[slides] Comunicação Oral e Escrita

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

SLIDES DAS AULAS

Introdução O que é comunicação? Como a comunicação acontece? Atividade: Faça um desenho... Comunicação corporativa Posturas comunicativas Comunicação escrita Qualidades de um texto corporativo Realizando apresentações

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Vamos nos conhecer?

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Por que estou aqui?

http://www.flickr.com/photos/sirwwoods/6199263388/

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Apresentação...

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Em qual departamento trabalha?

Nas próximas 8 horas (hoje e amanhã) falaremos sobre...

Técnicas para elaboração de documentos

Metodologias para apresentação de trabalhos

Técnicas de comunicação

Nas próximas 8 horas (hoje e amanhã) falaremos sobre...

Técnicas para elaboração de documentos

Metodologias para apresentação de trabalhos

Técnicas de comunicação

Sim, é pouco tempo para muita coisa!

Sem monólogo, por favor!

Tragam seus questionamentos, ideias e experiências!

A colaboração ajuda na construção do conhecimento.

Aproveitem as aulas!

Pessoalmente ou através dos endereços

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Fonte: http://fernandoyanmar.wordpress.com/page/27/?archives-list&archives-type=tags

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Mas... O que é comunicação?

Como vocês definem comunicação?


Na dúvida, é bom consultar o...


Na dúvida, é sempre bom consultar o...


Dicionário!

De acordo com o dicionário Houaiss....

processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor, no qual as informações, transmitidas por intermédio de recursos físicos (fala, audição, visão etc.) ou de aparelhos e dispositivos técnicos, são codificadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sistemas convencionados de signos ou símbolos sonoros, escritos, iconográficos, gestuais etc.

Você já deve ter enfrentado situação parecida...

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http://deceptionexperts.tumblr.com/



Conhecendo os elementos da comunicação...

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O que é necessário para que a comunicaçãoaconteça?

Vamos entender a partir de um exemplo!

Exemplo: Casal de Namorados

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Emissor (ou remetente): Aquele que envia a mensagem (uma pessoa, uma empresa, uma emissora de televisão etc.)




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Receptor (ou destinatário): Aquele a quem a mensagem é endereçada (um indivíduo ou um grupo)




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Mensagem: Conteúdo das informações transmitidas




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Canal de Comunicação: Por onde a mensagem é transmitida (TV, rádio, jornal, revista, cordas vocais etc.)




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Código: Combinação de signos (palavras, imagens, sons etc.) utilizados na transmissão de uma mensagem. A comunicação só se concretizará, se o receptor souber decodificar a mensagem




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Contexto: Situação a que a mensagem se refere, também chamado de referente




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Feedback: Retorno da comunicação feita pelo emissor

Eu também te amo!




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Ruído: Qualquer perturbação que ocorra na transmissão do sinal




Para mais informações sobre os elementos da comunicação:

www.brasilescola.com/redacao/elementos-presentes-no-ato-comunicacao.htm

www.colegioweb.com.br/trabalhos-escolares/portugues/funcoes-de-linguagem/elementos-da-comunicacao.html

http://www.brasilescola.com/redacao/elementos-presentes-no-ato-comunicacao.htm

http://www.colegioweb.com.br/trabalhos-escolares/portugues/funcoes-de-linguagem/elementos-da-comunicacao.html

Vamos praticar!

No documento que vocês receberam, identifiquem... Emissor

Receptor

Mensagem

Canal de Comunicação

Código

Contexto

Feedback

Ruído (se houver)

Em quais situações utilizamos a comunicação?

(considerem a vida pessoal e profissional)

Quais canais de comunicação nós utilizamos

com mais frequência?

Canal de Comunicação: Por onde a mensagem é transmitida (TV, rádio, jornal, revista, cordas vocais etc.)

O que é comunicação?

De acordo com o dicionário Houaiss....

processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor, no qual as informações, transmitidas por intermédio de recursos físicos (fala, audição, visão etc.) ou de aparelhos e dispositivos técnicos, são codificadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sistemas convencionados de signos ou símbolos sonoros, escritos, iconográficos, gestuais etc.

Emissor (ou remetente):

Aquele que envia a mensagem (uma pessoa, uma empresa, uma emissora de televisão etc.)

Receptor (ou destinatário):

Aquele a quem a mensagem é endereçada (um indivíduo ou um grupo)

Mensagem:

Conteúdo das informações transmitidas

Canal de Comunicação:

Por onde a mensagem é transmitida (TV, rádio, jornal, revista, cordas vocais etc.)

Código:

Combinação de signos (palavras, imagens, sons etc.) utilizados na transmissão de uma mensagem. A comunicação só se concretizará, se o receptor souber decodificar a mensagem

Contexto:

Situação a que a mensagem se refere, também chamado de referente

Feedback:

Retorno da comunicação feita pelo emissor

Ruído:

Qualquer perturbação que ocorra na transmissão do sinal

Estamos sempre nos comunicando!

