Gerenciamento de Projetos para Escritórios de

Arquitetura

LAÍS CARVALHO GOMESA R Q U I T E TA E M B A E M G E R E N C . D E P R O J E T O S

O que é? PORTFÓLIO: - Possui controle sobre todos os projetos de forma mais ampla. - Escopo organizacional que muda de acordo com os objetivos da empresa.

PROGRAMAS : - Objetivo Principal é a entrega final- Grupo de projetos, subprogramas e atividades do programa.- Alinha vários projetos para otimizar ou integrar recursos.

PORTFÓLIO

PROGRAMA

PROJETO

O que é? PROJETO : É um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

- Possui Início, meio e fim - Pode ser finalizado por cancelamento ou por objetivo alcançado - Tem elaboração progressiva / Desenvolvimento por etapas

PORTFÓLIO

PROGRAMA PROGRAMA

PROJETO PROJETO PROJETO PROJETO

Linear Arquitetura Gerenciamento de melhor aplicação:

GERENCIAMENTO DE PROJETO E PORTIFÓLIO

Desenvolvimento de vários projetos diferentes ao mesmo tempo, sem ligações entre si, mas com um objetivo final comum

Gerenciamento DEFINIÇÃO: É a aplicação de conhecimento, de habilidades, de ferramentas e técnicas a uma ampla gama de atividades para atender aos requisitos de um determinado projeto.

O gerenciamento de projetos possui 10 áreas de conhecimentos.

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Áreas de Conhecimento

Processos de Gerenciamento de Projetos

Fases comuns as áreas de conhecimento:- Iniciação

integração – TAP (termo de Abertura do Projeto)partes interessadas – Identificação dos stakeholders

- Planejamento (Todas as áreas)Definir o escopo e EAPPlanejar o gerenciamento da área em questãoDesenvolver o planoDefinir atividadesestimar e determinar recursos, custos e duraçãoAnalisar os riscos

Processos de Gerenciamento de Projetos

- Monitoramento e controle (Todas as áreas)Monitorar e controlar o trabalho do projeto Validar o escopo

- encerramento integração – Encerrar o projetoAquisições – Encerrar as aquisições

1. Integração Processo de identificar todas as pessoas, grupos e organizações que podem impactar o projeto.

TAP (Termo de Abertura do Projeto): - Especificação do projeto, produto, serviço ou resultado descrito pelo cliente - Acordos: Definições dos propósitos do projeto - Qualquer documento que define as intenções iniciais.

- Business case: Estudo documentado de viabilidade econômica usado para determinar a validade dos benefícios – Determina se o projeto justifica ou não o investimento.

Técnicas de facilitação - Brainstorming – Coleta de dados e exercício de criatividade que pode ser usada para identificar riscos, ideias ou soluções, usando um grupo de membros da equipe ou especialistas no assunto.

- Resolução de conflitos - Solução de problemas - Gerenciamento de reuniões

2. Escopo Estabelece os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído com sucesso.

Escopo = Definição + Controle

Escopo do Produto = Características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado

Escopo do Projeto = Trabalho que precisa ser realizado para a entrega do Produto.

Técnicas de coletar e controlar Requisitos: - Entrevistas - Grupos de discursões - Oficinas facilitadas

2. Escopo EAP (Estrutura Analítica do Projeto): Projeto = Entregas + Processos

PORTFÓLIO

PROJETO PREFEITURA

DETALHA-MENTO

PROJETO EXECUTIVOANTEPROJETO FECHAMENTO

PLANTA HUMANIZADA

IMAGENS AMBIENTE 01

IMAGENS AMBIENTE 02

PLANTA SITUAÇÃO

PLANTA COBERTURA

PAVIMENTO TÉRREO

CORTE AACORTE BB

ELEVAÇÃO 01GRADILMEMORIAL DE CÁLCULO

LISTA DE ESPECIFICAÇÃOPLANTA DE ACABAMENTOS

CORTES / ELEVAÇÕES COM ACABAMENTOS

PONTOS ELÉTRICOS E HIDRÁULICOS

ÁREAS MOLHADAS

ÁREAS SECAS

MOBILIÁRIOS

ESQUADRIAS

PAGINAÇÃO DE PISOPAGINAÇÃO DE FORRO

DETALHES CONSTRUTIVOS

CARTA DE AVALIAÇÃO

CARTA DE ENTREGACARTA DE ACEITE

LIÇÕES APRENDIDAS

3.Tempo Fator de sucesso do projeto! Inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.- Planejar o cronograma

