SUMÁRIO

NORMAS E PROCEDIMENTOS

ASSUNTO: Controle de Patrimônio Imobilizado

1. OBJETIVOS, 2

2. DEFINIÇÕES, 2

2.1. Patrimônio Imobilizado, 2

2.2. Ativo Fixo, 2

2.3. Centro de Custo, 2

2.4. Código de Centro de Custo, 2

2.5. Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo, 2

2.6. Código de Localização, 3

2.7. Depreciação do Ativo Fixo, 3

2.8. Cadastramento do Bem, 3

2.9. Plaqueta de Identificação, 3

2.10. Pedido de Transferência, 3

2.11. Termo de Recebimento, 4

2.12. Transferência de Responsabilidade, 4

3. UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS, 4

4. NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS, 4

4.1. Divisão de Cadastro do Patrimônio, 4

4.2. Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo, 5

4.3. Encarregado do Setor de Almoxarifado e Ferramentaria, 8

4.4. Encarregado de Turma e Mecânicos, 8

4.5. Diretoria de Documentação e Pagamento, 9

4.6. Diretoria de Material, 9

4.7. Divisão de Segurança, 9

4.8. Núcleo de Processamento de Dados, 9

4.9. Divisão de Fiscalização do Patrimônio, 9

4.10. Assessoria de Auditoria Interna, 10

5. ANEXOS, 12

5.1. ANEXO 1 – Cadastro de Bem Patrimonial, 12

5.2. ANEXO 2 – Pedido de Transferência, 13

5.3. ANEXO 3 – Termo de Recebimento, 14

5.4. ANEXO 4 – Transferência de Responsabilidade, 15

NORMAS E PROCEDIMENTOS

ASSUNTO: Controle de Patrimônio Imobilizado

1 - OBJETIVOS

Esta Norma tem como objetivo definir os critérios para controle de Bens Patrimoniais da Universidade, estabelecer os procedimentos administrativos para imobilização de novos bens adquiridos, transferências de bens em uso para outras unidades de Centro de Custo ou transferência de responsabilidade, estabelecer critérios para avaliação, reavaliação e depreciação, bem como definir os procedimentos para baixa de bens obsoletos, extintos ou desaparecidos do Patrimônio da Instituição.

2 - DEFINIÇÕES

2 . 1 - Patrimônio Imobilizado

Define-se por patrimônio imobilizado, nesta Norma, todos os bens móveis, semoventes e imóveis da Universidade designados para prestação de serviços, produção de bens de comercialização ou para estrutura de apoio à administração, ensino, pesquisa e extensão. Exemplo: Prédios, Terrenos, Instalações de Produção, Máquinas Operatrizes, Bancadas, Armários, Mesas de Escritório, Computadores, Calculadoras, Ferramentas de Oficina ou Obras, Veículos de Uso da Instituição e Outros Bens Análogos.

2 . 2 - Ativo Fixo

É o bem disponível e liberado para a atividade produtiva da Universidade. O Ativo Fixo é o bem ativado em um determinado Centro de Custo.

2 . 3 - Centro de Custo

É a área de responsabilidade do bem ativado, devidamente identificável. O Centro de Custo delimita uma área da Universidade onde o bem está instalado e portanto onde são lançados os custos de depreciação desse bem. O Centro de Custo será identificado por código e/ou nome da área onde o bem está lotado.

2 . 4 - Código de Centro de Custo

O código de Centro de Custo foi elaborado com base na estrutura organizacional. A codificação foi feita detalhando a estrutura até o nível de setor ou seção - menor unidade da organização. Cada Centro, Órgão, Diretoria, Departamento, Seção, Setor, Assessoria, etc., recebe um código de Centro de Custo numérico.

1º Exemplo: 01.100onde:01 – Gabinete do Reitor (Sub-Unidade)100 – Secretaria Executiva (Centro de Custo)

2º Exemplo: 20.321onde:20 – Coordenadoria Administrativa (Sub-Unidade)321 – 3 = Diretoria Financeira; 2 = Divisão de Contabilidade; 1 = Seção de Balancete (Centro de Custo)

2 . 5 - Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo

É o servidor oficialmente designado para uma determinada área de Centro de Custo, seja a nível de Reitoria, Assessoria, Coordenadoria, Diretoria, Chefia de Departamento, Chefia de Divisão, Encarregado de Setor, Encarregado de Seção ou Secretaria Executiva, e que será o responsável oficial pelos bens lotados em seu Centro de Custo. Se uma determinada área de Centro de Custo não tem um responsável oficialmente designado, responderá o responsável imediatamente superior. Exemplo:Se uma Divisão está sem responsável oficialmente designado, responderá por seu Centro de Custo o Diretor, que é o responsável imediatamente superior.

