V13.00.01 Novas funcionalidades 1 - Microsoft...dar resposta aos mesmos. 2.1 Fundos de compensação...

V13.00.01 – Novas funcionalidades

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Conteúdo 1. Objectivo ..........................................................................................................................................4

2. Descrição funcional ..........................................................................................................................5

2.1 Fundos de compensação do trabalho ......................................................................................5

2.1.1 Configurações ...................................................................................................................6

2.1.2 Processamento .................................................................................................................8

2.1.3 Mapas – Fundos de Compensação do Trabalho ..............................................................8

2.1.4 Mapas existentes ajustados .......................................................................................... 10

2.1.5 Descarga GRH para a contabilidade .............................................................................. 10

2.1.6 Descarga GRH para a tesouraria ................................................................................... 12

2.2 SEPA- Área Única de Pagamentos ......................................................................................... 13

2.2.1 Configurações ................................................................................................................ 14

2.2.2 Transferências Bancárias - Comercial ........................................................................... 17

2.2.3 Transferências Bancárias – Salários/Cartões Refeição .................................................. 18

2.3 Declaração Periódica do IVA – Anexos 40/41 ....................................................................... 20

2.4 Compras – Data de Lançamento ........................................................................................... 21

2.4.1 Configuração do documento de compras ..................................................................... 21

2.4.2 Registo do documento de compras .............................................................................. 22

2.4.3 Mapas ............................................................................................................................ 23

2.5 Contabilidade – Controlo de documentos pendentes .......................................................... 24

2.5.1 Configuração ................................................................................................................. 24

2.5.2 Movimentação .............................................................................................................. 26

2.5.3 Consultas ....................................................................................................................... 28

2.6 Oficinas – Ligação GTMotive ................................................................................................. 29

2.6.1 Funcionalidades ............................................................................................................. 29

2.6.2 Configuração da ligação ................................................................................................ 30

2.6.3 Ficha da viatura ............................................................................................................. 31

2.6.4 Orçamentos de oficinas ................................................................................................. 32

2.7 Suite – Integração com sites de reservas .............................................................................. 34

2.7.1 Configuração ................................................................................................................. 35

2.7.2 Sincronização das reservas ............................................................................................ 36

2.7.3 Wizard Booking ............................................................................................................. 36


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2.7.4 Consulta de Reservas .................................................................................................... 38

2.8 Eportals – Módulo Suite ........................................................................................................ 39

2.8.1 Funcionalidades ............................................................................................................. 39

2.8.2 Instalação e configuração .............................................................................................. 40

3. Licenciamento ............................................................................................................................... 42

4. Legislação ...................................................................................................................................... 42


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1. Objectivo

Este documento tem por objectivo fazer uma descrição funcional das principais melhorias implementadas na

revisão 13.00.01 do ERP eticadata, e que se passam a enumerar:

Fundos de Compensação do trabalho – Emissão de relatórios para registo e controlo das entregas aos

fundos de compensação; e ainda a possibilidade de descarga para a contabilidade destes montantes.

SEPA – Área Única de Pagamento em Euros – Geração dos ficheiros para transferências bancárias de

pagamentos, relativo a transacções comerciais e dos salários, em contexto com este novo formato de

ficheiro.

Ajustes aos anexos 40/41 da Declaração Periódica do IVA no âmbito do Ofício Circulado 30155/2013

Conceito de data de lançamento do documento nos documentos de compras, na comercial.

Controlo de documentos pendentes (por pagar/receber) a partir da janela de lançamentos da

contabilidade

Ligação GT Motive – Módulo adicionável ao autogest para auxiliar o utilizador na consulta de preços e

elaboração dos orçamentos. Esta ferramenta permite a recolha da informação proveniente do GT

Motive, com o custo das reparações efectuadas a veículos por danos de colisão, avarias mecânicas

e/ou serviços de inspecção.

Suite \ Integração com sites de reservas

E-portals \ Módulo Suite


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2. Descrição funcional

Nesta secção pretende-se contextualizar os problemas e apresentar as soluções concebidas pela eticadata para

dar resposta aos mesmos.

2.1 Fundos de compensação do trabalho

A lei nº 70/2013 de 30 de Agosto, vem estabelecer os regimes jurídicos do fundo de compensação do trabalho

(FCT), do mecanismo equivalente (ME) e do fundo de garantia de compensação do trabalho (FGCT).

A portaria 294-A/2013, de 30 de Setembro, vem regulamentar os procedimentos de operacionalização do

funcionamento dos fundos (FCT e FGCT), no que respeita às relações entre os empregadores e os referidos

fundos e entre os trabalhadores e o FGCT.

Esta lei entrou em vigor em 1 de Outubro de 2013, e abrangerá os novos contratos realizados a partir dessa

data, e grosso modo funcionará do seguinte modo:

As empresas que admitam trabalhadores a partir de 01/10/2013, terão de descontar para dois fundos de compensação: FCT – Fundo de compensação do trabalho e FGCT – Fundo de garantia de compensação do trabalho; sendo 0,925% para o primeiro e 0,075% para o segundo.

A lei é aplicada apenas aos novos contratos de trabalho celebrados após 1 de Outubro de 2013.

