Como realizar uma avaliação com sucesso.

...passo a passo.

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“Todo bom desempenho começa com objetivos claros” – Ken Blanchard

O início

As grandes empresas de sucesso no mercado,

jamais deixam de ter ferramentas que as

auxiliem nos processos fundamentais do seu

desenvolvimento, e uma das ferramentas mais

utilizadas para seu sucesso, sem dúvida alguma

é a Avaliação de Desempenho.

Esta é a ferramenta ideal para tratar de

motivação com seus colaboradres e permitir o

claro direcionamento das estratégias da

empresa. Veja alguns dos benefícios da

avaliação de desempenho:

As estratégicas e missão da empresa são passadas de forma direta e transparente,

tornando-se conhecidas por todos.

Os treinamentos podem ser baseados em necessidades reais.

O avaliado pode conhecer seu verdadeiro potencial.

O avaliador e avaliado podem ter um tempo de acertar e ajustar os pontos com

transparência.

O avaliador pode definir com o avaliado uma estratégia clara para sua área.

Mostra ao colaborador o interesse da empresa em valorizar seus pontos fortes e

desenvolver e melhorar os pontos fracos.

Evita demissões injustas.

Fortalece o autodesenvolvimento.

Com um plano estratégico, aumenta a produção dos colaboradores e empresa.

Melhora a comunicação entre a empresa, o gestor e o subordinado.

Se aplicada de forma séria, torna um amplo e aceitável canal de comunicação e gestão

para toda empresa.

Identifica os melhores talentos da empresa e do setor.

Serve como base para premiações, bônus e outros itens baseados em méritos.

Tendo conhecimento de todos os benefícios que uma avaliação de desempenho pode trazer, é

importante lembrar que ela será um sucesso se for realizada por pessoas comprometidas, e se

Fábio Vieira

fabio@menvie.com.br

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feita de forma organizada, e para isso, é preciso também definir quem é quem em uma avaliação

de desempenho:

Avaliador é o gestor, supervisor ou qualquer outra pessoa que esteja em um nível hierárquico

superior, mas em casos de avaliação 360º, pode ser o par que está em mesmo nível do seu

avaliado, ou também no caso de uma autoavaliação, onde o colaborador é o avaliador de si

mesmo.

Avaliado é o subordinado que receberá as orientações através da avaliação, de como está o

seu desempenho frente ao que a empresa espera para o seu cargo. O avaliado pode também

ser o avaliado de si mesmo quando fizer a autoavaliação.

Comitê ou grupo de coordenação da avaliação de desempenho é o responsável por gerenciar

todo processo, desde a definição das datas, treinamentos sobre os processos, ajustes de

incoerências, até a colheita/tabulação dos resultados e o treinamento sobre como fornecer

feedback aos participantes, tudo baseado na visão estratégica da empresa e sendo definido

juntamente com os gestores das demais áreas. É preciso que toda essa engrenagem funcione

muito bem!

Porém, antes de tudo, é preciso compreender que o objetivo de uma avaliação é saber como é o

desempenho do colaborador dentro das competências que o cargo dele possui.

Mas o que é uma competência?

Uma competência é um conjunto de habilidades, atitudes e conhecimentos, e dentro de uma

avaliação, é a forma de mensurar se o colaborador atinge a competência dentro do cargo que

está inserido.

Sendo assim, é preciso entender a avaliação como um processo, e não como um evento,

necessitando de planejamento e atitudes a serem tomadas, e desta forma, incluímos alguns

Recursos Humanos

Gestor de Área

Colaborador

passos importantes para dar início a sua avaliação (seja ela 90º, 180º, 360º ou outro formato),

sabendo que podem ser incluídos mais passos conforme suas necessidades.

Passo 1 – Definindo a missão dos cargos: É preciso definir de forma clara a missão de cada cargo em sua empresa, pois somente assim os

avaliadores e os próprios avaliados saberão medir se estão se enquadrando corretamente dentro

do mesmo, incluindo se está fazendo com desempenho esperado ou não.

Uma forma de fazer este levantamento da missão do cargo é fazer o preenchimento de uma

tabela (caso não possua um sistema que o faça) juntamente com o gestor da área. É a chamada

Descrição de Cargos, que faremos da forma mais simples e básica.

Veja um exemplo básico de descrição:

Deixaremos esta tabela mais completa conforme avançarmos neste manual.

Descrição de Cargos

Cargo:

Missão do Cargo:

Quando pensamos em cargo pensamos em missão do cargo, pensamos também em quais as

atribuições do mesmo. Quando você trabalha em uma empresa e assume um cargo “x” você

logo pergunta:

Qual é o meu trabalho?

O que eu faço?

O que realmente importa nele?

Passo 2 – Definindo atribuições para os cargos: De posse da real missão de cada cargo, será possível definir com o gestor da área, ou diretor,

quais as atribuições que a empresa necessita para cada cargo.

Não custa nada lembrar que as atribuições precisam necessariamente estar de acordo com a

visão e missão da empresa, senão ficará destoante com a estratégia da mesma. Veja como fica

nossa tabela:

Descrição de Cargos

Cargo:

Missão do Cargo:

Atribuições e Responsabilidade do Cargo:

Este item será muito importante para definirmos mais adiante quais serão os objetivos da

avaliação para cada cargo.

Passo 3 – Definindo o método de avaliação: O método da avaliação é muito importante, pois determinará:

Como será o feedback e entrega dos resultados para o colaborador.

Quantas pessoas participarão da avaliação de desempenho.

Quantos colaboradores serão avaliados e por quem serão avaliados.

Os métodos abaixo são os mais comuns aplicados (existem algumas variáveis dependendo da

empresa e necessidades), e geralmente a autoavaliação tem sido item obrigatório e de ótimo

bom senso se aplicada a qualquer um dos métodos, pois permite uma participação do

colaborador no processo e tende a tornar mais justa a avaliação:

Avaliação pelo superior imediato (180º)

Este é o tipo mais comum de avaliação em empresas de pequenos e médios portes, onde o

superior direto avalia o desempenho do avaliado ou avaliados e os mesmos realizam sua

autoavaliação. Após isso, cada avaliado é chamado para receber os resultados através de uma

reunião de feedback (ou consenso) com o gestor / superior imediato.

Benefícios: por existir apenas um avaliador no feedback, fica mais fácil o entendimento entre superior e subordinado.

Ponto fraco: pode haver insatisfação do subordinado ao entender que foi direcionado somente pelo seu único supervisor. A solução para tal é o bom senso e orientação do RH para o superior imediato, afim de que o mesmo seja justo e saiba comunicar o que realmente importa para o bem do colaborador e empresa.

Autoavaliação

Superior Imediato

Avaliação 360º

É uma forma mais complexa de avaliação, que exige muito mais da equipe, porém, na maioria

dos casos apresenta bons resultados, visto que a visão da avaliação é mais completa, não

dependendo apenas de um único avaliador.

O avaliado recebe respostas de avaliação do superior imediato, dos seus pares em mesmo nível

hierárquico e também dos seus subordinados, além de realizar sua própria autoavaliação.

Benefícios: os avaliados possuem a vantagem de ter várias visões sobre seu trabalho e comportamento, tendo feedback não somente de uma única avaliação, mas de vários, tornando-a mais abrangente possível e sendo mais aceita por quem recebe os resultados.

Ponto fraco: se não for feita de forma isenta, pode gerar atritos entre toda equipe e desconforto até que outra avaliação seja realizada. Para solucionar tal problema, é preciso treinamento de toda equipe e conscientização em massa do profissionalismo e bom senso que devem ter ao efetuar a avaliação de desempenho. Não existe lugar para “revanches”...

Passo 4 – Mapeando as competências do cargo: Tendo definido os todos os itens para montagem de uma avaliação de desempenho, resta agora

sabermos quais serão as questões feitas para cada cargo ou colaborador ou até mesmo grupo

de colaboradores. O mais importante, e em primeiro lugar, deve-se entender qual a vocação,

missão, visão e estratégia da empresa, pois sem isso, a avaliação ficará fora de foco e o objetivo

da avalição ficará sem sentido.

Autoavaliação

Superior Imediato

Pares

Subordinados

Fornecedores

Um exemplo claro de como obter sucesso é fazer como o Grupo Localfrio: definir bem a sua

direção estratégica. Em seu site já é claro isso:

“Com sua filosofia baseada no trabalho, na expansão das fronteiras e na valorização do cliente,

se tornou sinônimo de competência, credibilidade, segurança e confiabilidade. Uma empresa

pronta para crescer cada vez mais.”