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2 . 6 - Código de Localização

O Código de Localização foi elaborado com base na estrutura física. A codificação foi feita detalhando a estrutura a nível de salas, corredores, sanitários, etc., ou seja, identifica o espaço físico.

1º Exemplo: 01.100 0002onde:01 – Gabinete do Reitor (Sub-Unidade)100 – Secretaria Executiva (Centro de Custo)0002 – Sala de Espera (Localização)

2º Exemplo: 80.632 0401onde:80 – Hospital Universitário Regional Norte do Paraná (Sub-Unidade)632 – Hospital das Clínicas – Gerência Administrativa – Seção de Serviços Gerais (Centro de Custo)0401 – 04 = Zeladoria; 01 = Depósito de Lixo (Localização)

2 . 7 - Depreciação do Ativo Fixo

Depreciação é a desvalorização por desgaste durante o período de vida útil do bem ativado. A vida útil é estabelecida com base na Lei Fiscal.

Entende-se por período de vida útil, o tempo efetivamente utilizado na produção de bens ou serviços sem que o bem entre em estado de obsolescência, isto é: cessa a vida útil quando o bem torna-se economicamente inviável.

O custo mensal de depreciação repassado ao produto, teoricamente, garante a reposição do bem no prazo de sua vida útil.

2 . 8 - Cadastramento do Bem - Art. 94 Lei 4.320/64.

Primeiramente, a Divisão de Cadastro do Patrimônio deverá fixar a Plaqueta de Identificação ao bem, e depois, efetivar o cadastro, registrando os dados do bem no Sistema de Controle patrimonial, conforme anexo 1, e posteriormente, o responsável pelo bem deverá assinar o Termo de Recebimento, conforme anexo 3.

A consulta desses dados de identificação poderá ser utilizada por usuários previamente cadastrados e autorizados pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.

Obs.: O cadastramento dos bens será feito exclusivamente pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.

2 . 9 - Plaqueta de Identificação

É a carteira de identidade do bem. No bem móvel é fixada uma Plaqueta, contendo o número de identificação e código de barras, para facilitar sua localização. Através do sistema informatizado, pode-se rastrear a movimentação de um bem amarrando-se o número da Plaqueta ao código do Centro de Custo e Localização.

2 . 10 - Pedido de Transferência

É o meio utilizado pelo usuário para transferir um bem que encontra-se sob sua responsabilidade para outra Unidade de Centro de Custo. Essa Transferência só será concluída após o Recebimento do Bem pelo responsável da Unidade de Centro de Custo destino, que consiste em uma assinatura eletrônica, assumindo a responsabilidade sobre esse bem. O Pedido de Transferência deve ser preenchido conforme anexo 2.

Obs.: O Pedido de Transferência só pode ser efetuado por pessoas responsáveis por um Centro de Custo, seja ele a nível de Reitoria, Coordenadoria, Assessoria, Diretoria, Secretaria, Gerência, Departamento, Divisão, Seção ou Setor, e previamente cadastradas e autorizadas pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.“Esse procedimento será obrigatório, sempre que houver uma transferência de Bem Patrimonial”.

2 . 11 – Termo de Recebimento

É o meio utilizado pelo usuário para receber um bem, seja ele adquirido com recursos próprios, de terceiros, doação, comodato, ou que lhe for transferido por outro usuário, ou, ainda, pela transferência de responsabilidade. Este recebimento

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consiste em uma assinatura eletrônica, assumindo a responsabilidade sobre esse bem. O Termo de Recebimento deve ser preenchido conforme anexo 3.

Obs.: O Termo de Recebimento só pode ser efetuado por pessoas responsáveis por um Centro de Custo, seja ele a nível de Reitoria, Coordenadoria, Assessoria, Diretoria, Secretaria, Gerência, Departamento, Divisão, Seção ou Setor, e previamente cadastradas e autorizadas pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.

“Esse procedimento será obrigatório, sempre que houver uma aquisição de Bem Patrimonial, uma Transferência de Bem Patrimonial, ou uma Transferência de Responsabilidade”.