O processo declarativo, passa por uma comunicação inicial às entidades gestoras dos fundos - FCT ou ME (mecanismo alternativo) e do FGCT que são, respectivamente, o Instituto de Gestão de Fundos de Capitalização da Segurança Social, I. P. (IGFCSS, I. P.), e o Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.).

No caso do mecanismo alternativo, será uma entidade privada a gerir o FCT, que terá de

cumprir os requisitos legais inerentes.

Nessa comunicação, além da identificação básica do trabalhador são comunicados os elementos que servem de base para a aplicação das respectivas taxas, nomeadamente a retribuição base e as diuturnidades.

Os próprios Institutos, mensalmente é que comunicam às entidades empregadoras o montante a pagar – O processo passa por a empresa emitir o documento de liquidação, sendo nessa altura fornecidos os elementos para pagamento, como sejam o montante a pagar e a referência multibanco.

Sempre que haja alteração nos contratos do vencimento base e das diuturnidades, e outros elementos relevantes, a entidade empregadora terá de comunicar essas alterações aos respectivos fundos.

Todo o processo de comunicação entre as partes será feito através de um site que disponibiliza à entidade empregadora suporte não só para o registo de admissões, alterações contratuais e demissões, como também informação sobre o respectivo fundo, nomeadamente o saldo por trabalhador do montante descontado.

http://dre.pt/pdf1sdip/2013/08/16700/0525405264.pdf



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2.1.1 Configurações

Para que possa ser preparado o processo de gestão dos Fundos de Compensação Trabalho, é necessário

proceder às seguintes configurações no ERP.

Edição de Empresa \ Exercício

Por exercício deve ser indicada a taxa a descontar para o FCT/ME e para o FGCT, que será

aplicada sobre o vencimento e diuturnidades ou outros abonos a definir pelo utilizador.

Deve ainda ser definido o arredondamento para cálculo das faltas, uma vez que estas apenas

devem ser comunicadas em dias completos.

Ficha do Funcionário

Na ficha do funcionário é indicado se o funcionário concorre ou não para o cálculo dos fundos

de compensação do trabalho.


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Deve ainda ser indicada a data de início de inclusão no fundo de compensação para que seja

possível determinar o montante no primeiro mês de trabalho, que pode não ser completo.

Esta configuração será automaticamente atribuída aos funcionários cuja data de admissão seja

igual ou superior a 01/10/2014.

Tabela de Abonos / Descontos / Faltas

Nesta tabela definem-se quais os abonos e faltas que concorrem para o cálculo dos fundos de

compensação do trabalho.

Abonos

Por defeito ficam assinalados os abonos do tipo Vencimento e Diuturnidades, valores que

constam explicitamente na lei. Não obstante, o utilizador poderá definir outros abonos em

função da sua realidade.

Faltas

É possível também indicar as faltas, em horas ou em dias, passíveis de comunicar ao fundo de

compensação do trabalho.


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Para este efeito, deverão ser assinalados todos os tipos de falta que não concorram para a

contagem de antiguidade do funcionário. A falta injustificada será um exemplo de falta a

comunicar aos Fundos de Compensação do Trabalho.

2.1.2 Processamento

Os valores relativos aos fundos de compensação do trabalho são calculados no momento do processamento, para que possam dar suporte às consultas e também à descarga para a contabilidade.

De realçar que os montantes são calculados sobre o vencimento e diuturnidades (ou outros abonos que

o utilizador possa definir), mas não influenciarão os recibos dos funcionários.

2.1.3 Mapas – Fundos de Compensação do Trabalho

Foram acrescidos novos mapas de modo a permitir ao utilizador a consulta dos funcionários a entrar

para o FCT e FGCT, bem como eventuais alterações a comunicar. Além disso, foi também criada uma

consulta que permite a confrontação das entregas, com a nota de liquidação emitida através do site do

organismo responsável pelos fundos.

A janela é comum às 3 consultas passíveis de emissão (Funcionários a Incluir, Alterações a Funcionários

e Entregas).


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Funcionários a Incluir – Esta consulta informa o utilizador das entradas a ocorrer no período

indicado, sendo apresentada a informação essencial de apoio à inscrição do funcionário nos

respectivos fundos.

A emissão deste mapa não carece de processamento, até porque a inscrição nos fundos de

compensação do trabalho, deve ocorrer até à data de inicio do contrato do trabalhador.

Alterações a Funcionários – Nesta consulta é esperada a apresentação de informação

relevante para comunicar aos fundos de compensação do trabalho, nomeadamente elementos

que alterem a base de cálculo dos respectivos fundos, como seja alterações ao vencimento,

faltas que afectem o tempo de contagem de antiguidade ou fim de contrato.

As faltas são apresentadas em dias completos, conforme é o requisito. No caso destas serem

registadas em horas ou em dias parciais, serão arredondadas de acordo com o critério de

arredondamento (defeito, excesso, aritmético), definido na Edição de empresa \ Exercício.

Esta opção requer a execução prévia do processamento dos funcionários.

Entregas – Esta consulta tem por objectivo permitir ao utilizador a conferência dos valores de

entrega aos fundos de compensação do trabalho, despistando eventuais incorrecções, pela

comparação dos valores apresentados neste mapa com os calculados pelo organismo

responsável.


