GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA …eniopadilha.com.br/documentos/goiania.pdf ·...
Transcript of GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA …eniopadilha.com.br/documentos/goiania.pdf ·...
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 2
PROGRAMA / CONTEÚDO
1. Empreendedorismo O que é empreendedorismo / Quais as carac-
terísticas de um empreendedor? / As armadi-
lhas do empreendedorismo / As ferramentas
de gestão à serviço dos empreendedores..
2 Administração Conceitos fundamentais / Histórico / Princi-
pais Teorias da Administração / Responsabi-
lidades e Tarefas do Administrador.
3 Administração da Produção em escritó-
rios de Engenharia e Arquitetura A sistematização dos processos; Algoritmos
e protocolos; Indicadores de Desempenho
em Escritórios de Arquitetura e Engenharia.
4 Administração de Pessoas em escritórios
de Engenharia e Arquitetura A necessidade (e utilidade) de uma boa e-
quipe de trabalho / Seleção correta de em-
pregados / Treinamento de Pessoal / A defi-
nição de uma política de pessoal;
5 Administração Financeira em escritó-
rios de Engenharia e Arquitetura Custos de abertura de um Escritório de Ar-
quitetura/Engenharia / Custos Operacionais
de um Escritório de Arquitetura/Engenharia /
Custos Diretos de Produção / Fluxo de Caixa
/ Princípios de Precificação de Serviços de
Engenharia/Arquitetura.
6 Administração de Mercado: Marketing Marketing x Propaganda e Publicidade / O
que é, afinal, Marketing? / Para que serve o
Marketing? / Como se define o marketing de
uma empresa? / O que o Marketing tem a ver
com Vendas? / Como o marketing reduz a
importância da questão do preço na relação
com o mercado
7. Encerramento Avaliação do Curso pelos participantes /
Conclusões Finais
ÊNIO PADILHA é Engenheiro UFSC (1986) e Mestre em Administração UNIVALI (2007).
Fundador e Diretor da Trifase Engenharia, atuou durante 12 anos como projetista, consultor e assessor téc-nico, tendo realizado mais de 500 trabalhos em diversos estados brasileiros.
Diretor da 893 PRODUÇÕES E EVENTOS LTDA, em Balneário Camboriú-SC, com atuação em todo o Brasil.
Autor dos seguintes livros:
"Marketing para Engenharia, Arquitetura e Agronomia" (7a edição/20 mil exemplares),
"Marketing Pessoal & Imagem Pública" (2a edição/6 mil exemplares - Esgotado),
"3 Minutos de Marketing" (2a edição/2 mil exemplares - Esgotado)
"Os Pecados de Marketing na Engenharia e na Arquitetura" (mil exemplares - Esgotado)
"Negociar e Vender Serviços de Engenharia e Arquitetura"(2a edição/2 mil exemplares).
"Ler e Escrever"(1a edição - Lançamento em setembro de 2011).
"Administração de Escritórios de Arquitetura e engenharia" (1a edição - Lançamento em janeiro de
2013).
Apresenta cursos e palestras para profissionais e estudantes de Engenharia, Arquitetura e Agronomia em to-
do o Brasil. Seus cursos e palestras já tiveram a participação de mais de 16.000 profissionais e mais de 160
cidades de TODOS os estados brasileiros, além de três cidades em Portugal (Lisboa, Coimbra e Porto).
É professor em cursos de pós-graduação nas disciplinas de GESTÃO DE CARREIRA E MARCA PES-
SOAL e ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA.
Escreve regularmente e seus artigos são publicados, todas as semanas, em diversos jornais e sites do país e
no exterior.
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 3
EMPREENDEDORISMO I
Abaixo estão relacionadas diversas características de empreendedores. Todas essas caracterís-
ticas foram tiradas de artigos e livros escritos por mais de 40 autores do mundo todo abordan-do o tema “empreendedorismo”. Aqui elas aparecem em ordem alfabética.
Faça um “x” diante das cinco características que você considera ter com mais intensidade:
( ) Ambição
( ) Auto confiança
( ) Autonomia
( ) Autoridade Formal
( ) Bom Senso
( ) Busca de responsabilida-
des
( ) Busca pelo Poder
( ) Capacidade para analisar
de Riscos
( ) Capacidade para utilizar
e controlar recursos
( ) Competitividade
( ) Comprometimento
( ) Comprometimento com
Oportunidade
( ) Comprometimento com
recursos
( ) Comunicação
( ) Conhecimento
( ) Conhecimento Técnico
( ) Contatos Pessoais
( ) Controle Interno
( ) Criatividade
( ) Determinação
( ) Dinamismo
( ) Disposição para assumir
Riscos
( ) Dissociabilidade
( ) Estratégia
( ) Estrutura Administrativa
( ) Filosofia de Recompensas
( ) Flexibilidade
( ) Força
( ) Idealização
( ) Independência
( ) Iniciativa
( ) Inovação
( ) Liderança
( ) Marketing Empreendedor
( ) Mente aberta para novas
possibilidades
( ) Motivação
( ) Necessidade de Realiza-
ção
( ) Nível de alta Energia
( ) Oportunidade
( ) Orientação Estratégica
( ) Otimismo
( ) Persistência
( ) Planejamento
( ) Prontidão para o Empre-
endimento
( ) Reconhecimento
( ) Relacionamento Humano
( ) Senso de Urgência
( ) Tolerância à ambigüidade
( ) Visão
EMPREENDEDORISMO II
Descreva, abaixo o Passo-a-Passo para a abertura de um Escritório de Engenharia/Arquitetura
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 4
ADMINISTRAÇÃO Teorias da Administração Os últimos cem anos a Administração tem sido desenvolvida a partir de muitos estudos e do desenvolvimento de diversas teorias
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 5
O ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA / ARQUITETURA
Abrir um escritório é uma das opções que se apre-
sentam para os engenheiros e arquitetos em qual-
quer momento de suas carreiras (e não apenas por
ocasião da formatura).
