Fundação Edson QueirozFundação Edson Queiroz

Universidade de FortalezaUniversidade de Fortaleza

Disciplina: Gestão de ProjetosDisciplina: Gestão de ProjetosProfa: Sandra Freitas F LimaProfa: Sandra Freitas F Lima

GESTÃO DE PROJETOS

GESTÃO PROJETOS

A ATIVIDADE GERENCIALO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

GESTÃO DE MUDANÇAS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

• CONCEITOS, ORIGEM

• DESAFIOS, FCS

• SUCESSOS E FALHAS EM PROJETOS • BENCHMARKING

GESTÃO DE PROJETOS– UMA METODOLOGIA DE GP– FERRAMENTAS DE APOIO À GP– O MODELO PMBOK (PMI)

•Identificação

•Objetivos

•Stakeholders

•Matriz de Responsabilidades

•Recursos

•Comunicação

•Prazos, Custos

INICIAÇÃO (organização)

PLANEJAMENTO

•RISCOS

•ESCOPO

•PRAZOS

•CUSTOSCONTROLE

•Comparação

•Correção

•Replanejamento

EXECUÇÃO

•Realização

•Reuniões

•Decisões

•Coordenação

•Direção

ENCERRAMENTO

Plano do do projeto

Termo de abertura

do projeto (TAP)

•Registros

•Fechamentos

• Lições Aprendidas

ETAPAS DO DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS

• 71% dos projetos falham devido a falhas

nos Resquisitos (Standish Group,2004)

• 42-64% dos defeitos se originam nos

Requisitos (SEI Research Report,2004)

• 25-40% dos gastos são devidos a retrabalho

causado por falhas nos requisitos (SEI

Research Report,2004)

RELAÇÃO: ESCOPO X FRACASSO EM PROJETOS

O QUE É O ESCOPO...

ESCOPO DO PROJETO:

é todo o trabalho que terá que ser realizado de modo a produzir o produto ou serviço

O ESCOPO DO PROJETO...

O importante é que o Escopo seja elaborado de forma compartilhada, pela

equipe, e não fruto de uma só cabeça…

O Escopo precisa ser um norte, mas tendo em mente que deve ser flexível, e, em alguns casos, até aberto: incremental e iterativo

O Planejamento do escopo é o processo de elaborar e documentar a estratégia para o desenvolvimento do trabalho que irá gerar o produto do projeto (Xavier,2006)

• ESCOPO = soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de um Projeto

CARACTERÍSTICAS/ FUNÇÕES E RECURSOS QUE DEVEM SER INCLUÍDAS NO PRODUTO/SERVIÇO

PLANEJAMENTO DO ESCOPO

CONJUNTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS (Deliverables) QUE DEVEM SER GERADOS PELO PROJETO

O ESCOPO DO PROJETO É MEDIDO E AVALIADO CONTRA O PLANO DO PROJETO (declaração escopo,EAP), ENQUANTO QUE

O ESCOPO DO PRODUTO É MENSURADO/AVALIADO CONTRA OS

REQUISITOS DO PRODUTO

•ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO (Visão do Cliente)

ESCOPO DO CLIENTE X ESCOPO DO PROJETO

NO DECORRER DA EXECUÇÃO DO PROJETO, O TRABALHO SERÁ AVALIADO EM RELAÇÃO AO PLANEJAMENTO PARA QUE SE VERIFIQUE SE O PROJETO ESTÁ NO CAMINHO CERTO PARA ATENDER O ESCOPO DO PRODUTO

Dimensão, capacidade, tipo de combustível, tipo de corrente

• Escopo do PROJETO – atributos, recursos,

atividades e características demandados pelo

planejamento. Ex: concepção, pesquisa, design,

protótipo, homologação, etc

• Escopo do PRODUTO – atributos e

características do produto que o projeto está

criando. Ex: peso, dimensões, ergonomia,

materiais a serem usados, capacidade, etc

EX: DESENVOLVIMENTO BICICLETA DE PARA-ATLETAS

PLANEJANDO O ESCOPO

• É um conjunto de processos que asseguram que

o projeto inclua todo o trabalho necessário, e

somente o trabalho necessário, para completar

o projeto de forma bem sucedida (PMBoK)

