Procedimentos para Realização de Avaliação de Desempenho ... · de desempenho anual em...
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Procedimentos para Realização de Avaliação de Desempenho – Etapa 1: Organizar Estrutura
Versão: V0_0_3
Data: 11 de abril de 2014
Diretoria Geral de Recursos Humanos - DGRH
Site: http://www.dgrh.unicamp.br
E-mail: < e-mail da área que é responsável pelo assunto >
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A Unicamp não se responsabiliza pelo não cumprimento, por parte do usuário deste Manual, dos procedimentos aqui descritos.
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Sumário
1 INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 4
1.1 Objetivo .................................................................................................................................... 4
1.2 Público alvo ............................................................................................................................... 4
2 ATIVIDADES DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 2013 – PRIMEIRA ETAPA:
ORGANIZAR ESTRUTURA ........................................................................................ 4
3 ÍCONES UTILIZADOS NO SISTEMA ........................................................................ 5
4 ACESSO AO SISTEMA ................................................................................................. 5
5 EQUIPES ......................................................................................................................... 6
5.1 Excluir funcionário de equipe .................................................................................................... 7
5.2 Adicionar funcionários .............................................................................................................. 8
5.3 Excluir equipe ............................................................................................................................ 9
5.4 Alterar nome de equipe .......................................................................................................... 10
5.5 Lista de Conteúdo.................................................................................................................... 10
5.6 Filtros ...................................................................................................................................... 11
5.7 Cadastro de equipe ................................................................................................................. 11
6 SUPERIORES IMEDIATOS ..................................................................................... 13
6.1 Cadastro e transferência de Subordinados .............................................................................. 13
6.2 Exclusão de Superior Imediato ................................................................................................ 15
7 TIPOS DE FORMULÁRIOS ..................................................................................... 16
8 RELATÓRIOS ............................................................................................................. 17
8.1 Relatório Equipes e Integrantes da CSA. .................................................................................. 17
8.2 Relatórios Superiores e Subordinados da CSA. ........................................................................ 18
8.3 Relatório Verificar Pendências ................................................................................................ 18
8.4 Relatório Exceção de Participação. .......................................................................................... 19
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1 Introdução
A Avaliação de desempenho dos servidores técnicos administrativos é realizada no
contexto do Processo de Avaliatório cujas diretrizes são orientadas anualmente pela
Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). Para facilitar o processo, as
Comissões de Avaliação, Avaliadores e Avaliados dispõem de um sistema
informatizado que auxilia os procedimentos necessários.
1.1 Objetivo
O presente manual tem por objetivo orientar os servidores envolvidos com a avaliação
de desempenho anual em relação aos procedimentos no sistema Avaliação de
Desempenho, Etapa 1 - Organizar Estrutura. Consiste em alinhar a estrutura do
sistema, de acordo com a estrutura funcional e organizacional dos órgãos/unidade,
visando ao preenchimento das informações do processo Avaliação de Desempenho
de acordo com a composição das equipes de funcionários a serem avaliados:
cadastrar avaliadores e avaliados, alinhar equipes e definir questionários e
competências para cada servidor participante do Processo Avaliatório.
1.2 Público alvo
Comissões Setoriais de Avaliação, Avaliadores e Avaliados.
2 Atividades do Processo de Avaliação 2013 – Primeira Etapa: Organizar Estrutura
Figura 1: Fluxo de atividades para a etapa Organizar Estruturas.
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3 Ícones utilizados no sistema
Integrantes: mostra os integrantes de uma equipe.
Excluir: exclui equipes, integrantes de equipes e avaliadores.
Alterar: altera dados de equipes, dos integrantes de equipes e dos avaliadores.
Filtro: é utilizado para filtrar informações de conteúdo nas tabelas apresentadas. Digite na caixa
de filtro nome ou número a serem apresentados e o sistema vai selecionando o conteúdo de
acordo com os dados da coluna que está sendo consulta.
Utilize o botão para obter uma planilha Excel com o mesmo conteúdo da listagem que está sendo
visualizada.
4 Acesso ao Sistema
Acessar o sistema Avaliação de Desempenho, disponível no endereço http://www.dgrh.unicamp.br/sistemas e clicar no ícone do sistema, conforme figura 2.
Figura 2: Página da Diretoria Geral de Recursos Humanos.
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Em seguida, é necessário fazer login no sistema digitando a matrícula e senha de acesso. Caso o usuário tenha esquecido ou não possua senha, basta clicar em Criar ou lembrar senha.
