Serviços de PMO na EDP Distribuição...

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Serviços de PMO na EDP Distribuição[2013-2015]

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I. Estratégia

II. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos

III. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

IV. Factores críticos de sucesso

Índice

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A. Missão, Visão e ObjectivosI. Estratégia

Missão

Visão

Objectivos

Estratégia

PROJECTOS

Os PROJECTOS implementam a Estratégia das Organizações

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A. Missão, Visão e Objectivos

Missão:

� Garantir a expansão e a fiabilidade da rede - Ligar clientes e produtores à rede de distribuição;planear, desenvolver, operar

e manter a rede;

� Garantir o abastecimento de electricidade - Abastecer os clientes dos comercializadores,cumprindo os objectivos regulatórios de qualidade e de tempos de interrupção de energia;

� Fornecer serviços aos comercializadores - Garantir os serviços, tais como, mudança decomercializador (switching), cortes, alterações de potência, leituras, etc.

Finalidade:

� Distribuição regulada de energia eléctrica entre as subestações da Rede Nacional deTransporte e os pontos de consumo, gerindo a manutenção de redes e instalações paragarantia de qualidade nos serviços prestados aos clientes.

I. Estratégia

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A. Missão, Visão e ObjectivosI. Estratégia

Ser o operador líder de redes de

distribuição de electricidade a nível ibérico e

uma referência a nível europeu

Pela sua capacidade de gerar um retorno atractivo do investimento a riscos controlados

Pela elevada competência e

nível de motivação das

suas pessoas

Colaboradores

Accionista Clientes

Meio Envolvente

Pelas suas políticas transparentes de sustentabilidade e responsabilidade social

Pela excelência da sua Qualidade deServiço e da sua

capacidadede relacionamento

com os clientes

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B. Plano de Negócios e Portfolio de InvestimentosI. Estratégia

Para responder aos desafios do contexto em que se insere, foram definidos, no Plano de Negócios 2013-2015, 3 Eixos Estratégicos

Risco Controlado e Qualidade Excelente

Eficiência Superior

Inovação e Evolução Sustentada

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C. Programas & Projectos (Empresariais e Operacionais)I. Estratégia

Necessidade: Abordagem sistematizada de Gestão

� Maior adaptabilidade à constante mudança nas Organizações• a crescente complexidade dos projectos exige interdisciplinaridade dificilmentecompatível com fronteiras departamentais

PMODefinição e implementação de uma metodologia baseada em

referenciais reconhecidos internacionalmente

PMBOK® Project Management Body of knowledge – PMI

� Maior foco no controlo da prossecução dos melhores resultados• eficiência e eficácia na alocação dos recursos às actividades dos projectos• maior garantia de qualidade dos entregáveis• maior pressão para o cumprimento de prazos, tempo e custo nos projectos

� Abordagem única de Gestão de Projectos em toda a Empresa• a uniformização é uma alavanca de criação de valor• optimização e flexibilização dos recursos entre diferentes projectos• análise, avaliação e comparabilidade do desempenho dos diferentes projectos• desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais

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C. Programas & Projectos (Empresariais e Operacionais)I. Estratégia

O que é um Projecto?É um esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado.

O que é o Project Management Office (PMO)?É a estrutura organizacional responsável pela definição e implementação de uma metodologia de Gestão de Projectos baseada em referenciais reconhecidos internacionalmente.

O que é um Programa?É definido como um grupo de Projectos relacionados entre si, geridos de forma coordenada demodo a obter benefícios e assegurar um controlo não possíveis através da sua gestãoindividual.

“…da Visão à Realidade”

PMBOK® Project Management Body of knowledge – Project Management Institute (PMI)

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I. Estratégia




Índice

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Alinhamento com a estratégia• Escolher os melhores projectos

para a Organização

SELEÇÃOdos Projectos

EXECUÇÃOdos Projetos

Materialização da estratégia• Entregar os resultados

pretendidos com o mínimo de esforço

Investir o dinheiro no sítio certo

Garantir valor pelo dinheiro

investido

Gestão de Portfolio…

Gestão de Projectos…

“Preço é o que se paga – Valor é o que se recebe”Warren Buffett

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A. Gestão de PortfolioII. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos

Definição de

critérios de

selecção

Definição das linhas

de orientação

estratégicas para a

organização


de orientação


organização

Plano de

negócio

Plano de

negócio

Selecção de

projectosMacro

orçamentação

Macro

orçamentaçãoPrioritizaçãoPrioritização

Análise de

cenários

Análise de

cenários

Selecção de

portfolio

Selecção de

portfolio……

Inicio do

projectosPlaneamento

(WBS)

Planeamento

(WBS)

Afectação de

recursos

Afectação de

recursos

Plano de

comunicação

Plano de

comunicação

Planos de

qualidade;

