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PROGRAMA 10 SPROGRAMA 10 S
Guia de Orientação para Gestores
Módulo 01
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Introdução
Criado no Japão na década de 50 com o pós-guerra, este foi baseado no programa 5 S de melhoria contínua.
O intuito é implementar e facilitar boas práticas e processos mais otimizados nas divisões de nossa secretaria. Para aumentar a produtividadeaumentar a produtividade e qualidade de vidaqualidade de vida do servidor.
Como fazer?
Organizando o local de trabalho, mantendo este: limpo, arrumado, padronizado e autodisciplinado.
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OS 10 S - Definição
1º S - Seiri – Senso de Utilização;
““SSóó tenha as coisas realmente necesstenha as coisas realmente necessááriasrias””
2º S - Seiton – Senso de Organização;
““Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugarUm lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar””
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OS 10 S - Definição
3º S - Seiso – Senso de Limpeza;
4º S - Seiketsu – Senso de Padronização;
““O desafio O desafio éé não sujar para não precisar limparnão sujar para não precisar limpar””
““A padronizaA padronizaçção ão éé a ponte que liga todos os sensos ao da a ponte que liga todos os sensos ao da disciplinadisciplina””
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OS 10 S - Definição
5º S - Shitsuke – Senso da Disciplina;
““Manter e praticar de forma correta e contManter e praticar de forma correta e contíínua tudo aquilo que nua tudo aquilo que estestáá determinado, transformando o 10S num modo de vidadeterminado, transformando o 10S num modo de vida””
6º S - Shikari Yaro – Senso de Determinação e União;
““Prega a participaPrega a participaçção em parceria de todos os servidoresão em parceria de todos os servidores””
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OS 10 S - Definição
7º S - Shido – Senso de Treinamento;
8º S - Setsuyaku – Senso de Economia e Combate aos Desperdícios;
““Combater o desperdCombater o desperdíício reduz os custos e aumenta a cio reduz os custos e aumenta a produtividadeprodutividade””
““A qualificaA qualificaçção das pessoas ão das pessoas éé o mais valioso bem da o mais valioso bem da prefeituraprefeitura””
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OS 10 S - Definição
9º S - Shisei Rinri – Senso dos Princípios Morais e Éticos;
10º S - Sekinin Shakai – Senso de Responsabilidade Social.
“É“É uma falta de responsabilidade esperarmos que alguuma falta de responsabilidade esperarmos que alguéém m fafaçça as coisas por na as coisas por nóóss”” John LennonJohn Lennon
““A fA fóórmula moderna de medir as competências rmula moderna de medir as competências éé: : (Conhecimento + Habilidades) x Atitudes / (Conhecimento + Habilidades) x Atitudes / ÉÉticatica””Carlos Roberto Carlos Roberto SabbiSabbi
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“O progresso é impossível sem mudança. Aqueles que não conseguem mudar as suas mentes não conseguem mudar nada.”
George Bernard Shaw
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Problemas em adotar esta metodologia
O paradigma: Por que mudar o que esta funcionando?
Além das dificuldades:
1. Resistência natural a adoção de novas práticas;
2. Dificuldade das pessoas em manter a consciência da necessidade do processo;
3. Questões hierárquicas.
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Argumentos:
1. Adequar o ambiente de trabalho para aumentar a funcionalidade;
2. Reduzir o tempo para a localização de arquivos e documentos;
3. Tornar o ambiente de trabalho mais agradável;
4. Diminuir os gastos com materiais e retrabalho;
5. Aumentar a área útil das secretarias.
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Grau de abrangência do projeto:
Em todas as divisões da secretaria de educação.
Forma de abordagem:
Implementação concomitante em todas as escolas, creches e centros da secretaria os 2 primeiros S’s.
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Vantagens observadas com esta abordagem generalizada:
• Tempo de qualificação do quadro funcional;
• Maior visibilidade social.
