DEP ARTAMENTO FINAN C EIRO VIVA...

Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro

Manual de Normas e Procedimentos

Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Referência FINAN

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Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO

Data de emissão NOVEMBRO/2013

Revisão

DEPARTAMENTO FINANCEIRO

VIVA RIO

Elaborado por: Fábio Almeida Revisado por: João Monteiro

Manual de Normas e Procedimentos

Capítulo DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Referência FINAN

Página 1.1

Título PROCEDIMENTO FINANCEIRO

Data de emissão NOVEMBRO/2013

Revisão

Sumário

1 – Fiscal / Compras......................................................................................................1

2 – Contas a Pagar........................................................................................................33

3 – Tesouraria...............................................................................................................47

4 – Contas a Receber.....................................................................................................60

Financeiro 1/32

FFiissccaall

1- INTRODUÇÃO:

A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo Setor Fiscal.

Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. O módulo do Fiscal se dá dentro do módulo de

COMPRAS, estão interligados.

2- RESUMO DE ATIVIDADES:

O trabalho do setor fiscal consiste em receber as notas fiscais, analisar e conferir a situação cadastral bem como apurar os

tributos e impostos.

3- DESENVOLVIMENTO:

Sequencia de comandos para atingir o módulo de compras, onde se realiza todas as funções do Fiscal:

1ª Tela: Tela de abertura do Programa.

Financeiro 2/32

FFiissccaall

2ª Tela: Onde se encontra os módulos que o financeiro atua, a opção desejada é o módulo de compras.

Financeiro 3/32

FFiissccaall

3ª Tela: Módulo Compras

Processamento diário.

Recebimento de compras.

Financeiro 4/32

FFiissccaall


Nesta tela inicia-se a revisão das informações inseridas no sistema.

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FFiissccaall


Busca se faz pelo número do pedido e tipo de ordem que estão contidos no processo.

Financeiro 6/32

FFiissccaall


Selecionar (√), verificar nesta tela a natureza da operação, sufixo da transação e Município:

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FFiissccaall

7ª Tela: Módulo Compras.

Selecionar (OK), verificar nesta tela o “Cód. Uso Compra”, aplicabilidade do ISS retido, “Código Tipo Serviço”

(percentual do ISS), Nº do Item:

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FFiissccaall

FECHAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS.

Viva Rio

Compras

Processamento Diário

Recebimento de compras

Fechamento de NF compras/ Contas a pagar.

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FFiissccaall

2ª Tela: Abertura do programa.

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FFiissccaall

3ª Tela: Inserir número da nota fiscal no campo “Nº Nota Fiscal”, clicar em (Procurar):

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FFiissccaall

4ª Tela: Clicar em (Linha), “Fechar Nota Fiscal”.

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FFiissccaall

5ª Tela: Tela do fechamento da Nota Fiscal:

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FFiissccaall

6ª Tela: Clicar em (Tela), e “fechar Nota”.

Financeiro 14/32

FFiissccaall

7ª Tela: Confirmar o fechamento da Nota Fiscal, clicar (OK):

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FFiissccaall

CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (sem retenção).

Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal.

Viva Rio

Compras

Processamento diário


Casamento de compras sem retenção

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FFiissccaall

2ª Tela: Inserir número do cadastro do fornecedor (Nº do Fornecedor):

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FFiissccaall

4ª Tela: Clicar em Incluir (+):

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FFiissccaall

5ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota

Fiscal:

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FFiissccaall

6ª Tela: Clicar em (Tela), “Recebimento Para Correspondência”

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FFiissccaall

7ª Tela: Verificar as informações da tela

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FFiissccaall

8ª Tela: Clicar em (OK):

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FFiissccaall

9ª Tela: Clicar em (OK), finalização do casamento sem retenção:

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FFiissccaall

CASAMENTO DE DOCUMENTOS E NOTAS FISCAIS (com retenção)

Este primeiro passo e como a toda a movimentação do fiscal.