Definir a ferramenta a ser utilizadaDefinir quem estará envolvidoProcedimentos organizacionais

- Técnicas AnalíticasPlanejamento por ondas sucessivas, antecipação e esperasAnálise de alternativasMétodos de avaliação de desempenho do cronograma

4. Custo Inclui os processos envolvidos no planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

Planejamento - Estimativa de custos - Análise de reservas: de contingência (reserva para os riscos) e gerencial. - Escolha do software para gerenciamento do projeto: Excel, M.S. Project, 5PM, etc. - Análise das propostas dos fornecedores

Análise de custo benefício<Retrabalho, >Produtividade, <Custo, >Satisfação

Custo de conformidade: (Dinheiro gasto durante o projeto)Prevenção de custos: Fabricar um produto de qualidadeCustos de Avaliação: Avaliar / Testar / Inspecionar a qualidade do produto

Custo de falta de conformidade: (Dinheiro gasto após o projeto)Falhas internas: Falhas encontradas pelo projetoFalhas externas: Falhas encontradas pelo cliente

Técnicas de facilitação - Metodologia FEL (Front-end loading) - Linha de base dos custos - Gerenciamento do valor agregado - Previsão - Índice de desempenho para término (IDPT) - Análise de desempenho

5. Qualidade “grau com que um conjunto de características inerentes atende aos requisitos”

Processos de identificar os requisitos e padrões de qualidade do projeto e suas entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará conformidade com os requisitos e padrões de qualidade.

Precisão – Homogeneidade de medições repetidas agrupadas com pouca dispersão. Exatidão – Correção com que o valor medido se aproxima do valor real.

Modelos de qualidade - Kaizen

melhoria contínua - Gerencia da Qualidade Total

total quality management (tqm) – Qualidade em toda a organização, internas e externas)

- Junt in TimeProdução por demanda (sem armazenamento)

- Gold Plating trabalho supérfluo – entregar além do necessário

Técnicas de facilitação 7 ferramentas de qualidade básica:

- Fluxograma – Diagrama utilizado para representar a sequência dos processos - Diagrama de Pareto – gráfico de colunas que ordena as frequências - Folhas de verificação – Check list - Diagrama de Ishikawa ou “Espinha de peixe” – Diagrama de causa e efeito - Relação entre efeito e possibilidades de causa, chegando a raiz do problema.

- Histograma – Gráfico de barras usado para mostrar a distribuição de variáveis obtidos por medições.

- Diagrama de dispersão – Relações entre variáveis de um processo e sua intensidade

- Controle de estatística de processo

6. Recursos Humanos Processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto.

- Estimar os recursos das atividades - Linha de base - Estrutura analítica dos recursos/Organizacional

Ferramentas e Técnicas - Treinamento - Reconhecimento e recompensas - Ferramentas de avaliação dos funcionários - indicadores e avaliação 360º (feedback – oral e escrita)

- Análise SWOT - Kanban

7. Comunicações “As equipes são formadas por pessoas com objetivos comuns, onde o desempenho conjunto é maior que a soma dos insumos individuais.”

Processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Ferramentas e Técnicas - Matriz de comunicação - Relatórios de desempenho - Informações sobre o desempenho do trabalho - Reuniões

Regras para reuniões1. Definir um limite de tempo2. Agendar reuniões recorrentes com antecedência3. Reunir-se com a equipe regularmente4. Ter um objetivo para cada reunião5. Criar pauta6. Distribuir a pauta com antecedência e limitar-se a ela7. Informar as pessoas sobre suas responsabilidades com antecedência8. Reunir as pessoas certas9. Designar entregas e prazos para todas as tarefas resultantes da reunião10. Documente e publique as atas das reuniões

8. Riscos Risco: Evento ou condições incertas que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto.

Inclui processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas e controle de riscos de um projeto.

- Viabilidade do projeto se baseia em cima dos riscos que ele tem.

Ferramentas e Técnicas - Reuniões - Técnicas de diagramas - Análise de premissas - Análise SWOT (foças, fraquezas, oportunidades e ameaças) - Registro de riscos - Análise qualitativa e quantitativa dos riscos - Avaliação e Matriz de probabilidade e impacto dos riscos - Categorização de riscos e avaliação de urgência dos riscos

9. Aquisições Processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando abordagem e identificando fornecedores em potencial.