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Como esta estruturado o Programa na prefeitura
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Antonio Robert Rodrigues
Implementação dos 2 S’s
Tiago Vieira Caproni
Antonio Robert Rodrigues Egmar Marão Alfagali Mário Fernandes Junior Marcos Vinícius Sanches Emílio Flávio Góes Liévana
Diogo Mendes Vicentini Josneimar Ferreira Freitas Eliane Baltazar GodoiJosé Ricardo Rodrigues da
CunhaOscar Guarizo
Lucielena Corte Sandra Márcia de Freitas Negri Edson Marco Caporalin Andréia Thomé Fabiola Fiorentino
Cristina do Carmo Marques Bal Paulo Napoli Marco Antonio Curi Maurício SimonatoAndréa Laridondo Zucareli
San’tana
Força Tarefa na Sec. de Gestão Administrativa
Força Tarefa na Sec. de Assistência Social
Força Tarefa na Sec. de Assuntos Jurídicos
Força Tarefa na Sec. de CidadeForça Tarefa na Sec. de Comunicação Social
Força Tarefa na Sec. de Desenv. Econômico
Força Tarefa na Sec. de Desenv. Urb. e Hab.
Força Tarefa na Sec. de Educ., Cult. e Turismo
Força Tarefa na Sec. de Esporte e Lazer
Força Tarefa na Sec. de Finanças
Auditoria Sec. de Gest. Adm.-Jefferson Camargo
Auditoria Sec. de Ass. Soc. –Lucielena Corte
Auditoria Sec. de Ass. Jur. – Sandra M. F. Negri
Auditoria Sec. de Cid. – Edson M. Caporalin
Auditoria Sec. Com. Soc. – Andréia Thomé
Auditoria Sec. de Desenv. Econ. –Fabiola Fiorentino
Auditoria Sec. de Desenv. Urb. e Hab.- Cristina Bal
Auditoria Sec. deEduc., Cult. e Tur. -Paulo Napoli
Auditoria Sec. de Esporte e Lazer –Marco A. Curi
Auditoria Sec. de Finanças – Maurício Simonato
Marcelo Marin ZeituneOsmair Luiz FerrariWaldir PetenucciFernando César MatavelliFabiana Arenas Stringari de
Parma
Força Tarefa na Sec. de Obras e Planejamento
Força Tarefa na Sec. de Serviços Urbanos
Força Tarefa na SAEV
Auditoria Sec. de Saúde - Andréa L.Z. San’tana
Auditoria Sec. de Obras e Planejamento – Marcel Homa
Auditoria Sec. de Serviços Urbanos –Tânia Amadeu
Auditoria Gabinete Civil – João Carlos da Silva
Auditoria SAEV – Leonardo Liébana
Marcel Góes Homa Tânia Regina Amadeu João Carlos da Silva Jefferson Lemos CamargoLeonardo Liébana
Força Tarefa na Sec. de Saúde Força Tarefa no Gabinete Civil
Gestores
Executores
Grupo de Facilitadores
Gestores
Executores
Grupo de Facilitadores
Gestores
Executores
Grupo de Facilitadores
1º Estágio
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Como esta estruturado o Programa na Secretaria de Educação, Cultura e Turismo
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CRONOGRAMA
Secretaria de Gestão Administrativa
Secretaria de Assistência Social
Secretaria de Assuntos Jurídicos
Secretaria de Cidade
Secretaria de Comunicação Social
Secretaria de Desenvolvimento Econômico
Secretaria de Desenv. Urb. e Hab.
Secretaria de Educ., Cult. e Turismo
Secretaria de Esporte e Lazer
Secretaria de Finanças
Secretaria de Saúde
Secretaria de Obras e Planejamento
Secretaria de Serviços Urbanos
Gabinete Civil
SAEV
PAÇO MUNICIPAL D
ata de Im
plem
enta
Data d
e Implem
entaçç ãoão
1ª área
3ª área
7ª área
4ª área
8ª área
2ª área
6ª área
5ª área
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DEFINIÇÃO DAS ETAPAS
1ª Etapa: Definição da ordem de ataque nas secretarias;
2ª Etapa: Capacitação e repasse do material de formação;
3ª Etapa: Repasse das informações pelo gestor dentro das áreas;
4ª Etapa: Realização do primeiro senso (DESCARTE) - Dia “D”;
5ª Etapa: Inicio do segundo senso (ORGANIZAÇÃO) das áreas em conjunto com a 4ª etapa;
6ª Etapa: Auditoria nas áreas.
