Gerenciador de finan§as GnuCash 2.2

Gerenciador de finanças GnuCash 2.2.6Manual do Usuário

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Índice1. Apresentação...................................................................................................1

2. Acesso ao programa........................................................................................3

2.2. Tela principal.............................................................................................4

2.3. Telas de contas.........................................................................................5

3. Inserindo dados...............................................................................................6

3.1. Receitas....................................................................................................6

3.2. Ativo..........................................................................................................8

3.3. Despesas..................................................................................................9

4 Criando uma nova sub-conta..........................................................................11

Para saber mais............................................................................................12

Gerenciador de finanças GnuCash 2.2.6 1

1. Apresentação

GnuCash é um software de gestão de finanças, para uso pessoal ou empresas. É usado principalmente no ambiente operacional Linux, mas é também um software multiplataforma, podendo ser instalado em ambiente Windows e Macintosh, assim como em múltiplas línguas.

O GnuCash é suficientemente versátil para manter o controle das suas informações financeiras, das mais simples às mais complexas. É um dos poucos softwares que trabalham com as principais moedas e o único programa de código aberto do tipo.

Sua tradução para o português ainda não está completa. Algumas ferramentas ainda estão em inglês, mas como o software é intuitivo, isto não chega a atrapalhar.

O GnuCash pode manter o controle de suas finanças de maneira tão detalhada quanto você quiser.

Para entender melhor o funcionamento deste programa, é necessário definirmos alguns conceitos e terminologias básicas, a saber:

1.1 Contas e Sub-contas:

O Conceito de conta é diferente do conceito que estamos acostumados, ele não engloba apenas as contas correntes em banco ou as contas de água e luz, ela engloba todos os grupos de entrada e saída de dinheiro.

Alguns tipos de contas do GnuCash

1.1.1. Dinheiro: O tipo de conta dinheiro é utilizada para indicar o dinheiro que você tem em espécie.

1.1.2. Banco: O tipo de conta Banco refere-se a contas à ordem ou à prazo, residentes num banco ou outra instituição financeira. Esta é também o tipo de conta apropriada para cartões de débito, que levantam os pagamentos diretamente de uma conta à ordem.

1.1.3. Receitas: É o tipo de conta utilizada para marcar a entrada de um determinado valor, ou seja, quando uma verba for transferida da sede para o Pólo Regional, a entrada deste valor não será feito diretamente na conta corrente, ele será feito inicialmente na conta 'Receitas' e em seguida ser registrada a 'Transferência' deste valor para a 'Conta corrente Nossa Caixa'.

1.1.4. Despesas: As contas de despesas são as que costumam ter um maior número de sub-contas, elas servem para armazenar a informação


de onde e no que o dinheiro esta sendo gasto.

Uma sub-conta nada mais é que uma conta relacionada a outra, elas servem para dar um maior detalhamento na organização das movimentações financeiras.

1.2 Contabilidade de dupla entrada: Significa que o dinheiro tem de vir de algum lado, não surge do "nada." A contabilidade de "dupla entrada" é um método de registro que permite controlar exatamente de onde o seu dinheiro vem e exatamente para onde vai.

Utilizar a dupla entrada significa que o dinheiro nunca é ganho ou perdido; é sempre transferido de algum lugar (uma conta de origem) para outro lado (a conta de destino). No GnuCash, esta transação é conhecida como uma transferência.

A contabilidade de dupla entrada ajuda-o a evitar erros. É por esta razão que os contabilistas profissionais a utilizam. Um sistema de dupla entrada proporciona um benefício registra-e-salda, tornando-lhe mais fácil encontrar a raiz de qualquer erro de introdução.

O GnuCash oferece uma vantagem sobre os pacotes tradicionais de contabilidade porque realiza muito do trabalho de dupla entrada por si, criando um ambiente operacionalmente agradável e, ainda assim, mantendo os benefícios de precisão da contabilidade de dupla entrada.