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Este mapa baseia a sua informação no processamento dos vencimentos, pelo que deverá ser

executado antes da emissão do mapa.

Nota: Os valores das entregas apresentados neste mapa seguem a fórmula de cálculo publicada

pela entidade que gere os fundos, não obstante, poderão surgir diferenças residuais devido aos

arredondamentos.

2.1.4 Mapas existentes ajustados

Além dos novos mapas criados para o efeito, os mapas Resumo de Encargos e Remuneração / Descontos

/ Encargos, foram ajustados de modo a contemplarem uma nova secção para indicação dos valores

relativos aos fundos de compensação do trabalho, conforme poderá ser verificado na imagem abaixo,

reportando-se ao mapa Resumo de Encargos.

2.1.5 Descarga GRH para a contabilidade

O processo de descarga para a contabilidade foi revisto para contemplar a descarga destas verbas

seguindo os requisitos do sistema de normalização contabilística, nomeadamente a que se refere a

questão 28, da CNC (Comissão de Normalização Contabilística).

http://www.cnc.min-financas.pt/faqs_empresarial.html


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Configuração da descarga para a contabilidade – Foram disponibilizados dois novos valores

neste janela: Fundo de Compensação (FCT) e Fundo de Compensação (FGCT)

Os novos valores deverão ser movimentados simultaneamente a débito e a crédito, seguindo

uma classificação semelhante à referida na imagem.

De realçar que o valor Fundo de compensação (FCT) deverá ter como correspondência a débito

uma subconta da 415, e o valor Fundo de compensação (FGCT), deverá ter uma subconta da

635. Quanto à movimentação a crédito não destes dois valores, não existe qualquer orientação,

pelo que poderão ou não ser registados de forma separada.

Descarga para a contabilidade – Como se poderá verificar pela imagem a seguir, passam a ser

descarregados para a contabilidade os valores relativos aos fundos de compensação do

trabalho (FCT e FGCT).


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Os montantes apurados na descarga correspondem aos valores apresentados nos mapas, no

entanto, tal como referido nessa secção, estes poderão apresentar diferenças residuais em

relação aos montantes a pagar calculados pela entidade que gere os fundos.

2.1.6 Descarga GRH para a tesouraria

À semelhança dos restantes descontos e encargos, foi acrescido um valor de descarga para a tesouraria,

que agrega os descontos para os dois fundos (FCT e FGCT), uma vez que a liquidação emitida pela

entidade gestora dos fundos tem um valor único.


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2.2 SEPA- Área Única de Pagamentos

A criação da Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA – Single Euro Payments Area) tem como

objectivo principal o estabelecimento de um mercado único de pagamentos de retalho. Nesta Área,

particulares, empresas e administrações públicas podem efectuar e receber pagamentos em euros,

tanto dentro de cada país, como entre países, mediante as mesmas condições, direitos e obrigações.

Para concretizar este objectivo, a SEPA pressupõe a criação de modelos de pagamento pan-europeus –

Transferências a Crédito SEPA e Débitos Directos SEPA - cujo funcionamento assenta em normas,

procedimentos e, na medida do possível, infra-estruturas comuns.

Em 31 de Março de 2012 entrou em vigor o Regulamento do Parlamento Europeu e do Conselho n.º

260/2012, que estabelece os requisitos técnicos para as transferências a crédito e débitos directos

efectuados em euros e impondo como data-limite de implementação destes requisitos 1 de Fevereiro

de 2014, tendo mais tarde sido alterada para o próximo dia 1 de Agosto de 2014.

A partir dessa data, as empresas terão de usar obrigatoriamente as transferências a crédito SEPA e os

débitos directos SEPA, para efectuar operações de transferência a crédito ou de débito directo entre

um PSP do ordenante/devedor e um PSP do beneficiário/credor que se encontrem localizados no

espaço SEPA (Estados-Membros da União Europeia e Islândia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega e

Suíça).

Nas Transferências a Crédito e Débitos Directos SEPA, a identificação das contas é feita com o IBAN

(International Bank Account Number) e, se necessário, o BIC (Bank Identifier Code), em vez do actual

NIB (Número de Identificação Bancária).

Utilização obrigatória do BIC e IBAN. No caso das transferências nacionais deixará de se utilizar o NIB

para identificar as contas de origem e destino. No caso de Portugal é simples obter o IBAN, uma vez

que consiste no NIB antecedido de PT50. Ou seja, o IBAN tem 25 dígitos e é igual a PT50 + NIB.

No ERP eticadata, a geração do ficheiro de transferências no formato SEPA foi disponibilizada quer na

opção de transferências bancárias da Comercial quer nas opções de transferências de Recursos

Humanos – salários e carregamento de cartões refeição.


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2.2.1 Configurações

Para que as transferências bancárias possam ser geradas no formato SEPA é necessário proceder às

seguintes configurações no ERP.

Edição da Conta de Tesouraria

Na conta bancária foram acrescidos os campos do BIC e IBAN, e o campo do número da conta

passou a designar-se NIB.

Ficha do Cliente

Na ficha do cliente foram acrescidos os campos do BIC e do IBAN.


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Ficha do Fornecedor

Na ficha do fornecedor, nos dados da conta bancária foram acrescidos os campos do BIC e do IBAN,

mantendo-se o campo do NIB.

