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Organizao, Sistemas Organizao, Sistemas e e Mtodos MtodosAltamiro Damian Prve

Copyright 2006. Todos os direitos desta edio reservados ao DEPTO. DE CINCIAS DA ADMINISTRAO (CAD/CSE/UFSC). Nenhuma parte deste material poder ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrnico, por fotocpia e outros, sem a prvia autorizao, por escrito, do autor.

P944o Prve, Altamiro Damian Organizao, sistemas e mtodos / Altamiro Damian Prve. - Florianpolis : CAD/UFSC, 2006. 160p. Curso de Graduao em Administrao a Distncia Inclui bibliografia 1. Organizao e mtodos. 2. Administrao de empresas Metodologia. 3. Eficincia organizacional. 4. Organizao administrativa. I. Ttulo. CDU: 65.015 Catalogao na publicao por: Onlia Silva Guimares CRB-14/071

PRESIDENTE DA REPBLICA Luiz Incio Lula da Silva MINISTRO DA EDUCAO Fernando Haddad SECRETRIO DE EDUCAO A DISTNCIA Ronaldo Mota DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE POLTICAS EM EDUCAO A DISTNCIA DPEAD Hlio Chaves Filho SISTEMA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA REITOR Lcio Jos Botelho VICE-REITOR Ariovaldo Bolzan PR-REITOR DE ENSINO DE GRADUAO Marcos Lafim DIRETORA DE EDUCAO A DISTNCIA Araci Hack Catapan CENTRO SOCIOECONMICO DIRETOR Maurcio Fernandes Pereira VICE-DIRETOR Altair Borguet DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA ADMINISTRAO CHEFE DO DEPARTAMENTO Joo Nilo Linhares COORDENADOR DE CURSO Alexandre Marino Costa COMISSO DE PLANEJAMENTO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Alexandre Marino Costa Gilberto de Oliveira Moritz Joo Nilo Linhares Luiz Salgado Klaes Marcos Baptista Lopez Dalmau Maurcio Fernandes Pereira Raimundo Nonato de Oliveira Lima

SECRETARIA DE EDUCAO A DISTNCIA SECRETRIO DE EDUCAO A DISTNCIA Ccero Ricardo Frana Barbosa COORDENAO FINANCEIRA Vladimir Arthur Fey COORDENAO PEDAGGICA Nara Maria Pimentel CONTEDO Altamiro Damian Prve

SumrioApresentao..............................................................................................07

UNIDADE 1 Organizao e anliseOrganizao: objetivos e estrutura.............................................................13 OSM Organizao, Sistemas e Mtodos.....................................................31 Analista de Processos...............................................................................39 Analista de Sistemas...............................................................................42 Analista de Negcios...............................................................................44 Caractersticas Gerais entre os Analistas....................................................47 Anlise Organizacional...............................................................................51 Resumo..............................................................................................60 Atividade de aprendizagem........................................................................61 Referncias.....................................................................................62

UNIDADE 2 Instrumentos de Organizao, Sistemas e MtodosQuadro de Distribuio de Trabalho QDT...............................................67 Fluxograma...........................................................................................77 Layout..........................................................................................91 Formulrios...............................................................................105 Manuais de Organizao...........................................................................114 Resumo..............................................................................................126 Atividade de aprendizagem.......................................................................127 Referncias.....................................................................................128

UNIDADE 3 (Re)desenho de negcios e avaliao de organizaes(Re)desenho de Processos e Negcios...............................................133 Avaliao de Organizaes Privadas e/ou Entidades sem Fins Lucrativos...139 Principais Objetivos de um Diagnstico Organizacional.........................144 Roteiro Bsico para um Diagnstico Organizacional.................................145 Resumo..............................................................................................150 Atividade de aprendizagem......................................................................150 Referncias.....................................................................................158 Mini-currculos.....................................................................................160

