PROCESSO DE IMPORTAÇÃO

Atividades Relacionadas ao Processo no

SAP

Março/2013

ÍNDICE

1 CONCEITOS GERAIS.................................................................................................................31.1 Imobilizado e Intangível.............................................................................................................31.2 Controle Patrimonial..................................................................................................................42 AQUISIÇÕES (ATIVO FIXO).....................................................................................................42.1 Áreas responsáveis pelas compras de Ativo fixo.......................................................................42.2 Aquisições de Ativo Fixo - Lojas Novas....................................................................................52.3 Agendamento de entregas..........................................................................................................52.3.1 Agendamento de entregas (Equipamentos de TI)...................................................................52.4 Recebimento de equipamentos (Ativo Fixo) nas lojas, CD.......................................................52.5 Entradas da nota fiscal (Ativo Fixo)...........................................................................................62.6 Validações das contabilizações (Ativo Fixo).............................................................................62.7 Manutenções e consertos nas unidades......................................................................................62.8 Sistemas de informática..............................................................................................................82.9 Despesas de viagem....................................................................................................................82.10 Veículos....................................................................................................................................93 CIRCULAÇÃO DE BENS (ATIVO FIXO).................................................................................93.1 Transferências entre filiais.......................................................................................................104 TELAS SAP PARA ENTRADA DE ATIVO FIXO..................................................................105 FLUXO DO PROCESSO............................................................................................................286 ESCLARECIMENTOS DE DÚVIDAS.....................................................................................29

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PROCESSO DE IMPORTAÇÃO

Atividades Relacionadas ao Processo no

SAP

Março/2013

1 CONCEITOS GERAIS

Este manual tem por finalidade demonstrar aos usuários o fluxo das atividades a serem executadas no SAP, relacionadas ao

processo de importação da Camicado.

1.1 Despacho Aduaneiro de Mercadorias na Importação

O despacho aduaneiro de mercadorias na importação é o procedimento mediante o qual é verificada a exatidão dos dados declarados

pelo importador em relação as mercadorias importadas, aos documentos apresentados e à legislação específica, com vistas ao seu

desembaraço aduaneiro.

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Em geral o despacho de importação é processado por meio de Declaração de Importação (DI), registrada no Sistema Integrado de

Comércio Exterior (Siscomex), nos termos da Instrução Normativa SRF nº 680/06. Entretanto, em algumas situações, o importador pode

optar pelo despacho aduaneiro simplificado, que pode se dar por meio do Siscomex ou por formulários, conforme o caso.

Uma vez registrada a declaração de importação e iniciado o procedimento de despacho aduaneiro, a DI é submetida a análise fiscal

e selecionada para um dos canais de conferência. Tal procedimento de seleção recebe o nome de parametrização.

Os canais de conferência são quatro: verde, amarelo, vermelho e cinza, a importação selecionada para o canal verde é

desembaraçada automaticamente sem qualquer verificação. O canal amarelo significa conferência dos documentos de instrução da DI e das

informações constantes na declaração.No caso de seleção para o canal vermelho, há além da conferência documental, a conferência física

da mercadoria. Finalmente quando DI é selecionada para canal cinza, é realizado o exame documental, a verificação física da mercadoria e

a aplicação de procedimento especial de controle aduaneiro, para verificação de elementos indiciários de fraude, inclusive no que ser refere

ao preço declarado da mercadoria.

1.2 Gastos com lmportação

São considerados como gastos de importação todas as despesas acessórias incidentes sobre determinado processo de importação,

tais como: Frete, Seguro, Imposto de Importação, Armazenagem, Capatazia, etc.

Os valores dos gastos acessórios com a importação devem compor o custo da mercadoria quando ocorrer a entrada no estoque.

Na Camicado, para possibilitar que os gastos acessórios com a importação venham a compor o custo da mercadoria no estoque, será

necessário inserir estas despesas nas condições do pedido de compras, mesmo que no momento da criação do pedido seja um valor

estimado, este poderá ser modificado pelo valor correto da despesa antes de realizar a entrada no estoque. Para atendimento deste processo

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toda despesa de importação determinada pela área de negócio como componente do custo da mercadoria, ela deverá constar nas condições

do pedido de compras, se não for informada não será possível este valor compor o custo desta mercadoria.

