GUIA DE LIDERES - PRESIDENTES ELEITOS

243-PT—(409)

SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DE PRESIDENTES ELEITOS

Guia para LíderesInclui CD-ROM

Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos (243-PT) para ser usada nos seminários de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui contidas são basea-das nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club, nos Estatutos do Rotary Internacional, no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary. os quais devem ser consultados se necessitar de dados mais detalhados. Alterações nesses documentos, efetuadas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão do manual, revo-gam as normas aqui dispostas.

Este guia foi elaborado pela divisão de capacitação de líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 EUAE-mail: [email protected]: +1-847-866-3000Fax: +1-847-866-9446

Conteúdo

Planejamento e Organização 1

Objetivos do PETS 1Exemplo de programação 2Logística 3PETS multidistrital 5Preparação dos líderes de treinamento 6Como utilizar este guia 6Como utilizar o roteiro das sessões 7Avaliação 9

Sessões Sessão plenária de abertura 15Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 17Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito 31Sessão 3: Administração do clube 49Sessão 4: Desenvolvimento do quadro social 71Sessão 5: Projetos de prestação de serviços 89Sessão 6: Fundação Rotária 105Sessão 7: Relações públicas 125Sessão 8: Definição de metas 137Sessão plenária de encerramento 159

A seção Planejamento e Organização desse guia é destinada à comissão distrital de capacitação. Além de fornecer informações logísticas, inclui instruções para utilização do guia que devem ser copiadas e distribuídas a todos os líderes de treinamento. Este guia contém roteiros de sessões que devem ser distribuídos aos respectivos líderes de treinamento.

1SEMINÁRIO DE TRE INAMENTO DE PRESIDENTES ELE ITOS — GuIA PARA L íDERES

Planejamento e Organização

Este guia fornece as informações necessárias para realização de um seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS) de acordo com as diretrizes do conselho diretor do RI. Governadores eleitos e a comissão distrital de capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as perguntas e os pontos-chave e modificando a programação, sempre que apropriado.

Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários, Além da versão impressa, encontra-se disponível também em CD-ROM. As versões eletrônicas dos slides incluídos no disco podem ser adaptadas para melhor atender às necessidades de cada distrito e utilizadas em projetor multimídia ou impressas para seu uso como slides.

Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Objetivos do PETS

O seminário tem como objetivo:

Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos.•

Oferecer a governadores eleitos e governadores assistentes entrantes a •oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes entrantes.

Todo presidente eleito é responsável por participar do PETS, a menos que isento pelo governador eleito. Neste caso, um representante do clube deverá ser nomeado para comparecer ao evento.

2 SEMINÁRIO DE TRE INAMENTO DE PRESIDENTES ELE ITOS — GuIA PARA L íDERES

Exemplo de programação

Este exemplo foi elaborado com base em programação de um dia e meio e engloba os tópicos recomendados pelo RI. Sinta-se à vontade para modificá-lo de acordo com as necessidades do seu distrito.

1º DIA

Início Término Duração Atividade Tópicos da sessão60 min Inscrições e refeição

30 min Sessão plenária de abertura:Observações

Lema do RI•Metas do distrito•Plano de Liderança de Clube•Avenidas de Serviços•Logística•

5 min Transferência aos grupos de discussão

60 min Sessão 1:Atribuições e responsabilidades

Responsabilidades•Plano de Liderança de Clube•

15 min Intervalo

60 min Sessão 2:Trabalho com os líderes do clube e distrito

Trabalho com o clube•Apoio aos distritos•

60 min Refeição

60 min Sessão 3:Administração do clube

Estatutos e regimento interno •do Rotary ClubAdministração do clube•Eventos•

15 min Intervalo

60 min Sessão 4:Desenvolvimento do quadro social

Desenvolvimento do quadro •socialRecrutamento•Retenção•Orientação•

60 min Sessão 5:Projetos de prestação de serviços

Projetos bem-sucedidos de •prestação de serviçosEquilíbrio nas atividades de •prestação de serviços


2º DIA

Início Término Duração Atividade Tópicos da sessão60 min Refeição

60 min Sessão 6:Fundação Rotária

Programas da Fundação •RotáriaApoio à Fundação Rotária•Plano Visão de Futuro•

60 min Sessão 7:Relações públicas

Relações públicas do clube•Estudo de caso: Relações •públicas

15 min Intervalo

60 min Sessão 8:Definição de metas

Planejamento estratégico•Metas anuais•

45 min Sessão plenária de encerramento:Observações finais

Resumo das realizações e •exemplos de medidas futurasReconhecimento•Perguntas e respostas•Avaliação•

Ao desenvolver o treinamento, considere o seguinte:

Desperte o interesse pelos tópicos citando exemplos específicos do clube •ou distrito.

Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local.•

Promova maior interesse pela programação usando formatos variados, •inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos (veja “Atividades interativas” na página 8).

Para obter mais sugestões e orientação sobre a programação do PETS, entre em contato com o líder de treinamento de sua área, cujos dados podem ser encontrados no Official Directory.

Logística

A participação no PETS é obrigatória para todos os presidentes eleitos. O PETS é um evento anual de um dia e meio de duração realizado de prefe-rência em março, após a assembleia internacional e o seminário de treina-mento da equipe distrital. O encontro deve contar com a colaboração dos seguintes membros da equipe distrital:

Governador eleito, ao qual cabe a responsabilidade geral pelo seminário.•

Governador de distrito, que assessora o governador eleito quanto ao •seminário.

Membros da comissão distrital de capacitação, que planejam e conduzem •o seminário sob a supervisão do governador eleito.

Governadores assistentes, que auxiliam o governador eleito na formação •de equipes e definição de metas durante o seminário.


Membros da comissão distrital da Fundação Rotária, que oferecem asses-•soria quanto aos tópicos relativos à Fundação.

Líderes de treinamento, que facilitam as discussões entre os partici-•pantes.

Materiais

Antes do PETS, os governadores eleitos devem enviar aos presidentes eleitos o Kit para Dirigente de Clube (225-PT). O Manual do Presidente de Clube (222-PT) é parte fundamental do seminário e deve ser lido por todos os presidentes eleitos antes do treinamento. Como cada capítulo do manual corresponde a uma sessão do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos, e em alguns casos inclui folhas-tarefa para ser usadas durante as sessões, é imprescindível que os participantes tenham os dois em mãos durante o PETS. Faça cópias adicionais das folhas-tarefa para distribuir aos presidentes eleitos que não trouxerem seus manuais ao seminário.

Promoção

Embora a participação dos presidentes eleitos seja obrigatória, é funda-mental salientar a importância e o valor do seminário. O governador deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do dis-trito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa atender àqueles que solicitem detalhes adicionais. Governadores assistentes e outros encarregados de auxiliar o governador de distrito na promoção do seminário devem:

Enviar, com pelo menos dois meses de antecedência, carta-convite e •materiais de inscrição aos presidentes eleitos.

Entrar em contato com os presidentes eleitos por intermédio de telefo-•nema ou e-mail.

Espaço para exibição

Considere reservar uma área no local do treinamento para dispor materiais informativos sobre os seguintes assuntos:

Convenção do RI •

Projetos de clube•

Comissões distritais•

Fundação Rotária •

Fornececedores licenciados do RI •


PETS multidistrital

Alguns distritos concluíram que esforços combinados resultam em PETS mais eficazes. Os PETS multidistritais, os quais operam de forma indepen-dente, oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de interagir com rotarianos além do âmbito dos respectivos distritos e trocar ideias com outros presidentes eleitos de clubes do mesmo tamanho.

Realização de um PETS multidistrital

Distritos interessados em mudar de PETS distrital para um multidistrital são incentivados a participar, sem ônus ao RI, de um ou mais eventos desse tipo conduzidos por outros distritos. Por exemplo, um distrito pode realizar seu PETS na mesma localidade de um PETS multidistrital para que os orga-nizadores e participantes do primeiro tenham oportunidade de observar um seminário multidistrital, interagir com os participantes durante as refeições e ouvir os pronunciamentos dos oradores de destaque.

A mudança para formato de PETS multidistrital deve ter a aprovação de dois terços dos clubes do distrito. Além disso, cabe aos governadores dos respectivos distritos obter conjuntamente a autorização do secretário geral do RI. Os PETS multidistritais devem contar com procedimentos opera-cionais e formar uma comissão organizadora. Para mais informações sobre como mudar de PETS distrital a multidistrital, contate o representante de suporte a clubes e distritos de sua região.

PETS multidistritais atuais

Governadores eleitos de distritos que organizam PETS multidistrital devem:

Desenvolver e aprovar a programação final do evento.•

Assegurar que haja normas e procedimentos para administrar os fundos •arrecadados ao evento.

Preparar demonstrativo financeiro do evento.•

Selecionar uma pessoa encarregada de desenvolver e conduzir o treina-•mento.

Selecionar líderes de treinamento e oradores para as sessões plenárias.•

A comissão distrital de capacitação, ou pessoa designada ou aprovada pelo governador eleito, é responsável pelo planejamento e condução do treina-mento.

Pelo menos três horas da programação do PETS multidistrital devem ser alocadas para reuniões distritais com os governadores eleitos, presidentes eleitos de clube e governadores assistentes.

Verifique com o respectivo representante de suporte a clubes e distritos se o PETS multidistrital está de acordo com as normas do RI.


Como este guia pode ser utilizado nos PETS multidistritais

Esta publicação pode ser utilizada como guia para as discussões facili-tadas. Os tópicos recomendados pelo conselho diretor com relação ao PETS podem ser divididos em dois grupos: aqueles que serão melhor abordados por um único distrito e aqueles voltados a grupos de discussão multidistritais. O governador eleito pode solicitar que a comissão distrital de capacitação se baseie nas sessões deste guia, inclusive os slides, para programar as reuniões multidistritais. Devido à recente participação dos governadores eleitos na assembleia internacional e às diferenças entre as necessidades e metas dos distritos, os tópicos a seguir podem ser mais apropriados para eventos de um só distrito:

Sessão plenária de abertura, incluindo o lema do RI•

Trabalho com os líderes do clube e distrito (sessão 2)•

Fundação Rotária (sessão 6)•

Definição de metas (sessão 8)•

Preparação dos líderes de treinamento

Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões prova-velmente apresentam diferentes graus de experiência e a padronização do que é ensinado garante uniformidade e coerência no desempenho de suas funções.

A comissão distrital de capacitação deve planejar e conduzir esse treina-mento pelo menos duas semanas antes do PETS, se possível, dando desta-que a técnicas para facilitação de grupos de discussão e permitindo que os líderes de treinamento pratiquem como conduzir uma das sessões. Mais informações sobre como treinar líderes de treinamento encontram-se no capítulo 3 do Manual do Instrutor Distrital (246-PT).

Os instrutores distritais devem entregar os seguintes materiais aos líderes de treinamento:

Como usar os roteiros das sessões (páginas 7 e 8)•

Guias para as sessões que estarão facilitando•

Slides e materiais informativos das sessões que estarão facilitando•

Cópia da programação do seminário•

Flipchart e marcadores•

Como utilizar este guia

Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões confor-me seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os slides, inclua o número de seu distrito e faça as modificações que conside-rar apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de ativida-des e projetos distritais.


Roteiros para sessões plenárias

Os roteiros das sessões plenárias de abertura e de encerramento oferecem ao governador eleito sugestões de tópicos para discursos e apresentações audiovisuais. Tais roteiros devem ser adaptados aos clubes do distrito.

Roteiros para discussões facilitadas

Este método motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e expe- riências e a aprender com seus colegas. Os líderes de treinamento devem ser flexíveis e garantir o bom ritmo das discussões, certificando-se ao mes-mo tempo de que o tópico seja devidamente abordado. Para mais informa-ções sobre o assunto, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Antes do PETS, presidentes eleitos devem ler o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e elaborar um esboço das metas dos respectivos clubes utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (apên-dice I), de modo que estejam melhor capacitados para discutir as questões apresentadas.

Como utilizar o roteiro das sessões

As sessões possuem formato padronizado e contém os seguintes itens:

Questões para discussão

Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado conceito.

Algumas perguntas foram incluídas no Manual do Presidente do Clube para que os participantes possam preparar-se antes de comparecer ao seminário. As questões para discussão podem ser baixados do site www.rotary.org digitando “questões para discussão” na caixa de busca ou acessando www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/222_questions_po.pdf.

Possíveis respostas

São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a determinada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para esti-mular o debate se o grupo tiver dificuldades de resolver as questões. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas à platéia.

Pontos-chave

Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos importantes a ser apresentados ao grupo. Os líderes de treinamento são incentivados a explicar os pontos-chave em suas próprias palavras.

Lembretes para o instrutor

Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de trei-namento a facilitar as discussões.


Avisos para projetar slides

Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides estão disponíveis em CD-ROM e para download no site do RI, www.rotary.org.

Avisos sobre folhas-tarefa

Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa apresentadas no final de cada sessão.

Atividades interativas

Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado. Exemplos de atividades:

Conhecer os colegas• Os participantes falam sobre si próprios e a respeito de um tópico pré-determinado para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar dis-cussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal.

Discussão com parceiro• Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões.

Votação• Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite acessar rapidamente as principais necessidades e preocupações dos partici-pantes.

Pequenos grupos• Divida a turma em grupos de três a cinco integrantes para possibilitar melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies.

Dramatização• Neste tipo de atividade, os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar determinada ideia ou situação. Este método funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas.

Atividade de encerramento •No final da sessão, participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar em função dos conhecimentos adqui-ridos. Esta atividade faz com que os participantes reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para colocar as ideias em prática.


Avaliação

A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento, pois permite conhecer o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de base para futuro aprimoramento.

O conselho diretor do RI recomenda que todos os presidentes eleitos pre-encham uma avaliação do PETS imediatamente após o seminário, portanto certifique-se de alocar tempo suficiente para essa atividade. Nas páginas 10-12 encontrará um exemplo de formulário de avaliação. Faça as adapta-ções necessárias para refletir o treinamento oferecido.

Os líderes de treinamento devem avaliar o conteúdo e a logística do treina-mento e a eficácia deste na preparação dos presidentes eleitos. O modelo do formulário de avaliação nas páginas 13-14 deve ser usado pelos líderes de treinamento e pode ser adaptado conforme necessário.

O governador eleito, em colaboração com a comissão de distrital de capa-citação, deve desenvolver, distribuir, coletar e analisar as avaliações. Os resultados devem ser levados ao conhecimento do governador de distrito e do governador indicado e podem ser usados para aprimorar o seminário do ano seguinte.


Exemplo de avaliação do PETS

Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à avaliação do sucesso dos méto-dos de treinamento empregados e contribuirá ao aprimoramento dos próximos seminários distritais.

Avalie seu conhecimento sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor do RI utilizando o critério abaixo.

TÓPICO ANTES DO PETS APÓS O PETSNenhum conhecimento

Conhecimento razoável

Amplo conhecimento

Nenhum conhecimento

Conhecimento razoável

Amplo conhecimento

Lema do RI

Atribuições e respon-sabilidades

Trabalho com os líderes do clube e distrito

Administração do clube

Desenvolvimento do quadro social

Projetos de prestação de serviços

Fundação Rotária

Relações públicas

Definição de metas

Apresentação do programa

Avalie as afirmações abaixo usando o seguinte critério:

ConcordoConcordo até certo ponto

Discordo até certo ponto Discordo Não se aplica

Os discursos nas sessões plenárias foram inspiradores.

Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão.

Um número adequado de técnicas de treinamento foi usado durante o seminário.

Os slides contribuíram ao apren-dizado.

O Manual do Presidente de Clube (222-PT) foi um recurso útil.

Os tópicos dos grupos de discussão foram relevantes para mim como líder.




Estou preparado para exercer meu mandato como líder de clube.

O grupo apresentou ideias práticas que eu gostaria de utilizar em meu clube.

A Menção Presidencial do RI foi explicada claramente.

O Plano de Liderança de Clube foi explicado claramente.

As ideias e estratégias resultantes da sessão sobre desenvolvimento do qua-dro social serão valiosas a meu clube.

Compreendo a minha responsabili-dade de aumentar o apoio do clube à Fundação Rotária.

Compreendo a minha função de aju-dar meu clube a desenvolver projetos eficazes de prestação de serviços.

Estou ciente dos diversos programas que posso utilizar para homenagear os rotarianos do meu clube.

Sei como encontrar os recursos neces-sários para fazer com que meu clube seja eficaz.

No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser discutidos em futuros seminários.


Logística




Recebi a notificação sobre o seminário com a devida antecedência.

Recebi as informações necessárias no kit de inscrição.

A data do seminário foi conveniente.

O local do seminário foi conveniente.

Comentários e sugestões adicionais:

Eu gostaria de obter mais informações sobre:

Nome (opcional)

Nome do Rotary Club (opcional)

Informações de contato (opcional)

Agradecemos sua colaboração.


Avaliação pelo líder de treinamento do PETS

Seus comentários sobre o treinamento que conduziu, bem como a respeito da programação e dos materiais do seminário são inestimáveis e ajudarão a aprimorar o evento para o próximo ano. Agradecemos sua participação no seminário e o preenchimento deste questionário.

Que sessões liderou? (assinale todas as opções aplicáveis)

Atribuições e responsabilidades





Fundação Rotária



Sessões




O Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos foi fácil de usar.

O Manual do Presidente de Clube foi fácil de usar.

O tempo dedicado a cada tópico foi suficiente.

A duração do evento foi adequada.

Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem prepa-rados para discutir os tópicos.

Os roteiros das sessões foram eficazes nos grupos de discussão.

Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os mate-riais apresentados.

Os participantes fizeram perguntas sobre assuntos que não foram aborda-dos nos roteiros das sessões.

O aspecto e formato dos materiais de treinamento incentivaram a partici-pação.

Os slides contribuíram ao aprendizado.

Os materiais informativos facilitaram o aprendizado.


Logística

Avalie as questões abaixo utilizando o seguinte critério:



O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado.

