IMPACTOS DAS MUDANÇAS NA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA...
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IMPACTOS DAS MUDANÇAS NA LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA NA ROTINA FISCAL DAS EMPRESAS
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A pesquisa
Muito se fala sobre as mudanças na legislação tributária e é certo de que estas sempre impactam na rotina fiscal das empresas. O que não se sabe, porém, é o quanto e como elas realmente podem mudar as formas de trabalho e os investimentos aplicados nas empresas.
Com o intuito de aprofundar a questão e descobrir as reais dificuldades das empresas, a
FISCOSoft realizou a pesquisa “Impacto das Mudanças na Legislação Tributária na Rotina Fiscal das Empresas”. O objetivo foi traçar um panorama para verificar como as pessoas jurídicas se adaptam às alterações legais e os impactos que essas mudanças ocasionam em sua rotina.
Foram entrevistadas mais de 400 empresas aleatoriamente. Agradecemos a todas pela valiosa
contribuição, fundamental para respondermos questões relevantes e importantes para soluções futuras.
A FISCOSoft
Há 12 anos, a FISCOSoft foi criada com a missão de oferecer informação de qualidade aliada à tecnologia para as áreas contábil e tributária. Atualmente, além do FISCOSoft On Line, contamos com outros produtos e serviços para atender às necessidades dos clientes:
• Systax – Solução que contempla mais de 230 mil regras fiscais, catalogadas e sistematizadas para alimentação e atualização de ERP e sistemas fiscais e validação tributária da NF-e.
• ComexData – Fornece informações para a área de comércio exterior e possui ferramentas como o ICMS-ST e o auxílio à classificação fiscal de mercadorias.
• Decisões – Um site de acompanhamento e seleção de Jurisprudência dos mais diversos órgãos julgadores judiciais e administrativos.
• Setorial ISS – O único com a legislação de 700 municípios, importante para todas as empresas tomadoras ou prestadoras de serviços.
• Prefeitura Eletrônica – Auxilia as prefeituras quanto ao acompanhamento e fiscalização dos contribuintes optantes pelo Simples Nacional.
Além desses produtos e serviços, a FISCOSoft possui obras impressas, entre as quais, o RIR – Regulamento do Imposto de Renda (que já está na 13ª edição) e cursos e seminários para a formação e atualização dos profissionais.
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Introdução
A inconstância da legislação tributária não é novidade. Que isso acarreta inúmeras dificuldades e consumo de horas e horas de trabalho também não é para aqueles que estão envolvidos neste processo.
Mas qual é o efetivo impacto das mudanças na legislação tributária no dia a dia das empresas? Quantas pessoas são necessárias para manter o controle dessas alterações? Quais tributos possuem maior impacto nessa rotina? Será que as empresas conseguem se manter sempre atualizadas? Qual o percentual de empresas que já recolheram tributos a maior ou foram penalizadas por não se manterem atualizadas as mudanças na legislação?
Para responder a essas e outras questões, a FISCOSoft realizou uma pesquisa junto aos seus assinantes, a qual revelou importantes informações sobre os procedimentos que as empresas adotam para se manterem atualizadas às mudanças na legislação e os impactos que isso tem ocasionado.
Paschoal Naddeo de Souza FilhoDiretor Presidente
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Tamanho da amostra
A amostra desta pesquisa é constituída por 441 empresas, escolhidas de forma aleatória entre os assinantes da empresa FISCOSoft Editora Ltda. Essas empresas estão distribuídas entre os seguintes setores da economia:
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Pessoas envolvidas no processo de atualização
Para avaliar o custo da inconstância da legislação, é necessário saber quantas pessoas são necessárias para manter os ERP (ou soluções fiscais) das empresas atualizados às alterações na legislação tributária.
Como identificou esta pesquisa, a maior parte das empresas aloca de 2 a 4 profissionais para este processo. Também foi possível verificar que 12% das empresas contempladas na amostra empregam mais de 15 pessoas da área fiscal/contábil apenas para manter os sistemas atualizados.
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Horas consumidas no processo de atualização
Para auxiliar na compreensão do custo da inconstância da legislação, também é necessário saber quantas horas por mês são gastas nesta atividade.
Como foi verificado, a maior parte das empresas consome de 11 a 30 horas por mês para manter seus sistemas atualizados às regras tributárias, alíquotas, benefícios fiscais, etc.
Também foi identificado que 10,4% da amostra, o que representa 41 empresas, consomem acima de 200 horas por mês neste processo.
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Mecanismos em sistema para acompanhar as alterações normativas
Face à tamanha complexidade da legislação, as empresas, além de recursos humanos, ainda precisam investir em recursos tecnológicos para controlar as alterações normativas.
Como se constatou, 17% das empresas empregam mecanismos, diretamente em sistemas, para controlar as alterações normativas que já foram publicadas, mas que ainda entrarão em vigor.
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Assessoria externa
Além de recursos próprios e de investimentos em recursos tecnológicos, 47,2% das empresas que responderam à pesquisa ainda precisam investir em assessorias externas para manter os ERP e sistemas fiscais atualizados às mudanças na legislação tributária.
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Desafios enfrentados no processo de atualização
Muitos desafios são enfrentados pelas empresas no processo para se manterem atualizadas. Como constatou esta pesquisa, entre todos os desafios, o principal é acompanhar as alterações legais, conforme responderam 42,3% das empresas contempladas nesta amostra.
Adaptar a legislação ao formato adequado para alimentação dos sistemas é outro grande desafio, segundo 31% das empresas pesquisadas. Interpretar a legislação tributária vem logo em seguida, segundo 22,7% das empresas.
Outros desafios também estão presentes neste processo, de acordo com 4% das empresas pesquisadas.Dentre eles, a necessidade de verificar diversas interpretações existentes para um mesmo dispositivo legal.
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Tributo com maior impacto
Como foi constatado, acompanhar as alterações legais é o maior desafio no processo para se manter atualizado. O motivo para tanto, certamente se deve aos inúmeros tributos existentes, tanto na esfera federal quanto estadual e municipal. Mas dentre todos os tributos, qual tem maior impacto neste processo?
De acordo com 59,2% das empresas pesquisadas, o ICMS é o maior responsável por essa árdua tarefa, seguido da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS, conforme 33,8% das empresas.
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Quantidade de estados acompanhados
O ICMS foi apontado como o tributo que possui maior impacto no processo de atualização das alterações na legislação tributária. O fato da legislação deste imposto ser estadual certamente contribui para esse cenário. Quanto maior for a quantidade de estados envolvidos nas operações praticadas pela empresa, maior será o impacto deste tributo no processo de atualização.
Como foi constatado, a maior parte das empresas, o que representa 42,2% da amostra, precisa acompanhar de 2 a 7 Estados. Também foi verificado que 21,9% das empresas precisam acompanhar a legislação de todas as 27 unidades da federação. Face a essas informações, é fácil deduzir porque o ICMS é apontado como o maior desafio no processo de atualização das normas legais.
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Falhas no processo de atualização
Tendo em vista a complexidade do sistema tributário, não seria surpresa a existência de falhas no processo de atualização às mudanças legais. De acordo com 50,4% das empresas pesquisas, já foram detectadas falhas neste processo.
Inúmeros exemplos de falhas foram apontados por essas empresas, tais como:
a) adaptação de alíquotas em relação aos benefícios fiscais;b) aplicação de alíquotas básicas da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS quando
deveriam ser aplicadas alíquotas diferenciadas da incidência monofásicac) falhas na parametrização das regras nos sistemas das empresas;d) aplicação de classificações fiscais incorretas;d) aplicação indevida da substituição tributária ou de MVA;e) incompatibilidade na utilização de CFOP.
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Recolhimento a maior de tributos
Tendo em vista que mais de 50% das empresas apontaram falhas no processo de atualização das alterações legais, também não seria surpresa que tais equívocos impactassem no recolhimento a maior de tributos. E foi o que respondeu 47,4% das empresas contempladas na amostra desta pesquisa.
Ou seja, mesmo com o grande esforço empregado, seja no número de profissionais, no emprego de recursos tecnológicos ou mesmo em assessorias externas, as empresas ainda ficam sujeitas ao recolhimento a maior de tributos.