• Preocupações:

• Definir e entender bem o escopo

• Delimitar o escopo (manter o foco)

• Controlar o escopo

GERENCIAMENTO DO ESCOPO

• “EU SEI QUE VOCÊ ACREDITA QUE ENTENDEU O

QUE VOCÊ PENSA QUE EU DISSE, MAS EU NÃO

ESTOU CERTO QUE VOCÊ COMPREENDEU QUE O

QUE VOCÊ OUVIU NÃO É O QUE EU QUIS DIZER”

• DESAFIO/RISCOS:

Alinhar as expectativas,

de modo a evitar

“mal-entendidos”

- DEFINIR O ESCOPO -

DEFINIR O ESCOPO : Desafio em Projetos

Fonte: Ten step - www.pmkb.com.br

GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)

GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)

PLANEJAMENTO CONTROLEPlanejar o Ger. Escopo

Coletar requisitos

Definir Escopo

Criar EAP

Verificar o Escopo

Controlar o Escopo

• O gerenciamento do escopo do projeto inclui os

processos necessários para garantir que o projeto

inclua todo o trabalho necessário, e somente ele,

para terminar o projeto com sucesso (Pmbok, 2008)

• A DEFINIÇÃO DO ESCOPO é o processo de

definir e documentar:

• O Escopo do Cliente (produto) e a

• Estratégia para desenvolvimento do trabalho

que irá gerar o Produto do projeto

DEFINIR O

ESCOPO

DO CLIENTE

SELECIONAR AESTRATÉGIA

PARA

CONDUÇÃO DO

PROJETO

EMITIR A

DECLARAÇÃO

DE

ESCOPO

(COM O CLIENTE) ( COM A EQUIPE )

- DEFINIÇÃO DO ESCOPO -

DECLARAÇÃO DO ESCOPO

• A DECLARAÇÃO DO ESCOPO deverá conter:

• ESCOPO DO PROJETO (mais detalhado que no TAP),

contendo as principais entregas (que podem ser

associadas às fases)

• Exclusões do escopo (o que está fora do escopo)

• Critérios de Aceite, Premissas, Restrições

• Outros itens:

• Estratégias de condução do projeto

• Ligações com outros projetos

• Responsabilidades (cliente,gerentes funcionais, parceiros)

- DECLARAÇÃO DO ESCOPO -

Assegure-se de que todos entendem qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado do mesmo. Documentos úteis: TAP e Declaração de Escopo

Ouça com atenção o que o cliente descreve, descubra as expectativas dele. Não tenha receio de fazer perguntas, esclarecer. COMUNICAÇÃO!!

Deixe claro o que ficará fora do escopo, o que não é sua responsabilidade mas é necessário ser feito

Seja realista quanto ao que pode ser realizado

Mantenha o time por perto quando for definir o escopo

DEFININDO O ESCOPO DO PROJETO - Recomendações -

GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)

PLANEJAMENTO CONTROLEPlanejar o Ger. Escopo

Coletar requisitos

Definir Escopo

Criar EAP

Verificar o Escopo

Controlar o Escopo

DECLARAÇÃO DO ESCOPO => EAP

• Após criar a DECLARAÇÃO DO ESCOPO, a qual

deverá ser aprovada e assinada

• O Passo seguinte é CRIAR A ESTRUTURA

ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

DECLARAÇÃO DO ESCOPO => EAP

• “A EAP é uma decomposição hierárquica

orientada à entrega do trabalho a ser executado

pela equipe do projeto, para atingir os objetivos

do projeto e criar as entregas necessárias. A

EAP organiza e define o escopo total do

projeto”. PMBOK (2008)

• Decomposição hierárquica (GRÁFICA OU LISTA) orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias (PMBoK)

EAP - Estrutura Analítica do Projeto

1. PROJETO

1.1 PRODUTO 1

1.1.1 COMPONENTE 1.1

1.1.1.1 ATIVIDADE 1.1.1

.....

