Apostila Básica - Noções de OSM - IFAL - 2011

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Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarNoes de Organizao, Sistemas & Mtodos Ol, candidato(a)s!

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Em primeiro lugar, espero que todo(a)s estejam bem! E em um segundo momento quero dizer que um prazer t-los conosco nesses encontros onde estaremos falando sobre Noes de OSM, formatado especialmente para o concurso de Assistente em Administrao do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de Alagoas (IFAL), cuja banca examinadora ser a COPEVE. Segundo o Edital n 05/PRDI/DGP, de 15 de junho de 2011, esta disciplina (Noes de OSM) abranger, juntamente com outras disciplinas (entre elas Noes de Recursos Humanos, Noes de Logstica e Noes de Gesto de Materiais) da parte especfica, na prova objetiva, 25 questes. Nosso estudo sobre Noes de OSM ter, 1 encontro, de no mnimo 2 horas/aula, onde abordaremos de maneira direta o contedo programtico constante do edital e, ainda, incluiremos questes de concursos anteriores relativas aos temas apresentados. A formatao deste estudo foi preparada para que voc se sinta apto e estimulado a compreender e aproveitar da maneira mais adequada tudo o que lhe for apresentado, sentindo-se confiante a fazer uma boa prova. Pessoal, lembrem-se... Antes de comear a estudar, voc precisa realmente querer estudar. Isso faz toda a diferena. Dedique seu tempo (de 2 s 4 da manh!!), ateno e concentrao e no se preocupe com os outros candidatos que esto disputando juntamente com voc uma das vagas ofertadas para este concurso, porque uma ser sua. Faa a sua parte! Se voc quiser, voc ser um(a) grande vitorioso(a)! E ento? Aceita o desafio? Comece agora mesmo seus estudos sobre Noes de OSM. O material apresentado a seguir refere-se a um resumo (bem prtico e necessrio!) que fiz tomando como referncia a obra do Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira sobre Organizao, Sistemas & Mtodos: uma abordagem gerencial. A metodologia apresentada para este formato (QUESTES COMENTADAS) prope a anlise de questes de concursos, fornecendo em sala de aula o respectivo gabarito e comentrios, mostrando, inclusive, as peculiaridades e as chamadas "pegadinhas" de algumas bancas, especificamente a COPEVE. BONS ESTUDOS! Prof. Roberto Csar Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos Pequena fundamentao terica

01 - Uma Viso Panormica sobre Organizao, Sistemas & Mtodos. 1. Organizao A palavra organizao intensamente utilizada na linguagem administrativa. Ela pode ser aplicada em trs sentidos diferentes, a saber:

1. ORGANIZAO como uso comum, freqentemente tem sido empregado como sinnimo de arrumao e ordenao.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar2. ORGANIZAO como unidade social, se refere aos diversos tipos de organizaes (Exemplos: 1, 2 e 3 Setores). 3. ORGANIZAO como funo administrativa, as funes administrativas so planejar, organizar, dirigir e controlar. Logo, para efeito de OSM, ORGANIZAO definida como a funo administrativa de ordenao e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

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Nestes termos, podemos definir como funo bsica de ORGANIZAO, o estudo cuidadoso da estrutura organizacional. Estrutura organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma instituio.

Para a adequada organizao de uma instituio, pode-se considerar um estudo cuidadoso, o desenvolvimento das estruturas formais e informais.

Estrutura Formal aquela oficialmente definida na organizao com todas as formalidades e padres vigentes. As principais caractersticas da organizao formal so: Diviso do Trabalho Especializao Hierarquia Distribuio da autoridade e da responsabilidade Racionalismo

Estrutura Informal a rede de relaes sociais e pessoais que no estabelecida pela estrutura formal.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarPULO DO GATO: As estruturas formais so representadas: De Forma Grfica pelo ORGANOGRAMA. De Forma Descritiva pela DESCRIO DE CARGOS As estruturas informais no so representadas graficamente e nem descritivamente.

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2. Sistemas Sistemas no sentido geral definido como: Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.

Sistema em termos de Administrao definido como: Sistema Administrativo Um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma relao direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcanados.

3. Mtodo Mtodos no sentido geral definido como: Mtodo o caminho ordenado e sistemtico para se chegar a um fim.

Mtodos em termos de Administrao definido como: Mtodo, em termos administrativos, consiste numa aplicao metodolgica que visa atravs de processos e tcnicas, avaliar, analisar e estudar os vrios procedimentos administrativos, identificando, explicando e justificando suas provveis limitaes, principalmente as implicaes e possveis resultados de suas utilizaes.

2 - Estudo Acurado sobre ORGANIZAO: 2.1 ELABORAO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: Como visto na aula 01, Estrutura organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais.

Para uma elaborao eficaz de uma estrutura organizacional, primeiro identificamos seu delineamento, ou seja, Delineamento da estrutura organizacional a atividade que tem por objetivo criar uma estrutura para uma organizao ou ento aprimorar a existente. A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funes de administrao (PODC) como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar2.2 ELEMENTOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: No desenvolvimento de uma estrutura organizacional devem-se considerar os seus elementos, a saber: componentes, condicionantes, nveis de influncia e nveis de abrangncia.

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ELEMENTOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: A - COMPONENTES DA ESTRUTURA So quatro os componentes da estrutura organizacional: Sistema de Responsabilidade, Sistema de Autoridade, Sistema de Comunicaes e Sistema de Decises.

1. SISTEMA DE RESPONSABILIDADE Responsabilidade refere-se obrigao que uma pessoa tem de fazer alguma coisa a outrem. Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigao, deve prestar contas pessoa que lhe atribuiu responsabilidade.

PULO DO GATO: a responsabilidade no se delega.

2. SISTEMA DE AUTORIDADE 1. 2. 3. Autoridade o direito para fazer alguma coisa. Sistema de Autoridade o resultado da distribuio do poder na Organizao, sendo constitudo por: Amplitude administrativa e nveis hierrquicos; Delegao; e Descentralizao/centralizao

AMPLITUDE ADMINISTRATIVA A amplitude administrativa, tambm denominada Amplitude de Controle, ou ainda Amplitude de Superviso refere-se quantidade de subordinados que um superior pode supervisionar pessoalmente, de forma eficiente e eficaz Quando o nmero de subordinados maior que a amplitude administrativa, ocorrer: Perda de controle; Ineficincia de comunicaes; Queda do nvel de qualidade; Demora na tomada de decises; e Desmotivao dos funcionrios. Quando o nmero de subordinados menor que a amplitude administrativa, ocorrer: Falta de delegao; Custos maiores; Sub-otimizao da alta administrao; Desmotivao; e

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarPequeno desenvolvimento de RH.

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Pulo do Gato: Segundo a literatura administrativa o nmero ideal de amplitude administrativa seria entre trs e seis colaboradores. A expresso amplitude do controle foi usada pela primeira vez em 1922 por Ian Hamilton (General do Exrcito Britnico).

DELEGAO DELEGAO a transferncia de determinado nvel de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execuo da tarefa delegada. Podemos entender como delegao: A transferncia temporria do poder e responsabilidade, especficos; A tarefa que for transferida do chefe para o subordinado; e Quando existe a obrigao (responsabilidade) do subordinado para com o chefe na realizao da tarefa.

DESCENTRALIZAO versus CENTRALIZAO CENTRALIZAO a maior concentrao de poder decisrio na alta direo de uma organizao.

PRINCIPAIS VANTAGENS: MENOR NMERO DE NVEIS HIERRQUICOS; MELHOR USO DOS R. HUMANOS, R. MATEIRAIS, R. TECNOLGICOS e R. FINANCEIROS; MELHOR INTERAO NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO, CONTROLE E AVALIAO; UNIFORMIDADE NOS PROCESSOS TCNICOS E ADM; DECISES ESTRATGICAS MAIS RPIDAS; e MAIOR SEGURANA NAS INFORMAES.

DESCENTRALIZAO a menor concentrao do poder decisrio na Alta Administrao da organizao sendo, portanto, mais distribudo pelos seus diversos nveis hierrquico. PRINCIPAIS VANTAGENS:

GERAO DE MAIOR ESPECIALIZAO NAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS; MENOR EXIGNCIA DE TEMPO NAS INFORMAES E DECISES; MAIOR DESENVOLVIMENTO DE R. HUMANOS;

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarMAIOR MOTIVAO; POSSIBILIDADE DE MAIOR PARTICIPAO; TOMADA DE DECISES MAIS PRXIMAS DOS FATOS; MAIOR CRIATIVIDADE E INOVAES; e MAIOR TEMPO PARA A ALTA ADMINISTRAO.

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Pulo do Gato: Explicar: DESCENTRALIZAO versus DESCONCENTRAO. Espao para anotaes: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ 3. SISTEMA DE COMUNICAES Comunicao o processo mediante o qual uma mensagem enviada por um emissor, atravs de determinado canal, e entendida por um receptor. O sistema de comunicao a rede por meio da qual fluem as informaes que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.

