OSM Un .1 Professor
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Organização, Sistemas e Métodos
• Prof. Afonso Vieira
Conteúdo
• Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e Métodos
• Denominações usuais de O S M
• O S M é ... • Objetivos básicos de O S M• Perfil profissional• O ambiente de trabalho• Fatores para ação do órgão de O S M• Posição estrutural
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Conteúdo da Unidade 1 (Seção B)
• O Processo de Mudança• Cronograma• A Luta Contra os Desperdícios• Fundamentos de Organização
– Colaboradores da Administração– Funções Básicas da Organização– Funções Administrativas (Modernas)– Princípios Básicos de Organização– Raciocínio Cartesiano– Grupos Estruturais Básicos– Centralização / Descentralização– Tipos de Autoridade– Departamentalização– Patologias Organizacionais
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Introdução ao Estudo de O S M
• O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organi-zacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.
• O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão.
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Denominações usuais de OSM
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Organização, Métodos e Qualidade
Organização e Métodos
Modernização Administrativa
Análise Sistemas e Informações
Desenvolvimento Organizacional
Organização, Sistemas, Métodos e Informações
Planejamento e Métodos
Sistemas Administrativos
Análise Administrativa
OSM é ... • Racionalização Administrativa e Operacional• Criatividade• Processo de Melhoria Contínua• Luta contra os Desperdícios• Simplificação do fluxo de trabalho• Aumento da produtividade• Ferramenta de competitividade• Mudança de paradigmas• Identificação dos problemas e busca soluções• Estudos de ambiência / Estresse• Treinamento de usuários / novas tecnologias• Planejamento Estratégico• Modernidade Organizacional e Sistêmica
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Objetivos Básicos de OSM
• Racionalizar os processos administrativos e operacionais• Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”)• Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções)• Processar a sinergia interdepartamental• Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos
clientes• Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade• Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO
9000/14000)• Minimizar os custos com a documentação• Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das
comunicações• Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)
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Perfil Profissional
Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Versalidade e visão empresarial
Poder de criatividade
Capacidade de análise e síntese
Paciência e perseverança
Boa percepção
Reputação profissional
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O Ambiente de Trabalho
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SISTEMAS INTERNOS
SISTEMAS EXTERNOS
COORDENAÇÃO
ANALISTA DE OSM
NÍVEL DE DECISÃO
PLANOS ESTRATÉGICOS
NÍVEL DE GESTÃO
ADEQUAÇÃO DOS MEIOS
NÍVEL DE EXECUÇÃO
BUSCA DE RESULTADOS
COLETA DADOS
PROCESSAMENTO
(Análise)
RESULTADOS
Fatores para Ação do Analista
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Um Analista de OSM para fazer o
que?EVOLUÇÃO
TECNOLÓGICA
MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)
GLOBALIZAÇÃO
(Competitividade)
SOLITAÇÃOSOBREVIVÊNCI
ACLIENTES
Posição Estrutural do Órgão
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A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING
O S M
CronogramaConceito
Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e o término das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada.
Objetivos• Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade;• Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a
que deve ser iniciada;• Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e
uma diminuição de interrupções.
12
Cronograma
.
13
4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Legenda: - Previsto - Realizado - Interrupções
Obs: 17 de Março - Data limite para entrega do Plano Workshop = data limite para entrega do Relatório Final
Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estágio Estimativa de TEMPO para realização das atividades: FIXAS: 1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVÉIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.
