Organização, Sistemas e Métodos

• Prof. Afonso Vieira

Conteúdo

• Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e Métodos

• Denominações usuais de O S M

• O S M é ... • Objetivos básicos de O S M• Perfil profissional• O ambiente de trabalho• Fatores para ação do órgão de O S M• Posição estrutural

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Conteúdo da Unidade 1 (Seção B)

• O Processo de Mudança• Cronograma• A Luta Contra os Desperdícios• Fundamentos de Organização

– Colaboradores da Administração– Funções Básicas da Organização– Funções Administrativas (Modernas)– Princípios Básicos de Organização– Raciocínio Cartesiano– Grupos Estruturais Básicos– Centralização / Descentralização– Tipos de Autoridade– Departamentalização– Patologias Organizacionais

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Introdução ao Estudo de O S M

• O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organi-zacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.

• O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão.

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Denominações usuais de OSM

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Organização, Métodos e Qualidade

Organização e Métodos

Modernização Administrativa

Análise Sistemas e Informações

Desenvolvimento Organizacional

Organização, Sistemas, Métodos e Informações

Planejamento e Métodos

Sistemas Administrativos

Análise Administrativa

OSM é ... • Racionalização Administrativa e Operacional• Criatividade• Processo de Melhoria Contínua• Luta contra os Desperdícios• Simplificação do fluxo de trabalho• Aumento da produtividade• Ferramenta de competitividade• Mudança de paradigmas• Identificação dos problemas e busca soluções• Estudos de ambiência / Estresse• Treinamento de usuários / novas tecnologias• Planejamento Estratégico• Modernidade Organizacional e Sistêmica

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Objetivos Básicos de OSM

• Racionalizar os processos administrativos e operacionais• Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”)• Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções)• Processar a sinergia interdepartamental• Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos

clientes• Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade• Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO

9000/14000)• Minimizar os custos com a documentação• Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das

comunicações• Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)

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Perfil Profissional

Conhecimentos especializados

Pesquisador

Facilidade de relacionamento humano

Versalidade e visão empresarial

Poder de criatividade

Capacidade de análise e síntese

Paciência e perseverança

Boa percepção

Reputação profissional

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O Ambiente de Trabalho

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SISTEMAS INTERNOS

SISTEMAS EXTERNOS

COORDENAÇÃO

ANALISTA DE OSM

NÍVEL DE DECISÃO

PLANOS ESTRATÉGICOS

NÍVEL DE GESTÃO

ADEQUAÇÃO DOS MEIOS

NÍVEL DE EXECUÇÃO

BUSCA DE RESULTADOS

COLETA DADOS

PROCESSAMENTO

(Análise)

RESULTADOS

Fatores para Ação do Analista

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Um Analista de OSM para fazer o

que?EVOLUÇÃO

TECNOLÓGICA

MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)

GLOBALIZAÇÃO

(Competitividade)

SOLITAÇÃOSOBREVIVÊNCI

ACLIENTES

Posição Estrutural do Órgão

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A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.

PRESIDÊNCIA

ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING

O S M

CronogramaConceito

Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e o término das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada.

Objetivos• Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade;• Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a

que deve ser iniciada;• Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e

uma diminuição de interrupções.

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Cronograma

.

13

4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Legenda: - Previsto - Realizado - Interrupções

Obs: 17 de Março - Data limite para entrega do Plano Workshop = data limite para entrega do Relatório Final

Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estágio Estimativa de TEMPO para realização das atividades: FIXAS: 1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVÉIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.

4.2 Levantamento (Identificação dos problemas existentes)

4,4 Proposta de Solução (Resultados obtidos / contribuição efetiva para empresa)

(mês)(mês)(mês)(mês)(mês)ATIVIDADES

1. Caracterização do Estágio / Atividades na Empresa (Orientações Introdutórios)

2. Reciclagem (Revisão Bibliográfica)

3. Elaboração do Plano de Estágio

6. Workshop (Data final para entrega do Relatório)

4. RTE (Relatório Técnico de Execução)

4.1 Estratégia Empresarial

5. Elaboração do Relatório Final

4.3 Análise (Avaliação da situação atual / teoria aplicada à prática)

DATA (Nome da empresa)

(Responsável - VOCÊ) (Nome do Projeto)