Sendo assim, as competências serão baseadas em:

Competência – competente tecnicamente para desempenhar seu papel.

Credibilidade – cumprimento do que propõem aos clientes, fornecedores e

colaboradores.

Segurança – torna segura sua operação de forma financeira e de produtos.

Confiabilidade – Possui qualidade e entrega a mesma qualidade prometida.

Entendendo o exemplo acima e fazendo semelhante com a sua empresa, agora fica mais fácil

definir os objetivos, que geralmente, mas não obrigatoriamente, são definidos em três tópicos:

Objetivos técnicos:

o Os conhecimentos técnicos e habilidades desejadas para exercer a função.

Objetivos estratégicos

o É a forma como os conhecimentos devem ser aplicados no cargo e no negócio.

Objetivos comportamentais

o É a forma que a empresa deseja que o colaborador interaja com outros cargos e

colegas.

Desta forma, basta agora formular as questões. Sabendo quais são os objetivos (Técnicos,

Comportamentais e Estratégicos), basta formular as questões baseadas nas competências

desejadas.

Descrição de Cargos

Cargo:

Autoavaliação: ()S ()N Data Última revisão

Missão do Cargo:

Atribuições e Responsabilidade do Cargo:

Competências do cargo:

Exemplo de competência Técnica:

o “Possui certificado técnico para atuar em sua área de ação”.

Exemplo de competência Comportamental:

o “Habilidade no trabalho em equipe e bom relacionamento com colegas”.

Exemplo de competência Estratégica:

o “Possui foco em resultados”.

Em geral, apesar das diferenças de consenso entre administradores, é preferível que uma

avaliação tenha o seguinte formato:

Nome da competência: Ex. “Trabalho em equipe”.

Conceito ou Descrição da Competência: Ex. “Possui habilidade interpessoal”.

Requisitos da Competência: Ex. “Divide conhecimentos e experiência (Não atende,

Atende parcialmente, Atende o esperado, Supera o esperado)”.

Para entender melhor, veja um exemplo através do software www.softwareavaliacao.com.br:

Nessa etapa também é preciso definir qual a escala a ser utilizada para avaliação.

Aconselhamos usar a escala comportamental, por ser mais fácil o entendimento, tanto no

feedback do avaliado, quanto no momento da avaliação pelo avaliador.

O mais comum atualmente é usar uma escala de 1 - 4, mas muitas empresas podem ir até de 1 -

10, e nomeando o comportamente da métrica na escala. Veja um exemplo:

Veja também um modelo curto do Formulário de Avaliação com três competências, sendo que o

ideal é ter até doze competências no máximo e no mínimo três:

Questionário Área Operacional

Pontualidade Chega no horário e cumpre os horários estipulados pela empresa, além de respeitar o cronograma do setor no atendimento às solicitações de serviços.

Cumpre normas Cumpre as orientações da empresa quanto à manutenção dos equipamentos sem submetê-

los a pessoas não autorizadas para a realização de consertos. Trabalho em equipe Dividem conhecimentos, experiências e contribui ativamente para o esforço da equipe

evitando sobrecarregar colegas.

Passo 5 – Definindo os avaliadores e avaliados: É preciso agora definir quem serão os avaliadores e avaliados neste processo, e isso dependerá

diretamente do método de avaliação que escolheu. De posse das tabelas anteriores que

construímos, segue aqui mais completa a tabela de Descrição de Cargos e o Formulário de

Avaliação:

Descrição de Cargos

Cargo:

Subordinados Superior imediato Autoavaliação: ()S ()N

Data Última revisão

Missão do Cargo:

Atribuições e Responsabilidade do Cargo:

Competências do cargo

Por fim, fica simples completar seu Formulário de Avaliação. Definimos mais uma tabela simples,

agora com as competências tabuladas, inserimos o avaliador e avaliados, e distribuímos a

mesma para os avaliadores (caso não possua um sistema informatizado), que terão data

específica para entregar novamente ao RH, onde os resultados serão analisados e mensurados.