2 . 12 - Transferência de Responsabilidade

É o meio utilizado para transferir a responsabilidade de um funcionário, ao deixar o cargo, para o próximo que assumirá esse cargo, e que, consequentemente, deverá assumir também a responsabilidade sobre os bens lotados em sua Unidade de Centro de Custo. A Transferência de Responsabilidade será preenchida conforme anexo 4.

Obs.: A Transferência de Responsabilidade será efetuada pela Divisão de Cadastro do Patrimônio, assim que a Diretoria de Documentação e Pagamento – CRH informar a chapa e o nome do funcionário que está deixando e do que está assumindo o cargo.

“Esse procedimento será obrigatório, sempre que alguém deixar um cargo de chefia, transferindo-o para outro”.

3 - UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS

Divisão de Cadastro do Patrimônio. Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo. Encarregado do Setor de Almoxarifado e Ferramentaria. Encarregado de Turma e Mecânicos Diretoria de Documentação e Pagamento. Diretoria de Material. Divisão de Segurança. Núcleo de Processamento de Dados. Divisão de Fiscalização do Patrimônio. Assessoria de Auditoria Interna.

4 – NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1 – Divisão de Cadastro do Patrimônio

I. Cadastramento de Bens Novos

Ao receber cópia da Ordem de Compra e Nota Fiscal ou Termo de Doação, Termo de Comodato ou outro documento de aquisição do bem, tomar as seguintes providências:

a) - Providenciar a Plaqueta de Identificação e afixá-la no bem, antes de sua liberação para uso da área destinatária, e, posteriormente, incluir os dados do bem no Sistema Patrimonial.

b) - Para os bens que não permitem emplaquetamento, relacioná-los no Sistema Patrimonial, conforme especificação técnica contida na Nota Fiscal de Compras. Deverá ser estabelecido um código de identificação e o Centro de Custo onde os bens serão lotados, para que seja permitido um rastreamento desses bens.II. Levantamento Geral dos Bens Patrimoniais da Universidade

A Divisão de Cadastro do Patrimônio deverá corrigir as eventuais distorções de localização, estado físico do bem, diferença de preço, avaliação e outras distorções encontradas pela Divisão de Fiscalização do Patrimônio, a qual será responsável pela execução do Levantamento Geral dos Bens Patrimoniais da Instituição.

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III. Transferência de Bens Patrimoniais

A Divisão de Cadastro do Patrimônio apenas acompanhará, através do Sistema Patrimonial, as transferências que serão realizadas pelos próprios responsáveis pelos Centros de Custos de origem e destino do bem, dando suporte aos usuários.

IV. Desativação de Bens Patrimoniais

Em caso de desativação do bem, o usuário poderá solicitar a avaliação do mesmo junto à Diretoria de Equipamentos, ou poderá transferir o bem para o Depósito de Materiais Permanentes da CAF/Divisão de Fiscalização do Patrimônio, através do Pedido de Transferência. Após o recolhimento do bem e assinatura do Termo de Recebimento, a Divisão de Fiscalização do Patrimônio fará o pedido de Avaliação Técnica à Diretoria de Equipamentos, a qual emitirá um Laudo Técnico, e mediante este laudo, juntamente com parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio, a Divisão de Cadastro do Patrimônio fará a baixa definitiva do bem no Sistema de Controle Patrimonial.

Obs.: A baixa definitiva do bem no Sistema de Controle Patrimonial será feita exclusivamente pela Divisão de Cadastro do Patrimônio, mediante Laudo Técnico e parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio.

Em casos de danos, furtos, roubos e desaparecimentos, a Divisão de Cadastro do Patrimônio só fará a baixa após parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio e orientação da Assessoria de Auditoria Interna.

V. Valorização do Bem Patrimonial Existente

A Divisão de Cadastro do Patrimônio poderá atualizar o valor do bem por avaliação ou orçamentação. Este processo poderá ser realizado sempre que necessário ou por ocasião do Inventário Geral, conforme determina esta Norma.Sempre que o bem for reformado, será determinado seu valor presente e sua vida útil para depreciação, com base na Lei Fiscal e, posteriormente, será realimentado no sistema contábil de bens patrimoniais.

VI. Depreciação dos Bens Patrimoniais

Os critérios de depreciação são estabelecidos com base na Lei Fiscal.

VII. Observância das Normas Estabelecidas

A Divisão de Cadastro do Patrimônio tem autoridade para fiscalizar, a qualquer momento, a localização de bens patrimoniais. Havendo alguma anormalidade, deverá tomar as medidas cabíveis para o cumprimento desta Norma.