Fichas de Outros Devedores e Outras Credores

Os mesmos campos (BIC e IBAN) foram acrescidos às tabelas de Outros Devedores e Outros

Credores.

Ficha do Vendedor

Na ficha do vendedor foram acrescidos os campos do BIC e IBAN, e o campo da conta bancária

passou a designar-se por NIB.


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Edição de Entidade (Terceiros – Suite)

Na ficha da entidade, no Suite, foram também acrescidos os dados bancários em falta,

nomeadamente os campos BIC e IBAN, junto ao campo NIB que já existia.

Ficha do Funcionário

Na ficha do funcionário, nos dados de pagamento por transferência bancária foram acrescidos os

campos do BIC e IBAN, e o campo da conta passou a designar-se por NIB.

Nos dados do cartão refeição do funcionário foram também adicionados os campos do BIC e do

IBAN.


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2.2.2 Transferências Bancárias - Comercial

O formato de emissão do suporte magnético passou a ser escolhido através da nova opção “Tipo

Transferência”, mantendo-se disponível o anterior formato (PS2) e disponibilizado o novo formato SEPA.

Para que a geração do ficheiro de transferências possa ser efectuada tem de estar preenchida a

informação do BIC e IBAN da conta de origem e de todos os destinatários da transferência.

Caso ocorra algum erro na geração do ficheiro é dada a possibilidade de visualizar o ficheiro de “log”,

onde são mostradas as anomalias encontradas.


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O mapa de transferências no formato SEPA passou a apresentar a informação do BIC e do IBAN, em vez

do NIB.

2.2.3 Transferências Bancárias – Salários/Cartões Refeição

A emissão do suporte magnético no formato SEPA é definida na opção de Configuração que passou a

disponibilizar o novo formato de exportação, mantendo-se disponíveis os anteriores formatos.

Salários

Cartões de Refeição

À semelhança do que acontece nas transferências da Comercial, para que a geração do ficheiro de

transferências possa ser efectuada tem de estar preenchida a informação do BIC e IBAN da conta de

origem e de todos os destinatários da transferência. Da mesma forma, caso ocorra algum erro na

geração do ficheiro é criado um ficheiro de “log” com as anomalias.


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As listagens das transferências dos salários e do carregamento de cartões-refeição no formato SEPA

passaram a apresentar a informação do BIC e do IBAN, em vez do NIB.


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2.3 Declaração Periódica do IVA – Anexos 40/41

O ofício circulado 30155/2013, de 14 de Novembro, veio esclarecer algumas questões sobre o preenchimento dos anexos 40 e 41, das quais algumas delas, requereram o ajuste desta funcionalidade. As operações registadas sem NIF, relativas ao Consumidor Final, na coluna a que respeita o campo2, espaço

reservado ao NIF, passam a ser inscritas de forma resumida numa só linha e sem NIF. De realçar o facto de não

ser permitido o acréscimo do NIF 999999990.

Deste modo, todos os movimentos contabilísticos que possuam operações de crédito sem NIF, tal como já

ocorria na versão anterior, surgem na janela de diagnóstico, no entanto, a partir desta revisão, poderão ser

enviadas para o anexo de regularizações, ficando do lado do utilizador a indicação dos documentos a transitar

para esse mesmo anexo.

A janela de diagnóstico foi divida em duas áreas, uma para identificar os movimentos sem NIF, e outra para

indicar os movimentos que movimentaram a conta de IVA regularizado, mas que não possuem conta de

incidência parametrizada no anexo.

Se para este último caso, os movimentos estão em anomalia e ter-se-á de proceder à parametrização das

contas incidência em falta, no primeiro caso poderá não ser anomalia, tendo o utilizador apenas de assinalar

quais os movimentos que pretende incluir no anexo.

Para o efeito, basta assinalar os movimentos, que poderão ser assinados de uma só vez recorrendo-se do menu

“popup”. Premindo o botão confirmar, os movimentos surgirão no anexo sem NIF agrupados numa só linha.


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O utilizador tem ainda a possibilidade de reverter a operação, existindo para o efeito o botão “Repor”.

Esta funcionalidade está disponível nos anexos 40 e 41.

No anexo 40, foi ainda alterado o comportamento no cálculo das operações que envolvam adquirentes não

nacionais, sejam sujeitos passivos ou consumidores finais, onde neste caso, as operações passam também a ser

agrupadas numa só linha e sem NIF preenchido. Tem a nuance de, neste caso, as operações serem de imediato

calculadas para o anexo (sem passar pelo diagnóstico).

2.4 Compras – Data de Lançamento

Na janela de introdução de documentos de compras foi acrescido o conceito de data de lançamento. A ideia é

permitir que o utilizador possa indicar a data em que o documento está a ser lançado no sistema, que

regularmente não coincide com a data em que o documento é emitido.

Por vezes, existem registos internos no sistema em que é útil que assumam a data de lançamento do

documento, nomeadamente a geração do movimento de stock inerente à compra e porventura a data do

movimento de contabilidade, que por motivos de gestão ou até mesmo fiscais terá de ser diferente da data de

emissão do documento.

Com efeito, foi desenvolvida esta melhoria no ERP eticadata, nos termos referidos a seguir.