1.2 PRODUTO 2

1.2.1 COMPONENTE 2.1

1.2.1.1 ATIVIDADE 2.1.1

• Evidencia os componentes (fases, entregas, módulos, subprojetos) e atividades necessários à conclusão do projeto;

• Subdivide o trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente facilmente gerenciáveis;

• Cada nível da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho a ser feito no projeto.

EAP - Estrutura Analítica do Projeto

EAP - Estrutura Analítica do Projeto ou

WBS – Work Breakdown Structure

EX: TREINAMENTO DE GESTÃO DE PROJETO (escopo) Este projeto é responsável pelo desenvolvimento e execução do treinamento em GP. Especificamente o projeto irá: Fornecer uma declaração detalhada dos objetivos do treinamento para

aprovação do Escritório de Projetos, o VP de operações e o diretor de RH; Adquirir o equipamento necessário e equipar as salas de treinamento ; Produzir ou terceirizar a produção do material de treinamento; Treinar e dar certificado aos instrutores; Promover treinamento da equipe de gerenciamento em todas as divisões; Supervisionar o programa de aulas, os instrutores, os participantes e a

entrega do material do curso; As atividades a seguir são fundamentais para o sucesso do projeto, mas estão além do seu escopo: Recrutar instrutores com conhecimento na área; Identificar as pessoas que irão participar do treinamento

EAP / WBS

EAP / WBS

Autor: Paulo H. Aguiar

EAP / WBS

• PACOTE DE TRABALHO - é o nível mais baixo na EAP e é o ponto no qual o custo e a duração do trabalho podem ser estimados de forma confiável.

• DECOMPOSIÇÃO DA EAP: Subdivisão das entregas do projeto em componentes (partes) menores e mais facilmente gerenciáveis até o nível de pacote de trabalho

Um pacote de trabalho é um produto (deliverable) no nível + baixo da EAP

• O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, chamados PACOTES de TRABALHO

EAP - Estrutura Analítica do Projeto

• Por FASES (ex: Análise, Projeto, Construção)

• Por ENTREGAS (ex:Construção da Plataforma de Petróleo e seus módulos)

• Por LOCALIZAÇÃO Física (ex: região NE, região SUL, Área 1, Área 2...)

• A Decomposição de um nível para outro pode ser:

EAP - Estrutura Analítica do Projeto

EAP - Estrutura Analítica do Projeto- NÍVEIS DA EAP -

NIVEL 0

NIVEL 5

EXEMPLO - EAP COM 5 NÍVEIS DE DETALHAMENTO:

- NÍVEL 1 – Do PROJETO em PRODUTOS

- NÍVEL 2 – De cada PRODUTO em uma série de MÓDULOS

- NÍVEL 3 – De cada MÓDULO em uma série de COMPONENTES

- NÍVEL 4 – De cada COMPONENTE em uma série de ATIVIDADES

- NÍVEL 4 – De cada ATIVIDADE em uma série de TAREFAS

Montamos a EAP numa abordagem “top-down”(de cima para baixo)ou no sentido “bottom-up” (dos detalhes p/ o todo)

Passo 1: Comece por cima (Abordagem Top-Down) •Escreva o nome do Projeto no primeiro Nível(nível 0 da EAP)

• No 2o nível inclua as fases/etapas do projeto ou as principais entregas (produtos)

• Iniciar o 2o nível com uma entrega padrão “Gerenciamento do Projeto”. Acrescentar ao final a entrega “Encerramento”

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

Decomponha o projeto em níveis descendentes de detalhe, dando nome a todas as entregas ou etapas necessárias para criar os resultados identificados na declaração de escopo

Passo 2: Decomponha os níveis mais baixos da EAP •Continue a decomposição acrescentando as entregas (produtos) e subprodutos (entregas parciais) •Decomponha até um nível de detalhe que permita o planejamento e controle (tempo,custo,risco, responsabilidade)

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

Passo 3 : Nomear as entregas e atividades

•Ao nomear as entregas, utilizar substantivos ou frases curtas

• Caso utilize o formato de Lista, numerar cada item para identificar seu nível (2.0, 3.1, ...)