A data do seminário foi conveniente.

O local do seminário foi conveniente.

Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.

Como o PETS pode ser melhorado?

Comentários adicionais:

Agradecemos sua colaboração.

15SESSãO PLENÁRIA DE AbERTuRA

Sessão plenária de abertura (30 minutos)

A sessão plenária de abertura define o tom do seminário e é a primeira oportunidade de o governador eleito se dirigir aos participantes. Os dis-cursos devem ser informativos, motivadores e inspiradores. O governador eleito deve usar o roteiro a seguir e os respectivos slides no desenvolvimen-to da sessão de abertura.

MATERIAIS Slides 1-5

Bem-vindos ao seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube.

SLIDE 1

Esclareça o papel do PETS na preparação dos presidentes eleitos para o •ano de seus mandatos.

Enfatize a oportunidade que o seminário oferece de colaboração entre os •presidentes eleitos e os líderes distritais.

Lema do RI

SLIDE 2

Explique como o lema se aplica à sua visão do distrito para o próximo •ano rotário.

Forneça exemplos de como os clubes podem aplicá-lo a projetos e ativi-•dades.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 1

Bem-vindos ao seminário de treinamento

de presidentes eleitos de clube

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 2Distrito XXXX

Lema do RI

Insira o logotipo do RI

16 SESSãO PLENÁRIA DE AbERTuRA

Metas do distrito

SLIDE 3

Forneça detalhes sobre as metas do distrito para o ano seguinte.•

Esclareça como as metas do clube podem alinhar-se às metas distritais.•

Sugira como os presidentes e respectivos clubes podem contribuir para •que as metas sejam alcançadas.

Explique como os líderes distritais podem colaborar com os clubes no •alcance das metas distritais.

Forneça exemplos de como os clubes podem preparar-se para a visita •oficial do governador.

Plano de Liderança de Clube

SLIDE 4

Descreva o propósito do Plano de Liderança Distrital.•

Explique como o plano pode fortalecer os Rotary Clubs.•

Destaque como o plano beneficiou certos clubes do distrito.•

Avenidas de Serviços

SLIDE 5

Esclareça como as metas de clube e distrito possibilitam o alcance do •Objetivo do Rotary através das Avenidas de Serviços.

Explique como os líderes distritais ajudarão os clubes a alcançar o •Objetivo do Rotary.

LogísticaApresente a programação do seminário, inclusive o horário dos interva-•los e refeições.

Esclareça detalhes logísticos relacionados aos grupos de discussão e às •mesas-redondas.


Metas do distrito

• Insira as metas do distrito


Plano de Liderança de Clube

O propósito deste plano éproporcionar uma estrutura

administrativa que fortaleça os Rotary Clubs e os tornem eficazes.


Avenidas de Serviços

17SESSãO 1 : ATRIbuIçõES E RESPONSAbIL IDADES

OBSERVAÇõES

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades( 60 MINuTOS)

ObjetivosEsta sessão visa preparar os participantes para:

Compreender o papel do presidente de clube.1. Identificar maneiras de se capacitarem para assumir suas responsabilidades.2. Implementar o Plano de Liderança de Clube.3.

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosResponsabilidades 25 minutosPlano de Liderança de Clube 20 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 6. Título da sessão 1 7. Objetivos 8. Rotary Clubs eficazes 9. Ano do mandato10. Plano de Liderança de Clube11. Gráfico do Plano de Liderança de Clube12. Recursos13. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Resumo 2. Estudo de caso: Plano de Liderança de

Clube 3. Implementação do Plano de Liderança do

Clube

Lembretes ao instrutor

Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o ma-•terial “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos relacionados ao distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

18 SESSãO 1 : ATRIbuIçõES E RESPONSAbIL IDADES

OBSERVAÇõES

Introdução (10 minutos) das às

PROJETE O SLIDE 6Título da sessão 1


Apresente-se aos participantes e explique sua •função de facilitador.

Explique as normas que o grupo deverá seguir •para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir de boa vontade a todos os comentários e evitar o uso de telefones celulares.

Considere começar a sessão com uma atividade •interativa relacionada ao tópico em questão.

Apresente os objetivos desta sessão aos partici-•pantes.

Peça aos participantes que consultem o resumo •da sessão (folha-tarefa 1) e sugira que façam ano-tações.

PROJETE O SLIDE 7Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1Resumo

Lembrete ao instrutor

Avalie o conhecimento e experiência dos par-•ticipantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.


Sessão 1:Atribuições e

responsabilidades


Objetivos

1. Compreender o papel do presidente de clube.

2. Identificar maneiras de se capacitarem para assumir suas responsabilidades.

3. Implementar o Plano de Liderança de Clube.


OBSERVAÇõES

Quantos sócios há em seu clube?

Vocês serviram anteriormente como presidente de clube?


OBSERVAÇõES

Responsabilidades (25 minutos) das às

O que esperam da função de presidente de clube?

PROJETE O SLIDE 8Rotary Clubs eficazes

PONTOS-CHAvE

A função principal do presidente de clube é •servir como líder e assegurar o bom desempenho do clube.

Para ser eficaz, o clube precisa:•

Manter ou aumentar o número de sócios. –

Implementar projetos bem-sucedidos para sa- –nar necessidades da comunidade local e do mundo.

Apoiar a Fundação Rotária participando de –seus programas e contribuindo financeira-mente.

Formar líderes capazes de servir o Rotary além –do âmbito do clube.

De que outras maneiras poderiam avaliar se o seu clube é eficaz?


Peça aos participantes que consultem o capítulo •1 do Manual do Presidente de Clube ou o Manual de Procedimento para obter mais detalhes sobre suas responsabilidades.


Rotary Clubs eficazes

• Manter ou aumentar o número de sócios.

• Implementar bons projetos de prestação de serviços.

• Apoiar a Fundação Rotária. • Capacitar líderes para atuar além

do âmbito do clube.


OBSERVAÇõES Quais são algumas das responsabilidades que deverão assumir no ano de seu mandato?

PROJETE O SLIDE 9O ano do mandato

PONTO-CHAvE

Durante o ano de mandato, presidentes de clube •devem:

Avaliar as metas do clube. –

Assegurar que cada comissão tenha um plano –para o ano.

Liderar as reuniões do clube. –

Incentivar a participação nos encontros distri- –tais e de clube.

Trabalhar com os líderes distritais e de clu- –be de modo a garantir continuidade adminis-trativa.

Garantir o cumprimento das Normas Distritais –de Proteção ao Jovem.

Que outras responsabilidades adicionariam?

Como irão preparar-se para assumir o cargo?

Quando forem presidentes, como pretendem trabalhar com o presidente eleito e o presidente indicado de modo a garantir continuidade administrativa?


O ano do mandato• Avaliar as metas do clube.• Assegurar que cada comissão tenha um

plano para o ano.• Liderar as reuniões do clube.• Incentivar a participação nos encontros

distritais e de clube.• Trabalhar com os líderes distritais e de

clube para garantir continuidade administrativa.

• Garantir o cumprimento das Normas Distritais de Proteção ao Jovem.


OBSERVAÇõESLembrete ao instrutor

Peça aos participantes que consultem a programa-•ção do PETS e informe que as responsabilidades referentes a tópicos específicos serão discutidas em outras sessões.


OBSERVAÇõES

Plano de Liderança de Clube (20 minutos) das às


Peça que os participantes vejam no capítulo 1 •do Manual do Presidente de Clube o resumo do Plano de Liderança de Clube.

Utilize as perguntas abaixo para avaliar o conhe-•cimento e a experiência dos presidentes eleitos sobre o plano e faça as adaptações necessárias à discussão facilitada.

PROJETE O SLIDE 10Plano de Liderança de Clube

PONTOS-CHAvE

Desde 2004, o Plano de Liderança de Clube tem •servido como estrutura recomendada para admi-nistração dos Rotary Clubs.

A adoção do plano não é obrigatória.•

Os clubes podem usar o Plano de Liderança de •Clube para:

Garantir continuidade administrativa e –obter consenso quanto aos projetos, tomada de decisão e definição de metas.

Preparar um número maior de líderes de –clube potenciais.

Aumentar o envolvimento dos sócios nas –atividades rotárias.

Guiar o trabalho do clube. –

Quantos de vocês implementaram o Plano de Liderança de Clube?


Plano de Liderança de Clube• Garantir continuidade administrativa e

obter consenso quanto aos projetos, tomada de decisão e definição de metas.

• Ter líderes melhor preparados.• Aumentar o envolvimento dos sócios

nas atividades rotárias.• Criar plano estratégico para guiar o

trabalho do clube.


OBSERVAÇõES Quais foram/ serão os maiores desafios enfrentados na implementação do plano?

Como seu clube se beneficiou ou poderia se beneficiar com a implementação do Plano de Liderança de Clube?


Simplificação das operacões do clube. —

Sócios mais motivados e atuantes. —

Aumento da retenção de sócios. —


Dependendo do nível de conhecimento dos par-•ticipantes sobre o Plano de Liderança de Clube, considere realizar uma das seguintes atividades:

Os participantes têm pouco conhecimento sobre o Plano de Liderança de Clube.

Dê 10 minutos para a realização desse exer- –cício.

Peça aos participantes que consultem a –folha-tarefa 2. Reserve cinco minutos para os participantes analisarem os estudos de caso individualmente. Peça que consultem a folha-tarefa 3 para uma lista dos passos de imple-mentação.

Peça que formem grupos de três ou quatro para –responder às perguntas do estudo de caso.

Se houver tempo suficiente, cada grupo deve- –rá apresentar seu plano.


OBSERVAÇõES A implementação do Plano de Liderança Distrital

varia de clube a clube.


Peça aos participantes que levantem a mão –caso seus clube tenha implementado o Plano de Liderança de Clube.

Os presidentes eleitos que não tenham colo- –cado em prática o plano podem se emparcei-rar com alguém que o tenha feito. Solicite que cada grupo analise a folha-tarefa 3 e discuta como realizar cada passo.

Se houver tempo suficiente, cada dupla pode- –rá apresentar suas ideias ao grupo.

Todos os participantes implementaram o Plano de Liderança de Clube.


Peça aos participantes que formem grupos de –três ou quatro para discutir se a implemen-tação do plano está indo bem e por quê. Há algum passo no qual o clube esteja encontran-do dificuldades?

Se houver tempo suficiente, cada grupo pode- –rá apresentar suas ideias ao grupo.

PROJETE O SLIDE 11Gravura do Plano de Liderança de Clube

PEÇA QUE CONSULTEM AS FOLHAS-TAREFA 2 E 3Estudo de caso: Plano de Liderança de ClubeImplementação do Plano de Liderança do Clube

O que vocês aprenderam sobre o seu clube em decorrência desta atividade?



OBSERVAÇõES Que fontes de informação os sócios

devem procurar se tiverem dúvidas sobre o Plano de Liderança de Clube?

PROJETE O SLIDE 12Recursos

PONTO-CHAvE

Recursos referentes ao Plano de Liderança de •Clube:

Governador assistente –

Publicação Plano de Liderança de Clube –

Que outros recursos poderiam ser úteis?


Recursos


OBSERVAÇõES

Revisão (5 minutos) das às


Cheque os objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas.

Usando a folha de resumo, peça aos participan-•tes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado des-ta sessão. Eles poderão dirigir-se à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

Agradeça aos participantes.•



EncerramentoSeminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 13

Distrito XXXX

Objetivos

1. Compreender o papel do presidente de clube.

2. Identificar maneiras de se prepararem para as suas responsabilidades.

3. Implementar o Plano de Liderança de Clube.


OBSERVAÇõES

Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...

Folha-Tarefa 1: Resumo da sessão 1

Atribuições e responsabilidades


OBSERVAÇõESFolha-Tarefa 2: Estudo de caso: Plano de Liderança de Clube Desenvolva um plano para ajudar um Rotary Club que está implementando o Plano de Liderança de Clube. Responda às perguntas a seguir.

Um Rotary Club com 40 sócios perdeu três sócios por ano nos últimos cinco anos e recrutou uma média de dois sócios por ano no mesmo período. Em seus 10 anos de existência, o clube organizou um café da manhã anual para arrecadar verbas para o corpo de bombeiros, uma corrida de 5 km em benefício de um grupo de escolas e um jantar de fim de ano para um asilo. O clube nunca patroci-nou um projeto de Serviços à Comunidade Mundial ou da Fundação Rotária, não conhece o con-teúdo de seu próprio regimento interno e não sabe quando este foi revisado pela última vez. Além disso, nunca realizou nenhuma atividade de relações públicas.

Ao tomar conhecimento sobre o Plano de Liderança de Clube no PETS, a presidente eleita achou que este poderia ajudar a aprimorar o clube. Ela solicitou que você a ajudasse a elaborar um crono-grama para as próximas 15 semanas que possibilite implementar o plano no novo ano rotário.

Que problemas o clube está enfrentando?

Como cada passo do Plano de Liderança de Clube pode ajudar a solucionar cada problema?

Que metas aconselharia o clube a definir para o primeiro ano de implementação do plano?

Que sugestões daria para ajudar o clube a seguir o Plano de Liderança de Clube durante o ano?


OBSERVAÇõESFolha-Tarefa 3: Implementação do Plano de Liderança do ClubeAnalise cada item a seguir. Verifique as medidas tomadas pelo clube atualmente e trace um círculo ao redor daquelas com as quais o clube está tendo dificuldades.

Medidas Para Implementação

Para implementar o Plano de Liderança, líderes de clube anteriores, atuais e entrantes devem:

Desenvolver um plano de longo prazo que incorpore os elementos de um clube eficaz nos próximos três a cinco anos.

Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs ao estabelecer metas anuais que este-jam em concordância com o plano de longo prazo do clube.

Realizar _____ (quantidade) assembleias de clube que possibilitem aos sócios participar do proces-so de planejamento e os mantenham informados sobre as atividades do Rotary.

Garantir boa comunicação entre o presidente de clube, o respectivo conselho diretor, os presi-dentes de comissão, os sócios do clube, o governador de distrito, os governadores assistentes e as comissões distritais.

Favorecer a continuidade administrativa, adotando conceitos como sucessão planejada e capacita-ção de futuros líderes. Garantir que o presidente eleito e o presidente indicado estejam envolvidos no processo de tomada de decisão e colaborem com os presidentes de comissão na indicação de um presidente eleito para cada comissão.

Alterar o regimento interno de modo a refletir a estrutura das comissões de clube e os papéis e responsabilidades dos líderes de clube. Considerar a utilização de um regimento interno recomen-dado para o clube, o qual pode ser obtido no site www.rotary.org.

Oferecer oportunidades de companheirismo aos sócios do clube.

Tomar medidas para assegurar que todos os sócios estejam envolvidos em projeto ou atividade do clube, como indicando-os para servir em alguma comissão ou designando-lhe outras responsabili-dades.

Desenvolver um plano abrangente de treinamento que garanta que:

Líderes de clube participem dos encontros distritais de capacitação.

Sessões de orientação sejam oferecidas regularmente aos novos sócios.

Oportunidades de orientação continuada estejam disponíveis aos sócios.

Programas de desenvolvimento da capacitação de líderes estejam disponíveis aos sócios.

Como descrito no Plano de Liderança Distrital, os líderes distritais devem ser consultados pelos clu-bes sobre a implementação do Plano de Liderança de Clube. Este deve ser revisado anualmente.

Durante meu mandato, manterei o foco em:

31

OBSERVAÇõES

SESSãO 2 : TRAbALhO COM OS L íDERES DO CLubE E D ISTRITO

Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito

( 60 MINuTOS)


Identificar as habilidades que os rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes.1. Preparar líderes do clube para o ano seguinte.2. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes.3.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosTrabalho com o clube 30 minutosSuporte do distrito 20 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides14. Título da sessão 215. Objetivos16. Na liderança do clube17. Equipe de líderes do clube18. Comissões de clube19. O distrito20. Equipe de líderes distritais21. Seu governador assistente22. Recursos23. Objetivos

Folhas-tarefa 4. Resumo 5. Estrutura das comissões de clube 6. Estudo de caso: A importância de bons

relacionamentos


Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o ma-•terial “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

32

OBSERVAÇõES






Peça aos participantes que consultem a progra-•mação do PETS e explique que as exigências administrativas específicas a clubes e distritos serão discutidas na sessão 3 (Administração do clube).

Peça que consultem o resumo da sessão (folha-•tarefa 4) e sugira que façam anotações.

Caso você ou os participantes tenham mudado de •sala, proponha uma breve atividade para “que-brar o gelo” ligada ao tópico da sessão.




Sessão 2:Trabalho com os líderes

do clube e distrito


Objetivos

1. Identificar as habilidades que os rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes.

2. Preparar líderes do clube para o ano seguinte.

3. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes.

33

OBSERVAÇõES


Trabalho com o clube (30 minutos) das às

Que qualidades pessoais utilizarão para liderar o clube?

PROJETE O SLIDE 16Na liderança do clube

PONTOS-CHAvE

Liderança eficaz depende da capacidade admi-•nistrativa, entusiasmo e integridade dos líderes, além da habilidade de incentivar o trabalho em equipe.

De acordo com o Plano de Liderança de Clube, •presidentes de clube devem:

Promover companheirismo entre os sócios do –clube.

Promover continuidade nas decisões. –

Aproveitar sucessos anteriores como base para –novas realizações.

Promover comunicação direta e franca. –

Assegurar que todos os sócios do clube sejam –atuantes.

Com quem vocês irão trabalhar para alcançar as metas do seu clube?

PROJETE O SLIDE 17Equipe de líderes do clube


Na liderança do clube• Promover companheirismo e

colaboração.• Promover continuidade nas decisões.• Aproveitar sucessos anteriores como

base para novas realizações.• Promover comunicação direta e

franca.• Assegurar que todos os sócios do

clube sejam atuantes.