ESQUEMAS DE COMUNICAO De maneira genrica existem dois tipos diferentes de formao de esquemas de comunicao. So eles: 1. O formal: conscientemente planejado, facilitado e controlado. Ele segue a corrente de comando numa escala hierrquica; e 2. O informal: surge espontaneamente na organizao, em ao s necessidades de seus membros.

OS FLUXOS DA COMUNICAO 1. 2. 3. As comunicaes na organizao podem ser realizadas atravs dos seguintes fluxos: Horizontal, realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nvel hierrquico; Diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e nveis diferentes; e Vertical, realizado entre unidades organizacionais de nveis diferentes, mas da mesma rea.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar4. SISTEMA DE DECISES O Sistema de Decises refere-se a AO sobre as INFORMAES; quando se consideram as INFORMAES numa ESTRUTURA ORGANIZACIONAL necessrio verificar alguns ASPECTOS DO PROCESSO DECISRIO.

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MANEIRAS DE PENSAR SOBRE A TOMADA DE DECISO: PENSAMENTO LINEAR PENSAMENTO SISTMICO

TIPOS DE DECISES: DECISES PROGRAMADAS DECISES NO-PROGRAMADAS

NVEIS DE TOMADA DE DECISES: NVEL ESTRATGICO NVEL TTICO NVEL OPERACIONAL

PERFIL DO TOMADOR DE DECISES: AVESSO A PROBLEMAS SOLUCIONADOR DE PROBLEMAS PREVISOR DE PROBLEMAS

CONDIES DIVERSAS: CONDIES DE CERTEZA CONDIES DE RISCO CONDIES DE INCERTEZA

B - CONDICIONANTES DA ESTRUTURA Os fatores CONDICIONANTES da ESTRUTURA ORGANIZACIONAL so:

Fator Humano, Fator Ambiente Externo, Fator Sistema de Objetivos e Estratgias, Fator Tecnologia.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar1. FATOR HUMANO: Todo gestor deve trabalhar com e atravs de pessoas. E estas pessoas realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam alcanados.

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Observao: Para o desenvolvimento pleno deste fator necessrio que o Analista de OSM tenha conhecimento acurado sobre Gesto de Pessoas.

2. FATOR AMBIENTE EXTERNO: Quando se considera este fator, deve-se analisar o processo de relacionamento entre a organizao e o seu ambiente externo. 3. FATOR SISTEMA DE OBJETIVOS E ESTRATGIAS: O fator sistema de objetivos e estratgias tem influncia na estrutura organizacional medida que, quando os objetivos e estratgias esto bem definidos e claros, mais fcil organizar (Plano de Ao), pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compe a organizao.

4. FATOR TECNOLOGIA: O fator tecnolgico considerado como o conjunto de conhecimentos que so utilizados para operacionalizar as atividades na organizao para que seus objetivos possam ser alcanados.

C - NVEIS DE INFLUNCIA DA ESTRUTURA No desenvolvimento de uma estrutura organizacional tm-se trs nveis de influncia:

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarA. NVEL ESTRATGICO DE INFLUNCIA O nvel estratgico de influncia considera a estrutura organizacional de toda a organizao e a melhor interao desta com o ambiente. A habilidade mais utilizada pelo gestor a CONCEITUAL. Um exemplo de influncia do nvel estratgico: A necessidade de criao de uma nova diviso da organizao para melhor adequao de um produto ao seu mercado.

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B. NVEL TTICO DE INFLUNCIA O nvel ttico de influncia considera determinado conjunto de aspectos homogneos da estrutura organizacional da organizao. A habilidade mais utilizada pelo gestor a HUMANA. Um exemplo de influncia do nvel ttico: A diviso de uma rea industrial em duas reas, produo e tcnica para melhor administrao dos recursos empregados.

C. NVEL OPERACIONAL DE INFLUNCIA O nvel operacional de influncia considera uma parte bem especfica da estrutura organizacional da empresa. A habilidade mais utilizada pelo gestor a TCNICA. Um exemplo de influncia do nvel operacional: A alterao da estrutura organizacional da rea de sistemas com a criao de uma unidade organizacional responsvel pelas atividades de ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS.

D - NVEIS DE ABRANGNCIA DA ESTRUTURA So trs os nveis de abrangncia da estrutura organizacional: Nvel da Organizao, Nvel da Unidade Estratgica de Negcio e Nvel de Corporao.

1. Nvel da empresa Neste caso, o estudo e a anlise da estrutura organizacional esto considerando toda a organizao, tenha ela um ou mais negcios em seu contexto de atuao no mercado, ou seja, seu nicho, seu segmento.

