FGV – MBA GESTÃO ESTRATÉGICA E ECONÔMICA DE PROJETOSSão Paulo, junho 2013 – GEEP T10 – Unidade Berrini

A Empresa Atlântida, é uma consultoria em gerenciamento profissional de

portfólios e projetos, especializada em implantação de PMO – Project Management

Office.

Com atuação de 10 anos no mercado nacional e internacional, a empresa tem se

destacado pela excelência e expertise de sua equipe altamente qualificada,

comprovados através dos altos índices de aprovação e lucratividade dos portfólios,

programas e projetos dos nossos clientes.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBNegócio da empresa

1 - Janice Miguel

2 - Rodrigo Oquendo

3 - Gabriela Monte

4 - Marina Pierrobom

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBIntegrantes

1 2

13 4

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBObjetivo

O objetivo dessa proposta consiste na apresentação de um portfólio de projetos e

implantação de um PMO, definidos à partir dos objetivos do planejamento

estratégico do país LISARB.

ITEM OBJETIVO ESTRATÉGICO PROJETOS IDENTIFICADOS

1 Aliança por um Lisarb mais justo 1.1 Lisarb Justo

2 Política Cidadã baseada em Princípios e Valores2.1 Fala que eu te escuto2.2 Canal Aberto

3 Educação para a sociedade do conhecimento3.1 Ponte do Conhecimento3.2 Escola Amiga

4 Economia para uma sociedade sustentável4.1 Ecolife4.2 Carimbo Verde

5 Proteção Social5.1 Saúde 10005.2 Cura Gota

6 Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos 6.1 New Century

7 Cultura e fortalecimento da diversidade

7.1 Roda Cultural7.2 Cultura Democrática7.3 Diversity7.4 Cidade da Arte

8 Politica Externa para o Seculo 21 8.1 Política da Paz

9 Combate a Corrupção9.1 Maluf Não9.2 Crime Zero

Projetos identificados à partir dos objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBIdentificação

SAÚDE

• Saúde 1000• Cura Gota

EDUCAÇÃO

• Ponte do Conhecimento

• Escola Amiga

CULTURA

• Roda Cultural• Cultura

Democrática• Cidade da Arte

CIDADANIA

• Fala que eu teescuto

• Canal Aberto• New Century• Diversity

SUSTENTABILIDADE

• Ecolife• Carimbo Verde

JUSTIÇA

• Maluf não• LISARB Justo• Crime Zero• Política da Paz

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBCategorização

CRITÉRIOS PESOS

Custo 25%

Duração 15%

Risco 10%

Benefício 25%

Recursos Humanos 10%

Impacto 15%

• Custo - A nota será inversamente proporcional

ao custo do projeto.

• Duração - A nota será inversamente

proporcional ao tempo de duração do projeto.

• Risco – A nota será inversamente proporcional

ao risco do projeto.

• Benefício– A nota será diretamente

proporcional ao benefício oferecido pelo

projeto.

• Recursos Humanos – A nota será inversamente

proporcional à iquantidade de recursos

humanos demandados pelo projeto.

• Impacto – A nota será diretamente

proporcional ao impacto causado pelo projeto .

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

SAÚDE

CRITÉRIO PESOSaúde 1000 Cura Gota

Nota Média Nota Média

Custo 25% 5 1,25 7 1,75

Duração 15% 4 0,6 8 1,2

Risco 10% 5 0,5 7 0,7

Benefício 25% 9 2,25 7 1,75

RecursosHumanos

10% 7 0,7 8 0,8

Impacto 15% 9 1,35 6 0,9

NOTA FINAL - 6,65 - 7,1

RESULTADO APROVADO APROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursos Humanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

EDUCAÇÃO

CRITÉRIO PESOPonte do

ConhecimentoEscola Amiga

Nota Média Nota Média

Custo 25% 4 1,0 3 0,75

Duração 15% 2 0,2 6 0,9

Risco 10% 6 0,6 7 0,7

Benefício 25% 10 2,5 9 2,25

RecursosHumanos

10% 4 0,4 5 0,5

Impacto 15% 9 1,35 9 1,35

NOTA FINAL - 6,2 - 6,45

RESULTADO APROVADO APROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursos Humanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

CULTURA

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursosHumanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

CRITÉRIO PESORoda Cultural Cultura Democrática Cidade da Arte

Nota Média Nota Média Nota Média

Custo 25% 4 1,0 5 1,25 3 0,75

Duração 15% 5 0,75 8 1,2 5 0,75

Risco 10% 8 0,8 8 0,8 8 0,8

Benefício 25% 8 2,0 7 1,75 7 1,75

RecursosHumanos

10% 7 0,7 5 0,5 5 0,5

Impacto 15% 7 1,05 7 1,05 7 1,05

NOTA FINAL - 6,3 - 6,55 - 5,6

RESULTADO APROVADO APROVADO REPROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

CIDADANIA

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursosHumanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

CRITÉRIO PESOFala que eu te

EscutoCanal Aberto New Century Diversity

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo 25% 8 2,0 2 0,5 4 1,0 3 0,75

Duração 15% 8 1,2 3 0,45 4 0,6 2 0,3

Risco 10% 7 0,7 5 0,5 6 0,6 5 0,5

Benefício 25% 7 1,75 6 1,5 9 2,25 8 2,0

Recursos Humanos

10% 5 0,5 4 0,4 4 0,4 4 0,4

Impacto 15% 8 1,2 6 0,9 9 1,35 8 1,2

NOTA FINAL - 7,35 - 4,25 - 6,2 - 5,15

RESULTADO APROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

SUSTENTABILIDADE

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursosHumanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

CRITÉRIO PESOEcolife Carimbo Verde

Nota Média Nota Média

Custo 25% 4 1,0 7 1,75

Duração 15% 4 0,6 6 0,9

Risco 10% 7 0,7 8 0,8

Benefício 25% 9 2,25 7 1,75

Recursos Humanos

10% 6 0,6 6 0,6

Impacto 15% 7 1,05 6 0,9

NOTA FINAL - 6,2 - 6,7

RESULTADO APROVADO APROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

JUSTIÇA

Critérios

Custo Nota Duração Nota Risco Nota Benefício NotaRecursosHumanos

Nota Impacto Nota

Alto 1 a 4 Alta 1 a 4 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10 Alto 1 a 4 Alto 8 a 10

Médio 5 a 7 Média 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7 Médio 5 a 7

Baixo 8 a 10 Baixa 8 a 10 Baixo 8 a 10 Baixa 1 a 4 Baixo 8 a 10 Baixo 1 a 4

CRITÉRIO PESOMaluf Não LISARB Justo Crime Zero Política da Paz

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo 25% 2 0,5 4 1,0 4 1,0 8 2,0

Duração 15% 2 0,3 5 0,75 3 0,45 8 1,2

Risco 10% 5 0,5 5 0,5 4 0,4 4 0,4

Benefício 25% 9 2,25 8 2,0 10 2,5 7 1,75

Recursos Humanos

10% 6 0,6 4 0,4 4 0,4 5 0,5

Impacto 15% 8 1,2 9 1,35 10 1,5 9 1,35

NOTA FINAL - 5,35 - 6,0 - 6,25 - 7,2

RESULTADO REPROVADO APROVADO APROVADO APROVADO

SELEÇÃO (NOTA DE CORTE): 6,00

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBAvaliação

SAÚDE

1- Cura Gota – 7,1

2- Saúde 1000 – 6,65

EDUCAÇÃO

1- Ponte do Conhecimento – 6,2

2- Escola Amiga – 6,45

CULTURA

1- Cultura Democrática – 6,55

2- Roda Cultural – 6,3

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBSeleção

CIDADANIA

1- Fala que eu te Escuto – 7,35

2- New Century – 6,2

SUSTENTABILIDADE

1- Ecolife – 6,2

2- Carimbo Verde – 6,7

JUSTIÇA

1- Política da Paz – 7,2

2- Crime Zero – 6,25

3- LISARB Justo – 6,0

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBPriorização

1 – Cidadania – Fala que eu te Escuto – 7,35

2 – Justiça – Política da Paz – 7,2

3 – Saúde – Cura Gota – 7,1

4 – Sustentabilidade – Carimbo Verde – 6,7

5 – Saúde – Saúde 1000 – 6,65

6 – Cultura – Cultura Democrática – 6,55

7 – Educação – Escola Amiga – 6,45

8 – Cultura – Roda Cultural – 6,3

9 – Justiça – Crime Zero – 6,25

10 – Educação – Ponte do Conhecimento – 6,2

11 – Sustentabilidade – Ecolife – 6,2

12 – Cidadania – New Century – 6,2

13 – Justiça – LISARB Justo – 6,0

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBBalanceamento do Portfólio

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBIteração com processos anteriores

Durante o processo de balanceamento, houve a necessidade de revisão dos projetos

identificados e dos critérios de seleção adotados, com a inserção de novos projetos

para que o balanceamento fosse readequado e estivesse alinhado aos objetivos do

planejamento estratégico de LISARB .

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBNível de Maturidade

A partir da pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos efetuada,

detectamos que LISARB encontra-se no NÍVEL 2.

Existe apenas um conhecimento básico, com processos comuns.