Planos de

qualidade;BaselinesBaselines ……

Controlo e

ImplementaçãoReporting de

progresso;

Reporting de

progresso;

Controlo do plano,

qualidade, risco e

constrangimento

Controlo do plano,

qualidade, risco e

constrangimento

Indicadores

e relatórios

de gestão

Indicadores

e relatórios

de gestãoImplementaçãoImplementação

Encerramento do

projecto

Fecho

administrativo do

projecto

Fecho

administrativo do

projecto

Registo de

histórico de

projecto;

Registo de

histórico de

projecto;

Análise

equipa e

prestadores;

Análise

equipa e

prestadores;

Análise de

benefíciosAcompanhamento

dos investimentos

Acompanhamento

dos investimentosScorecardsScorecards

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A. Gestão de PortfolioII. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos

Definição de

critérios de

selecção


de orientação


organização


de orientação


organização

Plano de

negócio

Plano de

negócio

Selecção de

projectosMacro

orçamentação

Macro

orçamentaçãoPrioritizaçãoPrioritização

Análise de

cenários

Análise de

cenários

Selecção de

portfolio

Selecção de

portfolio……

Inicio do

projectosPlaneamento

(WBS)

Planeamento

(WBS)

Afectação de

recursos

Afectação de

recursos

Plano de

comunicação

Plano de

comunicação

Planos de

qualidade;

Planos de

qualidade;BaselinesBaselines ……

Controlo e

ImplementaçãoReporting de

progresso;

Reporting de

progresso;

Controlo do plano,

qualidade, risco e

constrangimento

Controlo do plano,

qualidade, risco e

constrangimento

Indicadores

e relatórios

de gestão

Indicadores

e relatórios

de gestãoImplementaçãoImplementação

Encerramento do

projecto

Fecho

administrativo do

projecto

Fecho

administrativo do

projecto

Registo de

histórico de

projecto;

Registo de

histórico de

projecto;

Análise

equipa e

prestadores;

Análise

equipa e

prestadores;

Análise de

benefíciosAcompanhamento

dos investimentos

Acompanhamento

dos investimentosScorecardsScorecards

Gestão de projecto

Início Planeamento

Implementação Controlo Encerramento

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B. Gestão de Programas e Projectos

1. Planeamento

“Só se consegue monitorizar e controlar aquilo que está planeado”


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Ficha de Caracterização do ProjectoO que é?

É um documento que, após aprovação, baliza o Projecto que se vai fazer.

Para que serve?

1. Para garantir o alinhamento do entendimento do Projecto entre quem o quer fazer (Líder ou Dono do Projecto) e quem o vai executar (Equipa de Projecto).

2. No decorrer do Projecto, assume também um papel decisivo na negociação das alterações de âmbito.

Em que consiste?

Descrição da Finalidade do Projecto (O quê)

Descrição da Razão pela qual o Projecto é necessário (Porquê)

Descrição da categoria de RH (Papéis e Responsabilidades)

Delimitação do âmbito: Qualidade, Tempo, Custos, Identificação dos Riscos e explicitação dos Pressupostos


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B. Gestão de Programas e ProjectosII. Metodologia de Gestão de Portfolio e Projectos

O que é o Âmbito?

É o conjunto de trabalhos e serviços que se vão fazer no Projecto para dar resposta ao que é pedido.

ÂmbitoÂmbito

Qualidade Tempo

Custo

RecursosHumanos

e Materiais

Riscos ePressupostos

O Âmbito é delimitado pelasrestrições do Projecto…

Se não se conseguir negociar asrestrições, então deve-se negociar

o âmbito!

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Work Breakdown Structure (WBS)

O que é?

É a estrutura detalhada e organizada das acções que decompõem os trabalhos e serviços que serão executados no Projecto para dar

resposta à sua finalidade (Note-se que WBS ≠ Tempo).

Para que serve?

Para identificar claramente as acções que têm que ser executadas no sentido de se entregar o que é suposto (apenas o que faz parte do

âmbito). É também o primeiro passo para se dar início à calendarização das acções e, consequentemente, dar a conhecer a data de fim do

Projecto, os RH que é necessário envolver e os custos associados.

Em que consiste?

Organização dos trabalhos e serviços por:

• Fases

• Entregáveis

• Pacotes de Trabalho

• Actividades


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Cronograma (Gantt)O que é?É a sequenciação visível em forma gráfica das actividades da WBS no tempo.

Para que serve?

Para identificar claramente a duração das actividades, quais as suas precedências, qual a data de fim do Projecto, o caminho crítico, as folgas e a Baseline (“fotografia” inicial do plano). No decorrer do Projecto, tem um função particularmente importante associada à simulação de cenários (gestão de alterações de âmbito e/ou de imprevistos).