2. Nvel da Unidade Estratgica de Negcio Neste caso, a amplitude de anlise da estrutura organizacional realizada em termos de unidade estratgica de negcio, pois esta pode ser considerada como um sistema, ou seja, seus departamentos em funo de suas atividades.

3. Nvel de Corporao Neste caso, est-se considerando a organizao bem administrada focada nas esferas ambientais.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar2.3 Outros elementos da Estrutura Organizacional: A) TIPOS DE ORGANIZAES OU DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS: Podemos citar os trs tipos mais comuns de organizaes: Organizao Linear Organizao Funcional Organizao Linha-assessoria (ou staff).

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1) Organizao Linear:

A organizao do tipo linear constitui a forma estrutural mais simples e mais antiga. Tem a sua origem na organizao dos antigos exrcitos e na organizao eclesistica dos tempos medievais.

A denominao linear se deve ao fato de que, entre o superior e os subordinados, existem linhas diretas e nicas de autoridade e de responsabilidade.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Principais Caractersticas da Organizao Linear: Respeita o Princpio da Unidade de Comando; Valoriza a hierarquia; Perde especializao; Possui linhas claras e definidas de autoridade; Centraliza as decises; Apresenta-se em forma piramidal ou verticalizada.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar2) Organizao Funcional:

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A organizao funcional o tipo de estrutura organizacional que aplica o princpio da autoridade funcional ou princpio da especializao.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Principais Caractersticas da Organizao Funcional: No respeita o Princpio da Unidade de Comando; Divide a autoridade; Enfatiza a especializao; Possui chefia especializada; Perde hierarquia; Ganha eficincia.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar3) Organizao Linha-assessoria:

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O tipo de organizao linha-assessoria o resultado da combinao dos tipos de organizao linear e funcional, buscando-se incrementar as vantagens desses dois tipos de organizao e reduzir as suas desvantagens. Alguns autores denominam a estrutura linha-staff como uma organizao do tipo hierrquicoconsultivo.

Nesta organizao, existem rgos de linha (rgos de execuo) e de assessoria (rgos de apoio e de consultoria) mantendo relaes entre si.

Os rgos de linha se caracterizam pela autoridade linear e pelo princpio escalar, enquanto que os rgos de staff prestam assessoria e servios especializados.

1. 2. 3. 4. 5.

Principais Caractersticas da Organizao Linha-Staff: Respeita o Princpio da Unidade de Comando; Enfatiza a especializao e a hierarquia; Possui assessores especialistas; Os rgos de linha deliberam; Os rgos staffs assessoram.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarB) TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAO: Ao se considerar OS TIPOS DE ESTRUTURA OU DE ORGANIZAES deve-se lembrar que estes so os resultados da departamentalizao.

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Departamentalizao o agrupamento, de acordo com um critrio especfico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (Humanos, Materiais, Financeiros e Tecnolgicos) em unidades organizacionais.

So formas bsicas de departamentalizao: Departamentalizao por quantidade (pouco utilizada); Departamentalizao funcional (mais conhecida); Departamentalizao territorial; Departamentalizao por produtos; Departamentalizao por clientes; Departamentalizao por projeto (delegam grande autoridade e responsabilidade aos gerentes); Departamentalizao por processos; Departamentalizao matricial (Na prtica muito utilizada fuso dos tipos funcional e por projetos); Departamentalizao mista (samba do crioulo doido).

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO FUNCIONAL

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Agrupa funes comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional.

Foi definida por Luther Gulick, em 1937.

Assim, todos os indivduos so agrupados conforme a semelhana nas funes, por exemplo, o pessoal de produo, o pessoal de contabilidade, o pessoal de marketing etc.

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3.

Principais Vantagens: Manter o poder e prestgio das funes primordiais; Criar eficincia atravs do princpio da especializao; Centralizar o conhecimento dos especialistas; Permitir controle mais cerrado da alta administrao sobre as funes; Diminuir a duplicao de pessoal e equipamento.

Principais Desvantagens: A responsabilidade pelo desempenho total da organizao fica nas mos da alta administrao; A coordenao entre as funes torna-se mais complexa e difcil medida que a organizao cresce; Os indivduos se identificam com suas responsabilidades funcionais de forma mais limitadas.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO TERRITORIAL / GEOGRFICA

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A Departamentalizao Territorial tambm denominada de departamentalizao regional, por rea, ou geogrfica.

