Apostila de Comunicação Escrita - GERED

Curso de Comunicação Escrita

“A degeneração de um povo, de uma nação ou raça, começa pelo desvirtuamento da própria Língua”.

(Ruy Barbosa)

Local: GERED – São Bento do Sul

Instrutora: Adelita Fernandes

Contatos: (47) 3635-3327 / (47) 9968-4255

E-mail/Msn: [email protected]

Skype: dominio.comunicacao

mailto:[email protected]

Curso de Redação e Comunicação Empresarial

1. FINALIDADE DA REDAÇÃO

1.1 EXPRESSAR-SE ADEQUADAMENTE

A vida às vezes nos coloca diante de situações, nas quais temos que

expressar nossas ideias ou transmitir informações a outras pessoas.

Quando somos capazes de redigir com eficiência, passamos a dominar

um instrumento privilegiado de expressão. O médico que dá uma instrução ao

paciente por escrito, o professor que orienta o aluno, o amigo que explica a

outro como fazer algo – eis algumas das milhares de situações em que a

comunicação escrita poderá ajudar as pessoas – ou atrapalhá-las e gerar erros às

vezes irreversíveis.

Todos conhecemos provavelmente histórias de erros e mal-entendidos

derivados de uma comunicação escrita falha. Uma vírgula mal colocada, uma

palavra fora do contexto, um tempo verbal conjugado erroneamente, e lá vem

um problema. Agora, considere que todos esses problemas gerados pela má

comunicação têm um custo, seja econômico, seja social. Podemos danificar objetos

de valor, perder dinheiro, perder amigos, causar separações de pessoas, tudo isso

por causa de um texto ruim.

Portanto, é fundamental o aprimoramento da escrita, para que possamos

transmitir as informações com clareza e exatidão.

1.2 CRESCER NA PROFISSÃO

Se você fizer uma pesquisa entre as pessoas que se destacaram

profissionalmente, vai notar que uma boa parte delas escreve bem. Será que

escrevem bem porque são inteligentes, isto é, pela mesma razão que as levou

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ao crescimento profissional? Ou será que cresceram profissionalmente porque

escrevem bem? É provável que ambas as coisas sejam verdadeiras.

As pessoas inteligentes aprendem a expressar-se bem; e, por outro lado, as

pessoas que se expressam bem através do texto tendem a crescer

profissionalmente. Eis os motivos:

1º Através do texto o redator projeta uma imagem e esta vai levar os outros a um julgamento a respeito dele.

2º Quem escreve bem influencia mais os outros, seja através de uma carta, de um relatório ou de uma tese de doutorado.

3º O bom redator resolve muitos problemas com maior facilidade e torna-se uma pessoa mais eficiente.

4º Quem se expressa bem, diz exatamente o que deve ser dito, evita erros e mal-entendidos, orienta melhor os outros, colabora para que resolvam seus problemas.

2. COMO SUPERAR AS BARREIRAS COMUNS NA LINGUAGEM

É preciso que o vocabulário se amplie, que os chavões e lugares-comuns desapareçam; não podemos nos esquecer da sintaxe, da regência, da boa colocação dos adjetivos. Temos, ainda, de buscar meios para enriquecer o

texto.

2.1 MAIORES DIFICULDADES PARA ESCREVER

• Falta de lógica (não se pode escrever sem ordenar as ideias).

• Desconhecimento da gramática.

• Falta de leitura.

• Pontuação inadequada.

• Falta de ideias para enriquecimento do texto.

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2.2. BUSCANDO INSTRUMENTAL NECESSÁRIO

Se você quer ser realmente um bom redator, tais ferramentas deve ter à mão como principais apoios do redator.

• Gramáticas / dicionários.

• Manuais de redação e estilo.

• Textos de consultas da área.

• Livros do tipo “tira-dúvidas” (para consulta rápida).

2.3 COMO SIMPLIFICAR A REDAÇÃO EMPRESARIAL

A vida moderna nos leva à rapidez e a correspondência empresarial deve seguir esse rumo.