Os tributos incidentes na importação: PIS, COFINS e ICMS são impostos recuperáveis, por este motivo não devem ser inseridos nas

Condições do pedido de compras, devem ser inseridos somente os impostos: II (Imposto de Importação) e IPI

2 PROCESSO DE IMPORTAÇÃO

2.1 Atividades Relacionadas ao Processo no SAP

Para o andamento do processo de importação, é necessário a realização de procedimentos em determinadas transações do sistema,

conforme cada etapa do processo:

Cadastro de Material: Será realizado pela área responsável por cadastros de materiais na Camicado, seguindo o Manual de cadastro de

materiais criado especificamente para material importado e encaminhado para os usuários;

Cadastro de Fornecedor Exterior: A área de cadastro de fornecedores faz parte da área de CSC, lotada na administração das Lojas

Renner em Porto Alegre. Foi elaborado um Manual com as informações necessárias para este cadastro;

Pedido de Compras: Será criado pela área de importação da Camicado;

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Adiantamento para o Fornecedor Exterior: A Solicitação do adiantamento ao fornecedor exterior, será criada pela área de importação da

Camicado, após criar a solicitação deverá enviar e-mail para o financeiro em POA (Leandro Kafer ou Carla Freitas) com o número do

documento e o fornecedor. Ponto de Atenção: O financeiro recebe a informação do montante em dólar a pagar, é esta área que terá a

informação da taxa utilizada, é necessário um contato entre as áreas para que ao lançar a solicitação se em reais ter o valor conforme a taxa.

Lançamento e Pagamento do Adiantamento: Será realizado pela área Financeira da Camicado localizada na Administração das Lojas

Renner em Porto Alegre;

Desembaraço da Mercadoria: Será realizado pelo Despachante;

Lançamento dos Tributos da importação debitados no banco: Os lançamentos serão realizados pela área de importação da Camicado;

Lançamentos despesas de frete, seguro e outras: As despesas que serão pagas diretamente pela Camicado, serão lançadas para a

efetivação do pagamento pela área de importação;

Emissão da NF Writer: Será emitida pela área de importação para a retirada da mercadoria do Porto e entrada no Centro de Distribuição

da Camicado;

Recebimento da Mercadoria (MIGO): Será realizado pelo CD – Embú das Artes;

Registro da Nota Fiscal (MIRO): Será realizado pelo CD – Embú das Artes;

2.2 Pedido de Compras de Importação

Para a o processo de importação da Camicado foi criado o tipo de pedido ZIMP e determinado o intervalo de numeração destes

pedidos de 77000000 à 77999999.

O pedido de importação será criado em moeda estrangeira, devendo ser inserido a informação da taxa de câmbio (Taxa da DI)

referente à respectiva importação.

As despesas relacionadas aos gastos de importação tais como: Imposto de importação, frete, seguro, taxa siscomex, despesas de

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hedge, despesa de manipulação etc.., estas despesas integram o custo da mercadoria no momento da entrada no estoque, para que possam

compor o custo, é necessário inserir estas despesas nas condições do pedido de compras. As informações das despesas foram cadastradas

com código de condições e no momento da seleção para criar um pedido ZIMP as condições são identificadas.

É importante o usuário responsável pela criação do pedido ter atenção para inserir todas as despesas, se no momento da criação a

informação é de um valor de previsto, inserir esta informação e depois que receber o valor correto, modificar no pedido, lembrando que

toda e qualquer modificação no pedido deverá ser realizada antes da Logística realizar o procedimento de recebimento da mercadoria

(MIGO)

Tela Pedido de Compras de Importação

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Condições no pedido ZIMP para informar as despesas de importação

2.3 Adiantamento para Fornecedor Exterior

Para os processos de importação da Camicado, serão negociados valores pagos como adiantamento para o fornecedor exterior e

após o pagamento do saldo final abatendo o adiantamento pago no inicio do processo.

