Reunioes_Visuais

7/21/2019 Reunioes_Visuais

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Rio de Janeiro, 2013



Para meus filhos e netos, os filhos e filhas da equipe Grove, paratodos os jovens a quem minha esposa poeta Susan ensina, e paratodos os outros jovens que guiarão a civilização pela próxima

parte desta jornada.



Sumário / vii

Sumário

Introdução O Poder das Reuniões Visuais xi

I. Simplesmente Imagine E se as Reuniões Fossem Realmente Divertidas e Produtivas? 1

1. Visualização Vale 80 Pontos de QI / Estimulando a Energia, a Inteligência e a Criatividade 3

2. Todo Mundo Conhece a Linguagem Gráfica / É como Fazer Mímica com a Caneta 19

3. Quatro Maneiras Fáceis de se Começar / Visualização Pessoal, Guardanapos & Flipcharts, Modelos Gráficos e Fazendo os Outros Desenharem 37

II. Unindo Grupos e Criando Vínculos Por que a Audição Visual É Tão Convincente (e Fácil!) 51

4. Envolvendo as Pessoas / Usando Figuras para Interagir 53

5. Apresentação sem o PowerPoint / Imagens Simples e Modelos Gráficos 69

6. Consultoria e Vendas com Gráficos / Como Prolongar o Interesse do Consumidor 81

7. Informação Interativa / Lembretes Autoadesivos e Votação Por Pontos 89

8. Usando Imagens e Interação / Colagens e Cartões com Fotos 97

ENGA J AR

IMAGINAR



viii / REUNIÕES VISUAIS

III. Gráficos para o Pensamento Visual Mapeando Ideias e Encontrando Padrões-chave 107

9. Gráficos em Grupo / Sete Maneiras de Compor um Mural 109

10. Solução de Problemas / Soltando-se e Pensando Além 133

11. Storyboards e Mapeamento de Ideias / Como os Inovadores e os Designers Trabalham 147

12. Planejamento Visual / Usando Modelos Gráficos para Ter Uma Visão Holística 157

13. Reuniões Múltiplas e Passeios por Galerias / Compreendendo no Tempo e no Espaço 173

14. Captura Digital / Estendendo Sua Reunião com a Documentação Visual 183

15. Visualizando à Distância / Usando Tablets em Reuniões pela Web 189

IV. Gráficos para Colocar Planos em Ação Recursos Visuais para Equipes, Projetos e Obter Resultados 195

16. Apoiando a Performance das Equipes / Visualização de Metas, Funções e Planos de Ação 197

17. Reuniões para Tomada de Decisões / Alinhamento em Acordos

e como Obter Comprometimento 20518. Reuniões de Gerenciamento de Projeto / Mapeamento do Progresso com Imagens 209

19. Como Facilitar a Inovação e a Mudança / Liderança com Protótipos 215

20. Treinamento e Workshops / Estimulando a Aprendizagem Ativa 223

PENSAR

A T U A R



Sumário / ix

V. Quando Tudo Funciona em Conjunto Ferramentas para os Seriamente Interessados 229

21. O Caminho para a Competência Visual / Aprendendo com os Grupos que Você Lidera 231

22. O Futuro É Visível Agora! / Sementes para uma Revolução Real nas Reuniões 237

23. Recursos e Redes / Ferramentas da Grove, Recursos da Web e Bibliografia 247

Índice 255



Ações

ResultadosValores

Visões

E se as R e u n i õ e s F o s s e m R e a l m e n t e D i v e r t i d a s e P r o d u t i v a s ?

I.

Simp l e s m e n t e I m a g i n e

IMAGINAR



2 / REUNIÕES VISUAIS

I. Simplesmente Imagine

Esta seção dá uma visão geral sobre reuniões visuais, para que você possa imaginar todas as diversas

formas como podem ser aplicadas em seu trabalho, e como você pode começar a usá-las com sucesso.

Temas iniciados aqui vão reaparecer nos outros capítulos para explicar algumas das maneiras de se

trabalhar a partir desses fundamentos.

Capítulo 1: Visualização Vale 80 Pontos de QI Histórias de como inventamos

estratégias visuais na Apple Computer para gerenciamento de metas, histórias, visões, suporte ao

diálogo; por que o ponto de vista é tão importante; visão geral do ciclo de aprendizado e como os

gráficos apoiam cada etapa; o Fórum Internacional de Profissionais Visuais (International Forum of Visual

Pratictioners), como espelho do que é possível.

