui conhecimentos básicos para o exercício da competência. Seu escopo de influência ou abordagem de atuação não lhe permite o exercício da competência.

É capaz de analisar tecnicamente a consistência entre as estratégias organizacionais e os projetos, programas e/ou portfólios, suas oportunidades e ameaças relacionadas na sua seleção, porém não influencia stakeholders envolvidos a fim de estabelecer prioridades estratégicas para a organização de uma forma global.

É capaz de analisar tecnicamente a consistência entre as estratégias organizacionais e os projetos, programas e/ou portfólios, suas oportunidades e ameaças relacionadas na sua seleção. Estabelece prioridades estratégicas através de métodos e da articulação e negociação com clientes internos, formalizando-as na Alta Gestão.

É pró-ativo em monitorar o ambiente interno e externo durante a execução das estratégias (projetos, programas e/ou portfolios), sendo capaz de avaliar riscos (negativos ou não), seus impactos em conjunto com stakeholders envolvidos e submeter recomendações à Alta Gestão.

Competência: GESTÃO DE CONFLITOS






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Lida positivamente em ambientes conhecidos, onde já existem conceitos consensados, no entanto, demonstra dificuldades para adaptar-se a situações novas ou reagir a impasses provenientes de indivíduos ou grupos de stakeholders. Reage negativamente às críticas, não conseguindo administrar situações contrárias ou impasses.

Reconhece as situações de resistência ou impasses, porém necessita de um prazo maior para desenvolver relações com os stakeholders que o ajudem a atenuá-las de forma positiva.

Administra as situações de mudanças substanciais, conflitos e impasses através de bom relacionamento e interação com os stakeholders, e utilizando técnicas de negociação.

Os clientes internos e externos reconhecem a capacidade de relacionamento transparente e a motivação, mesmo em situações adversas. Consegue expor as situações de resistência e impasses de forma imparcial, sem abalar sua relação com os seus públicos de relacionamento (interno ou externo), e promovendo o consenso sem impacto aos objetivos do projeto/portfólio.

Competência: COMUNICAÇÃO EFICAZ






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Não consegue promover a comunicação eficiente na gestão de projetos, programas e portfólio, permitindo questionamentos dúbios e dificuldade de entendimento e evolução.

Transmite as informações dos projetos, programas e portfólio.

Tem dificuldade de receber e dar feedback.

Promove a comunicação efetiva dos projetos, programas e portfólio aos diversos níveis hierárquicos, considerando a profundidade e informações necessárias em cada ponto de contato.

Pratica a escuta ativa.

Utiliza técnicas de feedback aos diferentes stakeholders.

Articula cenários para influenciar a tomada de decisão.

Competência: GESTÃO DE PROJETOS






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Não possui conhecimentos básicos para o exercício da competência.

Estrutura um projeto, programa e/ou portfólio alinhado à estratégia organizacional, a partir de uma necessidade identificada, definindo objetivos, recursos viabilizadores e indicadores de performance, suportando a decisão da Alta Administração. Sabe orientar as áreas quanto aos conceitos e define templates para planejamento dos projetos.

Acompanha as implementações, gerenciando riscos e realizando serviços que suportem tanto a Alta Administração quanto os gerentes de projeto. Conhece e aplica ferramentas de apoio à gestão dos serviços. Avalia a maturidade em gerenciamento de projetos, programas e portfólio, suportando ações para sua evolução.

Aperfeiçoa os processos de gestão de projetos, programas e portfólio, a fim de buscar a excelência nos processos, ferramentas e controles, demonstrando atitude empreendedora e propondo novas formas de trabalho, gerenciando as mudanças necessárias.

Competência: ORGANIZAÇÃO & PROCESSOS






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Estabelece alguns padrões porém não documenta e não divulga de forma estruturada.

Padroniza os templates para gerenciamento de projetos.

Estabelece políticas, procedimentos e templates para gerenciamento de projetos. Monitora as tarefas, processos e problemas relacionados aos projetos, buscando superar os resultados previstos e dentro dos recursos disponíveis. Estabelece e gerencia indicadores para avaliar a performance dos projetos

Cria um ambiente favorável para garantir a inovação contínua, envolvendo pessoas e integrando a organização. Propõe revisões nos processos para otimização das atividades. Estabelece e gerencia indicadores para avaliar a performance dos projetos, de cada serviço do PMO e do Negócio.