Há palavras e expressões que nada acrescentam ao entendimento do

texto. Nós as utilizamos por questão de hábito. Se queremos evitar estas

fórmulas antigas e gastas é preciso estarmos atentos.

Vejamos alguns exemplos:

“A finalidade desta é apresentar” Apresentamos

Acusamos o recebimento de Recebemos

Damos em nosso poder a carta datada de 15/02/11.

Recebemos sua carta de 15/02/11.

É desnecessário dizer que Se é desnecessário, não diga.

“Passo às suas mãos”.

“Levamos ao seu conhecimento”.Comunicamos

“Rogamos” Prefira: Solicitamos. Rogar só a Deus.

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“Sem mais - Sem mais para o momento - Sem outro particular”.

Atenciosamente (para encerrar)

2.4 CLAREZA, SIMPLICIDADE E ADEQUAÇÃO

• Escreva com palavras usuais.

• Evite termos estranhos, termos arcaicos, palavras técnicas e estrangeiras.

• Não queira impressionar o leitor.

Exercícios – Adequação e clareza

Quase todos nós já tivemos alguma dificuldade devido a um bilhete. Por

exemplo, imaginemos que uma pessoa saia e deixe um recado fixado na porta:

Fui ao banco. Volto logo.

Depois que lemos o recado, ficamos na dúvida: será que esperamos a pessoa voltar ou não? Voltar logo quer dizer voltar em quinze minutos ou em uma hora? Mas a que horas a pessoa saiu?

Enfim, o texto mal escrito nos atrapalha.

Redija um aviso, enfocando o mesmo assunto; porém, faça-o com clareza.

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2.5 RECOMENDAÇÕES DE OBJETIVIDADE AO ESCREVER

• Declare, tão logo quanto possível, o objetivo.

• Siga um plano previamente definido.

• Evite frases muito longas e as muito curtas.

• Procure a concisão.

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2.6 CONCISÃO

a) VÁ DIRETO AO ASSUNTO.

ANTIGA / ATUAL

* A finalidade desta é informar que as admissões realizadas até 15/12...

* As admissões realizadas até 15/12...

b) NÃO USE DUAS OU MAIS PALAVRAS QUANDO É POSSÍVEL TRANSMITIR A IDEIA COM UMA APENAS

c) ELIMINE ADVÉRBIOS DESNECESSÁRIOS (ENFÁTICOS).

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d) ELIMINE A REDUNDÂNCIA.

e) REDUZA AO MÍNIMO O USO DO PARTICÍPIO.

f) ADJETIVAÇÃO DESNECESSÁRIA

INCORRETO CORRETO

Absolutamente perfeito Perfeito

O verdadeiro número O número

Uma verdadeira investigação Uma investigação

Não verdadeiro, de fato Falso

Quase perfeito Imperfeito

Completamente envolvido Envolvido

Cilíndrico na forma Cilíndrico

Deliberadamente escolhido Escolhido

Uma condição essencial Uma condição

Poucos, quanto ao número Poucos

Verde, quanto à cor Verde

Pequeno no tamanho Pequeno

Perfeitamente compreensível Compreensível

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De caráter pantanoso Pantanoso

Bem impossível Impossível

Bastante óbvio Óbvio

Evidência concreta Evidência

Problemas reais Problemas

Justificação realística Justificação

Eles realmente são Eles são

Realmente perigoso Perigoso

O menor mínimo possível O mínimo

Informação válida Informação

g) ABREVIATURAS MAIS USADAS COMERCIALMENTE

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3. CONTEÚDO GRAMATICAL

3.1 AMBIGUIDADE

Sugere significados diversos para uma mesma mensagem. Embora

funcione como recurso estilístico, a ambiguidade também pode ser um vício de

linguagem, que decorre da má colocação da palavra na frase. Nesse caso, deve

ser evitada, pois compromete o significado da oração.

Exemplo: Mariana encontrou Patrícia e falou que sua mãe estava doente.

A frase acima pode ocasionar duplo sentido, pois não sabemos de quem

era a mãe que estava doente.

PALAVRAS QUE INDICAM POSSE (pronomes possessivos).