Equipe de líderes do clube• Conselho diretor do clube• Secretário do clube• Tesoureiro• Instrutor de clube• Diretor de protocolo• Presidentes de comissão de clube• Vice-presidente• Último ex-presidente do clube• Presidente eleito

34

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

A equipe de líderes de clube é integrada pelos •seguintes rotarianos:

Conselho diretor do clube –

Secretário do clube –

Tesoureiro –

Instrutor de clube –

Diretor de protocolo –

Presidentes de comissão de clube –

Vice-presidente –

Último ex-presidente do clube –

Presidente eleito –

Como prepararão sua equipe de líderes?

PONTO-CHAvE

Para preparar a equipe de líderes de clube o pre-•sidente eleito deve:

Facilitar a comunicação entre os líderes de –clube, os sócios e os líderes distritais.

Desenvolver um plano de capacitação abran- –gente que garanta a participação de líderes de clube em eventos de treinamento distrital.

Garantir a continuidade administrativa fazen- –do indicações para mais de um ano rotário.

Envolver a equipe de líderes no processo de –definição das metas.

Quais são as atribuições do conselho diretor do clube?

35

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

O conselho diretor do clube é considerado seu •órgão governante, sendo responsável pelas deci-sões do clube e das comissões.

Embora os membros do conselho diretor não se-•jam selecionados pelo presidente, eles vão cola-borar na implementação das metas anuais e de longo prazo do clube.

O conselho diretor do clube é integrado pelo pre-•sidente, presidente eleito e por um ou mais vice-presidentes. O secretário, tesoureiro, diretor de protocolo e diretores que forem eleitos pelo clu-be também podem ser membros do conselho.


Cabe ao presidente eleito do clube indicar os •presidentes das comissões, além de oferecer trei-namento e conduzir encontros de planejamento com as comissões entrantes antes do início de seu mandato.

Peça aos participantes que consultem o capítulo •2 do Manual do Presidente de Clube para obter um sumário das responsabilidades das comis-sões de clube.

Utilize as perguntas abaixo para avaliar o conhe-•cimento e a experiência dos participantes com relação às comissões de clube, fazendo as adap-tações necessárias à discussão facilitada.

Que comissões seu clube possui?

PROJETE O SLIDE 18Comissões de clube


Comissões de clube

• Desenvolvimento do quadro social• Relações públicas• Administração do clube• Projetos de prestação de serviços• Fundação Rotária

36

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

O Plano de Liderança de Clube recomenda que •sejam formadas cinco comissões dedicadas ao alcance das metas anuais do clube:

Desenvolvimento do quadro social –

Relações públicas –

Administração do clube –

Projetos de prestação de serviços –

Fundação Rotária –

Como vão determinar a melhor estrutura de comissões para seu clube?

PONTOS-CHAvE

Consulte o regimento interno do clube para de-•terminar se a estrutura atual das comissões é ade-quada para o alcance das metas do próximo ano.

Caso necessário, o regimento interno deve ser •retificado de forma a refletir a organização do clube.


Dê 5 minutos para a realização desse exercício.•

Peça aos participantes que trabalhem individu-•almente.

Se houver tempo, solicite que descrevam para o •grupo a estrutura de comissões de seu clube.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5Estrutura das comissões do clube

37

OBSERVAÇõES


Quais são as qualidades a considerar na nomeação dos presidentes de comissões?


Boa capacidade de julgamento —

Imaginação —

Entusiasmo —

Capacidade de liderança —

Interesse nos trabalhos da comissão —

Conhecimento do Rotary e da função que vão —ocupar

Como irão preparar os presidentes de comissões?

PONTOS-CHAvE

Oferecendo aos presidentes de comissão distrital •uma cópia do Manual das Comissões de Clube.

Fornecendo os registros antigos da comissão.•

Incentivando a parceria dos novos presidentes •de comissões distritais e seus antecessores.

Conduzindo as reuniões de planejamento com •presidentes entrantes de comissão distrital.

Qual será o seu papel com relação às comissões?


Avaliar regularmente a situação de cada —comissão.

Coordenar iniciativas de colaboração entre as —comissões.

38

OBSERVAÇõES


Respeitar as decisões das comissões. —

Reconhecer o empenho das comissões. —



Os participantes devem organizar-se em pares.•

Se houver tempo, peça que contem suas ideias •ao grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 6Estudo de caso: Gerenciando relacionamentos — Cenário 1

Como vocês motivam as comissões do clube a alcançar metas?


Nomeando os membros das comissões levando —em consideração suas aptidões profissionais, interesses e talentos.

Garantindo continuidade administrativa atra- —vés da nomeação dos mesmos integrantes para as comissões com mandatos de três anos.

Estabelecendo metas para cada comissão que —apoiem as metas anuais e de longo prazo do clube.

Incentivando as comissões a manter registros —dos encontros, planejamentos, decisões e resul-tados, e a reportar ao conselho diretor do clube o progresso de suas atividades.

Incentivando as comissões de clube a se comu- —nicar regularmente com o governador assistente e com as comissões distritais pertinentes.

39

OBSERVAÇõES


Comparecendo às reuniões das comissões sem- —pre que for convidado ou quando apropriado, e compartilhando responsabilidades com outros dirigentes de clube e sócios.

Como irão motivar os sócios de seu clube?

Possível resposta

Voluntários encontram motivação em: —• Companheirismo • Oportunidades de estabelecimento de contatos • Reconhecimento • Vontade de beneficiar a comunidade

Como seu clube homenageia os sócios que se destacam por suas realizações ou envolvimento?

PONTO-CHAvE

Reconhecimentos beneficiam o clube por:•

Incentivar rotarianos a continuar contribuin- –do e prestando serviços.

Mostrar gratidão aos sócios por seu empenho. –

Motivar outras pessoas a servir e a contribuir. –

Oferecer retorno positivo a rotarianos que –servem nas comunidades locais e em todo o mundo.


Peça aos participantes que consultem o capítulo •2 do Manual do Presidente de Clube para obter um resumo dos prêmios e reconhecimentos ofe-recidos.

40

OBSERVAÇõES


Suporte do distrito (20 minutos) das às

Quantos de vocês já trabalharam com o distrito?

PONTOS-CHAvE

Os distritos rotários existem para apoiar os •Rotary Clubs.

Conforme especificado no Manual de Procedi-•mento: “A organização e as atividades de um dis-trito rotário têm como única finalidade ajudar os Rotary Clubs a promover o Objetivo do Rotary”.

Como o distrito apoia seu clube?

PROJETE O SLIDE 19O Distrito

PONTO-CHAvE

O distrito:•

Oferece treinamento e orientação. –

Estabelece contato entre os clubes que tenham –problemas ou projetos similares.

Serve como fonte de informações. –

Transmite aos clubes informações detalhadas –sobre o Rotary e sua Fundação.

Qual é o papel do governador de distrito com relação aos clubes?


O distrito

• Orienta.• Conecta clubes que tenham

interesses similares.• Serve como fonte de informações.• Transmite aos clubes informações

detalhadas sobre o Rotary e sua Fundação.

41

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

O governador de distrito:•

Atua como recurso. –

Inspira e motiva os sócios. –

Mantém os clubes e seus dirigentes informa- –dos sobre as atividades e oportunidades no distrito.

Quem mais poderia ajudá-los no distrito?

PROJETE O SLIDE 20Equipe de líderes distritais

PONTO-CHAvE

A equipe de líderes distritais é formada por: •

Governador de distrito –

Governadores assistentes –

Comissões distritais –

Instrutor distrital –

Secretário distrital –

Ex-governadores de distrito –

O que o governador assistente pode fazer para prestar auxílio a vocês e a seus clubes?

PROJETE O SLIDE 21O governador assistente


Equipe de líderes distritais

• Governador de distrito• Governadores assistentes• Comissões distritais• Instrutor distrital• Secretário distrital• Ex-governadores de distrito


O governador assistente• Ajuda a implementar o Plano de

Liderança de Clube.• Avalia o progresso em direção ao

alcance das metas.• Incentiva os clubes a atender às

recomendações do governador.• Planeja a visita oficial do governador.• Identifica líderes futuros.

42

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

O governador assistente:•

Ajuda a implementar e analisar o Plano de –Liderança Distrital.

Colabora na definição das metas do clube, –utilizando as Diretrizes para Aumentar a Efi-cácia dos Clubes.

Incentiva os clubes a atender às recomenda- –ções do governador.

Agenda e planeja a visita do governador ao –clube.

Identifica e incentiva a formação de futuros –líderes distritais.



Os participantes devem organizar-se em pares.•

Se houver tempo, peça que contem suas ideias •ao grupo.

Peça que consultem a programação do PETS e •informe que o governador assistente estará pre-sente na sessão 8.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 6Estudo de caso: Gerenciando relacionamentos — Cenário 2

A quem as comissões devem encaminhar suas dúvidas?



Recursos

43

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

Entre os recursos disponíveis aos integrantes das •comissões de clube estão:

Os outros integrantes da comissão –

Comissões distritais –


Segue abaixo uma lista de recursos disponíveis •para o clube:

www.rotary.org –

Manual do Secretário do Clube –

Manual do Tesoureiro do Clube (NOVO) –

Manual da Comissão de Administração do –Clube

Manual da Comissão de Desenvolvimento do –Quadro Social

Manual da Comissão de Relações Públicas –

Manual da Comissão de Projetos de Prestação –de Serviços

Manual da Comissão da Fundação Rotária –



Todos os manuais presentes no Kit para Dirigente •de Clube podem ser adquiridos separadamente no site shop.rotary.org.

44

OBSERVAÇõES




Cheque os Objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas.

Usando a folha de resumo, peça aos participan-•tes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado des-ta sessão. Os participantes poderão dirigir-se à pessoa ao lado ou ao grupo inteiro.




Encerramento


Objetivos1. Identificar as habilidades que os

rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes.

2. Preparar líderes do clube para o próximo ano.

3. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes.

45

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



46

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 5: Estrutura das comissões do clubeReflita sobre a atual estrutura de comissões de seu clube. Delineie-a abaixo. Durante seu mandato, que comissões pretende formar, eliminar ou fortalecer? Quais das comissões terão subcomissões? Apresente suas ideias no espaço abaixo.

Estrutura atual de comissões

Estrutura de comissões durante seu mandato

47

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 6: Estudos de caso: Gerenciando relacionamentosComo presidente de clube você deverá gerenciar rotarianos com diversos níveis de motivação e esti-los de trabalho. Responda às perguntas abaixo com base nas seguintes situações.

Cenário 1: Ineficiência do presidente de comissão

Daniel é o presidente da comissão de projetos de prestação de serviços e este é seu primeiro ano no cargo. Seis meses se passaram e ele não está desempenhando a função como você gostaria. Daniel não atingiu nenhuma de suas metas e não se comunica com os demais membros, os quais estão ameaçando abandonar a comissão caso nada seja feito.

Como lidará com o problema?

Como resolverá os problemas apontados pelos demais membros da comissão?

Cenário 2: O governador assistente

Maria é governadora assistente há um ano. O ex-presidente de seu clube teve alguns problemas com ela, mas você está determinado a superar essas questões e ter um ótimo mandato. Seis meses depois você percebe que o ex-presidente tinha bons motivos para reclamar. Maria é desorganizada e é impossível contatá-la por telefone ou e-mail. Além disso, ela se esqueceu de marcar a visita mensal do governador.

O que você poderia fazer para melhorar a comunicação com sua governadora assistente?

O que você fará para assegurar o sucesso da segunda metade do seu mandato?

49

OBSERVAÇõES

SESSãO 3 : ADMINISTRAçãO DO CLubE

Sessão 3: Administração do clube( 60 MINuTOS)


Compreender as normas e procedimentos necessários para gerenciar um Rotary Club.1. Compreender as exigências administrativas do clube.2. Desenvolver novas ideias para as reuniões semanais do clube.3.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosEstatutos e regimento interno do Rotary Club 15 minutosAdministração do clube 20 minutosEventos 15 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides24. Título da sessão 325. Objetivos26. Emendas ao regimento interno recomen-

dado para o clube27. Relatórios exigidos28. Comissão de administração do

clube29. Acesso ao Portal30. Exemplos de marcas rotárias31. Diretrizes para escolha de título32. Reuniões a ser planejadas

33. Reuniões a ser promovidas34. Reuniões semanais35. Visita oficial36. Atividades para a visita oficial37. Recursos38. Objetivos

Folhas-tarefa 7. Resumo 8. Lista de verificação de melhores práticas

em gerenciamento financeiro e de riscos 9. Responsabilidades do instrutor de clube


Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o ma-•terial “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) •e mostre quais são as seções relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas, visite www.rotary.org.

50

OBSERVAÇõES






Lembre aos participantes que eles usarão o que •aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas administrativas para o clube durante a sessão 8.

Peça que consultem o capítulo 4 do Manual do •Presidente de Clube e o Manual de Procedimento para obter um resumo das responsabilidades ine-rentes à administração de clube.






Sessão 3:Administração do clube


Objetivos

1. Compreender as normas e procedimentos necessários para gerenciar um Rotary Club.

2. Compreender as exigências administrativas do clube.

3. Desenvolver novas ideias para as reuniões semanais do clube.

51

OBSERVAÇõES


Estatutos e regimento interno prescritos para o Rotary Club (15 minutos) das às

Vocês analisaram os estatutos prescritos para o clube?

E o regimento interno recomendado para o clube?


Os estatutos prescritos para o Rotary Club e o •regimento interno recomendado para o Rotary Club podem ser encontrados no final do Manual do Presidente de Clube.

Recomende que os presidentes eleitos ofereçam •uma cópia desses dois documentos a cada sócio.

PONTOS-CHAvE

Os estatutos prescritos para o Rotary Club forne-•cem as diretrizes gerais para o funcionamento do clube, tais como:

Nome, local e reuniões semanais do clube –

Requisitos de frequência –

Qualificações necessárias à afiliação ao –quadro social

Diretores e dirigentes –

Jóias de admissão e quotas –

Regimento interno –

Emendas –

Após o conselho de legislação, que será realizado •em 2010 e 2013, os estatutos prescritos para o Rotary Club são atualizados de maneira a incluir quaisquer emendas.

52

OBSERVAÇõES


Verifique se o clube utiliza a versão mais recente •dos estatutos prescritos para o Rotary Club.

O regimento interno do clube completa os estatu-•tos, fornecendo detalhes específicos sobre como administrar o clube, tais como:

Eleição dos diretores e dirigentes –

Deveres dos dirigentes –

Jóias de admissão e quotas –

Métodos de votação –

Deveres das comissões –

Licença de dispensa –

Responsabilidades financeiras –

Métodos para escolha de sócios –

Ordem dos trabalhos –

Emendas –

Que tipos de emendas seu clube fez ao regimento interno?

PROJETE O SLIDE 26Emendas ao regimento interno recomendado para o clube

PONTO-CHAvE

Se um clube precisar fazer emendas a seu regi-•mento interno de forma a refletir atualizações administrativas, o presidente deve:

Informar os sócios sobre a emenda proposta –no mínimo 10 dias antes da reunião.

Certificar-se de que pelo menos um terço dos –sócios representativos estará presente para votar na reunião.

Aprovar a emenda se tiver o apoio de no míni- –mo dois terços dos sócios presentes.


Emendas ao regimento interno recomendado para o clube

sim

não

PRESENTE

Exemplo:63 sócios em um clube 21 sócios estão presentes 14 ou mais sócios precisam votar SIM para que a emenda seja aprovada

Quorum = 1/3 dos sóciosAprovado ≤ 2/3 do quorum

53

OBSERVAÇõES



Peça aos participantes que consultem a seção 3 •do artigo 5 e o artigo 16 do regimento interno re-comendado para o Rotary Club para obter mais informações sobre emendas.

Como vocês usarão o regimento interno do clube na preparação para seu mandato?

Em que circunstâncias deverão usá-lo durante seu mandato?

54

OBSERVAÇõES


Administração do clube (20 minutos) das às

Que papel desempenham na administração do seu Rotary Club?

PONTO-CHAvE

Presidentes de clube devem:•

Informar-se quanto às normas e procedimen- –tos do clube (especialmente as relativas ao pa-pel do conselho, secretário e tesoureiro) que funcionam como modelo para as operações do Rotary Club.

Cumprir as exigências administrativas refe- –rentes ao distrito e ao RI.

Garantir o gerenciamento apropriado das fi- –nanças do clube.

Preparar reuniões semanais que despertem o –interesse dos sócios.

Que exigências os clubes devem cumprir com relação ao encaminhamento de relatórios ao Rotary International, à Fundação Rotária e ao distrito?

PROJETE O SLIDE 27Relatórios exigidos

PONTO-CHAvE

Os clubes devem encaminhar os seguintes docu-•mentos ao RI:

Relatórios semestrais (em 1° de julho e 1° de –janeiro) enviados ao RI com os pagamentos das quotas per capita.


Relatórios exigidos

Informações para o Official Directory

Ao RI(via Acesso ao Portal)

Ao distrito À Fundação

SAR

Definição das metas do clube usando as Diretrizespara Aumentar a Eficácia

dos Rotary Clubs

Gerenciamento das verbas da Fundação

Rotária

Mudanças no quadro social

Definição das metas do clube usando o formulárioMetas do Clube quanto a Captação de Recursos

Mudanças nas informações sobre dirigentes ou reuniões

Dados mensais de frequência

55

OBSERVAÇõES


Mudanças no quadro social. –

Mudanças nas informações sobre dirigentes –ou reuniões.

Dados para o – Official Directory.

O seguinte documento deve ser encaminhado à •Fundação Rotária:

Gerenciamento das verbas da Fundação Rotá- –ria.

Os seguintes documentos devem ser encaminha-•dos ao distrito:

Metas do clube (utilize a publicação Diretrizes –para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e o formulário Metas do Clube quanto a Captação de Recursos).

Dados mensais de frequência. –

O que pode acontecer se o clube não cumprir tais requisitos?

PONTOS-CHAvE

A falta de pagamento das quotas per capita ao RI •resultará na desativação do clube.