O pagamento do adiantamento é realizado pela área financeira da Camicado em Porto Alegre, que recebe as informações da área de

importação do montante em dólar a ser pago para o fornecedor como adiantamento.

A negociação de pagamento deste adiantamento poderá ser realizada:

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- Contratação de FINIMP - O Banco realiza o pagamento pela Camicado;

- Pagamento direto pela Camicado – O desembolso dos valores é realizado direto pela Camicado.

Os pagamentos serão realizadas em moeda estrangeira conforme a negociação da taxa cambial.

Após o procedimento do pagamento, é necessário entrar com as informações do adiantamento no SAP para que o financeiro realize

a liquidação do fornecedor com o lançamento do adiantamento no fornecedor.

Entrada das Informações do Adiantamento no SAP

1º Criar a Solicitação do Adiantamento - Transação F-47

- Área Responsável – Importação Camicado

Exemplo: Adiantamento para Fornecedor Ariamotion

O financeiro em Porto Alegre recebeu a informação para adiantar ao fornecedor o valor de USD 11.181,60. Este valor foi pago em

dezembro/2012 por contratação de FINIMP com a taxa de câmbio de 2,1121.

Como o pagamento ocorre primeiro, o financeiro precisa informar para a área de importação a taxa negociada para inserir esta

informação no lançamento, pois a solicitação poderá ser lançada em dólar informando a taxa ou já pelo valor convertido em reais de acordo

com a taxa.

Transação F-47 – Solicitação de Adiantamento – Convertido para Reais

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Acessar a transação informando no campo de comando indicado acima, dar enter ou clicar em

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Dar Enter após preencher as informações

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1)Para o fluxo correto de lançamentos, informar a data de documento e data lançamento como a mesma em que ocorreu o pagamento. -Caso a solicitação estiver sendo criada em um período contábil fechado, informar a data de documento como a mesma da data de pagamento e a data de lançamento a do dia que estiver lançando.

3)Se o lançamento for realizado já pelo valor convertido em reais conforme a taxa do pagamento, a moeda será BRL. Se lançar em dólar a moeda será USD e ao lado informar a taxa fechada para o pagamento.

2)Informar o processo de importação cfe.modelo

4)Informar o código do fornecedor o qual está sendo adiantado o valor

5)Informar o código de razão especial Z – Obrigatório esta informação para contabilizar o adiantamento na conta correta.

Referente à solicitação de adiantamento foi criado o documento 1700069195.

Informar para a área financeira (Leandro Kafer ou Carla Freitas) que a solicitação do adiantamento para o fornecedor Ariamotion

referente ao adiantamento pago foi lançada no SAP. Com esta informação o financeiro irá lançar o adiantamento contra a forma de

pagamento utilizada (FINIMP ou Desembolso da Camicado).

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6)Entrar com o valor pago de adiantamento

7)Informar o local de negócio. Neste exemplo como o radar foi cadastrado para esta filial estamos informando este, porém é necessário ter atenção sobre este campo. Não há problemas em informar o C015 pois será a liquidação do pagamento, em caso de dúvida contatar com a Controladoria em POA.

8)Informar a data em que ocorre o pagamento. Financeiro pode fornecer a informação.

9)Informar o processo no campo atribuição e no texto o histórico

10)Salvar a Solicitação

Transação F-47 – Solicitação de Adiantamento – Em moeda estrangeira

Dar enter na mensagem.

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Neste campo será informada a moeda USD e ao lado a taxa utilizada para o pagamento.

Se optar o usuário pode consultar o documento na transação FB03 pode verificar o valor convertido para reais.

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Entrar com o valor em dólar.

Salvar

FB03

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O documento abre com o valor em dólar, clicar em Moeda de exibição para verificar a conversão

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Clicar em Moeda Interna

2º Lançamento do Pagamento do Adiantamento ao Fornecedor Exterior

- Área Responsável – Financeiro em Porto Alegre – Leandro Kafer e/ou Carla Freitas.

Após a área de importação lançar a solicitação, esta informação deverá ser recebida por e-mail da equipe de importação da

Camicado.