2. Acesso ao programa

Para acessar o GnuCash clique no menu aplicativos → Escritório → Gerenciador de Finanças GnuCash. Conforme imagem abaixo:

Para a sua maior comodidade nossa Equipe de TI já deve ter feito a configuração do GnuCash para você, e ele deve aparecer com a seguinte tela:

Ou então, algo como:

Imagem 1: Localização do ícone de inicialização

Imagem 2: Tela inicial com menus recolhidos

Imagem 3: Tela inicial com menus expandidos


Caso o GnuCash apresente uma tela de “Configuração de Nova Hierarquia de Contas” como imagem abaixo, é sinal de que o programa não esta encontrando os arquivos configurados pelo Guri, neste caso, ou em qualquer dificuldade procure nossa Equipe.

2.2. Tela principal

A diferença entre as telas da “Imagem 1” e da “Imagem 2”, esta no simples fato de que o menu, que esta recolhido na primeira, aparecer expandido na segunda. Para alterar a exibição entre estes dois modos de visualização basta clicar no pequeno triângulo localizado à esquerda de cada item do menu. Para diferenciar os estados “expandido” e “recolhido”o GnuCash alterna o posicionamento do triângulo. Outro facilitador visual é a alteração da cor do triângulo, quando o mesmo esta selecionado, veja as imagens abaixo.

Expandido → Ponta do triângulo virada para baixo

Recolhido → Ponta do triângulo virada para o lado direito.

O programa adotou esses dois estados de apresentação para que você possa facilmente ver o resumo das finanças dentro das principais contas, no caso:

Imagem 4: Assistente de Configuração de Nova Hierarquia de Contas

Imagem 5: Menu recolhido Imagem 6: Menu expandido


Ativo; Despesas e Receitas. È importante ressaltar que cada item deve ser expandido ou recolhido separadamente.

2.3. Telas de contas

A tela principal, que tratamos no capitulo anterior, é uma tela de apresentação das informações. Para inserirmos as informações no programa devemos acessar as telas da conta a qual vamos inserir a movimentação. Há uma tela dessas para cada uma das contas e sub-contas que já tiverem sido criadas, mas por padrão usaremos mais as das sub-contas.Para acessa-las é muito simples, basta clicar duas vezes em cima da sub-conta na qual deseja inserir uma movimentação financeira.

Por exemplo: Para inserirmos uma nova entrada de valores na Receita “Transferência da sede para a Regional” basta darmos um duplo clique em cima do item e o programa abrirá a seguinte tela:

1. Você pode voltar para a tela principal clicando no botão Fechar ou

na aba Contas, neste caso a aba “Transferência da sede para regional” se manterá aberta, fato que pode facilitar a navegação, se for usá-la com muita freqüência. Lembre-se apenas de não deixar muitas contas abertas ao mesmo tempo, pois isso poderá confundi-lo e causar um lançamento indevido.

Imagem 7: Tela "Transferência da Sede para Regional"


3. Inserindo dados

3.1. Receitas

3.1.1. Transferência da sede para a Regional

Agora que já vimos como entrar nas telas principais do programa, podemos aprender a inserir os dados. Vamos fazer isso por meio de exemplos.

Devemos alimentar o programa com os dados sempre tendo em mente o fluxo do caixa, ou seja, nenhuma verba vai para um lugar sem antes ter vindo de algum lugar. Então o primeiro exemplo que veremos será o de como registramos a entrada de um capital nas finanças do Pólo.

A principal entrada de capital no pólo será justamente a transferência mensal de valores, da conta da AAPG, para as contas dos Pólos Regionais.Para inserirmos essa entrada temos que em primeiro lugar visualizar a sub-conta “Transferência da sede para regional” e para tanto o menu da conta “Receitas” deve estar expandido, caso contrário expanda-o e clique duas vezes no menu citado. Irá aparecer para você a tela exibida na imagem abaixo:

Esta tela apresenta uma tabela com os seguintes itens:Data:Neste campo informe a data em que a transação foi efetuada. Para

preenchê-lo digite a data, preferencialmente no formato “dd-mm-aaaa”, ou clique no pequeno quadrado que aparece no campo data, quando selecionado.