Capítulo 2: Todo Mundo Conhece a Linguagem Gráfica Gráficos como extensões

da comunicação por gestos; como começar a lidar com os gráficos; exercícios para liberar suas

habilidades com desenhos; como se ater ao papel; formas básicas e pictogramas; pensando sobre as

formas básicas.

Capítulo 3: Quatro Maneiras Fáceis de se Começar Visualização para suas própriasnotas e pensamentos; trabalhando com flipcharts e guardanapos em situações informais; usando

modelos visuais simples; fazendo os outros desenharem.



Visualização Vale 80 pontos de QI / 3

1. Visualização Vale 80 Pontos de QI

Estimulando a Energia, a Inteligência e a Criatividade Vamos começar a entender as reuniões visuais, imaginando o que é possível quando você usa a visualização ativa comgrupos, através das lentes de uma história real sobre uma das empresas mais criativas do nosso tempo – a Apple. Fuiparte da equipe que desenvolveu e liderou o Leadership Experience, um programa-piloto da então recém-criada AppleUniversity, em 1985. Inspirados pela natureza gráfica dos produtos da Apple, aplicamos várias estratégias que você poderepetir com facilidade.

As Expedições de Liderança da Apple

Numa tarde quente de verão, daquele mesmo ano, 35 jovens líderes daquela que era então chamada de Apple Computerdesembarcaram num lugar chamado Pajaro Dunes, um centro de conferências na costa da Califórnia, ao sul do Vale doSilício. “A Jornada é o Prêmio”, diziam suas camisetas. Havia guias vestidos de montanhistas. Dentro do rústico prédioprincipal em Pajaro, os participantes encontraram basicamente uma sala vazia, duas grandes pilhas de móveis enrolados em

náilon branco de paraquedas, para parecerem um pouco como montanhas, e uma parede com nove monitores. Todosforam convidados a se sentarem no chão e aguardar na quase completa escuridão da sala. Sua Expedição pelaLiderança estava para começar. Os negócios da IBM estavam em alta. A Apple começava a entrar na briga comos primeiros computadores realmente gráficos, e eles precisavam que seus gerentes assumissem riscos e agissemcomo líderes. Estávamos focados em fazê-los visualizar essa possibilidade, e trabalhamos para que todo o eventocomunicasse essa intenção.

Subitamente, os nove monitores se acenderam, e o som Dolby trouxe a voz de Jim Whittaker, o primeironorte-americano a escalar o K2 (a segunda montanha mais alta do planeta) e líder da primeira equipe a termulheres. “Esta é a história de nossa escalada histórica.”, Jim falou com aquele som pulsante, agora com fundosmusicais capazes de nos transportar para outro mundo, bem acima do Nepal. Por 15 minutos, a apresentaçãomultimídia focou no tema da semana – de que liderança era uma expedição, um evento em equipe, e precisa deiniciativa, ousadia e criatividade.

BEM-VINDO À EXPEDIÇÃO DE

LIDERANÇA DA APPLE




Nossa equipe de projeto trabalhou por semanas com Dorothy Largay e a equipe interna de RH da Applepara se preparar para o evento. Sabíamos que, devido à criatividade, motivação e pouca idade da Apple,esse encontro tinha de ser único, e precisava desafiá-los aos limites de suas habilidades. Tudo estavasustentado pela premissa de que a perspectiva daqueles homens sobre a vida no trabalho deveria mudar, desimplesmente cumprir demandas e pedidos para sair na frente e liderar rumo ao desconhecido de um novomercado. Nossa missão era mudar seus modelos mentais internos – seus pontos de vista.

Mudar o nome do programa de Experiência de Liderança para Expedição de Liderança, e iniciar coma história da expedição ao K2 foi apenas o começo. Reforçamos esse “quadro” com um ambiente físicoe visual que pintou uma imagem de possibilidade durante toda a semana. Reconhecíamos o fato deque o teatro há muito tempo emprega imagens e visualizações como essas para estimular a imaginaçãodo público. Foi com esse espírito que, após o show de abertura, dissemos a eles: “Debaixo dessesparaquedas há mobília. Sua primeira tarefa é criar seu próprio acampamento aqui mesmo, na sala dereuniões.”.

Gráficos em Grupo

Fiz parte da equipe da Apple porque estava desenvolvendo uma nova empresa em torno de uma maneiravisual e bem diferente de facilitar reuniões, chamado de “Gráficos em Grupo”. Era uma forma de trabalharinterativamente com comunicação visual, inspirada na maneira como os arquitetos e designers trabalhavamem suas sessões de desenho, mas aplicada a reuniões comuns. Desde 1972, quando comecei a trabalhar desta

forma, entrei de cabeça no poder da visualização para transformar o pensamento e os processos de um grupo.Experimentei de todas as formas possíveis como a interatividade das imagens poderia ser usada por grupos naforma divertida e flexível como a língua falada funciona.

Eu não poderia estar mais empolgado por ter sido solicitado para trabalhar no projeto da Apple porRanny Riley, o consultor-chefe. Fui um dos que lideraram a criação do ambiente visual. Também




facilitei graficamente o time do projeto, as sessões abertas e interativas com os participantes, e ajudei amanter todos orientados com itinerários gráficos, simples molduras de referências para nossas sessões,e algumas atividades-chave de visualização que se tornariam pontos importantes para os participantes.Vamos continuar a história com atenção especial a estes elementos.

Interfaces Gráficas para Reuniões

Eu estava muito animado com a ideia de criar para esse workshop uma “interface gráfica do usuário”que fosse tão acessível e instigante quanto a que a Apple estava desenvolvendo para o computador.

As coisas que fizemos acabaram funcionando como molduras numa arte visual. Elas apontavam aoespectador formas apropriadas de entender o que acontecia, mas não preenchiam a imagem. Em algunscasos, esses quadros eram metáforas; em outros, modelos reais de gráficos e estruturas. Queríamos queos próprios participantes fizessem coisas físicas e gráficas, o quanto fosse possível, para ancorar as ideiasem experiências reais.

Ao fazer o grupo criar seu próprio acampamento, conseguimos um engajamento bem cedo (A ParteII deste livro expande este tipo de ideia com outras sugestões.). Assim que o “acampamento” ficoupronto, e todos tiveram a chance de jantar, Ranny apareceu para orientá-los em relação à programaçãoda semana, usando um itinerário gráfico gigante que eu havia criado na parede da sala de reuniões.

A figura usava fita adesiva para criar uma montanha, com pequenos pôsteres para cada um dos diase eventos ilustrando diferentes acampamentos ao longo da escalada. Todos levavam ao cume, onde

escrevemos a nossa meta maior da expedição – criar uma cultura de liderança capaz de “Fazer CoisasExtraordinárias na Apple”. Os gráficos da programação gigante eram os mesmos dos folhetos queentregamos.

A orientação inaugural foi apenas o começo do que criamos para suporte visual da Expedição deLiderança. Alguns dos outros recursos visuais foram:

DiaTrês

AQUI ESTÁNOSSA JORNADA

DiaDois

NossoObjetivo

DiaQuatro

Dia UmAcompanhamento-Base

ITINERÁRIOS GRÁFICOS

Na Apple Leadership Experience, criamos

um grande itinerário diretamente na parede,

usando fita adesiva e pequenos pôsteres

para cada dia, tudo parecendo uma escalada

de montanha.




DESENHOS DEPICOS E VALES

1. Comece desenhando uma linha ao longo de

uma folha de papel e marque os anos.

2. Usando sua intuição, comece no ano em que

começou a trabalhar e desenhe os pontos

altos e os pontos baixos da sua carreira.

3. Nomeie os picos e os vales.

4. Compartilhe o desenho com um parceiro e

discuta suas visões.

Visualização do histórico das carreiras. Registro gráfico das discussões.

Sessões rápidas sobre como desenhar em flipcharts.

Preparação de perspectivas para as equipes de cada participante, quando estes voltassempara a empresa.

Apresentação e crítica das visões de equipe.

Criação de um slideshow do evento como uma experiência de conclusão.

Nenhuma dessas estratégias exigiu habilidade especial para desenhar, mas todas envolveram osparticipantes no uso de imagens de forma a concentrar sua atenção. Como simples imagens e metáforaspodem ter tanto impacto? Vamos nos aproximar um pouco mais e ver como funciona.

Desenhos de Picos e Vales

No segundo dia da Apple Leadership Expedition, convidamos todos os participantes a assumir umponto de vista diferente sobre suas carreiras. Pedimos a eles que usassem um formato gráfico simples,chamado “diagrama de picos e vales” à medida que mapeassem suas carreiras. Esse exercício envolviadesenhar uma linha ao longo de uma folha de papel, e então, intuitivamente, fazer uma linha dohorizonte que representasse os pontos altos e baixos da vida do participante, nomeados como picos e

vales (Veja o detalhe na lateral desta página.). Não foi necessário nenhum talento gráfico. Pedimos àspessoas que compartilhassem esses desenhos, junto com suas histórias, em duplas. Ainda me lembrode Jean Louis Gassee, o sofisticado francês que liderava a função de marketing da Apple, sentado nasoleira da porta do edifício Pajaro Dune, próximo a Debbie Coleman, a brilhante CFO da Apple,ambos compartilhando seus desenhos. A despeito do que pareciam estilos pessoais bem diferentes, aexperiência os transformou em aliados para o resto de suas carreiras.

E x p e r i ê nc ia d e p ico

Po n t os N ega t i vos




Conduzimos este exercício de histórico gráfico em todas as oito Leadership Expeditions que fizemosdepois, e nas tantas outras coordenadas pela equipe da Apple que treinamos para assumir o processo.Invariavelmente, as pessoas vivenciavam uma torrente de insights e conexões. Acostumamo-nos a veras pessoas descobrirem que seus períodos de baixa, ou desafios, quase sempre estavam diretamenterelacionados a uma subida, ou períodos de alta. E sempre me fascinou como a simples mudança deperspectiva de uma história linear para uma com picos e vales estimulava esses insights. Ao alterar aestrutura visual, mudamos o ponto de vista! Este é um exemplo muito bom de como a linguagem visual

pode solucionar aparentes contradições – como ver os pontos altos e baixos da sua vida como eventosseparados. Desenhar uma linha do tempo no formato de diagrama de picos e vales torna mais claro que avida é um fluxo de eventos que estão intimamente conectados. Pare um pouco e faça um você mesmo!

Histórias e Visões

O ponto crucial do programa era fazer todos os participantes criarem uma visão para suas própriasequipes, que eles se comprometeriam a compartilhar após o fim do workshop. O processo envolvia:

1. Ouvir o discurso do Dr. Martin Luther King, “I Have a Dream” (“Eu Tenho um Sonho”), comoinspiração, e identificar as características de uma visão motivadora.

2. Escrever suas próprias visões para suas equipes, imaginando que seria um filme, e criar umstoryboard dos pontos principais.

3. Ministrar um treinamento rápido, ao final do dia, sobre como desenhar em flipcharts –pictogramas simples, como os que veremos no próximo capítulo.

4. Pedir a cada participante que mostrasse sua visão, usando flipcharts como suporte, se necessário, aum pequeno grupo como se fosse sua equipe.

5. Convidar a equipe a dar retorno, mostrando o que motivou mais e o que pareceu carecer deconvicção, a fim de melhorar a visão do participante.

6. Gravar o áudio de cada uma das apresentações das visões, e entregar a eles.

Sempre me fascinou como a simplesmudança de perspectiva de umahistória linear para uma com picos e

vales estimulava essas visões.




PRIMEIRO RASCUNHO

DA WEB

O primeiro rascunho da internet é um

exemplo de pensamento diagramado,onde partes se conectam em um arranjo

espacial. Até mesmo sistemas simples pedem

visualização, se quisermos entender como

eles funcionam.

Criando um Ambiente Compartilhado de Referência Ao longo da Leadership Expedition, tivemos convidados especiais extraordinariamente bons em contarhistórias e pintar quadros de possibilidades. O evento catalisador foi a apresentação de abertura do

Alan Kay, um pensador pioneiro da Atari, da Xerox e agora da Apple, e que foi o autor do conceito doprimeiro computador pessoal do tipo laptop, o DynaBook. Alan era um exemplo vivo do tipo de líderque esperávamos que os participantes da Apple aspirassem a ser. Suas visões sobre a força das imagense do pensamento visual na performance humana estavam, de fato, mudando o futuro da Apple. Eleera biólogo molecular por formação, um músico de sucesso e um inventor sério. Sua criatividade eraexcepcional. Ele ganhava a atenção de todos e também sabia que nesse evento (bem como neste livro),todos precisavam ter algum senso de possibilidade e propósito para que todas as experiências quepreparamos, em verdade, produzissem algum resultado.

Alan disse de imediato: “Não chegamos nem perto do tipo de sistemas que vamos construir.”. Ele

descreveu o computador moderno como um amplificador, trabalhando diretamente por meio deferramentas e indiretamente por meio de agentes e redes (isso foi antes das mídias sociais). Afirmava: “Éuma arquitetura na qual a ilusão do espectador pode ser diretamente manipulada.”.