Mas esta empreitada geralmente é precedida de
muito sonho e pouca luz. E, por conta disso, a mai-
oria dos escritórios de Engenharia e de Arquitetura
passa por momentos muito duros nos primeiros a-
nos de vida.
Muitos desses momentos difíceis podem ser evita-
dos com algum conhecimento técnico e planeja-
mento racional.
A primeira coisa a fazer quando se pensa em abrir
um escritório de Engenharia é decidir qual é a for-
ma legal da constituição da empresa.
Um profissional de Engenharia ou Arquitetura pode
se estabelecer no mercado com um Escritório Pro-
fissional sob a forma de Profissional Liberal Autô-
nomo, ou em sociedade com outras pessoas.
A Firma Individual é constituída apenas por uma
pessoa, sendo que a Razão social dessa é o Nome
do proprietário. Essa forma de constituição é usada
quando a pessoa abre uma loja, por exemplo, e não
tem sócio. Porém, em algumas atividades de profis-
são regulamentada (é o caso da Engenharia e da
Arquitetura) não é aceita esse tipo de empresa.
No caso de se estabelecer como autônomo o pro-
fissional deve se registrar na Prefeitura e no Crea.
Não existe limite quanto ao rendimento mensal ou
anual e nem quanto ao número de empregados ou
seja: não existem impedimentos para que o profis-
sional contrate trabalhares como empregados, desde
que respeite as determinações legais.
As contribuições sociais previdenciárias são:
• 20% sobre a remuneração paga aos empregados e
trabalhadores avulsos;
• RAT de 1%, 2% ou 3% sob a remuneração dos
empregados, conforme CNAE/Fiscal da atividade
principal;
• Terceiros sob a remuneração dos empregados,
conforme o FPAS;
• 20% sobre a remuneração paga aos contribuintes
individuais;
• 15% sobre o valor bruto da nota fiscal da presta-
ção de serviços de cooperados; devendo ainda reter
e recolher as contribuições previdenciárias dos se-
gurados empregados (8%, 9% ou 11%).
Como comprovante (de recibimento de valores) ele
deverá fornecer aos seus clientes um RPA (Recibo
Profissional Autonomo)
O Profissional autônomo que prestar serviços a ou-
tras pessoas físicas deverá fazer Livro Caixa, lan-
çando as receitas e despesas. O calculo do Imposto
de Renda será feito sobre o lucro, seguindo a tabela
da Receita Federal e deverá ser apresentada na De-
claração de Imposto de Renda Pessoa Fisica do ano
seguinte, recolhendo o Imposto de Renda através
do Carne Leão, conforme tabela estipulada pela
Receita Federal. Para ajustar, se preciso for, reco-
lhe-se mais imposto, ou recebe as restituições devi-
das, quando for o caso.
Caso o profissional opte por abrir o escritório em
Sociedade, ela poderá ser uma Sociedade Simples
ou uma Sociedade por Cotas Limitadas.
Sociedade Simples é constituída por dois profis-
sionais de áreas afins, a tributação é igual a uma so-
ciedade empresaria Ltda. Na Sociedade Simples há
a possibilidade de os sócios serem casados em co-
munhão universal de bens. Por outro lado devem
ser profissionais de áreas afins (ex. Dentista e mé-
dico, engenheiro e arquiteto etc)
No caso de Sociedade Ltda., os sócios não podem
ser casados em regime universal de bens, os outros
tipos de regime não tem impedimentos.
Nesse caso, a sugestão de Marcos Zittei, pelo me-
nos um dos sócios deve ser arquiteto/engenheiro e,
pelo Novo Código Civil, se os sócios forem marido
e mulher devem necessariamente ser casados com
separação total de bens.
Estabelecida a sociedade, é hora do levantamento
de toda a documentação dos sócios e do imóvel que
servirá de sede (RG, CPF, escritura ou contrato de
locação, IPTU, registro do Crea, etc). Os passos se-
guintes são (1) a contratação de um contador e (2) a
elaboração do contrato social.
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 6
A CONTABILIDADE DA EMPRESA
A constituição de uma Sociedade Ltda segue, em
linhas gerais, os mesmos caminhos da constituição
de qualquer empresa. O primeiro passo é a contra-
tação de um contador.
Responsabilidades do Escritório de Contabilida-
de: (Ao contratar o contador o profissional deverá ga-
rantir que os seguintes serviços sejam cobertos pe-
lo valor a ser pago mensalmente)
A - Instalação da Empresa
1) Registro da empresa na Junta Comercial
2) Registro da Empresa no Ministério da Fazenda
(CNPJ);
3) Obtenção de todos os alvarás e licenças
4) Providenciar impressão dos blocos de notas fis-
cais
5) Providenciar documentação para abertura de
conta em banco
B – Manutenção Mensal
1) Elaboração da folha de pagamento
2) Fazer o Registro Contábil das Notas Fiscais emi-
tidas pela empresa
3) Emissão das guias e Formulários para pagamen-
tos de impostos e obrigações sociais e trabalhistas
4) Pagamento dessas contas, nos bancos, com di-
nheiro previamente fornecido pela empresa
C - Manutenção Anual
1) Declaração do Imposto de Renda da Empresa
2) Providências para renovação de alvarás e licen-
ças
Responsabilidades do Escritório de Contabilida-
de (Ao contratar o contador o profissional deverá ga-
rantir que os seguintes serviços sejam fornecidos,
ainda que o pagamento seja feito como extra ao
contrato mensal)
1) Declaração do Imposto de Renda dos Sócios
2) Montagem de livros e protocolos
O profissional de engenharia ou arquitetura deve ter
em mente que o contador (o escritório de contabili-
dade) é um FORNECEDOR. Um dos PRINCÍPIOS
da empresa deve tratar da maneira como deve ser o
relacionamento com os fornecedores. Sugiro cui-
dado para não APERTAR demais os fornecedores,
forçando-os a fazer negócios que acabarão sendo
ruim para eles. Os negócios devem ser bons para
todas as partes envolvidas.