Viva Rio

Compras



Casamento de compras com retenção

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FFiissccaall

2ª Tela: Inserir número do cadastro do fornecedor (Nº do Fornecedor)

Financeiro 25/32

FFiissccaall

3ª Tela: Clicar em Incluir (+):

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FFiissccaall

4ª Tela: Preencher (Nº Pedido), Unidade de Negócio (Un. Negócios) e substituir a (Data da Fatura), pela Data da emissão da Nota

Fiscal:

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FFiissccaall

5ª Tela: Clicar em (Tela), “Recebimento Para Correspondência”:

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FFiissccaall

6ª Tela: Verificar as informações da tela, observar a existência de linhas do mesmo cadastro com número de nota fiscal diferente:

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FFiissccaall

7ª Tela: Individualizar a Nota Fiscal Fechada, inserindo número do documento no campo “Nº da Fatura”, clicar em (Procurar):

Financeiro 30/32

FFiissccaall

8ª Tela: Marcar todas as linhas do pedido:

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FFiissccaall

9ª Tela: Clicar em (OK):

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FFiissccaall

10ª Tela: Clicar em (OK), finalização do casamento com retenção:

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CCoonnttaass aa PPaaggaarr

1- INTRODUÇÃO:

A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a pagar.

Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE.


O trabalho do contas a pagar consiste em analisar, registrar e as notas fiscais bem como processar os documentos para envio a

tesouraria e apurar os impostos devidos.

3- DESENVOLVIMENTO:

Lançamento Manual

Entrada de / Nota Fiscal / Impostos / Boleto Bancário.

1ª Tela

Viva Rio

Contas a Pagar


Entrada de voucher

Entrada de voucher manual sem retenção.

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Clicar em incluir.

Indicar a companhia ( nº de fornecedor / unidade de negócio / nº da fatura / data / valor bruto / observação/ data )

Ok

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Obs: Neste momento e que se faz a apropriação do rateio por conta e centro de custo.

Financeiro 4/14


Ok para finalizar a operação.

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APROVAÇÃO E DETERMINAÇÃO DA FORMA DE QUITAÇÃO.

Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, aqui aprova-se o pedido ( H A) bem como determina-se

qual a forma de quitação:

A: DOC

B: TED

C: CRÉDITO EM CONTA

Obs: Atentar para a troca de centro de custo e conta contábil do banco pagador.

Ok para finalizar a operação.

Financeiro 6/14


Gerar/criar grupo de pagamento.

Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, contudo o caminho pode ser criação do grupo por pagamento

manual ou por pagamento eletrônico.

Conforme foi escolhido a forma de pagamento, também será processado o grupo de pagamento.

Ex: A _ DOC

B _ TED

C _ Crédito em Conta

Financeiro 7/14


Financeiro 8/14


Seleção

Submeter

Obs: No campo onde se encontra a descrição “ em branco” seleciona-se e escolha “Literal” e após defina o centro de custo da qual

será quitada a fatura

Ex: 20031000.

Após este procedimento confirme todas as telas.

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Trabalhar com grupo de pagamento.

Esta operação e comum a todo o processamento no contas a pagar, nesta tela visualiza-se o grupo formado para pagamento, bem como

a verificação se o mesmo confere com o que foi gerado.

Financeiro 10/14


Selecionar o grupo gerado

Linha

Emitir

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Neste campo onde defini-se a data em que será realizada a baixa no sistema.

“ OK “ para a validação das operações.

Financeiro 12/14


Nesta operação onde é feita a impressão a capa do lote para ser anexada as notas e enviada a Tesouraria para a quitação.

Tela

Jobs Submetidos

Selecionar o processo

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PAGAMENTO DE NOTA FISCAL COM RETENÇÃO DE IMPOSTO:

Após a tela “aprovação e determinação” da forma de pagamento, comum a todas as operações, faz-se necessário calcular

o IR primeiro Contas a Pagar

Retenção de Tributos

Calculo retenção INSS e IRPJ

Inserir “data e ano contábil”

Obs: O calculo será realizado automaticamente.

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Contas a Pagar

Retenção de Tributos

Calculo retenção ISS

Inserir “data e ano contábil”

Obs: O calculo de INSS deverá ser realizado independentemente se o fornecedor possui a reter ou não INSS.

Validar a operação confirmando “ ok “

Próximos passos se repetem conforme dito e demonstrado anteriormente

CRIAÇÃO DE GRUPO DE PAGAMENTO

TRABALHAR COM GRUPOS.