Figura 3: Tela de acesso ao Sistema Vida Funcional On Line
Escolha o link Estrutura, a seguir clique em Organizar Estrutura, Avaliação.
Figura 4: Telas de acesso ao módulo Organizar Estrutura do sistema Avaliação de Desempenho.
5 Equipes
Ações permitidas:
Inserir novo integrante na equipe
Excluir integrante da equipe
Alterar nome da equipe ou avaliador
Cadastrar nova equipe
Excluir equipe
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Ao clicar em Equipes aparecerá a tabela abaixo com as informações das equipes do órgãos/unidade cadastradas no processo de avaliação anterior, mostrando o número da Comissão Setorial de Avaliação (CSA), os nomes das equipes, o Órgão/Unidade, matrícula e nome do avaliador das equipes conforme figura abaixo.
Figura 5: Tabela de apresentação das equipes cadastradas no sistema de Avaliação de Desempenho.
Clicando no ícone será possível visualizar informações dos integrantes de cada equipe registrada, conforme figura abaixo:
Figura 6: Tabela de apresentação dos integrantes das equipes cadastradas no sistema de Avaliação
de Desempenho.
5.1 Excluir funcionário de equipe
A partir tela acima é possível excluir um funcionário da equipe clicando no
ícone . Ao aparecer a mensagem de exclusão, ckique em OK, conforme mostra figura abaixo. Ao confirmar a exclusão, o funcionário aparecerá no
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quadro de pendencias da CSA da Unidade/Órgão e deverá ter sua situação regularizada. (veja item 9.3 – Relatório Verificar Pendencias)
Figura 7: Tela para exclusão de funcionários de equipe.
5.2 Adicionar funcionários
Para adicionar um novo funcionário a uma equipe, clique em
. Observe que quando acionada a seta à direita da tabela é possível fazer a seleção de equipe.
Figura 8: Tela para inserção de novo integrante de equipe.
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Quando aparecer a tela abaixo, insira a matrícula do funcionário a ser integrado
na equipe e clique em . Confira o resultado.
Figura 9: Tela para gravar inserção de novo integrante de equipe.
5.3 Excluir equipe
Para excluir uma equipe, clique no ícone . Quando aparecer a caixa de confirmação clique em OK .
Obs.: Para que a exclusão aconteça, a equipe não poderá ter nenhum funcionário cadastrado
como integrante, portanto faça as transferências necessárias com antecedência.
Figura 10: Tela de confirmação para exclusão de equipe.
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5.4 Alterar nome de equipe
Para alterar o nome de uma equipe ou o seu avaliador, clique no ícone . Quando aparecer a tela abaixo, escreva o novo nome da equipe e/ou insira a matrícula do avaliador e clique em gravar.
Figura 11: Tela para alterar e gravar nome e avaliador de equipe.
5.5 Lista de Conteúdo
Utilize o botão no final da tabela para obter uma planilha Excel com o mesmo conteúdo a listagem que está sendo visualizada.
Figura 12: Planilha em Excel.
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5.6 Filtros
O símbolo é utilizado para filtrar informações de conteúdo nas tabelas apresentadas. Digite na caixa de filtro nome ou número a serem apresentados e o sistema vai selecionando o conteúdo de acordo com os dados da coluna que está sendo consulta.
Figura 13: Filtro de conteúdo.
5.7 Cadastro de equipe
Para cadastrar uma nova equipe, utilize o botão na parte inferior da tela.
Figura 14: Tela para inserção de equipe.
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Preencha os campos Nome (com o nome da equipe) e Responsável (com a matrícula do servidor que será responsável pela avaliação da equipe que está sendo criada) como mostra a figura abaixo. Clique em gravar e confira os dados que aparecerão na tela.
Figura 15: Tela para configuração de equipe.
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6 Superiores Imediatos
Ações permitidas:
Cadastro e transferência de subordinados
Exclusão de superior imediato
Definição de tipo de Formulário de Avaliação
Ao clicar em Avaliação/Superiores Imediatos, aparecerá a tela abaixo com as informações dos avaliadores das equipes cadastradas no processo de avaliação anterior, mostrando: o número da Comissão Setorial de Avaliação (CSA), matrículas, nomes, funções, e-mail e quantidade de subordinados dos avaliadores das equipes. Caso haja alguma restrição em relação aos avaliadores de equipe, a informação será exibida na tela, em vermelho, conforme figura abaixo.
Figura 16: Tabela de apresentação dos Superiores Imediatos das equipes cadastradas no sistema de
Avaliação de Desempenho.
