Implantação de PMO em LISARB

Implantação de PMO em LISARBMinistério do Planejamento de LISARB

Alberto Cury

Bruno Rezende

Bruno Pozzani

Christian Marra

Diovane Beraldo

Sérgio Pires

FGV São Paulo - Turma 38

Sobre a Consultoria

A Excelsior foi fundada em 1970 com talvez a meta mais ambiciosa do mercado lisarbeano: ser a maior consultoria em Gerenciamento Econômico e Estratégico de Projetos.

A Excelsior é composta por Gerentes de Projetos, Mestres e Doutores com larga experiência em Gerenciamento de projetos no Brasil e no exterior, atuando em projetos públicos e privados dos mais diversos segmentos da indústria, bens de consumo e serviços financeiros.

A Excelsior também é certificada pelas instituições mais respeitadas do mercado de forma que o seu trabalho representa qualidade e que o esforço de sua equipe acarrete em resultados duradouros e sustentáveis.

Bruno Pozzani - CEO

1. Nível de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

• A pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos do Ministério do Planejamento de LISARB descreve uma pontuação de 69 pontos, o que se traduz em um Nível 2 de maturidade.

• Na opinião da Excelsior o nível de Gerenciamento de Projetos do Ministério Público é muito baixo dado que o nível de excelência máximo é o Nível 5 e que a pesquisa trata-se de uma entidade extremamente importante para o desenvolvimento do LISARB.

2. Benefícios da Implantação de um PMO

Os principais benefícios identificados para a implementação do PMO no cliente (Ministério do Planejamento de LISARB) são os seguintes:

• Aumento do nível de satisfação com os resultados dos projetos• Desenvolver melhores critérios para categorizar, aprovar ou

modificar as prioridades de projetos• Desenvolvimento e disseminação das práticas/métodos de GP• Consolidação de dados governamentais e assim se tornar guardião

do histórico dos projetosPosteriormente com a adoção de novos modelos de PMO, a Excelsior também acredita que o próprio Governo de LISARB será beneficiado com a melhoria contínua na performance de seus projetos.

3. Nível Hierárquico adotado para implementar o primeiro PMO de LISARB

• O Nível Hierárquico escolhido para implementar o primeiro PMO no Ministério do Planejamento foi o de Hierarquia 2, visando processos e otimização de recursos em diferentes projetos.

• A razão desta escolha foi baseada na própria pesquisa de maturidade em Gerenciamento de Projetos do Ministério Público que mostra claramente a falta de documentos e procedimentos bem definidos para desenvolvimento de projetos tais como a elaboração e utilização da WBS, cronogramas, linhas de base, reservas gerenciais, avaliações periódicas, e apoio de profissionais capacitados.

4. Função a ser adotada no primeiro PMO

• A princípio, a Excelsior irá adotar apenas a função de Métodos e Procedimentos para o seu primeiro PMO no Ministério do Planejamento, pois o mesmo carece dos processos mais fundamentais para a elaboração e implementação de bons projetos dentro do LISARB.

• Depois de obter resultados significativos com o primeiro PMO a consultoria pretende adotar as demais funções de PMO, tais como a Gerência de Recursos e Gerência de Infraestrutura de modo a garantir a sustentabilidade de suas políticas e análises mais elaboradas para a tomada de decisão, respectivamente.

Estação Meteorológica 1

Torre de Controle

5. Modelo a ser adotado no primeiro PMO.

• O modelo de PMO escolhido pela Excelsior foi o de Estação Meteorológica devido à sua simplicidade de implementação e definição de parâmetros de controle. O mesmo modelo também não exerce influência nos projetos analisados, e assim acredita-se que seria algo menos invasivo para se iniciar uma nova política no Ministério do Planejamento.