2.4.1 Configuração do documento de compras

Na edição dos tipos de documentos de compras, separador valores por defeito, definem-se as datas a atribuir para o movimento de stocks e de contabilidade.

As opções possíveis são a data do documento e data de lançamento, sendo que por defeito ficará

configurada a data do documento, para manter o comportamento anterior.


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2.4.2 Registo do documento de compras

Na janela de compras o utilizador passa a dispor da possibilidade de indicar a data de lançamento (novo campo), podendo esta ser diferente da data do documento.

Considerando a configuração definida para este tipo de documento, o movimento de stocks será

gerado com base na data de lançamento do documento de compras.

Analogamente caso estivesse tipificado para tal, o movimento de contabilidade poderia ser gerado

com a data de lançamento do documento.

De notar que em termos de contas correntes a data atribuída ao pendente será sempre a data do

documento, mantendo por isso o comportamento que já existia. Não obstante, é possível efectuar

análises de contas correntes com base nesta nova data (adiante referido neste documento).


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2.4.3 Mapas

Algumas janelas relacionadas com mapas foram revistas de modo a proporcionarem o filtro de datas por diversas combinações.

Este filtro passa assim a poder basear-se numa das seguintes opções:

Data do documento (valor por defeito para manter o comportamento anterior)

Data de lançamento do documento

Data da contabilidade (data atribuída ao movimento de contabilidade)

Data de stock (data atribuída ao movimento de stock)

Os mapas abrangidos por esta funcionalidade foram os seguintes:

Mapas de Compras

o Extracto de Compras o Análise de Compras o Compras Globais o Mapa de IVA de Compras

Mapas de contas correntes o Listagem de Pendentes; o Extracto Histórico; o Balancete. o Análise de Saldos

Previsão de IVA (Consulta Personalizada) – Esta consulta apenas é sobreposta se não tiver sido editada pelo utilizador.


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2.5 Contabilidade – Controlo de documentos pendentes

A aplicação de contabilidade passa a dispor a possibilidade de controlar os documentos pendentes

(documentos de fornecedores/Outros Credores por pagar ou documentos de clientes/Outros

Devedores por receber).

Esta funcionalidade torna-se especialmente útil, em utilizadores que necessitem de uma forma

simples, sem usar processos mais complexos e abrangentes como os da comercial, saber quais os

documentos em dívida ou a receber, uma vez que até ao momento, através dos processos normais da

contabilidade apenas era possível obter o respectivo saldo de conta corrente em determinada data.

Está disponível nos módulos de Contabilidade Gestão Premium e Contabilidade Extended, estando

ainda condicionado à data de CASE válido, referido na secção Licenciamento.

2.5.1 Configuração

Para activar a funcionalidade de controlo de documentos pendentes, será necessário proceder às seguintes configurações:

Edição de Empresa

Na opção “Contabilidade”, indicar que pretende activar o controlo de documentos pendentes, assinalando a checkbox “Controlo de Pendentes”


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No Exercício \ Contabilidade \ Controlo de Pendentes”, deverá indicar os prefixos de contas que irão controlar os documentos pendentes.

Além do prefixo da conta, o utilizador terá ainda de indicar qual o sinal esperado para os documentos pendentes, devendo ser atribuído “Devedor” para documentos a receber e “Credor” para documentos a pagar.

Plano de contas

No plano de contas é possível excepcionar contas do controlo dos pendentes.

Assim, se desejar excluir algumas subcontas do prefixo de contas definido na edição de empresas, basta assinalar o campo “Não gerir Pendentes”.


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Tipos de documentos

Nos tipos de documento, de contabilidade, é possível definir quais os documentos que concorrem para o controlo dos pendentes.

Gerar pendentes - Tipicamente os documentos que devem ser assinalados são os documentos que representem vendas ou compras a crédito.

Abater Pendentes – Os tipos de documentos a assinalar com esta opção são os que representam recebimentos ou pagamentos.

Quando assinaladas as duas opções no mesmo tipo de documento, significa que representam recebimentos ou pagamentos e simultaneamente podem gerar pendente. Devem estar assinalados se for perspectivada a possibilidade de existir recebimentos ou pagamentos por conta, isto é, caso a liquidação exceda o saldo em conta corrente.

2.5.2 Movimentação

O controlo de pendentes é gerido no momento em que são efectuados os lançamentos na contabilidade.

De recordar que o processo apenas é activado no lançamento desde que:

Esteja activado em edição de empresas \ contabilidade, o controlo de documentos pendentes

Tenham sido indicados os prefixos de contas que geram pendente, em edição de empresas \ exercício \ contabilidade \ controlo de pendentes

Indicado no tipo de documento o perfil do movimento – Se gera ou abate ao pendente.


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Lançamento de um documento que gera pendente

No momento em que for lançada a linha com conta para controlo de pendente, será assumido como valor pendente o respectivo valor lançado para a contabilidade (neste caso na coluna “Débito”).

A coluna “Valor pendente” não é editável, apresenta o valor ainda não liquidado do documento, sendo que, no momento em que está a ser feito o lançamento, o valor dessa coluna será igual à coluna Débito/Crédito.