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OBJETIVO DOS 2 PRIMEIROS SENSOS
Transformar:
ISTO EM ISTO
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OS 2 S’s - Definição
1º S - Seiri – Senso de Utilização;
““SSóó tenha as coisas realmente necesstenha as coisas realmente necessááriasrias””
2º S - Seiton – Senso de Organização;
““Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugarUm lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar””
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O SENSO DE UTILIZAÇÃO
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Remover itens ou objetos
A IDEIA É ELIMINAR O MÁXIMO DE COISAS POSSÍVEIS.
MANTENDO O MÍNIMO NECESSÁRIO.
A IDEIA:
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O que é:
1.O primeiro passo para se colocar ordem é separar o útil do inútil.
2.O que realmente é utilizado nas tarefas diárias e aquilo que raramente ou nunca usamos.
3.O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora.
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Vantagens
a)Definir melhor os espaços;b) Eliminar móveis, materiais em excesso;c) Diminuir o risco de acidentes;d) Eliminar itens que não serão mais utilizadose) Redução de custos e reaproveitamento de
recursos;f) Combate a burocracia.
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Definir nas áreasQuem? Todos os servidores do setor
Onde?No próprio setor de trabalho
Quando fazer?Cada área seguirá o cronograma adotado pelo secretário. De acordo com o fluxo de trabalho da área.
Como? Selecionando o que usa e separando o que não.
“o que não se usa só atrapalha”
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O cronograma da Secretaria de Educação, Cultura e Lazer.
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18 de Maio: Marco inicial das atividades dos gestores (capacitação);
19 de Maio: Multiplicação do conhecimento adquirido nas unidades escolares e conscientização do processo dentre os membros da força tarefa;
* VALE DESTACAR A NECESSIDADE DE CONSCIENTIZAÇÃO DA FORÇA TAREFA PARA NÃO DEIXAR TODA A ARRUMAÇÃO PARA O ÚLTIMO DIA, ALÉM DE REUNIR-SE COM AS EQUIPES PARA ACOMPANHAR O ANDAMENTO DO PROCESSO AO LONGO DA SEMANA.
22 de Maio: Dia “D” (finalização da primeira parte do Programa nas escolas).
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Os papéis de cada um no programa
COORDENADOR
GRUPO DE CAPACITAÇÃO
GRUPO DE FACILITADORES 1 E 2
GRUPO DE DIVULGAÇÃO
GRUPO DE AVALIAÇÃO
AUDITORESGESTORESMULTIPLICADORES
FORÇA TAREFA
Grupo de Contro
le de
Mudanças
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Os papéis de cada um no programa
Força de Trabalho:
São todos os Servidores, Estagiários e Terceirizados que trabalham nas secretarias. Responsável por colocar em prática os conceitos e técnicas do 10S continuamente.
Grupo de Avaliação:
O Grupo é responsável em avaliar o Programa 10S (conjunto de auditores).
Responsabilidades do Auditor:
Auditar a área designada, sem atribuição de notas por critérios pessoais.
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Os papéis de cada um no programa
Coordenador:
• Acompanhar o andamento do Programa 10S junto aos gestores e acompanhar a evolução do programa.
Grupo de Capacitação:
• Treinamentos do Programa 10S;• Atuar na sensibilização, com o objetivo de manter a credibilidade do Programa 10S.
Responsabilidades do Multiplicador:
• Responsável pela disseminação do conhecimento teórico e prático sobre o Programa 10S para a força de trabalho dentro da secretaria.
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Os papéis de cada um no programa
Facilitador1 (Secretário), Facilitador2 (Diretores):
• Responsável pela prática diária do Programa 10S;• Manter o canal de comunicação entre o coordenador, gestores e força de trabalho; • Atuar na sensibilização, com o objetivo de manter a credibilidade do Programa 10S.
Grupo de Divulgação:
• Responsável pela divulgação contínua de todas as práticas e conquistas do Programa 10S e eventuais premiações.
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O GESTOR É
O LÍDER DA
EQUIPE
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Características esperadas dos gestores:
• Ser este uma pessoa com relativo tempo de casa;
• Ser comunicativo(a);
• Ter acesso e capacidade de envolver os outros para a realização da missão aqui definida;
• Não estar sobrecarregado com atribuições;
• Capacidade de coordenar processos e pessoas;
• Ser pró-ativo.
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Os papéis de cada um no programa
Responsabilidades do Gestor:
• Atuar como o principal multiplicador nas escolas, creches e centros;
• O Gestor deve ter autonomia para diagnosticar a situação atual da área loteada, bem como propor ações corretivas e/ou preventivas para solucioná-las;
• É responsável pela auto-auditoria e também pelo acompanhamento da auditoria em sua área e realização da auditoria em outra secretaria;
• No caso de ações em que não se sinta confortável, sua cadeia de ajuda imediata é o secretário. Isto no entanto, não anula a troca de idéias com as lideranças da área loteada. Contudo, o gestor não deve se expor.
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O que vestir no dia “D”
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Venha com roupas confortáveis , sem formalismo.
Tênis, camiseta e calça são as
melhores pedidas.
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Equipamentos de segurança
Solicitar junto ao secretário equipamentos de proteção quando aplicáveis:
Luvas;Máscaras;Protetores oculares;Botas/Aventais;Triturador de documentos, etc.
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Como definir um critério ?
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Eliminar ou leiloarSem uso potencial
Determinar outro localQue requeiram outro local
Transferir para onde forem úteisPotencialmente úteis ou valiosos
Atitudes a serem tomadasIdentificação do Material
Critérios para o Descarte
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Descartar ou Disponibilizar para leilão:
Itens arquivados;
Pastas desnecessárias;
Equipamentos eletrônicos e móveis (desgastados e sem uso);
Documentos obsoletos;
Papéis com recados já utilizados (organizar telefones em uma agenda);
Embalagens.
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Remover itens ou objetos:
Gavetas;
Arquivos;
Cartazes em paredes e recados
(*inclusive os do programa após o dia “D)” ;
Sobre escrivaninhas ou armários;
Materiais armazenados nos cantos da sala.
Cartazes e materiais pedagógicos em uso NÃO são descarte.
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Remover itens ou objetos:
Evitar deixar papéis (pendências) nas mesas ao final do expediente;
Criar um espaço para assuntos prioritários nas gavetas e não sobre as mesas;
Arquivos e Pastas não mais necessários esquecidos em seus computadores.
•• Usar nomenclatura comum a todos da Usar nomenclatura comum a todos da áárea.rea.
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Consertar/adequar ou solicitar reparo de:
Equipamentos eletrônicos úteis;
Limpeza e reparo de condicionadores de ar;
Janelas e persianas com problemas;
Maquinários e ferramentas sujas;
Computadores;
Cadeiras, mesas, armários e portas;
Problemas nos veículos da secretaria.
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Consertar/adequar ou solicitar reparo:
Classificação inicial
Encaminhar para o Antonio Moreno
Organizar ou ordenar
Precisa de reparos
SIM
NÃO
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Não esquecer:
Os bens móveis devem ser relacionados para a baixa no sistema e/ou levados a
leilão.
Contabilizar o descarte por meio de um relatório do resultado da atividade; levantando a quantidade de lixos e sucatas gerados de forma simplificada.
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Aonde depositar?
Materiais e objetos que possam ser utilizados em outras escolas encaminhar para a área identificada com o cartaz e nomear alguém para supervisionar esta área, para evitar o contato dos alunos, fazer a utilização desta área somente no dia D para evitar inconvenientes. Ou o Antonio Moreno no
Paço Municipal: 34059786
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Planilha de material descartado
Responsável de receber
DataTransferido para
ObsoletoDivisãoDescriçãoNº Patrimônio
Gestor:
Secretaria/Área:
Planilha de Material Transferido
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Aonde depositar?
Colocar em sacos de lixo papeis velhos, informativos e revistas, periódicos e jornais.
No triturador, somente documentos confidenciais com dados de pessoas e empresas.
Depositar os sacos de lixo nas áreas
definidas pelo gestor.
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Aonde depositar?
Colocar em sacos de lixo papeis velhos, informativos e revistas, periódicos e jornais.
No triturador (caso a escola possua o
equipamento, somente documentos
confidenciais com dados de pessoas
e empresas.
Equipamentos com defeito e documentos para arquivamento, encaminhar para o Antonio Moreno, contato 34059786.
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Aonde depositar?