Informações de contato incorretas ou desatuali-•zadas dos dirigentes do clube afetam toda a cor-respondência enviada, inclusive o material para os relatórios semestrais.

Os dirigentes do clube não constarão do • Official Directory, dificultando a comunicação com o clube.

Gerenciamento inadequado de fundos será pron-•tamente investigado pelos curadores e poderá resultar na suspensão do clube.

56

OBSERVAÇõES


Com quem irão realizar as atividades administrativas do clube?

PROJETE O SLIDE 28Comissão de administração do clube

PONTOS-CHAvE

A comissão de administração é responsável •pelas atividades administrativas do clube.

O secretário e o tesoureiro do clube devem fazer •parte dessa comissão.

O secretário do clube deve ajudar a cumprir os •requisitos de relatórios do RI e do distrito.

Quais são suas responsabilidades financeiras como presidentes de clube?

Que função exercem com relação ao orçamento do clube?

Ao planejar um evento, como o seu clube gerencia riscos?


Dê 5 minutos para a realização dessa atividade. •

Peça aos participantes que formem pares e exa-•minem a folha-tarefa 8.

Esclareça as dúvidas dos participantes.•


Comissão de administração do clube

• Responsável pelas atividades administrativas do clube.

• O secretário e o tesoureiro do clube devem integrá-la.

• O secretário do clube deve ajudar no cumprimento das exigências com relação ao envio de relatórios.

57

OBSERVAÇõES


PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 8Lista de verificação de melhores práticas em gerenciamento financeiro e de riscos

Quem de vocês está cadastrado no Acesso ao Portal?

PROJETE O SLIDE 29Acesso ao Portal

PONTO-CHAvE

Presidentes e secretários de clube podem utilizar •o Acesso ao Portal para desempenhar as seguin-tes funções administrativas:

Acessar e alterar dados sobre o quadro social –do clube.

Consultar o relatório semestral de quotas. –

Efetuar pagamentos das quotas per capita do –clube e de outras taxas.

Atualizar os dados do clube. –

Ver os relatórios de contribuições do clube à –Fundação Rotária.

Acessar dados de clubes e distritos do mundo –inteiro.

Inscrever-se para participar da convenção do –RI.


Peça aos participantes que consultem o Manual •do Presidente de Clube ou o site www.rotary.org para mais informações sobre o uso de marcas rotárias.


Acesso ao Portal

58

OBSERVAÇõES


Quais são suas responsabilidades com relação à proteção contra o uso indevido das marcas rotárias?

PROJETE O SLIDE 30Exemplos de marcas rotárias

PONTOS-CHAvE

Entre as chamadas marcas rotárias estão o emble-•ma do Rotary, os nomes Rotary, Rotary Interna-tional e Fundação Rotária, além de outros nomes e logotipos.

Os presidentes de clubes devem certificar-se de •que as marcas rotárias estão sendo usadas de acordo com as normas estipuladas pelo conselho diretor do RI em todas as atividades e publica-ções do clube.

As marcas do Rotary não podem ser alteradas, •modificadas ou obstruídas de nenhuma manei-ra.

PROJETE O SLIDE 31Diretrizes para escolha de título

PONTO-CHAvE

O título do clube deve ser colocado próximo •e receber tanto destaque quanto as marcas do Rotary em logotipos do clube, nomes de domí-nio, websites do clube e nomes de projetos ou programas.


Diretrizes para escolha de título

• Parque Centenário do Rotary Club de Mountain City

• www.rotaryclubdequalquercidade.org


Exemplos de marcas rotárias

59

OBSERVAÇõES


Eventos (15 minutos) das às

Que eventos deverão ser planejados e promovidos durante seu mandato?

PROJETE O SLIDE 32Reuniões a ser planejadas

PONTO-CHAvE

É responsabilidade do presidente do clube •planejar e conduzir

Reuniões semanais de clube –

Assembleias de clube –

Reuniões do conselho diretor –

Visitas do governador assistente –

Visita oficial do governador de distrito –

Programa de capacitação de líderes de clube –

PROJETE O SLIDE 33Eventos a ser promovidos

PONTO-CHAvE

É responsabilidade do presidente de clube •promover os seguinte encontros:

Convenção do RI –

Eventos distritais: –•Assembleiadistrital •Conferênciadistrital •SemináriodistritaldaFundaçãoRotária •Semináriodistritalsobredesenvolvimento do quadro social •Semináriodistritaldecapacitação


Reuniões a ser planejadas

• Reuniões semanais de clube• Assembleias de clube• Reuniões do conselho diretor• Visitas do governador assistente• Visita oficial do governador de distrito• Programa de capacitação de líderes

de clube


Eventos a ser promovidos• Convenção do RI• Assembleia distrital• Conferência distrital• Seminário distrital da Fundação

Rotária• Seminário distrital sobre

desenvolvimento do quadro social• Seminário distrital de capacitação

60

OBSERVAÇõES


Quem poderá ajudá-los a planejar e promover esses eventos?

PONTOS-CHAvE

Os presidentes de clube podem designar um ins-•trutor para assegurar-se de que o clube conte com um plano abrangente de treinamento.

O instrutor deve trabalhar com o presidente, o •conselho diretor e as comissões do clube, bem como com o governador assistente, a comissão distrital de capacitação e o governador de distri-to em busca de apoio e ideias.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 9Responsabilidades do instrutor de clube

O que levarão em consideração no planejamento do programa das reuniões semanais?

Como irão conduzir de maneira eficaz as reuniões semanais?

PROJETE O SLIDE 34Reuniões semanais


Reuniões semanais

61

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

Para assegurar-se da eficácia de suas reuniões •semanais o presidente de clube deve

Delegar a responsabilidade de organizar as –reuniões à comissão de administração do clube.

Determinar a programação com antecedência. –

Relacionar a programação a projetos e ativi- –dades do clube levando em consideração o calendário rotário.

Incluir na programação atualizações sobre –informações rotárias.

Iniciar e encerrar a reunião pontualmente. –

Ter um plano de contingência para o caso de o –programa proposto ser cancelado.

Que estratégias podem usar para desenvolver uma programação relevante, interessante e informativa?

O que é uma assembleia de clube?

PONTOS-CHAvE

Na assembleia de clube todos os sócios se reú-•nem para discutir atividades ou orientação de sócios.

Recomenda-se que anualmente sejam organiza-•das de quatro a seis assembleias de clube.

Novos sócios são incentivados a comparecer às •assembleias de clube.

62

OBSERVAÇõES



Estabelecimento das metas anuais e de longo —prazo.

Projetos de prestação de serviços e atividades do —clube.

Estratégias de desenvolvimento do quadro social —e de retenção de sócios.

Comparecimento à conferência distrital e a ou- —tros eventos do distrito e do RI.

Programas rotários. —

Qualquer assunto que tenha recebido destaque —em fórum aberto.

O que é a visita oficial?

PROJETE O SLIDE 35visita oficial

PONTOS-CHAvE

A visita oficial é feita pelo governador a cada •Rotary Club do distrito.

Visitas oficiais podem ser feitas a cada clube •individualmente ou a vários ao mesmo tempo no formato de reunião interclubes.

O propósito da visita oficial do governador é: •

Enfatizar tópicos importantes relativos ao –Rotary.

Dar a atenção necessária a clubes fracos ou em –dificuldades.

Motivar rotarianos a participar de atividades –de prestação de serviços.

Reconhecer as contribuições de rotarianos no –distrito.


Visita oficial

• Enfatizar tópicos importantes relativos ao Rotary.

• Dar a atenção necessária a clubes fracos ou em dificuldades.

• Motivar rotarianos a participar de atividades de prestação de serviços.

• Reconhecer contribuições extraordinárias de rotarianos.

63

OBSERVAÇõES


Como irão preparar-se para a visita oficial?


Informando os sócios sobre a visita nas reuniões —semanais e no boletim do clube.

Analisando as Diretrizes para Aumentar a —Eficácia dos Rotary Clubs e estando capacitado para discuti-las durante a visita.

Fazendo uma lista das questões, problemas e as- —suntos que possam ser tratados durante a visita.

Organizando a entrega de prêmios ou reconheci- —mentos pelo governador ou governador assistente (por exemplo, outorga do título de Companheiro Paul Harris).

Que atividades seu clube pode realizar por ocasião da visita oficial?

PROJETE O SLIDE 36Atividades para a visita oficial


Cerimônia de inauguração —

Cerimônia de admissão de sócios —

Orientação de novos sócios —

Palestra de orientação a novos sócios —

Evento sobre a Fundação Rotária —

Reunião interclubes —


Atividades para a visita oficial

64

OBSERVAÇõES


A quem devem encaminhar suas dúvidas sobre como dirigir seu clube?


PONTOS-CHAvE

Entre os recursos que os ajudarão a administrar •seu clube estão:


Governador de distrito –

Representante da equipe de Suporte a Clubes –e Distritos

A seção Administração de Clube do site www •.rotary.org



Recursos

65

OBSERVAÇõES





Usando a folha de resumo, peça aos participan-•tes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir-se à pes-soa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.





Distrito XXXX

Objetivos

1. Compreender as normas e procedimentos necessários para gerenciar um Rotary Club.

2. Compreender as exigências administrativas do clube.

3. Desenvolver novas ideias para as reuniões semanais do clube.

66

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



67

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 8: Lista de verificação de melhores práticas em gerenciamento financeiro e de riscosExamine os itens da lista a seguir. Assinale os procedimentos adotados pelo seu clube e faça um círculo ao redor daqueles que gostaria que adotasse. Adicione outros procedimentos que seu clube adota, mas que não estão inclusos na lista.

Gerenciamento Financeiro

Cadastrar o clube/distrito em órgão governamental, se exigido.

Entregar anualmente a documentação fiscal do clube, se exigido por lei local ou federal.

Abrir duas contas bancárias separadas para despesas operacionais e de obras de caridade e designar dois co-signatários para cada conta.

Elaborar um orçamento e procurar segui-lo à risca (não deixe de monitorar os gastos levando em consideração o orçamento).

Certificar-se de que o clube utilize um processo determinado para enviar contribuições à Fundação Rotária e pagamentos ao Rotary International.

Conhecer e obedecer às leis que regulam a doação de fundos.

Analisar anualmente o relatório financeiro feito por contador independente que não esteja ligado à administração dos fundos do clube e oferecer uma cópia de tal relatório a todos os sócios.

Implementar um sistema no clube que garanta o aprendizado de melhores práticas e a transmissão destas aos novos líderes.

Assegurar-se de que o clube tem uma base sólida e que é administrado de acordo com as leis locais.

Trabalhar com o tesoureiro do clube de forma a garantir o bom funcionamento das operações refe-rentes às finanças do clube.

Assegurar-se de que o regimento interno recomendado para o Rotary Club delineia o processo de desembolso de fundos.

Gerenciamento de Riscos

Limitar a responsabilidade jurídica pessoal do presidente do clube procurando antecipar os proble-mas e pensando como o presidente do clube responderia a eles e como possíveis despesas seriam pagas.

Usar contratos escritos assinados e manter um arquivo destes durante vários anos após o evento. Buscar orientação jurídica local sempre que negociar contratos.

Todo clube deve possuir seguro de proteção contra terceiros para cobrir suas atividades e opera-ções, conforme apropriado localmente. Pedir ajuda a um agente de seguros na hora de escolher um seguro adequado ao clube.*

* Clubes dos Estados Unidos e seus territórios têm oferecido seguro de proteção contra terceiros através de um progra-ma providenciado pelo RI e pago pelos clubes participantes com a parcela de julho de suas quotas semestrais. Para mais informações acesse www.rotary.org e clique em Seguros.

68

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 9: Responsabilidades do instrutor de clubePara garantir que seu clube tenha acesso a um plano abrangente de treinamento, considere a possi-bilidade de nomear um instrutor de clube. O instrutor deve trabalhar com o presidente, o conselho diretor e as comissões do clube, bem como com o governador assistente, a comissão distrital de capa-citação e o governador de distrito em busca de apoio e ideias.

Preencha a seguinte avaliação para ajudá-lo a planejar seu ano de mandato com o instrutor de clube.

Quais serão as tarefas do instrutor de clube?

Planejar um programa mensal para os sócios.

Fazer reuniões individuais ou em pequenos grupos com sócios novos e potenciais.

Estabelecer um programa de mentores.

Implementar um programa de formação de líderes.

Ajudar no planejamento estratégico.

Quem vai realizar o treinamento?

Instrutor de clube

Membros de comissão

Sócios do clube

Quando vai ser realizado o treinamento em seu clube?

Durante as reuniões semanais

Em assembleias de clube

Durante o tempo livre dos sócios

69

OBSERVAÇõES


Sugestões de responsabilidades do instrutor de clube:

Conduzir um estudo para definir as necessidades dos sócios.

Analisar as metas do clube para determinar o que os sócios precisam fazer.

Planejar treinamento em resposta aos dois itens acima.

Trabalhar com a comissão de desenvolvimento do quadro social para orientar novos sócios.

Trabalhar com a mesma comissão para instruir sócios potenciais.

Trabalhar com a comissão de administração do clube para planejar um programa semanal de instrução contínua para todos os sócios.

Colaborar com a comissão da Fundação Rotária para instruir sócios sobre maneiras de arrecadar fundos e contribuir com a Fundação.

Trabalhar com a comissão de relações públicas do clube para certificar-se de que os sócios sabem explicar o que é o Rotary.

Preparar os novos líderes para o treinamento distrital.

71

OBSERVAÇõES

SESSãO 4 : DESENvOLvIMENTO DO QuADRO SOCIAL

Sessão 4: Desenvolvimento do quadro social( 60 MINuTOS)


Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social.1. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosDesenvolvimento do quadro social 10 minutosRecrutamento 15 minutosRetenção 15 minutosOrientação 10 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides39. Título da sessão 440. Objetivos41. Comissão de desenvolvimento

do quadro social 42. Recrutamento de sócios43. Retenção de sócios 44. Orientação de sócios45. Recursos46. Objetivos

Folhas-tarefa10. Resumo11. Estratégias de recrutamento de sócios 12. Estratégias de retenção de sócios


Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como •utilizar o roteiro das sessões”, no início deste guia.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Peça que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevan-•tes a esta sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

72

OBSERVAÇõES






Informe aos participantes que eles usarão o que •aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8.






Sessão 4:Desenvolvimento do

quadro social


Objetivos

1. Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social.

2. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios.

73

OBSERVAÇõES


Desenvolvimento do quadro social (10 minutos) das às

Qual tem sido a abordagem do clube para aumentar o quadro social?

Como seus clubes incentivam os sócios a contribuir ao desenvolvimento do quadro social?

PONTOS-CHAvE

Um clube não pode existir nem crescer sem um •quadro social estável.

Um quadro social estável aumenta o companhei-•rismo no clube e faz com que este preste mais serviços.

Desenvolvimento do quadro social inclui:•

Recrutamento de sócios –

Retenção de sócios –

Organização de novos clubes –

Orientação –

Que papel vocês desempenham no desenvolvimento do quadro social?

Quais são as metas de seu clube para desenvolvimento do quadro social?

Com quem poderão trabalhar para alcançar as metas do clube para aumento do quadro social?

74

OBSERVAÇõES


PROJETE O SLIDE 41Comissão de desenvolvimento do quadro social

PONTOS-CHAvE

Esta comissão é altamente importante ao alcance •das metas nesta área.

Ela desenvolve e executa planos para recruta-•mento, retenção e orientação de sócios.

Como trabalharão com a comissão de desenvolvimento do quadro social do clube?


Conversando com o presidente da comissão no —início de seu mandato para avaliar as metas anuais correntes e as de longo prazo.

Supervisionando o plano para desenvolvimento —do quadro social.

Garantindo a implementação de um programa —de orientação para novos sócios e um programa de orientação contínua para os sócios atuais.

Fornecendo recursos distritais e do RI para o —desenvolvimento do quadro social.

Como analisarão a atual situação do seu clube no que se refere ao desenvolvimento do quadro social?

PONTO-CHAvE

Para determinar as necessidades de desenvolvi-•mento do quadro social os presidentes de clube podem:


Comissão de desenvolvimento do quadro social

• Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Desenvolver e executar planos para recrutamento, retenção e orientação de sócios.

75

OBSERVAÇõES


Usar a seção de desenvolvimento do quadro –social das Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (apêndice I) para avaliar a situação do clube e elaborar metas de desen-volvimento do quadro social.

Analisar com o governador de distrito ou go- –vernador assistente o perfil do quadro social do clube nos últimos cinco anos.

Fazer um levantamento das classificações e da –diversidade do quadro social no começo do ano para garantir que o clube seja um reflexo da comunidade.

Consultar – Membership Development Best Prac-tices Exchange (melhores práticas de desenvol-vimento do quadro social) no site www.rotary .org para informações sobre atividades que ge-raram bons resultados em outros clubes.

Acessar www.rotary.org para recursos de ava- –liação do clube.

Como as outras comissões de clube podem apoiar a comissão de desenvolvimento do quadro social?


Comissão de relações públicas: aumentando a —conscientização e projetando a imagem do clube para que atraia mais sócios.

Comissão de projetos de prestação de serviços: —planejando projetos e atividades que sejam do interesse dos rotarianos e ajudem a atrair mais sócios.

Comissão de administração do clube: elabo- —rando programações de reuniões semanais que visem orientar os sócios sobre o Rotary e que es-tejam voltadas a suas necessidades e interesses pessoais.

76

OBSERVAÇõES


Recrutamento (15 minutos) das às

Por que é importante recrutar novos sócios?

PROJETE O SLIDE 42Recrutamento de sócios

PONTOS-CHAvE

Mais rotarianos significa mais prestação de ser-•viços.

Novos rotarianos trazem idéias inovadoras, inte-•resses renovados e energia.

O clube com um quadro social diversificado é •mais atraente a sócios potenciais.

Novos sócios podem assumir papéis de liderança •no clube.

Quem é responsável por identificar e trazer novos sócios ao clube?