Competência: EMPREENDEDORISMO






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Compartilha ideias com a equipe porém sente dificuldades em organizar e executá-las.

Assume e desenvolve as novas ideias porém falta habilidade para mobilizar as partes interessadas para executar e implantá-las.

Possui postura pró-ativa, transformando ideias em resultados reais. Os problemas são encarados como oportunidades na busca de melhores resultados.

Influencia seu círculo de relacionamento e é capaz de obter resultados através da mobilização de outros e de seu próprio senso de planejamento e execução.

Competência: RELACIONAMENTO INTERPESSOAL






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Demonstra dificuldade para adaptar-se a novas situações e a interagir com diferentes stakeholders. Não consegue estabelecer relação de confiança com os principais stakeholders

Adapta-se a novas situações porém necessita de um prazo maior para desenvolver relações que ajudem a gerar resultados.

Demonstra facilidade para interagir com outros, criando e desenvolvendo relações duradouras que ajudam a gerar resultados.

Reconhecido pela capacidade de se relacionar com transparência e pela busca do melhor resultado. Adapta-se e administra as novas situações com facilidade e é reconhecido como profissional que sempre agrega valor.

Competência: FOCO NO CLIENTE (GESTÃO DE STAKEHOLDERS)






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Conhece os serviços do PMO. O resultado individual ou da área é prioridade, independente dos impactos que possam causar aos clientes internos ou externos.

Compreende como os serviços atendem às necessidades dos clientes internos e atende as necessidades dos clientes, porém não analisa os impactos nem questiona a eficácia das ações realizadas.

Investe tempo para entender às necessidades dos clientes internos. Define os serviços do PMO considerando as necessidades atuais dos clientes internos. Repensa o modelo da área e assume riscos para propor mudanças de forma a agregar valor para a organização. Cumpre o que foi acordado junto aos clientes realizando entregas de alta qualidade.

Customiza os serviços alinhados às necessidades atuais e futuras. Reconhecido como profissional que cria valor efetivo e antecipa as necessidades dos clientes com o objetivo de fidelizar e gerar relacionamentos duradouros. Capacidade de analisar e se reinventar visando sempre a satisfação dos clientes.

Competência: GESTÃO DO CONHECIMENTO






(Eficaz)


(Altamente Eficaz)

Demonstra pouco comprometimento com a perenidade / sustentabilidade da disciplina de gestão de projetos na organização.

Demonstra comprometimento com a perenidade / sustentabilidade da disciplina de gestão de projetos na organização. Se envolve no desenvolvimento de treinamentos da disciplina de gestão de projetos.

Utiliza conceitos de gestão do conhecimento, como taxonomia, gestão de conteúdo, etc., para promover a disciplina de gestão de projetos no ambiente corporativo. Promove a utilização de lições aprendidas em projetos. Utiliza meios de comunicação organizacional para disseminar a disciplina de gestão de projetos.

É apto a promover sessões de coaching e mentoring em gestão de projetos na organização.

Aplica treinamentos avançados de gestão de projetos, programa e portfólio.

Identificar qual é o nível atual dos participantes em uma competência

Discutir quais ações poderiam ser realizadas para desenvolver a competência

Cada grupo discutirá e apresentará a análise de uma competência

Dinâmica de Grupo – Desenvolvendo Competências para o PMO

Análise das competências críticas para 5 serviços do PMO (usando Método AHP):

Encerramento



Objetivos

Agenda


Desenvolvimento de Competências - E na prática, como

fica ?

Descrição de cargos e seleção da equipe do PMO (relacionamento com RH);

Avaliação individual de competências e definição do plano de desenvolvimento;

Alocação da equipe para realização dos serviços de acordo com o perfil; Motivação da equipe; Alto desempenho e alcance dos objetivos da área; Aumento da maturidade do PMO.

Obrigado !

Criação de um Modelo de Competencias para PMO

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