Embora seja algo “mais velho que andar para frente”, muitas vezes

enfrentamos problemas na comunicação...

Percebendo que a comunicação não é algo tão simples

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Individualmente, desenhe um animal com as seguintes características:

De grande porte

Com quatro patas

Com rabo

Coberto de pêlos

Não se preocupe somente com a mensagem transmitida, mas

também com o que o destinatário entende!

Sempre que possível, procure “ouvir” o que o outro não diz...


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Comunicação Corporativa

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Como funciona a comunicação lá na firma?!?!

Nos próximos slides, alguns pontos importantes que precisamos

observar...

A comunicação corporativa gera resultados para a organização

(empresa)!

A comunicação corporativa gera resultadospara a organização (empresa)!

Nas empresas, o processo comunicativo só acaba quando desencadeia uma ação por parte de quem recebe a mensagem

Pode ser a aquisição de uma informação ou a realização de uma tarefa

A empresa é um evento comunicativo permanente!

A empresa é um evento comunicativo permanente!

Toda empresa é movida a comunicação, respira comunicação!

É a comunicação que potencializa a sinergia entre investimentos, pessoas, processos e tecnologia

Investimentos

Tecnologia

ProcessosPessoas

Emitir não é comunicar-se!

Emitir não é comunicar-se!

A comunicação é via de mão dupla

Acabou (ou deveria ter acabado) a era do emissor autoritário ditando ordens para receptores passivos

O comunicador desempenha simultaneamente os papéis de

emissor e receptor!

O comunicador desempenha simultaneamente os papéis de emissor e receptor!

A comunicação se faz entre dois ou mais comunicadores emitindo e recebendo mensagens ao mesmo tempo

O sucesso do processo é responsabilidade de todos os envolvidos

O receptor é o juiz da competência comunicativa do emissor!

O receptor é o juiz da competência comunicativa do emissor!

Não importa o que é falado, e sim o que é entendido

Se o receptor não entender a mensagem e agir a partir dela, a comunicação não se completa

Por isso, é preciso confirmar o entendimento continuamente

Objetividade, clareza, precisão e concisão são essenciais!

Objetividade, clareza, precisão e concisão são essenciais!

Devemos buscar as quatro qualidades ao executar qualquer ação de comunicação

▪ Objetividade: Mensagem direta

▪ Clareza: Fácil de entender

▪ Precisão: Informações exatas

▪ Concisão: Poucas palavras (somente o necessário)

Preparação e interação são etapas necessárias!

Preparação e interação são etapas necessárias!

A qualidade da interação depende do tempo e energia que foram investidos para preparar a ação de comunicação

Planejar antes de executar evita retrabalho e preserva o bom relacionamento entre os envolvidos

Comunicação é processo!

Comunicação é processo!

Não existe uma ação isolada de comunicação, mas o encadeamento de ações comunicativas até que o processo seja completado

A comunicação é uma poderosa ferramenta de gestão!

A comunicação é uma poderosa ferramenta de gestão!

Facilita a tomada de decisão

Aprimora os processos de trabalho

Estimula, desenvolve e valoriza os profissionais

Quer virar “chefe” ou abrir a sua empresa? Aprenda a se comunicar bem!

A comunicação depende da postura dos profissionais!

A comunicação depende da postura dos profissionais!

A tecnologia ajuda, mas o que faz a diferença é o ser humano

Na comunicação corporativa não há autoria!

Na comunicação corporativa não há autoria!

Ninguém faz nada sozinho na empresa – muito menos comunicação, que depende da parceria entre os envolvidos

O bom humor é fundamental!

O bom humor é fundamental!

Ser responsável não significa ser sisudo

Um ambiente bem-humorado facilita qualquer comunicação

Fonte: www.cpt.com.br/cursos-salaodebeleza/artigos/ideias-para-o-seu-visual-de-reveillon-dicas-moda

http://www.cpt.com.br/cursos-salaodebeleza/artigos/ideias-para-o-seu-visual-de-reveillon-dicas-moda



IMPORTANTE!