Que papel vocês desempenham no recrutamento de sócios?


Recrutamento de sócios

77

OBSERVAÇõES



Liderar através do exemplo e recrutar um novo —sócio.

Estabelecer metas ambiciosas porém realistas. —

Realizar assembleia de clube com enfoque na —importância do recrutamento.

Promover participação no seminário distrital de —desenvolvimento do quadro social.

O que o seu clube tem feito para diversificar o quadro social?

PONTOS-CHAvE

Um quadro social que reflete a diversidade da •comunidade leva em consideração os seguintes aspectos:

Profissão –

Faixa etária –

Sexo –

Etnia –

Um clube com boa representação dos profissio-•nais da comunidade está em melhor posição para identificar e atender às necessidades locais.

Que desafios seus clubes encontram para atrair novos sócios?

78

OBSERVAÇõES



Competição com outras prioridades, como traba- —lho e família.

Falta de diversidade entre os sócios. —

Custo da associação. —

Conceitos errôneos sobre as responsabilidades —do sócio.

Falta de conscientização sobre o que o Rotary faz —na comunidade.

Como poderão enfrentar tais desafios?

Que estratégias usarão para atrair e recrutar novos sócios?


Dê 5 minutos para a realização deste exercício.•

Divida os participantes em pares ou em grupos •de três ou quatro.

Se houver tempo, escreva as estratégias adicio-•nais no flipchart.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 11Estratégias de recrutamento de sócios

79

OBSERVAÇõES


Retenção (15 minutos) das às

Por que vocês não desistiram de ser sócios de seus clubes?

Por que os demais sócios continuam nos seus clubes?

PROJETE O SLIDE 43Retenção de sócios

Como seus clubes retêm novos sócios?


Realizando sessões de orientação para novos —sócios.

Designando um mentor para cada novo sócio. —

Designando novos sócios para comissões e —projetos.

Oferecendo programas interessantes. —

Como seus clubes retêm os sócios atuais?


Designando todos os sócios para comissões e —projetos.

Cuidando para que o clube permaneça rele- —vante.

Convidando os rotarianos para participar de —programa de formação de líderes.


Retenção de sócios

80

OBSERVAÇõES


Que papel vocês desempenham na retenção de sócios?

Por que alguns sócios saem dos Rotary Clubs?


Dificuldade de conciliar atividades rotárias e —compromissos familiares e profissionais.

Despesas relacionadas à associação ao Rotary —Club.

Falta de companheirismo. —

Reuniões mal estruturadas. —

Falta de projetos e programas que interessem aos —sócios e que atendam às necessidades comuni-tárias.

Circunstâncias inevitáveis, como mudança de —casa.

Quais seriam algumas maneiras de aumentar a retenção de sócios?


Dê 5 minutos para a realização deste exercício.•

Divida os participantes em pares ou em grupos •de três ou quatro.

Se houver tempo, escreva as estratégias adicio-•nais no flipchart.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 12Estratégias de retenção de sócios

81

OBSERVAÇõES


As suas comunidades contam com um grupo de rotarianos potenciais para se associar a um novo clube?

PONTOS-CHAvE

A organização de um novo clube permite que pes-•soas com horários não condizíveis aos dos clubes atuais possam se associar a um Rotary Club.

Se um clube tiver interesse em apadrinhar um •novo clube o presidente deve:

Pedir a assistência do governador ou da comis- –são distrital de desenvolvimento do quadro social para organização de um novo clube.

Ajudar o representante do governador no pla- –nejamento e processo administrativo.

Ajudar a planejar as reuniões e os projetos ini- –ciais do novo clube.

Auxiliar no envio dos relatórios exigidos pelo –governador durante o primeiro ano do clube.

Dar suporte ao clube durante os primeiros dois –anos de existência.

82

OBSERVAÇõES


Orientação (10 minutos) das às

Por que é importante fazer da difusão de informações rotárias uma prioridade nos clubes?

PONTO-CHAvE

Orientação sobre o Rotary•

Mantém os sócios animados. –

Aumenta a retenção. –

Conscientiza sobre as atividades rotárias –mundiais.

Instila motivação e entusiasmo. –

PROJETE O SLIDE 44Orientação de sócios

PONTO-CHAvE

A orientação de sócios é importante em todos os •estágios da afiliação ao Rotary e envolve:

Sócios potenciais –

Novos sócios –

Sócios atuais –

Como poderão informar sócios potenciais sobre o Rotary?

PONTOS-CHAvE

O sócio potencial deve ser informado sobre os •fundamentos do Rotary e atividades do clube.

O sócio potencial deve ser informado sobre as •expectativas, benefícios e obrigação da afiliação ao Rotary Club.


Orientação de sócios

• Sócios potenciais• Novos sócios• Sócios atuais

83

OBSERVAÇõES


Por que é importante orientar os novos sócios?


Sócios bem informados são mais propensos a —participar das atividades do clube.

Sócios bem informados obtêm mais sucesso no —recrutamento de novos sócios.

Sócios bem informados têm ideias criativas e —lideram iniciativas.

Qual é o plano de seus clubes para orientar novos sócios e sócios que já estavam no clube?

Para onde encaminham os sócios que têm dúvidas sobre quadro social?



Recursos

84

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

Recursos para desenvolvimento do quadro •social:


Comissão distrital de desenvolvimento do –quadro social

Coordenadores Regionais do Quadro Social –do RI (RRIMCs)

Divisão de Desenvolvimento do Quadro So- –cial, na sede mundial do RI

Publicações úteis:•

Guia para Desenvolvimento do Quadro Social –

Ferramentas de Avaliação do Clube (somente –na web, complementa o Guia para Desenvol-vimento do Quadro Social)

Orientação de Novos Sócios — Guia Prático –para Clubes

Membership Video Set (kit de vídeos sobre o –quadro social)

Noções Básicas do Rotary (595-PT) –


85

OBSERVAÇõES





Usando a folha de resumo, peça aos participantes •que contem a pessoa ao lado ou ao grupo inteiro algo que aprenderam e uma medida que imple-mentarão como resultado desta sessão





Distrito XXXX

Objetivos

1. Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social.

2. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios.

86

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



87

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 11: Estratégias de recrutamento de sóciosVeja na lista abaixo as estratégias de recrutamento que gostaria de implementar, acrescentando outras nas linhas em branco se quiser.

Website do clube. Manter um site na internet, de modo a promover o clube e ganhar credibilidade entre os sócios potenciais mais jovens.

Enfatizar a responsabilidade dos rotarianos de identificar, convidar e propor novos sócios, homena-geando os rotarianos que indicam novos sócios.

Fazer pesquisa entre os sócios para identificar pessoas de seu conhecimento que possam ter inte-resse de se associar ao clube. Utilize o Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social, uma das Ferramentas de Avaliação do Clube, disponível em www.rotary.org.

Ter uma meta clara relativa ao quadro social, a qual deve ser levada ao conhecimento de todos os sócios.

Realizar assembleia de clube para discutir como e onde encontrar novos sócios.

Sugerir à comissão de desenvolvimento do quadro social do clube que realize sessões informativas nas quais os sócios possam explanar aos sócios potenciais acerca dos benefícios e responsabilida-des da associação ao clube.

Convidar para se associar à organização pessoas que representem a diversidade da comunidade, de modo a compor um quadro social com integrantes de várias profissões, faixas etárias e etnias, bem como de ambos os sexos. Procure admitir os novos sócios em grupos de três.

Acessar a seção Membership (Sócios) no site www.rotary.org para informar-se sobre estratégias bem-sucedidas empregadas por outros clubes.

Utilizar os projetos de prestação de serviços à comunidade para identificar e engajar sócios poten-ciais. Tais projetos são essenciais ao desenvolvimento dos trabalhos de relações públicas e ajudam a projetar uma imagem positiva do Rotary na comunidade.

Procurar familiarizar-se com os novos líderes empresariais e comunitários.

Realizar cerimônias de admissão para novos sócios, dando destaque a novos rotarianos no boletim do clube ou na reunião semanal.

Liderar por meio de exemplo, incentivando líderes de clube, particularmente aqueles responsáveis pelo desenvolvimento do quadro social, a trazer um novo sócio no primeiro mês do ano rotário.

Oferecer redução, ou isenção, do pagamento de quotas per capita aos novos sócios que tiverem menos de 40 anos durante os dois primeiros anos de afiliação ao clube.

Mudar o horário das reuniões semanais de modo a acomodar profissionais que trabalham fora da área. Se sentir que há interesse, falar com o governador sobre a possível organização de um novo clube.

Convidar cônjuges e parentes dos rotarianos do clube para se afiliar ao Rotary.

Estratégias adicionais de recrutamento

88

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 12: Estratégias de retenção de sóciosVeja na lista abaixo as estratégias de retenção que gostaria de implementar, acrescentando outras da nas linhas em branco se quiser.

Convidar os rotarianos a se envolver pessoalmente em projetos e atividades do clube.

Incentivar a participação do clube em serviços comunitários e programas da Fundação Rotária.

Realizar reuniões semanais significativas para os sócios.

Explicar aos sócios a relevância e eficácia dos projetos.

O Questionário de Satisfação do Sócio e o Questionário para os Sócios que Solicitaram Baixa ajudam o clube a identificar seus pontos fortes e fracos. Os questionários encontram-se nas Ferramentas de Avaliação do Clube, em www.rotary.org.

Realizar pelo menos quatro reuniões de clube por ano para abordar assuntos relacionados a orien-tação continuada.

Participar de reuniões interclubes para discutir assuntos referentes a orientação continuada.

Participar de eventos e reuniões distritais.

Conduzir programa de formação de líderes no clube.

Incentivar os rotarianos a ler materiais relacionados a orientação continuada, como as cartas men-sais do governador e as revistas rotárias.

Oferecer isenção temporária do pagamento das quotas per capita aos sócios que estejam passando por dificuldades financeiras.

Incluir matérias sobre desenvolvimento do quadro social no boletim do clube

Estratégias adicionais de recrutamento

89

OBSERVAÇõES

SESSãO 5 : PROjETOS DE PRESTAçãO DE SERvIçOS

Sessão 5: Projetos de prestação de serviços( 60 MINuTOS)


Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços.1. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosProjetos de prestação de serviços 30 minutosEquilíbrio nas atividades do clube 20 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides47. Título da sessão 548. Objetivos49. Lema do Rotary50. Etapas de projetos eficazes51. Comissão de projetos de prestação de

serviços52. Necessidades da comunidade53. Programas do RI e da Fundação Rotária54. Pontos a considerar55. Recursos56. Objetivos

Folhas-tarefa13. Resumo14. Equilíbrio nas atividades de prestação de

serviços do clube 15. Programas do RI e da Fundação Rotária


Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como •utilizar o roteiro das sessões”, no início deste guia.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Peça que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevan-•tes a esta sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

90

OBSERVAÇõES






Lembre aos participantes que aplicarão os con-•ceitos aprendidos nesta sessão ao elaborar metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8.






Sessão 5:Projetos de prestação de

serviços


Objetivos

1. Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços.

2. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.

91

OBSERVAÇõES


Projetos de prestação de serviços (30 minutos) das às


Faça a pergunta a seguir para avaliar o conhe-•cimento e a experiência dos participantes, implementando os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem aqui tem um plano estratégico para seu clube?

PROJETE O SLIDE 49Lema do Rotary

PONTOS-CHAvE

O lema principal do Rotary é “Dar de Si Antes de •Pensar em Si”.

Todo rotariano é responsável por encontrar •maneiras de aprimorar a qualidade de vida na comunidade e em todo o mundo através da implementação de projetos de prestação de serviços.

O que seus clubes farão para conduzir bons projetos de prestação de serviços?

PROJETE O SLIDE 50Etapas de projetos eficazes


Lema do Rotary

Dar de Si Antes de Pensar em Si


Etapas de projetos eficazes

• Conduzir avaliação para identificação das necessidades da comunidade.

• Desenvolver um plano.• Implementar o projeto.• Avaliar o projeto.

92

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

Para o projeto ter sucesso é preciso:•

Conduzir levantamento das necessidades da –comunidade para identificar as carências mais prementes.

Desenvolver um plano para assegurar o êxito –do projeto.

Implementar o projeto de prestação de –serviços.

Avaliar os desafios e os sucessos dos projetos –atuais, como base para o planejamento de pro-jetos futuros.

Pensem sobre algum projeto de prestação de serviços implementado com êxito por seu clube. O que contribuiu para o sucesso?

Qual é o seu papel nos esforços de prestação de serviços do clube?

Com quem trabalhará na implementação dos projetos de prestação de serviços do clube?

PROJETE O SLIDE 51Comissão de projetos de prestação de serviços

PONTOS-CHAvE

A comissão de projetos de prestação de serviços •é o principal recurso do clube para implementa-ção de projetos bem-sucedidos.


Comissão de projetos de prestação de serviços

• Auxilia na eficácia dos projetos.• Planeja e conduz projetos de

prestação de serviços que atendam às necessidades da comunidade local e de outros países.

93

OBSERVAÇõES


Ela planeja e conduz projetos de prestação de •serviços que atendam às necessidades da comu-nidade local e de outros países.

Que outras comissões de clube apoiam projetos de prestação de serviços?


Comissão de relações públicas: desenvolvendo —atividades de reconhecimento aos esforços de prestação de serviços comunitários.

Comissão de desenvolvimento do quadro social: —promovendo a participação de todos os sócios do clube.

Comissão da Fundação Rotária: identificando —projetos elegíveis a subsídios da Fundação.

Quem pode auxiliar na implementação desses projetos?


Rotarianos, familiares e amigos —

Organizações comunitárias —

Ex-participantes de programas da Fundação —Rotária

Participantes dos programas Intercâmbio de —Jovens e do RYLA

Núcleos Rotary de Desenvolvimento —Comunitário

Interact e Rotaract Clubs —

Outros Rotary Clubs —

94

OBSERVAÇõES


Como os clubes podem determinar as necessidades da comunidade?

PROJETE O SLIDE 52Necessidades da comunidade

PONTOS-CHAvE

A avaliação das necessidades considera a situa-•ção econômica, nível educacional, perfil demo-gráfico e condições políticas da comunidade.

O contato com líderes comunitários como edu-•cadores, assistentes sociais, agentes governa-mentais e religiosos fornece bastante informação sobre as carências da comunidade.


Peça que consultem o capítulo 5 do Manual do •Presidente do Clube para informações detalhadas sobre como conduzir avaliações e levantamento de necessidades.


Necessidades da comunidade

• Situação econômica• Localização geográfica• Níveis de educação• Perfil demográfico• Condições políticas

95

OBSERVAÇõES


Equilíbrio nas atividades do clube (20 minutos) das às

Como poderão planejar projetos de prestação de serviços que apoiam o Objetivo do Rotary?

PONTOS-CHAvE

O planejamento de projetos que enfatizam as •Avenidas de Serviços mostra que o clube está se esforçando para alcançar o Objetivo do Rotary.

Via de regra os projetos englobam mais de uma •Avenida de Serviços.


Dê 5 minutos para realização deste exercício.•

Peça que trabalhem em pares.•

Peça que contem suas ideias ao restante do •grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 14Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube

Cite um exemplo de projeto de prestação de serviços que atende a necessidades em mais de uma Avenida de Serviços.

Vocês já participaram de um projeto internacional de prestação de serviços?

96

OBSERVAÇõES


Como o clube pode participar de um projeto internacional de prestação de serviços?

PONTO-CHAvE

Os clubes podem utilizar as seguintes estratégias •para participar de um projeto de prestação de serviços:

Pesquisar o banco de dados ProjectLINK em –www.rotary.org.

Contatar a comissão distrital da Fundação Ro- –tária ou de Serviços à Comunidade Mundial.

Estabelecer contatos com rotarianos em even- –tos distritais e internacionais.

Que programas do RI e da Fundação Rotária podem ser usados pelos clubes em apoio a seus projetos de prestação de serviços?

PROJETE O SLIDE 53Programas do RI e da Fundação Rotária


Dê 5 minutos para a realização deste exercício. •

Peça que trabalhem em pares.•

Peça que contem suas idéias ao restante do •grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 15Programas do RI e da Fundação Rotária


Programas do RI e da Fundação Rotária

97

OBSERVAÇõES


O que deve ser considerado ao avaliar a eficácia dos projetos do clube?

PROJETE O SLIDE 54Pontos a considerar

PONTO-CHAvE

As perguntas a seguir ajudam a avaliar a eficácia •do projeto:

O projeto atendeu às necessidades comunitá- –rias?

Os sócios e membros da comunidade tiveram –oportunidade de participar?

O projeto teve cobertura da mídia? –

O clube pôde atender às demandas financeiras –do projeto?

Para onde pode encaminhar sócios que tenham perguntas sobre planejamento, implementação e avaliação de projetos de prestação de serviços?



Pontos a considerar

• O projeto atendeu às necessidades comunitárias?

• Contou com a participação de todos os sócios?

• O projeto teve cobertura da mídia?• O clube pôde atender às

demandas financeiras do projeto?


Recursos

98

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

Entre os recursos para projetos de prestação de •serviços temos:

Comissão distrital de programas –

Grupos de Apoio do RI –

Funcionários do departamento de programas –

Publicações úteis aos clubes:•

Comunidades em Ação, e Guia sobre Oportu- –nidades para Prestação de Serviços

Ferramentas para Identificar as Necessidades –da Comunidade (apenas na web)

ProjectLINK em www.rotary.org –

Projetos Internacionais de Prestação de –Serviços, folheto

Menção Presidencial, folheto –

99

OBSERVAÇõES





Usando a folha de resumo, peça aos participan-•tes que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se diri-gir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.





Distrito XXXX

Objetivos

1. Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços.

2. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.

100

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



101

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 14: Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube Clubes eficazes procuram alcançar o Objetivo do Rotary, conduzindo atividades em cada uma das Avenidas de Serviços. A tabela abaixo apresenta três exemplos de atividades de clube. Assinale os campos indicando as Avenidas de Serviços correspondentes a cada um dos exemplos de atividades de clube.