Nós Vivemos numa Alucinação

“Todos nós vivemos em uma alucinação de nossa própria invenção.”, afirmou Alan. Ele explicouque projetamos o que conhecemos dentro daquilo que estamos observando. É um “sonho que é

constantemente recriado”. Por causa disso, concluiu: “O ponto de vista vale 80 pontos de QI.”. E comisso ele queria dizer que a forma como você enxerga algo (e ele queria dizer literalmente “enxergar”) temimpacto direto em quanta informação e insights você pode obter, e o quão inteligente você pode sernuma escala superior – simbolizada pelos 80 pontos de QI. Tenho certeza de que o Alan estava usandoos 80 pontos de QI como um símbolo para inteligência, e não tentando afirmar que os testes de QI são




uma medida real de todos os tipos diferentes de inteligência que sabemos existir. Mas é verdade que avisualização nos faz mais inteligentes, e pode fazer grupos mais inteligentes? Minha experiência e meusestudos afirmam que sim.

Nosso Ponto de Vista e a Orientação por Tarefas Guiando o Pensamento Visual

O trabalho de Colin Ware no Data Vizualization Research Lab (Laboratório de Pesquisas de Visualizaçãode Dados) da University of New Hampshire reforça a premissa de Alan Kay. Ware e seus colegas

desenvolveram um “rastreador visual”, que, colocado sobre a cabeça, permite à equipe de pesquisadoresver de modo preciso como os indivíduos detectam padrões num campo complexo de informações.Eles apresentaram matrizes de dezenas de pontos representando as 500 maiores empresas do mundo,segundo a Forbes. A tarefa era encontrar aquelas que estavam conectadas por membros da diretoria queprestassem serviço às duas empresas. Ao clicar num ponto, eram revelados os nomes dos membros dadiretoria. Numa tarefa mais avançada, os participantes foram solicitados a relacionar qual pessoa no setorde transportes estava melhor conectado a uma outra no setor financeiro.

O que Ware e sua equipe descobriram foi que todos passaram por um processo comum, guiados pelatarefa a qual lhes foi atribuída (isso, em grande parte, segue o processo deste livro), vejamos:

1. Começaram imaginando o problema a ser solucionado, a tarefa e tudo aser esclarecido.

2. Fizeram pesquisas visuais para explorar o padrão.

3. Armazenaram pedaços de informação.

4. Depois encontraram padrões nas conexões.

Eles descobriram que as pessoas poderiam guardar apenas 2 ou 3 pedaços de informação em suamemória visual num dado momento, assim, eles precisavam pesquisar e procurar muito (É por

O ponto de vista vale 80pontos de QI.

Alan Kay




Nossa orientação por tarefas(leia-se ponto de vista) literalmente guia a forma como vemos as coisas.De muitas maneiras, vemos o que

estamos procurando.

isso que ter demonstrações que de fato funcionem é importante no pensamento visual). Osparticipantes faziam, em geral, três movimentos de olho por segundo. O sucesso em encontrar ospadrões foi o resultado da conexão entre a orientação por tarefas – de cima para baixo – e o estímulovisual da busca ao redor – de baixo para cima.

Ware ficou convencido de que a orientação por tarefas realmente dita a forma como olhamos as coisas.Nesse processo, nós nos estendemos através das camadas de nosso córtex, procurando por padrões que

se conectem. O primeiro nível é o reconhecimento do material visual básico como vertical, horizontal,diagonal ou pontos. Um segundo nível é ver contornos e linhas, buscando por limites e similaridades.Olhamos tanto para linhas quanto para formas. Depois avaliamos se estes padrões estão relacionados aofoco da nossa tarefa e, talvez em níveis mais altos, comecemos a fazer juízos de valor sobre as coisas.

A pesquisa de Ware reforça minhas experiências nas reuniões. De muitas maneiras, vemos o queestamos buscando. As pessoas começam com o propósito e os objetivos, estejam explícitos ou em sua

própria imaginação, e então partem para a exploração, e fazem sondagens para descobrir as coisas. Noespaço visual, isso envolve o escaneamento, a leitura. À medida que pegamos pedaços diferentes dasinformação e os armazenamos, começamos a ver padrões, e quando encontramos os padrões, podemospassar às ações.

A Visualização Torna os Grupos Mais Inteligentes

A importância da perspectiva e do ponto de vista se aplica a grupos e reuniões. Se os participantescompartilharem um propósito comum, eles vão trabalhar com mais eficiência. Se os grupos conseguem verpadrões diferentes em seus pensamentos, eles ficam mais inteligentes. Se eles podem se lembrar das ideiasque surgem, tornam-se mais produtivos.

O pequeno modelo visual na capa deste livro ilustra o processo pelo qual os grupos deixam de imaginarpossibilidades e partem para a ação. Alguns chamariam isso de ciclo de aprendizado. Também é, como

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