Lançamento de um documento que abate ao pendente

Após a indicação do valor, surgirá uma nova janela para indicar quais os documentos a liquidar, conforme ilustra a imagem seguinte.


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O acesso à janela de pendentes pode também ser feito através da tecla “-“ ou pelo menu “pop up” quando pressionada com o cursor numa das colunas “Débito” ou “Crédito”.

Os utilizadores que já possuam documentos lançados ainda não liquidados, para que possam constar deste controlo, será necessário editar o lançamento e provocar uma alteração na linha do movimento para que a coluna Valor pendente seja recalculada.

O saldo de abertura não afecta o valor pendente porque o controlo dos documentos pendentes é gerido por documento sendo indiferente o exercício onde foi lançado.

Em cada lançamento apenas deve existir uma conta que gera ou abate ao pendente.

2.5.3 Consultas

Para que possa tirar partido da informação inserida, foram disponibilizadas duas consultas: Uma para apresentar os documentos pendentes de liquidação e uma outra para listar a afectação das liquidações aos pendentes.

Consulta dos documentos pendentes de liquidação

Consulta de liquidações com indicação dos documentos liquidados


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2.6 Oficinas – Ligação GTMotive

A GT Motive Estimate é uma ferramenta de avaliação que permite que seus utilizadores possam calcular o

custo das reparações efectuadas num veículo por danos de colisão, avarias mecânicas e/ou serviços de

inspecção.

A aplicação fornece informações relativas a preços e referências de peças, tempos de mão-de-obra e

materiais/tempos de mão-de-obra e pintura.

A integração do ERP Eticadata com o GT Motive Estimate e GT Go, já estava disponível por customização, mas a

partir desta versão, essa integração é disponibilizada de base na linha Extended e como módulo adicional na

linha Premium - “Autogest Ligação GT Motive”, módulo esse que abrange a ligação ao GT Motive Estimate e GT

Motive GO.

Para utilizar a integração com este serviço, é necessário subscrever o acesso aos serviços junto da GT Motive.

Os dados de acesso fornecidos terão que ser colocados na janela de configuração da integração com o serviço,

disponível na Ribbon, em AutoGest / Configurações.

2.6.1 Funcionalidades

Este módulo divide-se em 3 partes:

Configuração de ligação ao GT Motive

Consulta de preços via ficha da viatura

Criação de orçamentos no GT Motive e actualização no orçamento Eticadata.


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2.6.2 Configuração da ligação

A janela de configuração serve para guardar a informação de ligação entre os ambientes do ERP ao sistema GT

Motive. Por defeito, o acesso a esta janela realiza-se via a opção própria, na ribbon “Autogest”.

Ligação e autenticação

No campo do URL Webservice tem de ser indicado o endereço do serviço GT Motive. À presente data

o endereço é o seguinte:

http://gtestimate.com/webservice/GtInterfaceWS.asmx?wsdl

Os valores referentes a “GT Customer ID” e “GT Login” são os valores fornecidos pela GT Motive (via

contratualização de utilização deste serviço).

Configurações e valores por defeito

Criação de Novos Artigos - Configurações básicas para criar correctamente uma nova

referencia/artigo no ERP eticadata aquando da descarga para de um novo orçamento (GTEstimate)

realizado no GT Motive se as referências/artigos ainda não existirem na empresa em questão.

http://gtestimate.com/webservice/GtInterfaceWS.asmx?wsdl


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Serviços GT Motive - Área para configurar os artigos do tipo serviço de oficinas e os técnicos que estão

habilitados a realizar esse serviço, por área de especialização (nível de tecnicidade que vai de T1 a T3).

Reports GT Motive - Ao aceitar um orçamento do GT Motive, esta fornecesse um conjunto de

documentos técnicos que serão descarregados para o orçamento Eticadata na forma de Anexos

digitais sendo neste local que se define qual a configuração do anexo a utilizar.

Outras Configurações - Painel de configurações para definir o comportamento/alertas de utilização.

2.6.3 Ficha da viatura

Na ficha da viatura está disponível um botão “Consultar preços” para acesso ao GTGo (consulta de

peças e respectivos preços). É condição indispensável que o campo Nº Chassis esteja preenchido (no

GT Motive este campo é denominado por VIN - Vehicle identification number).


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Imagem do GT Motive GO

2.6.4 Orçamentos de oficinas

Sempre que o utilizador pretender criar um orçamento de oficinas no GT Estimate e posteriormente integra-lo no Eticadata, o utilizador deverá começar por criar o Orçamento no Eticadata e posteriormente completá-la no GT Estimate (Criar/actualizar estimativa).

Uma vez no GT Estimate, o utilizador introduzirá as peças, custos e outras informações que pretender.


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Logo que concluir a introdução de dados no GT Estimate, deverá fechar a janela deste aplicativo. Ao fazer esta acção, o orçamento criado no Eticadata será automaticamente preenchido com a informação resultante.

Resumo das funcionalidades dos botões GT Motive na janela de orçamentos de Oficinas:

Criar/actualizar estimativa - Cria um novo registo de estimativa no GT Motive com os dados do orçamento Eticadata e respectiva viatura (atenção ao Nº de Chassis – VIN da viatura).

Ler estimativa - Descarga da estimativa existente no GT Motive para o orçamento actual. Serve para sincronizar informação entre as plataformas.