4.2 Levantamento (Identificação dos problemas existentes)
4,4 Proposta de Solução (Resultados obtidos / contribuição efetiva para empresa)
(mês)(mês)(mês)(mês)(mês)ATIVIDADES
1. Caracterização do Estágio / Atividades na Empresa (Orientações Introdutórios)
2. Reciclagem (Revisão Bibliográfica)
3. Elaboração do Plano de Estágio
6. Workshop (Data final para entrega do Relatório)
4. RTE (Relatório Técnico de Execução)
4.1 Estratégia Empresarial
5. Elaboração do Relatório Final
4.3 Análise (Avaliação da situação atual / teoria aplicada à prática)
DATA (Nome da empresa)
(Responsável - VOCÊ) (Nome do Projeto)
LOGO da Empresa
Elaborar o Cronograma da Disciplina OSM
Conteúdo Programático• Introdução ao Estudo de OSM• Fundamentos de Organização (Reciclagem)• Gráficos de Organização e Controle• Departamentalização• Estruturas Organizacionais• Patologia Organizacional• Análise Funcional / Estrutural• Análise e Distribuição do Espaço Físico / “Ambiência”• Técnicas de Levantamento• Análise e Distribuição do Trabalho• Formulários• Manuais• PERT / CPM
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O Processo deMudança
• 1ª Fase A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
• 2ª Fase A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)
• 3ª Fase A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e
iremos conseguir)
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Processo de MudançaOperacionalização
Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de preparar os colaboradores para executá-los
Tratar igualmente os clientes internos e externos Desenvolver o relacionamento interpessoal Estabelecer programas de treinamento e
desenvolvimento de pessoal Divulgar sistematicamente as melhorias
conquistadas Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção Fazer com que cada empregado tenha orgulho
de trabalhar na empresa
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Processo de Mudança Definição dos Objetivos Básicos da Empresa
A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a
condução de seus negócios:1. Qualidade2. Eficácia Organizacional3. Informações4. Desenvolvimento de Recursos Humanos5. Racionalização6. Efetividade7. Planejamento8. Custos9. Produtividade10. Decisão
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A Luta contra osDesperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer): excesso de reuniões; utilização “a vontade” dos veículos da empresa; ligações interurbanas sem controle; má utilização de energia elétrica;“ em caso de erro a culpa é do outro setor; altos índices de erros nas operações; retorno de garantia; retardamento nas decisões; conflitos pessoais; Iluminação inadequada.
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A Luta contra osDesperdícios
Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):
excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles; demora no atendimento aos clientes; existência da “central de boatos” ; “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores; duplicidade de controles; falta de profissionalismo; má programação dos itens de estoque; Mau atendimento e uso indevido do telefone.
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A Luta contra osDesperdícios
Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios:Just In Time Seis SigmasAnálise e Distribuição do TrabalhoPrograma 5SAnálise e Distribuição do Espaço“call center”Raciocínio CartesianoPrograma de Qualidade TotalElaboração de Normas ProcedimentaisAnálise Funcional / EstruturalEstudo das Patologias Administrativas
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Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem para o Estudo de OSM
• Colaboradores da Administração Cientifica• Funções Básicas da Organização• Princípios Básicos de Organização• Preceitos de Descartes• Grupos Estruturais Básicos• Centralização / Descentralização• Tipos de Autoridade• Departamentalização• Patologias Organizacionais
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Colaboradores da Administração Cientifica
Taylor– O homem treinado produz mais e com melhor
qualidade;– Qualquer trabalho necessita de planejamento;– Co-participação entre o capital e trabalho –
salários melhores – aumento da produtividade;– Introduziu o controle, para evitar o desperdício
operacional;– Inseriu, também , a supervisão funcional.
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Colaboradores da Administração Cientifica
Fayol• Planejar
Prever, antecipadamente uma ação• Organizar É proceder a divisão do trabalho• Comandar É o poder de dirigir e se fazer obedecer• Coordenar Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades
administrativas e operacionais• Controlar É avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas
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Colaboradores da Administração Cientifica
Mc-Gregor• Teoria Y O homem está permanentemente motivado para assumir
responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da organização, pois entende que o seu futuro dela depende.
• Teoria X Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside,
somente na teoria Y.
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Colaboradores da Administração Cientifica
MaslowHierarquia das Necessidades Humanas
Auto-RealizaçãoStatusSociais
SegurançaFisiológicas
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Funções Básicas da Organização
• SegurançaPreocupa-se com os bens patrimoniais• FinanceiraGerenciamento de capitais• TécnicaCapacidade de gerenciar o processo produtivo• ComercialEscoamento da produção• ContábilFunção legal e de suporte para a tomada de decisões• Administrativa (Fayol)Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar
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|Funções AdministrativasModernas
.
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PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
CONTROLE
DIREÇÃO
COMANDAR COORDENAR TREINAR
QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?