• Posteriormente as estações meteorológicas serão conectadas à uma Torre de Controle de forma à complementar suas funções e criar processos cada vez mais para o gerenciamento dos projetos públicos

Estação Meteorológica 2

6. Métricas de sucesso à serem adotadas no primeiro PMO

A Excelsior definiu em parceria com o Ministério do Planejamento de LISARB, que as melhores métricas de sucesso à serem adotadas para qualificar os projetos são:

Métricas Genéricas• A quantidade de projetos Iniciados vs Concluídos por trimestre• O número de falhas de projeto antes e depois do PMO

Métricas Específicas• Índice de alterações no escopo dos projetos• Índice de cumprimento no prazo dos projetos• Índice de cumprimento do custo dos projetos• Quantidade de projetos em execução

7. Etapas de Implementação do primeiro PMO do Ministério do Planejamento de LISARB

Fase I – Preparar o terreno• Definir as iniciativas de curto prazo e os objetivos de longo prazo –

segregar de fato o que poderá ser obtido no curto prazo e o que não • Definir metas e objetivos – neste caso, o que é esperado com o PMO• Estudar a organização em relação ao modelo de maturidade – razão do

atual nível e como conseguirá progredir• Reuniões com as partes interessadas – sponsor, diretoria e equipe

operacional• Determinar as funções da equipe – quem, quando e como deverá atuar• Preparar a estratégia de comunicação – como será feita a comunicação do

andamento dos projetos dentro e fora do MP


Fase II – Começar com metas de curto prazo• Catalogação dos projetos – desde os mais recentes aos mais antigos• Suporte para novos projetos – o que de fato auxilia na tomada de decisão• Treinamentos para as equipes de projetos – dado o seu nível de

maturidade em gerenciamento de projetos• Identificação e implementação de tecnologias – informação e relação custo

x benefício das mesmas• Estabelecimento de modelos (fluxo de trabalho) – da maneira mais

pragmática o possível• Consolidação de relatórios de indicadores – sistemas, formatos,

periodicidade das informações• Elaboração de modelos e padrões – baseado nos modelos e padrões já

utilizados no MP, porém melhores


Fase III – Caminhar com as soluções de longo prazo• Desenvolvimento e customização contínua dos processos – simplificação

de sistemas e processos• Desenvolvimento de um programa fixo de treinamento – de forma a

disseminar o conhecimento para os colaboradores• Gerenciamento de recursos – seja capital humano e/ou financeiro• Desenvolvimento de relatórios e métricas detalhadas – à partir das

necessidades das partes envolvidas• Implantação de ferramentas – considerando escopo, tempo e custo• Criação de planos de carreira para a área de gerência de projetos –

retenção de talentos e desenvolvimento dos profissionais • Gerenciamento estratégico de portfólio – nesta fase a equipe já possui

maturidade para exercer o mesmo• Planejamento de mudanças organizacionais e de transição – alterações

necessárias frente aos recursos disponíveis e realidade da organização


Fase IV – Manter e AprimorarNesta fase o escritório de projetos do MP do Planejamento já estará funcionando adequadamente dentro de modelos e padrões pré-estabelecidos, num processo de melhoria contínua e alinhado às estratégias do governo de LISARB.

Objetivos do Planejamento Estratégico1. Aliança por um LISARB mais justo

2. Política cidadã baseada em princípios e valores

3. Educação para a sociedade do conhecimento

4. Economia para uma sociedade sustentável

5. Proteção Social

6. Qualidade de vida e segurança para todos os lisarbeanos

7. Cultura e fortalecimento da diversidade

8. Política externa para o século 21

9. Combate à corrupção

• Educa Já

• LISARB Esperança

• Água para todos

• Roubo Zero

• Rota Cultural

• Vida Melhor

Gestão de Portfólio

IdentificaçãoDiversos projetos foram levantados para atender os objetivos provindos do planejamento estratégico do atual governo:

• LISARB Global

• Avaça LISARB

• Bolso Cheio

• LISARB em Ação

• Teatro para todos

• Educa +


CategorizaçãoOs projetos foram então categorizados por áreas de atuação conforme o seguinte:

