Implantação de PMO em LISARB

Gerenciamento de Portfólio e PMO

FGV Paulista GEEP | T3819/02/2015

A Empresa

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A UNION CONSULTING é uma empresa de consultoria com 14 anos de experiência em gerenciamento de projetos e portfólio atendendo empresas privadas e órgãos governamentais.

UNIONConsulting

Objetivo

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A consultoria tem como objetivo entender o cenário atual e necessidades de LISARB, identificando o seu nível de maturidade em Gerenciamento de Projetos,

para sugerir e implantar projetos aderentes aos objetivos estratégicos e sua capacidade de

execução de projetos.

Os Consultores Anderson Silva é graduado

em Sistemas de Informação pela Universidade Mackenzie, certificado ITIL e especialista em desenvolvimento de softwares. Atuará no projeto no desenvolvimento e implantação do PMIS para LISARB.

Darlan Firmato é arquiteto, graduado pela Universidade Federal da Bahia e especialista em projetos de inovação. Atuará no projeto como facilitador do processo de inovação e solução de problemas através do Design Thinking.

Eliana Lisboa é graduada em Farmácia e Bioquímica pela Unimar, sendo especialista em projetos na área da saúde. Atuará no projeto como facilitadora dos projetos nas áreas de saúde e qualidade de vida. Karla Auler é graduada em

Ciências Sociais pela PUCRS, certificada Black Belt e especialista em projetos educacionais. Atuará no projeto como facilitadora dos projetos nas áreas educacional, social e cultural.

Luis Blanco é graduado em Direto pela Universidade Católica do Peru e especialista em projetos na área jurídica. Atuará no projeto como facilitador dos projetos nas áreas jurídica e econômica.

Ana Carolina Nemer é graduada em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie com ampla experiência em projetos nacionais e internacionais. Atuará como facilitadora da metodologia de implantação de PMO.

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LISARB LISARB está em um momento de

transição política, econômica e de qualidade de vida, com crescentes investimentos em infraestrutura e políticas sociais.

Com o objetivo de gerar resultados efetivos a partir do seus objetivos estratégicos, LISARB contratou a UNION CONSULTING para atuar no Projeto Implementação de PMO em LISARB.

O presidente de LISARB forneceu para a UNION CONSULTING a pesquisa de maturidade em Gerenciamento de Projetos de seu Ministério do Planejamento, assim os Objetivos Estratégicos do país.

País em desenvolvimento econômico;

População: 200,4 milhão;

PIB per capta: 11.208,08 USD (2013);

Expectativa de vida: 82,1 anos (2012);

Moeda: L$ - LAER.5

Objetivos Estratégicos LISARB

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Maturidade

Nível 1

Nível 2

Nível 3

Nível 4

Nível 5

Conhecimento Básico

Definição dos Processos

Controle dos Processos

Melhoria Contínua

Após aplicação da Pesquisa de Maturidade em GP foi identificado que LISARB encontra-se no Nível 2:

Reconhecimento da necessidade de processos / metodologias;

Há iniciativas isoladas de padronização de procedimentos;

Processos para projetos são muitas vezes reativos.

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Benefícios PMO LISARB

Diagnóstico da situação real do país;

Visão Sistêmica;

Capacidade de priorização e análise de viabilidade dos projetos;

Gerenciamento e controle dos projetos;

Maior Eficiência na condução da tríplice restrição (Escopo, Tempo e Custo);

Alinhamento Estratégico como objetivos;

Padronização de Processos;

Divulgação das Melhores Práticas de Gerenciamento de Projetos;

Minimização dos riscos.

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Nível Hierárquico A implementação do PMO iniciará com nível hierárquico 1, visando projetos e/ou programas individualmente, em função do baixo nível de maturidade em GP identificado em LISARB. Após implantação e em acordo com os resultados, serão destacados recursos humanos para avançar de forma gradativa na implementação dos níveis 2 e 3.

Reduzir o escopo inicial de implementação mitigando a resistência a novos processos.

Implementação inicial mais simples e com resultados imediatos.

Programas e Projetos 9

Funções do PMO

Em acordo com a orientação da UNION CONSULTING, o PMO iniciará com as funções de implantar Métodos e Procedimentos e Gerência de Recursos. Como a implementação do PMO será iniciada com nível hierárquico 1, onde a necessidade de captação e formação de capital intelectual no governo deverá ser prioritária. A preparação de RHs deve estar associada ao desenvolvimento, implementação e manutenção de metodologias em acordo com as condições culturais de cada região do país para incorporação da melhores práticas. Isso poderá promover de forma gradativa a implementação dos níveis 2 e 3. 10

Modelo do PMO

O modelo adotado para LISARB será o tipo Estação Meteorológica combinada com o Pool de Recursos, pois o PMO deverá ter o importante papel de acompanhar e reportar o status dos projetos e desenvolver gestores de projetos sociais.

Neste modelo combinado, serão definidos: parâmetros, frequência, formato e ferramentas para reporte. As mesmas indicarão progresso, controle de custos, os principais problemas e riscos envolvidos. Também permite comparação e identificação de melhores práticas e perfis de profissionais adequados para cada papel. O PMO será responsável por contratar, desenvolver e reter gerentes de projetos.

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Métricas de SucessoDevemos adotar as seguintes métricas básicas de sucesso no primeiro PMO, para que fiquem como benchmarking para os próximos projetos e programas, de acordo com as boas práticas de gerenciamento da Tríplice restrição de projetos:

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Etapas de ImplementaçãoDevemos adotar as seguintes etapas de implementação do primeiro PMO, para que fiquem como benchmarking para os próximos projetos do governo, de acordo com as boas práticas de gerenciamento.

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Projetos Identificados

P1P2 P3 P4

P5 P6 P7 P8

P9P10

P11

P12

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P13

P14

Categorização dos Projetos

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1 2 3 4 5

Avaliação dos Projetos

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Avaliação dos Projetos

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Seleçãodos Projetos

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O time de liderança do projeto , com o suporte técnico da UNION CONSULTING, definiu 5,30 como critério de corte. Ou seja, projetos com nota total maior que 5,30 são selecionados para compor o portfólio.

P04

P10

P08

P03

P12P0

2

P13

P14

P05 P0

6P07

Seleçãodos Projetos

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Priorização dos ProjetosA priorização foi definida pela Nota Total. Nos caso de empate, adotamos o critério de menor tempo e menor orçamento, conforme planilha abaixo:

Balanceamento

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Iteração com demais processos

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1. Após avaliação dos projetos, criamos o critério “nota de corte maior a 5.30”, onde projetos com nota total maior que 5.30 entrariam na seleção.

2. De 14 projetos, 11 foram selecionados com este critério para apresentação no Diagrama de Bolhas.

3. Observamos que o objetivo estratégico 4 (Economia para uma sociedade sustentável) não estava atendido. Por este motivo, iteramos o processo para identificar um projeto que pudesse atingir este objetivo. A solução encontrada entre os stakeholders foi de reduzir a nota de corte de 5.30 para 5.25. Ocorre que os projetos 10 e 11 tinham a mesma nota total. Assim, foi definido que selecionaríamos o projeto com menor orçamento e tempo. Dessa forma, o projeto 10 – Sustentabilidade Democrática foi selecionado, e incluído ao balanceamento, gerando um novo diagrama de bolhas.

4. Finalmente, ficamos com o portfólio balanceado, incluindo projetos que atendem todos os objetivos estratégicos, categorias criadas, e dentro do orçamento do país, além de terem cronogramas diferenciados e equilibrados.

Balanceamento

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Resultado da Priorização

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Após o balanceamento, a priorização ficou estabelecida conforme quadro abaixo: