PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ

FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ

CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS

CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO

São José

2011

PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ

FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ

CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS

CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO

Trabalho elaborado para a disciplina de Organização, Sistemas e Métodos do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ Orientador: Prof. Msc. Alcides José F. Andujar.

São José

2011

2

SUMÁRIO LISTA DE QUADROS ................................................................................................. 3

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4

C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS .................................................................... 5

C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS ...................................................................... 6

C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................. 7

C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS .............................................................. 9

C5 – INDICADORES ................................................................................................... 9

C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS .............................................................. 10

C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL .......................................................... 10

C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS ...................................................................... 11

C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL ................................................................ 11

A1 – ANÁLISE DE VALOR ........................................................................................ 12

A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS ..................................................................................... 12

A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS ............................................ 13

P1 – PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 13

3

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 ..................................................................................................................... 5

Quadro 2 ..................................................................................................................... 5

Quadro 3 ..................................................................................................................... 6

Quadro 4 ..................................................................................................................... 7

Quadro 5 ..................................................................................................................... 9

Quadro 6, 7 e 8 ........................................................................................................... 9

Quadro 9 ................................................................................................................... 10

Quadro 10 ................................................................................................................. 12

Quadro 11 ................................................................................................................. 12

Quadro 12 ................................................................................................................. 13

Quadro 13 ................................................................................................................. 13

4

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 ..................................................................................................................... 11

Figura 2 ..................................................................................................................... 11

5

C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS

Os dados utilizados no presente trabalho foram coletados durante o mês de

outubro do ano corrente de 2011, portanto os dados e comparações apresentados

referem-se ao período de um mês.

Solicitação de Materiais Concluídos Não Atendidos

220 150 70

100% 68% 32% Quadro 1: solicitações ocorridas Outubro de 2011

Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

Gráfico 1: Cadastros 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

Ocorrência Quantidade Motivo

Separação de Materiais de Consumo 1 Não há material em estoque

Separação de Materiais de Consumo 2

Há material em Estoque, porém

depende de aprovação da CL

Separação de Materiais Permanentes 4 Não há material em estoque

Conferência dos Materiais com a

amostra 7

Material diferente do entregue

como amostra

Transporte de materiais 3 Não há disponibilidade de carro e

motorista para efetuar entrega

Total 17 Quadro 2: Documentos e causas do não atendimento de pedidos

Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

0%

50%

100% 76%

35%

Solicitação de Materiais

Concluído

6

Gráfico 2: Causas da não conclusão do cadastro Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS

Documento Qte.

Qt.

Acum. %

%

Acumulado

Separação de Materiais de Consumo 1 1 5,88% 5,88%

Transporte de materiais 3 4 17,65% 23,53%

Separação de Materiais de Consumo 2 6 11,76% 35,29%

Separação de Materiais Permanentes 4 10 23,53% 58,82%

Conferência dos Materiais com a

amostra 7 17 41,18% 100,00%

Total 17 17 100% 100%

Quadro 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

0

1

2

3

4

5

6

7

Qu

an

tid

ad

e

Controle das Ocorrências

Separação de Materiaisde Consumo

Separação de Materiaisde Consumo

Separação de MateriaisPermanentes

Conferência dosMateriais com aamostra

Transporte de materiais

7

Gráfico 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

Documento Qte. % das

Ocorrências Classificação ABC

Conferência dos Materiais com a

amostra 7 41,18% A

Separação de Materiais Permanentes 4 23,53% B

Transporte de materiais 3 17,65% B

Separação de Materiais de Consumo 2 11,76% C

Separação de Materiais de Consumo 1 5,88% C

Quadro 4: Ponto de Equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS

Unidade de apoio vinculada a Coordenadoria de Operações Administrativas

do Ministério Público de Santa Catarina, a Gerência de Almoxarifado desempenha

um papel fundamental para todas as Promotorias de Justiça e demais unidades de

administrativas do MPSC.

O processo de Gestão de Estoque é o processo mais importante

desempenhado pela Gerência de Almoxarifado, cujas atividades consistem em todo

o processo de atendimento de provisão de materiais de consumo e bens

permanentes, desde o pedido realizado pelas unidades administrativas e por todas

as promotorias de justiça do Estado de Santa Catarina.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Percentual Acumulado

Separação de Materiais deConsumo

Transporte de materiais

Separação de Materiais deConsumo

Separação de MateriaisPermanentes

Conferência dos Materiaiscom a amostra

8

Inicialmente o processo começa pela solicitação do material desejado, o qual

é realizado por uma promotoria ou unidade administrativa do MPSC, feita a

solicitação é necessário a deferimento do pedido o qual é realizado pelo Gerente de

Almoxarifado (no caso de materiais de consumo) ou pela Secretaria-Geral do MPSC

(em caso de materiais permanentes).

