Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 23/04/2014

1° Semestre de 2014

SIN-NA7

Explique a relação entre PREMISSA, RESTRIÇÃO E RISCOS.

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do

projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

▪ O que faremos se ela sair?

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

▪ O que faremos se o projeto atrasar?

Explique DUAS possíveis estratégias de resposta aos riscos positivos.

Quando for um risco positivo...

Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize

Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

Qual é a relação entre a Declaração de Escopo e a Estrutura Analítica do Projeto?

A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...

Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

Projeto TCC

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio

Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais

Diagrama de Caso de Uso

Diagrama de Classes

Testes

Plano de Testes

Script de Testes

Evidências de Testes

Levantamento de Dados

Entrevistas com os Clientes

Relatórios de Pesquisas

Sistema

Cadastros

Usuário

Paciente

Funcionários

Relatórios Controle de

Acesso

Nível 1

Nível 2

Explique DUAS fontes de novos projetos.

Algumas fontes de novos projetos: Necessidade de aderência a alguma norma, lei ou

regulamentação (compliance)

Demandas que surgem no dia-a-dia... ▪ Solicitações no Service Desk

▪ Processo de Gestão de Demandas de Projetos

▪ Fusões e aquisições

▪ Alguém que tenha acordado com uma ideia “brilhante”

▪ Etc.

Planejamento Estratégico

Nos últimos 10 anos, provavelmente sua empresa realizou algum projeto para garantir aderência a alguma norma ou regulamentação...

Exemplos de normas, leis e regulamentações que resultaram em projetos:

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil)

TISS (Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar)

Lei Sarbanes-Oxley

Normalmente, não há opção...

Ou você faz o projeto, ou você faz o projeto! (e com uma restrição de prazo!)

São projetos que não costumam gerar retorno financeiro, de imagem, operacional, etc.

Mas não fazê-lo pode resultar em multas ou na desqualificação da empresa como fornecedor de um determinado segmento

Como nascem os projetos?

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

Seja pela complexidade da solução ou características da solicitação

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

A empresa pode ter um fluxo para tratar as demandas de projetos que surgem no dia-a-dia

Normalmente, o fluxo contempla o recebimento e cadastro de demanda, para posterior avaliação e decisão se resultará em um novo projeto

Exemplo...

Itaú Unibanco conclui migração e clientes passam a ter rede integrada de atendimento

A área de tecnologia trabalhou com uma equipe de 6 mil pessoas, em cerca de 2,5 mil projetos, adaptando sistemas e infraestrutura. Os trabalhos consumiram mais de 3 milhões de horas de trabalho

Fonte: http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx

Sim, acontece...

Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!

Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html

Antes de falar sobre Planejamento Estratégico, é importante entendermos a definição de estratégia

O conceito de estratégia...

em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia

O conceito de estratégia...

em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia

O conceito de estratégia...

em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia

Como a estratégia pode ser definida?

Há diversas definições! (e confusão!)

É glamoroso usar a palavra estratégia em “frases corporativas”

Mas realmente sabemos como defini-la?

Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma

organização para a obtenção de vantagem competitiva

Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos

Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente

Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma

organização para a obtenção de vantagem competitiva

Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos

Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente

Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia

Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia

Exemplo de processo para Planejamento da Estratégia

Fonte:

http://www.cmconsultoria.com.b

r/vercmnews.php?codigo=37637

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Alguns exemplos do vínculo entre projetos e planejamento estratégico

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Um dos resultados do Planejamento Estratégico...

Projetos deste tipo influenciam diretamente os objetivos e metas corporativas...

Compromissos com os stakeholders externos (mercado, acionistas, conselho de administração, etc.)

Impacto no bônus anual

Contribui na realização da Visão (onde a empresa pretende estar após 3, 5 ou 10 anos?)

Sendo assim, projetos resultantes de um Planejamento Estratégico organizado nascem de forma mais estruturada...

Orçamento definido

▪ (ás vezes, um “cheque em branco”)

Prazo factível

Kick-off bacana

Sponsor atuante

Mas isto não garante que o projeto vai continuar estruturado durante o planejamento e, principalmente, execução...

Qual é a fonte mais comum de projetos?

Planejamento Estratégico?

Demandas do dia-a-dia?

Compliance?

Qual é o tipo de projeto que pode alavancar a sua carreira com mais facilidade?

Por que o Gerente de Projeto precisa se preocupar com a JUSTIFICATIVA de um projeto?

A justificativa deve responder a seguinte pergunta: Qual problema precisamos resolver?

Aqui o foco é no problema, e não na solução

A solução será descrita nas seções...

▪ 5. Descrição Macro da Solução

▪ 6. Escopo do Projeto

Por que é importante pensar na justificativa?

Precisamos entender o problema, antes de propor (ou detalhar) a solução!

Cuidado ao perder o foco da justificativa do projeto!

“People don’t want to buy a quarter-inch drill. They want a quarter-inch hole!” Theodore Levitt

Explique os três tipos de Estruturas Organizacionais.

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente do Projeto

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação...

Há momentos em que um projeto especial pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura apresentada, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida