Claves para la planeación de compras y contratos
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3 claves para la
presupuestaciónDe compras y contratos
¿Por qué planear?
Calidad Tiempo
Costo
Corto plazo Largo Plazo
Hay que invertir en planeación para ahorrar en ejecución!
Decisiones educadas de
compras
Contenido
Defina1
Automatice2
Reporte3
Bonus track4
Qué se debe planear?
• Compras y contrataciones que se puedan gestionar a través del proceso de abastecimiento.
– NO servicios públicos.
– NO Impuestos.
– NO Compromisos adquiridos.
Qué se va a planear?• ¿Se incluirán en el plan todas las compras y
contrataciones?
– Desde lo que vale COP$1 hacia adelante?
– Se establecerá “un piso”?
– Se establecerá un umbral?20%
40%
80%
100%
120%
140%
160%
Q1 Q2 Q3 Q4
Servicios
Bienes
90% Sem I
155% Sem II
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cuánto?
¿Cuánto se requerirá? Unidades de medida!
¿Cuándo debe estar disponible?
¿Qué se piensa comprar /
contratar?
Datos necesarios..
¿Quién?
¿Qué?
¿Cuáles?
¿Cuáles indicadores estarán monitoreando el proceso?
¿Qué nivel de certeza require para estimar:- Tiempos- Costos
¿Quién suministra la información?
Conformará el equipo de
trabajo?
Datos necesarios..
Codificación
Uso de estándares reconocidos
internacionalmente
El registro de proveedores debe
poder identificar esta conexión.
UNSPSC Bienes y servicios requeridos
UNSPSC Bienes y servicios ofrecidos
Demanda & Oferta
En búsqueda del “¿cómo?Plan de
compras y contrataciones
Abastecimiento y logísitica
Actualización permanente
Plan Vs Ejecución
(KPIs, KRIs, KCIs)
P H
A V
El “¿cómo se comprará?” se constituye en la estrategia que contribuirá a los objetivos estratégicos de la organización:
- Rentabilidad- Crecimiento- Competitividad- Otro ¿?
Indicadores (eficiencia y efectividad)
Desempeño Vs. planeación histórica
Desempeño Vs. Ejecución histórica (y actual)
Disponibilidad de información y fuentes
Impacto sobre resultados financieros
1
2
3
4
Kit del planSaber hacer
Poder hacer
Quererhacer
Title in hereMetodología
Title in hereHerramientas
Title in hereRecursos 1. Metodología
- Método para lograr información - Estándar de reconocido prestigio
2. Recursos - Conocimientos - Competencias
3. Herramientas - Planeador de recursos empresariales - Bases de datos relacionales. - Análisis de datos
Kit básico
Actualizaciones
V1
V2
V3
V4El Plan de Compras y Contrataciones es un documento indicativo:
• Pronostica y fija objetivos • El cumplimiento puede ser voluntario• Proporciona información muy valiosa• Contribuye a disminuir la
incertidumbre de la demanda• Tiempos• Presupuestos
Manejo del cambio
¿Cuál es la capacitación y entrenamiento
requeridos para los interesados?
Y procedimientos!
Y preparación / análisis de reportes
Uso de formatos
Uso de herramientas
Invertir en planeación para ahorrar en ejecución
Cultura de la planeación
AutomaticeVuelva los datos información
estratégica
Comience “pequeño”Con una version “beta”, desarrollada en algo simple y funcional.
βExperiencia Cultura
Confianza
Disciplina de planeación fortalecida.
Responder de manera ágil a las solicitudes de cambio / ajuste
Ir ganando experiencia en las
especificaciones técnicas que
necesitará para comprar una
herramienta más robusta.
Base De
Datos
ParettoReportes
BI RiesgoRiesgo
específico
Costo Vs Riesgo
Riesgo abastecimiento
20% de compras que significan el
80% del presupuesto
De datos a información
Documente y publique
Dele al mercado señales confiables
Las redes sociales no tienen fronteras y permiten canales de relacionamiento novedosos y efectivos
RFx
Bench marking
Divulgue
Los mercados se mueven por señales.
Pregunte:- Quién tiene lo que
Ud. Necesita.- Quién está
interesado en ser su proveedor
Investigue:
- Prácticas recomendadas.
- Lecciones aprendidas
Aproveche las redes
Capacite y actualice frecuentemente
Manuales DidácticosPolíticas Procedimientos
Qué’s & Cómo’s
Señales útiles a los interesados
00 01 02 03 04 05 06 07
50 70
160
230
100
150
380
300
Demanda planeada
Periodo
• Categorias y momentos de compras • Reportes de interés interno
• Análisis para cada Gerencia!• Reportes de interés para el Mercado
• Informes de gestión• Boletines a proveedores
Oportunidades efectivas de negocio.
Planeación estratégica
Planeaciónfinanciera
Planeación De
compras y contratos
Maximice la eficiencia de los recursos y la efectividad de los resultados.
• Plan Integrado de Negocio:
La planeación estratégica y el presupuesto financier establecen los “qué se quiere lograr / necesitar”.
La planeación de compras y contratos complementa el cómo se cumplirán esos planes:
1. Inversiones2. Gastos3. Costos
PlaneaciónIntegrada
Bonus track
Andrés Hernando González Delgado