Uma vez deferido, o pedido entra para uma fila de atendimento, cuja mesma

fica em aguardo até que seja possível o atendimento do pedido, o qual é

influenciado por diversas variáveis já citadas acima. Assim que o atendimento se

torna possível, um servidor alocado na Gerência de Almoxarifado é encarregado de

dar baixa no sistema, por conseguinte é emitida uma Guia de Saída que é enviada

junto com o material a ser entregue e uma cópia é retida pela própria gerência para

controle interno.

Após estes passos, os pedidos são preparados e encaminhados para a

Gerência de Transportes do MPSC para serem entregues na região da Grande

Florianópolis e os que não estiverem nesta região são encaminhados para a

transportadora ou pelos correios, dependendo do valor e tipo de produto em

questão.

Por último, o pedido é enviado pelo meio mais adequado e entregue no

destino desejado, onde este confirma o recebimento através de conferência do que

foi pedido e o que foi baixado do sistema de estoque (pela Guia de Saída), no qual o

solicitante confirma o recebimento por meio de um sistema informatizado via

Intranet.

9

C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS

Quadro 5: Fluxograma de Gestão de Estoque Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

C5 – INDICADORES

Solicitação de Materiais - Outubro 2011 Concluído Não Atendido

220 150 70

100% 68% 32%

Solicitação de Materiais - Outubro 2010 Concluído Não Atendido

198 132 66

100% 67% 33%

Meta para 2011 Pedido de Cadastramento Concluído Inconcluído

X Y Z

100% 85% 15%

Quadro 6, 7 e 8: Solicitação de Materiais – Outubro 2011 e 2010 Meta para 2011

Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

10

DADOS ATUAIS x META 2012

Gráfico 4: Dados Atuais versos Meta 2012. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS

Atraso no processo licitatório;

Ausência de algum tipo de documentação do fornecedor;

Indisponibilidade de carro oficial/motorista para efetuar entrega.

C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL

Quadro 9: Seleção do Problema Principal

Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

1

Dados Atuais

Meta para mesmo período de2011

11

C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS

Figura 1: Identificação das Causas Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL

Figura 2: Ponto de equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

12

Após a identificação das causas, verificou-se que a principal causa que

resulta no problema em questão dá-se no ambiente interno da instituição.

Portanto, o principal fator que resulta na indisponibilidade de motorista para

efetuar entrega de materiais para as unidades do Ministério Público de Santa

Catarina na região da Grande Florianópolis, ocorre devido à falta de motoristas

oficiais a disposição da Gerência de Almoxarifado para efetuação de entregas, e

pela própria cultura da instituição que dificulta bastante à comunicação e

disponibilidade para determinados serviços.

A1 – ANÁLISE DE VALOR

Causa do risco Consequência Cat. Prob. Imp. RT Tratamento

Falta de motoristas

para a demanda

Pedidos não

atendidos 5 5 6 6

Contratar 2 novos

motoristas

Cultura Pedidos não

atendidos 3 3 4 9

Construção de

uma nova cultura.

Quadro 10: Análise de valor Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS

Método anterior: Método atual

Motoristas concentrados somente na

Ger. de Transportes

Dois motoristas alocados na Ger. de

Almoxarifado de prontidão.

Quadro 11: Geração de ideias Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.

13

A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS

Proposta Resultado Tempo Investimento Classificação

Aumentar efetivo de

motorista e aloca-

los na Ger. de

Almoxarifado.

Agilidade nas

entregas

Indeterminado, pois

depende de

elaboração de edital

N/D 1

Quadro 12 – Possíveis técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.

P1 – PLANO DE AÇÃO

Plano de Ação

Objetivo: Reduzir o número de pedidos não atendidos

Quando Onde Quem Por que Como Quanto Posição Contratar 2

novos motoristas

A partir de 01/02/2012

MPSC COORH Há

necessidade imediata

Edital de concurso público

N/D

Em andamento A ser feito Realizado

Quadro 13 – Técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.