Engesix Management Consulting

Gerenciamento de Portfólio e PMO

Professor Marco Antonio Coghi

Turma PROJ_21 - 2015 Jundiaí, São Paulo

Implantação de PMO em LISARB

Empresa

• Engesix é uma empresa de consultoria com sólida experiência no mercado “mundial”, implantando Escritórios de Projetos ( PMO ) com expertise por mais de 25 anos em cerca de 48 países, sendo 100% de sua equipe formados pela internacionalmente reconhecida unidade de ensino FGV ( Fundação Getulio Vargas ).

• Principais Cases:

– Implantação de PMO na Nasa;

– Implantação de PMO na Sede das Nações Unidas;

– Implantação de PMO no Governo Americano.

Equipe de Implantação

• Daniel Guardia

• Edson Almeida

• João Marquesin

• Rodolfo Cordioli

• Wesley Silva

• Martin Lietz

Nível de Maturidade de LISARB

• Baseado no modelo de medição de Kerzner – PMMM ( Project Management Maturity Model ), o resultado da pesquisa de maturidade de LISARB explicita-se no nível 1, ou seja, o Sr. Presidente e seus Assessores sentem a necessidade de adotar uma formalização na maneira de como gerencia os projetos.

1 – Linguagem

Comum

2 – Processos

Comuns

3 – Metodologia

Singular

4 – Benchmarking

5 – Melhoria

Contínua

Conhecimento

Básico

Processos

Definidos

Processos

Controlados

Processos

Aprimorados

LISARB

Benefícios

– Aumento do controle nos projetos, traduzindo em economia;

– Aumento da credibilidade / confiabilidade de LISARB perante seus clientes;

– Fortalecimento das bases de planejamento do país;

– Crescimento sustentável mediante obtenção de sucesso nos projetos à serem implantados.

Hierarquia

• Baseado no baixo nível de maturidade diagnosticado através da pesquisa realizada, a hierarquia sugerida é H3, ou seja, PMO “estratégico” , implantando-se subsequentemente as hierarquias 1 e 2.

Função

• Integração com o Negócio, isso devido a natureza estratégia H3, estruturando de forma organizada as hierarquias subsequentes que serão implantadas.

Modelo

• Torre de Controle, considerando-se a sugestão de implantação de um PMO com hierarquia 3, visamos desempenhar estratégias e padrões estruturados e coordenados de maneira Top Down.

Arquitetura do Modelo

Presidente

PMO Categoria 3

Governadores

PMO Categoria 2

Governadores

PMO Categoria 2

Prefeitos e Vereadores

PMO Categoria 1 Prefeitos e Vereadores

PMO Categoria 1

Pool de

recursos

Métricas de Sucesso

• Indicador EVM;

• Indicador de performance de tempo;

• Indicador de performance de custo;

• Indicador de satisfação dos clientes;

• Indicador de avaliação de fornecedores.

• Através destas métricas será possível monitorar / controlar os Projetos de forma a realizar mudanças necessárias até se atingir o resultado esperado.

Etapas de Implementação do PMO

1 - Preparar o Terreno;

2 - Começar com metas de curto prazo;

3 – Caminhar com as soluções de longo prazo;

4 – Manter e aprimorar.

Seguir as etapas significa minimizar problemas tais como:

Diminuição do entusiasmo da Gerência;

Questionamento do Valor do PMO;

Equívocos na escolhas de membros importantes do Staff ( gerência ), etc.

WBS ( Estrutura analítica do Projeto )

Objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB

1 – Aliança por um Lisarb mais justo;

2 – Política cidadã baseada em princípios e valores;

3 – Educação para a sociedade do conhecimento;

4 – Economia para uma sociedade sustentável;

5 – Proteção social;

6 – Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;

7 – Cultura e fortalecimento da diversidade;

8 – Política externa para o século 21;

9 – Combate à corrupção.

Gerenciamento de Portfólio para LISARB

1 - Identificar Projetos / Programas;

2 - Categorizar;

3 - Avaliar;

4 - Selecionar;

5 - Priorizar;

6 - Balancear ( se não estiver balanceado, voltar em 1 );

7 - Autorizar portfólio.

Identificar Projetos / Programas e Categorização

• Neste processo de Categorização, cada Projeto / Programa ficará abaixo da sua Categoria intimamente relacionada.

Avaliação

Criterios Pesos Legenda para notas

0.0 5.0 10.0

Atendimento 30% 0% 10% >20%

Duração do projeto

10% >2 anos Até 2 anos Até 1 ano

Budget do projeto/Budget total

15% > 5% Até 5% < 3%

IDH 20% Sem alter. 15% alteração

> 49%

Expectativa de sucesso

25% Nenhuma 50% 100%

• No processo de avaliação podemos observar que para cada critério haverá um peso, isso devido ao grau de relevância do critério.

Seleção

• Para Seleção dos Projetos, foi considerado os seguintes

critérios:

• Budget do Projeto deve menor que 3% do valor do

Budget Total;

• Duração do Projeto até 1 ano.

Priorização

CRITÉRIO PASQUALE ABC POLÍCIA 24 HORAS OPERAÇÃO SÉRGIO MORO 100% JUSTIÇA TODOS CONTRA A DENGUE CIDADE ELETRÔNICA ENERGIA LIMPA

PESO NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

POPULAÇÃO 30%

5 1,5 5 1,5 10 3 10 1 10 3 5 Q,5 5 1,5 10 9

EXPECTATIVA 25%

10 2,5 10 2,5 5 1,25 10 2,5 5 1,25 5 1,5 10 2,5 10 2,5

IDH 20%

10 2,5 10 2 10 2 5 1 10 2 10 2 5 1 5 1

BUDGET 15%

5 0,75 5 0,75 5 0,75 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75

DURAÇÃO 10%

5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1 5 0,5 10 1 5 0,5 10 1

RESULTADO 7,25 7,25 7,5 8,25 8,25 7,25 7 8,25

Balancear

9

8

7

6

5

4

3

2

1

EDUCAÇÃO SEGURANÇA GOVERNO JUSTIÇA SAÚDE TECNOLOGIA SUSTENTABILIDADE

CATEGORIAS

OB

J. E

ST

RA

TÉ

GIC

OS

ORÇAMENTO PRAZO

0

5

10

RODAR O PDCA

P.E ID CAT

AVAL

SEL

PRI

BAL

AUT

P

D C

A

A P

D C PORT. APROV.

PORTFÓLIO

GER. DE PROJ.

/ PROG.

PRODUTO

OPERAÇÃO

MONITORAR

INDICADORES

MUDANÇAS

ESTRATÉGICAS

CONCLUSÃO

Visto o gráfico não ter ficado balanceado, voltamos ao processo

de identificação seguindo o ciclo novamente, onde alguns

projetos que foram deixados de lado, voltaram a fazer parte do

portfólio, até que se balanceou.

Para que houvesse o balanceamento foi alterado o critério de

eliminação de Projetos / Programas.