Caso não seja possível contar com o triturador de papel, reunir todos os documentos em sacos identificados com o
cartaz:
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Aonde depositar?
Caso não sejam documentos confidenciais
(material reciclável) depositar os sacos na área identificada com o cartaz:
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A coleta destes materiais
Estaremos alocando os caminhões e vans da secretaria para a realização desta coleta.
Dada a nossa restrição de mão-de-obra contamos com o apoio de todos para que consigamos carregar os sacos e objetivos. Respeitando as limitações de cada um.
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Cronograma de coleta (22/05/2009)
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Perguntas para verificação do SENSO
Existem armários, prateleiras, cadeiras, coletores de lixo sobrando na sala que podem ser eliminados/transferidos?
Os equipamentos e ferramentas de trabalho estão em bom estado e acesso fácil?
Existem materiais e objetos em excesso ou desnecessários no posto de trabalho (sobre as máquinas, nos armários, arquivos, gavetas e estantes)?
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Perguntas para verificação do SENSO
Existem espaços reservados para circulação e os mesmos estão desobstruídos?
Os quadros de avisos são adequados, na quantidade necessária e com informações claras e atualizadas?
Os equipamentos de segurança e emergência estão nos locais demarcados e suas inspeções estão em dia?
Os materiais necessários a execução da tarefa estão disponíveis em um local designado para eles (matéria prima, suprimentos, sobressalentes)?
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Perguntas para verificação do SENSO
Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados e disponíveis para consulta (normas, procedimentos, APT's*)?
* Análise de prevenção de tarefa
Existem impressões abandonadas nas impressoras ou nos coletores de lixo?
Locais reservados para guarda de materiais estão sendo usados?
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O SENSO DE ORGANIZAÇÃO
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O que é:
Após organizar e separar o útil do inútil chegou a hora de arrumar e ordenar todo o material.
Siga um padrão de ordenação de acordo com sua necessidade. MANTENDO ESTE PADRÃO em sua mesa, gaveta e armário.
“Tudo o que eu preciso esta fácil de encontrar.”
“Guardar seus objetos de forma sistemática.”
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Vantagens
a) rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos;
b) economia de tempo;
c) diminuição de acidentes.
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O que fazer?
Repensar a arrumação da sala.
E definir um critério.
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Os móveis estão dispostos de forma adequada no ambiente?
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Deixar em armáriosSe for usado toda semana
Descartar / disponibilizar para leilãoSe não é necessário
Deixar no almoxarifadoSe for usado raramente
Deixar nas gavetasSe for usado todo dia
Deixar em cima da mesaSe for usado a toda hora
Atitudes a serem tomadasIdentificação do Material
Critérios de uso
Vale o princípio de Pareto: 80% do trabalho cotidiano pode ser feito com 20% destas.
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Perguntas para verificação do SENSO
Os materiais removidos na limpeza já foram descartados?
Cartões de visitas, clipes, canetas e demais materiais de escritório estão organizados?
Existem tubulações/fios expostos impedindo a passagem ou possibilitando acidente?
É fácil a visualização de placas e avisos de segurança identificando corretamente as áreas de risco (quando aplicados, especialmente na sec. de saúde, obras e nos almoxarifados)?
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Perguntas para verificação do SENSO
Existe material sucateado na área?
Objetos de uso pessoal são guardados em local especificado?
O espaço de circulação permite o tráfego de pessoas e equipamentos sem perigo de incidentes?
Os equipamentos estão identificados de forma clara e de acordo com o uso?
Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados e disponíveis para consulta (normas, procedimentos, APT's)?
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Perguntas para verificação do SENSO
Existe local definido para cada ferramenta, sendo estas identificadas e controladas?
Painéis elétricos, quadros, extintores, equipamentos de emergência, quadros de aviso estão identificados, desobstruídos, conservados e limpos por dentro?
Existe local adequado para o armazenamento de EPI's*?
Existe equipamento defeituoso aguardando reparo (móveis, proteções, lâmpada queimada, vazamentos, entupimentos, iluminação adequada)?
* Equipamentos de proteção individual
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Perguntas para verificação do SENSO
Existem locais definidos e identificados para cada tipo de objeto nas prateleiras, armários, mesas, com pontos de reposição mínimo/máximo?