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A empresa definirá com a associada a forma de utilização de seu estoque.

POSIÇÃO DO ADJUNTO ADVERBIAL

As empresas que investem em imóveis frequentemente têm prejuízos.

A comissão que estava examinando o caso ontem deu seu parecer.

PALAVRAS QUE RESTRINGEM, LIMITAM UMA IDEIA

A divisão de Marketing só cumpriu as normas.

Com uma empilhadeira apenas realizarão parte do serviço.

COMPARAÇÕES (ANALOGIAS) FALHAS

Preciso ir à farmácia e comprar carne.

Exercício

1. Reescreva o texto abaixo utilizando os princípios de CONCISÃO e CLAREZA.

“Tem sido norma desta empresa procurar fazer as devidas comunicações aos interessados a respeito das novidades que surgem a cada semestre”.

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3.2 PONTUAÇÃO NA CORRESPONDÊNCIA

Emprego da vírgula

A vírgula indica:

• adição de informações:

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Nossos produtos são conhecidos em países: Alemanha, Itália, Espanha e

Portugal.

• intercalação de informação:

O consumo mundial de celulose cresceu, entre 1989 e 1999, a uma taxa anual de

4%.

• alteração na ordem natural das orações:

Concluída a pesquisa, elaboraremos o relatório.

• Para separar aposto e vocativo.

Aposto – Seu Antônio, o dono do prédio, não gostava de bagunça e desordem.

Vocativo – Jovens, o que pretendem com tanta revolta?

ATENÇÃO!

• Não se emprega vírgula entre o sujeito e seu predicado, independentemente de o

sujeito ser extenso:

• Não se emprega vírgula entre o verbo e seus complementos:

Ponto-e-vírgula

O ponto-e-vírgula indica:

• a separação de orações virguladas:

Os pessimistas aguardam o fracasso; os otimistas, a vitória; os realistas, o que quer

que aconteça.

• a separação de itens em enumerações:

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Admitimos atendentes de telemarketing. Requisitos do candidato:

• ser maior de idade;

• estar quite com o serviço militar;

• estar cursando a universidade ou ter curso superior.

Ponto Final

Sinaliza o fim de uma frase declarativa.

A leitura amplia o vocabulário do leitor.

Dois-pontos

Os dois-pontos indicam:

• início de uma citação ou de uma fala:

Às margens do Ipiranga, D. Pedro bradou: “Independência ou Morte!”.

• início de uma sequência que discrimina, desenvolve ou explica uma ideia anterior.

Itens em falta: papel, tinta para impressora, pastas para arquivo.

Aspas

Indicam:

• uma citação integral e, nesse caso, abrangem o ponto-final:

“Nada é mais elegante que a mente aberta.”

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• uma citação que é parte de um período e, nesse caso, o ponto-final conclui o

pensamento:

“Vento algum auxilia o velejador que não sabe para onde vai”, diz o ditado.

• um neologismo, um termo estrangeiro, uma gíria:

O termo “tolling” designa a industrialização por encomenda.

3.3 EMPREGO DOS PORQUÊS

Por que/Por quê = pelo qual ou quando depois dele vier escrita ou subentendida a palavra RAZÃO, se ocorrer no final da frase, deverá ser acentuado.

Utiliza-se também no início e final de frase interrogativa.

Exemplo:

Este é o caminho por que passa todos os dias.

Aquele é o livro por que Paulo se interessou.

Por que você faltou ontem?

Você faltou ontem por quê?

Porque = pois

Exemplo:

Tirou boa nota porque estudou bastante.

Não saia agora porque está chovendo muito.

Porquê = substantivo = o porquê

Exemplo:

Nem o governo sabe o porquê daquela medida.

Não compreendemos o porquê da briga.

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3.4 CRASE

Regra Geral:

Exemplos:

O trem chegou à estação às 18 horas.

verbo substantivo feminino

Procedeu-se à apuração dos votos.

verbo substantivo feminino

Ele foi à escola sem reclamar.

para a

Sempre ocorre crase:

Nas expressões que indicam as horas do relógio.

Cheguei às dez e meia.

Na expressão à moda de, mesmo que a palavra moda esteja oculta.

Vestia-se à moda baiana. // Vestia-se à baiana.

Importante: Podemos usar a crase antes de expressões masculinas, desde que possamos subentender à moda de.

Ex: Vestiu calças à Pierre Cardin.

à moda de expressão masculina

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A crase só pode ser empregada antes de palavras femininas que admitem o artigo definido a (as). Quando a preposição a é exigida pelo termo anterior (nome ou verbo), e quando puder ser substituído por “para a”.


nas locuções adverbiais, conjuntivas e prepositivas quando a palavra

principal for feminina

Locuções adverbiais: à noite, à tardinha, à força, etc.Exemplo: Fizeram tudo às pressas.

Locuções prepositivas: à custa de, à frente de, etc.Exemplo: Estou à procura de alguém. Locuções conjuntivas: à medida que, à proporção que, etc.Exemplo:À medida que a noite chega, a dor aumenta.

Importante: Nas locuções adverbiais de instrumento, não há crase.Exemplo:

Foi morto a bala.

B. nos pronomes demonstrativos aquele(s), aquela(s), aquilo que vêm após a preposição a

Dirigiu-se àquele lugar.

Exemplos:Iremos àquele sítio. (ao sítio)Dirigiu-se àquela mulher. (ao homem)Refiro-me àquilo que ouvi na sala. (ao assunto)

C. antes de pronomes relativos a qual ou as quais

Sempre que o verbo que está na oração desses pronomes relativos precisar da preposição a, usaremos a crase.

Exemplo:

A escola à qual iremos é excelente.

Se substituirmos a palavra feminina por uma masculina teremos a contração ao, justificando-se o uso da crase.

O Colégio ao qual iremos é excelente.

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Regra PráticaOs pronomes demonstrativos aquele(s), aquela(s) e aquilo podem apresentar crase quando puderem ser substituídos por uma palavra masculina com “ao” eliminando-se o “àquele”(a).


3.5 CONCORDÂNCIA VERBAL

Para entender concordância verbal é preciso lembrar o sujeito e o predicado.

Sujeito é o termo da oração sobre o qual se faz uma declaração.

Predicado é o termo da oração que faz a declaração a respeito do sujeito.

Observe:

Os meninos estão cansados.

(sujeito) ( predicado)

Veja que o núcleo do sujeito os meninos concorda com o verbo estão.

Se o núcleo do sujeito está no plural, o verbo também estará no plural;

concordam em número (plural) e em pessoa (3ª).

Exemplos: Nós fizemos a lição.

(1ª P Plural) (1ªP Plural)

A criança fez a lição.

(3ª P Singular) (3ª P Singular)

A concordância verbal se faz sempre em relação ao tipo de sujeito da oração.

CONCORDÂNCIA COM O SUJEITO SIMPLES

Regra Geral

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Concordância Verbal

É a combinação em número (singular / plural) e pessoa (1ª, 2ª e 3ª) entre o verbo e o núcleo do seu sujeito


Quando o núcleo do sujeito for simples, isto é, formado por um núcleo apenas, o verbo deverá concordar com ele em número (singular/plural) e pessoa (1ª, 2ª e

3ª).

Exemplo:

Você está perdido.

(sujeito simples singular) (verbo singular)

3ª Pessoa 3ª Pessoa

As lágrimas caíam de meus olhos.

(sujeito simples plural) (verbo plural)


Eu converso com os colegas.

(sujeito simples singular) ( verbo singular)


CONCORDÂNCIA COM O SUJEITO COMPOSTO

Regra Geral

Exemplos:

Pedro e Paulo foram aprovados.

(eles) verbo na 3ª P Plural 3ª P Plural

sujeito composto

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Quando o núcleo do sujeito for composto, isto é, formado por dois ou mais núcleos, o verbo irá para o plural, concordando com o número de núcleos; o sujeito

composto corresponde ao plural.


PALAVRAS COM DIFICULDADES DE CONCORDÂNCIA

Bastante / meio

Ficam invariáveis quando advérbios. Na prática, substitua-os por “muito”; se este variar, bastante e meio também variam. Se não variar o “muito”, bastante e meio não variam.

Exemplos:

Houve bastantes (muitas) respostas certas.

Ela estava meio (muito) atarefada.

Paula comeu meia (muita) banana.

Obrigado/a

Concorda com o gênero e número da pessoa a que se refere.

Exemplos:

Paula disse: -- Muito obrigada.

Muito obrigado, disse ele.

Anexo / incluso / próprio

São palavras adjetivas, por isso deverão concordar com o termo a que se referem.

Exemplos:

Os documentos anexos são para você.

Seguem inclusas as duplicatas vencidas.

Eles próprios trouxeram a carta.

Alerta / menos

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Essas palavras são sempre invariáveis, isto é, apresentam-se sempre da mesma forma, mesmo que o termo a que elas se refiram mude o gênero ou o número.

Exemplos:

Nós estamos alerta.

Há menos alunas do que eu imaginava.

Há menos homens do que mulheres no mundo.

Mesmo

Essa palavra pode ser um pronome ou um advérbio. Quando for um pronome, deverá concordar com a palavra a que se refere. Quando for um advérbio, ficará invariável.

Exemplos:

Eles mesmos foram à fábrica.

Eles disseram que iriam, e foram mesmo.

Estou quite / estamos quites

A palavra quite deverá concordar sempre com o termo a que se refere.

Exemplos:

Eu estou quite com o serviço militar.Agora nós estamos quites um com o outro.

É proibido/ é bom/ é necessário

Tem seu predicativo no masculino singular com valor de neutro por ser o sujeito formado na sua generalidade.

Se o sujeito estiver sem palavras modificadoras (artigo ou pronome), o adjetivo ficará invariável.

Exemplos:Entrada é proibido.Pimenta é bom.Leitura é necessário.

Nota:Se o sujeito estiver acompanhado por palavra modificadora, o adjetivo

concordará com ele normalmente.

Exemplos:

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A entrada é proibida. Aquela leitura é necessária.

1. Corrija os erros de concordância nas frases seguintes:

01. Apenas nos dias de chuva, forma-se pequenas poças d'água... ______________

02. ... deveriam haver divisões apropriadas... _______________________________

03. Existe certas partes com recapeamento muito fraco. ______________________

04. As obras de recapeamento asfáltico realizada pela secretaria ... _____________

05. Vejam as obras efetuada no pátio. ____________________________________

06. Foi aplicada, em primeiro lugar, algumas camadas de piche. ________________

07. Deveria ser feito uma remoção do material existente. ______________________

08. Não se nota fissuras no piso. _________________________________________

09. Quanto aos serviços prestados, foi mal feito. ____________________________

4. TEXTOS EMPRESARIAIS

DENOMINAÇÃO FINALIDADE ALCANCE

Ofício Tratamento de assuntos oficiais pelos Órgãos Públicos da Administração Pública

Interno/externo

Memorando Encaminhamento de atos, propostas, pedidos, etc, afetos aos chefes dos Poderes Públicos.

Interno

Carta Tratamento de assuntos diretamente a pessoas ou publicamente em jornais

Uma ou várias pessoas

Ata Registro em que se relatam os assuntos de uma reunião, assembléia ou convenção.

Interno/externo

Fax Transmissão de mensagens urgentes ou quando há premência em se dar ciência de certos documentos.

Interno/externo

Relatório Exposição circunstanciada sobre atividades em função do cargo que exerce

Superior hierárquico

E-mail É um serviço disponível na Internet que tem a função de controlar o envio e o recebimento de mensagens.

Interno/externo

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4.1. CORREIO ELETRÔNICO – "E-MAIL"

Como utilizá-lo de maneira adequada e eficaz.

• Se a comunicação for de caráter informal, inicie a sua mensagem tratando o cliente pelo nome e cumprimentando-o com um “Bom dia!”, “Boa tarde!” ou com um “Olá, tudo bem?”, que é a maneira mais adequada nesse caso.

• Para os casos formais, utilize o vocativo (seguido de vírgula ou de dois pontos) "Prezado Senhor", "Caro Cliente", "Prezado Sr. Carlos", como numa carta comercial.