O escritório de contabilidade é um fornecedor estra-
tégico e deve ser escolhido com essa visão. Em ou-
tras palavras, tudo deve ser bem combinado, mas as
condições de contrato devem ser interessantes pra o
Escritório de Engenharia/Arquitetura e também pa-
ra o Escritório de Contabilidade.
A declaração de imposto de renda (pessoa física),
por exemplo: esse é um momento (a época da de-
claração do imposto de renda) em que os escritórios
de contabilidade podem ter uma renda extra. Por is-
so, entendo que é obrigação do Escritório de Con-
tabilidade aceitar esse serviço e até dar prioridade
aos seus clientes regulares. Mas entendo que é ra-
zoável que esse serviço seja cobrado como extra e
não incluído como parte do contrato.
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 7
AS TAREFAS DO ADMINISTRADOR No Brasil funciona assim: a faculdade de Enge-
nharia ensina Engenharia (e só Engenharia). A
faculdade de Arquitetura ensina Arquitetura (e
só Arquitetura). Nenhuma das duas ensina co-
mo é que se faz para ganhar dinheiro vendendo
Engenharia ou Arquitetura.
A formação dos Arquitetos e dos Engenheiros,
no Brasil, privilegia o conteúdo técnico e dá
menos importância à formação gerencial e em-
preendedora. Mesmo nas escolas que incluem
na grade curricular disciplinas da área das Ciên-
cias Sociais Aplicadas não existe uma orientação
no sentido de dar ao aluno o senso de impor-
tância desse conhecimento.
O resultado disso é que os profissionais forma-
dos (até mesmo os formados nas melhores uni-
versidades) apresentam uma lacuna importante
na sua formação: os conhecimentos da área de
Administração e Empreendedorismo.
Os profissionais, via de regra veem a Arquitetu-
ra, ou a Engenharia, como uma atividade pro-
fissional. Não como um negócio. São formados
para o trabalho, mas não são formados para o
mercado do trabalho. Não têm noções sólidas
de Gestão da Carreira e menos ainda de como
criar ou gerir empreendimentos. Por conta dis-
so, raramente uma empresa de Arquitetura ou
de Engenharia se torna lucrativa e bem sucedi-
da antes de 15 ou 20 anos de existência. Nes-
ses casos pode-se afirmar que o sucesso se deu
muito mais como resultado de um processo de
tentativas e erros do que como resultado de es-
tratégias concebidas e implementadas à luz dos
conhecimentos de Administração disponíveis pa-
ra os Gestores.
As Teorias da Administração (que é uma Ciência
Social Aplicada) determinam que ela trata, basi-
camente, das Funções do Administra-
dor (Prever: visualizar o futuro e traçar o pro-
grama de ação; Organizar: constituir o duplo
organismo material e social da empre-
sa; Comandar: dirigir e orientar o pessoal
e Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os a-
tos e todos os esforços coletivos);
Tudo isso aplicado às quatro grandes Áreas da
Administração (Administração da Produção;
Administração de Pessoas; Administra-
ção Financeira e Administração do Mercado –
Marketing).
Os engenheiros e arquitetos, via de regra, não
possuem esses conhecimentos quando conclu-
em seus cursos superiores.
Além disso (do desconhecimento dessas ques-
tões gerenciais e administrativas) acrescenta-se
o fato de que, no campo, as principais institui-
ções capazes de prover os profissionais de trei-
namento capaz de suprir essas lacunas, cami-
nham no sentido exatamente contrário. As enti-
dades de classe, sindicatos, conselhos profissio-
nais investem praticamente toda sua energia e
recursos financeiros na promoção de seminá-
rios, congressos, palestras e cursos de capacita-
ção na área do conhecimento técnico e nunca
(ou quase nunca) nas áreas de gestão ou de
administração de negócios.
Por outro lado, depois de três ou quatro anos no
mercado, os profissionais percebem que esta a-
tividade (Administração e Gestão do Escritório)
torna-se à cada dia mais necessária e crucial,
sendo este um dos temas que mais importantes
na agenda dos profissionais empreendedores.
O ESCRITÓRIO DOS SONHO
O sonho de consumo de 99 em cada 100 arqui-
tetos ou engenheiros que abrem seu próprio es-
critório é construir para si um local de trabalho
onde ele tenha liberdade de escolhas sobre ho-
rários, autonomia sobre a organização do ambi-
ente. E, claro, ter as melhores condições para a
realização do seu trabalho como arquiteto (ou
engenheiro).
No escritório ideal o profissional encontra todos
os dias, pela manhã, o trabalho (projeto) que
precisa ser realizado e não há nenhuma pen-
dência burocrática, administrativa ou financeira
que apareça para atrapalhar o sagrado ato de
projetar
Evidentemente, é importante que esse serviço
seja muito bem remunerado e que o fluxo de
trabalho seja permanente e adequado (nem
trabalho demais nem de menos). É bom não
esquecer também que não pode haver outras
pessoas envolvidas no processo produtivos. A
não ser, claro, que elas saibam exatamente o
que fazer e não precisem de explicações e ensi-
namentos para realizar as suas tarefas.
Como eu sempre digo, "Sonhar é de graça.
Então a gente pode sonhar com o que qui-
ser, né?"
O quadro descrito acima não chega a ser uma
utopia. Alguns profissionais conseguem isso.