4 . 2 – Responsável Direto pela Unidade de Centro de Custo

I. Ao Assumir o Cargo

Assumirá a responsabilidade de todos os bens que estão lotados em seu Centro de Custo, que lhe foi transferida pelo responsável anterior, através da assinatura do Termo de Recebimento, no Sistema de Controle Patrimonial, conforme anexo 3.

II. Aquisição de Bens Patrimoniais

Em caso de aquisição de Bens para uso da área de sua responsabilidade, seja com recursos próprios, recursos de terceiros, doação, comodato ou outra forma de aquisição, antes de colocá-lo em operação, o responsável pelo bem deverá certificar se o mesmo está devidamente cadastrado e liberado para uso da área, e, posteriormente, assinar o Termo de Recebimento, no Sistema de Controle Patrimonial, conforme anexo 3.

Obs.: A inclusão dos bens adquiridos no Sistema de Controle Patrimonial será feita exclusivamente pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.

É necessário que o Responsável pela Unidade de Centro de Custo esteja acessando o Termo de Recebimento no Sistema de Controle Patrimonial pelo menos uma vez por semana, para verificar se há bens a serem recebidos em seu nome, evitando um acúmulo de pendências.

III. Transferência de Bens Patrimoniais

Ao necessitar transferir um bem patrimonial de sua responsabilidade, deverá fazer o Pedido de Transferência no Sistema de Controle Patrimonial, conforme anexo 2, a qual só será concluída após a assinatura do Termo de Recebimento pelo destinatário.

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Obs.: Sempre que desejar transferir um bem para o Patrimônio, deverá utilizar os seguintes códigos:Código de Sub-Unidade = 20Código de Centro de Custo = 251Código de Localização = 0001

Ao receber um bem em transferência, deverá assinar o Termo de Recebimento no Sistema de Controle Patrimonial, conforme anexo 3.

IV. Levantamento Geral ou Inventário Rotativo de Bens Patrimoniais

Em caso de Inventário de Bens, deverá indicar um servidor para acompanhar, In Loco, conferir se está tudo de acordo e assinar o Termo de Recebimento, no Sistema de Controle Patrimonial, conforme anexo 3.

V. Manutenção em Bens Patrimoniais

Ao emitir um Solicitação de Serviço à Diretoria de Equipamentos – PCU, informar, além do número da plaqueta de identificação, todos os dados e características do bem na Solicitação, inclusive número de série, se houver, para que, no caso de cair a plaqueta durante a manutenção, o bem possa ser identificado.

VI. Desativação por Obsolescência ou Sucateamento do Bem

Em caso de desativação do bem, o usuário poderá solicitar a avaliação do mesmo junto à Diretoria de Equipamentos, ou poderá transferir o bem para o Depósito de Materiais Permanentes da CAF/Divisão de Fiscalização do Patrimônio, através do Pedido de Transferência. Após o recolhimento do bem e assinatura do Termo de Recebimento, a Divisão de Fiscalização do Patrimônio fará o pedido de Avaliação Técnica à Diretoria de Equipamentos, a qual emitirá um Laudo Técnico, e mediante este laudo, juntamente com parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio, a Divisão de Cadastro do Patrimônio fará a baixa definitiva do bem no Sistema de Controle Patrimonial.

Obs.: Ao necessitar transferir um bem para o Depósito do Patrimônio, deverá utilizar os seguintes códigos:Código de Sub-Unidade = 20Código de Centro de Custo = 251Código de Localização = 0001

Sempre que a Diretoria de Equipamentos emitir um Laudo Técnico, será encaminhada uma cópia para a Divisão de Fiscalização do Patrimônio, para que o bem seja recolhido e avaliado, e posteriormente, emitido um parecer solicitando a baixa no Sistema de Controle Patrimonial à Divisão de Cadastro do Patrimônio.

Obs.: A baixa definitiva do bem no Sistema de Controle Patrimonial será feita exclusivamente pela Divisão de Cadastro do Patrimônio, mediante Laudo Técnico e parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio.

VII. Furtos, Roubos e Desaparecimentos

Ao ocorrer qualquer um desses eventos, o responsável oficial pelo bem deverá comunicar, por escrito, a Divisão de Segurança, a qual deverá emitir um relatório com seu parecer, e, em seguida, providenciar o Boletim de Ocorrência junto à Delegacia de Polícia. O responsável pelo bem deverá acompanhar o representante da Divisão de Segurança até a Delegacia de Polícia, para prestar as informações necessárias, e, posteriormente, encaminhar cópia do relatório que lhe será fornecido pela segurança e cópia do Boletim de Ocorrência à Assessoria de Auditoria Interna, a qual determinará os procedimentos que deverão ser tomados.