• Lembre-se de que o correio eletrônico, embora seja um meio (na maioria das vezes) de comunicação informal, não deixa de ser comunicação empresarial e, por isso, requer cuidados com a ortografia, concordância, regência e pontuação.

• Responda todas as mensagens, num período de 24 horas, ainda que você não tenha uma resposta definitiva para o assunto. Isso significa respeito para com o seu cliente interno/externo.

• Não envie mensagens desnecessárias, principalmente as correntes, pirâmides, etc., que, além de deselegantes, irritam o receptor.

• Envie cópias apenas aos interessados e envolvidos no assunto.

• Cuidado com os excessos nos pontos de exclamação e nos avisos de URGENTE.

• Evite utilizar apenas letras maiúsculas, pois isso é para os olhos o mesmo que gritar aos ouvidos do receptor, além de atrapalhar a leitura.

• Poupe o tempo do seu interlocutor, enviando-lhe mensagens claras, simples, adequadas e concisas.

Deslizes no uso do e-mail que podem sabotar sua imagem profissional. Seu e-mail é tão importante para sua imagem profissional como as roupas que você veste, as cartas que você escreve, a saudação em seu correio de voz e o aperto de mão que você oferece. Se você quiser causar uma boa impressão e construir boas relações de negócio, preste atenção a como você usa o e-mail e evite esses principais deslizes e enganos:

1. Omitir a linha de Assunto. Foi-se o tempo em que o conteúdo da linha de assunto do e-mail era de pouca importância. Não faz nenhum sentido enviar uma mensagem

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em que se lê "nenhum assunto"; sua mensagem simplesmente parece ser sobre nada e não merece ser lida. Dado o enorme volume de email que cada pessoa recebe, a linha assunto é essencial se você quiser que sua mensagem seja lida. A linha de assunto se tornou um gancho. 2. Não usar uma frase com significado na linha de Assunto. O assunto deve dizer claramente qual é o conteúdo de sua mensagem. Seu cabeçalho deve ser pertinente à sua mensagem, não só "Oi" ou "Olá". O destinatário vai decidir a ordem em que ele lê seus e-mails, baseado em quem enviou e em qual o assunto.

3. Não personalizar sua mensagem. O e-mail é informal, mas ele ainda precisa de uma saudação inicial. Comece com "Prezado Sr. Luís Peixoto", "Caro Luís", ou, "Olá Luís" ou somente "Luís". Se você esquecer de incluir o nome da pessoa, pode fazer seu e-mail parecer impessoal.

4. Esquecer de verificar a gramática e erros de digitação. Seu e-mail leva consigo uma imagem sobre você. Se você não conferir seus e-mails, as pessoas questionarão a qualidade de seu trabalho. Use a pontuação, acentuação correta e sempre confira sua ortografia. Lembre que seu Verificador de Ortografia identificará palavras mal formadas, mas não coloque toda sua confiança nele. Não se pode dizer “mico” ou “mito”, “porca” ou “porta”.

5. Escrever uma mensagem enorme. O e-mail foi desenhado para ser breve. Mantenha sua mensagem curta e direta. As pessoas descartam seu e-mail logo que notam uma mensagem muito longa.

6. Achar que ninguém mais vai ver seu e-mail. Após ter deixado sua caixa postal, você não tem a menor ideia do caminho que seu e-mail vai seguir, quantas cópias dele serão deixadas em servidores ao redor do mundo ou quantas pessoas podem ler seu conteúdo. 7. Deixar de assinar suas mensagens. Sempre informe seu nome no final de suas mensagens, mesmo que ele já seja incluído no topo do e-mail, e inclua informações de contato como seu telefone, fax e endereço postal. O destinatário pode querer ligar para informações adicionais ou enviar documentos que não podem ser anexados a um e-mail.

8. Esperar uma resposta imediata. Nem todos ficam sentados na frente de um computador com o programa de e-mail ligado. A beleza da comunicação via Internet é sua conveniência. As pessoas podem verificar seu e-mail quando for mais apropriado para elas, não para você. Se sua mensagem é tão importante que você

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precisa da resposta logo em seguida, use o telefone.