OBJETIVO DO ROTARY AVENIDAS DE SERVIÇOS ATIVIDADES DO CLUBE

O Objetivo do Rotary é estimular e fomentar o ideal de servir, como base de todo empreendimento digno, pro-movendo e apoiando:

As Avenidas de Serviços foram estabelecidas na década de 20 para ajudar os rotarianos a com-preender o Objetivo do Rotary.

Pintar o exterior da biblioteca local juntamente com estudan-tes do ensino médio.

Realizar campanha de angariação de fundos para projeto internacional de assistência a vítimas de calamidades.

Participar de apresentação sobre profis-sões na escola local de ensino médio.

PRIMEIRO. O desenvolvimen-to do companheirismo como elemento capaz de proporcio-nar oportunidades de servir.

Os Serviços Internos enfatizam o fortaleci-mento do companhei-rismo e o bom funcio-namento do clube.

SEGUNDO. O reconhecimen-to do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional.

Os Serviços Profissionais incen-tivam os rotarianos a servir através de suas profissões e a aderir a altos padrões éticos.

TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada.

Os Serviços à Comunidade abran-gem projetos e ativida-des de clube voltados à melhoria da qualidade de vida.

QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando à consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações.

Os Serviços Internacionais referem-se a medidas tomadas para expandir o âmbito das ativi-dades humanitárias implementadas pelo Rotary em todo o mundo e para promover a paz e a compreensão mundial.

Que outros projetos considera que ajudariam a equilibrar a prestação de serviços em seu clube?

102

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 15: Programas do RI e da Fundação RotáriaMarque na lista de programas do RI e da Fundação aqueles dos quais seu clube está participando no momento ou pretende participar no futuro.

PROGRAMAO CLUBE ATUALMENTE PARTICIPA

O CLUBE TEM INTERESSE EM PARTICIPAR

Serviços à Comunidade — o programa de Serviços à Comunidade visa suprir as necessidades das comunidades locais.

Interact — clube de prestação de serviços para jovens de 14 a 18 anos de idade.

Rotaract — clube de prestação de serviços para jovens de 18 a 30 anos de idade, patrocinado por um Rotary Club.

Grupos Rotarianos em Ação — grupos de rotarianos, côn-juges e rotaractianos que se juntam em projeto internacional relacionado a um tópico específico.

Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDC) — grupo de prestação de serviços constituído de adultos não-rotarianos, patrocinado pelo Rotary Club local.

Grupos de Companheirismo — compostos de rotarianos, seus cônjuges e rotaractianos com interesses profissionais ou recreativos afins.

Intercâmbio Rotário da Amizade — rotarianos e familiares fi-cam hospedados na residência de rotarianos de outro país, o que pode resultar na formação de amizades e parceria em projetos.

Voluntários do Rotary — programa que oferece a rotarianos e outros profissionais oportunidades para prestar serviços e consultoria a projetos que necessitam de assistência.

Intercâmbio de Jovens — programa que promove a compre-ensão e paz internacional entre estudantes de 15 a 19 anos de idade.

Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA) — progra-ma de treinamento para jovens, com ênfase na capacidade de liderança, exercício da cidadania e crescimento pessoal.

Serviços Profissionais — incentivam os rotarianos a seguir altos padrões éticos e utilizar seus conhecimentos e habilida-des profissionais em benefício de outros.

Serviços à Comunidade Mundial (SCM) — projeto conjun-to de Rotary Clubs de dois ou mais países para prestação de serviços.

103

OBSERVAÇõES


PROGRAMAO CLUBE ATUALMENTE PARTICIPA

O CLUBE TEM INTERESSE EM PARTICIPAR

Programa de Subsídios Humanitários — apoia clubes e distritos à medida que estes implementam projetos humanitá-rios e de prestação de serviços.

Programas Educacionais — promovem a paz ao por meio da compreensão entre as pessoas através de contatos, amizades, estudos e intercâmbio cultural.

Programa Pólio Plus — apoia os esforços globais de erradi-cação da pólio.

105

OBSERVAÇõES

SESSãO 6 : FuNDAçãO ROTÁRIA

Distritos não-participantes

Sessão 6: Fundação Rotária( 60 MINuTOS)


Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária.1. Compreender como apoiar os programas da Fundação.2. Liderar seus clubes no estabelecimento das metas de captação de recursos à Fundação.3. Entender o Plano Visão de Futuro.4.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosProgramas da Fundação Rotária 20 minutosApoio à Fundação Rotária 20 minutosPlano Visão de Futuro 10 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides57. Título da sessão 658. Objetivos59. Fazendo o Bem no Mundo 60. Programas da Fundação Rotária61. Comissão da Fundação Rotária62. Apoio financeiro à Fundação Rotária63. Todos os Rotarianos, Todos os Anos64. Benefícios do Plano Visão de Futuro

65. Dois tipos de subsídio66. Áreas de enfoque67. Cronograma do Plano Visão de Futuro68. Recursos do Plano Visão de Futuro69. Recursos70. Objetivos

Folhas-tarefa16. Resumo 17. Programas da Fundação Rotária


Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como •utilizar o roteiro das sessões”, no início deste guia.O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível apropriados relacionados ao distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

106

OBSERVAÇõES







Informe aos participantes que eles usarão o que •aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8.

Peça aos participantes que consultem o resumo •da sessão (folha-tarefa 16) e sugira que façam anotações.





Sessão 6:Fundação Rotária


Objetivos

1. Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária.

2. Compreender como apoiar os programas da Fundação.

3. Guiar os clubes no estabelecimento de metas de captação de recursos àFundação.

4. Compreender o Plano Visão de Futuro.

107

OBSERVAÇõES



Programas da Fundação Rotária (20 minutos) das às


Faça a pergunta a seguir para avaliar o conhe-•cimento e a experiência dos participantes, implementando os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem gostaria de relatar uma experiência como um programa da Fundação Rotária?


Se perceber que os presidentes eleitos não estão •à vontade para contar histórias pessoais, prepare-se para contar sua própria história pessoal.

PROJETE O SLIDE 59Fazendo o Bem no Mundo

PONTOS-CHAvE

A missão da Fundação Rotária do Rotary Inter-•national é capacitar os rotarianos para promover a boa vontade, paz e compreensão mundial por meio de apoio a iniciativas de melhoria da saú-de, da educação e do combate à pobreza. O lema da Fundação Rotária é Fazer o Bem no Mundo.

Os programas da Fundação Rotária dependem •de doações de rotarianos e de outros indivíduos que compartilham a visão de construção de um mundo melhor.


Fazendo o Bem no Mundo

108

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes PROJETE O SLIDE 60

Programas da Fundação Rotária

PONTOS-CHAvE

A Fundação Rotária possui três programas •principais:

Programa Pólio Plus –

Programas Educacionais –

Programa de Subsídios Humanitários –

Cada programa de subsídio tem critérios espe-•cíficos e formulários de inscrição próprios, os quais podem ser obtidos acessando o Catálogo (019-PT) no site do RI ou solicitando à comissão distrital da Fundação Rotária.


Dê 15 minutos para a realização desta atividade. •

Peça aos participantes que analisem a folha- •tarefa 17 por dois ou três minutos. Peça que es-colham um dos três programas da Fundação que gostariam de discutir. Forme três grupos com base nessas escolhas.

Dê 10 minutos para cada grupo responder as per-•guntas correspondentes ao programa que esco-lheram.

Nos últimos 5 ou 7 minutos da atividade, cada •grupo deve relatar o que discutiu.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 17Programas da Fundação Rotária


Programas da Fundação Rotária

109

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes Com quem trabalharão para o

alcance das metas do clube relacionadas à Fundação?

PROJETE O SLIDE 61Comissão da Fundação Rotária

PONTOS-CHAvE

A comissão da Fundação Rotária é o principal •recurso para ajudar o clube a alcançar suas metas referentes à Fundação.

A comissão ajuda a informar os rotarianos sobre •a Fundação Rotária.

Além disso, desenvolve e executa planos para •contribuir financeiramente à Fundação Rotária e participar de seus programas.

Como pretendem apoiar a comissão da Fundação Rotária do seu clube?


Reúna-se com o presidente da comissão da —Fundação Rotária do clube no início de seu man-dato para avaliar as metas anuais correntes e as de longo prazo.

Ajude a incentivar a participação do clube nos —programas da Fundação Rotária.

Apoie os programas da Fundação Rotária que —oferecem oportunidades para envolvimento dos sócios e retenção do quadro social.


Comissão da Fundação Rotária

• Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Orientar rotarianos sobre a Fundação Rotária.

• Desenvolver e executar planos para contribuir financeiramente à Fundação Rotária e participar de seus programas.

110

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesIncentive os sócios a efetuar doações. —

Identifique os recursos disponíveis para favore- —cer a participação do clube nos programas da entidade.

Certifique-se de que a comissão do clube está tra- —balhando com a comissão distrital da Fundação Rotária.

111

OBSERVAÇõES



Apoio aos programas da Fundação Rotária (20 minutos) das às

PROJETE O SLIDE 62Financiamento da Fundação

PONTOS-CHAvE

O Pólio Plus é o programa corporativo do RI e •apoia atividades de imunização chanceladas pelo Rotary International e os demais parceiros da Iniciativa Global de Erradicação da Pólio, que são a Organização Mundial da Saúde, o Unicef e o Centro Norte-Americano de Controle e Preven-ção de Doenças.

O Fundo Anual para Programas e o Fundo Perma-•nente são as principais fontes de financiamento dos programas da Fundação Rotária.

Contribuições ao Fundo Anual para Programas •são investidas por três anos, sendo que os ganhos com este ciclo de investimento são usados para cobrir despesas administrativas.

As contribuições dos distritos em determinado •ano rotário são divididas igualmente entre o Fun-do Distrital de Utilização Controlada e o Fundo Mundial.

Os distritos podem utilizar o Fundo Distrital de •Utilização Controlada para participar de progra-mas da Fundação de sua escolha.

O Fundo Mundial financia programas dos quais •todos os distritos podem participar, como Inter-câmbio de Grupos de Estudos e Subsídios Equi-valentes.

O Fundo Permanente é o fundo de dotações da •entidade, através do qual o principal é mantido e uma porção dos rendimentos de cada ano é usa-da para financiar programas da entidade.


Financiamento da Fundação

Retorno de investimentos

FDUC

Financia/programas

daFundação

Contribuiçõesde rotarianos SHARE

FundoMundial

112

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes O que farão para que os sócios

contribuam aos três fundos?


Analise o formulário Metas do Clube quanto a •Captação de Recursos. Uma cópia deste foi inclu-ída para os presidentes eleitos nos materiais do PETS enviados aos governadores eleitos.

Presidentes eleitos de clube informam o governa-•dor eleito por meio deste formulário as metas do clube para o Fundo Anual para Programas Pólio Plus e Fundo Permanente.

Os formulários devem ser submetidos duran-•te este seminário ou em data determinada pelo governador eleito.

O que a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos significa para o seu clube?

PROJETE O SLIDE 63Todos os Rotarianos, Todos os Anos


Todo rotariano encaminha doações anualmente —ao Fundo Anual para Programas.

Toda criança merece aprender a ler e escrever. —

Toda comunidade deve ter água potável. —

Todos têm o direito de viver em um mundo sem —pólio.


Todos os Rotarianos, Todos os Anos

113

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes Qual é o seu papel no que se refere

à iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos?


Doar à Fundação Rotária no início do ano —rotário.

Incentivar cada sócio do clube a doar anual- —mente.

Informar os sócios sobre como suas doações ao —Fundo Anual para Programas apoiam os pro-gramas da Fundação que promovem o bem no mundo.

Homenagear rotarianos que apoiam a Fundação —Rotária.

Como seus clubes arrecadarão fundos para combater a pólio?

PONTOS-CHAvE

A meta global de doação ao Fundo Anual para •Programas tem por base as metas dos clubes.

Para estabelecer uma meta desafiadora de •arrecadação ao Fundo Anual para Programas, os presidentes eleitos devem analisar as doações anteriores do clube à Fundação.

A meta do Fundo Anual para Programas é tam-•bém a promessa dos rotarianos de fazer deste um mundo melhor.

Os clubes já definiram as metas para arrecadação de fundos?

114

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes Porque é importante exercer

responsabilidade fiduciária nas verbas da Fundação?

PONTOS-CHAvE

Os fundos que apoiam os subsídios da Fundação •Rotária foram doados por companheiros rotarianos.

Participantes de projetos de Subsídios Humani-•tários devem administrar de maneira correta e transparente os fundos recebidos da Fundação Rotária.

Responsabilidade fiduciária inclui um bom pla-•nejamento do projeto, entrega de inscrições, envolvimento de rotarianos, transparência em todas as transações financeiras e elaboração de relatórios acurados.

O uso apropriado das verbas da Fundação aju-•da a projetar a imagem da entidade como sendo uma organização idônea e eficaz.

Como o seminário distrital da Fundação Rotária pode ajudar seu clube a alcançar as metas referentes à Fundação?

PONTO-CHAvE

O seminário distrital da Fundação Rotária ofere-•ce oportunidade de

Compartilhar as metas para o ano entrante. –

Aprender sobre recursos e ferramentas que –ajudam a motivar os rotarianos nos clubes a apoiar a Fundação Rotária.

Compreender a importância de colaborar finan- –ceiramente com os programas da Fundação.

115

OBSERVAÇõES



Plano Visão de Futuro (10 minutos) das às

O que sabem sobre o Plano Visão de Futuro da Fundação Rotária?

PROJETE O SLIDE 64Benefícios do Plano visão de Futuro

PONTOS-CHAvE

A Fundação Rotária está testando um novo •modelo de subsídios viável para o segundo sécu-lo da entidade.

O novo modelo irá:•

Simplificar os processos. –

Expandir as oportunidades de prestação de –serviços.

Aumentar o senso de propriedade entre os –rotarianos com relação à Fundação Rotária.

Impactar os subsídios, que passarão a ser con- –centrados nas áreas de enfoque.

PROJETE O SLIDE 65Dois tipos de subsídio

PONTO-CHAvE

De acordo com o Plano Visão de Futuro haverá •dois tipos de subsídios:

Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária – visam apoiar projetos de menor porte locais ou internacionais. Os distritos poderão usar até 50% do Fundo Distrital de Utilização Con-trolada (FDUC) em cada ano rotário e adminis-trarão a verba sem interferência da Fundação.


Benefícios do Plano Visão de Futuro

• Simplificar os processos.• Expandir as oportunidades de prestação

de serviços.• Aumentar o senso de propriedade entre

os rotarianos com relação à Fundação Rotária.

• Impactar os subsídios, que passarão a ser concentrados nas áreas de enfoque.


Dois tipos de subsídio

• Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam apoiar projetos de menor porte locais ou internacionais.

• Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque.

116

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesOs Subsídios Globais da Fundação Rotária – visam apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfo-que. Estes fundos serão administrados pela Fundação, tal como acontece no atual sistema de subsídios.

PROJETE O SLIDE 66Áreas de enfoque

PONTO-CHAvE

Os Subsídios Globais da Fundação destinam-se •a seis áreas:

Paz e prevenção/resolução de conflitos –

Prevenção e tratamento de doenças –

Recursos hídricos e saneamento –

Saúde materno-infantil –

Educação básica e alfabetização –

Desenvolvimento econômico e comunitário –

PROJETE O SLIDE 67Cronograma do Plano visão de Futuro

PONTO-CHAvE

O Plano Visão de Futuro será implementado •como segue:

2010-11: – Início da outorga dos subsídios a cerca de 100 distritos participantes da fase experimental de três anos.

2011-12: – Subsídios continuam a ser outorga-dos aos distritos participantes. Tem início a fase de descontinuidade dos programas atuais da Fundação.


Áreas de enfoque• Paz e prevenção/resolução de conflitos• Prevenção e tratamento de doenças• Recursos hídricos e saneamento• Saúde materno-infantil• Educação básica e alfabetização• Desenvolvimento econômico e

comunitário


Cronograma do Plano Visão de Futuro

2012-132010-11 011-122011-12 2012-132010-11 2013-14

117

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantes2012-13: – Subsídios continuam a ser outorgados aos distritos participantes. O modelo de subsídios começa a ser ajustado com base no feedback dado pelos distritos participan-tes. Qualificação e treinamento de todos os distritos.

2013-14: – Os novos subsídios passam a ser outorgados no mundo inteiro e os programas antigos da Fundação que ainda estão em exis-tência serão descontinuados.

PROJETE O SLIDE 68Recursos do Plano visão de Futuro

PONTO-CHAvE

Para mais informações envie e-mail para •[email protected] e leia as páginas do site www.rotary.org/pt/aboutus/therotary foundation/futurevision.

Para onde poderão encaminhar os sócios para que suas perguntas sobre a Fundação Rotária sejam respondidas?


PONTOS-CHAvE

Entre os recursos da Fundação Rotária temos:•

Comissão distrital da Fundação Rotária –

Coordenador regional da Fundação Rotária –

Funcionários da Fundação Rotária na sede –mundial do RI


Recursos do Plano Visão de Futuro

• Visite:www.rotary.org/pt/aboutus/therotaryfoundation/futurevision

• ou envie e-mail a:[email protected]


[email protected]

118

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesPublicações úteis aos clubes:•

Fundação Rotária — Guia de Referência –

Todos os Rotarianos, Todos os Anos — Kit Su- –cesso


119

OBSERVAÇõES






Usando a folha de resumo, peça que contem algo •que tenham aprendido e uma medida que imple-mentarão como resultado desta sessão. Os parti-cipantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.





Distrito XXXX

Objetivos

1. Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária.

2. Compreender como apoiar os programas da Fundação.

3. Guiar o cllube no estabelecimento de metas da Fundação.

4. Compreender o Plano Visão de Futuro.

120

OBSERVAÇõES



Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...