Educação e Cultura• Educa Já• Rota Cultural• Teatro para Todos• Educa +

Ação Social• LISARB Esperança• Vida Melhor• LISARB em Ação

Desenvolvimento• Água para todos• LISARB Global• Bolso Cheio

Políticas• Roubo Zero• Avança LISARB

CRITÉRIOS PESO 0,0 5,0 10,0

Urgência (tempo) 5 Atraso maior que 5 meses Atraso de 3 meses Dentro do Prazo

Abrangência 4 <20% População 40% População 80% População

Tempo de Retorno (payback) 4 > 24 meses 24 meses 12 meses

Prioridade Estratégica 3 Aprovação <30% 30%<Aprovação<50% Aprovação>50%

Apelo Social (IDH) 3 IDH permanece igual IDH > 2% IDH > 5%

Recursos 5 > 1% PIB 1% PIB < 1% PIB

LEGENDA


AvaliaçãoDiferentemente de projetos privados, a avaliação de projetos governamentais não pode ser vista apenas como uma questão de investimento x retorno. Assim a Excelsior e o Ministério do Planejamento elegeram os seguintes critérios para a análise dos mesmos:

Critérios Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Urgência (tempo) 5 10 50,00 5 25,00 5 25,00 10 50,00 5 25,00 0 0,00 10 50,00 0 0,00 0 0,00

Abrangência 4 5 20,00 5 20,00 10 40,00 0 0,00 5 20,00 10 40,00 5 20,00 5 20,00 0 0,00

Tempo de Retorno (payback) 4 10 40,00 5 20,00 5 20,00 5 20,00 5 20,00 10 40,00 10 40,00 10 40,00 10 40,00

Prioridade Estratégica 3 10 30,00 5 15,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 10 30,00 10 30,00 5 15,00 10 30,00

Apelo Social (IDH) 3 10 30,00 10 30,00 10 30,00 10 30,00 10 30,00 10 30,00 5 15,00 5 15,00 5 15,00

Recursos 5 5 25,00 10 50,00 5 25,00 10 50,00 10 50,00 5 25,00 10 50,00 10 50,00 10 50,00

8 9PRIORIZAÇÃO DO PROJETO 2 4 7 5 6 3 1

140,00 135,00TOTAL 195,00 160,00 140,00 150,00 145,00 165,00 205,00

Avança LISARBVida Melhor LISARB em AçãoÁgua para TodosBolso CheioEduca Já Teatro para TodosEduca Mais LISARB Esperança


Seleção/PriorizaçãoApós atribuir as notas dos critérios para os diversos projetos levantados pela equipe do Ministério do Planejamento a Excelsior priorizou os projetos de acordo com as suas médias ponderadas:

Aprovação > 50%

30% < Aprovação < 50%

Aprovação < 30%

Prioridade

Estratégica

Educa Já

Teatro para Todos

Educa Mais

LISARB Esperança

Vida Melhor

LISARB em Ação

Água para Todos

Bolso Cheio

Avança LISARB

Objetivo

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo 4

Objetivo 5

Objetivo 6

Objetivo 7

Objetivo 8

Objetivo 9

Objetivo 10

Objetivo 11

0 1 2 3 4

Ob

jeti

vos

Estr

até

gico

s

Área de Aplicação

Implantação de PMO em LISARB

Orçamento do

Projeto

Dado pelo tamanho

da bolha


Balanceamento de PortfólioO balanceamento do portfólio foi feito através de ajustes nos pesos dos critérios, pois a princípio os mesmos estavam muito restritivos. A Excelsior ressalta que ao eleger mais critérios de análise, o Ministério do Planejamento de LISARB terá maior confiança em sua tomada de decisão e a população terá maior receptividade para com os projetos à serem implementados.

Iteração com os demais processos anterioresO Portfólio foi readequado inúmeras vezes através de simulações aleatórias e análise crítica dos projetos identificados na primeira etapa de forma que a maior quantidade de objetivos estratégicos fossem atendidos e o orçamento otimizado.

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