LOGO da Empresa

Elaborar o Cronograma da Disciplina OSM

Conteúdo Programático• Introdução ao Estudo de OSM• Fundamentos de Organização (Reciclagem)• Gráficos de Organização e Controle• Departamentalização• Estruturas Organizacionais• Patologia Organizacional• Análise Funcional / Estrutural• Análise e Distribuição do Espaço Físico / “Ambiência”• Técnicas de Levantamento• Análise e Distribuição do Trabalho• Formulários• Manuais• PERT / CPM

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O Processo deMudança

• 1ª Fase A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)

• 2ª Fase A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)

• 3ª Fase A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e

iremos conseguir)

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Processo de MudançaOperacionalização

Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de preparar os colaboradores para executá-los

Tratar igualmente os clientes internos e externos Desenvolver o relacionamento interpessoal Estabelecer programas de treinamento e

desenvolvimento de pessoal Divulgar sistematicamente as melhorias

conquistadas Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção Fazer com que cada empregado tenha orgulho

de trabalhar na empresa

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Processo de Mudança Definição dos Objetivos Básicos da Empresa

A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a

condução de seus negócios:1. Qualidade2. Eficácia Organizacional3. Informações4. Desenvolvimento de Recursos Humanos5. Racionalização6. Efetividade7. Planejamento8. Custos9. Produtividade10. Decisão

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A Luta contra osDesperdícios

Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer): excesso de reuniões; utilização “a vontade” dos veículos da empresa; ligações interurbanas sem controle; má utilização de energia elétrica;“ em caso de erro a culpa é do outro setor; altos índices de erros nas operações; retorno de garantia; retardamento nas decisões; conflitos pessoais; Iluminação inadequada.

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A Luta contra osDesperdícios

Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):

excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles; demora no atendimento aos clientes; existência da “central de boatos” ; “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores; duplicidade de controles; falta de profissionalismo; má programação dos itens de estoque; Mau atendimento e uso indevido do telefone.

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A Luta contra osDesperdícios

Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios:Just In Time Seis SigmasAnálise e Distribuição do TrabalhoPrograma 5SAnálise e Distribuição do Espaço“call center”Raciocínio CartesianoPrograma de Qualidade TotalElaboração de Normas ProcedimentaisAnálise Funcional / EstruturalEstudo das Patologias Administrativas

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Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem para o Estudo de OSM

• Colaboradores da Administração Cientifica• Funções Básicas da Organização• Princípios Básicos de Organização• Preceitos de Descartes• Grupos Estruturais Básicos• Centralização / Descentralização• Tipos de Autoridade• Departamentalização• Patologias Organizacionais

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Colaboradores da Administração Cientifica

Taylor– O homem treinado produz mais e com melhor

qualidade;– Qualquer trabalho necessita de planejamento;– Co-participação entre o capital e trabalho –

salários melhores – aumento da produtividade;– Introduziu o controle, para evitar o desperdício

operacional;– Inseriu, também , a supervisão funcional.

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Colaboradores da Administração Cientifica

Fayol• Planejar

Prever, antecipadamente uma ação• Organizar É proceder a divisão do trabalho• Comandar É o poder de dirigir e se fazer obedecer• Coordenar Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades

administrativas e operacionais• Controlar É avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas

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Colaboradores da Administração Cientifica

Mc-Gregor• Teoria Y O homem está permanentemente motivado para assumir

responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da organização, pois entende que o seu futuro dela depende.

• Teoria X Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside,

somente na teoria Y.

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Colaboradores da Administração Cientifica

MaslowHierarquia das Necessidades Humanas

Auto-RealizaçãoStatusSociais

SegurançaFisiológicas

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Funções Básicas da Organização

• SegurançaPreocupa-se com os bens patrimoniais• FinanceiraGerenciamento de capitais• TécnicaCapacidade de gerenciar o processo produtivo• ComercialEscoamento da produção• ContábilFunção legal e de suporte para a tomada de decisões• Administrativa (Fayol)Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar

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|Funções AdministrativasModernas

.

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PLANEJAMENTO

ORGANIZAÇÃO

CONTROLE

DIREÇÃO

COMANDAR COORDENAR TREINAR

QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?