Assegure-se de que cada componente/entrega está 100% coberto nos níveis de detalhamento abaixo dele

PAISAGISMO

GRAMADOPROJETO

GRAMA ARBUSTOS

CERCA

PROJETO DE PAISAGISMO

1.0 PROJETO2.0 GRAMADO2.1 Compra Material para a grama2.2 Instalação sistema de irrigação2.2.1 Identificação local dos irrigadores2.2.2 Escavação das valas2.2.3 Instalação canos e ferragens2.3 Plantação grama2.3.1 Remoção entulho2.3.2 Preparação solo2.3.3 Plantação sementes2.4 Plantação arbustos3.0 CERCA3.1 Compra material da cerca3.2 Construção da cerca3.2.1 Marcação linha da cerca3.2.2 Instalação ripas e portões3.2.3 Pintura cerca.

•Obs.: Não deixe tarefas com nomes “vagos”: Instalação, Análise, Pesquisa, Banco de Dados...

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

Exemplo- Projeto X

1.0 Definição do Projeto

2.0 Análise do Projeto

2.1 Entrevista com cliente

2.2 Análise de recursos existentes

2.2.1 Hardware

2.2.2 Software

2.2.3 Processos de Negócio

2.3 Definição novas funções do sistema

3.0 Desenvolvimento Projeto detalhado

2.01.0

2.1 2.2

3.0

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

2.3

2.2.1 2.2.2 2.2.3

0.0 X

Passo 4 : Organize a EAP.

• Organize os pacotes de trabalhos de acordo com a sua abordagem de conforto, enfatizando ou os produtos ou as fases principais:

Projeto versão 4.0 do produto1.0 Desenvolvimento componenteX 1.1 Definição especificações técnicas 1.2 Projeto X 1.3 Construção X 1.3.1 Atualização dos módulos 1.3.2 Construção novos módulos 1.4 Teste 2.0 Desenvolvimento componente Y 2.1 Definição especificações técnicas 2.2 Projeto Y 2.3 Construção Y 2.4 Teste 3.0 Montagem e teste da versão 4.0

Projeto versão 4.0 do produto1.0 Definição especificações técnicas 1.2 Definição especificações de X 1.3 Definição especificações de Y2.0 Desenvolvimento componentes 2.1 Projeto X 2.2 Projeto Y3.0 Construção versão 4.0 3.1 Atualização módulos 3.2 Atualizção módulos do comp. X 3.3 Atualização módulos do comp. Y 3.2 Construção novos módulos 3.2.1 Construção novos mód do X 3.2.2 Construção novos mód do Y4.0 Teste componentes

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

Resumindo...

• Coloque no nível 0 o Nome do Projeto

• Coloque no nível 1 as FASES que estabelecem o ciclo de vida projeto ou os PRODUTOS. Adicionamos 2 elementos a este nível: gerenciamento do projeto e Encerramento do projeto

• Identifique os subprodutos necessários para finalizar cada fase do projeto (reveja a declaração de escopo)

• Decomponha a EAP em componentes menores, mais gerenciáveis

• Refine a EAP

• Construa o DICIONÁRIO DA EAP

UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP

DICIONÁRIO DA EAP

• Detalha o conteúdo dos elementos da EAP, inclusive os pacotes de trabalho e contas de controle

• Elementos:

• Código identificador

• Descrição do trabalho

• A organização responsável pela conclusão

• Critério de aceitação, cronograma de marcos

Ex:

•Identificar todas as atividades e servir como referência (baseline) do escopo do projeto;