Este tipo de departamento consiste no agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde so localizadas as operaes. De acordo com Chiavenato, esta forma de departamentalizao mais indicada para a rea de produo e de vendas, sendo pouco utilizada pela rea financeira, que nem sempre permite descentralizao.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO POR PRODUTOS / SERVIOS

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A departamentalizao por produto a forma pela qual so agrupadas as funes associadas a uma nica linha de produto.

criada para transformar a organizao em tamanho menor e ser mais rpida nas tomadas de decises.

1. 2. 3.

Vantagens: Dar maior ateno a linhas de produtos ou servios especficos, Melhorar a coordenao de funes no nvel de diviso de produtos, Determinar melhor a responsabilidade pelo lucro.

Desvantagens: 1. Exigncia de mais pessoal e recursos materiais 2. Possvel duplicao desnecessria de recursos e equipamentos.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO POR CLIENTES

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Este tipo de departamentalizao consiste em agrupar atividades de tal forma que focalizem o uso determinado de um produto ou servio.

Esse mtodo utilizado, principalmente, no agrupamento de vendas ou servios. Por exemplo: as lojas de departamentos podem ter uma loja de jovens, alm de departamentos infantis.

Vantagem: a maior vantagem da departamentalizao por cliente ser adaptvel a uma clientela em particular.

Desvantagens: diz respeito s dificuldades de coordenao, utilizao mnima de recursos e competio entre administradores por privilgios para seus prprios clientes.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO POR PROCESSOS

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o agrupamento de atividades que focalizam equipamento ou processo de produo.

usada com mais freqncia em produo. Por exemplo: as atividades de uma fbrica podem ser agrupadas em perfurar, esmerilhar, soldar, montar e fazer o acabamento.

A abordagem por processo tem vantagens quando as mquinas ou equipamentos usados exigem habilidades especiais ou tm capacidade to grande que devem ser usadas todo o tempo para serem econmicas.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarDEPARTAMENTALIZAO MATRICIAL

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Baseia-se na sobreposio de dois ou mais tipos de departamentalizao sobre a mesma estrutura. Geralmente, esta sobreposio se refere fuso entre a estrutura funcional e a estrutura por projetos.

um tipo hbrido de departamentalizao onde o pessoal de vrias especialidades agrupado para completar tarefas de tempo limitado.

Por exemplo, imagine uma empresa que tem de completar um projeto com um trabalho integrado entre vrios setores funcionais.

Vantagens: permitir uma comunicao livre e coordenao de atividades entre os principais especialistas funcionais; Oferecer flexibilidade para que a organizao responda rapidamente a mudanas, uma vantagem exclusiva para indstrias orientadas para a alta tecnologia.

Desvantagens: violao da unidade de comando e introduo de conflitos inevitveis de duplicidade e superviso, enfraquecendo a cadeia de comandos e a coordenao vertical, enquanto tenta melhorar a coordenao lateral.

A rigor, o desenho matricial impe uma nova cultura organizacional, uma nova mentalidade e um novo tipo de comportamento dentro da Organizao.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar03 Estudo Acurado sobre SISTEMAS: TEORIA DE SISTEMAS Abreviando as evolues ocorridas, em 1950, o bilogo Ludwig Von Bertalanffy procura atravs da proposio denominada Teoria Geral dos Sistemas, uma conceituao geral que unisse e fundamentasse os diversos campos da cincia.

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O Moderno Enfoque de Sistemas procura desenvolver: Uma tcnica para lidar com a amplitude das organizaes; Um enfoque interativo do todo, o qual no permite a anlise em separado das partes do todo, em virtude das intrincadas interrelaes das partes entre si e com o todo, as quais no podem ser tratadas fora do contexto do todo; O estudo das relaes entre os elementos componentes, em preferncia ao estudo dos elementos entre si, destacando-se o processo e as possibilidades de transio, especificados em funo dos seus arranjos estruturais e da sua dinmica. Logo, podemos definir que:

Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo

Sistema Administrativo Um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma relao direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcanados.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarELEMENTOS DE UM SISTEMA ADMINISTRATIVO OBJETIVOS a razo da existncia do sistema, isto , a finalidade para o qual o sistema foi criado.

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ENTRADAS As entradas do sistema, cuja funo caracteriza as foras que fornecem ao sistema o material, a energia e a informao para a operao ou processo, o qual gerar determinadas sadas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos anteriormente estabelecidos.

PROCESSO O processo de transformao do sistema, que definido como a funo que possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou resultado (sada). Este processador a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir as sadas desejadas.

SADAS Correspondem aos resultados do processo de transformao.