Mas, infelizmente, para a maioria deles, isso
não passa de um sonho. Porque, para que um
projeto de arquitetura (ou de engenharia) seja
elaborado, existem as coisas importantes que
precisam ser enfrentadas, desde as questões
de administração do processo produtivo (a
sistematização dos processos e a elaboração
das rotinas) até as questões do mercado (os
serviços precisam ser contratados. Alguém pre-
cisa lidar com os clientes antes de eles virarem
clientes. Alguém precisa colocar o trabalho so-
bre a mesa do profissional); Existem ainda as
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 8
questões financeiras(é preciso abrir as portas
para que o dinheiro entre no escritório e é pre-
ciso ter controle absoluto sobre o que é feito
com esse dinheiro, depois que ele entra); e e-
xistem as questões de pessoas(como contratar
e como manter a disposição e a competência
dos membros da equipe).
Definitivamente, abrir um escritório de Enge-
nharia ou de Arquitetura não é tarefa para prin-
cipiantes.
AS TAREFAS DE UM ESCRITÓRIO
Para que um Escritório de Arquitetu-
ra/Engenharia funcione normalmente (com qua-
lidade e produtividade) existem dois grupos dis-
tintos de tarefas que precisam ser realizadas:
• (TT) Tarefas Técnicas
• (TA) Tarefas Administrativas
Nos dois grupos as tarefas são subdivididas em
--- (1) Tarefas de Nível Superior
--- (2) Tarefas de Nível Médio
--- (3) Tarefas operacionais
A figura 1 apresenta um diagrama onde essas
tarefas são representadas. Na sequência iremos
discorrer sobre cada uma dessas tarefas.
Figura 1 - Tarefas Técnicas e Administrativas num Es-
critório de Arquitetura ou de Engenharia
As TAREFAS TÉCNICAS (ou Tecnológicas) são,
geralmente, associadas à produção dos serviços
prestados pelo escritório. Estão ligadas especifi-
camente à formação do profissional titular. São
tarefas que não podem ser realizadas à menos
que a pessoa tenha formação técnica nas áreas
de Arquitetura ou Engenharia;
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS, são, ge-
ralmente, associadas à manutenção do funcio-
namento normal do escritório. São as atividades
necessárias para que o escritório dê ao arquite-
to ou engenheiro as condições de produzir os
serviços técnicos fornecidos ao mercado.
As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL SUPERI-
OR são as tarefas que (1) Exigem conhecimen-
tos técnicos que somente são obtidos na forma-
ção superior de Arquitetura ou de Engenharia
ou (2)são tarefas que exigemuma responsabili-
dade técnica que somente pode ser atribuída a
alguém com registro técnico profissional:
• Entrevistar os clientes;
• Fazer os levantamentos de campo;
• Fazer os estudos preliminares e/ou consultas
prévias;
• Fazer os estudos de viabilidade técnica
• fazer os projetos (dar as definições e tomar as
decisões técnicas);
• Definir os relatórios, desenhos, planilhas e ta-
belas;
• Escrever as memórias descritivas etc)
• Fazer as especificações dos materiais a serem
utilizados nas obras projetadas
• Levantar as Listas de Material (quantitativos)
• Negociar Parcerias Técnicas e Comerciais
• Fazer os contatos técnicos pós-venda.
• Fazer pesquisas sobre novos materiais ou tec-
nologias;
• Elaborar protocolos de entrega de serviço;
• Elaborar o Manual de Uso e Manutenção dos
produtos fornecidos;
• Assumir a Responsabilidade técnica pela exe-
cução (sua própria, de empregados ou de ter-
ceiros) das tarefas que resultem nos produtos
que o escritório disponibiliza ao mercado;
• Definir, em sintonia com o Administrador de
Recursos Humanos, o perfil das pessoas que
farão parte da equipe de trabalho do escritó-
rio;
• Definir, em sintonia com o Administrador do
Mercado, o escopo dos serviços oferecidos ao
mercado: o que está incluído (elementos prin-
cipais e acessórios) e o que não está incluído;
As TAREFAS TÉCNICAS DE NÍVEL MÉ-
DIO são as tarefas que exigem conhecimentos
técnicos que, geralmente, são obtidos em for-
mação de nível médio e que não implicam a
responsabilização técnica prevista em lei.
Geralmente são tarefas que estão num nível a-
cima das tarefas operacionais (e, portanto, não
podem ser assumidas, por exemplo, pela secre-
tária do escritório. Mas também não são tarefas
que exigem formação superior em Arquitetura
ou Engenharia. Normalmente essas atividades
são assumidas pelo próprio Arquite-
to/Engenheiro. E consomem muito tempo e e-
nergia:
• Fazer desenhos;
• Montar planilhas e tabelas;
• Escrever as memórias descritivas;
• Elaborar Cronogramas de projetos e obras;
• Fazer orçamento de obras;
• Elaborar modelos e bases para a biblioteca do
software de desenho (CAD);
• Elaborar modelos e bases para a biblioteca do
software de modelamento (BIM);
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 9
• Fazer os registros da obra, em fotografias ou
vídeos
As TAREFAS TÉCNICAS OPERACIONAIS,
também chamadas de Rotinas Técnicas, são
as tarefas que exigem treinamento técnico. Mas
esse treinamento pode ser assimilado por pes-
soal sem formação de nível médio ou superior.
• Providenciar as cópias e montar os proje-
tos/relatórios para entrega ao cliente;
• Montar as pastas de serviços realizados;
• Digitar formulários técnicos;
• Digitalizar dados de levantamentos de campo
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL
SUPERIOR, também consideradas Tarefas de
nível estratégico são, geralmente, as funções
exercidas ou tarefas executadas pelo proprietá-
rio, pelos sócios ou por executivos contratados.
São as tarefas de responsabilidade Administra-
tiva.
