GESTÃO DE PROJETOS Unidade 3 Gerenciamento de Escopo...
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GESTÃO DE PROJETOS
Luiz Leão – [email protected]
http://www.luizleao.com
Unidade 3 – Gerenciamento de Escopo
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Conteúdo Programático
• Definição de escopo e gerenciamento de
escopo
• Coleta de Requisitos
• Declaração de Escopo
• Restrições e Premissas
• Marcos
• Itens fora do escopo
• EAP
• Controle de Mudanças do escopo
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GESTÃO DE PROJETOS
• EAP é um agrupamento orientado a
produtos de elementos do projeto que
organiza e define o escopo total do trabalho.
• Esta ferramenta deve ser orientada para
produtos ou entregáveis – Produtos, itens ou resultados tangíveis, mensuráveis e
verificáveis que, obrigatoriamente, devem ser
produzidos para que um projeto, ou parte dele, seja
considerado concluído
Estrutura Analítica do Projeto
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• Define a hierarquia dos deliverables - significa que a
realização de um conjunto de elementos em um nível
inferior produz o trabalho do nível superior imediatamente
relacionado.
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
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• Auxilia na obtenção de todo o trabalho exigido para
alcançar o objetivo final do projeto e os deliverables,
portanto trabalho que não está na EAP é considerado
trabalho não necessário ao projeto.
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
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• Fornece uma representação gráfica do escopo do projeto,
permitindo a visualização de tudo o que deve ser feito.
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
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Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Fornece uma estrutura para todos os deliverables durante
todo o ciclo de vida do projeto.
• Fornece um meio para integrar e avaliar desempenho de
prazo e custo.
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• Fornece uma associação entre escopo e os stakeholders
responsáveis.
• Facilita o relato/análise do progresso do projeto e dados
atualizados.
• Fornece uma estrutura para especificar os objetivos de
desempenho do projeto.
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
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Passos para a Elaboração de uma EAP
1) Colocar no 1º nível (nível 0) da EAP o nome do projeto.
2) Colocar no 2º nível (nível 1, também chamado de 1º nível
de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de
vida do projeto.
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3) Acrescentar um elemento, no segundo nível, para
conter os deliverables necessários ao
gerenciamento do projeto. O trabalho de
gerenciamento deve ser previsto no escopo do
projeto e, portanto, na EAP.
Passos para a Elaboração de uma EAP
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4) Identificar os subprodutos necessários para que
seja alcançado o sucesso do projeto em cada
fase.
Passos para a Elaboração de uma EAP
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5) Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo
e tempo, a identificação de riscos e a atribuição de
responsabilidade para a execução do mesmo, podem ser
desenvolvidas neste nível de detalhe.
Passos para a Elaboração de uma EAP
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• Se a resposta for negativa: decompor o
elemento da EAP, subdividindo-o em
componentes menores, mais manejáveis, até que
os subprodutos estejam definidos em detalhe
suficiente para suportar o desenvolvimento dos
processos de gerenciamento do projeto (planejar,
executar, controlar e encerrar)
Continuação do passo 5
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6) Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto
possa ser completado.
Passos para a Elaboração de uma EAP
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• Os elementos dos níveis mais baixos da EAP (que
não foram decompostos) são denominados
pacotes de trabalho work packages) sendo a base
lógica para a definição de atividades, designação
de responsabilidades, estimativas de custos e
planejamento de riscos.
Passos para a Elaboração de uma EAP
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EAP
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GESTÃO DE PROJETOS
EAP
Implantação
Projeto Exemplo
Gerência Aquisição de
Recursos Desenvolvimento Integração
Especificação de
Requisitos Projeto Codificação e Teste
0.0
1.0 2.0 3.0 4.0 5.0
3.1 3.2 3.3
0.0 Projeto Exemplo
1.0 gerência
2.0 Aquisição de Recursos
3.0 Desenvolvimento
3.1 Especificação de
Requisitos
3.2 Projeto
3.3 Codificação e Teste
4.0 Integração
5.0 Implantação
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EAP
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EAP no MS Project
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• É o documento que define e/ou descreve o trabalho a ser
realizado em cada elemento da EAP.
• Possui as descrições dos “pacotes de trabalho” podendo
incluir outras informações de planejamento (prazos, riscos,
orçamentos, qualidade e pessoal designado).
Dicionário da EAP
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Criar EAP
Verificação do Escopo
Controle do Escopo
Definição do Escopo
Criar EAP
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Relatório de Desempenho
Encerrar o Projeto
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Fatores Ambientais
da Empresa
Ativos de processos
organizacionais
Planejamento do Escopo
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Mudanças solicitadas
Declaração do escopo do projeto,
Estrutura analítica do projeto,
Dicionário da EAP, Plano de
Gerenciamento do escopo do projeto
(atualizações), Linha de base do
projeto
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Dicionário EAP
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GESTÃO DE PROJETOS
• É o processo de obtenção da aprovação formal do
escopo do projeto por parte de seus stakeholders.
• Deve ocorrer ao final de cada fase e do ciclo de
vida do projeto a fim de revisar os deliverables
entregues e os resultados do trabalho, garantindo
que o trabalho foi realizado de maneira
satisfatória.
Verificação do Escopo
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• É feita por meio de inspeções ou auditorias que verificam
os resultados do trabalho de forma a assegurar que eles
foram completados, realizados correta e satisfatoriamente
e estão conforme os requisitos definidos.
