Implantação de um PMO em Lisarb

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3

2

1

Projeto: “Implantação de PMO em LISARB”

Apresentação da empresa

• Klein PMO & Consulting • Missão: Adotar metodologias de gerenciamento de projetos que alavanquem os clientes rumo aos seus objetivos. • Valores: Acreditamos que o foco nos objetivos e senso de urgência levam ao sucesso, gerando uma imagem de comprometimento junto ao cliente. • Objetivo: Nosso objetivo é implementar e gerenciar PMO´s junto aos clientes focado em atingir suas metas estratégicas, criando uma boa relação e boa imagem para conquistar novos cliente.

Klein PMO & Consulting

Conceito do PMO

Um PMO, ou escritório de projetos, é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos, programas ou portfólios, sob seu domínio.

PMBoK® 5ª edição Klein PMO & Consulting

Nível de Maturidade

Como forma de iniciar os trabalhos em LISARB, a Klein PMO & Consulting realizou uma pesquisa de nível de maturidade.

LISARB obteve uma pontuação de 69 pontos, atingindo nível 2 de maturidade. Klein PMO & Consulting

Nível de Maturidade

A importância de avaliar o nível de maturidade em Gerenciamento de projetos de uma instituição é identificar os pontos fortes e fracos nesse quesito.

A partir desse ponto, tomar decisões entre treinar uma equipe ou iniciar um projeto, considerando uma equipe imatura em GP e uma equipe com conhecimentos básico respectivamente.


Benefícios de um PMO


• Melhorar o envolvimento das pessoas no projeto;

• Obtenção de dados mais precisos para a tomada de decisões estratégicas;

• Criação de metodologia de gerenciamento de projetos;

• Redução de custos; • Prazos mais realistas; • Aprendizado através de

relatórios tipo lições aprendidas.

Nível Hierárquico do PMO


• Baseado na análise do modelo de maturidade realizado, optou-se pelo nível hierárquico 1.

• O nível hierárquico 1 visa projetos e/ou programas individuais. Acredita-se que começando com o nível 1 em um grupo pequeno de projetos, posteriormente possa-se migrar para os próximos níveis, utilizando com experiência e referência o trabalho realizado no nível 1.

Função do PMO


Para LISARB, foi escolhida a função do PMO a Gerência de Recursos.

O foco da Gerência de Recursos será:

• Contratação local / RH local qualificado;

• Avaliação da performance com acompanhamento do pessoal;

• Contratação de terceiros e parceiros.

Baseado na análise de maturidade, percebeu-se uma deficiência nessa área, porém com as ações a serem realizadas, LISARB atingirá o sucesso.

Modelos do PMO


Como modelo para LISARB, foi escolhida a Torre de Controle.

Esse modelo estabelece padrões e parâmetros para serem seguidos, pois a pesquisa de maturidade encontrou alguns pontos negativos nessa área.

Atuando em paralelo à torre de controle, o modelo Estação Meteorológica realiza o acompanhamento e reporte das atividades.

Arquitetura do Modelo


Torre de Controle

Estação Meteorológica

1


2


3

Métricas de Sucesso do PMO


Para LISARB, serão utilizadas as seguintes métricas:

• Média do ciclo de vida do projeto, comparando com cidades de mesmo porte;

• Número de falhas no projeto antes e depois do PMO;

• Índice de conformidade de qualidade.

Etapa de Implantação do PMO


A meta da KPM PMO & Consulting é atingir um nível de maturidade alta em Lisarb, para que isto seja possível a KPM PMO & Consulting adotou a seguinte estratégia: - Projeto piloto na cidade de Carazinho, estado do Rio Grande do Sul, aplicando as boas práticas de gerenciamento de projetos e criando metodologias visando maior agilidade, diminuição de custos e padronização nos projetos.



O modelo do Projeto Piloto na Cidade de Carazinho será o de Torre de Comando, este desempenha quatro funções básicas: - Estabelecimento de padrões para

gerência de projetos; - Suporte de como seguir estes

padrões; - Reforçar estes padrões definidos e; - Promover a melhoria continua. Após projeto implantado em Carazinho, iremos partir para uma estratégia nacional, apresentada posteriormente.



Etapa 1: Projeto Piloto em Carazinho


Etapa 2: Divisão de Lisarb em quatro partes. Na parte 1, onde está Carazinho (Torre de Controle), criação de estações meteorológicas.


Etapa 3: Criação de Projetos nas regiões dois, três e quatro, estas irão seguir as metodologias criadas porém irão ser adaptadas às regiões de implantação. As adaptações tem como objetivo garantir a boa aplicabilidade devido a diferenças culturais, renda e necessidades.


Etapa 4: Criação de um Projeto Piloto de PMO Regional, na região 1. Implementar Estações Meteorológicas nas regiões dois, três e quatro.


Etapa 5: Criação de um Pool de Recursos , visando suporte e apoio na implementação das metodologias em todas as áreas.


Etapa 5: Criação de PMO regional, nas regiões dois, três e quatro.


Etapa 6 : Criação de PMO nacional


Identificação dos Projetos


1. Estuda Piá; 2. Projeto Escola Aberta; 3. Vive LISARB!; 4. Um LISARB; 5. Projeto + Escola; 6. Operação Sexta-Feira

13; 7. Projeto Trombone; 8. Projeto Povo no

Plenário; 9. Projeto Luz Verde;

10. Projeto à Todo Vapor; 11. Projeto + Hospital; 12. Projeto + Asfalto; 13. Projeto Pega Ladrão; 14. Projeto Justiça Flash; 15. Projeto Revolver

Inteligente; 16. Projeto Pomba Branca; 17. Projeto Fronteira

Aberta.

Com a observação nos objetivos do planejamento estratégico de LISARB, foram elencados os seguintes projetos:

Categorização dos Projetos


Os projetos listados anteriormente foram classificados nas seguintes categorias:

• Social;

• Política;

• Infraestrutura;

• Segurança e Justiça;

• Diplomacia.

Categorização dos Projetos


Social Política Infraestrutura

Segurança e Justiça

Diplomacia

Estuda Piá

Operação Sexta-Feira 13

Projeto Luz Verde

Projeto Pega Ladrão

Projeto Pomba Branca

Projeto Escola Aberta

Projeto Trombone

Projeto à Todo Vapor

Projeto Justiça Flash

Projeto Fronteira Aberta

Vive LISARB!

Projeto Povo no Plenário

Projeto + Hospital

Projeto Revolver Inteligente

Um LISARB

Projeto + Escola

Avaliação dos Projetos


Os seguintes critérios foram utilizados para avaliar os projetos:

• Custo Lisarb;

qual impacto do projeto na redução do custo Lisarb

• Necessidade;

qual a necessidade dos beneficiários do projeto

• Tempo;

qual a duração do projeto

• Abrangência;

qual porcentagem da população será afetada

• Riscos.

quais os riscos de insucesso do projeto



Critério Nota

0 5 10

Custo Lisarb <1% >1% e <5% >5%

Necessidade Aceitável Moderado Urgente

Tempo >5 anos <5 e >2 anos <2 anos

Abrangência até 10% de 10% a 60% mais que 60%

Riscos 10% 5% 0



Critério Peso P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo Lisarb 15% 5 0,75 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75

Necessidade 25% 10 2,5 10 2,5 5 1,25 5 1,25 0 0 0 0 5 0,75 0 0

Tempo 20% 0 0 5 1 5 1 0 0 0 0 10 1,5 10 1,5 5 0,75

Abrangência 30% 5 1,5 5 1,5 5 1,5 0 0 5 0,75 5 0,75 0 0 10 1,5

Riscos 10% 10 1 10 1 0 0 5 0,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5

TOTAL 46,25 51,25 22,5 23,75 22,5 26,25 37,5 37,5



Critério Peso P13 P14 P15 P16 P17

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo Lisarb 15% 5 0,75 10 1,5 5 0,75 5 0,75 5 0,75

Necessidade 25% 5 1,25 10 2,5 0 0 5 1,25 5 1,25

Tempo 20% 0 0 10 2 5 1 5 1 5 1

Abrangência 30% 0 0 5 1,5 0 0 5 1,5 5 1,5

Riscos 10% 0 0 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5

Critério Peso P9 P10 P11 P12

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Custo Lisarb 15% 5 0,75 10 1,5 5 0,75 0 0