• Distribuir e coordenar as tarefas de rotina dos
empregados (Ordem do Dia);
• Distribuir e coordenar as tarefas da equipe de
projeto;
• Desenvolver os Algoritmos (sistematizar os
procedimentos de produção);
• Desenvolver os Manuais Internos de Procedi-
mentos Operacionais;
• Definir os arranjos de espaço físico e equipa-
mentos para que os serviços sejam adequa-
damente produzidos;
• Estabelecer as estratégias de controle de ma-
terial de consumo;
• Assumir a Responsabilidade civil e comercial
pelos produtos que a empresa disponibiliza ao
mercado;
• Determinar o tempo necessário para a execu-
ção de cada serviço disponibilizado pelo Escri-
tório ao mercado;
• Planejar e implementar o plano de cargos,
funções e remunerações;
• Planejar e executar os processos seletivos
• Planejar e organizar os treinamentos do pes-
soal
• Negociar férias, feriados e folgas com os em-
pregados;
• Negociar o dia-a-dia com os empregados
(atrasos, faltas, folgas, adiantamentos, fé-
rias...)
• Administrar o contato com os bancos e outros
órgãos financiadores;
• Controlar o movimento das contas bancárias;
• Providenciar abertura de alternativas de rece-
bimento
• Controlar o Fluxo de Caixa;
• Fazer análise financeira das propostas comer-
ciais emitidas pelo escritório;
• Fazer análise financeira dos orçamentos rece-
bidos;
• Determinar os preços dos serviços oferecidos
ao mercado pelo Escritório;
• Aprovar os investimentos.
• Determinar os clientes de interesse do Escritó-
rio
• Determinar os serviços que serão disponibili-
zados ao mercado pelo Escritório;
• Planejar e executar os contatos de prospecção
de novos Clientes
• Planejar e executar os impressos de comuni-
cação institucional do Escritório (Cartão de Vi-
sitas, Folder, Portifólio, etc)
• Negociar Parcerias Comerciais
• Planejar e executar as negociações com os cli-
entes, desde a prospecção até o fechamento
dos contratos;
• Conduzir as Negociações (comerciais) com os
clientes
• Elaborar as propostas comerciais
• Conceber e executar a identidade visual do
Escritório bem como todos os instrumentos de
comunicação direta.
• Conduzir as ações de pós-venda.
• Planejar e Executar as campanhas de Promo-
ção do Escritório e dos Serviços oferecidos ao
mercado.
• Planejar e Executar os ambientes de trabalho
no que diz respeito ao impacto que eles terão
na percepção que os clientes podem vir a ter
sobre o Escritório e seus produtos;
• Definir o modelo geral para os Contratos de
Prestação de Serviço
• Conceber as estratégias de obtenção de Dife-
renciais Competitivos
(que terão como decorrência a vantagem com-
petitiva);
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS DE NÍVEL
MÉDIO, também consideradas Rotinas Admi-
nistrativas são tarefas que exigem conheci-
mento de administração que podem ser obtidos
em treinamentos especiais ou na formação de
nível médio.
• Acionar e administrar os fornecedores opera-
cionais (cartucho de impressora, suporte para
os computadores, serviços de cópias, limpeza,
encanador, eletricista, etc)
• Atualizar registro de serviços em andamento
• Controlar e providenciar documentação dos
veículos
• Controlar e providenciar licenças dos softwa-
res
• Organizar e dar suporte aos computadores
• Controlar a folha de pagamentos (e encargos
sociais correspondentes)
• Controlar o extrato das contas de telefone, de
Internet e de Energia;
• Fazer o controle da contabilidade (ou o con-
trole da relação com o Contador);
• Fazer os contatos para cobrança
• Organizar documentos para enviar ao Conta-
dor
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 10
• Fazer atualização nos registros do Financeiro
• Determinar o Custo Fixo Operacional do Es-
critório;
• Determinar os Custos Diretos de Produção de
cada Serviço disponibilizado pelo Escritório ao
mercado;
• Administrar o WebSite
• Administrar os canais de comunicação do es-
critório com o mercado
(Telefones, website, e-mail, etc)
• Fazer os contatos de pós-venda.
• Manter registro e controle das Negociações
em andamento
• Elaborar os Contratos de Prestação de Serviço
(a partir do modelo geral)
As TAREFAS ADMINISTRATIVAS OPERA-
CIONAIS, também consideradas Rotinas Ope-
racionais são tarefas que não exigem treina-
mento especial e sim a prática diária dos servi-
ços rotineiros e que podem ser assimiladas por
pessoal sem formação de nível médio ou supe-
rior
• Abrir o escritório, fazer a limpeza diária, reti-
rar o lixo, etc
• Atender telefone e anotar recados
• Levar e trazer documentos nos órgãos públi-
cos
• Preencher ART
• Providenciar a documentação necessária (ART,
Cartas, Formulários, Protocolos)
• Providenciar a manutenção dos veículos (lava-
ção e abastecimento, troca de óleo)
• Providenciar as cópias e montar os proje-
tos/Relatórios para entrega ao cliente
• Verificar estoque de materiais de consumo
(fazer lista para compras)
• Efetuar as cobranças;
• Efetuar os pagamentos;
• Emissão de Notas Fiscais e Recibos;
• Fazer os lançamentos de Contas a receber e
Contas a pagar;
• Providenciar os pagamentos nos bancos
• Despachar encomendas e correspondências
• Enviar cartões de Aniversário, Natal e outras
congratulações;
• Fazer registro e atualização no cadastro de
clientes, fornecedores e parceiros
A figura 1 serve para o entendimento e análise
do nível de eficiência do escritório.
Na pirâmide proposta as áreas representadas
correspondem ao tempo consumido (em horas)
pelo pessoal do escritório para realizar todas as
tarefas do escritório.