Se, no decorrer dos procedimentos, o responsável pelo bem ou qualquer outro servidor for considerado culpado e condenado ao ressarcimento, o valor tomado por base será o custo residual do bem, registrado no Sistema de Controle Patrimonial.A Diretoria de Documentação e Pagamento , com base no custo do bem e o salário do Usuário condenado ao pagamento, estabelecerá as parcelas a serem cobradas, sempre considerando as condições financeiras do funcionário. As parcelas deverão ser descontadas em folha de pagamento.

Para que a operação de cobrança seja legal, a Assessoria de Auditoria Interna deverá emitir o parecer e orientação.

A Divisão de Cadastro do Patrimônio só fará a baixa no Sistema de Controle Patrimonial após parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio e orientação da Assessoria de Auditoria Interna.

VIII. Danos e Outras Avarias

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Qualquer dado causado em bem patrimonial, o responsável oficial pelo bem deverá comunicar, por escrito, o responsável pela Unidade que causou o dano, com cópia para seu superior imediato, para a Divisão de Fiscalização do Patrimônio e para a Assessoria de Auditoria Interna.

IX. Remanejamento, Extinção de Áreas e Mudanças de Nome ou Código de Centro de Custo

Qualquer mudança realizada que altere o endereço de localização dos bens, como por exemplo, nome ou código do Centro de Custo, o responsável pelos bens deverá comunicar a Divisão de Cadastro do Patrimônio por escrito, imediatamente, para atualização do Cadastro dos Bens da área envolvida.

X. Recebimento de Bem em Doação

Ao receber um bem em doação, o responsável pela Unidade de Centro de Custo deverá encaminhar, à Divisão de Cadastro do Patrimônio, o Termo de Doação, constando as características do bem e devidamente assinado pelo respectivo doador, juntamente com cópia dos documentos de aquisição, para que seja providenciado o cadastramento do bem e a inclusão do mesmo no Sistema de Controle Patrimonial.

XI. Recebimento de Bem em Regime de Comodato

Ao receber um bem em regime de comodato (cessão / empréstimo / uso temporário), o responsável pela Unidade de Centro de Custo deverá encaminhar, à Divisão de Cadastro do Patrimônio, o Termo de Comodato, constando as características do bem e devidamente assinado pelo respectivo comodante, juntamente com cópia dos documentos de aquisição, para que seja providenciado o cadastramento do bem e a inclusão do mesmo no Sistema de Controle Patrimonial.

XII. Aquisição de Bens com Recursos de Convênios

Ao adquirir um bem com recursos de convênios, o responsável pela Unidade de Centro de Custo deverá encaminhar, imediatamente, à Divisão de Cadastro do Patrimônio, cópia dos documentos de aquisição, para que seja providenciado o cadastramento do bem e a inclusão do mesmo no Sistema de Controle Patrimonial. O responsável pela Unidade de Centro de Custo deverá cobrar esses procedimentos de todo e qualquer servidor que adquirir bens com recursos de convênios.

Observação: Esses bens deverão ser cadastrados no momento de sua aquisição, antes mesmo da prestação de contas.

XIII. Utilização de Bens Particulares

O responsável pela Unidade de Centro de Custo, ao colocar um bem de sua propriedade à serviço da Instituição, deverá providenciar o Termo de Comodato, constando as características do bem e devidamente assinado pelo comodante, encaminhando-o à Divisão de Cadastro do Patrimônio, juntamente com cópia dos documentos de aquisição, para que seja providenciado o cadastramento e a inclusão do mesmo no Sistema de Controle Patrimonial. Ao retirar definitivamente o bem da Instituição, o responsável deverá informar, imediatamente, a Divisão de Cadastro do Patrimônio, para que seja efetuada a baixa do mesmo no Sistema de Controle Patrimonial. O responsável pela Unidade de Centro de Custo deverá cobrar esses procedimentos de todo e qualquer servidor que colocar bens particulares a serviço da Instituição.

XIV. Ao Deixar o Cargo

Deverá verificar a existência de registros pendentes a serem recebidos no Termo de Recebimento, anexo 3, para que a Divisão de Cadastro do Patrimônio possa fazer a Transferência de Responsabilidade para o funcionário que assumirá o cargo, conforme anexo 4.