Necessidade 25% 10 2,5 5 1,25 10 2,5 5 1,25

Tempo 20% 0 0 5 1 0 0 5 1

Abrangência 30% 5 1,5 0 0 0 0 5 1,5

Riscos 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1

Seleção dos Projetos


No item de seleção de projetos a KPM PMO & Consulting irá realizar a seleção dos projetos com o objetivo de execução dos projetos que realmente irá agregar ao portifólio de Lisarb. Primeiramente irá ser colocado todos os projetos na matriz de balanceamento e em seguida rodar o processo de verificação da viabilidade dos projetos, consequentemente terá de se agregado ou retirado projetos de seu portifólio.

Priorização dos Projetos


Projeto Objetivo Duração (anos)

Investimento Nota final

P14 Objetivo 6 até 2 anos médio 70

P2 Objetivo 6 entre 2 e 5 médio 51,25

P1 Objetivo 7 mais que 5 alto 46,25

P13 Objetivo 1 entre 2 e 5 alto 45

P9 Objetivo 6 mais que 5 baixo 38,75

P7 Objetivo 9 até 2 anos médio 37,5


P11 Objetivo 4 mais que 5 médio 31,25


P12 Objetivo 4 entre 2 e 5 alto 28,75

P6 Objetivo 2 até 2 anos alto 26,25

P16 Objetivo 8 entre 2 e 5 médio 25

P17 Objetivo 8 entre 2 e 5 alto 25





Balanceamento do Portfólio


Obj. 09

Obj. 08

Obj. 07

Obj. 06

Obj. 05

Obj. 04

Obj. 03

Obj. 02

Obj. 01

Social Política Infra. Segur. Diplom.

Custo do Projeto: (Tamanho da bolha)

Duração do Projeto: (Cor da bolha)

• Acima de 500.000,00

• 100.000,00 a 500.000,00

• Até 100.000,00

• Até 2 anos • De 2 a 5 anos • Acima de 5

anos

1

2

3

4 5

6

7

8

9 10

11 12

13

14

15

16 17

Balanceamento do Portfólio Eliminação por duração de projeto


Obj. 09

Obj. 08

Obj. 07

Obj. 06

Obj. 05

Obj. 04

Obj. 03

Obj. 02

Obj. 01




• Acima de 500.000,00

• 100.000,00 a 500.000,00

• Até 100.000,00


anos

1

4 5

7

8

10

11

13

14

15

16 17

Balanceamento do Portfólio Eliminação por custo de projeto


Obj. 09

Obj. 08

Obj. 07

Obj. 06

Obj. 05

Obj. 04

Obj. 03

Obj. 02

Obj. 01




• Acima de 500.000,00

• 100.000,00 a 500.000,00

• Até 100.000,00


anos

1

4 5

7

8

10

11

13

14

15

16

Balanceamento do Portfólio Eliminação por pontuação do projeto


Obj. 09

Obj. 08

Obj. 07

Obj. 06

Obj. 05

Obj. 04

Obj. 03

Obj. 02

Obj. 01




• Acima de 500.000,00

• 100.000,00 a 500.000,00

• Até 100.000,00


anos

1

4

7

8

11

13

14

15

16

Interação com Processos Anteriores Para um readequamento do Portifófio, foi utilizada uma tabela de balanceamento visando facilitar a visualização dos projetos para que dois ou mais projetos sejam executados unindo mesmos objetivos, consequentemente economizando, tempo, recursos humanos e financeiros. A KPM PMO & Consulting julgou necessário um balanceamento realizando a retirada de alguns projetos onde contemplavam o mesmo objetivo. Porém é de conhecimento que para obter eficácia no processo, teremos de realizar checagem continuamente (PDCA) com o objetivo de atualização da matriz de projetos.


“Implantação de PMO em LISARB” Klein PMO & Consulting Equipe do Projeto: • Arthur Henrique Munaretti • César Augusto Demarchi • Fernando Sampert • Roberto Klein

Gerenciamento de Portfólio e PMO FGV - MBA em Gerenciamento de Projetos – GP 06 – Passo Fundo - RS


Implantação de um PMO em Lisarb

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