É necessário desenvolver metodologias, efetuar planejamento e controle padronizados,

criar programa de treinamento contínuo em GP.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBBenefícios

Dentre os benefícios esperados com a implantação de um PMO temos:

Melhor alinhamento com Planejamento Estratégico

Aumento da visibilidade, auxiliando a tomada de decisão

Melhor performance dos projetos e sinergia entre eles

Portfólio balanceado

Documentos e processos – maior previsibilidade

Maior racionalidade na alocação de recursos estratégicos

Controle de complexidade

Antecipação de problemas em projetos – análise de riscos;

Desenvolvimento das melhores práticas em Gerenciamento de Projetos

Aumento do nível de satisfação da sociedade com os resultados dos projetos. Maior

credibilidade

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBNível Hierárquico do PMO

Presidente

Ministérios

Governadores

Prefeituras

Projetos

PMO Nível 1

PMO Nível 2

PMO Nível 3

O nível hierárquico adotado foi PMO NÍVEL 3 –

estratégico, que visa a organização como um todo.

Estará ligado aos objetivos do planejamento

estratégico

Ficará entre o Presidente de LISARB e os Ministérios

responsáveis por cada área que representa, tendo

em vista o desenvolvimento pleno do país.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBFunção

A função a ser exercida pelo PMO será de INTEGRAÇÃO COM O NEGÓCIO, visando a

Gerencia de Portfólio, facilidade nas tomadas de decisão, facilidade no acesso as

informações relativas aos projetos (status, performance..), Gerência de Conflitos,

busca por melhoria contínua, responsável por aumentar o nível de maturidade e

suporte a cultura organizacional.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBModelo

O modelo a ser adotado para o Escritório de Projetos de LISARB será TORRE DE

CONTROLE. Esse modelo tratará o gerenciamento de projetos como um processo de

negócio a ser nutrido e protegido. Irá estabelecer os padrões a serem seguidos, dando

suporte e reforçando sua manutenção.

O Escritório passará todas as instruções necessárias para alinhamento com o

Planejamento Estratégico, minimizando e/ou evitando os riscos.

O modelo poderá estar combinado ao modelo ESTAÇÃO METEOROLÓGICA no reporte

à alta administração em relação ao andamento dos projetos

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBEtapas de Implementação

1. DIAGNÓSTICO

1.1 Primeiramente será efetuado um estudo da organização em relação ao nível de maturidade,

através de pesquisas e entrevistas

1.2 Realização de reuniões com as principais partes interessadas

1.3 Definição dos objetivos e inciativas a serem postas em prática

2. IDENTIFICAÇÃO DO SPONSOR

2.1 O Sponsor será o Presidente de LISARB

DIAGNÓSTICO

IDENTIFICAÇÃO DO SPONSOR

FUNÇÕES E PESSOAL

PLANO DE COMUNICAÇÃO

ORÇAMENTO

RECURSOS (FUNDOS E RH) PILOTO PARTIDA

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBEtapas de Implementação

3. FUNÇÕES E PESSOAL

3.1 Identificação de todos os stakeholders envolvidos

3.2 Identificação e análise das funções em que cada stakeholder está submetido

3.3 Análise e implementação de tecnologias e infra estrutura necessárias

4. PLANO DE COMUNICAÇÃO

4.1 Elaboração de um Plano de Gerenciamento da Comunicação através da identificação das

categorias e análise dos stakeholders envolvidos

4.2 Planejamento de como, onde, com que frequência será feita a comunicação com os envolvidos

5. ORÇAMENTO

5.1 Estimativa de custos

5.2 Elaboração de um Plano de Gerenciamento de Custos

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBEtapas de Implementação

6. RECURSOS (FUNDOS E RH)

6.1 Recrutamento dos recursos humanos

6.2 Obtenção dos recursos financeiros através do Sponsor

7. PILOTO

7.1 Será eleito um projeto para ser executado como piloto e então aferir sua eficácia

8. PARTIDA

8.1 A partir da análise do piloto e correções e implantação das metodologias necessárias nos

demais projetos, será implementado o PMO.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBMétricas de sucesso

As métricas adotadas servirão como indicadores reais, relevantes e representativos para o sucesso

dos projetos

Genéricas

Quantidade de projetos iniciados/ concluídos no mês

Número de falhas de projeto antes e depois do PMO

Pesquisas de satisfação de todos os envolvidos nos projetos, principalmente a sociedade

Específicas

Tempo:

Índice de cumprimento de prazos

Custo:

Índice de cumprimento do custo

% de projetos entregues dentro do orçamento previsto (avaliação planejado x realizado)

Riscos:

Quantidade de riscos não identificados

Comunicação:

Quantidade de falhas de comunicação em projetos

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PMO EM LISARBFatores Críticos de Sucesso

O apoio do Presidente de LISARB à empresa Atlântida será fundamental

Os objetivos devem estar alinhados com o Planejamento Estratégico de LISARB

Sustentabilidade e continuidade do processo

Documentação e disseminação das lições aprendidas