Gestão de Bens e Serviços Instrução de Trabalho -...

Elaboração: SEA/DGPA. Mylene Mendonça Página 1 de 12

Gestão de Bens e Serviços

Instrução de Trabalho - IT

Versão

01/2018

Data de Emissão

03/09/2018

Processo

Autorizar Baixa de Veículo Inservível ou Excedente

1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO

Descrição do processo

A baixa de veículos inservíveis ou excedentes é a retirada do bem do patrimônio do Estado,

sendo destinado a reaproveitamento ou alienação. É de iniciativa do órgão interessado e será

dirigida à Diretoria de Gestão Patrimonial (DGPA) desta Secretaria de Estado da Administração

(SEA), quando preencher a condição de inservível ou excedente. A solicitação é feita através de

processo específico constituído no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico – SGP-e.

Objetivo

Orientar sobre a autorização de baixa de veículos inservíveis ou excedentes, os quais serão

destinados a alienação, por leilão ou doação, fornecendo instruções relacionadas aos trâmites

exigidos pela legislação, bem como às operações necessárias no Sistema de Gestão de Protocolo

Eletrônico (SGP-e), no Sistema de Gestão Patrimonial (PAT) e no Sistema de Gerenciamento de

Veículos e Equipamentos (GVE).

Responsável

Nome Setor Telefone E-mail

Mário Menezes DGPA/GEMOV 48 3665-1665 [email protected]

Interessados

Órgão solicitante.


Atores envolvidos

Órgão solicitante e DGPA/GEMOV.

Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)

Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e);

Sistema de Gestão Patrimonial (PAT);

Sistema de Gerenciamento de Veículos e Equipamentos (GVE);

Intranet do Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN.

Parâmetros SGPE

Assunto Classe Controle de acesso (sigilo)

165 Baixa de Bens Móveis

2 Processo sobre Baixa de Bens Móveis

Público

Legislação, normativas e outras referências

Decreto 1.382, de 29 de novembro de 2017.

Indicadores de performance

Optativo nesse momento. São os indicadores que serão utilizados para monitoramento do

processo;

Alguns indicadores padrão de custo, tempo e volume de tramitações serão elaborados pelo

EPROC após a implantação.

Definições

Aviso de Recebimento (AR) – É o serviço de envio de correspondência que, por meio do

preenchimento de formulário próprio, permite comprovar, junto ao remetente, a entrega do objeto;

CRV – Certificado de Registro de Veículo. Documento indispensável para a transferência de

propriedade do veículo;


Gestão de Frotas – Área específica da Diretoria de Gestão Patrimonial (DGPA) desta Secretaria de

Estado da Administração (SEA) responsável pelas atividades de gestão da frota de veículos oficiais do

Estado;

GVE – Sistema de Gerenciamento de Veículos e Equipamentos;

PAT – Sistema de Gestão Patrimonial;

Relatório IPAT 720 – relação de bens a serem baixados ou retirados do patrimônio, emitido pelo

Sistema de Gestão Patrimonial (PAT);

SGP-e – Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico;

Veículo Inservível ou Excedente – veículos automotores, próprios ou de terceiros, objetos de

declaração de inservibilidade, conforme modelo constante do Anexo I deste Decreto, firmada pelo

responsável da unidade administrativa descentralizada e seccional, ou veículos que não forem

abastecidos por período superior a 120 (cento e vinte) dias corridos, sem a inclusão das devidas

justificativas, caracterizando ausência de utilidade ou de necessidade efetiva do órgão, entidade ou

fundo;

Veículo Oficial – veículo automotor, próprio ou de terceiro, sob a responsabilidade de órgãos da

Administração Direta, fundos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo estadual,

que esteja registrado no Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) ou na Base de Índice Nacional

(BIN).


2. DIAGRAMA DO PROCESSO


3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

Para cada atividade existente no diagrama do processo é preciso uma descrição, a qual deve ser

feita aqui. Esta descrição deve ser elaborada visando orientar os atores do processo, tornando-os

aptos a executar todo o processo a partir dela.

Órgão Solicitante

1. Cadastrar processo digital (SGPE)

Logado no SGPE, cadastrar processo digital;

Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

o ASSUNTO: 165 – Baixa de Bens Móveis;

o CLASSE: 2 – Processo sobre Baixa de Bens Móveis;

o Setor de competência: SEA/GEMOV;

o Interessado: CNPJ do responsável pela solicitação (CPF caso seja pessoa física);

o Detalhamento do assunto: Autorização de Baixa de Veículo Inservível ou Excedente;

o Controle de acesso: Público.

2. Inserir peça (SGPE)


o Tipo de documento: 13 - Ofício;

o Nome: Solicitação de baixa de veículos oficiais por inservibilidade.

3. Assinar peça (SGPE)

Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou em rejeitar, se for o caso.

4. Tramitar processo (SGPE)

SEA/DGPA/GEMOV

5. Receber processo (SGPE)

6. Analisar solicitação (SGPE)

Na aba Processos, apresenta os dados a ser analisado. Verificar nesta aba os dados do processo

para certificar-se do que se trata e clicar na aba Peças para analisar o ofício de solicitação e os

documentos que compõem o processo.

- Caso haja documentos pendentes, realizar as atividades 7 a 14. Caso contrário, ir para a atividade

15.

7. Elaborar despacho (SGPE)

Solicitar ao órgão a inserção dos documentos pendentes no processo.




o Tipo de documento: 97 – Despacho;

o Nome: Solicitação de documento pendente.