Veja o exemplo completo e preenchido do Formulário de Avaliação:

Questionário Área Operacional

Pontualidade Chega no horário e cumpre os horários estipulados pela empresa, além de respeitar o cronograma do setor no atendimento às solicitações de serviços.

Cumpre normas Cumpre as orientações da empresa quanto à manutenção dos equipamentos sem submetê-

los a pessoas não autorizadas para a realização de consertos. Trabalho em equipe Dividem conhecimentos, experiências e contribui ativamente para o esforço da equipe

evitando sobrecarregar colegas.

Data de entrega: 19/11/2013

AVALIADOR: FABIO VIEIRA Competências (responda de 1 a 4)

Participantes Pontualidade Cumpre normas Trabalho em equipe 1 – Não Atende 2 – Atende Parcialmente 3 – Atende o Esperado 4 – Supera o Esperado

Sinara 4 3 2

Natielle 4 3 2

Mariano 3 4 4

Antônio Carlos 2 3 3

Comentários:

Queremos que entenda que a tabela acima é apenas um modelo, e que existem vários outros

modelos e formatos que desejar, conforme sua necessidade.

Lembre-se também que o recomendável é que só faça avaliação quem está no mínimo há

seis meses na empresa.

É preciso lembrar também que alguns colaboradores podem mudar de área dentro do período,

sendo assim, oriente que quem se mudou de gestor/área há menos de três meses, ainda deve

ser avaliado pelo gestor e equipe anteriores.

Passo 6 – Apertando o “start”: Estando pronta toda estrutura da sua avaliação, que construímos nos passos anteriores, agora

fica fácil e mais simples definirmos o restante do processo.

Tendo definida a estrutura, dificilmente será alterada nos próximos anos, a não ser por pequenas

revisões, mas o trabalho maior já passou e será feito apenas uma vez.

Neste momento, precisamos definir como se

dará o início, o “start” do processo para ser

divulgado por toda empresa, e pela

importância dos resultados, devemos seguir

os passos abaixo:

Criar agenda com todos os diretores

e gestores sobre melhor data para o início do

processo.

Criar documento e email formal para

os diretores e gestores de como será feito o

processo, data de início, os passos a serem

seguidos e como serão feitas as entregas de resultados aos gestores e demais

colaboradores.

Criar um breve workshop 15 dias antes do início da avaliação de desempenho,

passando orientações sobre isenção e imparcialidade nas avaliações, além da

importância do processo em si, que deve ser realizado de forma profissional, e nunca

como motivo de revanche ou um lavar de roupas sujas intimidatório.

Criar mailing e cartazes na empresa incentivando os colaboradores a fazerem a

avaliação, assim como afirmando o compromisso da empresa em tomar ações baseados

em resultados.

No dia “D” da avaliação, enviar os convites e/ou entregas de formulários para avaliação,

confirmando com os participantes a isenção e profissionalismo acima de tudo.

Avisar da data limite para a entrega das avaliações preenchidas.

Verifique novamente com os gestores se houveram atualizações nos formulários ou

mudanças de setor, demissões etc.

Passo 7 – Método de acompanhamento da avaliação: Durante o processo de avaliação, é imprescindível mensurarmos como está o processo e se o

mesmo está dentro do prazo determinado. Para isso, é importante um sistema que faça esse

gerenciamento e possa tirar os relatórios online, além disso, o diálogo com os gestores é muito

importante, sendo assim, seguem 3 dicas:

Ligue para todos os gestores e verifique se existe alguma dificuldade que possa sanar.

Envie um e-mail para todos após o 3º dia da avaliação, relembrando do prazo de término

da mesma.

Três dias antes do término da avaliação, faça um levantamento de todos os avaliadores

que ficaram pendentes de avaliarem e ligue para cada um oferecendo auxílio para

conseguirem concluir o processo, tomando as medidas necessárias para finalizá-lo com

sucesso e dentro do prazo, porém seja flexível, cada caso é um caso...

Pronto, nesta etapa, todos os colaboradores foram avaliados, as pendências foram resolvidas e

os dados já estão de posse de RH.

Passo 8 – Orientando os gestores para o feedback: Que é avaliado, espera ver o resultado da sua avaliação, e é o mínimo de respeito devido ao

colaborador, que espera sempre com ansiedade a sua avaliação.