Os adiantamentos a fornecedores ao serem consultados na Transação FBL1N, precisa ser marcado o campo “Exibir Partida Memo”,

esta informação já é de conhecimento da área financeira pois existem outros tipos de adiantamento que já são criados pela Camicado.

O Financeiro irá lançar o Pagamento do Adiantamento e com este procedimento estará lançando o adiantamento.

A Consultoria passou o procedimento de realizar esta liquidação utilizando a transação F-48, abaixo o procedimento conforme o

exemplo da solicitação de adiantamento lançada anteriormente.

Informar a transação no campo de comando e dar Enter.

Observação: Foi solicitado pela área financeira a criação de um Banco Virtual FINIMP para as liquidações dos adiantamentos,

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porém a consultoria Formers informou que utilizar a transação F110 não seria viável para estas liquidações, devido a questão das taxas

cambiais, por este motivo adotaram o procedimento pela transação F-48. Necessário realizar nova análise sobre este ponto do banco virtual

para finimp com a consultoria.

Texto sugerido: ADIANTAMENTO CAM015/12 – PEDIDO 77000016

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1)Data de documento e lançamento de acordo com a data em que ocorreu o pagamento.

2)Neste primeiro exemplo estamos lançando em BRL com a informação do valor convertido. Se lançar em USD, mudar a moeda e informar a taxa do pagamento.

3)Informar o processo de importação, nestes campos.

4)Informar o código do fornecedor 5)Informar o código de razão

especial Z para importação. Sempre será este.

6)O pgto foi por finimp informar a conta do razão do FINIMP 21105001

7)Valor pago.

8)Informar o histórico

Dar Enter

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Entrar com o valor e demais informações

SALVAR

Documento do Lançamento do Pagamento do Adiantamento foi criado.

Observação: O procedimento realizado do adiantamento é uma parte do processo, após o registro da fatura invoice quando ocorrer

o recebimento da mercadoria, a fatura lançada deverá ser compensada para a baixa do adiantamento lançado pois será pago o saldo final

abatendo o adiantamento.

A Compensação do adiantamento com a fatura invoice lançada pelo CD – EMBÚ DAS ARTES, será realizada pelo financeiro, pela

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transação já utilizada F-44, necessário atentar para a questão de lançamento de variação cambial neste processo, um ponto a verificar com a

consultoria, pois não foi possível realizar um ciclo por completo dos testes.

Transação F-48 – Exemplo de Lançar em Moeda Estrangeira

O Montante deverá ser em dólar.

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Informar a moeda USD e ao lado a taxa do pagamento realizado.

Demais procedimento das telas iguais as orientações da tela do documento anterior lançado.

2.3.1 Lançamento dos Impostos Debitados pelo Siscomex (Equipe Importação Camicado)

Quando ocorre o desembarco da mercadoria os tributos da importação: IPI, Imposto de Importação, PIS, COFINS, ICMS, AFRMM

e Taxa do Siscomex são debitados para a Camicado nos Bancos Itaú, Brasil e Bradesco.

- AFRMM – Débito no Banco do Brasil;

- II, IPI, PIS, COFINS e Taxa Siscomex – Debitados no Itaú por um valor total conforme as informações de valores da DI;

- ICMS – Debitado no Banco Bradesco – Conforme a DI

O Financeiro realiza a importação dos extratos bancários e estes valores debitados são importados ficando pendentes nas contas

transitórias de Bancos, o financeiro precisa identificar o lançamento nos fornecedores (Impostos) para realizar as liquidações no Banco

destes débitos realizados.

A área de importação da Camicado precisa realizar a entrada destes lançamentos e informar ao financeiro os documentos lançados

para que este possa proceder as liquidações.

Primeiramente foi passado um procedimento para lançar na transação FB60, porém a consultoria (FORMERS), modificou para a

entrada dos impostos e demais despesas de importação serem realizadas pela MIRO.