CONTROLES E AVALIAES Os controles e avaliaes do sistema servem principalmente para verificar se as sadas esto coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a avaliao de maneira adequada, necessria uma medida do desempenho do sistema, chamada padro. Portanto, o objetivo do controle reduzir as discrepncias ao mnimo, bem como, propiciar uma situao em que esse sistema se torna auto-regulador.

RETROALIMENTACO A retroalimentao, ou realimentao, ou feedback do sistema, que pode ser considerado como a reintroduo de uma sada sob a forma de informao. A realimentao um processo de comunicao que reage a cada entrada de informao incorporando o resultado da ao resposta desencadeada por meio de nova informao, a qual afetar seu comportamento subseqente, e assim sucessivamente. Essa realimentao um instrumento de regulao retroativa ou de controle, em que as informaes realimentadas so resultados das divergncias verificadas entre as respostas de um sistema e os parmetros previamente estabelecidos.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarCONCEITOS BSICOS SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE de um sistema o CONJUNTO de ELEMENTOS que NO PERTENCEM ao sistema, mas QUALQUER ALTERAO no sistema PODE MUDAR ou ALTERAR os seus ELEMENTOS e QUALQUER ALTERAO nos seus ELEMENTOS PODE MUDAR ou ALTERAR o sistema.

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SISTEMA: o que se est estudando ou considerando;

SUBSISTEMAS: so as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema;

SUPERSISTEMA OU ECOSSISTEMA: o todo e o sistema um subsistema dele. EQIFINALIDADE: Segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcanado, partindo de diferentes condies iniciais e por maneiras diferentes.

ENTROPIA NEGATIVA: Que mostra o empenho dos sistemas para se organizarem para a sobrevivncia, atravs de maior ordenao.

ENTROPIA: O processo entrpico decorre de uma lei universal da natureza, na qual todas as formas de organizao se movem para a desorganizao e morte. Entretanto, os sistemas administrativos abertos podem gerar entropia negativa, por intermdio da maximizao da energia importada, o que pode ser obtido via maximizao da eficincia com que o sistema processa essa energia.

SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS (SIG) Sistema de informao gerencial (SIG) um processo de transformao de dados em informaes teis no processo decisrio de uma organizao.

DADO QUALQUER ELEMENTO IDENTIFICADO EM SUA FORMA BRUTA QUE POR SI S NO CONDUZ A UMA COMPREENSO DE DETERMINADO FATO OU SITUACO.

INFORMAO O DADO TRABALHADO QUE PERMITE AO GESTOR TOMAR DECISES.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar04 Estudo Acurado sobre MTODOS: MTODO CIENTFICO Todas as cincias se desenvolveram baseadas em princpios; princpio aquilo que vem primeiro, aquilo que tido como premissa, ou o que estabelecido primeiro.

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A partir deles, uma srie de teorias ou teses so enunciadas, sempre baseadas em hipteses tidas como verdadeiras. Quando as teorias so provadas ou confirmadas por fatos e informaes, passam a ser consideradas verdades, conseqncias naturais dos princpios estabelecidos. Se estes forem mudados todas as teses anteriormente providas deixam de ser consideradas verdadeiras. , portanto, uma situao relativa.

Todas as cincias que o homem desenvolveu - Matemtica, Fsica, Qumica, Biologia, Informtica, Medicina, Astronomia, Psicologia, Administrao entre outras - baseiam-se em princpios, que foram desdobrados atravs do mtodo Cientfico.

O Mtodo Cientfico, apesar de lgico e natural, a conseqncia dos estudos de Descartes. , portanto um mtodo cartesiano, universal.

Baseia-se nas seguintes etapas: Defina cuidadosamente o problema e tenha a certeza de que claro o objetivo de estudo ou anlise. Estabelea um plano para a coleta dos dados necessrios e adequados anlise ou ao estudo que ser feito. Colete os dados. Analise e interprete os dados, formulando hipteses e estabelecendo teorias que possam, ao serem comprovadas, se transformar em informaes. Confirme as teorias e relate as concluses de maneira clara, para que possam ser utilizadas por quem for tomar decises.

O CICLO PDCA COMO MTODO DE SOLUO DE PROBLEMAS CICLO PDCA Os japoneses empreenderam esforos para aplicar os ensinamentos obtidos. Do aperfeioamento do Ciclo de Deming, surgiu o mtodo conhecido como PDCA.