Verificação do Escopo
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GESTÃO DE PROJETOS
Verificação do Escopo
Verificação do Escopo
Controle do Escopo
Definição do Escopo
Criar EAP
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Relatório de Desempenho
Encerrar o Projeto
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto
Fatores Ambientais da
Empresa
Ativos de processos
organizacionais
Planejamento do Escopo
Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Entregas aceitas
Ações corretivas
recomendadas
Mudanças
solicitadas
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• O processo de gerenciamento de mudanças de
escopo consiste em um conjunto de
procedimentos para documentação, relato,
análise, custeamento, aprovação e implementação
das mudanças no projeto.
• Pode ser decomposto em três estágios: análise;
identificação e correção.
Controle de Escopo
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Controle do Escopo
Verificação do Escopo
Controle do Escopo
Definição do Escopo
Criar EAP
Controle Integrado de Mudanças
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Relatório de Desempenho
Encerrar o Projeto
Planejamento do Escopo
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Fatores Ambientais
da Empresa
Ativos de processos
organizacionais
Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Mudanças solicitadas, Ações corretivas recomendadas,
Plano de gerenciamento do projeto (atualizações),
Declaração do escopo do projeto (atualizações), EAP
(atualizações), Dicionário da EAP (atualizações), Linha
de Base do Escopo (atualizações)
Ativos de processos organizacionais (atualizações)
Relatórios de desempenho
Entregas
Informações sobre o desempenho do trabalho
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• É uma filosofia administrativa que preconiza que uma
organização deve ser gerenciada por objetivos.
• É um gerenciamento proativo, orientado para resultados e
focado em mudanças para melhorar a efetividade individual
e organizacional.
Gerenciamento por Objetivos
(Management by Objectives - MBO)
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• Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto,
verifique a estruturação de escopos de trabalhos
semelhantes. Consulte outros projetos da empresa,
literatura, entre outros.
• Aprender com o passado é uma habilidade importante e
valorizada.
10 Mandamentos da EAP
1 - Mandamento (Cobiçarás a EAP do próximo)
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• Lembre-se: O subproduto que não estiver na EAP (WBS)
não faz parte do escopo do projeto. É importante, dessa
forma, não deixar nenhum de fora. Vale mencionar
também que o conceito de subproduto inclui os serviços
como teste, alinhamento, treinamento, instalação dentre
outros.
• A EAP (WBS) não deve conter insumos/ recursos físicos a
serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos
de viagens, material, pessoal devem ser alocados ao
elemento da EAP (WBS) para o qual eles contribuem.
10 Mandamentos da EAP
2 - Mandamento (Explicarás todos os subprodutos,
inclusive os necessários ao gerenciamento de projetos)
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• Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da
EAP. Não pode haver duvidas semânticas acerca dos
subprodutos representados. Utilize termos concretos que
representem subprodutos.
• Ex. ao invés de “Elaborar o Manual do Equipamento” opte
por “Manual do Equipamento”
10 Mandamentos da EAP
3 - Mandamento (Não usarás os nomes em vão)
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• Os pacotes de trabalhos devem ser claramente definidos
no dicionário da WBS para que fique bem explicito o
trabalho a ser realizado. O “Dicionário da WBS” é o
documento que define e / ou descreve o trabalho a ser
realizado em cada pacote de trabalho da WBS.
10 Mandamentos da EAP
4 - Mandamento (Guardarás todas as descrições dos
pacotes de trabalho na EAP)
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• O planejamento e o controle incluem: escopo (verificação e
controle de mudanças), tempo (definição das atividades),
custos (planejamento de recursos, estimativa de custos e
orçamento) e riscos (planejamento do risco)
10 Mandamentos da EAP
5 – Mandamento (Decomporás até o nível de detalhe (pacote de
trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho
necessários para a entrega do subproduto).
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• Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessários
para o trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua
necessidade para o projeto. Os fatores de riscos e os
custos associados são determinantes do rigor a ser
aplicado nos controles.
• Caso um projetos tenha produtos como altos níveis de
incertezas (riscos altos) e custos elevados, os controles
demandarão uma decomposição extremamente detalhada.
10 Mandamentos da EAP 6 - Mandamento (Não decomporás em demasia, de forma que o
custo, o tempo de planejamento e o controle não tragam o benefício
correspondente).
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• Cada elemento da EAP deve ser componente do
subproduto ao qual está subordinado (pai).
Ex: O fato de um treinamento depender da disponibilidade
de um manual do equipamento não quer dizer que a
elaboração do manual faça parte deste mesmo
treinamento.
10 Mandamentos da EAP
7 - Mandamento (Honrarás o pai).
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• A soma dos subprodutos componentes dever ser
equivalente ao subproduto que foi decomposto
10 Mandamentos da EAP
8 - Mandamento (Decomporás de forma que a soma dos
subprodutos dos elementos componentes (filhos)
corresponda ao subproduto do elemento pai).
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• De acordo com o mandamento anterior, se um elemento
tem somente um componente, ele é igual ao pai e, em
assim sendo, por que representá-lo duas vezes?
10 Mandamentos da EAP
9 - Mandamento (Não decomporás em somente um
subproduto).
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• Não podemos ter um elemento (filho) como componente de
mais de um subproduto (pai).
Ex.: Considerando que para ministrarmos dois
treinamentos utilizamos a mesma apostila, não devemos
colocar a elaboração deste como subproduto dos dois
treinamentos. É importante lembrar que podemos ter
elementos com o mesmo nome compondo subprodutos
diferentes, mas cada um com um significado específico.
10 Mandamentos da EAP
10 - Mandamento (Não repetirás o mesmo elemento como
componente de mais de um subproduto).