Gestão da Execução de Escopo, Tempo e Recursos

Turma: GPI 2

Arildo BertanRafael Kominich de Mattos, PMP

Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Agradecimento e um pedido• Agradecimento pela oportunidade...

– Já pensou o quanto somos privilegiados por estarmos aqui? (11% da população tem nível superior completo)

• Esteja presente… “AGORA”– Sofrimento advém do fato de não estarmos

presentes…– E só temos o presente…

AgradecimentoAgradecimento pela oportunidade!

•Aprendizado prático

•Desenvolvimento

•“Tirá-los da zona de conforto...”

•Servidor

•“Quanto mais se entende, menos se sabe...”

•Ninguém é dono da verdade...

•Adultos – Compartilhar experiências...

Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Rafael Kominich de MattosInformalmente

• Honesto• Bem humorado• Gosta de pessoas e de escutá-las• Gestão de projetos• Ajudar as pessoas (coaching)• Aprender (“curioso”) e gerar valor para outras pessoas• Toca guitarra há + de 22 anos• Futebol, Tênis...• Sair com amigos, viajar e curtir a vida• Esforçado• Exigente (ser cobrado pelo que ensino)• Integrador• Compartilhar o pouco que sei com os outros• Corinthiano... E outros...

Formalmente

• Administrador (Insper - Ibmec SP)• MBA Insper /HIAE (Ibmec SP)• PMP• Mestrando Unicamp (Projetos)• Gestão da Qualidade (Lead Assessor ISO 9001)• Desenvolvimento Humano• Coach (5A)• Pós-graduação FEI – Gestão de Projetos• Trabalhou (trabalha para) em:

•Cigna Previdência & Investimentos•Salomão & Zoppi Medicina Diagnóstica•Brookfield Incorporações•Orpeg Consultoria & Treinamento•Semeando Sucesso•Porto Seguro•FEI / FESPSP / BI Internacional (Aqui e agora!)•Instituto Adizes

Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Como se sente com seus projetos?

Talvez assim?

Fazer uma escolha pelo Gerenciamento de Projetos

• Aliás, o que é um projeto?

– Esforço temporário realizado para entregar um produto, bem ou serviço único.• Início, meio e fim• Não é rotina

Quão bom são nossos projetos?

• Apenas 34% dos projetos tem sucesso (diminuindo)

• Um projeto em média tem 43% de estouro no orçamento

• Caso real (R$3M > R$16 – Dez/10 > Set/11)

Fonte: Rita Mulcahy

O que é Gestão de Projetos?• Você diria:

– Habilidades pessoais– Software

• Todas as respostas estão corretas, mas esqueça da teoria...

• Vamos pensar no que realmente nos ajudaria a melhorar nossas vidas AGORA!!

Gestão de Projetos é:– Um processo sistemático:

– Tanto arte quanto ciência

Iniciação

Planejamento

Execução

Monitoramento e Controle

Encerramento

Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Falhas principais que causam danos aos clientes – Erros no GP

#1As pessoas não

sabem realmente do que se trata o

projeto em questão

#2As pessoas não têm um plano

#3As pessoas não “quebram” o trabalho em

partes menores e gerenciáveis

#4As pessoas focam

em gerenciar problemas e não em PREVENÍ-LOS

#5As pessoas não observam que a

causa-raiz da maioria dos

problemas é a falta de

COMUNICAÇÃO

#6As pessoas não planejam como MONITORAR & CONTROLAR o

projeto

Termo de Abertura do

Projeto• assegurar que

os requisitos fornecidos pelos patrocinadores estão claros e

objetivos – “sem bom senso”!

Como iremos desenvolver o planejamento deste projeto?

•Equipe do projeto e sua

formação•Conduta

•Macro plano de ação

•MAPA – “GPS”

WBS e seu dicionário•Pacotes de

trabalho validados

•Cronograma e seu

desenvolvimento•Kickoff

Gestão de Riscos•WBS

•Cronograma –Caminho crítico

•Plano de gerenciamento

de riscos

Como iremos nos comunicar?