O PDCA um mtodo de gerenciamento de processos ou de sistemas. o caminho para atingir as metas atribudas aos produtos dos sistemas empresariais. As letras que formam o nome do mtodo, PDCA, significam em seu idioma de origem: PLAN, DO, CHECK, ACTION, o que significa PLANEJAR, EXECUTAR, VERIFICAR, ATUAR. Essas etapas fazem parte dos passos bsicos concebidos originalmente por Shewhart, sendo aprimorados posteriormente por Deming. A representao do ciclo PDCA pode ser visualizada na figura 1, onde cada quadrante corresponde a um dos momentos do ciclo:

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar24ACTION PLAN

A

P

CCHECK

DDO

Figura 1

Plan: traduz-se pelo processo de planejar; momento em que se estabelecem as metas organizacionais e os respectivos mtodos para alcan-las existem as metas boas que so aquelas estabelecidas a partir das exigncias do mercado e existem tambm as metas ruins que so estabelecidas a partir de problemas.

Do: traduz-se por fazer; nesta fase, implementa-se o plano para alcanar as metas estabelecidas;

Check: o mesmo que checar; consiste na comparao dos problemas, das necessidades de correo ou das melhorias, isto , o alcance da meta-padro; Action: significa atuar ou implementar as correes e as melhorias necessrias; se as metas forem alcanadas, necessrio efetuar melhorias contnuas para defini-las como meta-padro. CICLO PDCA PARA MELHORIA DOS RESULTADOS As metas para melhorar, surgem do fato de que o mercado sempre deseja um produto cada vez melhor, a um custo cada vez mais baixo.

A entrada de novos concorrentes no mercado e o surgimento de novos materiais e novas tecnologias tambm levam necessidade do estabelecimento de metas de melhoria.

Para utilizao do ciclo do PDCA na melhoria de resultados, so necessrios os seis passos, conforme apresentados por Ishikawa:

1. Determinar objetivos e metas: O primeiro passo criar uma ampla concepo dos objetivos para a empresa no futuro. Definir uma viso de excelncia para dar uma direo ao departamento, descrevendo objetivos a serem atingidos de um estado atual, para o estado desejado;

2. Determinar mtodos para alcanar os objetivos: Os objetivos sero alcanados se forem estabelecidos os mtodos; 3. Engajar-se na educao e no treinamento: A educao o meio pelo qual os indivduos podero assumir suas responsabilidades; o treinamento parte fundamental, incluindo-se aqui, a orientao sobre a utilizao das ferramentas;

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar4. Executar o trabalho: A execuo do trabalho dever se dar numa seqncia branda, delegando responsabilidades aos funcionrios e exigindo deles o comprometimento com a melhoria;

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5. Verificar os efeitos da execuo: Em Administrao, a preocupao maior com o princpio da exceo. O propsito desta etapa descobrir esta exceo, que pode ser encontrada observando-se dois aspectos; 6. Agir preventivamente e agir corretivamente: Na etapa do agir preventivamente, o mais importante a execuo de medidas preventivas para evitar-se a reincidncia da desconformidade no processo. J na etapa do agir corretivamente, o mais importante a ao corretiva para a soluo da desconformidade.

CICLO PDCA PARA MANUTENO DOS RESULTADOS As metas para manter so denominadas metas padro, so atingidas por meio de operaes padronizadas. Como o plano que permite o atingimento da meta padro o Procedimento Operacional Patro (Standard), o Ciclo PDCA empregado para manter as metas pode ser denominado SDCA, ele representa como devemos trabalhar para manter o resultado desejado.

O S - A meta padro representa o resultado que desejamos atingir com nosso trabalho e o procedimento operacional padro o planejamento do trabalho repetitivo que deve se executado para o alcance da meta padro.

O D- Os elementos necessrios ao cumprimento dos procedimentos operacionais so: 1 - Treinamento no trabalho; 2 Superviso; 3 Auditoria; O C Esta etapa de verificao consiste no acompanhamento da meta, ou seja, em avaliar se a meta foi ou no alcanada. A verificao feita nos fins (resultado final do processo) e no nos meios. O A Caso a meta padro no tenha sido atingida, deve ser adotada a ao corretiva sobre o desvio detectado.