XV. Norma Geral

Deverá manter um controle de todos os bens sob sua responsabilidade, inclusive os bens de difícil identificação individual e os bens utilizados por outros servidores, ficando a seu critério o controle desses bens.

4 . 3 - Encarregado do Setor de Almoxarifado e Ferramentaria

I. Controle de Ferramentas de Uso Geral

O Encarregado do Setor de Almoxarifado e Ferramentaria é responsável por todas as ferramentas de uso geral, e sempre que Encarregados de Turma ou Mecânicos necessitarem dessas ferramentas, deverá fornecê-las, ficando a seu critério o controle sobre as ferramentas liberadas.

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II. Furtos, Roubos e Desaparecimentos de ferramentas de uso geral

Ao ocorrer qualquer um desses eventos, o Encarregado do Setor de Almoxarifado de Ferramentaria deverá comunicar, por escrito, a Divisão de Segurança, a qual deverá emitir um relatório com seu parecer, e, em seguida, providenciar o Boletim de Ocorrência junto à Delegacia de Polícia. O Encarregado do Setor deverá acompanhar o representante da Divisão de Segurança até a Delegacia de Polícia, para prestar as informações necessárias, e, posteriormente, encaminhar cópia do relatório que lhe será fornecido pela segurança e cópia do Boletim de Ocorrência à Assessoria de Auditoria Interna, a qual determinará os procedimentos que deverão ser tomados.

Se, no decorrer dos procedimentos, o Encarregado do Setor de Almoxarifado e Ferramentaria ou qualquer outro servidor for considerado culpado e condenado ao ressarcimento, o valor tomado por base será o custo residual do bem, registrado no Sistema de Controle Patrimonial.A Diretoria de Documentação e Pagamento , com base no custo do bem e o salário do Usuário condenado ao pagamento, estabelecerá as parcelas a serem cobradas, sempre considerando as condições financeiras do funcionário. As parcelas deverão ser descontadas em folha de pagamento.

Para que a operação de cobrança seja legal, a Assessoria de Auditoria Interna deverá emitir o parecer e orientação.

A Divisão de Cadastro do Patrimônio só fará a baixa no Sistema de Controle Patrimonial após parecer da Divisão de Fiscalização do Patrimônio e orientação da Assessoria de Auditoria Interna.

III. Danos e Outras Avarias

Qualquer dado causado em ferramentas de uso geral, o responsável oficial pelo bem deverá comunicar, por escrito, o responsável pela Unidade que causou o dano, com cópia para seu superior imediato, para a Divisão de Fiscalização do Patrimônio e para a Assessoria de Auditoria Interna.

4 . 4 - Encarregado de Turma e Mecânicos

I. Utilização de Ferramentas de Uso Geral

Deverá prestar contas das ferramentas requisitadas perante o Encarregado do Almoxarifado.

II. Utilização de Ferramenta de Uso Individual

Deverá prestar contas das ferramentas perante o Responsável pelo Centro de Custo onde o bem está lotado.

III. Danos, Furtos, Roubos, Perdas ou Extravios de ferramentas de uso geral

O usuário deverá comunicar imediatamente o desaparecimento da ferramenta, ao Encarregado do Almoxarifado de Ferramentas, no caso de ferramentas de uso geral, ou ao Encarregado do Centro de Custo responsável pela ferramenta, no caso de ferramentas de uso individual, para que sejam tomadas as providências cabíveis.

4 . 5 - Diretoria de Documentação e Pagamento

I. Danos, Furtos, Roubos e Desaparecimento de Ferramentas e outros Bens Permanentes

Ao receber cópia do Relatório da Assessoria de Auditoria Interna, estabelecendo parecer sobre o desaparecimento de ferramentas e/ou outros bens patrimoniais de responsabilidade do Usuário, deverá estabelecer o processo de cobrança respaldado na Lei Trabalhista e em conformidade com as normas estabelecidas.

Caso a Lei não permita efetuar cobranças em Folha de Pagamento, deverá estabelecer outra forma legal para cobrança das parcelas.

II. Mudança de Responsável por Centro de Custo

Sempre que houver uma mudança de chefia, seja a nível de Reitoria, Coordenadoria, Assessoria, Diretoria, Secretaria, Gerência, Departamento, Divisão, Seção ou Setor, a Diretoria de Documentação e Pagamento - CRH deverá comunicar,

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imediatamente, a Divisão de Cadastro do Patrimônio, informando, por escrito, a chapa e o nome do funcionário que está deixando o cargo, bem como a chapa e o nome do funcionário que assumirá o cargo.