Quanto mais você conhecer a empresa onde trabalha (visão sistêmica), sua

comunicação ficará melhor, pois você terá o domínio das informações

Cadastrem-se no LinkedIn: http://br.linkedin.com/

“Facebook” para profissionais Mantenha contato com colegas de trabalho e

conheça oportunidades em outras empresas Acompanhe o que está acontecendo na sua

empresa Meu perfil:

www.linkedin.com/in/alessandroalmeida

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Quando estiver se comunicando, observe as posturas comunicativas:

1. Interativa

2. Transparente

3. Democrática

4. Focada

Busca ativa de sintonia com o parceiro

Assuma a responsabilidade pelo bom andamento do processo de comunicação

Cabe a você criar a empatia necessária com o interlocutor, buscando a melhor forma para a informação ser absorvida

▪ Empatia: Capacidade de se colocar no lugar de outra pessoa

Pró-atividade em estabelecer contato

Se tiver alguma dúvida, cheque com o seu interlocutor

Se precisar falar com alguém, não espere que ele venha até você

Seja pró-ativo e não deixe dúvida no ar

Clareza e precisão na troca de informações

Comunicação genérica produz resultados genéricos

Qualifique suas informações! Muito, em breve e longo prazo são termos pouco precisos. Dificultam a comunicação e embaçam a clareza do processo

Quantifique, compare, cite prazos

Eliminação de pressupostos

As pessoas não são obrigadas a saber sobre o que você está falando

O pressuposto é a morte da comunicação, pois deixa lacunas que não serão necessariamente preenchidas

A troca não acontece a contento e os resultados podem ser desastrosos

Estímulo à participação e ao consenso

É necessário estar aberto à colaboração dos parceiros. Instigá-los a questionar seus projetos e ideias, criar oportunidades para que eles participem ativamente

Permitir uma construção mais coletiva do conhecimento

Você deve ter opiniões sobre os assuntos, mas elas não podem ser definitivas, inabaláveis

Independente das convicções de cada um, é necessário obter o consenso sobre o rumo a seguir

Busca do comprometimento

Obtém-se o comprometimento e o engajamento em determinado projeto a partir do momento em que ele se torna coletivo. Ou seja, quando todos participam, tem voz ativa e percebem que suas sugestões são relevantes e levadas a sério

Criando uma cultura de troca, expressa pela comunicação efetiva, gera-se maior comprometimento dos colaboradores

Orientação por resultados

A comunicação deve ter foco nos resultados do negócio

Gastar tempo e recursos em ações comunicativas sem objetivos claros gera retrabalho, conflito e desânimo da equipe

Priorização do que é relevante

Primeiro, o que é mais importante

Não deixe para o final as informações essenciais de sua ação de comunicação

Logo de início, informe o interlocutor sobre o assunto de que vai tratar e a finalidade de sua comunicação

Documentos e e-mails

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DerpChefe do Derp

Vamos analisar uma situação cotidiana...

DerpChefe do Derp

O chefe enviou um e-mail para o Derp com o seguinte texto...

DerpChefe do Derp

Derp, quando receberei o

relatório que solicitei?

DerpChefe do Derp

Derp, eficiente como sempre, respondeu logo em seguida...

DerpChefe do Derp

Chefe, vou estar te enviando o

relatório no final do dia.

DerpChefe do Derp

PRIMEIRA DICA!

Fujam do gerundismo assassino!

PRIMEIRA DICA!

Fujam do gerundismo assassino!

Vou estar falando...

Vou estar acessando...

Vou estar fazendo...

Vou estar conversando...

SEGUNDA DICA!

A linguagem dos chats não deve ser usada na comunicação escrita

nas empresas

A linguagem dos chats não deve ser usada na comunicação escrita nas empresas... Vc tb

Vms

Ctz

Pk

Nóis

Kkkkkk

Tah

hj

Você precisa ser capaz de expressar ideias por escrito de forma clara e convincente

Grande parte do seu sucesso como profissional depende da comunicação escrita com seus superiores, pares, equipe e parceiros

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Objetividade:

Relativo ao alvo que se pretende atingir

Clareza:

Qualidade do que é claro ou inteligível, que se compreende bem

Precisão:

Informações exatas

Concisão:

Exposição das ideias em poucas palavras

Comece pelo mais importante

Qual é o objetivo da sua comunicação? O que você pretende com ela? O que espera que seu leitor faça ao terminar de lê-la?

Não deixe as informações mais importantes para o final nem as espalhe pelo texto

O primeiro parágrafo é o lugar certo para resumir o essencial da comunicação

Vá direto ao ponto!

Evite rodeios. É engano achar que ir diretamente ao assunto é sinônimo de grosseria ou rudeza. Na comunicação corporativa, quanto mais direto for o texto, maior a eficácia do processo

Ao ler uma mensagem assertiva, o leitor terá mais segurança para tomar sua decisão sobre o assunto

Use palavras de entendimento geral

Evite termos complexos ou técnicos

Os grandes comunicadores usam palavras comuns, o que favorece a compreensão e a empatia entre o comunicador e o leitor

Construa frases de fácil leitura

Estilo rebuscado pode ser item valorizado na literatura. Na comunicação corporativa, os excessos linguísticos se transformam em ruído, atrapalhando a compreensão e distanciando o leitor do emissor

Não deixe que fiquem dúvidas

Muitas vezes as dúvidas são criadas pela falta de precisão nas informações. Ou então por uma abordagem genérica, que tangencia os objetivos da mensagem, mas não os atinge

Algumas pessoas não percebem quando estão deixando dúvidas

Não deixe que fiquem dúvidas

Não pressuponha nada em relação ao seu leitor, pois todo pressuposto atrapalha a comunicação

As pessoas não são obrigadas a saber o que você já sabe. O que é óbvio para você pode não ser óbvio para os outros

Explique e detalhe o necessário para que o leitor se posicione em relação à informação

Transmita informações numéricas

Sempre que possível, seja específico em relação a quantidades, valores e prazos

Quantifique

Muitos, poucos, bastante, alto, baixo, tudo isso é subjetivo!