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A figura mostra o funcionamento conjugado dos Ciclos PDCA e SDCA, para manter e melhorar resultados,

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto CsarQuestes Comentadas

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1. (CESPE - adaptada) Acerca da centralizao e descentralizao administrativa, analise as afirmativas a seguir e assinale a opo correta: (a) A descentralizao, tambm chamada de desconcentrao administrativa, consiste na distribuio interna de competncias entre os rgos que integram a estrutura de uma mesma pessoa jurdica. (b) Na centralizao administrativa, a atividade ser desenvolvida diretamente por um dos entes que integram a federao brasileira, ou seja, Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, atravs dos rgos e agentes que integram a sua estrutura. (c) Na descentralizao, pode haver delegao de funes de um poder para rgos de outro poder. (d) Entre outras tantas, uma das principais vantagens da descentralizao administrativa tomada de decises mais prximas dos fatos. (e) Entre outras tantas, uma das principais vantagens da centralizao administrativa o maior nmero de nveis hierrquicos. a) C C E C E. b) E C - E C C. c) E E C E E. d) E C E C E. e) C C E C E. Comentrios: Espao para anotaes: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 2. (CESPE - adaptada) A estrutura organizacional o arranjo que expressa os elementos constitutivos de organizao pblica. Com relao aos tipos de estrutura, julgue os itens abaixo e assinale as opes corretas: (a) A estrutura linear demonstra o princpio bsico da unidade de comando, segundo a qual cada empregado deve receber orientaes de apenas um superior. (b) A estrutura linear no expressa o princpio bsico da unidade de comando, portanto, cada servidor recebe orientaes simultneas, de mais de um supervisor.

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar(c) Com vistas no delineamento dos tipos de estrutura organizacional, deve-se observar os seus componentes, condicionantes, nveis de influncia e nveis de abrangncia. (d) Entende-se por departamentalizao o agrupamento de acordo com um critrio especfico de homogeneidade das atividades e correspondes recursos em unidades organizacionais. (e) A vantagem da estrutura matricial decorre da combinao de dois tipos de estruturas, a organizao funcional e a organizao por projetos. a) E C C C E. c) C E C E C. b) C E C C C.

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d) E C E C E. e) C C E C C. Comentrios: Espao para anotaes:

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Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csard) E E E C E. e) C C E C E. Comentrios: Espao para anotaes:

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4. (ESAF - adaptada) Sabe-se que a palavra organizao pode ser aplicada em trs sentidos diferentes, o sentido que diz A organizao uma atividade bsica da administrao que serve para agrupar e estruturar todos os recursos, para atingir objetivos predeterminados, denomina-se:

A. Organizao como sinnimo de arrumao;

B. Organizao como entidade social;

C. Organizao como funo administrativa;

D. NDA. Comentrios: Espao para anotaes: _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar5. (ESAF adaptada) Abordagem simplista soluo de problemas que acredita ter cada problema uma soluo nica; dentro das maneiras de pensar sobre o Sistema de Deciso, essa assertiva se refere a:

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A. Pensamento Sistmico;

B. Pensamento Linear;

C. Pensamento Holstico;

D. Pensamento Estruturado. Comentrios: Espao para anotaes: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 6. (ESAF - adaptada) Suponha que voc foi nomeado para chefiar o Departamento de Atendimento ao Contribuinte da Secretaria Executiva da Fazenda no mbito do Estado de Alagoas. Aps estudar a atividade, voc decide criar Postos de Atendimento em vinte locais diferentes, de fcil acesso ao contribuinte. Para acompanhar o comportamento das atividades em todos esses postos, mantendo uma viso global do atendimento, voc cria uma nova funo para o cargo Agente de Tributos. Nesta situao, voc est praticando: a. ( b. ( c. ( d. ( ) Descentralizao e enriquecimento do trabalho; ) Descentralizao e especializao; ) Desconcentrao e Delegao; ) Especializao e Delegao.

Comentrios: Espao para anotaes: _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

Apostila Bsica - Questes Comentadas Noes de Organizao, Sistemas & Mtodos - Prof. Roberto Csar7. (CESPE adaptada) Considere as assertivas abaixo: 1) Atravs de um organograma possvel obter-se a estrutura hierrquica, os rgos componentes, os canais de comunicao que ligam os rgos, os principais planos da organizao, alm do nome dos ocupantes dos cargos; 2) A organizao do tipo linha e assessoria permite aquele que recebe autoridade, alm de atividade de aconselhamento, atuar diretamente sobre os nveis hierrquicos inferiores; 3) comunicao um processo mediante o qual uma mensagem enviada por um receptor, atravs de um determinado canal, e entendida por um emissor. 4) um dos tipos bsicos de estrutura organizacional a chamada organizao linear que permite a um cargo ou rgo atuar sobre elementos no ligados diretamente a ele em questes especficas. a. Todas so verdadeiras; b. Todas so falsas; c. 1,2,3 so verdadeiras, mas 4 falsa; d. 1,2,3 so falsas, mas 4 verdadeira. Comentrios: Espao para anotaes: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Gabarito: 1-D; 2-B; 3-A; 4-C; 5-B; 6-C; 7-B.

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