3 claves para la

presupuestaciónDe compras y contratos

¿Por qué planear?

Calidad Tiempo

Costo

Corto plazo Largo Plazo

Hay que invertir en planeación para ahorrar en ejecución!

Decisiones educadas de

compras

Contenido

Defina1

Automatice2

Reporte3

Bonus track4

Qué se debe planear?

• Compras y contrataciones que se puedan gestionar a través del proceso de abastecimiento.

– NO servicios públicos.

– NO Impuestos.

– NO Compromisos adquiridos.

Qué se va a planear?• ¿Se incluirán en el plan todas las compras y

contrataciones?

– Desde lo que vale COP$1 hacia adelante?

– Se establecerá “un piso”?

– Se establecerá un umbral?20%

40%

80%

100%

120%

140%

160%

Q1 Q2 Q3 Q4

Servicios

Bienes

90% Sem I

155% Sem II

¿Qué?

¿Cuándo?

¿Cuánto?

¿Cuánto se requerirá? Unidades de medida!

¿Cuándo debe estar disponible?

¿Qué se piensa comprar /

contratar?

Datos necesarios..

¿Quién?

¿Qué?

¿Cuáles?

¿Cuáles indicadores estarán monitoreando el proceso?

¿Qué nivel de certeza require para estimar:- Tiempos- Costos

¿Quién suministra la información?

Conformará el equipo de

trabajo?

Datos necesarios..

Codificación

Uso de estándares reconocidos

internacionalmente

El registro de proveedores debe

poder identificar esta conexión.

UNSPSC Bienes y servicios requeridos

UNSPSC Bienes y servicios ofrecidos

Demanda & Oferta

En búsqueda del “¿cómo?Plan de

compras y contrataciones

Abastecimiento y logísitica

Actualización permanente

Plan Vs Ejecución

(KPIs, KRIs, KCIs)

P H

A V

El “¿cómo se comprará?” se constituye en la estrategia que contribuirá a los objetivos estratégicos de la organización:

- Rentabilidad- Crecimiento- Competitividad- Otro ¿?

Indicadores (eficiencia y efectividad)

Desempeño Vs. planeación histórica

Desempeño Vs. Ejecución histórica (y actual)

Disponibilidad de información y fuentes

Impacto sobre resultados financieros

1

2

3

4

Kit del planSaber hacer

Poder hacer

Quererhacer

Title in hereMetodología

Title in hereHerramientas

Title in hereRecursos 1. Metodología

- Método para lograr información - Estándar de reconocido prestigio

2. Recursos - Conocimientos - Competencias

3. Herramientas - Planeador de recursos empresariales - Bases de datos relacionales. - Análisis de datos

Kit básico

Actualizaciones

V1

V2

V3

V4El Plan de Compras y Contrataciones es un documento indicativo:

• Pronostica y fija objetivos • El cumplimiento puede ser voluntario• Proporciona información muy valiosa• Contribuye a disminuir la

incertidumbre de la demanda• Tiempos• Presupuestos

Manejo del cambio

¿Cuál es la capacitación y entrenamiento

requeridos para los interesados?

Y procedimientos!

Y preparación / análisis de reportes

Uso de formatos

Uso de herramientas

Invertir en planeación para ahorrar en ejecución

Cultura de la planeación

AutomaticeVuelva los datos información

estratégica

Comience “pequeño”Con una version “beta”, desarrollada en algo simple y funcional.

βExperiencia Cultura

Confianza

Disciplina de planeación fortalecida.

Responder de manera ágil a las solicitudes de cambio / ajuste

Ir ganando experiencia en las

especificaciones técnicas que

necesitará para comprar una

herramienta más robusta.

Base De

Datos

ParettoReportes

BI RiesgoRiesgo

específico

Costo Vs Riesgo

Riesgo abastecimiento

20% de compras que significan el

80% del presupuesto

De datos a información

Documente y publique

Dele al mercado señales confiables

Las redes sociales no tienen fronteras y permiten canales de relacionamiento novedosos y efectivos

RFx

Bench marking

Divulgue

Los mercados se mueven por señales.

Pregunte:- Quién tiene lo que

Ud. Necesita.- Quién está

interesado en ser su proveedor

Investigue:

- Prácticas recomendadas.

- Lecciones aprendidas

Aproveche las redes

Capacite y actualice frecuentemente

Manuales DidácticosPolíticas Procedimientos

Qué’s & Cómo’s

Señales útiles a los interesados

00 01 02 03 04 05 06 07

50 70

160

230

100

150

380

300

Demanda planeada

Periodo

• Categorias y momentos de compras • Reportes de interés interno

• Análisis para cada Gerencia!• Reportes de interés para el Mercado

• Informes de gestión• Boletines a proveedores

Oportunidades efectivas de negocio.

Planeación estratégica

Planeaciónfinanciera

Planeación De

compras y contratos

Maximice la eficiencia de los recursos y la efectividad de los resultados.

• Plan Integrado de Negocio:

La planeación estratégica y el presupuesto financier establecen los “qué se quiere lograr / necesitar”.

La planeación de compras y contratos complementa el cómo se cumplirán esos planes:

1. Inversiones2. Gastos3. Costos

PlaneaciónIntegrada

Bonus track

Andrés Hernando González Delgado