Os motivos para recolhimento a maior de tributos apontados por essas empresas também são inúmeros, como erros na determinação da base de cálculo, não aproveitamento de créditos, não aproveitamento de tributos retidos e aplicação de pautas e MVA indevidos. A substituição tributária também foi apontada como um dos grandes vilões neste processo.
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Imposição de multas
Além do recolhimento a maior de tributos, as constantes mudanças da legislação fazem com que as empresas ainda fiquem sujeitas a multas. Como apontaram 42,1% das empresas pesquisadas, falhas internas no processo de atualização já as sujeitaram ao pagamento de multas.
Essas multas também decorrem de inúmeros problemas, como atraso na entrega de declarações, recolhimento a menor de tributos, aplicação indevida de incentivos fiscais e aproveitamento incorreto de créditos tributários.
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Sistemas atualizados
Você acredita que seu sistema está completamente atualizado e com todas as regras tributárias e alíquotas corretas? Essa foi uma das questões dirigidas às empresas contempladas na amostra. Segundo 60,1% delas, os sistemas utilizados pelas empresas não estão completamente atualizados e com todas as regras tributárias corretas.
Apesar desse número expressivo, era esperado face à inconstância da legislação. O reflexo deste cenário é encontrado no grande número de empresas que acabam por recolher tributos a maior ou que ficam expostas a penalizações por parte da administração tributária.
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Quadro Resumo
É apresentado, a seguir, um resumo das questões feitas nesta pesquisa e as respostas mais escolhidas entre as empresas contempladas na amostra:
Pergunta Resposta Percentual
Qual a atividade preponderante da empresa? Indústria 42,6%
Quantas pessoas da área contábil/fiscal trabalham para manter os ERP (ou soluções fiscais) da empresa atualizados às alterações na legislação tributária?
2 a 4 48,1%
No total, quantas horas por mês sua empresa consome para manter os ERP atualizados em relação às regras tributárias, alíquotas, benefícios fiscais, etc.?
11 a 30 28,6%
A empresa possui algum mecanismo em sistema para controlar alterações normativas já publicadas, mas que entrarão em vigência futuramente (em 2011, p.ex.)?
Não 83%
Sua empresa possui assessoria externa para manter seu ERP e sistemas fiscais atualizados com a legislação tributária vigente, como mudanças de alíquotas, base de cálculo, ST e MVA?
Não 52,8%
Qual o principal desafio nesta tarefa de atualização?
Acompanhar as alterações legais
42,3%
Qual tributo tem o maior impacto neste processo? ICMS 59,2%
Com relação a ICMS, a empresa precisa acompanhar a legislação de quantos Estados?
2 a 7 Estados 42,2%
Já foram detectadas falhas neste processo? Sim 50,4%
Falhas internas já causaram recolhimento a maior de tributos?
Sim 47,4%
Falhas internas já causaram imposição de multas pelos Fiscos?
Sim 42,1%
Você acredita que seu sistema está completamente atualizado e com todas as regras tributárias e alíquotas corretas?
Não 60,1%
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Conclusão
Como foi evidenciado nesta pesquisa, as empresas consomem grande quantidade de recursos internos, além de terem que investir em recursos tecnológicos e em serviços externos para manterem seus sistemas atualizados.
O principal desafio nesta tarefa, conforme a maior parte das empresas, é acompanhar as alterações legais, seguida da dificuldade em interpretá-las. A diversidade de tributos contribui para isso, sendo que o ICMS tem o maior impacto. Natural, haja vista que a maior parte das empresas precisa acompanhar a legislação de 22 a 26 Estados.
Apesar de todos os investimentos aplicados pelas empresas, esta pesquisa ainda evidenciou que isso não é suficiente para torná-las imunes ao recolhimento a maior de tributos ou a penalizações.
Para amenizar esses riscos, as empresas precisarão, portanto, buscar novas alternativas para incrementar os processos já adotados e com isso tentar reduzir sua exposição a riscos de recolhimento a maior de tributos ou de autuações em caso de fiscalização.
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