O que é grande para um pode ser pequeno para o outro. Prefira os números, eles são concretos –valores, volumes e porcentagens

O conceito de urgência também depende do ponto de vista. Explicite os prazos

Use argumentos concretos

Evite a argumentação inconsistente e genérica. Não prossiga com sua ação de comunicação antes de ter certeza sobre quais são os reais resultados que pretende obter

Utilize frases curtas

Frases longas atrapalham a concentração. Obrigam o leitor a ir e voltar até entender todo o significado

Isso quebra a fluência do raciocínio e gera uma leitura cansativa e pouco produtiva

Diga apenas o essencial

Ao escrever, imagine-se no lugar do leitor

Economize a paciência do seu leitor. Parta do princípio de que ele é ocupado e cheio de compromissos

Resuma suas ideias

Um ditado chinês diz que se não for possível sintetizar os pensamentos numa frase eles não valem nada

Tente dar corpo às suas ideias produzindo textos riscos, mas concisos

Cuidado com as cores, tipos e tamanhos de fonte!

As fontes mais usadas são:

Arial, tamanho 10 ou 11

Verdana, tamanho 11 ou 12

Calibri, tamanho 11 ou 12

Cores

Preto ou azul

Utilização de negrito, itálico ou outras cores depende do destaque que você deseja dar a alguma palavra ou trecho do texto

Cuidado para o seu texto não virar um arco-íris!

EVITE ESCREVER COM TODAS AS LETRAS MAIÚSCULAS!

Parece que você estará “gritando” no texto

Como posso criar bons textos?

Lendo bons livros e exercitando a escrita!

Lendo bons livros e exercitando a escrita!

Fonte: http://professorasdenise-lptaniela-bio.blogspot.com.br/2011/08/exercitando-redacao.html

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Ás vezes, teremos que encarar o público...

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Determine o objetivo que você quer alcançar

Concentre-se nos resultados possíveis. No mais relevante

Se possível, selecione os participantes

Devem ser aqueles essenciais para o alcance dos resultados

Delimite o tempo da apresentação

A duração balizará o nível de detalhamento do tema

Desenvolva o roteiro da apresentação

Monte um passo a passo, avaliando quanto tempo deve utilizar em cada tópico da apresentação

Se necessário, prepare o material de apoio

Projeção, relatórios para os participantes etc.

Crie momentos de interação com a audiência

Por exemplo: Momentos de diálogo. Cuidado com o monólogo!

Ensaie! Ensaie! Ensaie!

Peça para alguém assistir e fazer comentários

Organize o cenário

Chegue com antecedência para se ambientar e realizar os testes necessários

Combine as regras

Uso do celular, pausa para o café e intervenções durante a apresentação

Comece indo direto ao assunto

A atenção da sua audiência é maior no início da apresentação

Incorpore as contribuições

Preste atenção nas mensagens que vem da plateia e as aproveite, se for o caso

Conclua um tópico antes de começar outro

Não atropele o raciocínio. Permita que os participantes assimilem as informações

Não perca o fio da apresentação

Se faltar tempo, pule tópicos (é importante avaliar na preparação quais serão os tópicos)

Encerre fazendo um balanço

Reforce os pontos principais e elimine eventuais dúvidas dos participantes

Distribua o material

Se houver: Folhetos e resumo dos principais tópicos

Informe seus contatos

Coloque-se à disposição para atender a questões específicas

Envie uma cópia da apresentação

Surpreenda os participantes com um e-mail de agradecimento, anexando a apresentação

Postura e Aparência

Cuidado com a forma como você se apresenta diante do público

Vícios de linguagem

“Tipo”, “Né?”, “Mano”, “Véio” etc.

Lembre-se que o corpo fala...

Cuidado com as mensagens que o seu corpo transmite durante a apresentação

Não preciso saber dessas coisas agora! Pois só vou aplicá-las quando virar

estagiário ou funcionário!

Seja pró-ativo!

Entenda como o seu trabalho contribui para a empresa!

Se necessário, questione seu chefe!

Apresente (e-mail ou em reuniões) relatórios sobre como as atividades estão caminhando...

Mostre o seu valor profissional!

[email protected]

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