4 . 6 - Diretoria de Material

I. Liberação de Novos Bens para Operação ( Ativação do Bem )

A Divisão de Almoxarifado (Diretoria de Material), ao adquirir um novo bem, deverá comunicar à Divisão de Cadastro do Patrimônio, através de cópia da Ordem de Compra e da Nota Fiscal de aquisição, para que sejam tomadas as providências necessárias ao cadastramento do bem. Este procedimento é absolutamente necessário para garantir o controle efetivo do patrimônio da Instituição, devidamente atualizado.

4 . 7 – Divisão de Segurança

I. Furtos, Roubos e Desaparecimento de Ferramentas e outros Bens Permanentes

Ao ocorrer qualquer um desses eventos, o responsável oficial pelo bem comunicará, por escrito, a Divisão de Segurança, a qual deverá emitir um relatório com seu parecer, e, em seguida, providenciar o Boletim de Ocorrência junto à Delegacia de Polícia. O responsável pelo bem acompanhará o representante da Divisão de Segurança até a Delegacia de Polícia, para prestar as informações necessárias. Posteriormente, a Divisão de Segurança deverá fornecer cópia de seu relatório interno, juntamente com cópia do Boletim de Ocorrência ao responsável oficial pelo bem, o qual encaminhará os documentos à Assessoria de Auditoria Interna, que determinará os procedimentos que deverão ser tomados.

4 . 8 - Núcleo de Processamento de Dados

O NPD desenvolverá os programas de ajustes necessários para implementação desta Norma, e dará suporte a esses programas.

4 . 9 – Divisão de Fiscalização do Patrimônio

I. Movimentação dos Bens Patrimoniais Disponíveis

A Divisão de Fiscalização do Patrimônio deverá providenciar o recolhimento dos bens transferidos para o Depósito de Materiais Permanentes, via Sistema de Controle Patrimonial.

Após o recolhimento, efetuar o recebimento dos bens no Termo de Recebimento, no Sistema de Controle Patrimonial.

Solicitar a avaliação técnica e/ou manutenção dos bens junto à Diretoria de Equipamentos, sempre que houver necessidade.

Disponibilizar os bens que estiverem em condições de uso aos interessados, dentro da Instituição.

Efetuar o Pedido de Transferência no Sistema de Controle Patrimonial, sempre que transferir um bem para outros setores.

II. Inventário Rotativo de Bens Patrimoniais Deverá ser feito por amostragem, conforme a necessidade levantada pela Divisão de Fiscalização do Patrimônio, e realizado por funcionários do próprio setor. A finalidade desse levantamento é simplesmente para conferência física do bem. Em caso de divergência, a Divisão de Cadastro do Patrimônio deverá verificar e corrigir a distorção.

III. Levantamento Geral dos Bens Patrimoniais da Universidade

Anualmente, a Divisão de Fiscalização do Patrimônio deverá organizar e executar o levantamento geral dos bens móveis e semoventes da Universidade, estabelecendo o custo em valor presente dos bens, obedecendo as seguintes determinações: O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os

elementos da escrituração sintética na Contabilidade. (Lei 4320 Art. 96). 9

O levantamento deve ser físico e financeiro, para, após, fazer-se a conferência com a escrituração contábil.

O levantamento geral será realizado anualmente.

Após realizado, o inventário será sujeito às análises e conseqüentes ajustes necessários para apresentação do balanço do exercício fiscal.

Os ajustamentos são feitos verificando-se os assentamentos contábeis em confronto com o inventário realizado.

As distorções de localização, estado físico do bem, diferença de preços, ou avaliação, serão ajustadas no Sistema de Controle Patrimonial pela Divisão de Cadastro do Patrimônio.

A responsabilidade pela operacionalização e execução do Levantamento Geral é da Divisão de Fiscalização do Patrimônio, devendo ser indicado pelo responsável da Unidade onde será feito o levantamento, pelo menos um servidor do setor inventariado para acompanhar os trabalhos.

IV. Baixa de Bem Patrimonial

Sempre que houver a necessidade de baixar definitivamente um bem do Sistema de Controle Patrimonial, A Divisão de Fiscalização do Patrimônio deverá emitir um parecer, solicitando a baixa do bem, e encaminhá-lo à Divisão de Cadastro do Patrimônio, juntamente com cópia do Laudo Técnico, para que seja efetuada a baixa.Obs.: As Sucatas de Bens Permanentes, ou seja: todos os móveis, máquinas ou equipamentos obsoletos ou avariados, cuja recuperação não compense economicamente, decorrido os procedimentos legais estabelecidos pelos Conselhos Superiores e legislação em vigor no País, poderão ser vendidos ou doados, de acordo com as leis e decretos do Estado, e resoluções da UEL em vigor.