•Servir como ferramenta de comunicação com os stakeholders do projeto;

•Auxiliar na definição de recursos, possibilitando uma integração e maior envolvimento da equipe

•Auxiliar nas estimativas (quase) precisas de custos e prazos;

BENEFÍCIOS DA EAP

•Ponto de partida para construção da rede de precedência (diagrama de rede do projeto) e o cronograma do projeto

•Facilita na monitoração do progresso do projeto

•Pode ser reusada em outros projetos (modelos de EAP)

BENEFÍCIOS DA EAP

DICIONÁRIO DA EAP

DICIONÁRIO DA EAP

AINDA SOBRE A EAP…

• É UMA IMAGEM GRÁFICA DA HIERARQUIA DO PROJETO

• POSSIBILITA ANALISAR TODOS OS ASPECTOS DO PROJETO (identificar as “lacunas”)

• PODE SER REUTILIZADA PARA OUTROS PROJETOS SEMELHANTES

• NÃO EXISTE DEPENDÊNCIA ENTRE OS ITENS DA EAP

EXEMPLO DE EAP

- Exemplo de EAP -

- Exemplos de EAP -

- Exemplos de EAP -

EXEMPLO DE EAP / WBS

Autor: Paulo H. Aguiar

A EAP PASSO A PASSO

EAP decomposta até o 3o nível

PLANEJAMENTO DO PROJETO Modelo detalhado do Planejamento (Verzuh)

Escopo e resultados

Pré-Planejamento Gerenciamento Riscos

Etapa 1Definir ESCOPO

e EAP

Etapa 2Criar sequencia para as tarefas

Etapa 3Estimar ospacotes detrabalho

Diagrama da Rede

Estimativasda duração

Etapa 4Calcular um

Cronograma inicial

Exigências do equipamento e estimativas mão-de-obra

Regras do Projeto

Etapa 6Desenvolver Orçamento

Etapa 5Atribuir e distribuir

os recursos

Plano do Projeto

- EAP- Cronograma- Responsabilidades- Orçamento- Estimativa de recursos

C ustos de mão-de-obra

ORGANIZAÇÃO \ Iniciação do Projeto

Tarefas do Projeto Tarefas do Projeto

Caminho C rítico,f lutuação, etapas

Cronograma realistaestimatiiva realista

Limitações dos recursos

Construa na ferramenta (Wbs Chart Pro) a WBS do projeto Paisagismo

PROJETO DE PAISAGISMO1.0 PROJETO2.0 GRAMADO2.1 Compra Material para a grama2.2 Instalação sistema de irrigação2.2.1 Identificação local dos irrigadores2.2.2 Escavação das valas2.2.3 Instalação canos e ferragens2.3 Plantação grama2.3.1 Remoção entulho2.3.2 Preparação solo2.3.3 Plantação sementes2.4 Plantação arbustos3.0 CERCA3.1 Compra material da cerca3.2 Construção da cerca3.2.1 Marcação linha da cerca3.2.2 Instalação ripas e portões3.2.3 Pintura cerca.

EXERCÍCIO CONSTRUA A EAP NO WBSCHART PRO

EXERCÍCIO:

A partir da Declaração de Escopo (elaborada pela equipe no TAP), construa a EAP do seu projeto.Faça-a apenas no papel e depois passe para a ferramenta WbsChartPro

PRÓXIMOS PASSOS:• De posse da EAP, decomposta até o nível de atividades,

identificam-se agora os graus de dependência entre estas:• Tarefas dependentes;• Tarefas independentes;• Tarefas Concorrentes;• Tarefas Isoladas

• Cria-se então a “rede de atividades” , considerando as relações de precedência definidas anteriormente;

• As atividades que representam o nível mais baixo (pacote de trabalho) podem então ser estimadas (custo e prazo) ;

• Pode-se então obter o CRONOGRAMA do projeto

PLANEJAMENTO DO PROJETO - EAP –