Case Study - STCP

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    17-Aug-2015
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  1. 1. CASE STUDY Sociedade de Transportes Coletivos do Porto
  2. 2. As necessidades Numa rea de negcio to complexa onde convivem diversas aplicaes informticas direcionadas gesto de processos muito especficos, a organizao carecia de um sistema de gesto que agregasse os dados num ncleo central e que disponibilizasse a informao necessria a um maior controlo de gesto. Face aos elevadssimos custos operacionais inerentes sua atividade, a reduo do Custo Total de Propriedade (TCO) era uma prioridade para a STCP e uma condio essencial para o cumprimento das metas estabelecidas no mbito da consolidao oramental e da prestao de um servio de qualidade aos cidados. Com uma frota que ultrapassa os 500 autocarros, servindo mais de 80 linhas na rea Metropolitana do Porto, a qualidade do servio prestado est profundamente depende da disponibilidade operacional do equipamento. Nesse contexto, era primordial para a organizao que a soluo a implementar promovesse simultaneamente uma gesto eficiente da manuteno dos equipamentos, potenciando a maximizao da sua capacidade operacional. A escolha do fornecedor A experincia da PRIMAVERA no setor pblico, sendo a primeira software house a disponibilizar uma soluo totalmente adaptada ao Plano Oficial da Contabilidade Pblica (POCP) logo aps a aprovao do diploma que estabelecia as normas da Contabilidade Pblica em 1997, foi um fator decisivo para a STCP e que motivou a substituio do sistema central de gesto utilizado neste organismo pelas solues da PRIMAVERA. Tambm o reduzido Custo Total de Propriedade (TCO), comparativamente com as restantes solues existentes no mercado, a qualidade do reporting financeiro e de gesto proporcionados e a disponibilizao contnua de atualizaes, que permitem no s acompanhar a evoluo tecnolgica do produto como da legislao aplicvel ao setor, so fatores diferenciadores que contriburam para a escolha das solues da PRIMAVERA. A responsvel pelos Sistemas de Informao da STCP acredita que com as solues da PRIMAVERA todo o processo de gesto deste organismo ser otimizado. A esse propsito Helena Meira salienta Em 2009 a STCP, SA iniciou um processo de substituio do ERP SAP por solues PRIMAVERA. Dado o elevado nvel de sofisticao e exigncia inerentes, tratou-se de um projeto revestido de alguma complexidade, mas com garantia de resposta das funcionalidades consideradas imprescindveis ao bom funcionamento dos servios e adequada gesto da empresa. Vantagens e expetativas Numa organizao como a STCP (mais de 1500 funcionrios, distribudos pelas vrias localizaes, e uma frota que ultrapassa os 500 veculos operacionais) imprescindvel a existncia de vrias aplicaes que permitam efetuar uma gesto por reas. O projeto desenvolvido pela PRIMAVERA Consulting centrou-se na integrao dos dados provenientes das diferentes aplicaes. Nesse sentido, foram criados inmeros mecanismos de integrao que veiculam os dados provenientes das diferentes aplicaes (bilhtica, gesto de frotas, rotas, etc.) para o ERP. O envio desses dados para o sistema central de gesto e seu cruzamento com reas nucleares como Contabilidade, Logstica, Controlling, Manuteno, entre outras, resultou na otimizao dos processos de gesto e num controlo efetivo das operaes. Rumo a uma gesto de excelncia Com mais de 140 anos de experincia no setor do transporte de passageiros e um percurso slido, a STCP encontrou nas solues de gesto da PRIMAVERA os mecanismos que lhe permitiram reduzir os custos operacionais, mantendo-se no trilho da inovao e apresentando as melhores prticas do setor a nvel nacional e europeu. www.stcp.pt
  3. 3. Sobre a STCP A Sociedade de Transportes Coletivos do Porto surgiu com esta designao em 1946, no entanto a histria da organizao funde-se com a crnica da primeira companhia dedicada ao transporte coletivo de passageiros em Portugal, precisamente na cidade do Porto. Com uma origem centenria na Companhia Carris de Ferro do Porto, a STCP hoje uma das maiores empresas nacionais do setor, servindo cerca de 80 linhas na rea Metropolitana do Porto, contando para tal com mais de 1500 colaboradores e uma frota que ultrapassa os 500 autocarros. Ao incutir fluidez em todos os processos da organizao e sua integrao num ERP com poderosa capacidade de parametrizao e elevada extensibilidade, a STCP conseguiu otimizar transversalmente a sua eficincia. Diminuio do TCO e dos custos de operacionalidade AintegraodosvriossistemasdeinformaoexistentesnaSTCPnumnicosistemacentral