Descarregar reports – Para obter a informação técnica do GT Motive e associar esses documentos aos anexos do movimento.


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2.7 Suite – Integração com sites de reservas

Um hotel (ou pousada, parque de campismo, etc. Para todos os efeitos, serão referidos como hotéis, daqui

para diante) tem um determinado número de quartos que “vende” através de uma data de canais: agências de

viagens, directamente (por telefone, email, etc.) e, nos últimos anos, nos sites de reservas online que agregam

um vasto número de hotéis.

Estes sites tem um registo dos hotéis “afiliados”, apresentam-nos aos seus utilizadores, no seguimento de

pesquisas e promoções, conforme a disponibilidade e preço dos quartos indicados pelo hotel e aceitam

reservas e pagamentos feitos em nome do hotel.

Surge então o problema de manter esses sistemas de reservas em sincronia entre si o com o sistema de gestão

do Hotel, quer ao nível da disponibilidade dos quartos, quer ao nível dos preços praticados.

O problema é agravado quando os mesmos quartos estão disponíveis para reserva em vários sites. Quando é

feita uma reserva num dos sites, os restantes tem de ser informados da indisponibilidade de um determinado

quarto num determinado período.

Sem a ajuda de um sistema automático, esta gestão poderá tornar-se muito demorada, pois cada reserva

poderá implicar a actualização em vários sites.

Channel managers

Conscientes destas problemáticas, surgiram no mercado várias empresas que se propõem fazer de

intermediário entre um hotel e os vários canais onde este quer ter visibilidade.

Estas empresas (Channel managers) permitem ao hotel divulgar a sua oferta de quarto não só em sites online,

mas também em agências de viagens e outras associações de turismo. Além disso, apresentam também

serviços adicionais como aplicações móveis e applets de reservas para inclusão em sites próprios do hotel.

Os “Channel managers” têm, tipicamente, uma aplicação própria onde o hotel regista as suas disponibilidades

e preços, além da informação de contacto com os sites onde pretende ser divulgado (booking.com, hotels.com,

etc.).

A partir deste site, o hotel pode actualizar a sua informação num único sítio, sendo que essa informação e a das

reservas são automaticamente distribuídas entre os vários sites.

Isto simplifica a operação do hotel pois já não tem de interagir com vários sites e sincronizá-los manualmente.

Basta-lhe apenas interagir com a aplicação do Channel Manager.

Naturalmente, estes Channel Managers cobram algum valor pelos serviços que prestam.

No ERP eticadata \ Suite, a integração com sites de reservas é feita através do Channel Manager

MyAllocator.com, estando, contudo em aberto a ligação a outras entidades.

Como requisito o utilizador deverá ter uma conta registada em myallocator.com com o(s) estabelecimento(s)

pretendidos, e também configurar os canais desejados, tais como Booking.com, Expedia, entre outros.


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2.7.1 Configuração

Os dados de acesso ao channel manager são configurados num novo utilitário, incluído na instalação

do erp e que pode ser acedido no menu iniciar eticadata software -> ERP v13 -> Ferramentas -> ERP

v13.e - Suite - Configurador ChannelManager:

É também necessário configurar um conjunto de parâmetros que serão usados no registo das reservas

online, na ficha do Estabelecimento -> Parâmetros Suite, existe um novo separador “Outros

Parâmetros” com os novos parâmetros:

Nota: O primeiro parâmetro (Tp. Doc. Reg. Adiantamentos) já existia, apenas passou para este

separador para ficar no mesmo sitio que os restantes parâmetros relacionados com adiantamentos.


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2.7.2 Sincronização das reservas

A sincronização das reservas efectuadas online é feita recorrendo ao Integrador Automático, sendo

por isso necessário configurar o integrador para a empresa em causa, na parte de administração do

erp, Admin -> Parametrizações | Utilitários -> Configuração do serviço de integração, aqui também

se pode iniciar ou parar o serviço:

2.7.3 Wizard Booking

No menu Suite -> Utilitários -> Wizard Booking, existe um wizard para definir quais os tipos de

alojamentos que se desejam ter online e respectiva disponibilidade, ou seja, o número total de

alojamentos online de cada tipo, bem como definir preços em determinados intervalos.

No primeiro passo seleccionamos os tipos de alojamentos que se desejam ter online:


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No segundo passo, para cada tipo de alojamento seleccionado, é possível introduzir uma descrição do

tipo de alojamento a enviar para o channel manager.

Por defeito, é preenchida com a descrição do tipo de alojamento, podemos visualizar a ocupação que

também será enviada (campo Nº base pessoas da ficha do tipo de alojamento) e podemos introduzir o

número de alojamentos que vão ficar disponíveis online:

No terceiro passo, também tendo em conta tipos de alojamentos seleccionados, é possível introduzir

intervalos de datas e indicar a disponibilidade, que pode ser no máximo o valor introduzido no passo

anterior, sendo este campo de preenchimento obrigatório.

Também é possível introduzir os preços que estarão em vigor nesse intervalo de tempo, bem como

indicar preços diferentes para o fim-de-semana.

A configuração de quais os dias da semana que fazem parte do fim-de-semana é feita no channel

manager em myallocator.com.