Nesta pirâmide
T é o tempo total de horas trabalhadas no escri-
tório;
TT1 é o tempo de horas consumidas em tarefas
técnicas de nível superior;
TT2 é o tempo de horas consumidas em tarefas
técnicas de nível médio;
TT3 é o tempo de horas consumidas em tarefas
técnicas operacionais;
TA1 é o tempo de horas consumidas em tarefas
administrativas de nível superior;
TA2 é o tempo de horas consumidas em tarefas
administrativas de nível médio;
TA3 é o tempo de horas consumidas em tarefas
administrativas operacionais;
(observar que uma tarefa será considerada de
nível superior se ela não estiver sistematizada
ou não tiver sido delegada para alguém da e-
quipe. Se ela estiver sendo realizada pelo titular
do escritório e exigir um processo de decisão
cada vez que for realizada então ela estará nes-
sa categoria de tarefas)
Na pirâmide das tarefas um escritório será con-
siderado bem administrado quando a base da
pirâmide (as tarefas operacionais) representa-
rem o maior percentual de ocupação das horas
trabalhadas no escritório.
Figura 2 - Distribuição das tarefas em um Escritório I-
niciante
Observe que, num escritório iniciante, todas as
tarefas são do tipo Técnica ou Administrativo de
nível superior. Tudo precisa ser pensado, anali-
sado e definido. Porque tudo está sendo feito
pela primeira vez. Não por acaso, o escritório i-
niciante NÃO É PRODUTIVO.
O momento mais IMPRODUTIVO do escritório é
justamente quando TODAS as tarefas são de ní-
vel superior (precisam ser pensadas, analisadas
e definidas, porque não existe uma referência
anterior de o que fazer ou como fazer).
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 11
Figura 3 - Distribuição das tarefas em um Escritório
Produtivo
O momento mais produtivo do escritório, por-
tanto, seria o extremo oposto, quando tudo já
foi pensado, analisado e definido. O mínimo de
tarefas do escritório é de nível superior e a mai-
or parte é de nível operacional.
Se nada for sistematizado, continua assim.
É importante observar que uma tarefa (técnica
ou administrativa) de nível superior é caracte-
rizada pelo fato de que ela exige o pensamento
racional antes da execução. Significa que antes
de executar a tarefa é preciso decidir alguma
coisa sobre como ela será feita. Já as tarefas (técnicas e administrativas) de ní-
vel médio são funções de múltiplas variáveis.
Por isso a pessoa precisa ter algum conheci-
mento prévio para identificar a função, identifi-
car as variáveis e saber organizar, equacionar e
resolver o problema com as variáveis e técnicas
fornecidas (ou disponíveis).
As tarefas (técnicas ou administrati-
vos) operacionais, por sua vez, são funções de
uma única variável. Tipo "pegue isto e faça a-
quilo". São ordens diretas sem possibilidade de
dúvida ou necessidade de decisão por parte do
executor.
Se você analisou a lista fornecida (Tarefas Téc-
nicas e Administrativas) já deve ter percebido
que fazer um Escritório de Arquitetu-
ra/Engenharia funcionar direito não é uma tare-
fa para principiantes. É preciso algum conheci-
mento de Administração, o domínio de algumas
habilidades administrativas e o desenvolvimento
de algumas ferramentas de gestão eficazes e e-
ficientes para que as coisas funcionem de ma-
neira produtiva e lucrativa.
Observe que as maiores dificuldades enfrenta-
das pelos profissionais em um Escritório não são
de Arquitetura ou de Engenharia e sim dificul-
dades administrativas.
É preciso entender que Não se pode administrar
(bem) um escritório usando apenas a intuição, o
bom senso e a criatividade. É preciso conhecer
e utilizar as técnicas e recursos fornecidos pelas
Teorias da Administração.
Um Escritório de Arquitetura ou de Engenharia é
um NEGÓCIO. É regido pelas leis do mercado e
não pelas leis da Natureza ou por Normas Téc-
nicas.
Essas questões são tratadas com o devido res-
peito e profundidade no nosso li-
vro, ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE
ARQUITETURA E ENGENHARIA que tem o
objetivo de ajudar Arquitetos e Engenheiros a
desenvolver as ferramentas e adquirir os co-
nhecimentos e habilidades necessários para ge-
rir seus escritórios com a mesma competência
com que fazem seus projetos de Arquitetura ou
de Engenharia.
Não deixe de ler.
Se preferir, participe do nosso curso
de ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE
ARQUITETURA E ENGENHARIA.
Verifique se está na programação/agenda da
sua entidade de classe.
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 12
Teste1: SEU ESCRITÓRIO É BEM ADMINISTRADO? Para cada uma das questões, marque com um “X”, de acordo com o seguinte critério: 100% verdadeiro 75% verdadeiro 25% verdadeiro
0% verdadeiro
1 O escritório possui registro formal (CNPJ). Pode fornecer nota fiscal aos clientes, e os impostos são pagos integralmente, de acordo com a orientação do contador.
2 Do ponto de vista do espaço físico, instalações, móveis e equipamentos o seu escri-tório pode ser descrito como os melhores do seu ramo de negócio.
3 Seu escritório possui um Manual Interno de Procedimentos com as principais infor-mações sobre as Rotinas Operacionais.
4 Seu escritório possui uma Marca Registrada no INPI.
5
Seu escritório possui um documento interno onde estão registrados, de maneira formal, as estratégias de administração (Produção, Finanças, Recursos Humanos e
Marketing) bem como os principais indicadores de desempenho que serão utilizados como parâmetros para aferição dos resultados.
6 O seu escritório tem uma equipe de trabalho composta de, no mínimo um titular, uma secretária e um assistente (que pode ser um estagiário).
7 No seu escritório existe uma boa capacidade de previsão quanto ao tempo necessá-rio para a realização de um trabalho completo (não apenas de tarefas isoladas).
8
A equipe de trabalho é composta de pessoas selecionadas com critérios técnicos e impessoais. Todos os empregados têm níveis de escolaridade compatíveis com suas funções e possuem os conhecimentos e habilidades que seus trabalhos recomen-dam.
9 O seu escritório mantém um cadastro atualizado do Patrimônio Físico (móveis, e-
quipamentos, matéria prima...).