Curso de Graduao em Administrao a distncia

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Mdulo 2

Apresentao

A posio do presente contexto terico voltado para a rea de organizao, sistemas e mtodos OSM, nos remete para uma viso de interdependncia de diversas reas e exige, por conta disto, a definio por uma linha que permita ter uma percepo mais prxima de assuntos que se relacionam. Mesmo assim, parece no estarem devidamente sustentados em todas as suas relaes, em vista de suas caractersticas complementares que podem enriquecer a abordagem e, ao mesmo tempo, ter sua exposio empobrecida se feita de forma menos consistente. Para uma anlise mais ampla a partir de uma rea como a de OSM, precisamos manter uma associao de parmetros para que um novo institucionalismo nos permita, tambm, considerar questes cognitivas e comportamentais, conduzidas por canais que podero auxiliar em uma nova leitura da realidade que nos cerca. Apesar dessa direo facilitar uma anlise de interdependncia, algumas posies tericas esto em caminhos diferentes, ou seja, quando tratam do isoformismo* entre organizaes que traduz os campos similares formados por outras organizaes. E uma das grandes contribuies do novo institucionalismo, a partir de relaes de variveis e de contingncias ambientais, est no entendimento de como se configura esse nvel isofrmico. De qualquer forma, somente na busca de novos conhecimentos poderemos identificar variveis e nos posicionar em relao dinamicidade de ambientes, oferecendo s organizaes alternativas de gerenciamento e manuteno de seu ciclo e, numa via de mo dupla, poder contar com estas para uma melhor qualidade de vida, pois, afinal, esto presentes em nosso dia-a-dia. Foi com a inteno de oferecer alguma orientao para o uso adequado de instrumentos e demonstrar a importncia deles, a partir

GLOSSRIO *Isoformismo o processo que faz com que a unidade de uma populao se parea com outras unidades que enfrentam o mesmo conjunto de condies ambientais.

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dos princpios bsicos norteadores que os conceituam, que destacamos aspectos que se relacionam com organizao objetivos, estrutura e ambiente assim como com anlise organizacional, consentida como uma ferramenta utilizada pela rea de organizao, sistemas e mtodos OSM. No cabe objetivar qualquer resultado sem que tenhamos aclarado nossos esforos para a conquista de uma etapa. Para isto, esperamos poder traduzir os assuntos aqui propostos para uma linguagem de entendimento comum, possibilitando ampliar os conhecimentos e somar para uma conquista maior, mais expressiva do ponto de vista operacional, assim como na relao que se estabelecem quando aplicados os instrumentos de OSM em uma organizao ou em parte dela: quadro de distribuio de trabalho se caracteriza como uma oportunidade para avaliar as atividades e a qualificao de agentes, em sua execuo. Identifica, ainda, a real ocupao de tempo em cada atividade, assim como a ociosidade existente, podendo sugerir uma distribuio uniforme de atividades e de agentes, entre unidades; fluxogramas como instrumentos de comunicao, suportam a formalidade de encaminhamento de atividades, contribuindo para a construo de um legado organizacional de informaes relativo documentao operacional para o corpo de agentes de um organizao. Atravs de uma leitura tcnica, estabelecem uma forma de comunicao entre unidades e entre organizaes, facilitando, inclusive, sua atualizao; layout como um auxiliador na demonstrao fsica de um local de trabalho, permite reunir informaes para construir um ambiente que oferea condies diversas de produtividade ao conforto e bem estar. A importncia em considerar os princpios de um layout, se reflete no tempo que passamos em um ambiente de trabalho e este, sem outro argumento, deve responder por um nvel mnimo de qualidade de uso; formulrios dentre os instrumentos da rea so os que mantm a mais estreita relao com o fluxograma, em vista do8

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papel que cada um exerce em uma organizao. Toda comunicao formal expressa em formulrios comuns ou eletrnicos e conduzidos por fluxogramas expressos em linguagem tcnica. A sua adoo reflete uma forma disciplinada de comunicao entre unidades e entre organizaes. Sua importncia se destaca dos demais instrumentos, pois em determinadas situaes pode representar a prpria organizao perante outras organizaes; manuais de organizao um instrumento que nem sempre vem ao encontro de nosso desejo em obter informaes por meio de uma consulta apropriada de manuais. Para as organizaes, entretanto, estes representam um importante elo de formalidade e de registros operacionais, de direitos, de deveres e de normas vigentes, estabelecendo caminhos a serem seguidos para uma salutar conduta gerencial; temos ainda uma breve passagem sobre redesenho de informaes, que trata de processos de negociao, destacando alguns pontos que esto presentes em nosso cotidiano organizacional; e por fim, as principais partes que compem um diagnstico organizacional oferecendo oportunidades para debater sua aplicao e possveis resultados. Esses instrumentos, que se definem como ferramentas ou meios que nos auxiliam para um processamento diferenciado de atividades, tm como objetivo melhorar o desempenho e contribuir para o gerenciamento de uma organizao. E somente atravs do comportamento de agent