Fundação Rotária


121

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesFolha-Tarefa 17: Programas da Fundação Rotária Examine as informações apresentadas a seguir sobre cada programa da Fundação Rotária. Discuta as perguntas abaixo com seu grupo.

PÓLIO PLUS

Subsídios Pólio Plus Apoiam atividades de imunização organizadas pelo Rotary e por seus parceiros da Iniciativa Global de Erradicação da Pólio — Organização Mundial da Saúde, Unicef e Centro Norte-Americano de Controle e Prevenção de Doenças — informando os rotarianos sobre o andamento dos trabalhos, incentivando a cobertura da mídia, participando dos Dias Nacionais de Imunização e fornecendo recursos em regiões de risco ou onde a poliomielite prevalece.

Se seu clube jamais apoiou o Pólio Plus, o que poderia fazer para conhecer mais este programa?1.

De que maneiras poderá aumentar a conscientização sobre erradicação da pólio em seu clube e na 2. comunidade?

Qual será sua meta em benefício do Pólio Plus este ano?3.


122

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesPROGRAMAS EDUCACIONAIS

Bolsas Educacionais Fornecem diferentes bolsas de estudos para estudantes do ensino superior e de pós-graduação, e também a profissionais com interesse de trabalhar no exterior em prol da compreensão internacional.

Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE)

Oferecem oportunidades de intercâmbio cultural e profissional a homens e mulheres de 25 a 40 anos de idade em início de carreira. O programa oferece subsídios para a viagem de equipes que visitam áreas emparcei-radas de diferentes países.

Bolsas Rotary pela Paz Mundial

Possibilitam o envio de bolsistas para estudar em um dos Centros Rotary de Estudos Internacionais em programas de mestrado sobre paz, resolução de conflitos e relações internacionais. É possível obter certificado de três meses de estudos na Chulalongkorn University, em Bangcoc, Tailândia.

Como irá identificar doadores potenciais na comunidade?1.

Que processo seu clube segue para selecionar candidatos a um programa?2.

Como irá envolver pessoas que já participaram com aquelas que estão participando? Como seu 3. clube mantém uma lista dos ex-participantes de programas educacionais?

Quais serão suas metas para programas educacionais no ano que vem?4.


123

OBSERVAÇõES


Distritos não-participantesPROGRAMA DE SUBSÍDIOS HUMANITÁRIOS

Subsídios Equivalentes Equiparam contribuições angariadas por Rotary Clubs e distritos para projetos internacionais de prestação de serviços envolvendo dois ou mais países.

Subsídios Distritais Simplificados

Apoiam projetos humanitários de curta duração que beneficiam a comu-nidade. Os distritos podem solicitar até 20% do FDUC em favor de proje-tos locais ou internacionais.

Como chegará a um consenso para decidir sobre um projeto de clube?1.

Como arrecadará fundos para participar de programa de Subsídios Humanitários?2.

Como irá promover seu projeto local e internacionalmente?3.

Como avaliará o projeto?4.


125

OBSERVAÇõES

SESSãO 7 : RELAçõES PúbL ICAS

Sessão 7: Relações públicas( 60 MINuTOS)


Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube.1. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosRelações públicas de clube 30 minutosEstudo de caso: Relações públicas 20 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides71. Título da sessão 7 72. Objetivos73. Comissão de relações públicas74. Outdoor da campanha

Humanidade em Ação75. Porta-voz do Rotary 76. Estudo de caso: Relações públicas77. Recursos 78. Objetivos

Materiais informativos18. Resumo 19. Estudo de caso: Relações públicas



126

OBSERVAÇõES






Mencione que eles usarão o que aprenderem nes-•ta sessão ao elaborar suas metas de relações pú-blicas durante a sessão 8.

Peça aos participantes que consultem o resumo •da sessão (folha-tarefa 18) e sugira que façam anotações.





Sessão 7:Relações públicas


Objetivos

1. Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube.

2. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.

127

OBSERVAÇõES


Relações públicas de clube (30 minutos) das às

Por que estratégias de relações públicas são importantes para seus Rotary Clubs?

O que os sócios devem saber sobre relações públicas?

PONTOS-CHAvE

Todos os sócios são responsáveis por promover o •clube e o Rotary.

A mensagem transmitida ao público deve enfo-•car o que o Rotary é, o que faz e como as pessoas podem se envolver em seus projetos.

Os sócios devem estar bem informados sobre o •Objetivo do Rotary, os programas da entidade e as atividades rotárias.

Que papel vocês desempenham nas relações públicas do clube?

Com quem poderão trabalhar para aprimorar as relações públicas do clube?

PROJETE O SLIDE 73Comissão de relações públicas


Comissão de relações públicas

• Desenvolver e executar um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary.

• Promover as atividades e projetos de prestação de serviços do clube.

128

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

A comissão de relações públicas é responsá-•vel por desenvolver e executar um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary e promover as atividades e projetos de prestação de serviços do clube.

Com que outras comissões de clube poderão trabalhar para assegurar êxito nas atividades de relações públicas?


Comissão de desenvolvimento do quadro social: —para recrutar sócios com profissões relacionadas à mídia (televisão, rádio, jornal, etc.).

Comissão de administração do clube: para de- —senvolver folheto sobre o clube e/ou página na web e criar uma folha de dados sobre o Rotary para distribuir ao público.

Comissão de projetos de prestação de serviços: —para manter a comissão de relações públicas informada sobre atividades que merecem cober-tura da mídia.


O próximo slide contém um exemplo de •outdoor.

Outros modelos podem ser baixados do site •www.rotary.org.

Anote no flipchart as respostas dos participantes •às perguntas a seguir.

129

OBSERVAÇõES


PROJETE O SLIDE 74Outdoor da campanha Humanidade em Ação

Que tipos de mídia existentes em sua região podem ser usados para promover o Rotary?


Jornais e revistas locais. —

Outdoors e outros espaços públicos, inclusive —estações de trem e metrô e pontos de ônibus.

Publicações on-line. —

Publicações especializadas. —

TV aberta e canais por assinatura. —

Estações de rádio com entrevistas e debates —sobre assuntos de interesse público.

Boletins de corporações ou organizações comu- —nitárias.

Novos recursos de mídia como blogs, vídeos —on-line, podcasts e sites de interação social

Seus clubes obtiveram sucesso com algum desses canais de mídia?

Como seus clubes usam as folhas de dados e os comunicados à mídia providos pelo Rotary?

PONTOS-CHAvE

Comunicados à mídia são o meio mais básico e •amplamente utilizado para encaminhar informa-ções à mídia.


Outdoor da campanha Humanidade em Ação

130

OBSERVAÇõES


Os comunicados devem prover respostas às se-•guintes perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como?

Folhas de dados visam fornecer informações •básicas sobre o Rotary, sua história, objetivos e ênfases relativas a projetos.

As folhas de dados podem ser usadas também •para informar os sócios novos e potenciais.

Que atividades costumam atrair atenção positiva da mídia?


Projetos que envolvem jovens ou pessoas de —destaque da comunidade.

Discursos de palestrante de renome na reunião —semanal.

Apresentações de ex-participante de programa —da Fundação Rotária ou RI a respeito de suas experiências em outra cultura.

Quais destas atividades seus clubes conseguiram divulgar com sucesso?


Peça aos participantes que consultem a lista de •mensagens do Rotary no capítulo 7 do Manual do Presidente de Clube.

Como podem se preparar para servir como porta-voz do clube?

131

OBSERVAÇõES


PROJETE O SLIDE 75Porta-voz do Rotary

PONTO-CHAvE

Para preparar-se para ser porta-voz do Rotary, •presidentes eleitos devem:

Ser capazes de explicar o que o Rotary é, o que –faz e quem são os rotarianos.

Colaborar com a comissão de relações pú- –blicas do clube na elaboração de enunciados concisos sobre o Rotary e o clube a ser enca-minhados à mídia.

Acessar os recursos de relações públicas dis- –poníveis em www.rotary.org, os quais incluem ideias sobre relações públicas, exemplos de comunicados à imprensa, dicas para trabalhar com a mídia e outros.

Praticar para dar respostas positivas, embasa- –das em fatos, específicas e suscintas.


Dê 10 minutos para a realização desta ativi- •dade. Reserve cinco minutos no final para que os participantes compartilhem suas ideias com os demais.

Peça que esbocem uma mensagem do Rotary na •folha de resumo.

Peça que pensem em como descreveriam o Rotary •se tivessem menos tempo do que uma viagem de elevador.


Porta-voz do Rotary

• O que é Rotary?• Quem são

os rotarianos?• O que o

Rotary faz?

132

OBSERVAÇõES


Estudo de caso: Relações públicas (20 minutos) das às


Dê 20 minutos para este estudo de caso. Reserve •10 minutos no final para que cada grupo relate seu plano.

Explique a atividade.•

Divida os participantes em grupos de cinco ou •seis pessoas e leia as instruções.

Peça a cada grupo que indique uma pessoa para •anotar as ideias discutidas.

PROJETE O SLIDE 76Estudo de caso: Relações públicas

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 19Estudo de caso: Relações públicas

Para quem poderão encaminhar perguntas feitas por sócios a respeito de como desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube?



Estudo de caso: Relações públicas


Recursos

133

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

Recursos de relações públicas incluem:•

Comissão distrital de relações públicas –

Funcionários da divisão de relações públicas –do RI na sede mundial

Publicações úteis para os clubes:•

Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary –Clubs

Plano de Comunicação com a Mídia em Casos –de Crise


134

OBSERVAÇõES





Usando a folha de resumo, peça aos participantes •para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir à pessoa ao seu lado ou ao grupo inteiro.





Distrito XXXX

Objetivos

1. Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube.

2. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.

135

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



136

OBSERVAÇõES


Folha-Tarefa 19: Estudo de caso: Relações públicasLeia o estudo de caso e crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens. Detenha-se em três ou quatro estratégias a ser usadas pelo clube para divulgar seus projetos rotários diretamente à mídia e à comunidade. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano:

O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de 35.000 habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens. Seu projeto mais bem-sucedido e duradouro dá assistência à crescente população idosa local, por meio do qual os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais.

Além disso, o clube colabora com escolas locais na seleção de um candidato do distrito para receber Bolsa Educacional. Uma bolsista, que optou por estudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para relatar suas experiências.

A programação semanal do clube inclui palestrantes locais que discorrem sobre assuntos impor-tantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusiasmo dos sócios contagiante.

Uma pesquisa indicou que poucos residentes estão cientes dos esforços do clube e alguns acha-vam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos.

Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reco-nhecimento público dos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia.

Como o clube pode oferecer à mídia informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube?

Que atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apro-priado para cada atividade? Por quê?

Como os programas do clube podem atrair o interesse da mídia local?

Como o clube pode informar diretamente sócios potenciais sobre os projetos sendo conduzidos e as oportunidades para se associarem?

137

OBSERVAÇõES

SESSãO 8 : DEF INIçãO DE METAS

Sessão 8: Definição de metas( 60 MINuTOS)


Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico 1. do clube.Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotaract Clubs para estabelecer as 2. metas do clube para o ano seguinte em colaboração com os demais sócios.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosPlanejamento estratégico 15 minutosMetas anuais 35 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides79. Título da sessão 880. Objetivos81. Planejamento estratégico82. Estratégias para o alcance das metas83. Objetivos

Materiais informativos20. Resumo21. Guia para Planejamento Estratégico

Apêndice I. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos

Rotary Clubs



138

OBSERVAÇõES





Esta sessão deve incluir discussões em mesa- •redonda envolvendo os governadores assistentes e os presidentes de clube de sua área. Neste for-mato, você servirá mais como fonte de informa-ções do que orientador.


Lembre os participantes que para estabelecer as •metas no formulário Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs é útil consultar as folhas de resumo que foram preenchendo duran-te o seminário.




Sessão 8:



Objetivos

1. Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico do clube.

2. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs para estabelecer as metas do clube para o ano seguinte em colaboração com os demais sócios.

139

OBSERVAÇõES


Planejamento estratégico (15 minutos) das às


Utilize a pergunta a seguir para avaliar o conhe-•cimento e a experiência dos participantes e faça os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem de vocês têm um plano estratégico para seu clube?

PROJETE O SLIDE 81Planejamento estratégico

PONTOS-CHAvE

Desenvolver um planejamento estratégico ajuda •os clubes a alcançar sua visão por meio de metas anuais e de longo prazo.

Os seguintes fatores devem ser considerados ao •se desenvolver um plano estratégico:

Descreva a situação atual do clube, bem como 1. seus pontos fortes e fracos.

Esboce a visão do clube, em uma linha, 2. descrevendo como este deverá ser daqui a cinco anos.

Faça uma sessão de brainstorming para definir 3. as metas para três anos que ajudarão o clube a alcançar a visão.

Aloque recursos suficientes para a implemen-4. tação do plano estratégico.

Revise o plano anualmente e faça os ajustes 5. necessários.


Planejamento estratégico

140

OBSERVAÇõES


Quais são os benefícios trazidos pelo plano estratégico?

PONTO-CHAvE

Um plano estratégico:•

Oferece a todos os sócios a oportunidade de se –envolver no planejamento do futuro do clube.

Assegura que as metas serão mantidas de um –ano para outro apesar da mudança de líderes nos cargos.

Dá enfoque aos problemas e desafios mais –significantes para o clube.

Promove trabalho em equipe e compromisso –com questões estratégicas.


Peça aos participantes que consultem a folha-•tarefa 21 e os incentive a usá-la para iniciar o planejamento estratégico quando regressarem ao clube.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 21Guia para Planejamento Estratégico

141

OBSERVAÇõES


Metas anuais (35 minutos) das às

Vocês já definiram as metas do clube para seu mandato?

Quem os ajudarão a definir as metas anuais do clube?


Analise o folheto Menção Presidencial (900A-PT) •com os participantes, enviado com o material do PETS por intermédio dos governadores eleitos. Esclareça as dúvidas.

Como seu clube determina que metas adotar?

Quais são as etapas seguidas ao definir as metas anuais?

PROJETE O SLIDE 82Estratégias para alcance das metas


Estratégias para alcance das metas

• Estabeleça um cronograma.• Descreva os passos a ser seguidos.• Considere os recursos disponíveis.• Determine quem será responsável por

implementar cada passo.• Defina os critérios para medir o progresso.• Monitore o progresso.• Avalie o sucesso.

142

OBSERVAÇõES


PONTO-CHAvE

Adotar as seguintes estratégias pode ajudar os •clubes a alcançar suas metas:

Estabeleça um cronograma. –

Descreva os passos necessários ao alcance da –meta.

Leve em consideração os recursos e ferramen- –tas disponíveis.

Determine quem será responsável por imple- –mentar cada passo.

Defina critérios específicos para avaliar o pro- –gresso do clube.

Monitore o progresso em direção ao alcance –da meta,

Avalie o sucesso de metas passadas e do plano –atual, fazendo as devidas alterações


Dê 30 minutos para a realização desta atividade. •

Peça aos governadores assistentes que se sentem •junto aos presidentes eleitos com os quais esta-rão trabalhando.

Os governadores assistentes devem avaliar cada •meta com os presidentes eleitos dos clubes sob sua alçada, enfatizando que estas devem apoiar as metas distritais.

Os governadores assistentes devem lembrar os •presidentes eleitos de que as metas estabelecidas nesta sessão poderão ser discutidas e finalizadas durante a assembleia distrital.

143

OBSERVAÇõES


PONTOS-CHAvE

As metas constantes do formulário Diretrizes •para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs são revisadas em cada visita ao clube.

As metas devem ser registradas no formulário e •enviadas ao governador de distrito ou governa-dor assistente até 1º de julho.

PEÇA QUE CONSULTEM A APêNDICE IDiretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs

144

OBSERVAÇõES





Usando a folha de resumo, peça aos participantes •para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resulta-do desta sessão. Os participantes poderão diri-gir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.





Distrito XXXX

Objetivos

1. Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico do clube.

2. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs para estabelecer as metas do clube para o ano seguinte.

145

OBSERVAÇõES


Observações

Contatos

Aprendi...

Irei...



146

OBSERVAÇõES


O planejamento estratégico ajuda rotarianos, clubes e distritos a desenvolver um plano de longo prazo e a definir metas. Este guia visa orientar os clubes para que possam dar início a seu planejamento, e pode também ser facilmente adaptado para uso pelos distritos. Os facilitadores devem organizar um encontro para discutir o planejamento estratégico, cuidando para que a maior parte da agenda seja dedicada à segunda e à terceira etapa do processo, ou seja, a discussão deve ser focada no futuro, não no presente.

No encontro, procure:

• Abordar diferentes perspectivas e considerar todas as idéias apresentadas.

• Envolver líderes anteriores, atuais e entrantes.

• Ter um facilitador neutro, ou um grupo de facilitadores, encarregado de orientar as discussões sobre o planejamento estratégico.

• Estabelecer metas para o clube que estejam alinhadas com as do seu distrito e do Plano Estratégico do RI.

Guia para Planejamento Estratégico

Folha-Tarefa 21: Planejamento estratégico

147

OBSERVAÇõES


Processo

Um plano estratégico pode ser desenvolvido respondendo às quatro perguntas a seguir. Registre suas idéias na folha anexa.

1. Onde estamos atualmente?• Determine a situação atual do clube.• Em sessão de brainstorming, defina os pontos fortes e

fracos do clube.

2. Onde gostaríamos de chegar?• Crie uma lista de 5 a 10 características que gostaria que

seu clube tivesse daqui a três anos.• Esboce a visão do clube, em apenas uma linha,

descrevendo como este deverá ser daqui a três anos.• Finalize a visão, certificando-se de que todos os

participantes concordam com ela.

3. Como chegaremos lá?• Faça uma sessão de brainstorming para definir as metas

para três anos que ajudarão o clube a alcançar a visão. Considere:– Pontos fortes e fracos do clube– Programas e missão do RI e da Fundação Rotária – Envolvimento de todos os sócios– Possibilidade de alcance em três anos

• Defina a ordem de prioridade das metas para três anos, em consenso com os participantes. Em grupo, decida as duas ou três metas que mais poderão ajudar a alcançar a visão.