- SOW (Statement of Work - Declaração de trabalho) - Matriz de rastreabilidade dos requisitos

10. Partes Interessadas / Stakeholders

Processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto.

Fazer a análise e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses e o impacto no sucesso do projeto.

- Matriz de poder/interesse - Registro das partes interessadas

Comparativo Aplicações para o escritório:

1. ( ✓) Integração ( ✓) TAP – Termo de Abertura do Projeto (Contrato/Proposta)

2. (✓) Escopo ( ✓) PQ e Contrato/Proposta3. (+-) Tempo ( ✓) Cronograma ( X ) Controle durante a execução do projeto

(Daily Scrum Meeting)4. (✓) Custo ( ✓) Aplicado somente em alguns projetos5. (✓) Qualidade ( ✓) Check-list

Comparativo 6. (+-) Recursos Humanos ( X ) Treinamento ( X ) Ferramentas de avaliação dos funcionários - indicadores e avaliação 360º (feedback – oral e escrita)

( X ) Metas X Recompensas ( ✓) Matriz RACI (adequado ao escritório)

( ✓) Kanban (adequado ao escritório) 7. ( X ) Comunicações ( X ) Matriz de comunicação

( X ) Relatórios de desempenho( ✓) Reuniões

8. ( X ) Riscos 9. (+-) Aquisições 10. ( X ) Partes interessadas

Melhorias1. Controle de tempo durante a execução: Incluir Project para controle dos

projetos2. Treinamento: 1º dia dos estagiários seria para explicar e passar um

treinamento básico da forma de trabalho e organização do escritório. 3. Ferramentas de avaliação: Criar avaliações interativas 360º a cada 6 meses

ou quando uma pessoa da equipe for sair, aplicando feedbacks particulares após o resultado das avaliações.

4. Matriz de comunicação.5. Relatórios de desempenho: Gerar relatórios mensais através da “consolidação

da tabela de atividades” existente no controle de horas. 6. Análise de causa e efeito para determinar o porque das entregas realizadas

em cima do prazo.

Solicitações de mudanças

Status Report Relatório do resumo do andamento do projeto.

Apresenta os pontos principais do projeto: - Escopo - Cronograma - Custo - Riscos - Qualidade

Daily Scrum Meeting Reunião diária com a Equipe

Normalmente é realizada em 15 minutos no início do dia, com objetivo de repassar as atividades e responsabilidades de cada integrante da equipe.

- o que fez - o que vai fazer - impedimentos encontrados desde a reunião anterior.

Análise de causa e efeito  Analisar as causas e razões possíveis que fazem com que um problema ocorra através do time do projeto.

Aplicação dentro do escritório:

Atraso na entrega dos projetos Prejuízo em alguns projetos

Análise SWOT Ferramenta Administrativa para planejamento e estratégias de negócios com foco na otimização do desempenho em relação ao mercado.

Identifica pontos fracos e fortes / Ameaças e Oportunidades.

Exemplo Força: Estrutura de entregas e

apresentação dos projetos Fraqueza: Controle durante a execução Oportunidade: Alteração do mercado,

Mostra. Ameaça: Concorrente, queda na

economia.

Kanban Ferramenta relacionada a utilização post-it para indicar o andamento dos fluxos de produção de um ou vários projetos na empresa.

Matriz Raci A matriz RACI, ou matriz de responsabilidade, utilizada para deixar claro aos envolvidos a atribuição de responsabilidades.

Você pode utilizar a matriz para definir responsabilidades dentro de um determinado processo, projeto, serviço ou mesmo no contexto de um departamento ou área de sua organização.

Matriz RaciAtividades /

ResponsáveisCliente

(Patrocinador)Alyne Ferreira Laís Carvalho Daniel Lopes Clarissa Rocha

Processo 01 A R I I I

Processo 02 C I I R

Processo 03 C I R I

Processo 04 C R I I

Processo 05 C I R I

Processo 06 C I I R

Processo 07 A R R I I

R - Responsável pela execução A - Autoridade para aprovar C - Precisa ser consultado I - Precisa ser informado/

Canvas Utilizado para fazer o planejamento de um projeto.

Bibliografia PUC Minas, Apostila do Curso de Gerenciamento de Projetos.

http://escritoriodeprojetos.com.br/ferramentas-e-tecnicas-do-guia-pmbok