MIRO – Lançamento dos Impostos – Dados do ambiente de teste QAS

Imposto debitado AFRMM – R$ 1.873,44 – CAM015/12 ARIAMOTION

Fornecedor: 25000087 – Ministério dos Transportes (Código QAS)

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Observação: Atenção o código do fornecedor é o do ambiente de QAS, em produção o código correto é 25000127

DAR ENTER PARA PRÓXIMAS ETAPAS

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1)A data documento e lançamento tem que ser a mesma em que ocorreu o débito (pagamento no banco), pode verificar esta informação com o financeiro e esta data fecha com a data da DI. Esta data que está sendo informada é somente para o exemplo, muita atenção na questão das datas.

2)Infomar o valor e ao lado a moeda BRL

3)Abrir a seta de seleção e selecionar R9

4)filial conforme a DI

5)Texto, seguir o modelo

6)Informar o pedido

7)Abrir este campo e selecionar a opção 2 custos complementares de aquisição planejados

Observação: É necessário desmarcar todas as condições primeiro, porque deverá ser selecionada somente a despesa de

armazenagem em todos os itens do pedido que foram inseridas nas condições, pois é este imposto que está sendo lançado neste

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8)Clicar neste botão para eliminar as marcações.

OBS.: O Campo Referência só aceita número. Entrar como exemplo 1512

momento.

DAR ENTER NESTA MENSAGEM, É O AVISO DE QUE EXISTEM ADIANTAMENTOS PARA O FORNECEDOR

ARIAMOTION, PORÉM O FORNECEDOR DO MINISTÉRIO DE TRANSPORTES SERÁ INSERIDO EM OUTRO CAMPO,

POIS É PARA ESTE ORGÃO PÚBLICO QUE O PAGAMENTO DA AFRMM FOI REALIZADO.

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9)Marcar somente a despesa de armazenagem, para todos os itens, aqui estamos marcando no item 10, navegar com a barra de rolagem da tela para os demais itens.

Após selecionar a despesa de armazenagem em todos os itens, ir para o campo Pagamento.

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Dando continuidade a seleção para o item 20 e assim até o último item do pedido em que foi realizado o rateio da despesa de AFRMM

CAMPO DETALHE

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Informar no campo Dt.básica a data em que foi pago, data que foi debitado no banco.

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Informar o código do fornecedor Ministério dos transportes.

Informar a divisão

Informar o processo de importação neste campo.

DAR ENTER NA MENSAGEM.

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Clicar em simular.

Clicar em registrar

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2.4 Lançamento dos Impostos II, PIS, COFINS e Taxa Siscomex

Fornecedor: 25000011 RECEITA FEDERAL

Valores debitado no Banco R$ 41.036,00

Abertura dos Valores14.543,74 CAM015/12 IMP.IMPORT ARIAMOTION14.301,34 CAM015/12 IPI ARIAMOTION1.927,91 CAM015/12 PIS ARIAMOTION10.048,51 CAM015/12 COFINS ARIAMOTION214,50 CAM015/12 TAXA SISCOMEX ARIAMOTION

MIRO

Observação:

Não foi possível concluir os lançamentos dos impostos e demais despesas utilizando a MIRO conforme indicação da FORMERS. Ocorreram alguns erros.

Neste momento utilizar o procedimento pela FB60 e solicitar para a Consultoria rever e repassar o procedimento sem erros.

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Procedimentos: Cadastro do fornecedor - ( Renner) Cadastro do Material Importado - (Cadastro Camicado) F-47 Solicitação de adiantamento – ( Importação Camicado) F-48 Lançamento de adiantamento – ( Renner) FB03/FBL1N Verificação dos documentos contábeis gerados

Obs: Nesse processo de adiantamento estava sendo lançado conforme o processo abaixo, pois a MIRO dos Impostos não estava funcionando.

Lançamentos dos Impostos para pagamento

Lançamentos para pagamentos: Imposto de Importação/PIS/COFINS/IPI/ICMS

FB60

Lançamentos das demais despesas adicionais da importação para pagamento

Lançamentos das demais despesas adicionais do processo da importação.