10 Seu escritório possui um sistema de registro atualizado de todas as contas a rece-ber e contas a pagar.
11
O escritório possui uma biblioteca com (1) os clássicos da literatura técnica corres-pondente ao meu trabalho; (2) livros sobre interdisciplinaridade tecnológica; (3) re-vistas técnicas e científicas; (4) últimos lançamentos da literatura técnica e (5) li-vros sobre Gestão Empresarial, Deontologia e Legislação.
12 Seu escritório possui uma estratégia clara de comunicação com o mercado (impres-sos, internet, mídia...). Nos últimos três anos mantém investimentos (tempo, di-nheiro) na sustentação dessa estratégia.
13 Existe uma pessoa responsável pelo controle do Fluxo de Caixa, das contas bancá-rias e dos pagamentos aos fornecedores.
14 No seu escritório é feito uma reserva financeira mensal para os custos anuais como impostos anuais de janeiro, 13o salários, férias e outros custos de fim de ano.
15 O escritório tem um programa de treinamento permanentemente com reuniões e eventos todos os meses
16 No seu escritório existe uma boa capacidade de previsão quanto ao custo direto de produção de cada serviço oferecido ao mercado.
17 O escritório possui uma identidade visual clara e inequívoca (nome, marca visual, cores).
18 Seu escritório possui um Registro de Cadastro (nome, endereço, telefone, e-mail...) dos clientes, fornecedores e principais parceiros
19 Seu escritório opera com softwares licenciados e atualizados pelo suporte do forne-cedor
20 Todos os empregados têm carteira assinada com salário integralmente registrado.
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 13
PLANO DE CÓDIGOS PARA ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
Para que um escritório seja produtivo é preciso que ele seja controlável. Para que seja contro-
lável é necessário que seja organizado. E a organização exige que cada coisa esteja no seu lu-
gar e que cada tarefa seja realizada à seu tempo pelas pessoas ou estruturas predefinidas.
A melhor maneira de se colocar as coisas em ordem (e garantir que essa ordem seja mantida)
é dar um nome pra cada coisa. Um nome único, inconfundível.
Uma das áreas que necessita de uma codificação clara e racional é a gestão financeira. O con-
junto de códigos atribuídos a todas as contas a receber e contas a pagar de uma empresa re-
cebe o nome de PLANO DE CONTAS.
CÓDIGOS PARA CONTAS A RECEBER
0100 Diárias e Ajudas de Custo
0200 Honorários de Projetos
0300 Honorários de Consultoria
0310 Honorários de Assessoria
0311 Honorários de Assessoria - Responsabilidade Técnica de obra
0312 Honorários de Assessoria - Responsabilidade por Empresa
0510 Venda de mercadoria x
0910 Empréstimos Bancários
0920 Limite de Cartão de Crédito
0950 Empréstimos Pessoais
0990 Outras Receitas
CÓDIGOS PARA CONTAS A PAGAR
1000 IMPOSTOS, TAXAS E CONTRIBUIÇÕES
1110 Contador (Honorários)
1115 Contador (serviços extracontratuais)
1210 IR - Imposto de Renda
1220 PIS - Programa de Integração Social
1230 COFINS
1240 CS - Contribuição Social
1250 GPS - Guia da Previdência Social
1260 Contribuição Sindical Patronal
1291 Anuidade - Crea
1291 Anuidade - Cau
1293 Anuidade - Entidade de Classe
1295 Anuidade - Mútua
1310 Alvará de Localização (Prefeitura Municipal)
1320 Alvará Sanitário (Vigilância Sanitária)
1340 Alvará dos Bombeiros
1410 ISSQN
1510 INSS
1520 FGTS
1610 Taxas Bancárias
1620 Anuidade Cartão
2000 ESPAÇO FÍSICO, MÓVEIS, EQUIPAMENTOS E VEÍCULOS
2110 Espaço Físico (aluguel)
2120 Espaço Físico (manutenção e reformas)
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 14
2130 Espaço Físico (seguros)
2140 Espaço Físico (condomínio)
2150 Espaço Físico (IPTU)
2160 Espaço Físico (segurança)
2210 Móveis (aquisição)
2211 Móveis (manutenção)
2212 Equipamentos (aquisição)
2213 Equipamentos (manutenção)
2220 Equipamentos de Informática (aquisição)
2225 Equipamentos de Informática (manutenção)
2310 Veículos (aquisição)
2315 Veículos (seguro)
2320 Veículos (documentos)
2330 Veículos (manutenção)
2350 Veículos (combustível)
2510 Combustível (quando não relacionado a evento)
2610 Roupas de Trabalho
2610 EPI
3000 DESPESAS OPERACIONAIS
3110 Energia Elétrica
3120 Água
3190 Taxas bancárias
32## Material de Consumo
3210 Cartucho para impressora
3220 Material de Papelaria
3300 Correios - envio de livros
3310 Custo Financeiro (PagSeguro / Cielo / Banco)
3500 DESPESAS COM PRODUÇÃO
3512 Aluguel de espaço físico
3514 Aluguel de equipamentos
3518 Transporte
3523 Alimentação (equipe)
3528 Material de Consumo
3532 Impressos
3542 Serviços de Terceiros
3552 Passagens Aéreas
3552 Taxi ou aluguel de veículos
3552 Pedágios
3552 Combustível
3552 Estacionamento
3553 Hotel
3554 Alimentação
3620 Correios e similares
4000 SOFTWARE, REVISTAS, LIVROS, CD, DVD, TREINAMENTO
4110 Softwares
4120 Revistas
4130 Livros
4200 Treinamento (Cursos, Palestras, Seminários, Congressos)
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 15
7000 COMUNICAÇÃO SOCIAL
7110 WebSite (Registro)
7120 WebSite (Construção)
7130 WebSite (hospedagem e suporte)
7210 Telefone Fixo
7220 Telefone Celular
7900 Outras despesas
7910 Aquisições para biblioteca (livros, CD, DVD)
7990 Outras despesas
8000 SALARIOS E REMUNERAÇÃO DOS SÓCIOS
8101 Salário Empregados
8500 Pró-Labore - Sócio 1
8700 Pró-Labore - Sócio 2
8800 Pró-Labore - Sócio 3
8910 Restituição de Empréstimo Pessoal
CÓDIGOS PARA CONTAS PESSOAIS DOS SÓCIOS
9000 CONTAS DE FAMÍLIA
9100 Aquisições
9110 Aquisição
9200 Manutenção
9210 Jardinagem
9212 Piscina
9220 Pedreiro / encanador / eletricista
9230 Suporte de Informática
9300 Alimentação e Vestuário
9310 Supermercado
9320 Restaurante
9350 Roupas e Calçados
9350 Diarista
9410 Água
9420 Energia Elétrica
9430 Telefone Fixo
9435 Telefone Celular
9440 TV por assinatura
9450 Combustível
9500 Despesas com Educação
9510 Matrículas e Mensalidades
9520 Livros e Apostilas
9530 Materiais didáticos
9910 Outras Despesas da Família
GESTÃO E MARKETING DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Curso - 20 horas/aula – Ênio Padilha
www.eniopadilha.com.br - [email protected] 16
BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA: TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO CHIAVENATO, Idalberto. História da Administração: entendendo a administração e sua poderosa influência no mundo
moderno. São Paulo: Saraiva, 2009. 230p.