- Necessário marcar opção requer minha assinatura.


Selecionar as peças a serem assinar e clicar em assinar ou em rejeitar, se for o caso.


Órgão Solicitante




o Tipo de documento:

o Nome:

- O tipo de documento deve ser preenchido com a categoria que se adequa.


SEA/DGPA/GEMOV


- Caso a solicitação seja recusada, realizar as atividades de 15 a 20. Caso contrário, ir para a

atividade 22.


Motivar a recusa da solicitação da autorização de baixa de veículo inservível.




o Nome: Motivação da recusa da solicitação.


Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou rejeitar, se for o caso.



Órgão Solicitante


20. Arquivar Processo (SGPE)


o Despacho: inserir o motivo do arquivamento;

- Caso seja seguido o caminho padrão seguir para a atividade 21.

21. Verificar débitos (Intranet do DETRAN)

Podem ocorrer duas situações: débitos pendentes ou o caminho padrão.

- Caso haja débitos pendentes cujo valor seja superior a 20% da avaliação do bem, realizar as

atividades de 22 a 29. Caso contrário, ir para a atividade 30.


Solicitar ao órgão o pagamento dos débitos.




o Nome: Solicitação de pagamento de débito.







o Tipo de documento: 111 – Comprovante;

o Nome: Comprovante de pagamento de débitos.


SEA/DGPA/GEMOV


- Caso haja débitos pendentes cujo valor não exceda a 20% da avaliação do bem, realizar as

atividades 30 a 36. Caso contrário, ir para a atividade 37.



Solicitar à DIAF/GEAFC o pagamento dos débitos.




o Nome: Solicitação de pagamentos de débitos.




SEA/DGPA/GEAFC


35. Pagar débitos (SIGEF)

Verificar saldo do empenho, liquidar e pagar débitos.


SEA/DGPA/GEMOV


- Caso seja seguido o caminho padrão.

38. Providenciar alienação

- Podendo ser de três formas. A primeira é por leilão (disponibilizar o bem para leilão, através da

publicação do edital), por doação (providenciar a doação do veículo ao órgão estatual interessado)

e por reaproveitamento (mediante solicitação de [órgão estadual interessado).

39. Autorizar baixa do veículo

Emitir a comunicação de venda ao DETRAN, no prazo de 30 (trinta) dias após o leilão ou doação

do veículo oficial, conforme previsto no art. 134 da Lei federal nº 9.503, de 1997

Autorizar a baixa definitiva do veículo no Sistema Administrativo de Gestão Patrimonial, no

prazo de 30 (trinta) dias após o leilão ou doação do veículo oficial;

Efetivar a baixa do registro de veículos alienados como sucatas no prazo de 30 (trinta) dias, no

DETRAN, nos termos da Resolução do CONTRAN nº 11, de 23 de janeiro de 1998, sob pena de

incorrer nas sanções previstas no art. 240 da Lei federal nº 9.503, de 1997.


40. Comunicar autorização à Gestão de Frotas

Enviar comunicação da autorização da baixa de veículo inservível para o e-mail

[email protected], contendo o número do processo no SGP-e.

41. Arquivar processo (SGPE)


o Despacho: inserir o motivo do arquivamento;

mailto:[email protected]


4. HISTÓRICO DE REVISÕES

Versão nº Responsável Data Síntese da Revisão

01/2018 Mylene Mendonça 03/09/2018 Primeira versão da Instrução de Trabalho


5. ANEXOS

ANEXO I

MODELO DE PORTARIA PARA DESIGNAR A COMISSÃO DE BAIXA

O SECRETÁRIO DE ESTADO DX XXXXXXX, no uso de suas atribuições legais, resolve baixar a(s)

seguinte(s) Portaria(s):

Portaria nº xxx/xxxx - xx/xx/xxxx

O SECRETÁRIO DE ESTADO DX XXXXXXXXX, no uso de suas atribuições, RESOLVE: Designar os

servidores xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, cargo, matrícula nº xxxxxxxxxxxx; xxxxxxxxxxxxxxxxx

cargo xxxxxxx, matrícula nº xxxxxxxxxxxx; e xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, cargo, matrícula nº

xxxxxxxxxxxx, para, sob a Presidência do primeiro, comporem a COMISSÃO CENTRAL a fim de

proceder à Reavaliação, Redução ao Valor Recuperável do Ativo, Depreciação, Amortização,

Exaustão e Baixa dos Bens Móveis da Secretaria de Estado dx XXXXXXX.

_______________________________________________

Local e data

_______________________________________________

Assinatura do Secretário de Estado


ANEXO II

MODELO DE ATA DA COMISSÃO DE BAIXA

Aos ______________ dias do mês de _________________ do ano de _______, nas dependências

da ___________________________________________, no Município de

______________________________, a Comissão de Baixa, designada por meio da Portaria ou

Resolução nº _______, publicada no Diário Oficial do Estado de _____ de _______________ de

______, formada pelos servidores _________________________, matrícula nº __________ ;

___________________________, matrícula nº _________ ; e _________________, matrícula nº

___________, sob a Presidência do primeiro, em obediência à norma vigente, reuniu-se e decidiu

pela baixa patrimonial dos bens considerados inservíveis descritos no relatório emitido pelo

Sistema Administrativo de Gestão Patrimonial.

Nada mais havendo a tratar, os membros da Comissão de Baixa encerram os trabalhos declarando

que as informações aqui mencionadas são a expressão da verdade.

Assinaturas:

_______________________________

Presidente

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