• Identifique metas anuais que dêem suporte às principais metas para três anos.

• Determine os prazos, recursos e pessoas necessárias para conseguir alcançar a primeira meta anual para cada uma das metas para três anos.

4. Como está indo nosso trabalho? • Forme uma equipe de planejamento estratégico para

monitorar o progresso e verificar a necessidade de revisar o plano.

• Aloque recursos suficientes para a implementação do plano estratégico.

• Avalie todas as decisões verificando se irão dar suporte ao plano, e envie os pareceres sobre a implementação à equipe de planejamento estratégico.

• Reavalie o plano estratégico anualmente, inclusive a visão, as metas para três anos e as metas anuais, fazendo os ajustes requeridos.

• Repita todo o processo a cada três anos, criando um novo plano estratégico ou confirmando o prosseguimento do atual.

Diagrama do Plano Estratégico

Planejamento estratégico en-volve a definição de uma visão, com metas que a suportem e que possam ser avaliadas periodicamente e reajustadas conforme necessário.

MEtas anuais

•

•

•

MEtas anuais

•

•

•

MEtas anuais

•

•

•

MEta Para três anos



Visão

aValiação PErióDica

148

OBSERVAÇõES


Folha-tarefa para planejamento estratégico

1. Onde estamos atualmente?

Data:

Situação atual:

Pontos fortes: Pontos fracos:

2. Onde gostaríamos de chegar?

Data-alvo:

Principais características no futuro:

Visão:

Use esta folha para criar o plano estratégico de seu clube.

149

OBSERVAÇõES


3. Como chegaremos lá?

Para alcançar a visão, as seguintes metas devem ser cumpridas.

Metas para três anos:

Para alcançar as metas para três anos, as seguintes metas anuais devem ser cumpridas.Obs.: Não há limite para o número de metas anuais ou para três anos.

Primeira meta para três anos :

Metas anuais: Prazos: Recursos necessários:

•

•

•

Segunda meta para três anos :


•

•

•

Terceira meta para três anos :


•

•

•

4. Como está indo nosso trabalho?

Relacione as medidas que serão adotadas para monitorar a implementação do plano:

150

OBSERVAÇõES

SESSãO 8 : DEF INIçãO DE METASDiretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 1

Apêndice I DIRETRIZES PARA AUMENTAR A EFICÁCIA DOS ROTARY CLUBS

Agosto de 2009 Rotary International

Estas diretrizes foram elaboradas com base no Plano de Liderança de Clube para ajudar os clubes a avaliar sua situação atual e estabelecer metas para o ano seguinte. Cada seção deste material inclui sugestões de estratégias para alcance das metas pelos clubes, embora estes sejam incentivados a desenvolver alternativas próprias. Os presidentes eleitos devem preencher este formulário com a assessoria de outros líderes do clube e submeter uma cópia aos governadores assistentes até 1º de julho. O download da versão em Word deste material pode ser feito no site www.rotary.org.

Rotary Club de Ano rotário do mandato:

Nome do presidente:

Endereço:

Telefone: Fax: E‐mail: QUADRO SOCIAL

Situação atual

Número atual de sócios:

Número de sócios em 30 de junho do ano passado: e em 30 de junho cinco anos atrás:

Número de sócios homens: Número de sócias:

Idade média dos sócios: .

Número de sócios que são ex‐participantes de programas do RI e da Fundação:

Número de sócios admitidos de

1 a 3 anos atrás: 3 a 5 anos atrás: 5 a 10 anos atrás:

Número de rotarianos que propuseram novos sócios nos últimos dois anos:

Assinale os aspectos relacionados à diversidade da comunidade refletidos no quadro social do clube:

Profissão Faixa etária Sexo Etnia

O levantamento das classificações foi atualizado em e contém classificações, das quais não estão preenchidas. (data) (número) (número)

Descreva o programa atual do clube para orientação de novos sócios:

Descreva os programas de orientação continuada, tanto para novos sócios quanto para os veteranos:

O clube apadrinhou um novo clube nos últimos 24 meses? Sim Não

Número de Grupos de Companheirismo e Grupos Rotarianos em Ação que contam com a participação de sócios do clube:

151

OBSERVAÇõES


Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 2

O que faz com o clube seja atraente a sócios potenciais?

Que aspectos do clube poderiam dificultar o processo de recrutamento de novos sócios?

Situação no futuro

Meta de desenvolvimento do quadro social no próximo ano rotário: Contar com sócios até 30 de junho de (número)

(ano)

Fontes de sócios potenciais na comunidade identificadas pelo clube:

Como o clube planeja alcançar as metas de desenvolvimento do quadro social? (assinale todas as opções aplicáveis) Executando plano de retenção que vise motivar os sócios por intermédio de sua participação em programas, projetos e atividades de orientação e companheirismo.

Certificando‐se de que a comissão de desenvolvimento do quadro social conheça e saiba aplicar técnicas eficazes de recrutamento.

Desenvolvendo plano de recrutamento que vise tornar o clube um reflexo da diversidade da comunidade.

Descrevendo a rotarianos potenciais o que o clube espera de seus sócios. Implementando programa de orientação de novos sócios. Elaborando material que ofereça dados gerais sobre o Rotary e informações específicas a respeito do clube para sócios potenciais.

Indicando um rotariano experiente como mentor para cada novo sócio. Homenageando rotarianos que trazem novos sócios. Incentivando os sócios a afiliar‐se a um Grupo de Companheirismo ou um dos Grupos Rotarianos em Ação.

Participando do programa Reconhecimento do RI por Desenvolvimento do Quadro Social. Apadrinhando um novo clube.

Outros (queira descrever):

Medidas a ser tomadas:

PROJETOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Situação atual

Número de participantes do programa Intercâmbio de Jovens: Recebidos Patrocinados

Número de Interact Clubs patrocinados pelo clube: Rotaract Clubs:

Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário:

152

OBSERVAÇõES


Número de atividades dos Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA):

Número de Intercâmbios Rotários da Amizade:

Número de participantes do programa Voluntários do Rotary:

Número de projetos de Serviços à Comunidade Mundial (SCM):

Número de outros projetos atualmente implementados pelo clube:


O clube estabeleceu as seguintes metas de prestação de serviços para o próximo ano rotário:

Na comunidade local:

Em comunidades no exterior:

Como o clube planeja alcançar as metas de prestação de serviços? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão de projetos de prestação de serviços do clube saiba como planejar e conduzir projetos .

Conduzindo um levantamento das necessidades da comunidade para identificar possíveis projetos. Analisando os projetos em andamento para confirmar que atendem às necessidades da comunidade e interessam os sócios.

Identificando questões sociais da comunidade que o clube gostaria de incluir nas metas de prestação de serviços.

Determinando se as atividades de angariação de fundos do clube atendem às necessidades financeiras dos projetos.

Envolvendo todos os sócios nos projetos de prestação de serviços do clube. Homenageando sócios que participam e atuam como líderes em projetos de prestação de serviços do clube.

Identificando clubes parceiros para implementação conjunta de projetos de Serviços Internacionais. Participando de:

Interact Intercâmbio Rotário da Amizade Serviços à Comunidade Mundial Rotaract Voluntários do Rotary Intercâmbio de Jovens Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário Prêmios Rotários de Liderança

Juvenil (RYLA) Usando subsídios da Fundação Rotária para financiar projetos de clube. Registrando no ProjectLINK um projeto que necessite de financiamento, suprimentos ou voluntários. Outros (descreva):


153

OBSERVAÇõES


FUNDAÇÃO ROTÁRIA

Situação atual

Número de subsídios recebidos:

Subsídios Distritais Simplificados: Subsídios Equivalentes:

Número de beneficiários de Bolsas Educacionais: Indicados Selecionados Recebidos

Número de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE):

Indicados Selecionados Recebidos

Número de Bolsas Rotary pela Paz Mundial:

Indicados Selecionados Recebidos

Contribuições deste ano a atividades do Pólio Plus:

Contribuições deste ano ao Fundo Anual para Programas:

Contribuições deste ano ao Fundo Permanente:

Número de sócios que são

Companheiros Paul Harris:

Benfeitores: Doadores Extraordinários: Contribuintes Especiais da Fundação Rotária:

Membros da Sociedade de Doadores Testamentários:

Número de ex‐participantes de programas da Fundação cujas informações de contato constam do banco de dados do clube:


Metas referentes à Fundação estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário (registradas no relatório Metas do Clube quanto a Captação de Recursos):

Contribuições ao Pólio Plus: Contribuições ao Fundo Anual para Programas:

Doações extraordinárias: Benfeitores:

Membros da Sociedade de Doadores Testamentários:

O clube participará dos seguintes programas da Fundação Rotária:

Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas à Fundação Rotária? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão da Fundação Rotária conheça bem os programas da Fundação e promova os subsídios da entidade.

Conscientizando os sócios sobre a relação entre contribuir à Fundação e implementação dos programas da entidade.

Planejando a cada trimestre dedicar uma reunião ordinária do clube a assuntos da entidade, especialmente em novembro, mês da Fundação Rotária.

Incluindo breve relato a respeito da Fundação em toda reunião semanal do clube. Programando apresentações para informar os sócios sobre a Fundação. Incentivando o presidente da comissão de clube da Fundação Rotária a participar do seminário distrital da Fundação.

154

OBSERVAÇõES


Usando subsídios da Fundação para financiar projetos internacionais do clube. Dando destaque à participação dos sócios nos programas da Fundação Rotária e às contribuições financeiras feitas à entidade.

Incentivando os sócios a contribuir anualmente à Fundação Rotária. Participando de:

Intercâmbios de Grupos de Estudos PólioPlus Subsídios Equivalentes Bolsas Educacionais Subsídios Distritais Simplificados Bolsas Rotary pela Paz Mundial Convidando ex‐participantes de programas da Fundação a tomar parte em atividades do clube.

Outros (descreva):


CAPACITAÇÃO DE LÍDERES

Situação atual

Número de sócios que participaram de

Assembleia distrital: Seminário distrital da Fundação Rotária:

Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social:

Seminário distrital de capacitação: Conferência distrital:

Número de sócios envolvidos em atividades distritais:

Número de vezes em que recebeu o governador assistente neste ano rotário:


Metas para capacitação de futuros líderes estabelecidas para o próximo ano rotário:

Quais são os planos para preparação de futuros líderes? (assinale todas as opções aplicáveis) Incentivar o presidente eleito a participar do seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS) e da assembleia distrital.

Incentivar os presidentes de comissão de clube a participar da assembleia distrital. Incentivar ex‐presidentes de clube a participar do seminário distrital de capacitação. Indicar um instrutor de clube para desenvolver os conhecimentos e habilidades dos sócios. Desenvolver um programa de capacitação de líderes de clube. Utilizar a experiência do governador assistente. Encorajar novos sócios a assumir posições de liderança servindo como membros de comissão de clube.

Sugerir aos sócios que visitem outros clubes para trocar ideias e trazer novas informações a seus clubes.


155

OBSERVAÇõES




RELAÇÕES PÚBLICAS

Situação atual

Relacione as atividades do clube divulgadas pela mídia, especificando o meio de comunicação usado (rádio, imprensa, televisão, internet, etc.):


Metas referentes a relações públicas estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário:

Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas a relações públicas? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão de relações públicas do clube seja treinada para conduzir campanhas multimídia.

Planejando atividades de relações públicas que divulguem projetos do clube. Implementando programa de conscientização pública dirigido a empresários e profissionais com vistas a explicar o que o Rotary é e faz.

Providenciando para que anúncios de utilidade pública sejam veiculados em canais de televisão, estações de rádio, revistas ou jornais locais.



ADMINISTRAÇÃO

Situação atual

Seu clube segue um Plano de Liderança de Clube? Sim Não

Quando e com que frequência o conselho diretor do clube se reúne?

Quando as assembleias de clube são realizadas?

Como o orçamento do clube é preparado?

O orçamento é analisado por um agente financeiro independente e qualificado? Sim Não

O clube segue um plano estratégico de longo prazo? Sim Não

O clube desenvolveu um sistema para assegurar a continuidade administrativa no conselho diretor do clube, nas comissões, etc.? Sim Não

156

OBSERVAÇõES


O clube desenvolveu um sistema para favorecer o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias? Sim Não

O clube usa o Acesso ao Portal no site www.rotary.org para atualizar a lista de sócios? Sim Não

Com que frequência o boletim do clube é publicado?

Descreva como as programações semanais dos clubes são elaboradas:

O clube tem seu próprio website? Sim Não Com que frequência o site é atualizado?

O clube comemora os meses especiais do calendário rotário, como o Mês da Fundação Rotária ou o Mês da Revista? Sim Não

Com que frequência o clube realiza atividades de companheirismo?

Como o clube envolve as famílias dos rotarianos nas atividades rotárias?


Como o clube conduz suas atividades administrativas? (assinale todas as opções aplicáveis) Reuniões periódicas do conselho diretor do clube. O clube reavaliará o Plano de Liderança de Clube nas seguintes datas: Os planos estratégico e de comunicação serão atualizados nas seguintes datas: . assembleias de clube foram marcadas para as seguintes datas:

(número)

O clube adotou a última versão do regimento interno recomendado para o Rotary Club ou revisou o seu próprio regimento (sugerido após cada conselho de legislação).

As eleições do clube serão realizadas em . (data)

Um mínimo de delegados tomarão parte da conferência distrital. (número)

Boletins de clube serão publicados para informar os sócios.

O site do clube será atualizado vezes por ano. (número)

Um plano foi desenvolvido para assegurar que programações semanais sejam interessantes e relevantes.

A frequência mensal será divulgada aos devidos líderes distritais até o dia do mês seguinte. (número) O Acesso ao Portal será usado para registro dos dados do clube até 1°de julho e 1°de dezembro, de modo a contribuir para a precisão dos relatórios semestrais.

As mudanças no quadro social serão informadas ao RI dentro de dias de sua ocorrência. (número) Os relatórios devidos ao RI, inclusive o relatório semestral, serão submetidos regularmente dentro do prazo estabelecido.

As seguintes atividades de companheirismo envolvendo todos os sócios do clube foram planejadas para o ano:

Outros (descreva):


157

OBSERVAÇõES



Nosso clube gostaria de receber ajuda do governador ou do governador assistente no que se refere aos seguintes aspectos:

Nosso clube gostaria de discutir os seguintes tópicos com o governador ou governador assistente durante a visita oficial:

Assinatura do presidente Ano rotário Assinatura do governador assistente

Data Data

158

OBSERVAÇõES


SUMÁRIO DAS METAS DO ROTARY CLUB DE ___

PARA O ANO ROTÁRIO DE _

Assinale a(s) Avenida(s) de Serviço(s) apropriada(s) a cada meta estabelecida pelo clube para o próximo ano rotário. Para uma distribuição balanceada na prestação de serviços, deverá estabelecer pelo menos uma meta para cada avenida. A maioria das metas envolverá uma ou duas avenidas.

Serviços

Internos

Serviços

Profission

ais

Serviços à

Com

unidad

e

Serviços

Internaciona

is

Meta de desenvolvimento do quadro social

sócios até 30 de junho de (número) (ano)

Metas de prestação de serviços

Na própria comunidade:

Em comunidades no exterior:

Metas relativas à Fundação Rotária

A meta de arrecadação ao Pólio Plus é

A meta de arrecadação ao Fundo Anual para Programas é .

A meta de arrecadação ao Fundo Permanente é .

O clube participará dos seguintes programas da Fundação:

Metas referentes à capacitação de líderes

Metas de relações públicas

Metas de administração do clube

Outra meta

159SESSãO PLENÁRIA DE ENCERRAMENTO

Sessão plenária de encerramento (45 minutos)

A sessão plenária de encerramento marca o término do treinamento e dos debates realizados durante o seminário. É também uma boa ocasião para o governador eleito enfatizar mais uma vez os pontos importantes a ser trata-dos no ano rotário subsequente e transmitir as seguintes informações:

MATERIAIS Slide 84

Avaliação (veja exemplo nas páginas 10-12)

PROJETE O SLIDE 84 Obrigado pela participação!

Resumo das realizações e exemplos de ações futurasRelembre os principais pontos e tópicos discutidos.•

Resuma o que foi aprendido pelos presidentes eleitos e explique como •este conhecimento os ajudará durante o ano de seu mandato:

Incentive-os a continuar trocando ideias entre si, tanto antes quanto −durante o mandato.

Enfatize a importância do presidente ao bom funcionamento do clube. −

Lembre-os sobre a importância de estabelecer metas anuais e de longo −prazo e utilizar todos os recursos disponíveis, especialmente o gover-nador assistente e as comissões distritais.


Obrigado pela participação!

160 SESSãO PLENÁRIA DE ENCERRAMENTO

Enfatize que a assembleia distrital, da qual participarão os presidentes −eleitos, os presidentes de comissão e outros líderes do clube, com-plementará o que aprenderam no PETS e lhes permitirá finalizar os planos para o ano do mandato.

Incentive-os a distribuir os materiais do Kit para Dirigente de Clube −(225-PT) antes da assembleia distrital para que os demais líderes de clube possam se preparar para o evento.

ReconhecimentoAgradeça aos presidentes eleitos e ressalte a importância de sua partici-pação no PETS.

Perguntas e respostasDeixe que os participantes formulem perguntas ao governador eleito, a outros líderes distritais e a companheiros presidentes eleitos de clube.

AvaliaçãoDestaque a importância da avaliação para a aprimorar futuros seminários de treinamento.

Disponível por meio do governador eleito ou no site do RI: www.rotary.org.

243-PT—(409)

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org

LEVE SEUS INSTRUTORESAO PRÓXIMO PATAMAR

Veja no Manual de Capacitação Distrital:Métodos eficazes de treinamento

Dicas para atrair participantes

Como planejar eventos de treinamento

GUIA DE LIDERES - PRESIDENTES ELEITOS

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