Princípios Básicos de Organização
• Divisão do TrabalhoCaracteriza-se pela decomposição das atividades dos
órgãos em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia.
• CoordenaçãoConsiste em harmonizar os esforços de todos os
setores e/ou pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos clientes
• Alcance do Controle
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Sistemas de Controle
Sistema Atual
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SistemaTradicionalENTRADA
Contato/Pedido do
Cliente
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou Serviço
ENTRADA
Contato/Pedido do
Cliente
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou Serviço
Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)
• Princípio da Evidência Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for
conhecido como tal.• Princípio da Análise
Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.
• Princípio da Síntese Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até
chegar aos mais complexos.• Princípio da Enumeração Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas,
de modo a certificar-se de que nada foi omitido.
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Grupos Estruturais Básicos
(DIREÇÃO)
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DIRETORIA EXECUTIVA
(QUASE-FIM)
DEPARTAMENTO DE
DISTRIBUIÇÃO
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRAÇÃO
DEPARTAMENTO DE
PRODUÇÃO
(MEIO)(FIM)
Centralização / DescentralizaçãoConcentração / Desconcentração
Poder de Decisão(Autoridade)
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Área Geográfica
(Localização)
- Centralização
- Descentralização
- Desconcentração
- Concentração
Tipos de Autoridade
• Deliberativa Estabelece as políticas e diretrizes• Executiva Fazer cumprir o que foi deliberado• Fiscal Verificar, acompanhar e controlar os resultados• Consultiva Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões• Técnica Orienta e fiscaliza as operações• Coordenadora Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação
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DepartamentalizaçãoProcedimentos
• Departamentalização É uma forma de fracionar a estrutura organizacional,
objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.
• Procedimentos Agregação Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho
Controle Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente
supervisionadas
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DepartamentalizaçãoProcedimentos
Coordenação Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
Enquadramento Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo
estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
Processos Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
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DepartamentalizaçãoCritérios
⇌ Critério da Qualidade Atividades ligadas à geração da qualidade.
⇌ Critério da Direção Superior Direcionado à gestão dos negócios empresariais.
⇌ Critério Funcional Atividades que possuem o mesmo propósito.
⇌ Critério de Produto e Serviço Diretamente relacionada com os produtos e serviços.
⇌ Critério de Objetividade / Clientela Atendimento exclusivo ao cliente externo.
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DepartamentalizaçãoCritérios
⇌ Critério Geográfico Visa atender a clientes dispersos geograficamente.
⇌ Critério de Processo ou Equipamento Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.
⇌ Critério Ininterrupto Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.
⇌ Critério pela Força de Trabalho Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.
⇌ Critério Multifuncional Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.
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Patologias Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...) Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que
dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...) ★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e
irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)
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Patologias Organizacionais
Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...)
Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia, empregando a formula abaixo: ...)
Nt = N (2n/2 + N – 1)
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Chefe ★ Coordenação Acumulativa
A LKJIHGFEDCB M
Patologias Organizacionais
.
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Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...)
Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)
★ Multicomando
Patologias Organizacionais
★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...)
Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)
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Patologias Organizacionais
.
42
Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)
Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)
★ Conjugação de Atividades Divergentes
Departamento de
Contabilidade
Auditoria Interna
Lançamentos Contábeis
Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia
Patologias Organizacionais
★ Excesso de Níveis Hierárquicos
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Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)
Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)
Patologias Organizacionais
★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”
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Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores ...)
Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...)
Presidente
R. Públicas
Marketing
Secretaria
Consultor
Jurídico
Imprensa
Auditoria
Gabinete
Comercial Operacional
Patologias Organizacionais
.
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★O Chefe do Chefe
Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)
Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...)
Departamento de
Recursos Humanos
Divisão de Serviços Sociais
Patologias Organizacionais
★ Outros Problemas de Natureza Diversa
• Estrutura organizacional obsoleta e antiquada• Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes• Tolerância a incompetência• Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis• Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado• Ausência de agregação de valor na execução dos serviços• Uso inadequado da tecnologia da informação• Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias• Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e
outros ...• Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros
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Guia de Estudo• Desenvolver os Guias de Estudo nº 1 e 2
(Livro O&M e Qualidade Total pág. 251 e 252)
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