Com todos os resultados prontos, as pendências resolvidas, encontramos agora o feedback para

os colaboradores, que nada mais é que reportar os resultados da avaliação do mesmo e ouví-lo

muito, auxiliando a melhorar seus pontos fracos com motivação e auxiliá-lo a manter-se firme em

seus pontos fortes.

Para que a mensagem de feedback seja realmente entendida pelo avaliado, é imprescindível

fazer uma orientação para todos os avaliadores sobre alguns itens especiais:

É preciso que o avaliador conheça sua equipe e saiba comunicar de tal forma

que o avaliado entenda os objetivos e resultados da sua avaliação.

É preciso comunicar de forma prática para que o avaliado saiba aplicar o que se

pede a ele.

É preciso ter cuidado para não focar nos pontos negativos, mas sim, em como

os pontos fracos podem ser melhorados, oferecendo soluções claras. Deve –se

ter bom senso e ser prático.

Jamais dê feedback na frente de outras pessoas. Faça-o sempre de forma

particular e com tempo para que possam discorrer sobre o desempenho do

avaliado e chegarem a conclusões satisfatórias.

Jamais perca o foco do feedback e não usar o feedback como forma de vingaça

ou desabafo, correndo o sério perigo de não chegar ao ponto de melhorar o

colaborador e sim, perder sua motivação e força de trabalho.

Jamais seja vago no feedback, antes, seja claro, transparente e que vá direto

ao ponto. Ninguém gosta de se sentir enrolado

Procurar fazer o feedback pessoalmente, porém existem opções interessantes

como Skype, quando o gestor estiver afastado geograficamente.

Deve-se entender em todo momento que o feedback serve para construção do colaborador, da

equipe e da empresa, e desta forma, é fundamental que os avaliadores e avaliados possam

receberem a maior quantidade de orientações que direcione para as melhores soluções,

encontrando os pontos fortes, e melhorando os pontos fracos.

Abaixo segue um exemplo gráfico dos resultados, que podem ser utilizados no feedback, visto

que traz facilidade no entendimento dos resultados e praticidade do mesmo tanto para avaliado

quanto para avaliador:

Resultados

Divulgação de

Resultados

Feedback para

Avaliado

PDI

Avaliação

Também é preciso munir o avaliador de um relatório final, e que o mesmo tenha em mãos uma

planilha ou arquivo com os resultados do avaliado, pois é preciso apresentar o resultado

tabulado, para que a reunião tenha foco e seja prática. Veja um exemplo de relatório:

É importante também ressaltar que o feedback deve trazer ações claras para quem recebe os

resultados, sendo assim, é preciso efetuar o PDI (Plano ou Planejamento de Desenvolvimento

Individual).

No PDI devem constar as ações a serem tomadas pelo avaliado para que o mesmo possa

melhorar o seu desempenho.

E por que isso é importante? Poque é a melhor forma de o avaliado ter anotado as ações a

serem tomadas, em quanto tempo deverá realizar as ações, qual o objetivo das mesmas, e

saberá que as cumprindo, já estará melhorando seu desempenho, tudo de forma clara, objetiva e

transparente.

O PDI precisa estar sempre em posse tanto do avaliador quanto do avaliado, e juntos, os dois

poderão mensurar os objetivos alcançados. Este processo é chamado Consenso.

Veja um exemplo de PDI na ferramenta www.softwareavaliacao.com.br:

Passo 9 – Planejamento Resumido: Segue também uma lista mais direta e resumida de como realizar sua avaliação:

1. Conscientizar todos da importância da avaliação

2. Definir com os gestores, qual a missão e atribuições de cada cargo de acordo

com a estratégia e missão da empresa.

3. Definir o método da avaliação se será 180º, 360º, autoavaliação ou/e outros.

4. Mapear com os gestores as competências que serão avaliadas em cada cargo,

de acordo com a estratégia de negócios da empresa.

5. Definir quem serão os avaliadores e quem serão os avaliados.

6. Iniciar o processo, conscientizando os avaliadores para serem imparciais e

enviando os convites para avaliarem.

7. Acompanhar o processo, verificando se estão avaliando no prazo e

analisando/ajustando as pendências de última hora.

8. Orientar os gestores a darem o feedback e entregando os resultados, além de

criarem o plano de ação para melhoria do colaborador.