Abreviaturas

Algumas são óbvias e de uso corrente. Porém, evite usá-las em exagero,

principalmente com quem você não tem intimidade.

Emoticons [;-)] são engraçadinhos mas também devem ser evitados no campo

profissional ou em mensagens mais formais.

Pontuação em e-mails empresariais

É interessante observar que muitos profissionais têm transposto a pontuação

típica de blog para os e-mails empresariais, mesmo que nunca tenham escrito ou

lido textos desse tipo de site. Veja o exemplo de e-mail abaixo:

Assunto: Proposta XPTO

Bom dia!!!

Você pode me encaminhar a proposta que o cliente enviou ontem???? Estava pensando… precisamos pedir um prazo maior… você concorda?!?!

Abraços!!!

Inúmeros pontos de exclamação ou de interrogação, uso de reticências em

vez de vírgula ou de ponto final e a soma de ponto de interrogação com exclamação

são alguns dos exemplos de pontuação inadequados para a comunicação

empresarial (mas totalmente adequados aos blogs).

Vale a pena lembrar:

ponto de exclamação: usado para marcar expressividade ou surpresa, pode

estar presente em e-mails desde que não apareça "em grupo" (!!!). Exemplo

de uso adequado: Bom dia! Que bom! Nossa! Fiquei surpresa com essa

notícia!

ponto de interrogação: usado para fazer perguntas, pode pefeitamente ser

escritos nos mais diversos tipos de texto. Mesmo que seja uma grande dúvida

ou uma pergunta importante, evite usar um conjunto de interrogações

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(?????). Exemplo de uso adequado: Você sabe quando será a reunião? O

cliente ainda não nos enviou a proposta?

reticências: usada para deixar uma informação em suspense ou para

evidenciar uma ironia, uma resignação. Exemplo: "mas aquele diretor,

hein…". Não substitui vírgulas e pontos finais, cujas aplicações na frase são

bem diferentes.

interrogação + exclamação: usado como forma de marcar, na comunicação escrita, indignação ou incompreensão em relação a algo/alguém. Por exemplo: Eu?! Não enviei esse arquivo para mais ninguém. Como chegou até você?

Pontuar e-mails indicando expressividade (dúvida, indignação etc.) é possível sim, desde que não haja excessos. Caso contrário, os leitores empresariais confundirão uma mensagem com um post de blog.

4.2 ATA

É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembléia, sessão ou

reunião para um determinado fim.

NORMAS

Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em livro próprio,

que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela

autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação

de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do

livro.

Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita:

- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);

- sem abreviaturas de palavras ou expressões;

- números escritos por extenso;

- sem rasuras nem emendas;

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- sem uso de corretivo;

- com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

- com verbos de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis...”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: “Em tempo: Onde se lê março, leia-se abril”.

Modelo de ata

Data, horário, local e objetivos

Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início

às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na

Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião

de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as

festividades de conclusão do primeiro grau.

O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes

A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como

secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de

oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-

diretora, Fabíola Barreto.

Relato da reunião propriamente dita.

Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e

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se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as idéias apresentadas, José Luís Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinqüenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinqüenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze de dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas.

Encerramento

Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.

4.3 CARTA CIRCULAR

É toda comunicação reproduzida em vias, cópias, ou exemplares de igual teor e expedidas, como documento, é mensagem endereçada simultaneamente a diversos destinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções.

“O público da circular pode ser "interno, misto e externo, este último em pequena escala, principalmente quando a circular é transformada em mala direta".

(Comunicação Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca)

A circular pode seguir o modelo de uma carta, ofício ou manifesto, o que

a caracteriza é conter um assunto de interesse geral.

Muitas vezes, a circular é utilizada internamente nas empresas, com a

finalidade de facilitar a comunicação entre diversas seções e departamentos.

A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para não dar

margem a outras interpretações. Todos devem entender claramente o que está

escrito.