Em que consiste?Num conjunto de barras e símbolos temporais que se associam às actividades e que permitem uma percepção intuitiva da variável tempo. Normalmente, existem funções associadas que calculam automaticamente o caminho crítico e as folgas.


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Matriz de Responsabilidade de 2º Nível (MR2N)O que é?É um documento que identifica inequivocamente o Responsável nominal pela Execução de cada um dos Pacotes de Trabalho do Projecto, assim como identifica também as interacções que este deve assegurar com os vários Stakeholders .

Para que serve?Para estabelecer um compromisso escrito entre os vários intervenientes da Equipa de Projecto, dissipando qualquer dúvida sobre a responsabilidade da entrega dos resultados e estabelecendo à partida as interacções entre os vários Stakeholders.

Em que consiste?

Numa tabela bidimensional, em que se relacionam os Pacotes de Trabalho com os elementos da Equipa de Projecto e com os Stakeholders, por intermédio de letras que definem o grau de responsabilidade e ou de interacção.

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B. Gestão de Programas e ProjectosMonitorização & Controlo da Execução


Overview…

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Plano de Controlo… do Projecto

SteeringReport

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Steering Committee

…

…

Programas e Projectos…

O PMO suporta a Gestão de Projetos em toda a

Cadeia de Valor

• Suporte metodológico• Consultoria às UOs• Pool de Gestores de

Projetos empresariais

Fazer o que tem que ser feito, com o mínimo de

esforço

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Alteração de âmbito

“A única certeza que o Gestor de Projecto tem no início do Projecto é que vão acontecer

imprevistos…”


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Alteração de âmbitoO que é?É a materialização da necessidade de ter que se efectuar uma ou mais actividades que não estavam planeadas, em virtude quer de um pedido suplementar do Líder do Projecto quer de um acontecimento imprevisto com impacto no Projecto e que, por esse motivo, tem que ser tratado.

Que constrangimentos trás?Tipicamente, impacta cumulativamente ou de forma independente na afectação de RH, na duração, na qualidade e no custo do projecto.

Como se negoceia?A Ficha de Caracterização do Projecto (âmbito anteriormente definido e aprovado) e a capacidade de simulação de cenários são as ferramentas que o Gestor de Projecto tem ao seu dispor para negociar com o Líder em termos da afectação dos RH, do tempo, da qualidade e dos custos que a alteração de âmbito implica. No final da negociação, resultará a actualização do Business Case.


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I. Estratégia




Índice

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Estratégia

Plano de Negócios

Gestão de Portfolio

Gestão de Programa

Gestão de Projecto

Planeamento Top-Down

Planeamento Bottom-Up

A. PPM [EPM]

Project Portfolio Management é um método para analisar e gerir de forma conjunta e integrada um grupo de projectos, em curso ou candidatos, com base em objectivos estratégicos, constrangimentos e procura.


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A. PPM [EPM]Reporte do Progresso


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A. PPM [EPM]Relatório


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B. PPMIII. Ferramentas de Suporte à Gestão de Portfolio e Projectos

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I. Estratégia




Índice

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CompetênciasIV. Factores críticos de sucesso

Capacidade de tomar decisões bem informadas e coerentes mobilizando um

conjunto de recursos, entre os quais a nossa própria inteligência, para de uma

forma extremamente perspicaz e eficiente nos ajudar a resolver problemas, a

ultrapassar obstáculos e superar os desafios.

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Principais Mensagens

1. Metodologias de Gestão de Portfolio e de Gestão de Projectos são um must-to-have e não um nice-to-have;

2. A metodologia de Gestão de Portfolio alinhada com as melhores práticas internacionais

“agarra” a implementação dos projectos de investimento às orientações estratégicas do

Plano de Negócio;

3. A Gestão da Mudança, Comunicação e Formação são factores críticos de sucesso;

4. O Buy-in da organização pelo reconhecimento do valor acrescentado destas

metodologias é fundamental;

5. Aposta na formação para o desenvolvimento das competências técnicas e

comportamentais contribui para melhorar o “set-skills” dos nossos Colaboradores.

O PPM/EPM para a EDP Distribuição são uma mais valia como metodologias e ferramentas de suporte à implementação do Plano de Negócios, gestão do

Investimento, integrando gestão de Projectos de Investimento e monitorização dos benefícios

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Serviços PMO:

� Metodologia, templates, procedimentos para gestão de portfolio e projectos;

� Suporte e consultoria na gestão de projectos, formação em gestão de

projectos e ferramentas;

� Gestão de Projectos - pool de Gestores de Projecto empresariais.

Principais Mensagens

O PPM/EPM para a EDP Distribuição são uma mais valia como metodologias e ferramentas de suporte à implementação do Plano de Negócios, gestão do

Investimento, integrando gestão de Projectos de Investimento e monitorização dos benefícios

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Obrigado

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