Quando se executa será enviada esta informação para o channel manager com a indicação para

actualizar todos os canais.


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No final do processo será apresentado o resultado da operação, mesmo sendo bem-sucedida pode

apresentar uma série de avisos para os canais que não estão configurados no channel manager.

2.7.4 Consulta de Reservas

A consulta de reservas disponível em Mapas -> Gestão -> Reservas, também foi actualizada de modo a

ser possível pesquisar pelo número da reserva online, meio de reserva ou origem de mercado.

Para isso, foram adicionados estes três parâmetros, bem como as colunas respectivas. A primeira

coluna “Reserva” foi também transformada em link, para permitir o posicionamento de imediato na

correspondente janela de reservas.


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2.8 Eportals – Módulo Suite

O novo módulo Suite para ePortals (EPT) surge com o intuito de aumentar a visibilidade da instituição hoteleira

permitindo passar para o potencial cliente uma imagem moderna e cuidada, enquanto mantém sempre

actualizada e disponível a sua informação na web.

Tratando-se de um módulo offline, não possui partilha de informação com o ERP. Tem, no entanto, enumeras

funcionalidades que apresentamos de seguida.

2.8.1 Funcionalidades

Acessíveis pelo painel de administração do EPT, destacamos as seguintes funcionalidades:

Imagens de fundo - O fundo do portal é dinâmico e muda aleatoriamente a imagem apresentada. Ao

adicionar uma imagem de fundo, o administrador do portal tem ainda a possibilidade de definir um

texto chamativo que é apresentado na página inicial.

Destaques - Assim que um utilizador navega para a página inicial do portal com o módulo Suite

instalado, é presenteado com uma série de destaques. Cada um tem uma imagem e um texto a

acompanhar e um link para a respectiva página de detalhes.

Promoções - À semelhança dos destaques, também esta secção permite introduzir imagens e

descrições para cada promoção, acrescentando ainda a possibilidade de definir datas de início e de fim

da promoção. Torna-se assim possível planear várias promoções para que estas surjam

automaticamente na altura correcta.

Quartos - O módulo Suite para EPT oferece a possibilidade de criar os vários tipos de quartos, e definir

as respectivas imagens, detalhes, preço e comodidades. Cada um tem também um local para colocar o

link para a página de reserva externa que queira utilizar (por exemplo, booking.com).

Galerias - Nesta secção do painel de administração, o administrador tem a possibilidade de criar várias

galerias (por exemplo, “O SPA” ou “A Piscina”) que pode popular com imagens das respectivas áreas.


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Tem ainda a possibilidade de definir o tamanho das miniaturas de cada galeria para que a experiência

de visualização não se torne monótona.

Reservas por email - Como se trata de um módulo offline, a reserva implementada no portal permite

o preenchimento por parte do cliente das datas previstas, do número de adultos e crianças e do

quarto pretendido. É então desencadeado um aviso por email para o administrador do site.

2.8.2 Instalação e configuração

O processo de instalação do módulo é idêntico ao já habitual do EPT.

a) Correr o Setup fornecido pela eticadata.

b) Aceder ao portal e correr o Setup (Por exemplo: http://www.omeuhotel.pt/Setup)

c) Entrar no backstage do ERP, na opção Config. ePortals \ Conteúdos, e instalar os conteúdos de

demonstração de Suite.

d) Aceder ao portal novamente mas à página de administração (Por exemplo:

http://www.omeuhotel.pt/Admin) à secção EPortals \ Suite para gerir todas as secções da secção

anterior - Funcionalidades.


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e) Tem ainda ao seu dispor a secção de “Definições” para definir o idioma do seu portal, o email do

responsável ou ainda os links para as redes sociais.

f) Ao nível do licenciamento, é requerido a indicação do site onde será alojada a licença.


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3. Licenciamento

Estão disponíveis as funcionalidades abaixo, apenas para licenças emitidas para o país Portugal, e com

CASE válido em 01/02/2014.

Fundos de Compensação do trabalho

SEPA – Área Única de Pagamento em Euros

Requerem o licenciamento de módulo adicional as seguintes funcionalidades:

Ligação GT Motive

Suite \ Integração com sites de reservas

E-portals \ Módulo Suite

As restantes funcionalidades mencionadas neste documento requerem apenas licenciamento da versão

13.00.00. A saber:

Contabilidade - Controlo de documentos pendentes (disponível apenas na contabilidade gestão Premium e Contabilidade Extended)

Ajustes aos anexos 40/41 da Declaração Periódica do IVA no âmbito do Ofício Circulado 30155/2013 (Aplicável apenas a licenças emitidas para Portugal)

Conceito de data de lançamento do documento nos documentos de compras, na comercial.

4. Legislação

Lei nº 70/2013 de 30 de Agosto, (Fundos de Compensação do Trabalho)

Portaria 294-A/2013, de 30 de Setembro, (Regulamentação dos procedimentos de operacionalização do funcionamento dos fundos - FCT e FGCT)

Ofício circulado 30155/2013, (Esclarecimento sobre os anexos 40 e 41 da Declaração Periódica do IVA)

Data da última actualização: 24-02-2014



http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/52A4EEAF-43F2-417C-928F-C58DF9986BB3/0/Of%20circ%2030155-2013.pdf

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