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TTESOURARIA

1- INTRODUÇÃO:

A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pela Tesouraria. Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE. 2- RESUMO DE ATIVIDADES:

O trabalho da Tesouraria consiste em efetuar os pagamentos aos fornecedores, prestadores de serviços e funcionários, liquidar os títulos no sistema, autorizando os pagamentos solicitados, e processar no sistema. 3- DESENVOLVIMENTO:

Pagamentos de fornecedores gerados pela Tesouraria enviados ao banco:

Viva Rio > Contas a pagar > Remessa de pagamento eletrônico > linha > Disquete> Salvar

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TTESOURARIA

Viva Rio > Banco do Brasil > Transferência de Remessa > Enviar remessa

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TTESOURARIA

Viva Rio > Banco do Brasil > Liberação de remessa > Imprimir comprovante provisório

Financeiro 4/14

TTESOURARIA

Viva Rio > Banco do Brasil > Baixa de retorno bancário

Financeiro 5/14

TTESOURARIA

Viva Rio > BBPAG > Baixa de retorno bancário de pagamentos diversos > Comprovante definitivo

Financeiro 6/14

TTESOURARIA

Financeiro 7/14

TTESOURARIA

Financeiro 8/14

TTESOURARIA

Comprovante de pagamento definitivo

Financeiro 9/14

TTESOURARIA

Viva Rio > Banco do Brasil > Extrato bancário > Análise de débitos e créditos bancários

Financeiro 10/14

TTESOURARIA

Processamento de pagamento no sistema

JDE > Viva Rio > Processamento diário > Processamento de pagamento eletrônico > Trabalhar em

grupo> Linha> Atualizar

Financeiro 11/14

TTESOURARIA

Viva Rio > Contas a pagar > Trabalhar com grupo de pagamento > linha > Atualizar

Após análise bancária e processamento no sistema JDE, enviamos toda documentação para o setor de Prestação de Contas.

Financeiro 12/14

TTESOURARIA

FOLHA – Sistema Software

Encaminhamento de arquivos referente a Folha Salarial / Férias e Rpa (Recibo de Pagamento de Autônomos), para os bancos Itaú e Banco do Brasil .

Financeiro 13/14

TTESOURARIA

Financeiro 14/14

TTESOURARIA

Financeiro 1/13

CCoonnttaass aa RReecceebbeerr

1- INTRODUÇÃO:

A finalidade deste trabalho é mostrar, de forma clara e objetiva, as atividades desenvolvidas pelo contas a receber.

Para facilitar o entendimento, ilustramos com as principais telas do JDE.


O trabalho do contas a receber consiste em identificar e registrar e averiguar todas as entradas de recursos, bem como

bem como controlar os recursos previstos em contratos e a confecção dos respectivos recibos.

3- DESENVOLVIMENTO:

Provisão de Recebimentos / Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde

1ª Tela:

Processamento Diário

Entrada Padrão de Fatura.

Incluir;

Nome do Cliente (pagador);

Companhia (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio1000);

Data Fatura e Dt. Cont. (data da confecção do documento);

Valor Bruto (Valor previsto);

OBS/Ref. – Identificação do Documento / número do recibo;

Unidade de Negócio – Identificação do Cliente (pagador);

OK.

Financeiro 2/13


Entrar com a Conta de Provisão, conforme ilustração abaixo:

OBS: Sempre perguntar ao Contador

Nº da Conta = Unidade de Negócio + Conta Objeto + Conta detalhe

Financeiro 3/13


Baixar Recebimentos Contratos / Notas Fiscais / Plano de Saúde

Análise do extrato bancário;

Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos;

Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato;

Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo:

Contas a Receber;

Entrada Padrão de Fatura;

Incluir;

Cia. (Viva Comunidade 2000 ou Viva Rio 1000);

Pagador ;

Conta Bancária (Unidade de Negocio + Conta Obj + Dt. Conta (conta em que houve o recebimento));

Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta);

Valor do Recebimento;

Tela;

Selecionar (S);

Procurar;

Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado;

Selecionar a Linha com dois Cliques;

Fechar;

Financeiro 4/13


OBS: Quando o valor do recebimento for diferente da provisão, deverá ser alterado em registros na última tela:

TE – utilizar o número 15

Valor do Pgto: Modificar pelo valor recebido:

Cód. Baixa – Colocar BP

OK

Financeiro 5/13


Recebimento UPA’S

OBS: A Provisão das UPA’S é feita no valor total do Recibo, quando há a baixa o valor tem que se ser baixado

proporcionalmente ao recebimento.