•Matriz “Poder X Interesse”•Matriz de

comunicação

Como iremos Monitorar e Controlar o

projeto?•Reuniões de

status•Reuniões

extraordinárias•Periodicidade

dos status•Reco-Reco –“Velocidade”

Armadilhas da Mudança

Visão Habilidades Incentivo Recursos Plano de Ação Mudança

Habilidades Incentivo Recursos Plano de Ação Confusão

Visão Incentivo Recursos Plano de Ação Ansiedade

Visão Habilidades Recursos Plano de Ação

Mudança Gradual

Visão Habilidades Incentivo Plano de Ação Frustração

Visão Habilidades Incentivo Recursos Falsos Inícios

O “GPS” da Gestão de Projetos

1. TAP (Termo de Abertura de Projeto)2. WBS e seu dicionario - ESCOPO (o trabalho e

somente o trabalho necessario para se alcancar os objetivos do projeto)

3. Cronograma – Gerenciamento de riscos4. Monitoramento (Kickoff > Execução)5. Lições aprendidas

Acompanhamento do Cronograma

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Passo a passo

1 – Termo de Abertura

2 – Declaração de Escopo

3 – Desenvolvimento do cronograma

(Gerenciamento de riscos)

4 – Monitoramento & Aprendizado

5 – Lições aprendidas

Qua

ntid

ade

de tr

abal

ho

Falha #1• As pessoas não sabem o que é o

projeto em questão... Já saem fazendo coisas sem ter bem claro o que é o projeto, quais os objetivos, expectativas dos patrocinadores...

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Termo de Abertura do Projeto• Descrição do que é pedido

• Descrição das medidas do sucesso do projeto

• Pode ser muito simples ou muito complexo!

• De qualquer maneira serve para INICIAR o projeto e saber para onde se está indo!

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Termo de Abertura do Projeto• Um TAP contém:

– Descrição e título do projeto– Nível de autoridade e alçada do gerente do projeto– A necessidade do negócio para a qual o projeto está

sendo feito– Recursos– Partes interessadas e suas necessidades– Entregáveis e descrição do produto– Premissas e restrições– Assinatura com a aprovação do Patrocinador

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Falha #2– As pessoas não têm um plano... Vão indo, indo,

indo... Sem um plano claro do que será feito...

– Por que é trabalhoso instalar o “software” de gestão de projetos em uma organização?

• Obsolescência do modelo mental da alta gerência (“lutei para chegar aqui e agora delegarei meu “poder”?”)

• Indisciplina• Falta do exemplo da alta gerência• Falta de histórico sobre projetos anteriores para “provar”

com fatos os impactos de comportamentos amadores• Integridade

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Falha #2– Para resolver isso, precisamos...

• Mapa ( O “GPS” do G. de Projetos)• Educação• Disciplina• Exemplo da Alta gerência

Só se ajuda quem quer

ser ajudado!!

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Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Atividade 1Em grupos:

1.Preparar um modelo de TAP (Termo de abertura do projeto ou Project charter);

2.Utilizar este modelo para o 1º projeto da organização pensada pelo seu grupo.

Falha #3– As pessoas não “quebram” o trabalho em partes

menores e gerenciáveis…

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Planejamento

– WBS (Work Breakdown Structure) – Estrutura de quebra do trabalho

Pacotes de Trabalho

Pacotes de Planejamento

Entregáveis

Projeto Projeto

Entregável1

PP1 PP1 PP2

Entregável2

PP3 PP4 PP5

Entregável3

Entregável4

PT 1 PT 2 PT 3

O nível mais baixo de uma WBS é o nível de pacotes de trabalho, onde se consegue estimar de maneira confiável o TEMPO e CUSTO (recursos, aquisições). Adicionalmente se consegue observar claramente os riscos.

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WBS– Observem que não é a ferramenta mas o que VOCÊ FAZ

com a ferramenta...

– Utilizar uma WBS ajuda a:• Melhorar a comunicação• Criar um espírito de time uma vez que toda equipe do projeto

participa e se sente parte do projeto – “buy-in”

• Justificar claramente recursos que precisam ser adquiridos para a entrega do projeto

• Estabelecer claramente quem é responsável pelo que e qual a data para entrega do pacote de trabalho

• Reter conhecimento na organização – Criação de templates

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Agenda• Quem é o Rafael?• Sobre gerenciamento de projetos• Principais falhas no gerenciamento de projetos

– Atividade 1 - TAP – Atividade 2 – Escopo/EAP ou WBS + Avaliação

• Atividade 3 – Projeto Geral• Atividade 4 – Seleção de Projetos (Se der

tempo…)

Atividade 2Em grupos:

1.Desenvolver a WBS de uma festa de 15 anos ou casamento;

2.Apresentação entre grupos;

Falha #4– As pessoas focam em gerenciar problemas e não em

PREVENIR problemas

“Mas eu não tenho tempo para planejamentos e reuniões,

preciso entregar isso rápido pois estão me pressionando...”

Segue o Projeto...

E em certos casos, pensam que realmente

não terão problemas...

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Gerenciamento de riscos– O que é isso então?????

1.Determinar o que pode dar certo e o que pode dar errado

2.Fazer uma lista de prioridades (Impacto X Probabilidade)

3.Fazer algo com esses riscos1. Eliminar antes que aconteçam (ou potencializar se forem

positivos)2. Diminuir a probabilidade ou impacto do risco, focar nos

de maior probabilidade e impacto

Acompanhamento do Cronograma

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Gerenciamento de riscos4. Criar o plano de gerenciamento desses riscos

Nada mais é que documentar os riscos e suas respostas num documento que fique a disposição para o acesso dos responsáveis pelo gerenciamento

A.Plano de contingência: se o risco acontecer, então fazemos as ações a, b, c ou d

B.Planejar o que será feito se o plano de contingência não for eficaz: contingência da contingência... Não fazemos isso com geradores e etc... Por quê não fazer com os projetos?????

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Falha #5– As pessoas não percebem que a causa-raiz da

maioria dos problemas é a comunicação

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ComunicaçãoA comunicação deve ser planejada:

O que precisa ser comunicado

Por quê Entre quem Meio para comunicação

Responsabilidade Quando e em qual freqüência

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Falha #6– As pessoas não planejam a maneira como irão

monitorar e controlar o projeto…

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Planejar o Monitoramento & Aprendizado

• Periodicidade dos status dos projetos– Quanto tempo já gastou na atividade e quando

tempo ainda falta para completá-la?

• Quem recebe que tipo de informação• Reuniões de coordenação• Reuniões extraordinárias• Alterações de escopo• Lições aprendidas• Planejamento do Reco-Reco e outros...

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Atividade 3Em grupos:

1.Exercício geral;• “Vender sua idéia”

1.TAP2.Escopo/EAP ou WBS3.Risco4.M&C

2.Apresentação entre grupos;

Atividade 4Em grupos:

1.Exercício sobre seleção de projetos;2.Apresentação entre grupos;

Resumindo1. Termo de Abertura do Projeto

– Assegurar que os requisitos fornecidos pelos patrocinadores estão claros e objetivos – “sem bom senso”!

2. Como iremos desenvolver o planejamento deste projeto?– Equipe do projeto e sua formação e sua conduta (“regras do jogo”)– Macro plano de ação (MAPA para o passo a passo – “GPS”)

3. WBS e seu dicionário– Pacotes de trabalho validados– Cronograma e seu desenvolvimento– Kickoff (projeto já está planejado de maneira adequada – simulação do que será feito!)

4. Gestão de Riscos (É SIMPLES!!!)– WBS– Cronograma > Caminho crítico + Plano de gerenciamento de riscos

5. Como iremos nos comunicar?– Matriz “Poder X Interesse”; Matriz de comunicação

6. Como iremos Monitorar e Controlar o projeto?– Reuniões de status; Reuniões extraordinárias; Periodicidade de atualização do status do

projeto– Reco-Reco – “Velocidade”

Positivos Deltas

Aprendendo fazendo!!

OBRIGADO!Fico à disposição para o que precisarem!!

Me contatem caso entendam que eu possa ajudá-los:

• email: rafa.kominich@gmail.com

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• Linkedin:http://www.linkedin.com/pub/rafael-kominich-de-mattos-pmp/0/280/249