Ao clicar neste botão surgirá um menu do tipo calendário onde poderá selecionar a data que deseja inserir. Para navegar por esse menu basta clicar nos sinais “<” ou “>” para retroceder ou avançar um mês ou um ano.

Repetição da imagem 7


Nº O campo número pode ser usado caso tenha alguma outra fonte de

controle (uma planilha no OpenOffice.org Planilha Eletrônica por exemplo) e queira utiliza-lo como identificador das informações correspondentes;

DescriçãoNeste campo descreva, de forma detalhada, a transação que esta

registrando no programa. Por exemplo “Transferência Mensal - Agosto 2009”

Transferência Este campo possui uma caixa de opções e serve para conectar as

diferentes sub-contas do programa. Para inserir a informação basta clicar no ou pode clicar no pequeno botão quadrado que aparece no campo, quando selecionado, igualmente acontece no campo data, e escolher alguma opção na lista.No caso dessa transferência mensal, o valor desse campo deve ser “Ativo:Conta Corrente Nossa Caixa” como mostra a Imagem 9.

o:R: Este campo é utilizado para transações com cheque, como o Pólo Regional não trabalha com cheques ignore este campo.

Cobrar: Outro campo que não será usado no Guri, serve para registrar o que é chamado de “Custo de Dívida Incobrável” na contabilidade.

Receita:Aqui deve ser informado o valor que entrou na receita.

Saldo:

Imagem 8: Menu calendário

Imagem 9: Lista de transferências


Campo automático, não precisa ser preenchido, informa o saldo da sub-conta (não confundir com o saldo disponível na conta).

Depois de inserir o valor no campo “Receita” clique no botão registrar.

Volte então à tela principal para observar as alterações feitas.

Verifique que o programa registrou não só a entrada do valor no campo “Transferência da sede para a Regional” na conta “Receitas”, mas também registrou a entrada do valor na conta “Ativo” sub-conta “Conta Corrente Nossa Caixa”. Como mencionamos anteriormente, o GnuCash resolve boa parte do trabalho de registrar a Dupla Entrada de uma movimentação.

3.2. Ativo

Outra movimentação que você terá com freqüência no Polo é a retirada de dinheiro da conta corrente para o “Caixa em espécie”. Vejamos um exemplo de inserção desta movimentação:

3.2.1. Caixa em espécie

Para inserirmos esta movimentação basta clicarmos duas vezes em cima da sub-conta na tela principal, exatamente como fizemos para inserirmos os dados anteriores. Feito isso o programa abrirá a tela da sub-conta “Caixa em espécie” esta adota o mesmo layout e os campos muito semelhantes aos da sub-conta “Transferência da sede para a Regional” alterando apenas os campos “Cobrar” e “Receita” para “Aumentar” e “Decrescer”. Outra observação importante é que no campo “Descrição” desta sub-conta é interessante acrescentarmos mais detalhes como o número da transação bancária. Veja abaixo o exemplo de tela preenchida:

Imagem 10: Verificando as modificações na tela principal


Repare que inseri um valor hipotético de “R$ 200,00” no campo “Aumentar” e vinculei a “Transferência” deste valor com a sub-conta “Conta Corrente Nossa Caixa”, com isso o programa fará o registro da saída deste mesmo valor na sub-conta vinculada. Vamos verificar?

Antes de sair desta tela não esqueça de registrar essa movimentação clicando no botão Registrar.

Na tela principal iremos visualizar o seguinte:

Repare que o valor da conta “Ativo” continua sendo R$ 700,00 e que ele é a soma do valor das duas sub-contas. Agora se abrirmos a tela da sub-conta “Conta Corrente Nossa Caixa” verificaremos que o GnuCash inseriu o registro de saída do valor que foi para a “Caixa em Espécie”.

Muito bem, vamos agora verificar o preenchimento de alguns exemplos das sub-contas da nossa maior conta, a conta “Despesas”.

3.3. Despesas

Nosso primeiro exemplo é de uma despesa com “Correios” para envio de documentos para a sede. Nesta sub-conta é importante que utilizemos uma “Descrição” bem detalhada da transação, no exemplo adotado coloquei um nome genérico que exemplifica um número de detalhamento satisfatório:

Envio de "Tipo de Serviço" com "Nome do Documento" para o "Nome do Núcleo" aos cuidados de "Nome do Funcionário" para "Finalidade".

Imagem 11: Preenchendo um registro na tela "Caixa em Espécie"

Imagem 12: Verificando a alteração da tela principal.

Imagem 13: Verificando a segunda entrada produzida pelo GnuCash


“Tipo de Serviço”: utilizar o nome do serviço dos correios como: Carta Simples, Sedex, Carta Registrada, etc;

“Nome do Documento”: utilizar algum nome que identifique o(s) documento(s) que estão sendo enviados como: “Relatórios de Prestação de Contas”, “Certificados de conclusão de cursos” , “Relatórios mensais do núcleo X” ou qualquer outro nome que transmita com segurança para você, ou para outras pessoas familiarizadas com as atividades do Projeto, o que foi enviado;

“Nome do Núcleo”: utilizar o nome do Núcleo que deve receber o(s) documento(s);

“Nome do Funcionário”: quando for necessário especifique o nome de quem deve receber a informação.

“Finalidade”: em casos específicos é bom descrever o motivo ou a finalidade a qual um documento foi enviado.

Exemplos:

1) Envio de Sedex com Relatórios de prestação de contas para o núcleo Formação Continuada aos cuidados de Paula Pires para o reembolso de valores ao funcionário Fulano de Tal referente ao curso de Administração de OS

2) Envio de Carta Registrada com “REQUISIÇAO / MOVIMENTAÇAO DE PESSOAL” para RH.

Veja a aparência da tela com a inserção do primeiro exemplo citado.

Da mesma forma que ocorreu nas demais sub-contas, o GnuCash vai gerar um registro de movimentação financeira na conta/sub-conta relacionada no campo “Transferência”.

Adiantamentos

Os adiantamentos concedidos a Tis e Supervisores devem ser tratados como despesas normais, e lançados nas respectivas sub-contas de Despesa. Quando houver restituição, essa deve ser lançada em uma das sub-contas de Restituição, em Receitas, conforme o caso.

Vejamos um exemplo: digamos que você adiantou R$50,00 ao Supervisor Administrativo “Fulano”. Você irá lançar esse valor na sub-conta de Despesa intitulada Adiantamentos Supervisores Administrativos:

Imagem 14: Exemplo de preenchimento na sub-conta "Correios"


Suponhamos que houve uma sobra de R$15,00 desse valor: ele deverá ser reembolsado para a Regional. Para isso, utilize a conta de restituição Restituição Supervisores Administrativos, como segue:

4 Criando uma nova sub-conta.Em algum momento, você pode se deparar com a necessidade de uma

nova sub-conta para registrar uma movimentação freqüente no pólo. Nesse caso, você pode criar uma nova sub-conta. Para isso, siga os passos descriminados abaixo:

Primeiro → Clique com o botão direito do mouse em cima da conta na qual deseja criar uma sub-conta e escolha a opção “Nova Conta” como na imagem:

Segundo → Insira os dados da nova sub-conta como no exemplo a seguir:

Imagem 15: Registro da Despesa na sub-conta “Adiantamentos Supervisores Administrativos”

Imagem 16: Restituição de verba para o Caixa do Pólo

Imagem 17: Inserindo uma nova sub-conta


Terceiro → Clique no botão “OK” para confirmar a criação da nova sub-conta.

Para saber mais

Veja o tutorial completo do GnuCash em http://www.gnucash.org/docs/v1.6/pt_PT/index.html

Bom trabalho a todos!

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Idealizadores: Henrique Oliveira, Diretor Administrativo Financeiro e Thomas Hansen, Gerente de TIElaboração: Yurê Abondanza Kuhlmann

Imagem 18: Assistente de Nova Conta. Não digite valor no "Código de Conta"

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