quepermiteagestofinanceira,derecursoshumanos,deequipamentoseativosedaqualidade numa nicaplataformaintegradapromoveuumareduosubstancialdoscustosoperacionais. Ferramentas de apoio deciso O Gestor / Diretor passou a dispor de informao essencial tomada de deciso. De forma imediata so disponibilizados mapas de custos por linha; horas extraordinrias associadas a cada motorista e rota; onde so vendidos mais bilhetes; nmero de viaturas operacionais e aquelas que esto paradas para manuteno; valor gasto em reparaes para cada viatura; viagens previstas / realizadas; tempos de espera na paragem; tempo mdio de durao da viagem; consumos por linha / srie de veculo; passageiros transportados; absentismo; trabalho extra; faturas de fornecedores bloqueadas para pagamento e respetivo motivo; faturas j recebidas por correio mas ainda por registar no ERP; necessidades de compra para evitar falhas de stock; aviamentos em falta para satisfazer solicitaes dos vrios departamentos; requisies de intervenes em aberto; balancete de terceiros; entre um sem fim de informaes disponveis no ERP PRIMAVERA. Maior controlo sobre todas as reas da organizao Ao nvel do controlo e da transparncia dos processos, as solues implementadas suportam a avaliao automtica de eventuais desvios na informao registada. Por exemplo, no processo de introduo de uma encomenda e da respetiva fatura, o sistema verifica automaticamente se h desvios no valor e quantidade, se o montante superior a determinado parmetro, etc., alertando os intervenientes para a existncia de diferenas nos dados introduzidos e bloqueando as faturas para pagamento. Controlo da operacionalidade da frota A operacionalidade da frota condio essencial para o exerccio desta atividade. Por essa razo, o sistema de manuteno decisivo para a prestao de um servio de qualidade. Graas implementao da soluo PRIMAVERA Maintenance integrada no ERP, passou a ser possvel uma gesto criteriosa de viaturas operacionais, viaturas em manuteno preventiva, viaturas acidentadas e viaturas disponveis; de forma a maximizar a rentabilidade dos equipamentos, a gesto eficiente das equipas tcnicas e a garantir sempre o cumprimento do servio calendarizado para cada uma das linhas. Agilizao dos portais internos ComaimplementaodaplataformacolaborativaPRIMAVERAWebCentralosvriossistemas deintranetexistentesnaorganizaoderamorigemaumnicoportalinternoqueintegracomo sistemadegestodocumental,promovendoacentralizaoeafacilidadedeacessoinformao. Nessa mesmaplataformasuportadaaGestodaQualidadeondepossvel,porexemplo, introduzirumareclamao,deixarumasugesto,fazerumpedido,registarauditoriasinternas, registaraavaliaodedesempenho,efetuarpedidosorganizao,registaracorrespondncia digitalmente,consultarrecibosdevencimento,etc. Rapidez na resposta s questes legais e fiscais A disponibilizao de um servio de atualizao contnua das solues, adaptando-as s obrigaes fiscais e legais em vigor e a novas ferramentas de produtividade, tem permitido organizao o acesso contnuo s ltimas novidades tecnolgicas e o acompanhamento da evoluo legal e fiscal. www.primaverabss.com Em 2009 a STCP, SA iniciou um processo de substituio do ERP SAP por solues PRIMAVERA. Dado o elevado nvel de sofisticao e exigncia inerentes, tratou-se de um projeto revestido de alguma complexidade, mas com garantia de resposta das funcionalidades consideradas imprescindveis ao bom funcionamento dos servios e adequada gesto da empresa. Helena Meira, Diretora de Sistemas de Informao da STCP Solues implementadas ERP - Contabilidade -Tesouraria - Logstica - Recursos Humanos - Equipamentos e Ativos - Tecnologias de Transaes Eletrnicas - Motores de Integrao Outras solues - XLS Financial - PRIMAVERA Fiscal Reporting Manager - PRIMAVERA Maintenance
  4. 4. Sobre a PRIMAVERA BSS A PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A. uma empresa especializada no desenvolvimento de solues de gesto e plataformas para integrao de processos empresariais. Com uma equipa experiente e altamente qualificada de 240 colaboradores, a PRIMAVERA BSS est presente em Portugal, Espanha, Angola, Moambique, Cabo Verde, So Tom e Prncipe e Qunia. A PRIMAVERA BSS posiciona-se como um parceiro e fornecedor de excelncia de solues tecnolgicas que visam ajudar os atuais 40 mil clientes a gerir os seus negcios. A PRIMAVERA BSS distingue-se pela inovao contnua das suas solues, atravs de uma poltica de investimento em Investigao e Desenvolvimento e da participao da sua massa crtica em programas de I&D de centros de investigao e universidades. A PRIMAVERA BSS uma empresa Certificada ISO 9001, desde 2002.