Gestão de Projetos e Empreendedorismo (23/04/2013)

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 23/04/2013

1° Semestre de 2013

Fonte: https://www.facebook.com/CONSELHOSDOHEMAN

https://www.facebook.com/CONSELHOSDOHEMAN



Defina os seguintes termos:

a) Risco

Definição do PMBoK, 4ª edição:

Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

O risco envolve...

Incerteza

Impacto

Probabilidade

Oportunidades

Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:

http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/





Risco...

de atraso.

de não atender o escopo.

de não cumprir o orçamento.

de não ser homologado.

de algum membro da equipe sair da empresa.

Defina os seguintes termos:

b) Premissa

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do

projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

▪ O que faremos se ela sair?

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

▪ O que faremos se o projeto atrasar?

O que é o Ciclo de Vida do Projeto? Por que é importante definí-lo?

Conjunto de fases do projeto, normalmente documentado com uma metodologia para apoiar a gestão do projeto

O ciclo de vida pode ser simples ou complexo, tudo depende da necessidade da empresa e do tipo de projeto

Como muita coisa acontece ao mesmo tempo dentro de um projeto, algumas fases podem se sobrepor

O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido

Exemplo (extremamente simples) de um Ciclo de Vida aplicável a diversos tipos de projeto...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Por que é importante pensar no Ciclo de Vida do Projeto?

Pense em como seria gerenciar um projeto sem ter um Ciclo de Vida definido?

“Pois ele oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido.” PMBoK, 4ª edição

O fato de ser um “conceito tácito” reforça a importância do alinhamento com todos os stakeholders do projeto sobre quais fases e entregas compõem o ciclo de vida

Imagine seu cliente pensar que vai ter “software rodando” no final do planejamento?

Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e as entregas de cada fase

Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto

Qual é a relação entre a Estrutura Analítica do Projeto e o Cronograma? Como eles se complementam?

EAP...

Estrutura Analítica do Projeto

Também conhecida como WBS: Work Breakdown Structure

Decomposição das entregas que compõem o projeto

Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!

Também facilita a estruturação do cronograma

É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

http://www.facebook.com/circulodeprojetos

Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO

Plano de Testes

Criar plano de testes

Validar com Gerente

Realizar testes

Diagrama de Caso de Uso

Levantar requisitos

Criar diagrama de Caso de Uso

Validar com o cliente

SISTEMA

Cadastro de Pedreiros

Codificar módulo

Realizar testes unitários

Encaminhar módulo para a célula de testes

Lembre-se!

A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito e quem fará

Exemplo de EAP:

Pedreiro Eletrônico

Documentação

Manual Descrição de Caso de Uso

Requisito Funcional

Requisito Não

Funcional

Regras de Negócio

Plano de Testes

Cenário de Testes

Script de Testes

Diagrama de Classes

Sistema


Cadastro de Materiais

Relatórios Controle de

Acesso

Exemplo de Cronograma: PEDREIRO ELETRÔNICO

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL

Plano de Testes

Criar plano de testes José

Validar com Gerente José

Realizar testes Manoel

Diagrama de Caso de Uso

Levantar requisitos Joana

Criar diagrama de Caso de Uso Maria

Validar com o cliente Maria

SISTEMA


Codificar módulo Luiza

Realizar testes unitários Luiza

Encaminhar módulo para a célula de testes Pedro

Explique os três tipos de Estruturas Organizacionais.

Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa

Os projetos concorrem com as atividades do dia-a-dia (rotina ou operação)

Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente




Gerente do Projeto

Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação...

Há momentos em que um projeto especial pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura apresentada, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

O que é escopo? Qual é a relação entre o escopo do produto e o escopo do projeto?

Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto

Fonte: PMBoK, 4ª Edição

Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo

Escopo do projeto: Documentação

Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

Fonte: PMBoK, 4ª Edição

Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo

Escopo do projeto:

Escopo do produto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Sistema

Cadastro Relatórios Controle

de Acesso Banco de

Dados Parametri

zações

Projeto

A empresa Master Developers foi contratada para implantar um ERP em seu principal cliente. O cliente é uma multinacional do ramo alimentício que produz no Brasil e exporta para 72 países em 4 continentes. Na primeira fase do projeto, o cliente priorizou a implantação dos seguintes módulos: Materiais Produção Gestão Financeira Comercial

Além disso, o cliente exigiu que sejam criados os seguintes documentos na primeira fase do projeto: Documento de Visão

Diagrama e Descrição de Casos de Uso

Declaração de Escopo

Cronograma

Plano de Testes

Script de Testes

O Diretor Financeiro será o sponsor do projeto, além disso, todos os funcionários das áreas impactadas (produção, logística, suprimentos, finanças e comercial) deverão ser tratados como stakeholders.

Baseado nas informações apresentadas, monte a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) da primeira fase deste projeto.

Muito fácil!

Fonte: http://www.tumblr.com/tagged/lol%20meme

http://www.tumblr.com/tagged/lol meme

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ERP

(1ª Fase)

Documentação

DV DCU DE Cronograma Plano de Testes

ERP

(1ª Fase)

Módulos

Materiais Produção GF Comercial

[email protected] www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida

Gestão de Projetos e Empreendedorismo (23/04/2013)

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