Existe local identificado para guardar gêneros alimentícios na sala, estão em locais e acondicionados de forma apropriada?
O conteúdo das pastas dos arquivos coincide com a identificação dela?
Existe identificação visível dos extintores e saídas de emergência?
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COMO REGISTRAR AS ÁREAS NAS ESCOLAS
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• Registrar nas instalações das escolas, creches e instituições os pontos onde se encontram os maiores focos de bagunça, desordem ou áreas com acúmulo de materiais que podem ser descartados.
• É extremamente importante o registro do antes e do depois para efeito comparativo.
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Tirar pelo menos 15 fotos (antes/depois) ao todo das áreas de sua escola atendendo aos requisitos:
• É fundamental que NÃO apareçam pessoas nas fotos. Recomenda-se isolar a área antes do registro destas em ambos os momentos (antes e depois).
• Resolução da imagem (média);
• Formato das fotos (JPG preferencialmente);
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Além de:
• Utilizar um zoom padrão para as imagens do antes e depois;
• Procurar registrar as fotos do antes e depois nos mesmos horários;
• Verificar a luminosidade do ambiente;• Caso seja necessário ativar o flash da câmera;
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Exemplo:
JANELA
PORTA
LUZ NATURAL
SALA
SENTIDO
DA FOTO
CERTO
CERTO
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Exemplo:
JANELA
PORTA
LUZ NATURAL
SALA
ERRADO
ERRADO
SENTIDO
DA FOTO
73
EXEMPLOSCERTO
ERRADO
Atentar-se em manter o mesmo ângulo das fotos nas áreas/salas registradas
Ângulo errado
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Editando e enviando
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ENVIAR ESTAS FOTOS SOMENTE PARA O E-MAIL:
Especificando no Assunto:
Fotos Antes/Depois (nome da escola)
ENVIAR OS ARQUIVOS ATÉ:
Até quarta-feira (27 de maio)
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MATERIAL DISPONÍVEL PARA CONSULTA
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FONTES DE INFORMAÇÕESSite da Prefeitura
www.votuporanga.sp.gov.br
Site da Intranethttps://172.17.0.5:243/cgi/motd.cgi
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MATERIAL DE DIVULGAÇÃO
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MATERIAL DE DIVULGAÇÃO
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GUIA DE AUDITORIA
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PARA QUE ISTO DÊ CERTO
Agora que jásabemos COMO AGIR. O que fazer para NÃO afundar o barco.
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• Requisite que o secretário e diretores de área, reforcem as práticas do programa no DIA-A-DIA;
• Incorpore o programa na descrição do trabalho de todos os servidores;
• Limpe e visualize, defina como o ambiente de trabalho deve parecer;
• Aplique a regra das 40 horas em sua área.
• Defina em conjunto com toda equipe o horário do descarte;
• Não veja sua iniciativa de adoção do programa como um esforço isolado;
• Requisite o envolvimento/exemplo do secretário no pro grama;
83• Criação de um índice interno a área para mostrar a evolução do programa e manutenção.
• Modifique processos e instruções de trabalho para manter o programa vivo;
• Construa expectativas pessoais mensais para os resultados dos dois S’s;
• Reconheça a evolução, elogie a mudança sua e dos seus pares;
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FaFaçça sua parte, para atingirmos os a sua parte, para atingirmos os 10 S10 S’’ss
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ALGUNS EXEMPLOS DOS ALGUNS EXEMPLOS DOS PROGRESSOS ALCANPROGRESSOS ALCANÇÇADOSADOS
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Antes Depois
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Antes Depois
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Antes
Depois
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Antes Depois
Antes Depois
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Caso surja alguma dCaso surja alguma dúúvida, pergunte vida, pergunte a coordenaa coordenaçção do Programa ou ão do Programa ou consulte o Manual de orientaconsulte o Manual de orientaçção.ão.
Nossos contatos:Nossos contatos:
Tiago Vieira CaproniTiago Vieira Caproni
[email protected]@[email protected]@hotmail.com
Telefones:Telefones:34059700 ramal 976434059700 ramal 9764
81468146--51515151
91
“Seja a mudança que você quer ver no mundo.”
Dalai Lama
92
O NOSSO MUITO OBRIGADO!
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