6.1 Cadastro e transferência de Subordinados
Um colaborador pode ser transferido de um Superior Imediato para outro
dentro da CSA apenas inserindo-o na listagem do Superior Imediato em que
deverá ser alocado. Esse servidor será automaticamente removido da equipe
do Superior Imediato anterior. Uma mensagem será exibida confirmando a
operação.
Clique no ícone . Aparecerá uma tabela exibindo os funcionários
atualmente relacionados ao superior imediato. No lado direito inferior aparece o
ícone que, ao ser clicado, ativa uma caixa onde deverá
ser digitada a matrícula do funcionário a ser incluído na equipe desse superior
imediato. A seguir clique em gravar, conforme figuras 17 e 18. Ao aparecer a
mensagem, confirme a operação, conforme figura 19.
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Figura 17: Tabela de integrantes de colaboradores por superior imediato .
Figura 18: Tela de cadastro de subordinado a superiores imediatos
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Figura 19: Tela de confirmação de transferência de colaborador.
6.2 Exclusão de Superior Imediato
Para excluir um superior imediato primeiramente transfira todos os integrantes
da equipe. Em seguida clique no ícone . Caso os subordinados não sejam
excluídos, aparecerá a seguinte mensagem:
Figura 20: Tela de mensagem para transferência de subordinados na exclusão de Superior Imediato.
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7 Tipos de Formulários
A tela Cadastro de Superior Imediato – Avaliação de Desempenho permite a alteração do tipo de formulário a ser utilizado na avaliação dos integrantes de uma equipe de técnico administrativo para gerencial. Clique em Avaliação/Superiores Imediatos e a
seguir clique no ícone , como mostra a figura abaixo.
Figura 21: Tela de acesso para alteração de tipo de formulário de avaliação
Aparecerá a tela abaixo e, ao clicar no ícone (alterar), uma mensagem de
confirmação para alteração do tipo de formulário será exibida. Clique em Ok e o tipo
de formulário será alterado, conforme figuras 22 e 23.
Figura 22: Tela para alteração de tipo de formulário de avaliação.
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Figura 23: Tela para alteração de tipo de formulário de avaliação.
8 Relatórios
O sistema permite a emissão de relatórios gerencias. Para acessar clique em Avaliação/Relatórios e serão exibidas as opções de consulta, conforme mostra a figura abaixo.
Figura 24: Acesso aos relatórios gerenciais.
8.1 Relatório Equipes e Integrantes da CSA.
O relatório apresenta uma listagem com as seguintes informações: numero da
CSA, nome da equipe, matrícula/nome do servidor por equipe e código do local
de trabalho do servidor.
Figura 25: Relatório Cadastro de Integrantes de Equipe.
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8.2 Relatórios Superiores e Subordinados da CSA.
O relatório apresenta uma listagem com as seguintes informações: numero da
CSA, nome do superior imediato, matrículas e nomes dos servidores por
superior imediato e código de local de trabalho dos servidores.
Figura 26: Relatório Cadastro de Subordinados.
8.3 Relatório Verificar Pendências
Ao gerar o Relatório Pendencias é realizada uma checagem de todos os
colaboradores lotados na CSA-RH e as inconsistências em relação a Superior
Imediato ou Equipe cadastrados para o atual Processo Avaliatório são
exibidas.
Para acessar o relatório, clique em Avaliação/Relatório/Verificar pendências,
e a seguir clique em .
Figura 27: Acesso ao relatório Pendências.
Será exibido o relatório abaixo, informando matrícula e nome do servidor, sigla
do local de trabalho e a inconsistência apresentada. As mais prováveis de
inconsistências são:
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O colaborador não participará do processo. Neste caso, clique no ícone
e escolha a opção de EXCEÇÃO. Será necessário informar o motivo e
clicar em "Gravar".
O colaborador será avaliado por outra CSA-RH. Neste caso, clique no ícone
e escolha a opção de EXCEÇÃO. Será necessário informar o motivo e
clicar em "Gravar".
O colaborador precisa ser adicionado a uma chefia ou equipe. Neste caso,
clique no ícone e escolha a opção com a chefia ou equipe
correspondente.
Figura 28: Relatório Pendências.
8.4 Relatório Exceção de Participação.
Para acessar o relatório clique em Avaliação/Relatórios/Exceção de
Participação, conforme mostra a figura abaixo.
Caso algum funcionário tenha sido incluído erroneamente nesta lista, clique no
ícone para que ele apareça novamente como pendência e em seguida
regularize a situação.
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Figura 29: Relatório Exceções de Participação no Processo Avaliatório.