FB60

Pagamento dos Impostos Liquidação do fornecedor Impostos F110 ou F-53

Pagamento das Despesas Adicionais Liquidação do fornecedor referente a outras despesas F110 ou F-53

Validações Contábeis dos lançamentos

Verificação dos documentos contábeis gerados FB03

Gerar pedido de compra ZIMP para loja C001 - (Importação Camicado) NF Writer - (Importação Camicado)

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VL31N Criar recebimento LM01 – Coletor (Conferência da mercadoria pelo coletor via sistema). Miro Fornecedor Miro AFRMM contra- partida 11404001 Miro ICMS contra-partida 11402120 Miro Frete contra-partida 11404001 Miro Seguro contra-partida 11404001 ME21N ( pedido de transferência Loja/CD) VL10B, VL02N,J1BNFE,J1B3N (Emissão de nota fiscal de transferência) MB0A (Entrada de transferência) WF70 e WF50 – Ordem de transporte (gera OT para distribuição) MB1B – movimento 541 (Emissão da nota fiscal de prestação de Serviço com a movimentação de estoque) MB1B – movimento 542 (Entrada de mercadoria C098 para distribuir para as lojas já etiquetados) WA01- Pedido com grade de alocação ( Compras) WA08 – Gera pedido de transferência com grade

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Pendências da Forms:

Pop up para preenchimento da DI ( pois não se consegue visualizar para alteração na J1B2N); Inserir aprovação nos pedidos ZIMP; Lançamentos das Miros e Manuais;

No pedido de compras de importação está sendo informado a taxa da DI, verificado a entrada realizada do fornecedor HOPEFUL, no pedido foi informada a taxa de 1,957000 a mesma da DI.Ao verificar o lançamento contábil do recebimento realizado foi identificado que não ocorre a conversão pela taxa informada no pedido de compras, nos dados do documento consta uma taxa de 1,45000 e é por esta taxa que está convertendo o valor o que gera uma divergência de valores em relação aos documentos da importação.

Pedido:

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Documento contábil do recebimento:

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No processo da MIRO, um dos processos que está correto de forma parcial são os lançamentos da NF .Abaixo é a visão da conta que bate com a NF (nível de impostos);

Tipo CódT D/C CL Div Conta Razão Mont.em MI Texto Referência

KR FB60 S 40 C015 114040011140400

1 2.971,99CAM028/12- FRETE INTENACIONAL FUZHOU JIEXING CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 5.258,90 CAM028/12 I. IMP FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 5.418,83 CAM028/12 IPI FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 735,12 CAM028/12 PIS FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 3.831,54 CAM028/12 COFINS FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 244 CAM028/12 TX SISCOMEX FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 524,99 AFRMM REF CAM028/12 IMPORT FUZHOU CAM028/12

KR FB60 S 40 C001 114040011140400

1 10.290,73 CAM028/12 GUIA ICMS IMPORT FUZHOU CAM028/12

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Mas nas demais NF o processo não se repetiu, porque o processo da Ariomotion não foi realizado. Lembrando que foi lançado os valores pela FB60.

Erro na Nota Writer em Produção.

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J1BTAX – QAS

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J1BTAX – DEV 310

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Melhorias no processo de Importação:

Aplicação da nota de importação da SAP Fazer adiantamento para Banco Virtual Finimp ao invés do fornecedor ( necessário Funcional, ABAP, PI e Basis). Refresh dos Ambientes Reinício dos testes de Importação Acompanhamento em PRD da MIGO e MIRO Validação Espelho NF x Pedido x DI ( Efetuado no dia 16/04/2013)

Recomendação - Analisadas pelo Fábio ( Consultoria Meta)

Recomendável refazer o desenho da solução considerando: · Criar sequências de acesso; · Criação de novas condições considerando conversão de moeda; · Associar sequências de acessos; · Determinar novas chaves de operação na OBYC; · Determinar lançamentos automáticos de impostos; · Criar tabelas para determinação de preços e condições, por centro, material, IVA, NCM e IVA+NCM; · Criação de um novo esquema de cálculo; · Atribuição do novo esquema de cálculo ao tipo de pedido;

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Com a implementação deste novo desenho, o sistema irá checar algumas informações evitando erros no pedido de compras e consequentemente nos documentos seguintes (MIGO e MIRO’s) além de otimizar o processo, contabilizando impostos de forma automática eliminando a necessidade MIRO’s contra o governo do estado e federal

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