CHIAVENATO, Idalberto. Introducao a teoria geral da administracao. Sao Paulo: McGraw Hill do Brasil, 1978.
FAYOL, Henri. Administracao industrial e geral : previsao, organizacao, comando, coordenacao, controle. 1981.
RAGO, Luzia Margareth. O que e taylorismo. Sao Paulo: Brasiliense, 1988.
TAYLOR, Frederick Winslow. Principios de administracão cientifica. Sao Paulo: Atlas, 1987.
ESTRATÉGIA E EMPREENDEDORISMO COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas muito eficientes. 1.ed. São Paulo: Best Seller, 1989. 372p
DAHER, Dorys. Cimento Batom e pérolas – quem tem medo de arquiteto. Rio de Janeiro: Sete Letras, 2007
DIMITRIUS, Jo-Ellan; MAZZARELLA, Mark. Decifrar Pessoas. 15.ed. São Paulo: Alegro, 2000. 321p.
TALEB, Nicolas Nassim. A lógica do Cisne Negro. Rio de Janeiro: Best Seller, 2009. 450p.
ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do trabalho do dia-a-dia. Nova Lima: INDG. 266p.
GERBER, Michael. O mito do empreendedor. 1.ed. São Paulo: Saraiva, 1990. 140p.
JONES, Ary Marques. Marketing servicos de engenharia: tecnologia, engenharia de projeto e gerenciamento de empre-
endimento. Rio de Janeiro: Livros Tecnicos e Cientificos, c1983.
BOTELHO, Manoel Campos. Manual de Primeiros Socorros do Engenheiro e do Arquiteto. 1.ed. São Paulo: Edgar
Blücher, 1984. 246p.
ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS FASCIONI, Lígia. Atitude Profissional: dicas para quem está começando. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2009.
GAIARSA, José Angelo O Olhar. São Paulo: Editora Gente, 2000. 144p.
LINKEMER, Bobbi. Cuide Bem de sua Imagem Profissional. tradução de Ibraíma Dafone. 3.ed. São Paulo: Livraria
Nobel, 1986. 109p.
MENDELL, Andrienne. Como os Homens Pensam. 1.ed. Rio de Janeiro: Rosa dos Tempos, 1997. 251p.
PADILHA, Ênio. Marketing Pessoal e Imagem Pública. 2.ed. Balneário Camboriú: EPPE, 2002. 162p
ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA LEÃO, Nildo Silva. Custos, Orçamentos na Prestação de Serviços. São Paulo: Editora Nobel, 1999. 120p.
LUCAS, James R. Ilusões Gerenciais. São Paulo: Futura, 1998. 249p.
ADMINISTRAÇÃO DO MERCADO - MARKETING BETTGER, Frank. Do Fracasso ao Sucesso na Arte de Vender. 11.ed. São Paulo: Ibrasa, 1978. 259p.
KOTLER, Philip. Marketing de A a Z. 2.ed. Rio de Janeiro: Campus, 2003. 251p.
KOTLER, Philip. Marketing para o século XXI. 10.ed. São Paulo: Futura, 2001. 305p.
KOTLER, Philip; BLOOM, Paul. Marketing para Serviços Profissionais. 1.ed. São Paulo: Atlas, 1988. 357p.
KOTLER, Philip; HAYES, Thomas; BLOOM, Paul N. Marketing de servicos profissionais: estrategias inovadoras para
impulsionar sua atividade, sua imagem e seus lucros. Sao Paulo: Manole, 2002.
LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Marketing de servicos. 1991.
LOVELOCK, Christopher. WRIGHT, Lauren. Serviços: marketing e gestão. São Paulo: Saraiva, 2006. 416p.
PADILHA, Ênio. Marketing para Engenharia, Arquitetura e Agronomia. 6.ed. Balneário Camboriú: EPPE, 2006. 176p.
PADILHA, Ênio. Negociar e Vender Serviços de Engenharia e Arquitetura. 2.ed. Balneário Camboriú: EPPE, 2007.
172p.
PASSOS, Alfredo; NAJJAR, Eduardo Rienzo. Carreira e Marketing Pessoal - Da Teoria à Prática. São Paulo: Negócio
Editora, 1999. 204p.
RIES, Al, TROUT, Jack. As 22 Consagradas Leis do Marketing. 1.ed. São Paulo: Makron Books, 1993.
SARQUIS, Alessio Bessa. Estratégias de Marketing para Serviços. São Paulo: Atlas, 2009. 240p.