Ex:

Recibo emitido: R$ 2.161.286,54

Valor Recebido: R$ 1.685.000,00

Diferença: R$ 476.286,54

O Valor da diferença ficará em aberto aguardando o próximo recebimento do Governo. Desta forma toda entrada que

houver sempre haverá sobra para o próximo mês e este valor que fechará o total do recibo do mês anterior que ficou em

aberto.

Análise do extrato bancário;

Identificar o recebimento no extrato junto aos recibos/notas fiscais/boletos emitidos;

Localizar documentos pertinentes ao recebimento e anexar junto a cópia do extrato;

Inserir o recebimento no JDE conforme ilustração abaixo:

Contas a Receber;

Entrada Padrão de Fatura;

Incluir;

Cia. (Viva Comunidade 2000);

Pagador (1027616);

Conta Bancária (Unidade de Negocio.110102. Dt. Conta (conta em que houve o recebimento));

Dt. Cont. e Data Recebimento (data em quem entrou o crédito na conta);

Valor do Recebimento;

Tela;

Selecionar (S);

Procurar;

Localizar a provisão referente ao recebimento que está sendo lançado;

Selecionar a Linha com dois Cliques;

Fechar;

Financeiro 6/13


OBS: A diferença do Recibo vai ficar em aberto na Entrada Padrão de Faturas para o próximo recebimento. (Vide tela

abaixo)

Financeiro 7/13


Geração de Boletos de Cobrança – Plano de Saúde – BB Cobrança

Após o recebimento da planilha com os valores do plano de saúde enviado pelo DP, confeccionar os recibos para gerar os

boletos.

Abrir BB Cobrança;

Títulos;

Incluir;

Procurar o usuário pelo nome;

Carteira: Selecionar 18/019 – convênio 0278230;

Vencimento (mudar a data);

Seu Nr. (colocar o número do recibo gerado);

Valor R$ (inserir o valor do plano somado a taxa do boleto)

Mensagem (marcar a caixa e inserir na mensagem o mês a que se refere a cobrança e informar que está

incluso a tarifa bancária);

OK;

Financeiro 8/13


* Repetir o procedimento até inserir todos os nomes da lista de cobrança.

Títulos;

Imprimir Boletos;

Selecionar o mesmo convênio utilizado na tela anterior;

Marcar Impressão a Laser;

Preencher a data do Vencimento;

Visualizar

Financeiro 9/13


Marcar Selecionar Todos;

Ok

* Anexar os boletos aos recibos e encaminhar para os remetentes.

Financeiro 10/13


Devolução de Valores

A devolução é feita quando pagamos o fornecedor ou ao colaborar e o mesmo está errado por algum motivo (ex:

pagamento indevido, devolução de férias)

Contas a Pagar;

Processamento Diário;

Entrada de Voucher;

Entrada de Voucher Manual sem retenção;

Incluir;

Companhia (2000 ou 1000);

Nº Fornecedor (empresa que está fazendo a devolução da quantia);

Nº Fatura (numeração que identifique. Ex: NF 111);

Data Fatura e Dt. Cont (data que entrou o crédito na conta);

Valor Bruto (sempre inserir o valor com o sinal de “-“ na frente);

UN (Unidade de Negocio a que se refere a devolução);

OK;

Financeiro 11/13


Distribuição Contábil;

Nº da Conta (informar a und. de negócio + conta objeto + ct detalhe) Verificar com a contabilidade em que conta

objeto deverá ser lançado.

OK.

Processamento de Pagamentos Manuais;

Alteração Rápida;

Nº Fornecedor (inserir o nome do pagante);

Procurar;

Selecionar o lançamento anterior (geralmente é o último da lista);

Financeiro 12/13


Selecionar;

Status Pgto: Colocar “A”

Instr. De Pgto: Colocar “M”

Conta Banc. G/L (inserir a conta em que houve o crédito);

OK.

Pagamento Manual;

Incluir;

Nº Pagamento: Inserir o número gerado na primeira tela.

Nº da Conta Bancária (a mesma da tela anterior);

Valor do Pgto (sempre negativo)

Data do Pgto (data em que houve o crédito na conta)

Financeiro 13/13


Tela;

Itens de Pgto;

Selecionar o lançamento;

OK.

OBS: Atentar para que o Valor Restante (ao final da tela) esteja vazio

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