Modelo1

(localidade), (dia) de (mês) de (ano)

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(empresa)

Carta Circular nº (informar)

ASSUNTO: Obras no Estacionamento

Entre os dias X e Y o setor de estacionamento da empresa passará por obras de reforma estrutural, de modo a melhorar o serviço prestado aos funcionários. Durante este período o local estará interditado sendo liberado o uso do pátio dos fundos para guarda dos veículos.

Atenciosamente,

(nome)(cargo)

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4.4 DECLARAÇÃO

É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos. Serve para declarar alguma situação ou condição.

Deve conter, nesta ordem: a palavra DECLARAÇÃO centralizada, o texto, data, assinatura do responsável.

Modelos

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4.5 RELATÓRIO

Um relatório é um conjunto de informações, utilizado para reportar resultados

parciais ou totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação,

pesquisa, ou outro evento, esteja finalizado ou ainda em andamento.

Normalmente utiliza-se formatação padronizada, o que no entanto pode ser

flexibilizado caso o âmbito do mesmo seja interno ao setor executante ou grupo a

que este último pertence.

Tipos de Relatório

1. Quanto à finalidade: relatório de pesquisa, jurídicos, econômicos, científicos, de cadastro e de informação.

2. Quanto à periodicidade: anuais, mensais, diários, eventuais, de rotina, conclusão de trabalho, estudo ou pesquisa.

3. Quanto à apresentação formal, há 4 tipos de relatórios:

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http://pt.wikipedia.org/wiki/Pesquisa

http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto


a) relatório-resumo: relata os fatos concisamente, apenas enumerando, citando os elementos básicos. Usado para trabalhos diários, prestação de contas, informações rápidas.

b) relatório-roteiro: usado como medida de economia e de esforço. O relator apenas preenche um formulário previamente elaborado. É o relatório mais utilizado por empresas, escolas e bancos.

c) relatório-narrativo: narra minuciosamente os fatos em ordem cronológica, sem omitir detalhes. Tem seu emprego indicado quando se deseja analisar em profundidade um assunto. É mais usado nas áreas jurídicas, científicas e técnicas.

d) relatório em tópicos: agradável visualmente, fácil de ser lido e analisado. É melhor e mais largamente utilizados, prestando-se a todos os fins. Os assuntos são agrupados em ordem lógica, sob um título motivador, que resume o assunto tratado em cada parte.

4. Estrutura:

As normas técnicas vigentes estabelecem alguns elementos mínimos para a elaboração de um relatório:

Título: identifica o documento. Deve ter todas as letras maiúsculas.

Vocativo: a quem se dirige o relatório.

Texto: introdução (orienta o leitor), desenvolvimento (expõe o assunto) e conclusão (sistematiza, opina, sugere, agradece, fechando as ideias em torno do assunto relatado).

Local e data.

Assinatura.

Anexos (auxílios visuais, provas, documentários.

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REFERÊNCIAS

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (orgs.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo de São Paulo / Secretaria de Estado da Cultura – Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

ECO, Umberto. Como se Faz uma Tese - 14ª ed., São Paulo: Ed. Perspectiva, 1996.

EMBRAPA. Manual de Referenciação Bibliográfica da Embrapa.

FRANÇA, Júnia Lessa et alii. Manual para normalização de publicações técnico-científicas. Belo Horizonte: Editora UFMG, 1998.

GARCIA, Maurício. Normas para elaboração de dissertações e monografias. São Paulo: Universidade do Grande ABC, 2000.

BECHARA, Evanildo. Moderna Gramática portuguesa. 37ed. Rio de Janeiro: Editora Lucema, 1999.

BOTELHO, Joaquim -CATHO ON –LINE – Redação Empresarial – São Paulo.

DAMIÃO, Regina Toledo. HENRIQUES, Antonio. Curso de Português jurídico, editora: Atlas. 2000.

QUEIROZ, Maria Inez Silva. Formas de tratamento e outros aspectos de Redação Oficial. São Luís: Lithograf, 2000.

REVISTA VOCÊ s.a Rio de Janeiro: Editora abril, julho/1991.

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Anotações

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Apostila de Comunicação Escrita - GERED

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