V. Observância das Normas Estabelecidas

A Divisão de Fiscalização do Patrimônio tem autoridade para fiscalizar, a qualquer momento, a localização de bens patrimoniais e estado físico dos bens. Havendo alguma anormalidade, deverá tomar as medidas cabíveis para o cumprimento desta Norma.

4 . 10 - Assessoria de Auditoria Interna

Deverá estabelecer os procedimentos a serem tomados, em casos de Danos, Furtos, Roubos e Desaparecimentos de Bens Patrimoniais, com base no relatório com parecer da Divisão de Segurança e cópia do Boletim de Ocorrência.

Deverá emitir parecer e orientação à Diretoria de Documentação e Pagamento, em casos de perdas e extravios de ferramentas, e em casos de danos, furtos ou roubos de Bens Patrimoniais, ao ser confirmada a culpa do responsável pelo bem, para que sejam tomadas as providências cabíveis.

Deverá emitir parecer e orientação à Divisão de Cadastro do Patrimônio, juntamente com cópia do Boletim de Ocorrência, em casos de furtos e roubos, para uma eventual baixa do bem no Sistema de Controle Patrimonial.

Deverá emitir parecer e orientação à Divisão de Cadastro do Patrimônio, em caso de bens desaparecidos, para uma eventual baixa no Sistema de Controle Patrimonial.

A Assessoria de Auditoria Interna tem autoridade para fiscalizar, a qualquer momento, a localização de bens patrimoniais e estado físico dos bens. Havendo alguma anormalidade, deverá tomar as medidas cabíveis para o cumprimento desta Norma.

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ANEXO 1 – Cadastro de Bem Patrimonial

Obs.: Este aplicativo será de uso exclusivo da Divisão de Cadastro do Patrimônio, para efetuar o cadastramento do bem no Sistema.

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ANEXO 2 – Pedido de Transferência

Obs.: Este aplicativo será utilizado pelo próprio usuário, responsável por uma Unidade de Centro de Custo, sempre que desejar transferir um bem, que esteja sob sua responsabilidade, para outro local ou Unidade de Centro de Custo.

1. Informar o número de Plaqueta de Identificação do bem que está sendo transferido;2. Conferir os dados de origem do bem;3. Informar o Código da Sub-Unidade destino do bem;4. Informar o Código do Centro de Custo destino do bem;5. Informar o Código da Localização destino do bem (se houver);6. A chapa do funcionário responsável pelo Centro de Custo destino aparecerá automaticamente;7. Selecionar os bens incorporados ao que está sendo transferido, quando houver. Se optar por não transferir os bens

incorporados, deverá entrar em contato com a Divisão de Cadastro do Patrimônio, para que esses bens sejam desincorporados antes de efetuar a transferência;

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8. Salvar a operação.

Obs.: Sempre que desejar transferir um bem para o Patrimônio, deverá utilizar os seguintes códigos:Código de Sub-Unidade = 20Código de Centro de Custo = 251Código de Localização = 0001

ANEXO 3 –Termo de Recebimento

Obs.: Este aplicativo será utilizado pelo próprio usuário, responsável por uma Unidade de Centro de Custo, sempre que houver uma aquisição de Bem Patrimonial, uma Transferência de Bem Patrimonial, ou uma Transferência de Responsabilidade, para efetivar o Recebimento desses bens.

1. Ao entrar nesta tela, aparecerá neste campo a chapa do servidor responsável, e ao lado, o nome do servidor. Para isso, o próprio servidor deverá ter entrado no Sistema Sicor com sua chapa e senha;

2. Conferir os dados dos bens que devem ser recebidos;3. Conferir a quantidade de registros a serem recebidos;4. Ler atentamente o que estará sendo assinado;5. Selecionar todos os bens de uma só vez;6. Se preferir, poderá selecionar um de cada vez;7. Autorizar o Recebimento dos bens selecionados.

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ANEXO 4 – Transferência de Responsabilidade

Obs.: Este aplicativo será de uso exclusivo da Divisão de Cadastro do Patrimônio, para efetuar a transferência de responsabilidade, sempre que alguém deixar um cargo de chefia, transferindo-o para outro.

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