Case Study - Universidade do Porto

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    14-Aug-2015
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    Education

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  1. 1. CASE STUDY Universidade do Porto
  2. 2. As necessidades Com a tnica assente no trinmio Conhecimento, Inovao e Tecnologia, a instituio passou a deter a responsabilidade de definir estratgias de negcio que permitissem uma gesto patrimonial, administrativa e financeira rigorosa, no sentido da autonomia econmica. O desafio da gesto privada implicava um amplo processo de padronizao do sistema de gesto utilizado em todas as unidades orgnicas, reitoria e servios autnomos da instituio, com o objetivo de otimizar o processo de reporting e os mecanismos de controlo operacional. A escolha do fornecedor A experincia de utilizao do software de gesto PRIMAVERA para a rea da Administrao Pblica (PRIMAVERA Public Sector) h largos anos, quer na reitoria, quer em algumas faculdades, deu organizao a segurana necessria para avanar com o projeto de extenso do ERP PRIMAVERA a todas as unidades orgnicas, respondendo aos novos requisitos de gesto. A elevada extensibilidade e flexibilidade da plataforma tecnolgica que aloja as solues da PRIMAVERA foram decisivas neste processo, possibilitando a integrao numa nica base de dados de toda a informao oriunda dos restantes subsistemas de informao existentes na instituio. O processo de implementao O trabalho da PRIMAVERA Consulting, unidade de negcio da PRIMAVERA BSS especializada na implementao de projetos de maior complexidade tcnica, focou-se no desenvolvimento de um modelo de gesto transversal a todas as unidades, contemplando a descentralizao Universidade do Porto otimiza gesto com solues da PRIMAVERA Com a mudana de estatuto para regime fundacional, a maior instituio de ensino e investigao cientfica portuguesa implementou o sistema de gesto empresarial (ERP) PRIMAVERA, com o objetivo de melhorar os processos de controlo de gesto. Sendo a maior instituio de ensino do pas e o maior produtor de cincia em Portugal, o desafio da gesto privada e da autonomia da Universidade do Porto implicava um amplo processo de adequao do sistema de gesto. A organizao necessitava de alargar o ERP PRIMAVERA a todas as unidades orgnicas, reitoria e servios autnomos da instituio, de forma a garantir a uniformizao de processos e a globalizao do modelo de gesto. www.up.pt Este projeto uma aposta clara na eficincia e rigor dos processos e na modernizao da gesto universitria, fatores essenciais para o desenvolvimento sustentado. A soluo de gesto PRIMAVERA d-nos uma viso integrada e em tempo real de toda a atividade da Universidade e fundamental para a criao de sinergias e partilha de processos vitais a uma gesto rigorosa. Jos Marques dos Santos, Reitor da Universidade do Porto
  3. 3. Sobre a Universidade do Porto Com origens que remontam ao sculo XVIII, a Universidade do Porto atualmente a maior instituio de ensino e investigao cientfica de Portugal. Perto de 31.000 estudantes, 2.300 professores e investigadores e 1.700 funcionrios no docentes frequentam as suas 15 escolas e 69 unidades de investigao, distribudas por trs polos universitrios localizados na cidade do Porto. Integrando 14 faculdades e uma Business School, a Universidade do Porto oferece mais de 700 programas de formao em 273 cursos de licenciatura, mestrado integrado, mestrado e doutoramento. Todos os anos mais de 2.000 estudantes estrangeiros escolhem a instituio para completar a sua formao superior. das tesourarias e dos servios financeiros das diversas unidades orgnicas, mantendo a sua autonomia em termos de funcionamento operacional. Esta descentralizao administrativa e financeira permitiu a cada faculdade manter os processos inerentes sua rea de especializao em simultneo com um modelo de gesto global partilhado por toda a instituio. Sendo a mobilidade um fator essencial nesta rea de negcio, foi desenvolvido um modelo de Web Services de integrao que culminou com a ligao, via Web, entre o ERP PRIMAVERA e os restantes sistemas numa nica plataforma online que possibilita a gesto acadmica, patrimonial, administrativa e financeira nessa mesma plataforma. Esta fluidez de dados e intensa interligao entre diferentes sistemas dotou a unidade de controlo de gesto e auditoria de numerosas ferramentas de controlo de gesto e de auxlio ao processo de reporting. Ainda no sentido de agilizar este processo foi criada de raiz uma rea de Projetos que integra mecanismos de controlo oramental e permite uma gesto adequada dos projetos de toda a instituio, agilizando a relao com as entidades financiadoras. A elevada experincia da PRIMAVERA no setor do ensino permitiu agilizar a resposta s questes legais e fiscais, centralizando na unidade de controlo de gesto e auditoria a entrega das declaraes fiscais e oficiais. Nesse sentido, foram desenvolvidos mecanismos que permitem ao sistema efetuar automaticamente um apuramento global com impacto imediato na tesouraria e nas declaraes oficiais. O sucesso deste projeto descentralizado, com faculdades dispersas por diferentes Campus, seguidos por equipas distintas e com algumas necessidades inerentes especializao de cada unidade orgnica deveu-se, em grande medida, Metodologia de Implementao PRIMAVERA (MIP), um modelo de implementao exclusivo da PRIMAVERA baseado nas melhores prticas internacionais para a implementao de sistemas de informao. Vantagens e expetativas O projeto da PRIMAVERA Consulting resultou na automatizao de um conjunto de processos, otimizao significativa do controlo de gesto e do reporting, bem como na reduo do Custo Total de Propriedade (TCO) suportado pela instituio. Este projeto uma aposta clara na eficincia e rigor dos processos e na modernizao da gesto universitria, fatores essenciais para o desenvolvimento sustentado. A soluo de gesto PRIMAVERA d-nos uma viso integrada e em tempo real de toda a atividade da Universidade e fundamental para a criao de sinergias e partilha de processos vitais a uma gesto rigorosa, salienta o reitor da instituio, Jos Marques dos Santos. www.primaverabss.com ERP Contabilidade Contactos e Oportunidades Equipamentos e Ativos Logstica Motores de Integrao Projetos/Obras Tesouraria Outras solues PRIMAVERA Fiscal Reporting Manager XLS Financial Solues implementadas
  4. 4. Sobre a PRIMAVERA BSS A PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A. uma empresa especializada no desenvolvimento de solues de gesto e plataformas para integrao de processos empresariais. Com uma equipa experiente e altamente qualificada de 240 colaboradores, a PRIMAVERA BSS est presente em Portugal, Espanha, Angola, Moambique, Cabo Verde, So Tom e Prncipe e Qunia. A PRIMAVERA BSS posiciona-se como um parceiro e fornecedor de excelncia de solues tecnolgicas que visam ajudar os atuais 40 mil clientes a gerir os seus negcios. A PRIMAVERA BSS distingue-se pela inovao contnua das suas solues, atravs de uma poltica de investimento em Investigao e Desenvolvimento e da participao da sua massa crtica em programas de I&D de centros de investigao e universidades. A PRIMAVERA BSS uma empresa Certificada ISO 9001, desde 2002.