Princípios Básicos de Organização

• Divisão do TrabalhoCaracteriza-se pela decomposição das atividades dos

órgãos em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia.

• CoordenaçãoConsiste em harmonizar os esforços de todos os

setores e/ou pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos clientes

• Alcance do Controle

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Sistemas de Controle

Sistema Atual

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SistemaTradicionalENTRADA

Contato/Pedido do

Cliente

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

Pedido do Cliente

SAÍDA

Produto ou Serviço

ENTRADA

Contato/Pedido do

Cliente

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

Pedido do Cliente

SAÍDA

Produto ou Serviço

Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)

• Princípio da Evidência Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for

conhecido como tal.• Princípio da Análise

Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.

• Princípio da Síntese Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até

chegar aos mais complexos.• Princípio da Enumeração Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas,

de modo a certificar-se de que nada foi omitido.

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Grupos Estruturais Básicos

(DIREÇÃO)

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DIRETORIA EXECUTIVA

(QUASE-FIM)

DEPARTAMENTO DE

DISTRIBUIÇÃO

DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE

PRODUÇÃO

(MEIO)(FIM)

Centralização / DescentralizaçãoConcentração / Desconcentração

Poder de Decisão(Autoridade)

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Área Geográfica

(Localização)

- Centralização

- Descentralização

- Desconcentração

- Concentração

Tipos de Autoridade

• Deliberativa Estabelece as políticas e diretrizes• Executiva Fazer cumprir o que foi deliberado• Fiscal Verificar, acompanhar e controlar os resultados• Consultiva Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões• Técnica Orienta e fiscaliza as operações• Coordenadora Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação

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DepartamentalizaçãoProcedimentos

• Departamentalização É uma forma de fracionar a estrutura organizacional,

objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.

• Procedimentos Agregação Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho

Controle Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente

supervisionadas

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DepartamentalizaçãoProcedimentos

Coordenação Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.

Enquadramento Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo

estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).

Processos Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

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DepartamentalizaçãoCritérios

⇌ Critério da Qualidade Atividades ligadas à geração da qualidade.

⇌ Critério da Direção Superior Direcionado à gestão dos negócios empresariais.

⇌ Critério Funcional Atividades que possuem o mesmo propósito.

⇌ Critério de Produto e Serviço Diretamente relacionada com os produtos e serviços.

⇌ Critério de Objetividade / Clientela Atendimento exclusivo ao cliente externo.

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DepartamentalizaçãoCritérios

⇌ Critério Geográfico Visa atender a clientes dispersos geograficamente.

⇌ Critério de Processo ou Equipamento Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.

⇌ Critério Ininterrupto Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.

⇌ Critério pela Força de Trabalho Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.

⇌ Critério Multifuncional Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.

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Patologias Organizacionais

Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.

★ Empresa Excessivamente Organizada Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...) Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que

dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...) ★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e

irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)

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Patologias Organizacionais

Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...)

Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia, empregando a formula abaixo: ...)

Nt = N (2n/2 + N – 1)

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Chefe ★ Coordenação Acumulativa

A LKJIHGFEDCB M

Patologias Organizacionais

.

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Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...)

Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)

★ Multicomando

Patologias Organizacionais

★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade

Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...)

Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)

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Patologias Organizacionais

.

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Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)

Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)

★ Conjugação de Atividades Divergentes

Departamento de

Contabilidade

Auditoria Interna

Lançamentos Contábeis

Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia

Patologias Organizacionais

★ Excesso de Níveis Hierárquicos

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Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)

Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)

Patologias Organizacionais

★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”

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Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores ...)

Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...)

Presidente

R. Públicas

Marketing

Secretaria

Consultor

Jurídico

Imprensa

Auditoria

Gabinete

Comercial Operacional

Patologias Organizacionais

.

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★O Chefe do Chefe

Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)

Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...)

Departamento de

Recursos Humanos

Divisão de Serviços Sociais

Patologias Organizacionais

★ Outros Problemas de Natureza Diversa

• Estrutura organizacional obsoleta e antiquada• Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes• Tolerância a incompetência• Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis• Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado• Ausência de agregação de valor na execução dos serviços• Uso inadequado da tecnologia da informação• Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias• Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e

outros ...• Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

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Guia de Estudo• Desenvolver os Guias de Estudo nº 1 e 2

(Livro O&M e Qualidade Total pág. 251 e 252)

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